Gazette de l'Ontario Volume 150 Numéro 26 | 1 julliet 2017

Avis parlementaire

Lignes directrices relatives à l’utilisation des documents électoraux Juin 2017

Lignes Directrices Relatives à l’Utilisation des Documents Électoraux

Section 1 : Introduction

En vertu des dispositions de la Loi électorale, le directeur général des élections est tenu d’établir et de conserver un Registre permanent des électeurs pour l’Ontario (registre permanent ou RPEO) et un Registre des électeurs absents.

Les présentes lignes directrices visent à faire connaître aux destinataires autorisés (candidats, députés à l’Assemblée législative et partis politiques inscrits) les dispositions de la Loi électorale et les pratiques exemplaires en matière de confidentialité portant sur les modalités d’utilisation et d’accès aux renseignements figurant au registre permanent et au registre des électeurs absents. Ces lignes directrices veillent à la protection et à la gestion efficaces des renseignements personnels concernant les électeurs qui figurent au registre permanent et au registre des électeurs absents.

Les présentes lignes directrices précisent également les exigences en matière de confidentialité ayant trait à la diffusion et à l’utilisation des produits dérivés, des documents électoraux et de la mise à jour annuelle. Les produits dérivés (ou listes des électeurs) sont créés à partir du registre permanent et du registre des électeurs absents au début d’une élection et relèvent de la responsabilité des directeurs du scrutin pendant l’élection. La mise à jour annuelle désigne les actualisations du registre permanent et des listes des électeurs connexes fournies tous les ans aux destinataires autorisés. Les documents électoraux désignent l’ensemble des renseignements électoraux diffusés auprès des destinataires autorisés pendant une élection, notamment : listes des électeurs, circonscriptions électorales, sections de vote, bureaux de vote et listes de noms à rayer.

Le registre permanent contient des renseignements personnels concernant les électeurs de l’Ontario, notamment leur nom, leur adresse personnelle, leur adresse postale, leur date de naissance et leur identificateur unique. Le registre des électeurs absents recense les électeurs qui résident temporairement à l’extérieur de l’Ontario et qui ont fait une demande d’inscription sur ce registre auprès d’Élections Ontario. Le cas échéant, les listes des électeurs précisent le nom, l’identificateur unique, l’adresse postale et l’adresse permanente des électeurs. Élections Ontario attache la plus grande importance à la protection des renseignements personnels. Par conséquent, il s’avère capital que les destinataires autorisés des renseignements personnels concernant les électeurs prennent les mesures qui s’imposent, telles que décrites dans les présentes lignes directrices, afin de garantir la confidentialité des renseignements personnels issus du registre permanent, du registre des électeurs absents ou des listes des électeurs et de préserver l’intégrité de l’administration du système électoral de l’Ontario.

Section 2 : Diffusion des listes des électeurs

La Loi électorale exige la diffusion des renseignements personnels concernant les électeurs auprès des destinataires autorisés. Lorsqu’ils sont tenus, aux termes de la Loi électorale, de fournir à un candidat ou à un parti inscrit des copies des listes des électeurs, du registre permanent ou registre des électeurs absents ou de lui communiquer des extraits ou des mises à jour du registre permanent, ou tout autre renseignement concernant les électeurs, le directeur général des élections ou les directeurs du scrutin ne doivent pas fournir des renseignements concernant les électeurs autres que les renseignements suivants, sauf disposition contraire expresse de la Loi électorale :

1. Les noms et l’identificateur unique des électeurs.
2. Les adresses postales et les adresses permanentes des électeurs.

Outre les renseignements personnels concernant les électeurs, Élections Ontario communiquera également d’autres renseignements électoraux aux destinataires autorisés, par exemple : circonscriptions électorales, sections de vote, bureaux de vote et listes de noms à rayer.

Malgré l’exigence de diffusion des renseignements personnels concernant les électeurs aux destinataires autorisés, le directeur général des élections peut, sur demande écrite d’un électeur, supprimer tout renseignement s’il a des motifs raisonnables de croire que, s’il était communiqué, ce renseignement mettrait la vie, la santé ou la sécurité de l’électeur en danger.

Le tableau 1 – Diffusion des listes des électeurs récapitule les modalités de diffusion des différentes listes des électeurs auprès des destinataires autorisés.

Tableau 1 – Diffusion des listes des électeurs

Section 3 : Possibilité de renoncer à recevoir les renseignements personnels concernant les électeurs

En vertu de la Loi électorale, les partis politiques inscrits et les candidats qui ont déposé une politique de confidentialité auprès d’Élections Ontario sont en droit de demander et de recevoir des documents électoraux. Malgré cette disposition, la Loi électorale donne aux candidats et aux partis politiques inscrits la possibilité de renoncer à recevoir des documents électoraux. Élections Ontario continuera de fournir des documents électoraux aux candidats et aux partis politiques inscrits qui ont déposé une politique de confidentialité sauf si le candidat ou le parti politique inscrit a fait savoir qu’il ne souhaite pas en recevoir.

Section 4 : Utilisation autorisée des listes des électeurs

La Loi électorale prévoit des restrictions particulières relatives à l’utilisation des listes des électeurs. Tout destinataire autorisé doit respecter l’utilisation autorisée des listes des électeurs à des fins électorales uniquement. En vertu des dispositions de la Loi électorale, l’utilisation des renseignements figurant au registre permanent, au registre des électeurs absents ou sur les listes des électeurs à des fins commerciales (article 17.4(1)) constitue un délit. Toute utilisation non autorisée est passible d’une amende d’au plus 5 000 $ (article 97).

L’obligation de respecter l’utilisation autorisée des renseignements personnels concernant les électeurs s’applique à toute personne ou entité qui reçoit et examine les listes des électeurs sous une forme imprimée ou électronique ou sur un périphérique/une application de stockage de données.

Le tableau 2 – Utilisation autorisée des listes des électeurs récapitule les utilisations autorisées de la mise à jour annuelle et des listes des électeurs fournies à chaque destinataire autorisé. Les articles pertinents de la Loi électorale sont précisés, le cas échéant.

Tableau 2 – Utilisation autorisée des listes des électeurs

Section 5 : Exigences relatives à l’accès et à l’utilisation des renseignements personnels concernant les électeurs

La Loi électorale stipule que les destinataires autorisés doivent prendre les mesures qui s’imposent afin de préserver la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels concernant les électeurs de l’Ontario. Les destinataires autorisés sont tenus de respecter les exigences et les mesures de protection répertoriées dans les présentes afin de veiller à la protection et à la gestion efficaces des renseignements qui figurent sur les listes des électeurs.

Obligation d’élaboration d’une politique de confidentialité

En vertu des dispositions de la Loi électorale, les partis politiques inscrits sont tenus d’élaborer et de mettre en œuvre une politique de confidentialité visant à garantir que leurs candidats, députés à l’Assemblée législative, employés et agents respectent les restrictions relatives à l’utilisation des renseignements figurant au registre permanent, au registre des électeurs absents ou sur les listes des électeurs conformément à l’article 17.4(1) de la Loi électorale. Ladite politique doit refléter les exigences en matière de confidentialité stipulées dans les présentes lignes directrices.

Les candidats indépendants et les députés indépendants à l’Assemblée législative sont tenus de satisfaire aux mêmes obligations en la matière que les partis politiques inscrits.

Le directeur général des élections a le droit de refuser la diffusion des listes des électeurs auprès des partis politiques inscrits dont la politique n’est pas conforme aux exigences stipulées dans les présentes lignes directrices et dans la Loi électorale, ainsi qu’auprès des candidats et députés à l’Assemblée législative desdits partis.

Un exemple de politique de confidentialité à l’intention des partis politiques inscrits figure en annexe A, tandis qu’un exemple à l’intention des candidats indépendants et des députés indépendants à l’Assemblée législative figure en annexe B.

Obligation de dépôt d’une politique de confidentialité

Tout parti politique est tenu de déposer sa politique de confidentialité auprès d’Élections Ontario dans les plus brefs délais, dès réception de la confirmation d’inscription dudit parti politique par Élections Ontario.

Une fois le dépôt effectué auprès d’Élections Ontario par un parti politique ou un député indépendant à l’Assemblée législative, ce dernier est tenu de confirmer par écrit, au plus tard le 31 janvier de chaque année, les modifications apportées, le cas échéant, à ladite politique.

Ladite confirmation écrite doit être mise à jour dans les plus brefs délais en cas de modifications ultérieures au 31 janvier.

Pendant la période de convocation des électeurs, la politique déposée par un parti politique au 31 janvier de l’année en cours s’applique au scrutin, sauf notification écrite du parti à Élections Ontario indiquant les modifications apportées.

Les candidats qui n’appartiennent à aucun parti politique inscrit sont également tenus de mettre en place une politique conforme aux restrictions relatives à l’utilisation des renseignements en vertu de l’article 17.4(1). Les candidats doivent déposer leur politique par écrit auprès du directeur du scrutin lorsque ce dernier leur remet la liste préliminaire des électeurs. Lorsqu’un candidat, auparavant député indépendant à l’Assemblée législative, souhaite avoir recours à la politique déposée précédemment auprès d’Élections Ontario, le candidat doit déposer un exemplaire de ladite politique lorsque le directeur du scrutin lui remet la liste préliminaire des électeurs.

Restrictions relatives à l’utilisation des renseignements

En vertu des dispositions de la Loi électorale, cette politique vise à garantir que toute personne obtenant des renseignements qui proviennent, directement ou indirectement, du registre permanent, du registre des électeurs absents ou des listes des électeurs satisfait aux exigences suivantes et s’engage :

• à utiliser uniquement lesdits renseignements à des fins électorales;
• à ne pas utiliser lesdits renseignements à des fins commerciales;
• à ne les communiquer à d’autres qu’après avoir obtenu d’eux une reconnaissance écrite selon laquelle ils sont liés par les restrictions d’utilisation prévues à l’article 17.4.

Reconnaissances écrites

Chaque entité politique doit s’assurer que tout destinataire autorisé auquel elle communique les renseignements figurant au registre permanent, au registre des électeurs absents ou sur un document électoral, selon le cas, signe une reconnaissance écrite portant sur les présentes restrictions d’utilisation avant d’avoir accès auxdits renseignements.

Chaque destinataire autorisé est tenu de remplir une reconnaissance écrite stipulant qu’il :

• comprend les restrictions relatives à l’utilisation et à la divulgation des listes;
• comprend l’importance de préserver la confidentialité des renseignements personnels concernant les électeurs qui figurent sur les listes;
• s’engage à protéger la confidentialité desdits renseignements;
• utilisera uniquement les renseignements aux fins stipulées dans la Loi électorale;
• rendra les listes une fois qu’il aura accompli la tâche pour laquelle les listes ont été remises au parti ou au candidat, selon le cas.

Un exemple de reconnaissance écrite figure en annexe C.

Suivi de la diffusion auprès des parties prenantes

Lorsqu’une entité politique remet une copie des renseignements figurant au registre permanent, au registre des électeurs absents ou sur un document électoral à quiconque, cette dernière doit non seulement obtenir une reconnaissance écrite, mais aussi consigner les renseignements suivants à des fins de suivi :

• Date de diffusion
• Identité de la personne recevant les renseignements
• Type de document (p. ex. registre permanent ou registre des électeurs absents au format électronique)
• Confirmation de la signature d’une reconnaissance écrite
• Confirmation de la date de retour de la copie auprès de l’entité politique ou certificat de destruction

Un formulaire de suivi de la diffusion doit être rempli en cas de diffusion d’une mise à jour annuelle et de documents électoraux lors d’un scrutin. Un exemple de formulaire de suivi de la diffusion figure en annexe D (documents électoraux lors d’un scrutin) ou en annexe E (mise à jour annuelle).

Dépôt des formulaires de suivi de la diffusion des documents électoraux

Le formulaire de suivi de la diffusion doit être déposé auprès d’Élections Ontario selon les modalités suivantes :

Pour la mise à jour annuelle à l’intention des partis politiques inscrits et des députés à l’Assemblée législative, le formulaire de suivi de la diffusion doit être déposé :

• dans les 30 jours à compter de la réception de la notification de mise à jour annuelle par Élections Ontario; ou
• dans les 30 jours à compter de l’émission du décret de convocation des électeurs dans le cadre d’une élection générale.

Lors d’un scrutin (élections partielles et élections générales), les partis politiques inscrits doivent tenir à jour le formulaire de suivi de la diffusion prévu à cet effet et le déposer auprès d’Élections Ontario dans les dix jours qui suivent le jour du scrutin.

Les candidats doivent tenir à jour le formulaire de suivi de la diffusion prévu à cet effet et le déposer auprès du directeur du scrutin dans les dix jours qui suivent le jour du scrutin. Les candidats qui ne déposent pas ce formulaire de suivi de la diffusion auprès du directeur du scrutin doivent le déposer en même temps que leurs rapports financiers en vertu de la Loi sur le financement des élections.

Si un député à l’Assemblée législative a démissionné ou a été démis de ses fonctions, ledit député doit rendre tous les documents qui contiennent des renseignements personnels concernant les électeurs et des renseignements électoraux à Élections Ontario dans un délai de 30 jours à compter de sa démission ou de sa destitution.

Section 6 : Restrictions de reproduction

En vertu de l’article 17.4(3) de la Loi électorale, la personne qui obtient des renseignements à partir du registre permanent (y compris des listes des électeurs) par voie électronique ne doit en reproduire, stocker ou transmettre aucune partie à aucune fin, sauf dans les cas énoncés ci-après :

• Partis politiques inscrits et députés à l’Assemblée législative ayant reçu une mise à jour du registre permanent pour l’ensemble de l’Ontario consécutivement à une mise à jour annuelle (article 17.1(3)(1)(i) ou (ii)) ou ayant reçu une mise à jour portant sur une circonscription électorale donnée en vertu de l’article 17.1(3)(2).
• Personne ou entité ayant obtenu lesdits renseignements par l’entremise d’un parti politique inscrit ou d’un député à l’Assemblée législative dans les circonstances susmentionnées, sous réserve que ladite personne ou entité signe une reconnaissance écrite dans laquelle elle s’engage à respecter les restrictions stipulées dans la Loi électorale concernant l’utilisation des renseignements à des fins électorales uniquement, et non à des fins commerciales (article 17.4(4)(b)).

Section 7 : Exigences complémentaires en matière de confidentialité

Outre les restrictions relatives à l’utilisation et à la reproduction des renseignements personnels concernant les électeurs, Élections Ontario exige que les entités politiques mettent en place les mesures de protection stipulées ci-après, dans le cadre de la politique du parti ou du candidat, selon le cas, afin de les aider à préserver la confidentialité des renseignements figurant au registre permanent, au registre des électeurs absents ou sur les documents électoraux. Lesdites mesures de protection constituent un cadre permettant de préserver la confidentialité des renseignements personnels concernant les électeurs qui figurent dans les divers registres et listes pendant leur utilisation. Elles visent également à définir les principes à respecter pour se départir de ces renseignements après utilisation, ainsi que les démarches en cas de perte ou de vol desdits renseignements.

L’entité politique est tenue de :

• donner des instructions claires à l’ensemble des destinataires autorisés concernant l’utilisation adaptée des renseignements issus du registre permanent, du registre des électeurs absents et des documents électoraux;
• remettre les documents électoraux uniquement aux personnes devant y accéder aux fins de communiquer avec les électeurs pour le compte de l’entité politique ou dans le cadre d’activités électorales menées pour le compte de l’entité politique;
• restreindre le nombre de personnes y ayant accès afin de réduire les risques d’atteinte à la vie privée;
• s’assurer que les documents électoraux sont conservés en lieu sûr lorsqu’ils ne sont pas utilisés, à savoir sur un ordinateur sécurisé et protégé par mot de passe (versions électroniques) ou dans un classeur fermé à clé (exemplaires papier). Les mots de passe et les clés doivent rester sous la supervision étroite de la personne chargée des mesures de protection de la confidentialité;
• s’assurer que l’ensemble des destinataires autorisés comprend l’importance de préserver la confidentialité des renseignements concernant les électeurs;
• obtenir une reconnaissance écrite de la part de chaque destinataire autorisé dans laquelle cette personne s’engage à respecter les restrictions relatives à l’utilisation des renseignements personnels concernant les électeurs (voir l’exemple en annexe C).

Perte ou vol

Si une copie d’un extrait du registre permanent, du registre des électeurs absents ou d’un document électoral a été perdue ou volée, les renseignements personnels concernant les électeurs qui y figurent sont susceptibles d’être utilisés à des fins non autorisées. Par conséquent, la perte ou le vol présente un risque d’atteinte à la vie privée et des mesures efficaces doivent être prises dans les plus brefs délais. Chaque incident devra être abordé selon une approche adaptée. Il est toutefois recommandé à la personne chargée des mesures de protection de la confidentialité de procéder comme suit :

• Limiter l’étendue de l’incident et identifier sa source.
• Documenter les circonstances ayant conduit à l’incident.
• Réviser les politiques, processus et procédures internes afin d’éviter tout incident à l’avenir.
• Signaler la perte ou le vol au directeur général des élections.

Destruction sécurisée des renseignements personnels concernant les électeurs

Toutes les entités politiques doivent se départir des renseignements personnels concernant les électeurs de manière sécurisée lorsque leur utilisation n’est plus autorisée. Pour empêcher l’accès aux renseignements personnels concernant les électeurs par des tiers non autorisés, il est important de prendre les précautions qui s’imposent lors de l’élimination et de la destruction desdits renseignements. Toute mesure raisonnable doit être mise en œuvre pour préserver la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels concernant les électeurs qui doivent être détruits, notamment au cours des étapes de stockage, de transport, de manipulation et de destruction.

Les dispositions à respecter lors de la destruction sécurisée des renseignements personnels concernant les électeurs par les entités politiques sont énoncées ci-après.

1. Les méthodes utilisées doivent garantir que les dossiers personnels ne pourront pas être reconstitués. Les exemplaires papier des documents doivent être déchiquetés de façon appropriée et les données électroniques doivent être effacées définitivement en recourant à des méthodes interdisant toute restauration desdites données.
2. La destruction des exemplaires papier implique le déchiquetage vertical et horizontal, et non le simple déchiquetage continu (en bandes), qui permet la reconstitution.
3. La destruction des supports électroniques et sans fil implique soit l’endommagement physique du périphérique de stockage (qui devient inutilisable) et sa mise au rebut, soit le recours aux outils de suppression proposés par divers éditeurs de logiciels qui permettent d’effacer toute trace des données stockées sur un disque.

Documents attestant la destruction sécurisée des renseignements

Les entités politiques doivent émettre un certificat de destruction consignant les renseignements suivants :

• Identification des dossiers détruits
• Date, heure et lieu de destruction
• Méthode de destruction employée
• Nom et signature de la personne chargée de la destruction

Les renseignements personnels figurant dans le dossier détruit ne doivent pas apparaître dans le certificat de destruction.

Dépôt des documents attestant la destruction sécurisée des renseignements

Les documents attestant la destruction sécurisée des renseignements doivent être déposés auprès d’Élections Ontario dans les délais suivants :

• Mise à jour annuelle à l’intention des partis politiques inscrits : 30 jours à compter de la réception de la notification de mise à jour annuelle par Élections Ontario.
• Mise à jour annuelle à l’intention des députés à l’Assemblée législative : 30 jours à compter de la réception de la notification de mise à jour annuelle par Élections Ontario.
• Candidats : ces documents doivent être déposés en même temps que leurs rapports financiers en vertu de la Loi sur le financement des élections.

Un exemple de formulaire attestant la destruction sécurisée figure en annexe F (documents électoraux) ou en annexe G (mise à jour annuelle).

Si l’entité politique fait appel à un prestataire de services externe pour réaliser cette opération, un certificat de destruction doit être remis par la société en question et déposé par l’entité politique avec les documents attestant la destruction sécurisée des renseignements.

Exigences applicables en cas de recours à un prestataire de services pour la destruction sécurisée de documents qui contiennent des renseignements personnels concernant les électeurs

En cas de recours à un prestataire de services pour la destruction sécurisée de documents électoraux qui contiennent des renseignements personnels concernant les électeurs, l’entité politique doit établir la responsabilité du prestataire de services quant à la destruction sécurisée des dossiers concernés. Elle doit également préciser les modalités et les conditions de destruction, ainsi que les intervenants.

L’entité politique doit demander l’émission ultérieure d’un certificat de destruction sur lequel figureront les renseignements suivants :

• Identification des dossiers détruits
• Date, heure et lieu de destruction
• Méthode de destruction employée
• Nom et signature de l’intervenant

Les renseignements personnels figurant dans le dossier détruit ne doivent pas apparaître dans le certificat de destruction.

Exception aux principes de destruction sécurisée

À noter que les exigences stipulées dans les présentes lignes directrices en matière de destruction sécurisée s’appliquent aux versions électroniques et aux exemplaires papier des documents fournis par Élections Ontario en vertu de la section 2 et à toutes copies individuelles supplémentaires desdits documents qui ont été remises par l’entité politique aux personnes agissant en son nom.

Les présentes lignes directrices n’exigent pas la suppression des renseignements intégrés aux bases de données créées par l’entité politique à des fins électorales.

Section 8 : Pratiques exemplaires en matière de confidentialité

Travail en environnement mobile

Les employés, bénévoles ou agents des entités politiques sont susceptibles de devoir accéder aux renseignements personnels concernant les électeurs lorsqu’ils sont en déplacement. Dans le cadre de ses efforts pour préserver la confidentialité des renseignements personnels concernant les électeurs, Élections Ontario recommande aux entités politiques de prendre en compte les pratiques exemplaires suivantes visant à renforcer la sécurité et la confidentialité des données dans un environnement mobile.

Utilisation des dossiers hors des locaux

Les dossiers doivent uniquement être utilisés hors des locaux en cas d’absolue nécessité.

Les employés, bénévoles ou agents de l’entité politique doivent obtenir toutes les autorisations requises et, dans la mesure du possible, seules des copies doivent être utilisées dans un environnement mobile, les documents originaux restant de préférence dans les locaux.

Un compte rendu des renseignements utilisés hors des locaux doit être conservé en lieu sûr.

Dossiers papier

En déplacement, les dossiers papier doivent être transportés de manière sécurisée dans un contenant fermant à clé, qui reste en possession des employés, bénévoles ou agents de l’entité politique.

En cas d’utilisation à domicile, seuls les employés, bénévoles ou agents de l’entité politique doivent avoir accès aux dossiers, qui sont conservés sous clé lorsqu’ils ne sont pas utilisés.

Transports publics

Les employés, bénévoles ou agents de l’entité politique ne doivent jamais consulter les renseignements personnels concernant les électeurs, sous forme imprimée ou électronique, dans les transports publics.

Dossiers électroniques

Les dossiers électroniques qui contiennent des renseignements personnels concernant les électeurs doivent être stockés sous forme cryptée sur un périphérique de stockage de données/une application ou sur un périphérique amovible protégé par un mot de passe, plutôt que sur le disque dur d’un ordinateur portable ou personnel.

Les périphériques amovibles doivent rester en permanence en possession des employés, bénévoles ou agents de l’entité politique ou dans un lieu sûr auquel aucun tiers n’a accès.

Ordinateurs portables et ordinateurs personnels

L’accès aux ordinateurs portables et aux ordinateurs personnels doit être protégé par un mot de passe et toutes les données stockées sur le disque dur doivent être cryptées. D’autres mesures de protection raisonnables, telles que l’installation de logiciels antivirus et de pare-feu personnels, peuvent être prises.

Les ordinateurs portables doivent toujours être conservés en lieu sûr.

Technologie sans fil

Les entités politiques doivent protéger la confidentialité des renseignements personnels stockés sur des périphériques sans fil (p. ex. téléphones cellulaires). L’accès à ce type de périphérique doit être protégé par un mot de passe et toutes les données stockées doivent être cryptées.

En déplacement, les employés, bénévoles ou agents de l’entité politique doivent rester constamment en possession des périphériques sans fil et se prémunir contre la perte ou le vol.

Courriels, télécopies et photocopies

En cas de travail hors des locaux, notamment à domicile, les employés doivent éviter l’envoi de renseignements personnels par courriel ou par télécopie. Si cela s’avère nécessaire, les employés doivent alors se charger eux-mêmes de l’envoi par télécopie ou de la photocopie des renseignements personnels.

Si les télécopieurs et photocopieurs ne sont pas mis à disposition pour un usage personnel et que les dossiers contenant des renseignements personnels doivent être remis à un tiers, l’employé doit être présent en permanence pendant les opérations.

Désignation d’une personne chargée de la mise en œuvre des mesures de protection

La désignation par les entités politiques d’une personne chargée de la mise en œuvre des mesures de protection de la confidentialité est recommandée. Peuvent notamment incomber à cette personne :

• l’élaboration et la mise en œuvre de protocoles spécifiques concernant l’utilisation, la protection et la destruction des listes;
• la prise en charge des questions relatives à l’utilisation autorisée des listes par l’entité politique;
• le contrôle de l’accès aux listes;
• la transmission de la politique de l’entité politique et des présentes lignes directrices aux personnes autorisées à consulter les listes des électeurs.

Annexe A – Exemple de politique à l’intention des partis politiques inscrits

Section 1 : Portée

Cette politique s’applique à {nom du parti politique}, ainsi qu’à ses candidats, à ses députés à l’Assemblée législative et à toute personne ou entité représentant ou travaillant pour ledit parti, que ce soit en échange d’une rémunération ou de façon bénévole.

Section 2 : Restrictions d’utilisation

Toute personne ou entité obtenant des renseignements qui proviennent, directement ou indirectement, du Registre permanent des électeurs pour l’Ontario ou d’une liste des électeurs par l’entremise de {nom du parti politique inscrit} est tenue de satisfaire aux exigences stipulées à l’article 17.4 de la Loi électorale et s’engage :

• à utiliser uniquement lesdits renseignements à des fins électorales;
• à ne pas utiliser lesdits renseignements à des fins commerciales.

Section 3 : Obligation de signature d’une reconnaissance écrite

Toute personne ou entité ayant obtenu des renseignements qui proviennent, directement ou indirectement, du Registre permanent des électeurs pour l’Ontario ou d’une liste des électeurs par l’entremise de {nom du parti politique inscrit} est uniquement autorisée à divulguer lesdits renseignements à des tiers après obtention d’une reconnaissance écrite dans laquelle ils s’engagent à respecter les restrictions d’utilisation stipulées à l’article 17.4 de la Loi électorale, tel qu’il est reproduit à la section 2 de la présente politique.

Section 4 : Suivi de la diffusion des renseignements

En cas de remise d’une copie des renseignements figurant au Registre, dans tout extrait du Registre ou sur la liste des électeurs à une personne ou entité quelconque, les renseignements suivants doivent être consignés à des fins de suivi :

• Date de diffusion
• Identité de la personne recevant les renseignements
• Support des renseignements (p. ex. type de document, RPEO au format électronique, exemplaire papier de la liste des électeurs, etc.)
• Confirmation de la signature d’une reconnaissance écrite
• Confirmation de la date de retour de la copie

Section 5 : Perte ou vol de renseignements

En cas de perte ou de vol des renseignements personnels concernant les électeurs issus du Registre permanent ou de tout extrait du Registre portant sur une circonscription électorale donnée, les procédures suivantes doivent être respectées :

• L’étendue de l’incident doit être limitée et la source identifiée.
• Les circonstances ayant conduit à l’incident doivent être documentées.
• Les politiques, processus et procédures internes doivent être révisés afin d’éviter tout incident à l’avenir.
• La perte ou le vol doit être signalé(e) au directeur général des élections.

Section 6 : Responsabilités spécifiques des candidats du parti

Les responsabilités suivantes incombent à l’ensemble des candidats :

• Respecter les restrictions relatives à l’utilisation des renseignements stipulées à l’article 17.4 de la Loi électorale.
• Obtenir les reconnaissances écrites qui s’imposent conformément à l’article 17.4 de la Loi électorale.
• Assurer le suivi de la diffusion des exemplaires de la liste des électeurs fournie par le directeur du scrutin au candidat, sous forme imprimée ou électronique, conformément aux dispositions des Lignes directrices relatives à l’utilisation des documents électoraux.
• Se conformer aux processus établis dans les Lignes directrices relatives à l’utilisation des documents électoraux en cas de perte ou de vol d’un exemplaire de la liste des électeurs.
• Outre les obligations de notification stipulées dans les lignes directrices en cas de perte ou de vol, le candidat doit également avertir {nom de la personne responsable de la consignation des pertes/vols désignée par le parti en son sein}.
• Veiller à la destruction sécurisée de tous les exemplaires de la liste des électeurs conformément aux dispositions des Lignes directrices relatives à l’utilisation des documents électoraux.
• Se conformer à l’ensemble des exigences de dépôt en vertu des Lignes directrices relatives à l’utilisation des documents électoraux.

Section 7 : Responsabilités des députés à l’Assemblée législative du parti

Les responsabilités suivantes incombent à l’ensemble des députés à l’Assemblée législative :

• Respecter les restrictions relatives à l’utilisation des renseignements stipulées à l’article 17.4 de la Loi électorale.
• Obtenir les reconnaissances écrites qui s’imposent conformément à l’article 17.4 de la Loi électorale.
• Assurer le suivi de la diffusion des exemplaires de l’extrait du Registre permanent des électeurs pour l’Ontario fourni par Élections Ontario au député, sous forme imprimée ou électronique, conformément aux dispositions des Lignes directrices relatives à l’utilisation des documents électoraux.
• Se conformer aux processus établis dans les Lignes directrices relatives à l’utilisation des documents électoraux en cas de perte ou de vol d’un exemplaire de la liste des électeurs.
• Outre les obligations de notification stipulées dans les lignes directrices en cas de perte ou de vol, le député doit également avertir {nom de la personne responsable de la consignation des pertes/vols désignée par le parti en son sein}.
• Veiller à la destruction sécurisée de tous les exemplaires de l’extrait du Registre permanent conformément aux dispositions des Lignes directrices relatives à l’utilisation des documents électoraux.
• Se conformer à l’ensemble des exigences de dépôt en vertu des lignes directrices.

Annexe B – Exemple de politique d’un candidat ou d’un député indépendant à l’Assemblée législative

Section 1 : Portée

Cette politique s’applique à {nom du candidat/député indépendant}, ainsi qu’à toute personne ou entité représentant ou travaillant pour ledit candidat/député, que ce soit en échange d’une rémunération ou de façon bénévole.

Section 2 : Restrictions d’utilisation

Toute personne ou entité obtenant des renseignements qui proviennent, directement ou indirectement, du Registre permanent des électeurs pour l’Ontario ou d’une liste des électeurs par l’entremise de {nom du candidat/député indépendant} est tenue de satisfaire aux exigences stipulées à l’article 17.4 de la Loi électorale et s’engage :

• à utiliser uniquement lesdits renseignements à des fins électorales;
• à ne pas utiliser lesdits renseignements à des fins commerciales.

Section 3 : Obligation de signature d’une reconnaissance écrite

Toute personne ou entité ayant obtenu des renseignements qui proviennent, directement ou indirectement, du Registre permanent des électeurs pour l’Ontario ou d’une liste des électeurs par l’entremise de {nom du candidat/député indépendant} est uniquement autorisée à divulguer lesdits renseignements à des tiers après obtention d’une reconnaissance écrite dans laquelle ils s’engagent à respecter les restrictions d’utilisation stipulées à l’article 17.4 de la Loi électorale, tel qu’il est reproduit à la section 2 de la présente politique.

Section 4 : Suivi de la diffusion des renseignements

En cas de remise d’une copie des renseignements figurant au Registre, dans tout extrait du Registre ou sur la liste des électeurs à une personne ou entité quelconque, les renseignements suivants doivent être consignés à des fins de suivi :

• Date de diffusion
• Identité de la personne recevant les renseignements
• Support des renseignements (p. ex. type de document, RPEO au format électronique, exemplaire papier de la liste des électeurs, etc.)
• Confirmation de la signature d’une reconnaissance écrite
• Confirmation de la date de retour de la copie

Section 5 : Perte ou vol de renseignements

En cas de perte ou de vol des renseignements personnels concernant les électeurs qui figurent sur la liste des électeurs, les procédures suivantes doivent être respectées :

• L’étendue de l’incident doit être limitée et la source identifiée.
• Les circonstances ayant conduit à l’incident doivent être documentées.
• Les politiques, processus et procédures internes doivent être révisés afin d’éviter tout incident à l’avenir.
• La perte ou le vol doit être signalé(e) au directeur général des élections.

Section 6 : Élection d’un député indépendant à l’Assemblée législative

Si je suis élu député à l’Assemblée législative, cette politique restera en vigueur, sauf notification écrite envoyée par mes soins à Élections Ontario en cas de modifications apportées à ladite politique.

Annexe C – Exemple de reconnaissance écrite

Identité du signataire de la reconnaissance

Conformément à l’article 17.4 de la Loi électorale après amendement, je déclare ce qui suit eu égard aux renseignements que j’ai obtenus directement ou indirectement à partir de la liste des électeurs ou du Registre permanent, que lesdits renseignements m’aient été communiqués sous forme imprimée ou électronique ou que je les ai consultés sous une forme quelconque sans qu’un exemplaire me soit remis :

1. Je m’engage à utiliser lesdits renseignements à des fins électorales uniquement.
2. Je m’engage à ne pas utiliser lesdits renseignements à des fins commerciales.
3. Je m’engage à divulguer lesdits renseignements à des tiers uniquement après obtention d’une reconnaissance écrite dans laquelle ils s’engagent à respecter les restrictions susmentionnées.

_____________________________________________________
Nom de la circonscription électorale (en lettres moulées)

_____________________________________________________
Signature

_____________________________________________________
Date (en lettres moulées)

Annexe D – Exemple de formulaire de suivi de la diffusion de documents électoraux lors d’un scrutin

_____________________________________________________
Nom de la circonscription électorale

_____________________________________________________
Nom du candidat

_____________________________________________________
Signature du candidat

_____________________________________________________
Date

Annexe E – Exemple de formulaire de suivi de la diffusion en cas de mise à jour annuelle

1. Député indépendant à l’Assemblée législative
2. Parti politique inscrit
3. Député à l’Assemblée législative d’un parti politique inscrit

_____________________________________________________
Nom de la circonscription électorale (le cas échéant)

_____________________________________________________
Nom du parti inscrit (le cas échéant)

_____________________________________________________
Nom (en lettres moulées)

_____________________________________________________
Signature

_____________________________________________________
Date

Annexe F – Exemple de formulaire attestant la destruction sécurisée des renseignements (scrutin)

_____________________________________________________
Nom de la circonscription électorale

_____________________________________________________
Nom du candidat

_____________________________________________________
Signature du candidat

_____________________________________________________
Date

Le cas échéant, joindre un exemplaire du certificat de destruction remis par le prestataire de services et le déposer auprès d’Élections Ontario.

Annexe G – Exemple de formulaire attestant la destruction sécurisée des renseignements (mise à jour annuelle)

1. Député indépendant à l’Assemblée législative
2. Parti politique inscrit
3. Député à l’Assemblée législative d’un parti politique inscrit

_____________________________________________________
Nom de la circonscription électorale

_____________________________________________________
Nom du candidat

_____________________________________________________
Signature du candidat

_____________________________________________________
Date

Le cas échéant, joindre un exemplaire du certificat de destruction remis par le prestataire de services et le déposer auprès d’Élections Ontario.

(150-G252F)