Introduction

La Directive concernant les documents commerciaux du secteur parapublic décrit les exigences auxquelles sont soumis les organismes désignés du secteur parapublic qui sont tenus d’afficher leurs plans d’activités et d’autres documents commerciaux ou financiers sur leur site Web.

Cette directive s’applique à tous les organismes désignés du secteur parapublic, tels qu’ils sont définis dans la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic.

Objectif de la directive

Cette directive contient les exigences qui doivent être respectées par tous les organismes désignés du secteur parapublic lorsqu’ils préparent et publient en ligne leurs plans d’activités et d’autres documents commerciaux ou financiers.

Elle vise à fournir au public un moyen de comprendre les objectifs commerciaux et l’ensemble des activités de ces organismes, ainsi qu’à assurer la cohérence et la transparence de tous les organismes désignés du secteur parapublic.

Date d’entrée en vigueur

La directive est entrée en vigueur le 1er janvier 2016 et a été actualisée pour la dernière fois le 1er juillet 2020.

Champ d’application

La directive s’applique à tous les organismes désignés du secteur parapublic conformément à la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic qui sont définis comme tels :

  1. tous les hôpitaux;
  2. tous les conseils scolaires;
  3. toutes les universités en Ontario;
  4. tous les collèges d’arts appliqués et de technologie et les établissements postsecondaires de l’Ontario, qu’ils soient affiliés ou non à une université, dont l’effectif entre dans le calcul des subventions de fonctionnement annuelles et des sommes auxquelles ils ont droit;
  5. les agences désignées comme sociétés d’aide à l’enfance en application du paragraphe 34 (1) de la partie III de la Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille;
  6. les personnes morales contrôlées par un ou plusieurs organismes désignés du secteur parapublic dont la mission exclusive ou principale consiste à acheter des biens ou des services pour le compte d’un ou de plusieurs organismes désignés du secteur parapublic;
  7. les organismes financés par des fonds publics qui ont reçu des fonds publics totalisant au moins 10 millions de dollars au cours de l’exercice précédent du gouvernement de l’Ontario.

Organismes non visés par la directive

Les organismes financés par des fonds publics qui ont reçu des fonds publics totalisant moins de 10 millions de dollars au cours de l’exercice précédent du gouvernement de l’Ontario ne sont pas tenus de suivre la directive. Cependant, tous les organismes financés par des fonds publics, conformément à la définition figurant dans la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic qui ont reçu moins de 10 millions de dollars peuvent utiliser la directive comme guide pour élaborer ou réviser la conception de leurs documents d’activités et les renseignements qu’ils offrent au public.

La Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic et le Règlement de l’Ontario 219/11 adopté conformément à la Loi excluent certaines entités de la définition des organismes financés par des fonds publics. La directive ne s’applique pas à ces entités exclues, notamment :

  • les municipalités;
  • les commissions locales;
  • les maisons de soins de longue durée;
  • les conseils de santé;
  • les organismes qui entreprennent leurs activités à des fins de profits pour leurs actionnaires;
  • les conseils d’administration de district des services sociaux;
  • les Premières Nations.

Documents visés par l’affichage obligatoire

La directive exige que les organismes désignés du secteur parapublic affichent leurs plans d’activités avec, au minimum, les renseignements suivants :

  • le mandat et la direction stratégique de l’organisme;
  • un aperçu des programmes actuels et futurs et les activités principales;
  • les mesures de rendement et les objectifs.

La directive exige également que les organismes désignés du secteur parapublic affichent d’autres documents commerciaux ou financiers comprenant au minimum les renseignements suivants :

  • une description des activités principales effectuées par l’organisme au cours de l’exercice financier précédent;
  • une analyse du rendement opérationnel;
  • une analyse des objectifs de rendement
  • une analyse des objectifs de rendement fondés sur les résultats et les extrants qui ont été atteints et des mesures à prendre s’ils ne l’ont pas été;
  • les états financiers vérifiés;
  • une analyse des risques et d’autres facteurs ayant une incidence sur le rendement et les résultats, notamment les plans d’atténuation pour lesquels le rendement et les résultats n’ont pas été atteints; et
  • une analyse du rendement financier, y compris les écarts entre les résultats financiers réels et les montants inscrits au budget ou prévus pour l’exercice précédent.

Pour en savoir plus sur les recommandations formulées par le Bureau de la vérificatrice générale de l’Ontario, les organismes sont invités à consulter le chapitre 4 du rapport annuel de 2017 : Vers une plus grande obligation de rendre compte – Qualité des rapports annuels et le rapport de suivi de recommandations antérieures de l’audit dans le cadre du Rapport annuel 2019.

Pratiques exemplaires

Les organismes du secteur parapublic sont invités à envisager les pratiques suivantes pour améliorer le contenu de leurs rapports annuels et documents commerciaux :

  • Rapports annuels : L’information sur le rendement exigée par la directive et mentionnée dans les pratiques exemplaires devrait se trouver dans les rapports annuels plutôt que dans des documents commerciaux distincts. Par exemple, inclure dans le rapport annuel les mesures de rendement, les cibles et les résultats. Lorsque les cibles ne sont pas atteintes, veiller à indiquer dans ce rapport ce qui sera fait pour rectifier le tir.
  • Coûts des résultats : Faire le lien entre l’information financière et non financière afin de décrire les coûts des résultats obtenus.

Périodes d’affichage

La directive indique le moment auquel les documents et l’information devraient être affichés. Toutefois les organismes désignés du secteur parapublic sont encouragés à divulguer leurs renseignements dès que ceux-ci sont disponibles.

La directive prévoit ce qui suit :

  • les organismes désignés du secteur parapublic doivent afficher les renseignements de leur plan d’activités chaque année au cours des six premiers mois du début de leur exercice financier. Ces renseignements portent sur l’avenir;
  • les organismes désignés du secteur parapublic doivent également afficher d’autres documents commerciaux ou financiers chaque année au cours des six mois qui précèdent la fin de leur exercice financier. Les renseignements portent sur l’exercice financier précédent.

Le rapport annuel d’un organisme peut satisfaire cette exigence s’il comprend ces renseignements.

États financiers vérifiés

Les organismes désignés du secteur parapublic qui figurent dans les états financiers consolidés de la province et ceux dont l’exercice se termine le 31 mars doivent publier leurs états financiers vérifiés au plus tard à la date de diffusion des comptes publics de l’Ontario.

Remarque : pour l’exercice 2020, les organismes désignés du secteur parapublic bénéficient d’une prorogation de deux mois pour l’affichage de leurs documents financiers et commerciaux. Malgré ce délai supplémentaire, on s’attend à ce que les organismes désignés publient ces documents dès que possible.

Nécessité de créer des documents

Certains organismes désignés du secteur parapublic ont peut-être déjà les renseignements exigés dans des documents intitulés différemment, tels que « plan d’activités », « plan stratégique » ou « entente de responsabilité ». Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de renommer ou créer de nouveaux documents, tant que les renseignements requis sont présentés au public (c’est-à-dire, affichés sur le site Web de l’organisme).

Affichage de documents et d’information publics en ligne

Tous les documents et renseignements exigés par la directive doivent être affichés sur une même page Web du site de l’organisme. Les organismes peuvent devoir créer une page Web qui dirige les visiteurs vers les renseignements concernant la responsabilisation exigés dans cette directive.

Il est recommandé que la page Web consacrée comprenne un lien vers les renseignements portant sur la responsabilisation des organismes du secteur parapublic sur Ontario.ca. Ce lien dirigera le public vers des renseignements utiles au sujet des exigences en matière de responsabilisation qu’ont les organismes désignés du secteur parapublic.

Information sensible, confidentielle ou personnelle

Les organismes désignés du secteur parapublic sont tenus d’afficher leurs plans d’activités et autres documents commerciaux ou financiers dès la date d’entrée en vigueur, conformément aux exigences de la directive. Cependant, les organismes désignés du secteur parapublic doivent faire preuve de circonspection lorsqu’il s’agit de divulguer des renseignements protégés ou confidentiels ou des renseignements personnels qui pourraient entraîner des problèmes relativement à la protection de la vie privée s’ils sont publiés.

Affichage dans les deux langues officielles

Certains organismes désignés du secteur parapublic pourraient devoir présenter leurs documents en anglais et en français. C’est l’organisme désigné du secteur parapublic qui doit déterminer s’il doit publier son matériel en français, car plusieurs sont tenus de le faire conformément à la Loi sur les services en français.

Durée de publication des plans et documents en ligne

Il est recommandé que les organismes conservent les renseignements sur leurs sites Web indéfiniment. Cependant, il doit être facile de distinguer les documents et les renseignements les plus récents.

Conformité avec la directive

La Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic demande que les santé de l’Ontario, Santé à domicile Ontario et les hôpitaux préparent des attestations concernant leur conformité à la directive pour les organismes désignés du secteur parapublic, y compris la directive concernant les documents commerciaux du secteur parapublic.

Les autres organismes désignés du secteur parapublic ne sont actuellement pas tenus de rendre compte de leur conformité. Cependant, la loi prévoit qu’un règlement pourra être adopté pour exiger que davantage d’organismes soient tenus de prouver leur conformité aux exigences de la Loi.

Renseignements sur la directive

Les organismes désignés du secteur parapublic peuvent envoyer leurs questions à corpolb@ontario.ca.