Chapitre 9. Tenue de dossiers
Section 9.1. Dossiers relatifs aux critères de conception
Les propriétaires ou exploitants d’un DAMR sont tenus de conserver des dossiers relativement aux critères de conception. Ces dossiers peuvent être demandés lors d’une inspection du digesteur. Il incombe à chaque propriétaire ou exploitant d’un DAMR de conserver des dossiers sur les critères de conception préparés par un ingénieur pendant au moins deux ans à compter de la date de sa création, notamment :
- Les plans de construction ou d’agrandissement des cuves de digestion anaérobie et des installations d’entreposage de matières destinées à la DA ne provenant pas d’une exploitation agricole, y compris les systèmes de surveillance connexes, et la façon dont ces plans sont conformes au Règlement de l’Ontario 267/03;
- Les plans de systèmes qui réduisent au minimum les émissions d’odeurs, y compris celles provenant du transfert de matières mentionnées aux annexes 2A ou 2B d’une installation d’entreposage à une cuve de digestion anaérobie.
Voir le Règl. de l’Ont. 267/3, alinéa 62.2 (1) a) et paragraphes 71 (1) et (3), 98.3 (3), 98.6 (1) 9 et 98.13 (1).
Section 9.2. Dossiers relatifs aux matières destinées à la DA ne provenant pas d’une exploitation agricole
Les propriétaires ou exploitants d’un DAMR sont tenus de conserver des dossiers relativement aux matières destinées à la DA ne provenant pas d’une exploitation agricole.
- Il incombe à chaque propriétaire ou exploitant d’un DAMR de conserver les dossiers suivants pendant au moins deux ans à compter de la date de leur création : Livraison de matières destinées à la DA ne provenant pas d’une exploitation agricole :
- Le nom et l’adresse du fournisseur;
- Le nom et l’adresse de la personne qui fait la livraison;
- Les types et le volume de matières reçues;
- Si le chauffage des matières mentionnées à l’annexe 2A n’a pas eu lieu au DAMR :
- Une déclaration de la personne qui a chauffé les matières précisant dans quel système hors site elles ont été chauffées et indiquant qu’elles l’ont été :
- pendant au moins une heure à au moins 70 °C; ou
- pendant au moins 20 heures à au moins 50 °C;
- Une déclaration d’un ingénieur précisant que le système hors site existe et qu’il est à même de chauffer les matières de la façon indiquée à l’alinéa a);
- Une déclaration de la personne qui a chauffé les matières précisant dans quel système hors site elles ont été chauffées et indiquant qu’elles l’ont été :
- Les résultats d’une analyse des matières ne provenant pas d’une exploitation agricole;
- Les résultats des analyses de la teneur en plastique et de la taille des particules pour les matières mentionnées à l’annexe 2B;
- Un dossier de résultats qui indique l’heure et la température du chauffage visé au paragraphe 98.9 (2), ces résultats étant représentés sous forme de graphiques ou conservés sous une forme pouvant être ainsi représentés – Cette exigence s’applique lorsqu’un DAMR a reçu, au cours des 12 mois précédents, plus de 10 000 mètres cubes de matières destinées à la DA ne provenant pas d’une exploitation agricole ou des matières mentionnées à l’annexe 2B;
- Les résultats de toutes les analyses requises effectuées sur les matières issues de la DA;
- La destination des matières issues de la DA;
- Les plaintes présentées conformément au plan de gestion des odeurs;
- La façon dont la personne a satisfait aux exigences des consignes d’utilisation du système de lutte contre les odeurs;
- Les résultats des analyses exigées pour les matières issues du nettoyage;
- La date et la durée d’utilisation, le cas échéant, d’une installation secondaire de combustion des gaz.
Section 9.3. Tenue de registres
Il existe des exigences particulières en ce qui a trait à la tenue de dossiers pour le DAMR. La personne qui tient les dossiers doit :
- les conserver en format imprimé ou sur un support mécanique, électronique ou autre;
- prendre les précautions voulues, adaptées au support utilisé, pour les protéger contre les risques de falsification ou de modification des renseignements qui y sont consignés;
- prévoir un moyen de rendre les renseignements qu’ils renferment accessibles de manière intelligible et sans risque d’erreurs, dans un délai raisonnable, à quiconque est autorisé par la loi à les examiner;
- veiller à les conserver :
- à l’endroit où l’exploitation exerce ses activités; ou
- à un autre endroit auquel l’exploitant de l’exploitation a accès en tout temps, s’il n’est pas commode que ce soit à celui où les activités sont exercées.
Ces dossiers doivent être conservés pendant au moins deux ans à compter du jour de leur création ou, dans le cas de ceux se rapportant à une installation permanente d’entreposage d’éléments nutritifs qui a servi à stocker des MSA, pendant au moins deux ans après que des MSA y ont été entreposées pour la dernière fois. S’il s’agit de dossiers liés à une SGEN ou à un PGEN, ils doivent être conservés pendant deux ans après que l’un ou l’autre a cessé d’être en vigueur. La personne responsable, en vertu du Règl. de l’Ont. 267/03, de tenir les dossiers doit également veiller à ce qu’ils soient créés et recueillis.
Voir le Règl. de l’Ont. 267/03, par. 98.5.1, 98.13, 98.28, 112, 113.