Directive sur la délégation de pouvoir pour la gestion des ressources humaines

1. Date d’entrée en vigueur

1^er avril 2012

2. Date de la première version

18 mars 2011

3. Date de la dernière révision

18 mars 2011

4. Énoncé de politique

Une délégation de pouvoir adéquate établit clairement la hiérarchie des responsabilités dans le but d’assurer la gestion et l’administration efficaces des ressources humaines (RH) dans la fonction publique de l’Ontario (FPO), comme le prévoit la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario (LFPO).

5. Introduction

La LFPO consolide les pouvoirs et fonctions en matière de RH au sein de la Commission de la fonction publique (CFP)^{footnote 1[1]}. La CFP peut déléguer ces pouvoirs et fonctions à des sous-ministres^{footnote 2[2]}, à des présidents d’organismes publics rattachés à la Commission (OPRC) ou à des particuliers prescrits^{footnote 3[3]}.

La présente directive, la directive sur l’obligation de rendre compte^{footnote 4[4]} et la directive principale sur la délégation de pouvoir^{footnote 5[5]} établissent une solide base pour exposer clairement la hiérarchie des responsabilités en matière de gestion des RH au sein de la FPO.

6. Objectif

La présente directive établit les niveaux de pouvoir, de responsabilité et d’obligation de rendre compte en matière de gestion des RH relativement à la prise de décisions et de mesures.

7. Application et portée

7.1. La présente directive s'applique aux personnes suivantes :

• les fonctionnaires nommés pour travailler au sein de ministères ou d'OPRC conformément à l’article 32 de la LFPO;
• les personnes auxquelles des pouvoirs en matière de RH ont été délégués.

7.2. Les dispositions de la présente directive s'appliquent à toutes les autres directives et politiques en matière de RH publiées par la CFP.

7.3. Aux fins de la présente directive :

• Le pouvoir s'entend du pouvoir légitime de prendre des décisions ou des mesures précises en matière de gestion des RH. Le pouvoir peut être délégué.
• La responsabilité s'entend de l’obligation d’assumer un rôle ou de prendre des mesures précises. La responsabilité peut être déléguée ou conférée par entente mutuelle, selon le type de relation.
• L'obligation de rendre compte s'entend de l’obligation de répondre des résultats et de la manière dont les responsabilités sont exercées. L’obligation de rendre compte ne peut pas être déléguée.

7.4. L’expression « pouvoirs délégués » désigne les pouvoirs et fonctions de la LFPO visés par la présente directive. L’expression « tâches assignées » désigne les responsabilités qui ne découlent pas d’une délégation prévue par la loi.

7.5. Lorsque la CFP exerce des pouvoirs ou fonctions qu'elle a délégués à des sous-ministres en vertu du paragraphe 44(1) de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, elle est tenue de respecter les mêmes dispositions applicables aux sous-ministres dans la présente directive.

8. Principes

8.1. Les pouvoirs et fonctions sont exercés conformément aux valeurs organisationnelles de la FPO^{footnote 6[6]} , soit :

• confiance
• équité
• diversité
• excellence
• créativité
• collaboration
• efficacité
• souplesse

et aux éléments des nouvelles méthodes de contrôle^{footnote 7[7]}  :

• comportement éthique
• gestion réfléchie des risques
• hiérarchie claire des responsabilités
• bonne gestion des ressources
• déclaration et évaluation des résultats par rapport aux objectifs énoncés.

8.2. Les actes de délégation sont à jour et conformes à la directive sur l’obligation de rendre compte et aux structures organisationnelles.

8.3. Le pouvoir délégué est un privilège qui peut être retiré. Le pouvoir nécessaire pour prendre des décisions en matière de RH est accordé uniquement aux personnes qui exercent des fonctions de gestion.

8.4. Les sous-ministres disposent des pouvoirs nécessaires pour respecter les engagements dont ils sont responsables.

8.5. Les OPRC disposent des pouvoirs nécessaires pour exécuter leurs mandats. Les pouvoirs délégués sont adaptés aux exigences particulières de chaque OPRC.

8.6. Les particuliers délégants sont responsables de surveiller l’efficacité de la délégation et la prise de mesures adéquates pour corriger ou améliorer les pratiques.

8.7. Un soutien adéquat est offert pour faciliter le respect des obligations déléguées.

9. Exigences obligatoires

9.1. La CFP doit veiller à ce que les sous-ministres et les OPRC possèdent les pouvoirs de gestion des RH nécessaires pour gérer leurs activités de manière efficace et efficiente.

9.2. Chaque ministère doit avoir un acte de délégation de pouvoir en matière de gestion des RH approuvé par le sous-ministre.

9.3. Chaque OPRC doit avoir un acte de délégation de pouvoir en matière de gestion des RH.

9.4. Lorsqu'un délégué prescrit de la CFP ou un président demande un soutien en vue de l’élaboration d’un cadre de délégation de pouvoir pour un OPRC, le sous-ministre s'assure que ce soutien est fourni.

9.5. Lorsque la CFP choisit de déléguer certains pouvoirs ou certaines fonctions à l’égard d’un OPRC, elle peut uniquement les déléguer à un sous-ministre

ou

à un particulier prescrit et à un sous-ministre

ou

au président de l'OPRC et à un sous-ministre.

9.6. Les pouvoirs suivants ne peuvent pas être délégués à une personne qui ne fait pas partie du ministère d’un sous-ministre [LFPO, paragr. 44(3)] :

• le pouvoir de congédier un fonctionnaire;
• le pouvoir de déclarer par écrit qu'un fonctionnaire a abandonné son poste et que son emploi au service de la Couronne prend fin.

9.7. À l’égard d’un OPRC, lorsque la CFP délègue des pouvoirs ou fonctions en vertu de la LFPO, y compris les pouvoirs délégués à un sous-ministre conformément au paragraphe 8.6, le sous-ministre peut uniquement subdéléguer ces pouvoirs ou fonctions à un fonctionnaire qui travaille dans son ministère [LFPO, paragr. 44(6)].

9.8. La subdélégation par un sous-ministre, un délégué prescrit de la CFP ou un président doit :

• être formulée par écrit et, le cas échéant, dans la forme prescrite et précisée à l’annexe C – Modèles de délégation de pouvoir;
• révoquer les actes de délégation en cours de remplacement;
• être signée et datée par le sous-ministre dans le cas d’un ministère ou par le délégué prescrit de la CFP ou le président et le sous-ministre dans le cas d’un OPRC;
• tenir compte des conditions ou restrictions de la CFP :
  • la délégation de pouvoirs et fonctions à des sous-ministres à l’égard de fonctionnaires nommés pour travailler dans un ministère^{footnote 8[8]};
  • la délégation de pouvoirs et fonctions à des particuliers prescrits et à des présidents et sous-ministres à l’égard de fonctionnaires nommés pour travailler dans un OPRC^{footnote 9[9]}.

9.9. La subdélégation de pouvoirs ou fonctions en vertu de la LFPO à un fonctionnaire d’un autre ministère ou à une personne qui n'est pas un fonctionnaire doit être approuvée préalablement par la CFP [LFPO, paragr. 44(3)].

9.10. À moins d’occuper un poste hors d’une unité de négociation ayant fait l’objet d’une délégation ou d’une subdélégation, les pouvoirs ou fonctions en matière de gestion des RH en vertu de la LFPO ou de la réglementation afférente, ou aux termes des directives en matière de RH applicables au Conseil de gestion du gouvernement ou à la CFP ne devraient pas être délégués à des particuliers occupant des postes relevant :

• d’unités mises sur pied en vue d’une négociation collective en vertu de la Loi de 1993 sur la négociation collective des employés de la Couronne;
• d’associations d’employés avec lesquelles la Couronne négocie.

10. Responsabilités

Les responsabilités décrites dans la présente directive s'appliquent à toutes les autres directives et politiques adoptées en vertu de la LFPO.

La hiérarchie des responsabilités aux termes de la présente directive s'établit comme suit :

Employés

10.1. Exercent les responsabilités qui leur sont assignées.

Cadres

10.2. Gèrent les RH conformément au cadre des pouvoirs délégués.

10.3. Exercent les pouvoirs délégués et les tâches assignées conformément à toutes les directives et politiques adoptées en vertu de la LFPO.

Responsables des RH (directeur, Unité des activités stratégiques du ministère)

10.4. Supervisent la structure de délégation de pouvoir en matière de RH du ministère.

10.5. Examinent les actes de délégation régulièrement pour en assurer l’actualité.

Sous-ministres, présidents et délégués prescrits de la CFP des OPRC

10.6. Exercent les pouvoirs et fonctions conférés en vertu de la LFPO ou délégués par la CFP à l’égard de fonctionnaires nommés au ministère ou à l'OPRC, lorsqu'ils sont identifiés.

10.7. Établissent le cadre de délégation de pouvoir pour l’organisation en l’approuvant par écrit et en veillant à sa conformité à la LFPO et aux délégations de pouvoirs de la CFP^{footnote 10[10]} .

10.8. Subdélèguent les pouvoirs et fonctions et assignent des tâches conformément à la LFPO et aux règlements, directives et politiques connexes.

10.9. Présentent des recommandations à la CFP au sujet de l’administration efficace des pouvoirs et fonctions délégués au sein des ministères et des OPRC.

10.10. Veillent à ce que les outils et le soutien soient offerts pour aider les responsables à comprendre et à évaluer les pouvoirs et fonctions délégués en matière de gestion des RH.

10.11. Veillent à ce que les employés auxquels un pouvoir délégué a été dévolu soient en mesure d’appliquer toutes les directives et politiques en matière de RH de manière efficace.

Sous-ministres seulement

10.12. Appuient les délégués de la CFP ou les présidents, au besoin, dans l’élaboration du cadre de délégation de pouvoir au sein d’un OPRC.

Commission de la fonction publique

10.13. Exerce les pouvoirs et fonctions que lui confère la LFPO.

10.14. Respecte les mêmes dispositions applicables aux sous-ministres dans la présente politique si elle exerce des pouvoirs ou fonctions qu'elle a délégués à des sous-ministres en vertu du paragraphe 44(1) de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario.

10.15. Veille à ce que les sous-ministres et les OPRC possèdent les pouvoirs de gestion des RH nécessaires pour gérer leurs activités de manière efficace et efficiente.

10.16. Délègue des pouvoirs et fonctions précis (sous réserve de conditions ou de restrictions, le cas échéant) aux sous-ministres à l’égard de ministères et, s'il y a lieu, d'OPRC, ainsi qu'aux délégués prescrits de la CFP ou aux présidents (au besoin) à l’égard d'OPRC.

10.17. Retire le pouvoir délégué au besoin.

10.18. Examine les actes de délégation.

Renseignements

Pour en savoir plus, veuillez communiquer avec :

Direction des politiques et de la planification des RH

Division de la gestion des RH et des politiques générales

RHOntario, ministère des Services gouvernementaux

Appendice A – Révisions de la directive

Appendice B – Définitions

Pouvoir

Pouvoir légitime de prendre des décisions ou des mesures précises : le pouvoir peut être délégué.

Responsabilité

Obligation d’assumer un rôle ou de prendre des mesures précises : la responsabilité peut être déléguée ou conférée par entente mutuelle, selon le type de relation.

Obligation de rendre compte

Obligation de répondre des résultats et de la manière dont les responsabilités ont été exercées : l’obligation de rendre compte ne peut pas être déléguée.

Cadre de responsabilisation

Le cadre décrit dans la directive sur l’obligation de rendre compte comprend :

• la définition des attentes et la gestion de mesures cohérentes
• la déclaration et le suivi de l’exécution
• la prise de mesures en fonction des résultats

Appendice C – Modèles de délégation de pouvoir

Téléchargement des modèles de subdélégation à partir du répertoire de formulaires de la FPO

Instructions pour l’utilisation du modèle :

Chaque acte de subdélégation doit être accompagné d’un appendice A comprenant une copie signée de l’un des documents suivants :

• Délégation de pouvoirs et fonctions de la CFP à des sous-ministres à l’égard de fonctionnaires nommés pour travailler dans un ministère;
• Délégation de pouvoirs et fonctions de la CFP à des particuliers prescrits et à des présidents et sous-ministres à l’égard de fonctionnaires nommés pour travailler dans un OPRC.