Commission de la function publique : Protocole d’entente (août 2025)

Commission de la function publique : Le protocole d’entente est une entente officielle entre le président de l’organisme et le ministre responsable, qui établit les rôles et responsabilités de l’organisme et du ministère.

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Les parties au présent protocole d’entente conviennent de ce qui suit :

1. Préambule

Les organismes provinciaux fournissent des services importants et appréciés à la population de l’Ontario. Dans le cadre de la prestation de ces services publics, ils doivent rendre des comptes au gouvernement par l’intermédiaire du ministre responsable.
Les organismes provinciaux doivent utiliser les ressources publiques de manière efficiente et efficace pour s’acquitter de leur mandat, tel qu’il est établi par leurs actes de constitution respectifs et conformément aux priorités clés du gouvernement provincial. Leurs activités sont guidées par les principes clés de la Directive concernant les organismes et les nominations.
Les parties au présent protocole d’entente reconnaissent que l’organisme fait partie du gouvernement et est tenu de se conformer à la législation, aux directives, aux politiques et aux lignes directrices gouvernementales auxquelles il est assujetti. De plus, l’organisme peut être tenu de veiller à ce que ses directives et politiques soient conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en respectant les obligations découlant des conventions et des négociations collectives.

2. But

Le but du présent protocole d’entente (PE) consiste à :
1. Établir les relations de reddition de comptes entre le ministre et le président de la Commission de la fonction publique
2. Clarifier les rôles et responsabilités du ministre et du président, qui est également le sous-ministre du Secrétariat du Conseil du Trésor
3. Clarifier les ententes opérationnelles, administratives, financières, de dotation, de vérification et de production de rapports entre la Commission de la fonction publique et le Secrétariat du Conseil du Trésor.
Le présent protocole d’entente doit être lu conjointement avec la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario (LFPO). En vertu de la LFPO, la Commission de la fonction publique est créée pour détenir et administrer des autorisations législatives indépendantes en matière de ressources humaines afin de contribuer à assurer l’impartialité de la fonction publique. Cela comprend l’autorisation indépendante de nommer et de congédier des fonctionnaires employés par des ministères et des organismes publics de la Commission et de leur imposer des mesures disciplinaires. De plus, en vertu de la LFPO, la Commission de la fonction publique veille, par directive, à l’impartialité du recrutement et de l’emploi des fonctionnaires qu’elle nomme et peut émettre des directives pour la gestion et l’administration efficaces des ressources humaines concernant les fonctionnaires qu’elle nomme.
Le présent protocole d’entente n’a aucune incidence sur les autorisations et les obligations législatives indépendantes de l’organisme, tels qu’elles sont énoncées dans la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, ni sur les responsabilités de l’une quelconque de ses parties, telles qu’elles sont établies par la loi, et n’a pas pour effet de les modifier ou de les limiter.
En cas de conflit entre le présent protocole d’entente et une loi ou un règlement, la loi ou le règlement prévaut.
Le présent protocole d’entente remplace le protocole d’entente entre les parties daté du 29 février 2024.

3. Définitions

Dans le présent PE :

« directive »: désigne la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement;
« Organisme » ou « organisme provincial »: désigne la Commission de la fonction publique (CFP);
« Rapport annuel »: désigne le rapport annuel visé à l’article 10.2 du présent protocole d’entente;
« Directives gouvernementales applicables »: désigne les directives, politiques, normes et lignes directrices gouvernementales qui s’appliquent à l’organisme;
« Système d’intelligence artificielle »: désigne un système automatisé qui, à des fins explicites ou implicites, tire des conclusions à partir des données qu’il reçoit afin de générer des extrants tels que des prévisions, du contenu, des recommandations ou des décisions pouvant influencer des environnements physiques ou virtuels;
« Plan d’activités »: désigne le plan d’activités annuel décrit à l’article 10.1 du présent protocole d’entente;
« Président »: désigne le président de la Commission de la fonction publique;
« Acte de constitution »: désigne la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario qui a créé l’organisme;
« Expert-conseil »: désigne une personne ou une entité qui, en vertu d’une entente, autre qu’un contrat de travail, fournit des conseils d’expert ou stratégiques et des services connexes à des fins d’étude et de prise de décision;
« Sous-ministre »: désigne le sous-ministre du Secrétariat du Conseil du Trésor;
« Loi sur le Conseil exécutif »: désigne la Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E. 25, telle que modifiée;
« LAIPVP »: désigne la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F. 31, telle que modifiée;
« Exercice »: désigne la période du 1er avril au 31 mars;
« Gouvernement »: désigne le gouvernement de l’Ontario;
« CGG »: désigne le Conseil de gestion du gouvernement;
« Membre »: désigne une personne nommée à l’organisme par le lieutenant-gouverneur en conseil, à l’exclusion d’une personne employée ou nommée par l’organisme comme membre du personnel;
« Ministre »: désigne le président du Conseil du Trésor ou toute autre personne qui peut être désignée de temps à autre comme ministre responsable relativement au présent protocole d’entente, conformément à la Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E.25, telle que modifiée;
« Ministre des Finances »: désigne le ministre des Finances ou toute autre personne qui peut être désignée de temps à autre en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif;
« Ministère »: désigne le Secrétariat du Conseil du Trésor ou tout successeur du ministère;
« Protocole d’entente »: désigne le présent protocole d’entente signé par le ministre et le président;
« FPO »: désigne la fonction publique de l’Ontario;
« Président du Conseil du Trésor »: désigne le président du Conseil du Trésor ou toute personne qui peut être désignée de temps à autre en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif;
« CFP »: désigne la Commission de la fonction publique;
« LFPO »: désigne la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, L.O. 2006, chap. 35, annexe A, telle que modifiée;
« SCT »: désigne le Secrétariat du Conseil du Trésor;
« CT/CGG »: désigne le Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement.

Autorisation légale et mandat de l’organisme

Le pouvoir légal de la Commission de la fonction publique est défini dans la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario.
La Commission de la fonction publique exerce également les pouvoirs et l’autorité prévus par la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario ou toute autre loi, y compris ceux qui sont prescrits par le lieutenant-gouverneur en conseil et ceux qui lui sont délégués par le Conseil de gestion du gouvernement (CGG).
Le mandat de l’organisme provincial, y compris l’exercice indépendant des pouvoirs et obligations prévus par la loi relativement à l’emploi de fonctionnaires impartiaux, est défini dans la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, qui stipule que l’organisme a pour mission d’assurer :
- La gestion et l’administration efficaces des ressources humaines pour les fonctionnaires que la CFP ou ses délégués nomment à un emploi au service de la Couronne en vertu de la Partie III de la LFPO ainsi que pour les sous-ministres;
- Le recrutement et l’emploi impartiaux des fonctionnaires nommés par la CFP ou ses délégués à un emploi au service de la Couronne en vertu de la partie III de la LFPO.

4. Type, fonction et statut d’organisme public de l’organisme

L’organisme est désigné comme étant un organisme provincial non régi par un conseil d’administration, sans fonction de conseil d’administration, en vertu de la Directive concernant les organismes et les nominations.
L’organisme est désigné comme étant un organisme public de la Commission, conformément au Règlement de l’Ontario 146/10 pris en application de la LFPO.

5. Personnalité juridique et statut d’organisme de la Couronne

L’organisme n’est pas un organisme de la Couronne au sens de la Loi sur les organismes de la Couronne.
L’organisme provincial n’a pas la capacité, les droits, les pouvoirs et les privilèges d’une personne physique pour s’acquitter de sa mission, sous réserve des restrictions qui lui sont imposées par la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario et/ou par le Conseil du Trésor ou le Conseil de gestion du gouvernement.

6. Principes directeurs

Les parties conviennent des principes suivants :

Responsabilisation : Les organismes provinciaux fournissent des services publics et doivent rendre des comptes au gouvernement par l’intermédiaire du ministre responsable. En s’acquittant de leur mandat, les organismes provinciaux doivent concilier la flexibilité opérationnelle et la reddition de comptes sur l’organisme provincial par le ministre au Conseil des ministres, à l’Assemblée législative et à la population de l’Ontario. La responsabilité du ministre vis-à-vis de chaque organisme provincial ne peut être déléguée.
Chaque organisme provincial doit se conformer à toutes les lois applicables ainsi qu’aux directives et politiques de la fonction publique de l’Ontario (FPO). De plus, les organismes provinciaux doivent s’assurer que leurs directives et politiques soient conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en respectant les obligations découlant des conventions et des négociations collectives. Cela comprend les lois et directives applicables en matière d’approvisionnement.
Réceptivité : Les organismes provinciaux doivent adapter leur mandat et leurs activités aux priorités et aux orientations du gouvernement, sous réserve des exigences légales relatives à l’exercice indépendant des pouvoirs et des obligations. Une communication ouverte et uniforme entre les organismes provinciaux et leur ministère responsable contribue à faire en sorte que les priorités et les orientations du gouvernement soient bien comprises et aide à gérer les risques et les enjeux au fur et à mesure qu’ils se présentent. Les organismes provinciaux offrent un service public d’excellente qualité qui répond aux besoins de la population qu’ils servent.
Efficience : Les organismes provinciaux utilisent les ressources publiques de manière efficiente et efficace pour s’acquitter de leurs mandats, tels que définis par leurs actes de constitution respectifs. Ils fonctionnent de manière rentable et cherchent à réaliser des gains d’efficacité dans la prestation de leurs services et leur administration.
Durabilité : Les organismes provinciaux fonctionnent de manière à ce que leur forme actuelle soit durable à long terme tout en offrant un service d’excellente qualité au public.
Transparence : Les bonnes pratiques de gouvernance et de reddition de comptes des organismes provinciaux sont complétées par la transparence qui prend la forme de la publication des documents de gouvernance et de reddition de comptes, notamment le plan d’activités, le rapport annuel, le protocole d’entente et les renseignements sur les dépenses.

7. Obligations de rendre compte

7.1 Ministre

Le ministre doit rendre des comptes :

Au Cabinet et à l’Assemblée législative de l’exécution par l’organisme de son mandat indépendant conféré par la loi et de sa conformité aux politiques gouvernementales, et a la responsabilité de présenter à l’Assemblée législative des rapports sur les activités de l’organisme.

Pour faire rapport et répondre au Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement concernant le rendement de l’organisme et sa conformité à son mandat indépendant conféré par la loi et à l’orientation applicable du gouvernement, y compris les directives et les politiques opérationnelles.
Au Conseil des ministres concernant le rendement de l’organisme et sa conformité à son mandat indépendant conféré par la loi et aux politiques opérationnelles du gouvernement.

7.2 Président

Le président doit rendre des comptes :

Au ministre concernant le rendement de l’organisme dans l’exécution de son mandat indépendant conféré par la loi et a la responsabilité de s’acquitter des rôles et responsabilités assignés au président par la LFPO, le présent protocole d’entente et les directives et politiques gouvernementales applicables.
Il a la responsabilité de faire rapport au ministre, sur demande, sur les activités de l’organisme.
Il a la responsabilité d’assurer des communications en temps opportun avec le ministre concernant toute question qui touche, ou dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’elle touche, les responsabilités du ministre envers l’organisme.
Il doit rendre des comptes au ministre pour confirmer la conformité de l’organisme aux lois, aux directives gouvernementales et aux politiques comptables, financières et d’information et de technologie de l’information applicables.

7.3 Sous-ministre

Le sous-ministre relève du secrétaire du Conseil des ministres et est chargé de seconder le ministre dans la surveillance efficace des organismes provinciaux. Il doit rendre des comptes sur le rendement du ministère en matière de fourniture d’un soutien administratif et organisationnel à l’organisme et a la responsabilité de s’acquitter des rôles et responsabilités qui lui sont assignés par le ministre, la LFPO, le présent protocole d’entente et les directives et politiques gouvernementales applicables.

Le sous-ministre a également la responsabilité d’attester au CT/CGG la conformité de l’organisme aux directives applicables, au meilleur de ses connaissances et de ses capacités.

7.4 Secrétaire de la Commission de la fonction publique

À noter que le secrétaire de la Commission de la fonction publique et les membres du personnel qui le soutiennent sont des membres du personnel du ministère assujettis à la partie III de la LFPO. Le ministère fournit le soutien administratif aux organismes non régis par un conseil d’administration.

Les membres du personnel de l’organisme rendent compte de leur rendement au secrétaire de la Commission de la fonction publique et en sont responsables.
Le secrétaire de la Commission de la fonction publique rend compte au président de la gestion des opérations et du personnel de l’organisme.

8. Rôles et responsabilités

8.1 Ministre

Le ministre a la responsabilité de :

Faire rapport et répondre à l’Assemblée législative sur les affaires de l’organisme.
Faire rapport et répondre au CT/CGG sur le rendement de l’organisme et sa conformité aux directives applicables, aux politiques opérationnelles et aux orientations de la politique du gouvernement, conformément au mandat indépendant conféré par la loi de la Commission.
Rencontrer le président au moins une fois par trimestre pour discuter des enjeux et des possibilités émergents, des risques élevés et des plans d’action de l’organisme, y compris de l’orientation sur les mesures correctives, au besoin, ainsi que du plan d’activités et des immobilisations prioritaires de l’organisme.
1. La pratique exemplaire consiste à tenir des réunions trimestrielles. Le ministre peut déléguer certaines réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre doit rencontrer le président au moins deux fois par année.
2. Si le ministre estime que l’organisme présente un faible risque, il peut réduire le nombre de réunions d’une fois par trimestre à deux fois par an.
Travailler avec le président pour élaborer des mesures et des mécanismes appropriés relativement au rendement de l’organisme.
Examiner les conseils ou les recommandations du secrétaire du Conseil des ministres concernant les candidats à une nomination ou à un renouvellement de mandat de membre de l’organisme provincial.
Formuler des recommandations au Conseil des ministres et au lieutenant-gouverneur en conseil concernant les nominations et les renouvellements de mandat de membre de l’organisme, conformément au processus de nomination des membres de l’organisme établi par la loi et/ou par le CGG en vertu de la Directive concernant les organismes et les nominations.
Déterminer quand il est nécessaire de procéder à un examen ou à un audit de l’organisme, demander au président d’effectuer périodiquement des examens ou des audits de l’organisme et recommander au CT/CGG toute modification de la gouvernance ou de l’administration de l’organisme résultant d’un tel examen ou audit.
Signer le protocole d’entente après qu’il ait été signé par le président.
Recevoir le plan d’activités annuel de l’organisme et l’approuver ou suggérer des modifications au plus tard 30 jours civils après sa réception.
S’assurer que le plan d’activités de l’organisme est rendu public au plus tard 30 jours civils après son approbation.
Recevoir le rapport annuel de l’organisme et l’approuver au plus tard 60 jours civils après sa réception par le ministère.
S’assurer que le rapport annuel est déposé au plus tard 30 jours civils après son approbation, puis rendu public.
Recommander au CT/CGG tout financement provincial à allouer à l’organisme.
S’il y a lieu ou si nécessaire, prendre des mesures ou demander à l’organisme de prendre des mesures correctives concernant son administration ou ses activités, conformément au mandat indépendant conféré par la loi à la Commission.
Consulter, au besoin, le président (et d’autres personnes) sur les nouvelles orientations importantes ou lorsque le gouvernement envisage d’apporter des modifications réglementaires ou législatives à l’organisme.
Recommander au CT/CGG l’application de la directive sur l’approvisionnement pour la fonction publique de l’Ontario.

8.2 Président

Le sous-ministre du Secrétariat du Conseil du Trésor est le président et, à titre de membre de la Commission, il doit exercer les pouvoirs et fonctions prévus par la loi indépendamment du gouvernement et du ministre. Les parties au présent protocole d’entente connaissent et comprennent les responsabilités du président.

Le président a les responsabilités suivantes :

Assurer un leadership stratégique de l’organisme en définissant ses buts, ses objectifs, ses processus et ses orientations stratégiques dans le cadre de son mandat, tels que définis par son acte de constitution.
Assurer le respect des obligations imposées par la loi et les politiques du CT/CGG.
Rendre compte au ministre, sur demande, des activités de l’organisme dans les délais convenus, y compris en produisant une lettre annuelle qui confirme le respect par l’organisme de toutes les lois, directives et politiques comptables, financières et en matière d’information et de technologie de l’information (I. et TI) applicables.
Rencontrer le ministre au moins une fois par trimestre pour discuter des enjeux et des possibilités émergents, des risques élevés de l’organisme et des plans d’action, y compris des directives sur les mesures correctives conformes à l’exercice indépendant des pouvoirs et obligations conférés par la loi de la Commission et de ses membres, au besoin, ainsi que du plan d’activités et des priorités en matière d’immobilisations de l’organisme.
1. La pratique exemplaire consiste à tenir les réunions trimestriellement. Le ministre peut déléguer certaines réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre doit rencontrer le président au moins deux fois par année.
2. Si le ministre estime que le risque que présente l’organisme est faible, il peut réduire le nombre de réunions d’une par trimestre à deux par année.
Assurer des communications en temps opportun avec le ministre concernant toute question ou tout événement qui peut le concerner ou dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’il le concerne dans l’exercice de ses responsabilités relatives à l’organisme.
Collaborer avec le ministre pour élaborer des mesures et des mécanismes appropriés liés au rendement de l’organisme.
Utiliser la matrice des compétences de l’organisme pour informer le ministre de toute lacune en matière de compétences et formuler des recommandations concernant les stratégies de recrutement, les nominations ou les renouvellements de mandat, au besoin, y compris en le conseillant au sujet de l’assiduité et du rendement des personnes nommées.
Collaborer à tout examen ou audit de l’organisme.
Demander un audit externe des opérations financières ou des contrôles de gestion de l’organisme, aux frais de l’organisme, si nécessaire.
Conseiller le ministre et le sous-ministre, au moins une fois par année, sur toute recommandation ou question d’audit en suspens.
Communiquer tous les rapports de mission d’audit (y compris ceux qui sont préparés par sa propre fonction d’audit interne et/ou ceux qui sont présentés au président de l’organisme) à son ministre et à son sous-ministre (et, sur demande, au président du Conseil du Trésor).
Solliciter auprès du ministre une orientation de la politique pour l’organisme, conformément au mandat indépendant conféré par la loi à la Commission et à ses membres.
Assurer la mise en œuvre des mesures qui contribuent à l’atteinte des buts et des objectifs de l’organisme et à la réalisation de son orientation stratégique, et diriger les affaires de l’organisme en général afin qu’il puisse s’acquitter de son mandat.
Surveiller et évaluer le rendement de l’organisme.
Signer le protocole d’entente de l’organisme.
Soumettre au ministre le plan d’activités, le budget, le rapport annuel et les rapports financiers de l’organisme, conformément aux échéanciers précisés dans les directives gouvernementales applicables au présent protocole d’entente.
S’assurer que l’organisme fonctionne dans les limites de son allocation budgétaire approuvée pour s’acquitter de son mandat et que les fonds publics sont utilisés aux fins prévues avec intégrité et honnêteté.
Consulter au préalable le ministre au sujet de toute activité susceptible d’avoir une incidence sur les politiques, les directives ou les procédures du gouvernement et du ministère, ou sur le mandat, les pouvoirs ou les responsabilités de l’organisme, tels que définis dans son acte de constitution.
Examiner et approuver les demandes de remboursement des indemnités journalières et des frais de déplacement des membres.
S’assurer que des systèmes de gestion appropriés sont en place (du point de vue des finances, des technologies de l’information (y compris la cybersécurité), des ressources humaines et de l’approvisionnement) pour assurer l’administration efficace de l’organisme.
Établir et mettre en œuvre une gestion des risques liés à l’intelligence artificielle (IA) conformément aux principes de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle et aux exigences de la section 6.3, en veillant à ce qu’ils permettent de s’acquitter du rôle décrit pour les « chefs d’un organisme provincial ou l’équivalent » dans la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle.
S’assurer qu’un cadre approprié est en place pour que le personnel de l’organisme et les personnes nommées puissent recevoir une orientation et une formation adéquates concernant les activités et le fonctionnement de l’organisme et leurs responsabilités particulières.
S’assurer que le personnel de l’organisme et les personnes nommées connaissent et respectent les directives gouvernementales pertinentes et toutes les lois applicables.
S’assurer qu’un processus de réponse et de résolution des plaintes du public et des clients de l’organisme est en place.
Assurer l’efficacité des communications et des relations publiques pour l’organisme, conformément au protocole des communications.
Reconnaître l’importance de favoriser la création d’un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein de l’organisme.
S’assurer que les membres sont informés de leurs responsabilités en vertu de la LFPO en ce qui concerne les règles de conduite conforme à l’éthique, y compris les règles relatives à l’activité politique.
Assurer le rôle de responsable de l’éthique auprès des fonctionnaires, y compris les personnes nommées par le gouvernement et les employés de la CFP, promouvoir une conduite conforme à l’éthique et s’assurer que tous les membres de l’organisme connaissent les exigences d’ordre éthique de la LFPO, ainsi que les règlements et les directives pris en vertu de cette loi, notamment en ce qui concerne les conflits d’intérêts, l’activité politique et la divulgation protégée d’actes répréhensibles.

8.3 Sous-ministre

Le sous-ministre du Secrétariat du Conseil du Trésor est le président et, à titre de membre de la Commission, il doit exercer les pouvoirs et fonctions prévus par la loi de manière indépendante du gouvernement et du ministre.

Il peut arriver que cette personne doive conseiller le Conseil ou le ministre et que les conseils prodigués à l’une de ces parties soient en conflit avec ceux qui sont prodigués à l’autre. Les parties au présent protocole d’entente savent et comprennent qu’un tel conflit d’intérêts est possible.

Un délégué approuvé par le secrétaire du Conseil des ministres peut s’acquitter des responsabilités du sous-ministre.

Le sous-ministre a la responsabilité de :

Conseiller et assister le ministre concernant ses responsabilités de surveillance de la Commission de la fonction publique, notamment en l’informant des orientations stratégiques, des politiques et des priorités pertinentes pour le mandat de l’organisme.
Conseiller le ministre concernant les exigences de la Directive concernant les organismes et les nominations, en s’assurant que les documents de gouvernance et de responsabilisation sont rigoureusement conformes aux exigences de la Directive et des autres directives qui s’appliquent à la Commission de la fonction publique.
Fournir au CT/CGG une attestation de la conformité de l’organisme provincial aux exigences obligatoires en matière de responsabilisation énoncées dans la Directive concernant les organismes et les nominations et les autres directives applicables, ainsi qu’aux politiques opérationnelles et aux orientations stratégiques du gouvernement, d’après la lettre de conformité annuelle transmise par le président de l’organisme au ministre, au meilleur de ses connaissances et de ses capacités.
Faire rapport au SCT et y répondre, dans les délais prescrits, sur le suivi de la conformité.
S’assurer que le secrétaire de la Commission de la fonction publique est au courant des exigences administratives du gouvernement et s’y conforme.
Informer le secrétaire de la Commission de la fonction publique, par écrit, des nouvelles directives gouvernementales et de toute exception ou exemption, totale ou partielle, aux directives, aux politiques gouvernementales ou aux politiques administratives du ministère.
S’assurer de tenir régulièrement des séances d’information et des consultations entre le président et le ministre, au moins une fois par trimestre, et entre le personnel du ministère et celui de l’organisme provincial, au besoin.
Fournir des renseignements à l’appui et des renseignements généraux pour les réunions trimestrielles du ministre avec le président.
Secrétaire de la Commission de la fonction publique : Aider le ministre à examiner les objectifs de rendement, les mesures et les résultats de l’organisme.
Signer le protocole d’entente de l’organisme en reconnaissant ses responsabilités.
Entreprendre les examens de l’organisme selon les directives du ministre.
Collaborer à tout examen de l’organisme selon les directives du ministre ou du CT/CGG.
Assurer l’examen et l’évaluation du plan d’activités et des autres rapports de l’organisme.
Demander des renseignements et des données au besoin pour s’acquitter des obligations prévues par la Directive concernant les organismes et les nominations.
Surveiller l’organisme au nom du ministre, tout en respectant le pouvoir de l’organisme, en déterminant les mesures correctives nécessaires, le cas échéant, et en recommandant au ministre des solutions aux problèmes qui peuvent survenir de temps à autre.
Fournir régulièrement au ministre une rétroaction sur le rendement de l’organisme.
Aider les ministres et leurs bureaux à surveiller et à effectuer le suivi des postes vacants, existants et futurs au sein des conseils, en particulier lorsqu’un nombre minimum de membres est prévu par la loi et pour maintenir le quorum.
Recommander au ministre, au besoin, l’évaluation ou l’examen, y compris un examen axé sur les risques, de la Commission de la fonction publique ou de l’un de ses programmes, ou des modifications du cadre de gestion ou des activités de la Commission de la fonction publique, conformément à l’exercice indépendant des pouvoirs et obligations conférés par la loi à la Commission et à ses membres.
S’assurer que le ministère et l’organisme disposent de la capacité et des systèmes nécessaires à une gestion continue axée sur les risques, y compris une surveillance appropriée de l’organisme.
S’assurer que l’organisme dispose d’un cadre de gestion des risques approprié et d’un plan de gestion des risques pour gérer les risques auxquels il pourrait être confronté dans l’atteinte de ses objectifs de prestation de programmes ou de services.
Entreprendre en temps opportun des examens axés sur les risques de la Commission de la fonction publique, de sa gestion ou de ses activités, selon les directives du ministre ou du CT/CGG.
Soumettre au ministre, dans le cadre du processus de planification annuelle, un plan d’évaluation et de gestion des risques pour chaque catégorie de risques.
Consulter le secrétaire de la Commission de la fonction publique, au besoin, sur des questions d’importance mutuelle, notamment les services fournis par le ministère et le respect des directives et des politiques ministérielles.
Organiser le soutien administratif, financier et autre de l’organisme, tel que précisé dans le présent protocole d’entente.

8.4 Secrétaire de la Commission de la fonction publique

Le secrétaire de la Commission de la fonction publique a les responsabilités suivantes :

Gérer les affaires financières, analytiques et administratives quotidiennes de l’organisme, conformément à son mandat, aux directives et politiques gouvernementales, aux pratiques commerciales et financières acceptées et au présent protocole d’entente.
Renseigner le président sur les exigences de la Directive concernant les organismes et les nominations et le respect par l’organisme de cette directive ainsi que des autres directives et politiques gouvernementales, des règlements administratifs et des politiques de l’organisme, y compris en fournissant au président une attestation annuelle de la conformité de l’organisme aux exigences obligatoires.
Appliquer les politiques et procédures afin que les fonds publics soient utilisés avec intégrité et honnêteté.
Assurer le leadership et la gestion du personnel de l’organisme, y compris la gestion des ressources humaines et financières, conformément au plan d’activités approuvé, aux pratiques et normes commerciales et financières acceptées, à l’acte de constitution de l’organisme et aux directives gouvernementales.
Préparer le plan d’activités annuel de l’organisme provincial pour qu’il soit approuvé par le président avant d’être soumis au ministre.
Participer à la préparation du rapport annuel de l’organisme provincial, selon les directives du président.
Préparer les rapports financiers.
Veiller à ce que des états financiers vérifiés soient préparés au moins une fois par année pour être publiés et affichés sur le site Web de l’organisme provincial après leur soumission au ministre et pour être déposés à l’Assemblée législative dans le cadre du rapport annuel de l’organisme.
Établir et appliquer un cadre de gestion financière pour l’organisme, conformément aux directives, politiques et lignes directrices applicables du ministre des Finances et du Conseil du Trésor en matière de contrôle financier.
Traduire les buts, les objectifs et les orientations stratégiques du président en plans et activités opérationnels, conformément au plan d’activités approuvé de l’organisme.
S’assurer que l’organisme dispose d’une capacité de surveillance et d’un cadre de surveillance efficace pour surveiller sa gestion et ses activités.
Tenir le président informé de la mise en œuvre des politiques et des activités de l’organisme.
Mettre en place des systèmes pour faire en sorte que l’organisme fonctionne conformément à son plan d’activités approuvé.
S’assurer que l’organisme dispose d’un cadre et d’un plan de gestion des risques appropriés [selon les directives du président].
Aider le président à s’acquitter de ses responsabilités, notamment en se conformant à toutes les lois, directives, politiques, procédures et lignes directrices applicables.
Effectuer un suivi annuel du rendement de l’organisme et rendre compte des résultats au président.
Tenir le ministère et le président informés des questions ou événements susceptibles de concerner le ministre, le sous-ministre et le président dans l’exercice de leurs responsabilités.
Solliciter le soutien et les conseils du ministère, le cas échéant, au sujet des questions de gestion de l’organisme.
Établir un système pour conserver les documents de l’organisme et les mettre à la disposition du public, le cas échéant, afin de se conformer à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et à la Loi sur les Archives publiques et la conservation des documents, le cas échéant.
Entreprendre en temps opportun des examens axés sur les risques de la gestion et des activités de l’organisme.
Consulter au besoin le sous-ministre sur des questions d’importance mutuelle, notamment sur les services fournis par le ministère, ainsi que sur les directives gouvernementales et les politiques ministérielles.
Tenir le sous-ministre informé des questions opérationnelles.
Collaborer à un examen périodique ordonné par le ministre ou le CT/CGG.
Favoriser le respect de l’éthique et s’assurer que tous les membres de l’organisme connaissent bien les exigences en matière d’éthique de la LFPO et des règlements et directives pris en vertu de cette loi, notamment en ce qui concerne les conflits d’intérêts, l’activité politique et la divulgation protégée d’actes répréhensibles.
Tenir le président informé des questions opérationnelles.
Préparer le plan d’activités annuel de l’organisme, qui sera approuvé par le président avant d’être soumis au ministre.
Définir l’orientation stratégique de l’organisme et en rendre compte conformément au plan d’activités proposé et au rapport annuel de l’organisme.

8.5 Secrétaire du Conseil des ministres

Le secrétaire du Conseil des ministres a les responsabilités suivantes :

Siéger en tant que chef de la fonction publique de l’Ontario à titre de membre permanent et de commissaire de la CFP.
Parallèlement au président, au Secrétariat de la Commission de la fonction publique et à l’équipe de consultation pour les cadres, faire des recommandations au lieutenant-gouverneur en conseil concernant la nomination des membres potentiels et du président.
Soutenir la création de postes de cadre de niveau 4 et veiller à ce que la CFP nomme des candidats qualifiés.

9. Cadre d’éthique

Les membres de l’organisme provincial nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil sont assujettis aux dispositions relatives aux conflits d’intérêts de la Directive concernant les organismes et les nominations, de la Loi sur la fonction publique de l’Ontario (LFPO) et de son règlement.
Les membres ne doivent utiliser aucun renseignement obtenu du fait de leur nomination ou de leur appartenance à l’organisme pour en tirer un gain ou un avantage personnel. Tout membre qui a un motif raisonnable de croire qu’il se trouve en conflit d’intérêts dans une affaire soumise à l’organisme ou à un comité de celui-ci doit en divulguer la nature au président dès que possible et s’abstenir de participer à l’examen de la question. Le président doit faire consigner au procès-verbal de la réunion de l’organisme tout conflit d’intérêts déclaré.
Le président, en tant que responsable de l’éthique de l’organisme provincial, a la responsabilité de s’assurer que les personnes nommées [et le personnel, le cas échéant] de l’organisme sont informées des règles d’éthique auxquelles elles sont soumises, notamment les règles applicables à l’organisme qui se rapportent aux conflits d’intérêts, à l’activité politique et à la divulgation protégée d’actes répréhensibles.

10. Exigences en matière de rapports

10.1 Plan d’activités

Le président doit faire en sorte que le ministre reçoive chaque année le plan d’activités de l’organisme qui couvre au moins trois (3) années à compter de l’exercice à venir, sauf indication contraire du CT/CGG, aux fins de son approbation par le ministre. Le plan d’activités annuel doit être conforme aux exigences énoncées dans la Directive concernant les organismes et les nominations.
L’ébauche du plan d’activités annuel doit être soumise au directeur général de l’administration du ministère ou à son équivalent désigné au plus tard 90 jours civils avant le début de l’exercice de l’organisme, et le plan d’activités approuvé par le président doit être soumis au ministre aux fins de son approbation au plus tard 30 jours civils avant le début de l’exercice de l’organisme provincial.
Le président a la responsabilité de s’assurer que le plan d’activités de l’organisme comprend un système de mesures du rendement et de rapports sur l’atteinte des objectifs qui y sont énoncés. Ce système doit indiquer les objectifs de rendement, la manière dont ils seront atteints, ainsi que les résultats visés et les échéanciers.
Le président doit faire en sorte que le plan d’activités comprenne un résumé des répercussions sur les RH, notamment le nombre actuel d’employés exprimé en équivalents temps plein et le nombre actuel de cadres.
Le président doit faire en sorte que le plan d’activités comprenne une évaluation et un plan de gestion des risques. Cela aidera le ministère à élaborer les renseignements relatifs à son évaluation et à son plan de gestion des risques conformément aux exigences de la Directive concernant les organismes et les nominations afin d’évaluer les risques, d’élaborer et de tenir à jour les documents nécessaires et de faire rapport au CT/CGG.
Le président doit faire en sorte que le plan d’activités comprenne un inventaire des cas d’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) par l’organisme provincial, conformément aux exigences de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle.
Le président doit faire en sorte que les plans d’activités publiés ne divulguent pas : des renseignements personnels, des renseignements de nature délicate sur l’emploi et les relations de travail, des renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat, des renseignements confidentiels du Conseil des ministres, des secrets commerciaux, des renseignements susceptibles de porter préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme sur le marché, et des renseignements qui présenteraient de quelque autre façon un risque pour la sécurité des installations et/ou des activités de l’organisme. Au besoin, ces renseignements confidentiels, inclus dans le plan d’activités approuvé par le ministre, peuvent être expurgés dans la version publiée.
Le ministre examinera le plan d’activités annuel de l’organisme et fera savoir sans délai au président s’il est d’accord ou non avec les orientations proposées par l’organisme. Le ministre peut informer le président des points sur lesquels le plan de l’organisme s’écarte des politiques ou des priorités gouvernementales ou ministérielles et de quelle manière, selon les besoins, et le président révisera le plan de l’organisme en conséquence. Les plans d’activités ne doivent être considérés comme valides qu’une fois qu’ils ont été approuvés par le ministre responsable et que cette approbation a été exprimée par écrit.
Le ministre approuvera le plan d’activités ou suggérera des modifications au plus tard 30 jours civils après avoir reçu le rapport. Dans certaines circonstances, l’approbation du ministre peut être accordée uniquement pour certaines parties du plan d’activités soumis par un organisme.
Les parties reconnaissent que le CT/CGG peut exiger en tout temps du ministre qu’il lui soumette le plan d’activités de l’organisme à des fins d’examen.
Le président de la Commission de la fonction publique veillera à ce que le plan d’activités approuvé par le ministre soit mis à la disposition du public dans un format accessible (conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (conformément à la Loi sur les services en français), sur le site Web [de l’organisme provincial/du ministère] au plus tard 30 jours civils après l’approbation du plan par le ministre.

10.2 Rapports annuels

Le président doit faire en sorte que le ministère reçoive chaque année le rapport annuel de l’organisme. Ce rapport annuel devra être conforme aux exigences énoncées dans la Directive concernant les organismes et les nominations.
Le président a la responsabilité de faire en sorte que le rapport annuel de l’organisme provincial soit préparé et soumis au ministère aux fins de son approbation dans les 90 jours civils qui suivent la fin de l’exercice de l’organisme.
Le président, avec l’appui du secrétaire de la Commission de la fonction publique, doit faire en sorte que le rapport annuel soit préparé dans le format précisé dans la Directive concernant les organismes et les nominations.
Le président doit faire en sorte que le rapport annuel comprenne un résumé des répercussions sur les RH, notamment le nombre d’employés exprimé en équivalents temps plein et le nombre de cadres.
Le président, avec l’appui du secrétaire de la Commission de la fonction publique, doit faire en sorte que les rapports annuels publiés ne divulguent pas : des renseignements personnels, des renseignements de nature délicate sur l’emploi et les relations de travail, des renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat, des renseignements confidentiels du Conseil des ministres, des secrets commerciaux, des renseignements qui porteraient préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme provincial sur le marché, et des renseignements qui présenteraient de quelque autre façon que ce soit un risque pour la sécurité des installations et/ou des activités de l’organisme provincial.
Le ministre recevra et examinera le rapport annuel de l’organisme provincial afin de confirmer sa conformité aux exigences de la Directive concernant les organismes et les nominations et l’approuvera au plus tard 60 jours civils après sa réception.
Le ministre déposera le rapport à l’Assemblée législative au plus tard 30 jours civils après son approbation.
Le président, par l’intermédiaire du secrétaire de la Commission de la fonction publique, doit faire en sorte que le rapport annuel approuvé par le ministre soit publié dans un format accessible (conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (conformément à la Loi sur les services en français), sur le site Web du gouvernement provincial après son dépôt à l’Assemblée législative et au plus tard 30 jours civils après son approbation par le ministre.
Lors de la distribution des rapports annuels, les formats et canaux de distribution numériques doivent être utilisés, sauf indication contraire (p. ex., en raison d’une directive ou d’une loi).

10.3 Ressources humaines et rémunération

L’organisme fournira les données relatives à l’effectif et à la rémunération et les données opérationnelles, tel qu’indiqué dans la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations.
L’organisme rendra compte des politiques sur les RH et la rémunération dans ses plans d’activités et ses rapports annuels, conformément aux exigences de la Directive concernant les organismes et les nominations, de la politique opérationnelle de la Directive et des articles 10.1 et 10.2 du présent protocole d’entente.
L’organisme fournira toutes les autres données sur les effectifs, la rémunération et les opérations demandées par le SCT.

10.4 Autres rapports

Le président, avec l’appui du secrétaire de la Commission de la fonction publique, doit s’acquitter des responsabilités suivantes :

Faire en sorte que tous les rapports et documents exigés, y compris ceux qui sont décrits dans la Directive concernant les organismes et les nominations et l’acte de constitution de l’organisme, soient soumis aux fins de leur examen et de leur approbation par le ministre dans les délais prescrits.
Fournir, à la demande du ministre ou du sous-ministre, des données spécifiques et d’autres renseignements qui pourraient être requis de temps à autre.

11. Exigences relatives à la publication

L’organisme provincial, par l’intermédiaire du président, doit faire en sorte que les documents de gouvernance approuvés suivants soient publiés dans un format accessible (conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (conformément à la Loi sur les services en français) et dans les délais prescrits sur le site Web du ministère :
- Protocole d’entente – 30 jours civils après sa signature par toutes les parties;
- Plan d’activités annuel – 30 jours civils après son approbation par le ministre;
- Rapport annuel – 30 jours civils après son approbation par le ministre (le rapport doit d’abord être déposé à l’Assemblée législative).
Les documents de gouvernance publiés ne doivent pas divulguer : des renseignements personnels, des renseignements de nature délicate sur l’emploi et les relations de travail, des renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat, des renseignements confidentiels du Conseil des ministres, des secrets commerciaux, des renseignements qui porteraient préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme provincial sur le marché, et des renseignements qui présenteraient de quelque autre façon un risque pour la sécurité des installations et/ou des activités de l’organisme provincial.
L’organisme provincial, par l’intermédiaire du président, doit faire en sorte que les renseignements sur les dépenses des personnes nommées et des cadres supérieurs soient publiés sur le site Web de l’organisme ou du ministère, conformément aux exigences de la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil.
L’organisme provincial, par l’intermédiaire du président, doit faire en sorte que toutes les autres exigences applicables en matière de publication soient respectées.

12. Gestion des communications et des enjeux

Les parties au présent protocole d’entente reconnaissent que l’échange en temps opportun de renseignements sur les plans, les stratégies, les opérations et l’administration de l’organisme est essentiel pour que le ministre puisse s’acquitter de ses responsabilités en matière de production de rapports et de réponses à l’Assemblée législative sur les affaires de l’organisme. Les parties reconnaissent également qu’il est essentiel que le président soit tenu informé des initiatives gouvernementales et des orientations générales de la politique susceptibles d’avoir des répercussions sur le mandat et les fonctions de l’organisme.

Le ministre et le président conviennent donc que :

Le président consultera le ministre, en temps opportun, sur toutes les annonces, tous les événements ou toutes les questions prévus, y compris les questions litigieuses, qui concernent ou dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’ils concernent l’exercice des responsabilités du ministre.
Le ministre informera le président, en temps opportun et selon les besoins, des initiatives stratégiques gouvernementales en général ou des lois que le gouvernement envisage d’adopter et qui sont susceptibles d’avoir une incidence sur le mandat ou les fonctions de l’organisme ou qui auront une incidence significative sur l’organisme de quelque autre façon que ce soit.
Le ministre conseillera le président, et ce dernier consultera le ministre sur les stratégies de communication publique et les publications. Ils se tiendront mutuellement informés des résultats des consultations et discussions avec les intervenants et des autres consultations et discussions publiques qui se rapportent au mandat et aux fonctions de l’organisme.
Le ministre et le président se rencontreront au moins une fois par trimestre pour discuter des questions et des possibilités émergentes, des risques élevés et des plans d’action de l’organisme, y compris des orientations concernant les mesures correctives, au besoin, ainsi que du plan d’activités et des immobilisations prioritaires de l’organisme.
1. La pratique exemplaire consiste à tenir les réunions trimestriellement. Le ministre peut déléguer certaines des réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre doit rencontrer le président au moins deux fois par année.
2. Si le ministre estime que le risque que présente l’organisme est faible, il peut réduire le nombre des réunions à deux par année au lieu de tenir des réunions trimestrielles.
L’organisme et le ministère doivent se conformer au protocole des communications avec le public énoncé à l’annexe 1 du présent protocole d’entente pour la gestion des enjeux courants, les communications publiques et la publicité payante.
Le sous-ministre et le secrétaire de la Commission de la fonction publique se réuniront au moins une fois par trimestre pour discuter de questions d’importance mutuelle, notamment les enjeux et les possibilités émergents, le plan d’activités et les résultats de l’organisme, les risques élevés de l’organisme, le plan d’action et les conseils sur les mesures correctives si nécessaire.

13. Ententes administratives

13.1 Directives gouvernementales applicables

Le président a la responsabilité de faire en sorte que l’organisme exerce ses activités conformément à toutes les directives et politiques gouvernementales applicables. Celles-ci comprennent, sans s’y limiter, celles qui sont énumérées sur le site Directives et politiques – InsideOPS.
Le ministère doit informer l’organisme des modifications ou des ajouts à la législation, aux directives gouvernementales, aux politiques et aux lignes directrices qui s’appliquent à l’organisme. Toutefois, l’organisme a la responsabilité de se conformer à toutes les lois, directives gouvernementales, politiques et lignes directrices auxquelles il est assujetti. Des renseignements sur l’orientation générale sont disponibles sur le site Directives et politiques – InsideOPS.
La directive sur l’approvisionnement pour la fonction publique de l’Ontario s’applique pleinement.
La directive sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications s’applique pleinement.

13.2 Services de soutien administratif et organisationnel (s’il y a lieu)

Le sous-ministre a la responsabilité de fournir à l’organisme les services de soutien administratif et organisationnel énumérés à l’annexe 2 du présent protocole d’entente et de négocier avec Services communs de l’Ontario concernant ces services, le cas échéant.
L’annexe 2 peut être révisée en tout temps à la demande de l’une ou l’autre des parties.
Le sous-ministre doit faire en sorte que le soutien ou les services fournis à l’organisme soient de la même qualité que ceux qui sont fournis aux divisions et directions du ministère.

13.3 Ententes avec des tiers

La Commission de la fonction publique peut exercer les pouvoirs qui lui sont conférés par la présente loi ou toute autre loi et doit s’acquitter des obligations et fonctions qui lui sont assignées par celle-ci.
La Commission de la fonction publique peut retenir les services de conseillers techniques et professionnels qu’elle juge nécessaires à la bonne conduite de ses activités, en contrepartie de la rémunération et selon les conditions qu’elle approuve.

13.4 Services juridiques

La CFP a la responsabilité d’obtenir ses propres services juridiques et peut faire appel à des services juridiques externes.
L’avocat du ministère du Procureur général fournira des services juridiques à la CFP concernant tout programme ou activité provincial administré par l’organisme, et la CFP peut également faire appel à l’avocat du ministère du Procureur général pour obtenir d’autres services juridiques.

13.5 Création, collecte, tenue à jour et disposition des documents

Le président a la responsabilité de s’assurer qu’un système est en place pour la création, la collecte, la tenue à jour et la disposition des documents.
Le président a la responsabilité de s’assurer que l’organisme provincial se conforme à toutes les lois, directives et politiques gouvernementales relatives à la gestion de l’information et des documents.
Le secrétaire de la Commission de la fonction publique et le président doivent protéger les intérêts juridiques, financiers et autres de l’organisme en mettant en œuvre des mesures raisonnables pour assurer le maintien de la viabilité, de l’intégrité, de la préservation et de la sécurité de tous les documents officiels créés, commandés ou acquis par l’organisme. Cela comprend, sans s’y limiter, tous les documents électroniques, tels que les courriels, les renseignements publiés sur le ou les sites Web de l’organisme, les ensembles de données des bases de données et tous les documents stockés sur des ordinateurs personnels et des lecteurs partagés.
Le président a la responsabilité de s’assurer que des mesures sont mises en œuvre pour exiger que les employés de l’organisme créent des documents complets, exacts et fiables qui documentent et facilitent les transactions opérationnelles, les décisions, les événements, les politiques et les programmes importants.

13.6 Cybersécurité

Les organismes sont responsables de la propriété et de la gestion des risques pour la cybersécurité et de leurs répercussions au sein de leur organisation et doivent rendre des comptes à ce sujet.
Les organismes doivent s’assurer que des systèmes, des protocoles et des procédures adéquats sont établis et maintenus pour assurer la cyberrésilience, la reprise et la maturité.
Les pratiques et protocoles de cybersécurité d’un organisme doivent être révisés et mis à jour régulièrement afin de faire face aux menaces nouvelles et émergentes pour la cybersécurité.
Les organismes doivent se conformer à toutes les politiques et normes applicables émises par la FPO, telles que les Normes en matière d’information et de technologie du gouvernement de l’Ontario (NIT-GO) 25.0 et toute autre norme NTI-GO pertinente, la Politique générale relative à Ia classification de la sensibilité des renseignements, la politique générale relative à la cybersécurité et à la gestion des cyberrisques, la directive sur la gouvernance et la gestion de l’information et des actifs de données, et la directive sur la gouvernance et la gestion de la technologie de l’information.

13.7 Propriété intellectuelle

Le président a la responsabilité de veiller à ce que les intérêts juridiques, financiers et autres du gouvernement en matière de propriété intellectuelle soient protégés dans tout contrat que l’organisme peut conclure avec un tiers et qui peut comporter la création de propriété intellectuelle.

13.8 Accès à l’information et protection de la vie privée

Le président et le ministre reconnaissent que l’organisme est tenu de respecter les exigences énoncées dans la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) en ce qui concerne la collecte, la conservation, la sécurité, l’utilisation, la distribution, la divulgation, l’accès, la correction et la disposition des documents.
Le président est la personne responsable de l’institution aux fins de la LAIPVP.

13.9 Normes de service

L’organisme provincial doit établir des normes de service à la clientèle et de qualité qui sont conformes aux normes appropriées du gouvernement, du ministère et de la fonction publique de l’Ontario.
Le président doit s’assurer que l’organisme fournit ses services en respectant une norme de qualité qui reflète les principes et les exigences de la directive sur les services de la FPO.
Le président doit s’assurer que l’organisme conçoit, fournit et met en œuvre ses services numériques, qu’ils soient créés à l’interne ou acquis, conformément aux principes et aux exigences énoncés dans la Directive de l’Ontario sur les données et les services numériques, y compris la Norme des services numériques de l’Ontario.
Le processus utilisé par l’organisme pour répondre aux plaintes concernant la qualité des services est distinct de toute disposition légale concernant, entre autres, le réexamen et les appels interjetés des décisions réglementaires de l’organisme.

13.10 Diversité et inclusion

L’organisme provincial, par l’intermédiaire du président, reconnaît l’importance de promouvoir un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein de l’organisme.
Le président doit favoriser la création d’un milieu de travail diversifié et inclusif au sein de l’organisme en :
1. Élaborant et encourageant des initiatives en faveur de la diversité et de l’inclusion afin de promouvoir un environnement inclusif, exempt de discrimination et de harcèlement au travail;
2. Adoptant un processus inclusif pour faire en sorte que tous les points de vue puissent être exprimés.
Le président a la responsabilité de faire en sorte que l’organisme fonctionne conformément au Code des droits de la personne, à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, à la Loi sur les services en français et à la Loi sur l’équité salariale.

14. Ententes financières

14.1 Généralités

Par conséquent, l ’organisme est administré par le ministère et toutes les procédures financières de l’organisme provincial doivent être conformes aux directives gouvernementales applicables, ainsi qu’aux politiques et procédures financières et administratives du ministère et de l’entreprise.
Lorsque le ministre des Finances et/ou le président du Conseil du Trésor l’ordonne, conformément à l’article 16.4 de la Loi sur la gestion des finances publiques, l’organisme provincial doit verser au Trésor les sommes que le ministre des Finances et/ou le président du Conseil du Trésor considère comme excédentaires par rapport à ses exigences.
Conformément à l’article 28 de la Loi sur la gestion des finances publiques, l’organisme provincial ne doit conclure aucune entente financière ni aucun engagement, garantie, indemnité ou opération similaire susceptible d’accroître, directement ou indirectement, l’endettement ou le passif éventuel du gouvernement sans l’approbation du ministre des Finances et/ou du président du Conseil du Trésor. L’approbation du ministre doit être obtenue avant de demander l’approbation statutaire du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor.
Les allocations de fonctionnement et d’immobilisations approuvées de l’organisme provincial peuvent être rajustées au cours d’un exercice donné si des restrictions budgétaires en cours d’exercice sont imposées par le Cabinet ou le ministre. L’organisme sera informé des modifications apportées à son allocation dès qu’il est possible de le faire. Lorsque l’organisme provincial doit réaffecter des ressources en raison d’un rajustement de ses allocations de fonctionnement et d’immobilisations, il doit en informer le ministère et en discuter avec celui-ci avant de procéder à cette modification.
L’organisme doit faire rapport au SCT lorsqu’il a sollicité des conseils externes concernant des questions et que : (i) l’efficacité des conseils dépend d’un traitement comptable ou d’une présentation particulière dans les états financiers; (ii) le résultat ou les conséquences du conseil ont ou auront un effet important sur les états financiers; et (iii) il pourrait y avoir un doute raisonnable quant à la pertinence du traitement comptable ou de la présentation connexe dans le cadre du référentiel d’information financière pertinent.

14.2 Financement

Les procédures financières de l’organisme doivent être conformes aux directives et lignes directrices du CT/CGG et du ministère des Finances ainsi qu’aux autres directives gouvernementales applicables.

14.3 Statut fiscal : Taxe de vente harmonisée (TVH)

Collecte/remise de la TVH

L’organisme a la responsabilité de se conformer à ses obligations en tant que fournisseur en vertu de la Loi sur la taxe d’accise fédérale qui consistent à percevoir et à remettre la TVH à l’égard de toutes les fournitures taxables qu’il effectue.

Paiement de la TVH

L’organisme a la responsabilité de payer la TVH, le cas échéant, conformément à la Loi sur la taxe d’accise (Canada).

Recouvrement de la TVH

L’organisme n’a pas le droit de réclamer des remboursements de la TVH au gouvernement.
L’organisme est tenu de demander tous les remboursements, crédits de taxe sur les intrants ou autres remises auxquels il a droit en vertu de la Loi sur la taxe d’accise (Canada).

14.4 Biens immobiliers

Le président a la responsabilité de faire en sorte que l’organisme exerce ses activités conformément à la directive du CGG sur les biens immobiliers.
L’Annexe B de la directive sur les biens immobiliers établit les Normes obligatoires et pratiques de planification concernant les locaux à bureaux qui doivent être respectées lors de l’acquisition de locaux à des fins d’accommodement et de prestation de programmes.
Le président reconnaît que tous les contrats de location des organismes provinciaux sans pouvoir relatif aux biens immobiliers sont soumis à l’administration et au contrôle du ministre de l’Infrastructure.
L’organisme doit harmoniser ses politiques en matière de travail hybride avec celles de la fonction publique de l’Ontario (OPS) et déterminera et évaluera les possibilités d’optimisation des bureaux afin de réduire l’empreinte immobilière des bureaux et de trouver des moyens de réduire les coûts.

15. Ententes sur les vérifications et les examens

15.1 Vérifications

L’organisme est assujetti à un examen périodique et à une vérification de l’optimisation des ressources effectués par le vérificateur général de l’Ontario en vertu de la Loi sur le vérificateur général ou par la Division de la vérification interne de l’Ontario du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Un organisme provincial peut demander et/ou doit accepter la prestation de services de vérification interne fournis par la Division de la vérification interne de l’Ontario, conformément à la directive sur les vérifications internes.
Indépendamment de tout audit externe antérieur ou annuel, le ministre ou le président peut ordonner en tout temps que l’organisme fasse l’objet d’une vérification. Le président doit communiquer les résultats de cet audit au ministre, conformément à l’article 8.2.
Un organisme provincial doit communiquer tous les rapports de mission (y compris ceux qui ont été préparés par sa propre fonction d’audit interne et/ou ceux qui ont été présentés au président de l’organisme) à son ministre et à son sous-ministre (et, sur demande, au président du Conseil du Trésor). L’organisme doit informer le ministre et le sous-ministre concernés au moins une fois par année de toute recommandation ou question en suspens.
Un organisme provincial doit communiquer son plan d’audit approuvé à son ministre et à son sous-ministre (et, sur demande, au président du Conseil du Trésor) afin qu’il soit possible de comprendre les risques auxquels il est exposé.
Le président peut demander un audit externe des opérations financières ou des contrôles de gestion de l’organisme, aux frais de celui-ci.

15.2 Autres examens

La CFP est soumise à un examen périodique, effectué à la discrétion et sous la direction du CT/CGG ou du ministre. Cet examen peut porter sur des questions relatives à l’organisme déterminées par le CT/CGG ou le ministre qui peuvent comprendre le mandat, les pouvoirs, la structure de gouvernance ou les activités de l’organisme, y compris les finances, les ressources humaines et les relations de travail, ainsi que les processus de l’organisme.
Lorsqu’il exige un examen périodique, le ministre ou le CT/CGG doit déterminer le calendrier et la responsabilité de la réalisation de l’examen, les rôles du président et du ministre, ainsi que la participation de toute autre partie.
Un examen du mandat de l’organisme provincial sera effectué au moins une fois tous les six ans. Le prochain examen sera terminé d’ici à l’exercice [insérer l’exercice].
Le ministre consultera le président, au besoin, lors de cet examen.
Le président collaborera à la réalisation de tout examen.
Dans le cas d’un examen entrepris à la demande du ministre, ce dernier doit soumettre au CT/CGG, aux fins de son examen, toute recommandation relative aux modifications formulée à partir des résultats de l’examen concernant l’organisme.

16. Dotation et nominations

16.1 Délégation de pouvoir de gestion des ressources humaines

Si la CFP a délégué ses pouvoirs, obligations et fonctions en matière de gestion des ressources humaines au sous-ministre, au président ou à une personne désignée en vertu du Règlement de l’Ontario 148/10, cette personne a la responsabilité d’exercer ce pouvoir en respectant toute loi, directive ou politique pertinente, conformément au mandat de la Commission de la fonction publique et dans les limites des paramètres du pouvoir délégué.

16.2 Exigences en matière de dotation

L’organisme doit fournir au SCT des données sur l’effectif et la rémunération ainsi que des données opérationnelles, conformément à la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations.
Le ministère doit fournir à l’organisme, par l’intermédiaire de la Division du talent et du leadership, les services administratifs et d’analyse de programme nécessaires à une administration efficace et efficiente de celui-ci.
La Division du talent et du leadership élaborera les descriptions de poste du personnel qui fournit des services administratifs à l’organisme [en consultation avec le président].
Les services de soutien administratif que le ministère doit fournir à l’organisme sont définis à l’annexe 2 du présent protocole d’entente.
Le ministère a la responsabilité de fournir un soutien administratif au fonctionnement de l’organisme, notamment pour la préparation des chèques et la tenue de la documentation financière.
Les employés du ministère sont affectés à l’organisme selon les besoins.

16.3 Nominations

Le président est nommé par le lieutenant-gouverneur en conseil en vertu du paragraphe 9(2) de la LFPO. La durée du mandat n’est pas fixée.
Les membres de l’organisme sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil en vertu du paragraphe 9(2) de la LFPO. La durée du mandat n’est pas fixée.
Il n’y a pas de nombre maximal de membres.
Le président doit utiliser la grille des compétences et la stratégie de recrutement de l’organisme pour informer le ministre de toute lacune en matière de compétences et formuler des recommandations concernant les nominations ou les renouvellements de mandat, notamment en l’informant de l’assiduité et du rendement des personnes nommées.

16.4 Rémunération

La rémunération des personnes nommées peut être fixée par le lieutenant-gouverneur en conseil en vertu du paragraphe 9(3) de la LFPO.
Les organismes provinciaux, y compris les membres, doivent se conformer à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil publiée par le CGG. Les dépenses légitimes et autorisées engagées dans le cadre des activités gouvernementales seront remboursées. Les dépenses faites par les membres en vertu de la Directive sont soumises aux exigences relatives à la divulgation publique des renseignements sur les dépenses.

17. Gestion des risques, protection de responsabilité et assurance

17. Gestion des risques

Les ministres et les ministères ont la responsabilité de travailler avec leurs organismes provinciaux afin d’assurer une gestion efficace des risques. Le ministère et l’organisme se réuniront pour discuter des risques élevés et des plans d’action de l’organisme, y compris des directives concernant les mesures correctives.

Le président de la Commission de la fonction publique, a la responsabilité de faire en sorte qu’une stratégie de gestion des risques est élaborée et mise en place pour l’organisme provincial, conformément à la Directive concernant les organismes et les nominations, à la Directive sur la gestion globale des risques de la FPO et au processus de gestion des risques.

L’organisme doit veiller à ce que les risques auxquels il est confronté soient traités de manière appropriée.

17.1.1 Gestion des risques liés à l’intelligence artificielle

Le président a la responsabilité de veiller à ce que la gestion des risques liés à l’intelligence artificielle (IA) soit effectuée conformément aux principes et aux exigences de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle.

L’organisme doit mettre en œuvre une gestion des risques liés à l’IA conformément aux exigences décrites dans la section 6.3 de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle.
1. L’organisme doit assurer la gestion des risques technologiques de manière documentée et appropriée.
2. L’organisme doit déterminer les menaces et les risques, évaluer leur incidence potentielle, leur gravité et leur probabilité, et documenter les risques et les mesures prises pour y remédier.
L’organisme doit s’assurer qu’un processus opérationnel existe pour permettre aux cadres responsables de documenter les efforts continus qu’ils font pour traiter (résoudre, atténuer ou accepter) les risques tout au long du cycle de vie de la technologie.
L’organisme doit publier une liste des cas d’utilisation de l’IA dans le cadre de son plan d’activités.
L’organisme doit faire le suivi et rendre compte trimestriellement des menaces liées à la TI, des risques et des vulnérabilités technologiques, ainsi que des efforts faits pour remédier aux risques associés. Il doit entre autres faire rapport sur les cas d’utilisation de l’IA et la gestion des risques associés.
L’organisme doit s’assurer que les systèmes de TI peuvent répondre aux exigences en matière de confidentialité, d’intégrité et de disponibilité applicables à tous les renseignements et qu’ils peuvent protéger ou supprimer adéquatement les renseignements en fonction de leur niveau de sensibilité.

17.2 Protection de responsabilité et assurance

La CFP est une « personne protégée » au sens du Programme de responsabilité civile – dossiers généraux et circulation routière du gouvernement de l’Ontario, qui couvre la responsabilité civile envers les tiers en cas de préjudice corporel, de décès ou de dommages matériels, y compris la perte de jouissance.

18. Conformité et mesures correctives

Une communication ouverte et cohérente entre les organismes provinciaux et leur ministère responsable contribue à assurer une bonne compréhension des priorités et des orientations gouvernementales et facilite la gestion des risques ou des problèmes à mesure qu’ils surviennent.
Des situations qui nécessitent des mesures correctives peuvent survenir au cours de la surveillance. Les mesures correctives sont les mesures prises pour remédier au non-respect de la présente directive. Elles aident les organismes à produire les extrants et/ou les résultats souhaités et à respecter les conditions établies par la présente directive.
Si un ministère prend des mesures correctives, celles-ci doivent être progressives et proportionnelles au risque associé au degré de non-conformité. Les mesures correctives ne doivent être renforcées que si la non-conformité de l’organisme persiste. Il importe que les ministères documentent toutes les mesures prises et communiquent clairement et en temps opportun au président ou aux cadres supérieurs de l’organisme des renseignements sur les mesures correctives possibles. Cette communication peut consister en des lettres d’orientation du ministre responsable et/ou du président du Conseil du Trésor, au besoin.
Avant de prendre des mesures correctives plus strictes, les ministères doivent consulter le SCT et un conseiller juridique.

19. Date d’entrée en vigueur, durée et examen du protocole d’entente

Le présent protocole d’entente entre en vigueur à la date de sa signature par le ministre qui est la partie qui le signera en dernier (la « date d’entrée en vigueur originale »), et demeure en vigueur jusqu’à sa révocation ou son remplacement par un nouveau protocole d’entente signé par les parties.
Une copie du protocole d’entente signé et de tout nouveau protocole d’entente doit être remise au secrétaire du Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement au plus tard sept jours civils après sa signature.
En cas de changement de ministre, de sous-ministre ou de président de l’organisme provincial, la personne nouvellement nommée doit lire et signer le présent protocole d’entente au plus tard quatre mois après sa nomination.

Signatures

Je reconnais mon rôle et les exigences énoncées dans le présent protocole d’entente et dans la Directive concernant les organismes et les nominations.

Sous-ministre Date
Secrétariat du Conseil du Trésor

Annexe 1 : Protocole des communications avec le public

But
Le protocole des communications établit un cadre qui permet au ministère et à l’organisme de collaborer dans le cadre des possibilités de communications publiques dirigées par l’organisme.
Le protocole des communications s’applique tant à la mise en œuvre par l’organisme du mandat qu’il a en vertu de la loi qu’à la promotion de son travail. Il aidera également le ministre à rendre des comptes à l’Assemblée législative et au Conseil des ministres à cet égard.
Définitions
1. « Communications publiques » signifie tout document communiqué au public, directement ou par l’intermédiaire des médias, sous les formes suivantes :
  - Forme orale, comme un discours, une présentation publique ou une interview destinée à être diffusée;
  - Forme imprimée, comme un rapport sur papier
  - Forme électronique, comme un message sur un site Web
  - Publicité payante, comme une campagne dans les médias numériques ou imprimés.
2. Une « question litigieuse » est une question qui préoccupe ou qui pourrait vraisemblablement préoccuper l’Assemblée législative ou le public, ou qui est susceptible de donner lieu à des demandes de renseignements adressées au ministre ou au gouvernement. Les questions litigieuses peuvent être soulevées par :
  - Des députés provinciaux
  - Le public
  - Les médias
  - Des intervenants
  - Des partenaires de prestation de services.
L’organisme doit se conformer à la directive sur l’identification visuelle du CT/CGG.
Le ministère et l’organisme nommeront des personnes qui serviront de « responsables » des communications publiques.
- Le responsable du ministère est le directeur des communications du ministère des Finances.
- Le responsable de l’organisme est le directeur des affaires internes de l’Office ontarien de financement (OOF)
Aux fins du présent protocole, les communications publiques autres que les communications sur les marchés financiers sont divisées en trois catégories :
1. Réponses aux médias ou produits de communication liés aux activités courantes de l’organisme et à ses programmes qui n’ont pas d’implications directes pour le ministère ou le gouvernement, ou qui ne pourraient pas être considérés comme une priorité gouvernementale.
  - Les réponses aux médias, les communiqués de presse et les autres produits de communication doivent être partagés à une cadence appropriée et en temps opportun (p. ex., quotidiennement) avec le responsable du ministère qui les fera suivre, le cas échéant, à d’autres personnes au sein du ministère.
  - Remarque : Les annonces liées au financement ne sont pas considérées comme des affaires courantes et doivent être transmises à la catégorie B. Les questions litigieuses doivent être transmises à la catégorie C.
2. Produits et/ou plans de communication dans lesquels les messages provinciaux ou ministériels sur les priorités gouvernementales amélioreraient le profil de l’organisme ou du gouvernement ou offriraient aux administrations locales des occasions de faire des annonces
  - Pour tout élément non litigieux susceptible de susciter l’intérêt des médias, le responsable de l’organisme doit informer le responsable du ministère des plans et des produits de communication à venir au moins trois (3) semaines ouvrables à l’avance.
  - Pour les éléments non litigieux qui offrent des possibilités de transmettre des messages gouvernementaux ou qui comportent des annonces de financement, l’organisme doit demander l’approbation des produits de communication sept (7) jours ouvrables avant la date requise.
  - Une approbation finale doit être obtenue du bureau du ministre et sera demandée par l’intermédiaire du responsable du ministère. Si l’organisme ne reçoit pas de commentaires ou d’approbation du bureau du ministre ou du responsable du ministère dans les quarante-huit (48) heures qui précèdent la date de publication prévue de l’élément, il devra faire un suivi, en précisant qu’il procédera en conséquence.
  - Les réponses aux médias non litigieuses doivent être communiquées à une fréquence appropriée et en temps opportun (p. ex., quotidiennement) au responsable du ministère qui les fera suivre, le cas échéant, aux autres personnes du ministère. Pour les réponses aux médias litigieuses, il faut suivre la procédure ci-dessous.
3. Les questions, réponses aux médias et communiqués de presse litigieux qui peuvent avoir des implications directes pour le ministère ou le gouvernement ou qui entraîneront probablement la présentation de demandes de renseignements au ministre ou au gouvernement.
- Le responsable de l’organisme informera immédiatement le responsable du ministère dès qu’il aura connaissance de la question et informera simultanément le bureau du ministre. Le responsable du ministère peut également signaler à l’organisme les questions litigieuses qui nécessitent une attention particulière. L’organisme fournira tous les renseignements généraux nécessaires au responsable du ministère qui fera préparer une note sur les questions litigieuses.
- L’organisme doit obtenir l’approbation du ministère avant de publier des réponses aux médias ou des communiqués de presse dans cette catégorie. Le responsable de l’organisme transmettra la réponse aux médias ou les communiqués de presse au responsable du ministère qui entamera le processus d’approbation au sein du ministère.
- L’approbation finale des réponses aux médias et des communiqués de presse de cette catégorie doit être obtenue du bureau du ministre.
Les communications sur les marchés financiers sont gérées par l’OOF. L’OOF respectera les exigences du paragraphe 5(c) concernant toute communication sur les marchés financiers qui serait décrite autrement dans ce paragraphe.
Publicité, y compris les communications sur les marchés financiers.
- Afin de respecter les exigences à long terme de la planification de la publicité, l’organisme fournira au ministère son plan de marketing annuel trois (3) mois avant sa date d’entrée en vigueur (au cours de l’exercice de l’organisme).
- L’organisme doit communiquer les résumés de campagne au ministère au moins deux (2) semaines avant de renseigner les partenaires créatifs/des médias (de l’organisme). Le ministère doit assurer l’harmonisation avec les objectifs et les messages de la campagne.
- Le matériel et les campagnes publicitaires peuvent être examinés par le bureau du ministre du ministère.
- Les messages et les éléments créatifs finaux doivent être communiqués au ministère au moins deux (2) semaines avant leur publication.

Annexe 2 : Services de soutien administratif ou organisationnel

La présente annexe définit les services qui doivent être fournis à la CFP par le ministère ou par une autre source gouvernementale, tel que demandé de temps à autre.

Services et applications de la FPO à l’échelle de l’entreprise, par exemple, paie et avantages sociaux, système WIN, SIGIF, courrier central, FORTE, système LearnON, site InsideOPS, etc.
Soutien des ressources humaines, y compris la classification, les conseils et les consultations concernant les procédures de recrutement et les relations de travail, la rédaction des descriptions de poste, l’orientation professionnelle et le perfectionnement du personnel.
Possibilités de formation et planification de carrière au sein de l’entreprise.
Conseils stratégiques sur les ressources humaines, conception organisationnelle, soutien à la gestion des talents et du rendement.
LAIPVP : services d’accès à l’information.
Services consultatifs en matière d’information et de technologie.
Services de soutien à la cybersécurité.

Mis à jour : 13 août 2025

Date de publication : 13 août 2025