Aperçu

La présente page donne une orientation sur les critères de délivrance et de conservation des relevés de notes à respecter pour satisfaire aux exigences en vertu de la Loi de 2005 sur les collèges d'enseignement professionnel de l'Ontario.

Seuls les fournisseurs de la présente liste sont approuvés par le surintendant peuvent être retenu pour fournir ces services.

Liste de fournisseurs préqualifiés (approuvés).

Exigences

Les exploitants des collèges d’enseignement professionnel doit :

  • veillent à ce que leurs étudiants et étudiantes actuels et anciens ait accès à leur relevé de notes pendant au moins 25 ans après qu'ils y ont terminé leurs études
  • doivent transférer les relevés de notes à une installation d'entreposage hors site, approuvée par le surintendant des collèges d'enseignement professionnel (« le surintendant »), dans les 60 jours suivant le départ de l'étudiant ou de l'étudiante du collège
  • délivrer des relevés de notes aux étudiants et étudiantes par l’entremise du fournisseur externe approuvé
  • doivent acquérir les services d'une personne approuvée par le surintendant, qui sera chargée d'envoyer les relevés de notes aux étudiants et étudiantes en cas de fermeture du collège ou, à la discrétion du collège, pendant l'exploitation de l'établissement

Relevés de notes certifiés

Pour que les relevés de notes délivrés aux étudiants par un fournisseur approuvé soient considérés comme étant officiels, ce dernier doit certifier qu'il s'agit d'une copie authentique et exacte et doit en indiquer la date de délivrance.

Procédures d'approvisionnement

  • les exploitants des collèges d’enseignement professionnel doivent suivre leurs propres procédures d'approvisionnement pour obtenir les services d'un ou des fournisseur(s) de la liste ci-dessous
  • un exploitant peut acquérir deux fournisseurs approuvés différents pour la conservation et la délivrance des relevés de notes

Remarque : Si un exploitant possède deux fournisseurs, un processus doit être établi pour permettre au fournisseur responsable de la délivrance des relevés de notes aux étudiants et aux étudiantes d’accéder aux relevés conservés dans une installation externe.

Fournisseurs préqualifiés

Les fournisseurs de la présente liste sont approuvés par le surintendant :

Career Colleges Ontario (CCO)

155 rue Lynden, Unit 2
Brantford ON
N3R 8A7
Contact : Transcript Storage (STEPS)
 transcripts@careercollegesontario.ca
Service approuvé : Conservation et délivrance des relevés de notes
Support de données approuvé : Électronique

 

DataWitness

311-2464 2ème avenue ouest
Vancouver, B.C.
V6X 1J6
Contact : Service client
604 779-6780
 customerservice@datawitness.com
Service approuvé : Conservation des relevés de notes
Support de données approuvé : Électronique, Microfilm

 

ODS

C.P. 2071
Sudbury ON
P3A 4R8
Contact : Maneesh Walia
705 560-8461
 odstorage@persona.ca
Service approuvé : Conservation et délivrance des relevés de notes
Support de données approuvé : Papier

 

Nimble Information Strategies Inc.

2820 – 14th Avenue
Markham ON
L3R 0S9
Contact : Service client
905 940-0190, poste 4000
 info@nimble.ca
Service approuvé : Conservation et délivrance des relevés de notes
Support de données approuvé : Conservation et délivrance des relevés de notes

 

Synaptic Vision Inc.

201-925 Bay Street
Toronto, ON
M5S 3L4
Contact : Transcript Administrator
416 410-1047
 info@synapticvision.com
Service approuvé : Conservation et délivrance des relevés de notes
Support de données approuvé : Électronique

Truck Training Schools Association of Ontario Inc.

100 – 1 Hunter Street, Est
Hamilton ON
L8N 3W1
Contact : Sara Fitchett
705 280-5577
 ttsao@ttsao.com
Service approuvé : Conservation et délivrance des relevés de notes
Support de données approuvé : Électronique