Commission de révision de la publicité : Plan d’activités 2017-2018 à 2019-2020

Résumé

Créée en septembre 1985, la Commission de révision de la publicité (CRP) est un organisme de réglementation qui relève du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs. Un organisme d’approvisionnement en services choisis avec des responsabilités de surveillance des marchés et de contrôle de la qualité, la CRP :

• démontre l’engagement du gouvernement de protéger la confiance du public dans les attributions de contrats de communication
• veille à ce que des pratiques équitables et responsables soient observées dans l’acquisition de services de communication
• s’assure de l’optimisation des ressources du gouvernement dans tous les services de communication que ce dernier se procure par l’attribution de contrats

À l’avenir, la Commission continuera de se concentrer sur son rôle premier, soit l’approvisionnement en services de communication dans tous les médias, tout en explorant de nouvelles avenues pour offrir des services de consultation proactifs et une expertise sectorielle garantissant l’optimisation des ressources dans les contrats attribués.

Approvisionnement

La Commission de révision de la publicité est régie par la directive du Conseil de gestion du gouvernement intitulée Procurement Directive on Advertising, Public and Media Relations, and Creative Communications Services (directive sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications). Elle est désignée comme service commun central obligatoire pour l’approvisionnement en services de publicité et de communications du gouvernement de l’Ontario. C’est à ce titre qu’elle veille à ce que ces services soient livrés aux ministères et aux organismes gouvernementaux d’une manière équitable, transparente et accessible, par des fournisseurs compétents.

La Commission négocie tous les contrats avec les fournisseurs attitrés de services à ses clients gouvernementaux par des processus concurrentiels ouverts de première étape; elle élabore et entreprend des processus de deuxième étape de sélection concurrentielle parmi les fournisseurs attitrés, afin d’exécuter les travaux demandés par les clients gouvernementaux (organismes et ministères). Elle dirige également, selon les besoins, des processus d’achats non concurrentiels adéquatement consignés.

La Commission exerce une surveillance et produit des rapports sur la conformité du client aux directives et aux politiques d’approvisionnement en matière de communication. Elle veille à ce que des procédures et des processus obligatoires soient mis en place pour évaluer l’efficacité des contrats de publicité et des services de communications créatives.

La Commission comble les besoins d’approvisionnement en communications des organismes clients gouvernementaux en s’efforçant d’offrir un service qui répond aux normes d’excellence des services les plus élevées et en adhérant aux processus établis qui soutiennent les priorités gouvernementales établies en matière d’équité, de transparence et de responsabilisation.

Résolutions et réalisations importantes

En 2016-2017, la Commission a :

• effectué le processus concurrentiel ouvert pour établir un nouveau marché de services de publicité, de marketing et de communications pour la Société du Partenariat ontarien de marketing touristique
• lancé le processus concurrentiel ouvert pour officialiser une nouvelle entente obligatoire avec les fournisseurs attitrés de services de publicité, de marketing et de communications. Le processus devrait se conclure lors du premier trimestre de 2017-2018
• administré la deuxième étape du processus de sélection pour l’attribution de projets à des groupes de fournisseurs de services de relations publiques, de communications et de conception graphique (45 projets)

La Commission a par ailleurs :

• financé cinq projets de publicité multiculturelle par l’entremise du Fonds des communications ministérielles;
• appuyé le Bureau du vérificateur général de l’Ontario dans le cadre de la rédaction du rapport des dépenses publicitaires engagées pendant l’exercice 2016-2017 pour les annonces publicitaires ministérielles sujettes à examen en vertu de la Loi de 2004 sur la publicité gouvernementale.

Initiatives favorisant l’optimisation des ressources

La Commission était auparavant largement perçue comme assumant une fonction d’approvisionnement et respectée pour son rôle, son rendement et sa valeur à ce titre. Il est rapidement apparu que la transparence et la cohérence de son processus de DP concurrentiel jouaient un rôle important par rapport au besoin continu du gouvernement en matière de services de communication contractuels à des prix équitables.

Le Mandate Report 2010 a par ailleurs signalé un important changement de perception vis-à-vis de la Commission au sein des directions des communications des ministères et des organismes. L’amélioration a été attribuée à l’engagement d’une Commission bien informée, au travail de son président et d’une administratrice déléguée au savoir-faire éprouvé, découlant de nombreuses années de travail, à titre de praticienne experte, dans le secteur des communications. Ainsi dirigée, la Commission est aujourd’hui enracinée dans le service à la clientèle et une gestion des relations continue. Elle est reconnue, tant par le secteur que par le gouvernement, comme hautement crédible, possédant une vaste expérience confirmée sur le terrain et une réputation de collaboration, d’inclusivité et d’accessibilité qui, ensemble, garantissent un processus fondé sur les pratiques exemplaires.

Face à cette réceptivité et une perception favorable de la Commission, on a émis l’idée d’étendre les offres de services de la Commission de révision de la publicité. Le rapport contenait des suggestions sur la façon dont la Commission pourrait contribuer encore plus, dans le cadre de son mandat, à l’efficacité et à l’optimisation des communications gouvernementales.

En 2017-2018, la Commission continuera donc de se concentrer sur les quatre initiatives clés recommandées par les intervenants, auxquelles viendra s’ajouter une cinquième initiative, en vue d’améliorer la supervision de la mesure du rendement des fournisseurs :

• la gestion des contrats avec les agences médiatiques attitrées
• les services consultatifs en communications
• l’enseignement et la formation
• la gestion et la supervision des contrats
• la mesure du rendement

En 2012, la Commission a restructuré ses opérations afin d’offrir des services améliorés visant à optimiser ses ressources. La restructuration a centralisé la gestion des deux agences médiatiques attitrées, procurant également la capacité de repérer les indicateurs de rendement clés et de mesurer les coûts liés aux médias (par des analyses comparatives) et l’optimisation continue des ressources (comparaison des résultats avec les cibles annuelles).

Finances

Le personnel de la Commission se compose de cinq équivalents temps plein, d’un président et d’un conseil d’administration, lui-même composé de cinq membres à temps partiel du secteur privé. En 2016-2017, les dépenses de la Commission se sont élevées à 1,163 million de dollars, ce qui comprend les salaires, les avantages sociaux et les charges d’exploitation, de même que le Fonds des communications ministérielles pour les diverses initiatives de publicité ethniques et autochtones.

Commission de révision de la publicité Exercice 2016-2017

Mandat

Créée en septembre 1985, la Commission de révision de la publicité est un organisme de réglementation qui relève du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs et qui a été établi pour affermir l’engagement du gouvernement de préserver la confiance du public dans le processus d’attribution de contrats de communication; de veiller à ce que des pratiques responsables et équitables soient observées dans l’acquisition de services de communication; de s’assurer que les ressources du gouvernement sont optimisées dans tous ses services de communication.

En vertu de son mandat, la Commission doit :

• faire office de principal intermédiaire entre le gouvernement de l’Ontario et les secteurs de la publicité et des communications
• aider et conseiller les ministères et les organismes gouvernementaux en matière d’acquisition de services de publicité et de communications
• conclure toutes les ententes obligatoires avec les fournisseurs attitrés de services de publicité, de relations publiques, de relations avec les médias et de communications créatives au moyen de processus concurrentiels ouverts, y compris le contrat d’agence attitrée de planification et d’achat de placements média actuellement en vigueur
• diriger tous les processus d’achats concurrentiels et non concurrentiels, y compris la deuxième étape de sélection d’ententes visant les fournisseurs attitrés existants dont la valeur du contrat^{footnote 3[3]} est estimée à 100 000 $ ou plus
• vérifier, selon les besoins, le rendement de toutes les parties à tout contrat attribué par la Commission, de façon à garantir l’optimisation des ressources et l’efficacité de la gestion des contrats
• diriger, à la demande de clients gouvernementaux, des processus d’achats concurrentiels et non concurrentiels, y compris la deuxième étape de sélection parmi les fournisseurs attitrés dont la valeur de contrat est estimée à moins de 100 000 $
• veiller au respect de la directive sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications du Conseil de gestion du gouvernement

La Commission remplit son mandat en établissant des « groupes » de fournisseurs en communications et en publicité autorisés à présenter en concurrence des soumissions pour les attributions gouvernementales. En 2016, la Commission a entrepris un processus de refonte des « groupes » de fournisseurs de services de publicité, incluant une réorganisation d’un groupe d’agences et d’entreprises de communication multiculturelles en fonction de leurs forces, de leur secteur et de leurs spécificités culturelles. Les processus concurrentiels ouverts pour l’adjudication de ces nouveaux groupes de contrats sont élaborés, rigoureux et dirigés par la Commission en stricte conformité avec les politiques et directives d’approvisionnement du gouvernement ontarien.

La Commission maintient aujourd’hui les groupes d’entreprises et de fournisseurs attitrés de services suivants :

• deux groupes de services de publicité, de marketing et de communications (32 entreprises)
• un groupe de services de relations publiques et de communications (18 entreprises)
• un groupe de fournisseurs attitrés de services de conception graphique et de création (60 entreprises)
• une agence attitrée de planification et d’achat de placements média
• une agence attitrée des avis réglementaires et législatifs, des appels d’offres et des offres d’emploi

Les contrats d’une valeur de 25 000 $ et plus sont adjugés dans le cadre de concours selon la capacité et le mérite du fournisseur. La deuxième étape de sélection des ententes visant les fournisseurs attitrés existants fait généralement intervenir au moins trois candidats. Les ministères et les organismes du gouvernement peuvent utiliser leurs propres procédures pour l’acquisition de services d’une valeur de moins de 25 000 $, pourvu qu’ils respectent les principes d’accès, d’équité et d’optimisation des ressources.

Orientation stratégique

Mission de la Commission de révision de la publicité

La Commission est tenue de minimiser les coûts et de maximiser la valeur pour appuyer les efforts déployés par le gouvernement en vue de protéger la confiance de la population dans l’approvisionnement en services de communications.

Proposition de valeur de la Commission

Le rôle stratégique de la Commission est solidement ancré dans sa proposition de valeur d’un modèle d’approvisionnement fondé sur les « pratiques exemplaires » qui jumelle l’optimisation des ressources à des conseils et à une surveillance, ainsi qu’une expertise du secteur de haut niveau.

Cette proposition de valeur engendre des économies, un meilleur rendement des fournisseurs, l’amélioration du processus et la diminution des risques pour le gouvernement.

La Commission a transformé son rôle de fournisseur, d’un processus de sélection fonctionnel à un modèle d’acquisition auquel se rallient tant les clients que les intervenants du secteur.

Les pratiques en matière d’approvisionnement, dans les secteurs publics ou privés du monde entier, ne se limitent plus aux seules considérations d’économies réalisées, mais aussi de valeur ajoutée, au sein des organisations, par des services consultatifs et la surveillance de l’assurance de la qualité. Les processus et les pratiques d’approvisionnement se caractérisent par des stratégies qui offrent des programmes plus efficaces et de meilleurs résultats, tant pour les clients que pour les fournisseurs.

La stratégie de la Commission comprend trois volets. Le premier et principal volet demeurera axé sur la prestation de son rôle dans l’acquisition de services de communication et de marketing. Le deuxième consiste à offrir aux clients des services consultatifs à valeur ajoutée; il est en lien direct avec le mandat premier de la Commission et les priorités gouvernementales voulant que des services efficients et de qualité soient offerts. Le troisième volet sera axé sur une gestion ciblée des contrats et sur une surveillance plus étroite des attributions individuelles lorsque des facteurs complexes et des échéances risquent de compromettre les résultats ou de drainer les ressources dont a besoin l’une ou l’autre des parties à l’entente pour s’acquitter du mandat comme il était initialement défini.

Survol des programmes et activités

L’orientation à long terme de la Commission demeure axée sur une prestation de service permettant de gérer les besoins en communications toujours plus diversifiés de ses ministères et organismes gouvernementaux clients dans le cadre d’un processus concurrentiel garantissant l’optimisation des ressources.

Approvisionnement en services de publicité et de communications

La principale activité de la Commission consiste à assurer l’équité et la transparence de l’approvisionnement en services de publicité, de consultation en communications (relations publiques et avec les médias) et de communications créatives pour les clients gouvernementaux. Elle a mis en place des procédures bien établies pour remplir ce mandat.

En moyenne, au moins trois processus concurrentiels ouverts de première étape sont menés annuellement pour répondre aux besoins des ministères ou des organismes gouvernementaux clients. Chaque processus s’étend au minimum sur deux à trois mois avant d’être complété et de nombreux chevauchements interviennent. Selon le type de concurrence ouverte adoptée pour acquérir les services, ces processus comprennent l’évaluation indépendante des soumissions écrites des soumissionnaires et, généralement, l’examen des présentations des capacités de candidats retenus par un comité de sélection constitué de membres du conseil de la Commission ainsi que de membres de son personnel et de celui du ministère ou de l’organisme client.

Les concours ouverts pour la création de groupes de fournisseurs ministériels se font habituellement à large échelle et sont exigeants pour le personnel. Ils durent en moyenne de quatre à cinq mois et exigent l’examen détaillé de plus de 100 entreprises.

Les fournisseurs attitrés et les fournisseurs contractuels qui font partie des groupes approvisionnant tous les ministères doivent être toujours prêts à répondre aux appels d’offres que lance le gouvernement dans un contexte non exclusif. Aucune proposition d’affaires ni aucun volume de travaux en dollars ne sont garantis; condition dont les soumissionnaires intéressés et les soumissionnaires retenus sont clairement informés par écrit.

La Commission recommande trois fournisseurs ou plus parmi ceux ayant un contrat approprié avec le gouvernement. Ceux-ci sont invités, sur préavis d’au moins cinq jours ouvrables, à produire une présentation de leurs capacités en réponse à la note d’information. Un comité de sélection composé de représentants de la Commission et du client évalue ces présentations selon la valeur totale estimée du contrat.

La surveillance de la conformité à la directive du Conseil de gestion du gouvernement sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications est assurée par des examens continus, un questionnaire post-attribution et la publication d’un rapport sur l’emploi que font les ministères et les organismes gouvernementaux des services de publicité et de communications.

• la mise à jour de la directive sur l’approvisionnement en 2014 et les changements en cours au protocole d’entente de l’organisme gouvernemental ont incité les clients à se conformer plus étroitement à cette directive et ont intensifié leur demande pour les ressources et le soutien de la Commission
• le besoin d’un processus de vérification du rendement des contrats après leur attribution se fait toujours sentir et il relève du mandat de gestion des contrats de la Commission. Cette dernière continue donc d’explorer des méthodologies de durée limitée et rentables pour établir des mesures qui seront appliquées et observées par la suite. En 2017, une nouvelle évaluation post-attribution sera soumise à la Commission à la fin du contrat
• l’étude annuelle sur la prestation des services de la Commission mesure un ensemble de volets de rendement dans les ministères et dans les organismes gouvernementaux clients. Le sondage fournit des paramètres de rendement en matière d’efficacité, d’optimisation des ressources et de satisfaction du client et ajoute une nouvelle dimension à la valeur et à la responsabilisation de la Commission
• dans le droit fil de son mandat d’approvisionnement, la Commission surveille, chez les agences de publicité et de relations publiques inscrites dans les groupes, ainsi que chez les fournisseurs attitrés de services de conception graphique, les changements de personnel et la qualité de la créativité pouvant affecter nos clients. Elle s’assure de plus que les ressources appropriées sont toujours présentes pour le bon déroulement des attributions concurrentielles de deuxième étape

Efficacité des médias et gestion des agences attitrées

La gestion du contrat de l’agence attitrée de planification et d’achat de placements média du gouvernement est une autre fonction majeure de la Commission. Cette gestion implique annuellement l’élaboration d’un manuel de fonctionnement des médias à distribuer aux clients gouvernementaux et aux entreprises du groupe de services de publicité. Elle implique également la vérification annuelle des coûts en matière de média et le suivi de l’optimisation des ressources de campagne. La Commission administre aussi le contrat de l’agence attitrée responsable de tous les avis réglementaires et législatifs, appels d’offres et offres d’emploi.

La Loi de 2004 sur la publicité gouvernementale exige que le vérificateur général fasse rapport des dépenses ministérielles annuelles encourues au titre des « annonces publicitaires ministérielles sujettes à examen ». Les agences attitrées représentent la principale source d’information, la Commission étant responsable de la collecte et de la transmission des informations au vérificateur général en temps opportun.

Le gouvernement ontarien finance la publicité et les communications avec l’argent des contribuables afin d’appuyer l’éducation du public relativement aux services, aux règlements et aux initiatives de politique publique. Le rendement du capital investi doit être surveillé, de sorte qu’il soit possible de mesurer le rendement du gouvernement par rapport à celui du secteur privé ainsi que l’optimisation des ressources acquises au prix des dépenses médiatiques. Ces activités aident à expliquer, de façon générale, les dépenses médiatiques du gouvernement. La Commission continuera de mettre en œuvre des activités conçues pour atteindre trois principaux objectifs :

• administrer et améliorer le rendement des dépenses gouvernementales pour la publicité, sur les plans coût-efficacité et efficacité de campagne
• justifier l’investissement de l’argent des contribuables dans les communications publicitaires
• protéger le gouvernement contre toute remise en question de ses stratégies de dépenses en justifiant toutes ses dépenses et activités

Principales activités

• gestion des contrats de deux nouvelles agences médiatiques attitrées : agence attitrée de planification et d’achat de placements média et agence attitrée des avis réglementaires et législatifs, des appels d’offres et des offres d’emploi
• attribution, dans le cadre d’un processus concurrentiel, d’un contrat pluriannuel pour la vérification annuelle des coûts reliés aux médias
• établissement d’indicateurs clés de rendement servant à évaluer le rendement de la campagne médiatique et fourniture de rapports et d’analyses visant à mettre en œuvre des stratégies d’optimisation des ressources médiatiques et d’efficacité des médias

Services consultatifs en communications

La Commission reconnaît le besoin constant d’améliorer les services consultatifs en communications. Les cadres supérieurs de la Commission ainsi que le président et les membres du conseil provenant du secteur privé continueront de mettre leur expertise en marketing et leurs conseils centralisés au service des directions des communications clientes de tous les ministères et organismes gouvernementaux.

La Commission continuera de pourvoir à l’expertise de haut niveau du secteur demandée par les ministères et les organismes clients.

Gestion, surveillance et supervision des contrats

La Commission réintroduira, en 2017, un questionnaire d’assurance de la qualité court, mais efficace, sollicitant les conseils et l’analyse des deux parties à toute entente à l’achèvement du contrat attribué. Une fois rempli, le questionnaire en question viendra se greffer au dossier sur lequel s’appuiera la Commission dans ses délibérations futures relativement à l’efficacité et à la qualité de services dispensés par toute agence de communication dans le cadre d’un contrat. Le ministère signataire du contrat et l’agence rempliront tous deux des questionnaires pour les dossiers sur les groupes de la Commission.

Enseignement et formation

Fidèle à sa volonté d’optimiser les ressources, la Commission offre aussi aux clients des programmes d’éducation afin d’améliorer l’efficacité de la production de messages concernant les programmes et de réaliser de plus grandes économies, optimisant ainsi l’argent des contribuables. Les intervenants sont d’avis qu’il est primordial de combler le besoin de formation en matière de communications.

Les programmes de formation ont trait aux activités de communications marketing telles que les médias numériques et sociaux, la gestion des relations client/agence, la préparation et la présentation des dossiers de l’agence, l’établissement d’équipes de communications efficaces, la planification de projets de communications, l’élaboration et la gestion des budgets.

Fonds de communications ministérielles

La Commission administre le Fonds des communications ministérielles pour appuyer les compagnes de publicité dans divers médias ethniques et autochtones. Le Fonds est aussi disponible pour les initiatives ministérielles approuvées. Les ministères clients doivent présenter à la Commission une demande de financement en bonne et due forme et les détails complets du programme. La Commission reçoit et approuve annuellement une moyenne de quatre à cinq demandes.

Relations avec le secteur

La Commission a la responsabilité d’entretenir en permanence une relation productive et positive avec les secteurs des communications et de la publicité.

Les soumissionnaires non retenus dans le cadre du processus concurrentiel ont droit à une séance d’information détaillée, service visant à faire en sorte qu’ils soient mieux préparés lorsqu’une autre occasion se présentera. Les candidats qui sont éliminés avant l’inscription des candidats retenus peuvent aussi demander un entretien. Ce sont habituellement l’administratrice déléguée et le conseiller principal en communications qui mènent ces discussions, auxquelles participent, lorsque cela est nécessaire, les membres de la Commission ayant participé à la sélection.

Les entretiens consistent en un examen quantitatif et qualitatif de la soumission ou de la présentation du soumissionnaire. Le secteur a toujours réagi favorablement aux entretiens de la Commission. De nombreux fournisseurs ont signalé avoir tiré profit des commentaires formulés en améliorant les soumissions ou présentations qu’ils avaient faites par la suite.

Ressources nécessaires pour atteindre les buts et les objectifs

Au cours des huit dernières années, la Commission a accru ses services sans ajouter de personnel à plein temps; en juin 2013, le poste de président est devenu un poste à temps partiel. L’élargissement des services pour inclure la conception graphique et les communications multiculturelles exige un équivalent temps plein additionnel aux fins de soutien administratif, financé à partir du budget actuel. Bien que la Commission ait su répondre aux besoins de ses ministères clients grâce au travail des membres à temps partiel de son conseil, la charge administrative s’est faite plus lourde, et des mesures doivent être adoptées afin d’éviter que le processus concurrentiel ne s’en trouve compromis.

Analyse environnementale — Externe

Relations avec le secteur

La communauté des communications et de la publicité salue les efforts de la Commission, reconnaissant le processus concurrentiel comme une méthodologie d’approvisionnement fondée sur les pratiques exemplaires qui contribue à l’établissement de normes. Le point de vue collectif publié est que le processus d’acquisition de la Commission est généralement supérieur à l’expérience de sélection d’agences courante dans le secteur privé. La communauté considère plus précisément que la Commission :

• respecte son temps et ses ressources
• offre un processus équitable et transparent
• offre une arène concurrentielle où les participants sont coude à coude
• encourage un excellent travail créatif original

Le mandat d’équité, d’ouverture et de transparence de la Commission a favorisé des relations cordiales avec le secteur des communications et de la publicité. Les soumissionnaires non retenus dans les processus concurrentiels de première et de deuxième étapes se voient offrir une entrevue détaillée ayant pour objet leur rendement dans le cadre de l’appel d’offres, mesure reflétant le mandat de l’organisme, soit de renforcer le secteur à l’échelle de l’Ontario.
Il existe une possibilité de développer encore davantage la relation du gouvernement avec le secteur. La Commission peut enrichir cette relation en travaillant avec la communauté publicitaire et en montrant à l’industrie comment travailler au sein du gouvernement, notamment en approfondissant sa compréhension de l’obligation du gouvernement de nourrir la confiance du public et de la façon dont cette obligation se traduit dans les processus et les contrôles appliqués au secteur dans le but d’aider les ministères clients dans leurs activités de communications. On envisage de tenir un forum d’information annuel.

Confiance du public

Comme à l’époque de la création de la Commission de la révision de la publicité en 1985, il est aujourd’hui de plus en plus pertinent que le gouvernement protège la confiance du public et veille de près à l’optimisation des ressources des contribuables.
L’optimisation des ressources est rendue possible par une gestion efficace, tant des ressources que des coûts. Le fondement du modèle d’acquisition de la Commission est l’expertise supérieure de son personnel et de son administration et leur capacité à cerner et à évaluer les ressources appropriées pour chaque programme de communications.
Au-delà du processus d’acquisition, la Commission s’est pourvue de services consultatifs et de surveillance qui maximisent l’efficacité des communications tout en permettant la mise en commun des meilleures pratiques dans les directions des communications des ministères. Un mécanisme cohérent de surveillance et d’évaluation de l’efficacité et de l’optimisation des ressources du processus suivant l’acquisition, comme il est décrit plus haut, sous la forme d’un questionnaire post-attribution constitue une mesure prudente, proactive et préventive pour s’assurer de l’efficacité et de l’optimisation des ressources.

Contexte médiatique

Deux développements importants influent sur les activités de la Commission :

1. les avancées dans le domaine des technologies numériques et des médias sociaux et leur impact commun sur la façon dont communiquent les gouvernements, les organismes et le grand public
2. l’augmentation des populations multiculturelles en Ontario qui forment des communautés distinctes dans le contexte canadien

Une transformation mesurable de la publicité traditionnelle qui, si elle n’est pas dramatique aujourd’hui, est néanmoins évidente dans la plupart des catégories, particulièrement là où les choix du mode de distribution sont influencés par les coûts et la pression résultant de la congestion du marché. À cet égard, la valeur en dollars des programmes de communication en ligne augmente. L’utilisation plus répandue des médias sociaux et la sophistication de plus en plus grande des outils en ligne qui captent l’intérêt des utilisateurs contribueront à améliorer l’expérience des utilisateurs et à accroître l’efficacité des communications à l’avenir.

D’autres pressions viendront accélérer cette transition à l’avenir. La capacité de joindre tous les auditoires, généraux ou ciblés, à l’aide de messages moins coûteux, de renseignements sensibles ou des renseignements qui captent l’attention immédiate des auditeurs, demeure cruciale, tant sur les réseaux sociaux que dans les forums de discussion, les webinaires ou tout autre média interactif qui favorise la participation active de l’auditoire. Les campagnes intégrées ne sont plus des exceptions, mais représentent désormais la norme. Les moyens utilisés pour mesurer l’excellence sont de plus en plus complexes.

En plus de l’explosion de la popularité des technologies numériques et des médias sociaux qu’elles supportent, le développement d’entreprises propres à un secteur qui utilisent l’expérience canadienne dans des campagnes créatives conçues pour des auditoires uniques. La communauté multiculturelle au Canada, et plus particulièrement celle de l’Ontario, croît rapidement. Aujourd’hui, le gouvernement de l’Ontario, par l’intermédiaire de la Commission, transmet ses messages en plus du français, en vertu des garanties de bilinguisme données aux Franco-Ontariens et dans plusieurs langues uniques à nos peuples autochtones.

Au cours de la dernière année, la Commission a rencontré 14 agences multiculturelles afin de s’informer des développements dans le secteur et des capacités qui ont été mises en œuvre pour servir les différentes cultures. Nous avons l’intention de publier une liste ouverte des agences multiculturelles qualifiées à l’intention de toutes les entreprises incluses dans les regroupements de la Commission.

Aucun contrat ne sera attribué sans que l’on ne tienne compte de la communauté multiculturelle et aucune entreprise n’obtiendra de contrat si elle n’a pas démontré un lien avec un partenaire multiculturel choisi dans la liste publiée.

Analyse environnementale — Interne

Ces dernières années, un changement positif est survenu dans la façon dont les directions des communications des ministères percevaient la Commission. Il est attribué à la force et à l’expertise du milieu de son personnel et des membres de son conseil d’administration issus du secteur privé.
Étant donné cette évolution de perception et d’intérêt pour une amélioration continue, l’occasion est donnée à la Commission de contribuer plus grandement à l’efficacité et à l’efficience de l’approvisionnement en services de communication pour le gouvernement.

Évaluation du rendement

L’actuel processus d’évaluation du rendement des agences de communication et des ministères clients doit être amélioré. Les deux parties indiquent que ces évaluations sont menées de façon incohérente dans les directions des communications et qu’elles sont dépendantes de l’habileté et de l’état d’esprit de l’évaluateur. Tant l’agence de communication que le ministère client hésitent à s’exprimer avec franchise dans un contexte problématique. Les agences de communication ne veulent pas mettre en péril leur relation avec les ministères clients, et de leur côté, de nombreux ministères clients évitent la confrontation et font simplement appel à une nouvelle agence de communication à l’expiration du contrat.

Le besoin d’un processus d’évaluation plus formel et discipliné est toujours présent. En sa qualité de tiers indépendant, la Commission peut réduire les difficultés du processus d’évaluation, formuler les leçons apprises en vue de leur application et faire avancer positivement les relations. Le fait de confier à la Commission la responsabilité d’évaluer le rendement serait l’aboutissement logique de son rôle actuel en matière d’approvisionnement et serait cohérent avec l’équité et la transparence du processus de la Commission. Un nouveau questionnaire post-attribution constituant une exigence obligatoire dans le cadre de tous les contrats marquera le début du processus de collecte de données qui guidera une évaluation plus efficace des projets et de l’identification des entreprises.

Formation

Les organismes gouvernementaux et les ministères clients reconnaissent la grande diversité de compétences nécessaires dans les directions des communications et considèrent cette question comme un facteur déterminant en vue d’améliorer le programme de production de messages d’intérêt public et l’optimisation de l’argent des contribuables.

La formation en communications est considérée comme une exigence fondamentale pour l’amélioration des compétences des communicateurs de la fonction publique de l’Ontario.

Continuité et savoir organisationnel

Étant donné la rotation du personnel dans la fonction publique et les limitations des contrats avec les agences, certains ont exprimé leur inquiétude face à la capacité du gouvernement de retenir le savoir organisationnel. La possibilité existe de créer une bibliothèque centrale où serait archivé le savoir organisationnel des directions des communications des ministères. L’information sur les études de marché et les stratégies de campagne, les archives sur les créations passées, les études de cas, les comptes rendus sur le rendement des agences, les pratiques exemplaires, etc. devraient être disponibles et facilement accessibles. La transmission de l’information entre les ministères et les directions des communications, quoique bien intentionnée, se révèle difficile et incohérente. Bien que la Commission soit bien positionnée pour archiver le savoir organisationnel, des ressources supplémentaires seraient nécessaires pour mener à bien cette initiative.

Changements de politique, changements en vue de l’application des règlements et changements législatifs

Aucun changement de politique, de changement en vue de l’application des règlements ou de changement législatif n’a eu d’incidence sur la Commission l’an passé.

Ressources humaines

La Commission est avantagée par la présence d’un conseil d’administration composé de travailleurs, ce qui ajoute de la valeur à ses ressources humaines, à savoir quatre équivalents temps plein et un président à temps partiel. Un cinquième équivalent temps plein financé à partir du budget existant a été ajouté en 2016, pour accroître les capacités administratives de la Commission.

Le conseil formé de travailleurs à temps partiel comprend cinq experts du secteur qui, non seulement, offrent une expertise de haut niveau dans le cadre des évaluations de groupe de première étape et participent à la sélection de deuxième étape, mais qui prêtent aussi leur concours, au besoin, à des projets, à des initiatives ou à la satisfaction d’exigences précises en communications de la Commission, parmi lesquelles l’équité dans l’attribution et l’évaluation des offres.

Budget, finances et personnel

Ressources financières

La Commission administre une affectation budgétaire de 1,1693 million de dollars pour les salaires, les avantages sociaux, les dépenses de fonctionnement et le Fonds des communications ministérielles.

Commission de révision de la publicité | Plan triennal (millions $)

Personnel

La Commission compte un personnel de cinq équivalents temps plein :

• une administratrice déléguée;
• un conseiller principal en communications et secrétaire du conseil d’administration;
• un conseiller principal en communications;
• un administrateur, agence médiatique attitrée;
• un coordonnateur de l’information.

Conseil d’administration de la Commission

Le Conseil d’administration actuel comprend un président à temps partiel et cinq intervenants du secteur privé. Deux nominations sont en cours. Tous ont fait l’objet d’une nomination ministérielle, conformément à la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement.
Lorsqu’ils travaillent pour la Commission, les membres du secteur privé sont rémunérés au taux de 398 $ par jour. Le président, quant à lui, est rémunéré au taux de 627 $ par jour.
Président à temps partiel :

• Robert Pattillo

Membres à temps partiel du secteur privé :

• Charlie Angelakos, vice-président aux affaires générales — Brasseries Labatt
• Heather MacLean, directrice — Prospeakers
• Freda Colbourne, présidente — Colbourne Consulting
• Beverly Ritz
• Jack Fleischmann

Rôle dans les initiatives de tiers

La Commission soutient les intérêts et les initiatives de plusieurs organisations importantes du secteur des communications, notamment celles des Normes canadiennes de la publicité, de l’Association canadienne des annonceurs et de l’Institute of Communications Agencies (ICA).

Les normes canadiennes de la publicité (NCP)

Les normes canadiennes de la publicité (NCP) constituent l’organisme national, sans but lucratif, d’autoréglementation de la publicité. À ce titre, il a pour mission de favoriser la confiance du public dans la publicité et d’assurer l’intégrité et la viabilité de la publicité au Canada au moyen d’une autoréglementation responsable de l’industrie.

En tant qu’organisme d’autoréglementation de la publicité au Canada, NCP administre le Code canadien des normes de la publicité, qui fixe les critères d’acceptabilité de la publicité et constitue la base de l’examen et de l’évaluation des plaintes des consommateurs et des différends publicitaires. La Commission de révision de la publicité en est membre et assiste à l’assemblée générale annuelle de NCP.

Association canadienne des annonceurs (ACA)

La Commission assiste régulièrement, en tant que membre, aux séminaires et aux présentations de l’ACA tout au long de l’année, ainsi qu’à sa réunion générale annuelle et au forum des dirigeants.

L’ACA est une organisation réservée aux membres. Elle les aide à maximiser la valeur de leurs investissements dans toutes les formes de communications marketing en maximisant le rendement de ces communications.

L’ACA mène les négociations, au nom du secteur de la publicité, avec l’Alliance of Canadian Cinema, Television and Radio Artists (ACTRA) pour la création de la convention collective qui fournira à 22 000 artistes professionnels interprètes de la télévision, du cinéma, des médias numériques et de la radio, une rémunération et des conditions de travail équitables. Ce rôle de l’ACA est de la plus haute importance, car les résultats de ces négociations auront des répercussions financières sur le coût de la publicité et, conséquemment, sur les budgets de toutes les directions des communications du gouvernement de l’Ontario.

Institute of Communication Agencies (ICA)

L’Institute of Communication Agencies représente les agences de publicité et de communications du Canada. Cette organisation fait la promotion de pratiques exemplaires et de normes supérieures. Elle est la source d’information, de services consultatifs et de formation la plus importante dans le secteur de la publicité et des communications au Canada. Elle élabore des directives de pratiques exemplaires, de programmes et d’initiatives pour améliorer ses agences, parmi lesquelles nous choisissons les fournisseurs que nous inscrivons dans nos groupes.

Rien n’est exigé de ces tiers en matière de reddition de comptes. Chacun d’eux respecte les codes de conduite et d’éthique reconnus par le secteur.

Activités de communication

L’auditoire de la Commission comprend :

• le grand public
• les secteurs de la publicité et des communications
• le personnel des communications de tous niveaux dans les ministères et dans les organismes gouvernementaux
• le personnel attaché au ministre
• les organismes centraux

Les messages clés communiqués à cet auditoire portent sur les directives gouvernementales en matière d’acquisition ainsi que les directives, les processus et les services offerts de la Commission.

La Commission poursuivra son programme étendu de sensibilisation aux communications avec les clients gouvernementaux, en tenant notamment des séminaires et des réunions avec les directions des communications et en présentant des exposés à des intervenants du gouvernement.

Les communications ont été améliorées par la distribution de guides d’utilisateur électroniques exhaustifs aux entreprises figurant dans les groupes et aux fournisseurs attitrés de services du gouvernement. Ces guides contiennent des directives détaillées et des instructions sur l’utilisation et l’acquisition de services de communications et de publicité, ainsi que des modèles et des outils complémentaires.

De plus, le site intranet de la Commission favorise encore plus l’amélioration des capacités et l’efficacité.

Stratégies d’identification, d’évaluation et d’atténuation des risques

Mesures de rendement

Commission de révision de la publicité — Évaluations des ministères et organismes gouvernementaux

Rendement et résultat

Mise en œuvre de la dernière version de la directive sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications.

Calendrier

Présentation annuelle des rapports sur les services de communications créatives et de publicité par les ministères et les organismes gouvernementaux.

Contexte

Assurer le respect des lignes directrices et des politiques du gouvernement dans le cadre de l’acquisition équitable, ouverte et transparente de services de publicité, de relations publiques, de communications, de consultation et de création.

Commission de révision de la publicité — Évaluations des opérations

Deuxième étape

Rendement et résultat

Conformité à plus de 50 exigences gouvernementales en matière de services de communications et de publicité, par des sélections concurrentielles de deuxième étape parmi les fournisseurs ayant déjà des contrats avec le gouvernement.

Calendrier

En cours.

Contexte

Mise en œuvre de processus de sélection concurrentiels équitables et transparents pour l’acquisition de services gouvernementaux de communications et de publicité et optimisation de ces processus afin de répondre aux besoins des organismes gouvernementaux et des ministères.

Intranet

Rendement et résultat

Augmentation de l’utilité du site intranet de la Commission par l’ajout et l’actualisation d’information et d’outils.

Calendrier

En cours.

Contexte

Simplification de l’accès, pour l’ensemble du gouvernement, à de l’information précise et actualisée sur l’acquisition et l’utilisation de contrats gouvernementaux de communications et de publicité et sur les services offerts par la Commission.

Consultations

Rendement et résultat

Services consultatifs et formation offerts aux organismes gouvernementaux et aux ministères clients pour améliorer la connaissance et les compétences en matière d’approvisionnement et de communications.

Calendrier

En cours.
Réunions du Bureau du Conseil des ministres/conseil d’administration

Contexte

Connaissance et application de la directive sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communication et des pratiques exemplaires de la Commission.

Commission de révision de la publicité — Évaluation de programme

Gestion de média

Rendement et résultat

Vérification de l’analyse comparative des coûts et compte rendu sur l’optimisation des ressources.

Calendrier

Rapport annuel

Contexte

S’assurer de l’optimisation des ressources par l’agence attitrée de planification et d’achat de placements média.

Deuxième étape

Rendement et résultat

Les sélections de fournisseurs parmi les contractants ministériels s’achèveront dans les 20 jours ouvrables suivant la réception de l’énoncé du projet d’un client approuvé.

Calendrier

En cours.

Contexte

La vitesse de la prestation de service peut se révéler d’une grande importance pour les ministères. Les organisations clientes auront généralement besoin d’un fournisseur de communications ou de publicité dans le mois suivant leur premier contact avec la Commission.

Fonds de communications ministérielles

Rendement et résultat

Les demandes de financement seront traitées dans les cinq jours ouvrables, après l’examen de tous les documents exigés.

Calendrier

En cours.

Contexte

Les ministères clients s’attendent généralement à une réponse rapide qui leur permettra de prévoir avec précision les exigences financières. Ce processus entraînera habituellement un examen attentif du plan médiatique proposé.

Commission de révision de la publicité — Normes de qualité du service

Prestation des services aux clients

Rendement et résultat

Prestation d’un sondage parmi les clients de la Commission au cours des 18 derniers mois.

Calendrier

T4 2017-2018

Contexte

Obtention régulière et rapide de commentaires des clients afin de maintenir les niveaux élevés de satisfaction et relatifs à la prestation des services.

Service à la clientèle — Communications :

Rendement et résultat

Les réponses données à la correspondance reçue seront préparées dans les dix jours ouvrables suivant la date de réception.

Calendrier

T4 2017-2018

Contexte

La Commission observera les normes de service usuelles de la fonction publique de l’Ontario, comme le stipule l’OPS Service Directive (directive sur l’approvisionnement pour la fonction publique de l’Ontario).