Chapitre quatre : Du plan à l’entreprise

Vous avez mis beaucoup d’efforts dans la planification de votre entreprise. Le temps est venu de la mettre en marche. Dans ce chapitre, vous découvrirez les étapes à suivre pour réaliser votre plan. Vous constaterez peut-être que vous pouvez sauter quelques-unes de ces étapes, surtout si vous planifiez une très petite entreprise. Cela vaut la peine de consacrer un peu plus de temps à cette section. Elle vous aidera à prévoir ce qui peut arriver, à garder votre concentration et à améliorer votre capacité de gérer les risques. N’oubliez pas de tenir votre plan d’affaires à jour pendant que vous en apprenez davantage sur votre entreprise et que vous la développez.

Comment enregistrer votre entreprise

Avant que votre entreprise n’ouvre ses portes, vous devrez peut-être en informer le gouvernement, le bureau de la bande ou votre association professionnelle. Pour enregistrer votre entreprise, vous devez lui choisir un nom. Il importe de choisir un nom unique et facile à retenir. Il ne doit pas être déjà utilisé par une autre entreprise, vous devrez donc faire en ligne une recherche de nom une fois que vous aurez une idée. En Ontario, vous pouvez utiliser  la fonction de recherche améliorée de nom d’entreprise (Enhanced Business Name Search) pour voir si un nom spécifique a déjà été enregistré.

Vous devez également savoir quel type de structure d’entreprise vous exploiterez avant de pouvoir enregistrer votre entreprise. Bien qu’il soit possible que vous changiez votre structure plus tard, il vaut mieux demander des conseils tôt.

Une fois que vous avez choisi le nom et décidé de la structure de votre entreprise, vous êtes prêt à l’enregistrer. Vous devez normalement enregistrer votre entreprise dans la province ou le territoire où vous l’exploiterez. Dans certains cas, l’enregistrement auprès du gouvernement fédéral peut être requis. À titre d’exemple, si vous prévoyez embaucher des employés, vous devrez vous enregistrer auprès du fédéral pour obtenir un numéro d’entreprise. Si vous décidez de vous constituer en société, vous pouvez vous enregistrer au fédéral ou au provincial. Le guide du Réseau Entreprises Canada sur l’enregistrement d’une entreprise présente un aperçu des principales exigences en matière d’enregistrement qui peuvent s’appliquer à vous.

En Ontario, vous pouvez enregistrer votre entreprise de l’une des manières suivantes :

• sur le site Web de ServiceOntario
• par courrier
• en personne, dans un bureau du centre-ville de Toronto

L’enregistrement de votre entreprise vous coûtera entre 60 $ et 80 $. En Ontario, un enregistrement est valide pour une période de cinq ans et doit être renouvelé. Pour accéder à une variété d’outils et de ressources pour l’enregistrement de votre entreprise, rendez-vous sur le site Web de ServiceOntario ou composez le 1 888 745-8888.

Comment ouvrir vos comptes d’entreprise

Vous devrez avoir au moins un compte d’entreprise, et peut-être plusieurs, à une succursale proche d’une banque ou caisse populaire. La banque ou la caisse populaire prendra soin de votre argent et vous aidera à le gérer efficacement. Chaque banque canadienne a un site Web plein de renseignements utiles sur les types de compte qu’elle offre et les coûts et avantages de chacun d’entre eux. Visitez votre succursale locale et discutez de vos besoins avec une représentante au service de la clientèle.

Information dont vous aurez besoin pour ouvrir un compte

• enregistrement de l’entreprise (p. ex., numéro de société, lettres patentes)
• permis principal d’entreprise
• adresse de l’entreprise
• noms et coordonnées personnelles, comprenant la signature de toutes les personnes qui seront autorisées à déposer ou retirer des fonds
• plan d’affaires préliminaire

On vous posera également des questions sur :

• la nature de votre entreprise
• les recettes que vous prévoyez

Comment souscrire une assurance

Vous devrez faire assurer votre propriété et vos activités. Certains de vos prêteurs ou financiers, fournisseurs et clients peuvent exiger un niveau particulier de couverture d’assurance. Un courtier en assurances pourra vous aider à déterminer le type d’assurance dont vous avez besoin, où la trouver et combien elle coûtera.

Conseil utile : Un courtier en assurances pourra vous aider à trouver une compagnie qui assurera votre résidence, votre voiture, la propriété où est située votre entreprise et les activités de votre entreprise. Si vous avez des employés, vous devrez aussi vous inscrire auprès de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents de travail.

Recrutement de personnel

Votre plan d’affaires vous permettra de déterminer les types de compétences dont vous aurez besoin pour administrer votre entreprise. Si vous démarrez une très petite entreprise, vous constaterez peut-être que vous n’avez pas besoin de personnel. Cela pourrait changer alors que votre entreprise grandira. Si vous avez une moyenne ou grande entreprise, envisagez de collaborer avec un consultant en ressources humaines pour la dotation en personnel de votre nouvelle organisation.

Alors que vous vous préparez à ouvrir votre entreprise, assurez-vous de diffuser des offres d’emploi et de recruter des personnes qui possèdent les compétences requises. C’est important que les bonnes personnes occupent le bon poste. Vous pourrez obtenir des conseils de diverses sources en ligne ou de votre agente de développement économique sur des sujets tels que :

• la rédaction et la diffusion d’une offre d’emploi
• la réalisation d’entrevues avec les candidats
• la sélection de vos employés
• les descriptions de poste
• la rémunération de vos employés
• la supervision de vos employés
• la création d’un milieu de travail agréable et productif

L’entrevue

Il est important d’interviewer les candidats avant de les embaucher. L’entrevue peut vous en dire beaucoup sur le style de travail d’une personne et sa façon d’interagir avec ses collègues et les clients. Si vous annoncez publiquement le poste, commencez par présélectionner les candidats afin de vous assurer qu’ils possèdent les qualifications de base nécessaires pour l’exécution des tâches. Une fois la liste réduite, communiquez avec eux pour organiser une entrevue.

Conseil utile : Vous n’êtes pas obligé d’interviewer chaque personne qui pose sa candidature pour un poste, mais plus vous interviewez de personnes, plus vous aurez de choix lorsque vous sélectionnerez les candidats retenus. N’oubliez pas qu’une demande d’emploi ne peut pas vous donner une image complète de la personnalité d’une personne et de ses habitudes de travail. Essayez d’interviewer de trois à six candidats pour être certain de disposer d’un bassin suffisant de candidats parmi lesquels choisir.

Préparez une liste de questions avant de procéder aux entrevues. Vos questions doivent être faciles à comprendre et vous permettre d’obtenir de l’information sur le rendement antérieur au travail des candidats, leurs compétences, qualifications et traits de personnalité directement liés au poste à doter. Vous devez poser les mêmes questions à tous les candidats de manière à pouvoir comparer leurs réponses pour décider qui conviendra le mieux pour le poste.

Le choix de la bonne candidate ou du bon candidat peut de révéler difficile. Devriez-vous embaucher la personne la plus expérimentée ou celle qui se montre la plus enthousiaste? Comment évaluer les qualifications d’un candidat par rapport à ses traits de personnalité? Votre personnel peut jouer un rôle essentiel dans le succès de votre entreprise, vous devez donc bien réfléchir avant de prendre vos décisions d’embauche.

Votre personnel

Vous voudrez peut-être établir des tableaux semblables à ceux qui suivent décrivant les rôles, responsabilités et qualifications des personnes qui travailleront dans votre entreprise. Gardez à l’esprit que vos besoins de dotation peuvent changer avec la croissance de votre entreprise. Vous trouverez peut-être utile de mettre ces tableaux à jour chaque fois que vous recruterez de nouveaux employés.

Gestion

Personnel de première ligne

Mots de sagesse à propos du recrutement et du maintien en poste du personnel

Peter Jensen est cofondateur et directeur associé du Jensen Group, une compagnie autochtone de conception et multimédia.

Rien n’est plus important pour une entreprise que ses employés. Les entreprises sont en mouvement constant – en croissance ou en décroissance, mais jamais statique. Selon la qualité des gens que vous recruterez, votre entreprise connaîtra la croissance ou la décroissance.

Vos employés vous représentent – Ils sont votre voix et votre personnalité pour vos clients, les autres membres de l’équipe et le grand public. Vous voulez bien sûr – comme tout le monde – des gens qualifiés, compétents et accomplis. Pour notre part, nous accordons une importance particulière à l’éthique du travail. Vous pouvez enseigner des compétences, mais l’éthique du travail est inculquée. Si vous misez sur la qualité de votre service, vous n’y arriverez pas sans des employés qui partagent votre éthique du travail.

Shannon Bennett est la directrice financière de Jacob & Samuel Drilling Ltd., une compagnie métisse d’exploration et de forage miniers.

L’industrie minière a connu de nombreux échecs. Ces échecs sont souvent attribuables à l’absence d’employés possédant les forces nécessaires en finances et en comptabilité. Des pratiques comptables solides et appliquées systématiquement sont essentielles au succès de l’entreprise, de même que le fait d’avoir en place le bon personnel. Le personnel responsable des finances et de la comptabilité doit procéder régulièrement à des projections de trésorerie et comprendre à fond le concept de seuil de rentabilité afin de placer la compagnie en position de survivre aux périodes difficiles.

Étude de cas : Amaguk Inn

Avec l’aimable autorisation de la chaire d’études autochtones Purdy Crawford de l’Université du Cap-Breton

L’auberge Amaguk est située dans une région éloignée. Elle offre 18 chambres, une salle à manger et un salon-bar. Lorsqu’elle a ouvert ses portes en 1998, elle embauchait six employés et elle en compte aujourd’hui quinze. Un des défis de taille que doit relever l’auberge est celui de la dotation – les employés n’ont que peu ou aucune formation formelle dans l’industrie de l’accueil et doivent parfois assumer de multiples fonctions. Non seulement l’auberge souffre-t-elle d’un manque de personnel dûment formé, elle doit faire face à un taux de roulement élevé.

Pour en savoir davantage sur l’Amaguk Inn et penser aux mesures que vous prendriez pour diminuer le taux de roulement des employés et leur fournir des occasions de formation économiques et avantageuses, consultez son  étude de cas.

Ouvrez vos portes – célébrez!

Vous serez fin prêts à vous ouvrir au monde quand vous aurez :

• un espace prêt à être utilisé : en ligne ou physique
• de l’outillage et du personnel qui sait comment l’utiliser
• tout ce qu’il faut pour livrer votre produit ou service
• de l’argent pour faire une transaction
• des clients qui connaissent votre entreprise et sont disposés à faire l’essai de votre produit ou service

Conclusion d’une vente

Payez-vous comptant ou par carte de crédit?

La question semble simple, mais elle donne matière à réflexion. Les transactions de votre entreprise seront-elles petites ou importantes? Fréquentes ou peu fréquentes? Combien en coûtera-t-il à votre entreprise pour offrir du crédit? Si vous vendez au gouvernement ou à d’autres entreprises, combien de temps prévoyez-vous attendre avant de recevoir un paiement après avoir envoyé une facture? Chaque industrie a ses propres normes. En commerce de détail, les achats se paient en argent comptant, par carte de débit ou de crédit. Dans certaines entreprises de vente en gros, les fournisseurs s’attendent à recevoir un chèque sur livraison. Dans certaines entreprises de services, une facture est envoyée une fois que le service a été livré et le client doit payer dans les 30 jours. Si vous exercez en ligne les activités de votre entreprise, il est peut-être plus facile d’un point de vue logistique d’accepter des paiements par carte de crédit sur Internet, plutôt que comptant. On appelle ces normes de paiement les « conditions de vente ».

Intégrez les conditions de vente à votre plan d’affaires.

Gestion de votre entreprise

Il existe plusieurs façons d’organiser tout ce qui se produit dans votre entreprise. Les activités commerciales ont tendance à être cycliques; la compréhension des cycles dans la vie de votre entreprise vous aidera donc à prévoir et à planifier les événements.

Les propriétaires d’entreprise doivent se tenir informés des activités de leur entreprise et de toutes ses fonctions. Il est important de comprendre comment les différentes fonctions d’une entreprise sont liées les unes aux autres. Réfléchissez à ce qui doit être géré et à quand les choses doivent être faites dans votre entreprise.

Ce qui doit être géré

Trois secteurs clés doivent être pris en considération par toute personne qui possède, exploite ou administre l’entreprise : le produit ou service offert, le marketing de ce produit ou service et les activités financières de l’entreprise.

Pour chaque secteur, il est important de savoir :

• Qui est responsable de ces aspects de votre entreprise?
• Quelles activités se classent dans chacun de ces secteurs?
• En quoi sont-ils liés les uns aux autres?
• Quel est le plan ou la stratégie applicable à chacun?
• Que faut-il gérer d’autre dans votre type d’entreprise?

Gestion de vos employés

Selon la taille de votre entreprise, votre personnel peut être responsable de la plupart des opérations quotidiennes. En tant que propriétaire ou que partenaire gestionnaire, vous devez vous assurez que vos employés s’acquittent de leurs responsabilités. Cela permettra de garantir le fonctionnement harmonieux de l’entreprise. Vous pouvez choisir d’élaborer une politique relative au personnel établissant des règles génériques et des lignes directrices auxquelles chacun se conformera au sein de votre entreprise.

Vos employés devraient comprendre clairement ce qui spécifiquement attendu d’eux dans l’exercice de leurs fonctions. Lorsque vous embauchez un nouvel employé, organisez une réunion au cours de leur première semaine pour discuter des rôles, responsabilités et attentes. Vos employés devaient également rencontrer leur gestionnaire sur une base trimestrielle ou annuelle pour réfléchir aux progrès réalisés face aux attentes.

Conseil utile : Il est parfois difficile de savoir quoi faire quand un membre du personnel ne fait pas l’affaire. Trouvez d’autres propriétaires d’entreprise à qui vous pourrez parler discrètement des problèmes que vous éprouvez (c.-à-d. que vous devriez éviter d’identifier les employés par leur nom). Ils vous écouteront et pourront vous donner de judicieux conseils à partir de leur expérience personnelle.

La gestion d’employés tend à être plus facile lorsqu’ils aiment travailler pour une entreprise et qu’ils se sentent appuyés dans leur milieu de travail. La création d’une culture organisationnelle qui aide à motiver les employés et à améliorer leur satisfaction au travail leur loyauté et leur engagement envers l’entreprise est importante. Il existe de nombreuses façons de maintenir un bon moral parmi vos employés. Vous pouvez organiser une retraite d’équipe, planifiez un party des Fêtes ou mettre sur pied un programme « employée ou employé du mois » pour reconnaître les réalisations du personnel.

Quand les choses doivent être faites

Il peut aussi être utile de préparer un calendrier pour organiser dans le temps les activités importantes de l’entreprise. Voici quelques exemples et leur fréquence habituelle :

Chaque jour :

• suivre la routine
• assigner les tâches et donner les directives à l’équipe pour la journée
• faire le suivi des ventes quotidiennes
• déposer l’argent reçu
• faire le suivi de la production, des expéditions et des réceptions
• classer les bons de commande, les reçus et les factures
• faire le suivi de la production, des expéditions et des réceptions
• vérifier l’outillage
• parler aux clients
• régler tous les problèmes.
• suivre la routine pour fermer les lieux en fin de journée

Chaque semaine :

• opérations : vérifier les stocks; se réapprovisionner en fournitures si nécessaire
• marketing : passer en revue les ventes, afficher les résultats sur les médias sociaux
• ressources humaines : rencontrer votre équipe de gestion ou vos partenaires

Chaque mois :

• finances : payer les impôts et le loyer
• marketing : passer en revue les ventes du mois, afficher les résultats sur les médias sociaux
• ressources humaines : rencontrer votre équipe de gestion ou vois partenaires
• conformité avec la réglementation : s’assurer du respect des normes en matière d’emploi et de service à la clientèle et de santé-sécurité

Chaque année :

• finances : produire vos états, procéder à un inventaire, et faire votre déclaration d’impôt
• marketing : établir les objectifs de la prochaine année, réparer de nouvelles possibilités
• ressources humaines : évaluer le rendement des employés, revoir vos besoin de dotation, ajuster la rémunération des employés
• juridiques : recevoir votre bail et vos autres contrats

Vous pouvez aussi adopter une approche « trimestrielle » ou saisonnière pour déterminer ce qui doit être fait.

Paiement des factures

L’argent entre ou entrera bientôt dans l’entreprise une fois que les clients auront payé leurs factures. Maintenant que vous êtes en affaires depuis un certain temps, vos fournisseurs demandent probablement à être payés. En particulier, dans les premiers temps d’une entreprise, il peut être difficile de payer à temps toutes vos factures (comptes fournisseurs) parce que vous devez payer certaines choses avant qu’elles soient vendues ou que les clients tardent à vous payer ce qu’ils vous doivent (comptes clients).

Vous et votre comptable devrez demeurer en étroite communication avec vos clients et fournisseurs pour vous assurer d’une circulation constante de fonds Si vous avez de la difficulté à payer vos fournisseurs, ils hésiteront peut-être à vous garder comme client, ce qui peut mettre en péril toute votre entreprise.

Communiquez les nouvelles à votre équipe

Ventes quotidiennes ou mensuelles, nouvelle visite de clients, nouveau produit ou service, nouveau collègue, voilà autant d’occasions de tenir votre équipe informée de ce que fait l’entreprise. Tous veulent faire partie d’une organisation à succès. Faites-leur donc savoir chaque fois que vous atteignez un jalon.

Conclusion

Voici une liste de vérification de la préparation de l’entreprise que vous pourrez utiliser pour vous assurer que vous avez bien fait tout ce que vous devez faire pour faire passer votre entreprise d’un plan à la réalité.

Cochez une fois l’étape franchie :

• enregistrer votre entreprise
• ouvrir vos comptes bancaires
• rencontrer vos conseillers professionnels
• peaufiner votre plan d’affaires
• assurer votre financement
• préparer vos locaux
• commander l’outillage et les fournitures
• recruter et former votre personnel
• promouvoir votre produit ou service
• ouvrir vos portes et célébrer
• réaliser une vente
• payer vos factures
• communiquer les nouvelles à votre équipe
• établir des relations avec vos clients

Où trouver du soutien et d’autres informations

Recrutement du personnel – guichet-emplois

Vous permet d’afficher les offres d’emplois au sein de votre entreprise par l’intermédiaire d’un service en ligne.

Recrutement du personnel

• Entreprises Canada – Information sur les exigences et les attentes lors de l’embauche de nouveaux employés.
• Emplois Etc – Information sur la façon de rédiger une offre d’emploi et sur le processus d’entrevue.

Règlements en matière d’emploi

CBO-ECO – Information sur vos obligations en tant qu’employeur, y compris les normes que vous devez respecter en matière d’équité salariale et de santé-sécurité.

Formation des employés

Emplois Etc – Information sur les différents types de formation et liste de vérification des besoins de formation.

Entreprises Canada – Renseignez-vous au sujet des possibilités de formation qui s’offrent à vous et à vos employés.

Gestion du personnel

Emplois Etc – Information sur la gestion du rendement de vos employés et orientation sur la manière de gérer les problèmes ou les défis au chapitre du rendement.

Départ d’un employé

Emplois Etc – Information sur les responsabilités de l’entreprise et de l’employé lors du départ d’un employé.

Gestion des ventes et des relations avec la clientèle

Entreprises Canada – Information sur les façons d’augmenter les ventes et la gestion des relations avec la clientèle et le public.

Activités quotidiennes

Entreprises Canada – Information et orientation sur la façon de gérer vos finances, votre chaîne d’approvisionnement, vos activités, vos risques et plus encore.