Sommaire

La Commission de retraite des juges provinciaux (la « Commission ») est l’organisme fiduciaire responsable de l’administration du régime de retraite des juges provinciaux retraités et de leurs survivants. Pendant l’exercice qui s’est terminé le 31 mars 2015, cette responsabilité l’a amenée à superviser le calcul et le versement régulier de près de 32,6 millions de dollars en prestations annuelles à 260 bénéficiaires du Régime de retraite des juges provinciaux (le « Régime »).

Les prestations sont tirées de la Caisse de retraite des juges provinciaux (la « Caisse »), laquelle constitue un compte du Trésor de la province de l’Ontario (le « Trésor »). La Caisse se compose des cotisations qui lui ont été versées, des intérêts gagnés et des sommes qui lui ont été payées ou créditées par le ministère des Finances de l’Ontario (le « MFO »), moins les prestations, les allocations de survivant et les montants prévus dans le Régime. Le MFO est le gardien de la Caisse et aucun paiement ne peut être prélevé de celle-ci sans le consentement de la Commission.

Tous les frais relatifs au Régime sont payés par le Secrétariat du Conseil du Trésor (le « SCT » ou le « promoteur »). Pour l’exercice terminé le 31 mars 2015, les dépenses du Régime s’élevent à près de 175 000 $ (voir le tableau 10.1, à la page 21, pour une description des ressources financières). Ces dépenses incluent le soutien à la Commission et l’administration générale des cotisations salariales en vertu d’une entente avec la Commission du Régime de retraite de l’Ontario (la « CRRO »). Les frais d’administration du Régime sont établis au moyen d’une entente de niveau de service entre la Commission, le SCT et la CRRO.

L’Ontario gère sa situation financière en misant sur un plan d’élimination du déficit conçu pour réduire la croissance des dépenses de programme et contenir les coûts. Parallèlement, le Régime subit des changements sous forme de modifications de conformité à la Loi de l’impôt sur le revenu et de recommandations de la Commission de rémunération, y compris les points touchant à la répartition des avoirs de retraite par suite de la dissolution d’un mariage et qui modifieront des processus administratifs importants et exerceront des pressions sur les coûts d’exploitation pour la Commission et le promoteur. Ces défis sont accentués par les procédures judiciaires en cours qui ont retardé la mise en œuvre intégrale des changements et entraîné des frais judiciaires supplémentaires mais nécessaires. Le fait que toutes les dépenses du Régime soient payées par le promoteur rend très difficile l’environnement dans lequel la Commission doit gérer le risque opérationnel, un élément clé dans la planification de ses activités.

Le gouvernement continue de centrer ses efforts sur l’amélioration de la responsabilisation, de la transparence et de la gestion financière dans le secteur parapublic. Ces thèmes, qui resteront importants en 2015, figurent dans le présent plan d’activités, compte tenu que la Commission poursuit son approche à trois volets pour harmoniser ses priorités stratégiques avec ces buts déterminants.

La Commission continuera de mettre l’accent sur les stratégies suivantes :

  1. renforcer la gouvernance du Régime;
  2. offrir un excellent service à la clientèle au meilleur coût;
  3. surveiller la conformité à la réglementation.

Renforcer la gouvernance du Régime

Les diverses activités quotidiennes que suppose l’administration des prestations de retraite sont réparties entre plusieurs services dans trois ministères, soit le SCT, le MFO et le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs (MSGSC), et ont fait l’objet d’une entente de service avec la CRRO. Comparée aux cadres administratifs des régimes à prestations déterminées conventionnels, la structure de gouvernance et de gestion du Régime est reconnue comme « atypique ». Craignant depuis un certain nombre d’années que la structure actuelle de gouvernance et de gestion nuise à une gouvernance efficace du Régime, la Commission a amorcé des discussions avec des membres des paliers supérieurs du gouvernement afin de traiter cette question. À la suite de ces discussions, on a pu définir la notion de « gestion » mais elle reste complexe comparativement à d’autres régimes de retraite.

La Commission continue de développer sa capacité d’évaluer et d’améliorer l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Habituellement, un conseil d’administration reçoit de telles évaluations au moyen de programmes de vérification interne constamment mis en œuvre. Les restrictions financières imposées par le gouvernement provincial ont posé des difficultés à la Commission pour l’embauche d’un vérificateur interne. La Commission a réussi à obtenir des ressources internes en vérification en vue de la préparation d’un rapport sur les processus de versement des prestations au sein de la CRRO. Ce travail est maintenant terminé et la Commission surveille la mise en œuvre des recommandations connexes. Une analyse coûts/avantages a été commandée auprès d’une firme d’experts-conseils indépendante et ses recommandations seront soumises à l’examen de la Commission.

Le rapport sur les rôles et les responsabilités qui a été préparé par le cabinet Deloitte a été déposé en avril 2012. On y trouve un bon aperçu des possibilités à clarifier dans le contexte opérationnel du Régime. La Commission continue de réaliser des progrès dans plusieurs domaines, mais il reste du travail à accomplir à plus long terme.

En décembre 2013, la Commission a été intimée dans une procédure judiciaire déclenchée par la reformulation du Régime pour en assurer la conformité à la Loi de l’impôt sur le revenu (la « LIR « ). Depuis, une convention a été conclue entre les parties pour permettre à la Commission d’administrer le Régime au moyen des mêmes pratiques suivies avant son entrée en vigueur. Cette situation influe sur la capacité de la Commission d’appliquer intégralement la modification visant la conformité à la LIR et les recommandations de la Commission de rémunération. La difficulté à cet égard se traduit aussi par un ralentissement de certaines activités de programme auxquelles se livre la Commission dans la foulée du rapport Deloitte de l’an dernier, des examens de l’entente de niveau de service (l’« ENS ») et du protocole d’entente (le « PE »), et le présent plan d’activités en tiendra compte.

Le mandat de la présidente actuelle prend fin le 14 novembre 2015. La Commission ne s’attend pas à ce que cette situation nuise à sa capacité de répondre aux besoins et d’approuver les demandes de versement de prestations puisqu’une disposition prévoit que le président occupe son poste jusqu’à la nomination d’un autre président.

Offrir un excellent service à la clientèle au meilleur coût

Pendant la période de 12 mois qui s’est terminée le 31 mars 2015, la Commission a continué d’assurer la prestation de services rentables de haute qualité à 260 bénéficiaires recevant des prestations de retraite ou des allocations de survivant du Régime. Les membres de la Commission ont tenu quatre rencontres officielles pour examiner plus particulièrement des demandes de paiement par prélèvement dans la Caisse. Au cours de ces quatre réunions, la Commission a examiné et approuvé 25 nouvelles demandes de versement annuel de prestations de retraite et d’allocations de survivant d’une valeur annuelle d’un peu plus de 3,84 millions de dollars. La Commission a aussi approuvé un versement d’un peu plus de 253 000 $, ce qui représente une augmentation rétroactive du coût de la vie de 1,9 % au titre des règlements de l’ancien Régime, et d’un peu plus de 18 000 $ avec un ajustement de 1,7 % de l’IPC.

La Commission a également tenu plusieurs conférences téléphoniques au cours de cette période avec le personnel de la CRRO et la présidente afin de discuter de nombreux sujets. Le personnel de la CRRO a été invité à présenter au nom de la Commission une vue d’ensemble du Régime à l’occasion d’un séminaire de préparation à la retraite que l’Association des juges de l’Ontario (l’« AJO ») a organisé pour les juges. Les commentaires concernant le contenu et la forme de cette présentation ont été positifs, et la Commission continue de suivre la rétroaction de la clientèle et à mettre à jour l’information, au besoin. La présidente continuera de rencontrer régulièrement les parties intéressées afin de discuter du Régime en vue d’établir des liens solides à la fois avec le promoteur et avec le Cabinet du juge en chef (le « CJC ») et l’AJO.

Surveiller la conformité à la réglementation

Le Régime verse des prestations qui sont supérieures à celles permises pour un régime enregistré d’épargne-retraite en vertu de la législation fiscale canadienne. Bien que le Régime ait toujours été administré dans le cadre établi par la LIR, des modifications s’imposaient pour maintenir l’enregistrement du Régime auprès de l’Agence du revenu du Canada (l’« ARC »). Le maintien de l’enregistrement du Régime revêt une importance majeure pour la Commission et c’est pourquoi elle a vivement incité le promoteur à apporter les modifications nécessaires. Le promoteur a rédigé les modifications qui ont rendu le Régime conforme aux exigences réglementaires de la LIR et de l’ARC. Le Conseil des ministres a par la suite approuvé les modifications qui sont entrées en vigueur le 31 octobre 2013.

Comme il en a été fait mention, les modifications au Régime font actuellement l’objet d’une procédure de contestation. La Commission poursuit la surveillance de la conformité à la LIR dans le contexte de la « convention de statu quo » et demande au besoin des conseils juridiques pour assurer l’enregistrement constant du Régime.

En décembre 2014, un groupe de travail composé de personnes représentant le promoteur et l’AJO a été mis sur pied. Le groupe de travail sert de tribune pour la résolution de problèmes mis au jour lors de la requête au tribunal qui a débuté en novembre 2013. La Commission a accepté d’agir en tant que partie neutre, comme ressource ponctuelle, et elle s’assure que le groupe de travail a pris les précautions adéquates pour que l’ARC ne révoque pas le Régime au moment où ces importantes discussions auront lieu.

Mandat

Le 31 octobre 2013, le Règlement de l’Ontario 290/13 (le « Règlement ») a remplacé le Règlement de l’Ontario 67/92. Le Règlement continue de faire de la Commission l’organisme responsable de l’administration du régime de retraite des juges provinciaux retraités ainsi que de leurs conjoints et enfants survivants. La Commission tire ses pouvoirs et son autorité discrétionnaire du Règlement.

La Commission est un organisme fiduciaire dont les compétences et responsabilités financières sont décrites dans la nouvelle Directive concernant les organismes et les nominations, en vigueur depuis le 1er février 2015. Une vue d’ensemble de la Commission et d’autres éléments contextuels sont fournis à la section XV, « Organigramme ».

Les membres de la Commission suivent le protocole d’entente (le « PE ») récemment mis à jour et conclu entre la présidente de la Commission et la présidente du Conseil du Trésor (la « ministre ») le 23 mars 2015, dans lequel sont précisées les relations, les ententes et les attentes entre la Commission, le ministère et le gouvernement provincial.

Il est du devoir particulier de la Commission d’administrer les prestations de retraite et les allocations de survivant que doit verser le Régime aux retraités. La Commission s’appuie sur les modalités du Régime, lesquelles sont prescrites dans le Règlement, pour déterminer l’admissibilité aux prestations et les montants à verser. Il lui incombe également de régler les réclamations de conjoints relativement à des prestations de survivant en vertu du Régime ou de la Loi sur le droit de la famille (la « LDF »), d’estimer les prestations des adhérents au Régime, de rembourser les cotisations dans les cas où aucune pension n’est payable et d’assurer les communications avec les pensionnés. Dans l’exercice de ces fonctions, la Commission a l’obligation fiduciaire d’agir dans l’intérêt supérieur des juges et des bénéficiaires du Régime.

Le Règlement précise la portée des compétences de la Commission, distincte dans la mesure où elle ne couvre pas les principales responsabilités normalement associées à l’administration d’un régime de retraite du secteur public. Par exemple, la Commission n’est pas responsable du placement des actifs du Régime, de la réception et de la comptabilisation des cotisations des juges en exercice, ni des communications avec ceux-ci. Le tableau de l’annexe A fournit de plus amples détails quant au partage des responsabilités et des rôles administratifs entre les diverses parties intéressées au Régime.

Toutes les prestations du Régime sont versées à partir de la Caisse, et aucun paiement ne peut être prélevé de la Caisse sans l’autorisation de la Commission ou de façon non conforme à la procédure établie. La Commission n’est pas responsable de la gestion du placement des actifs de la Caisse. Les actifs de la Caisse, y compris les cotisations des juges en exercice, sont détenus dans les comptes de l’Ontario. Le ministère des Finances est le gardien de la Caisse.

La Commission exerce ses activités conformément à toutes les politiques administratives établies et précisées dans les directives et lignes directrices du Conseil de gestion du gouvernement ou du Conseil du Trésor, ainsi qu’à toute modification à ces directives et lignes directrices et aux nouvelles directives ou lignes directrices qui s’appliquent. Les versions les plus récentes des directives et lignes directrices suivantes sont incluses :

  • la directive concernant les organismes et les nominations;
  • la directive sur le contenu de la publicité;
  • la directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil;
  • la directive sur la gestion des documents;
  • la directive sur l’identification visuelle;
  • la directive sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications;
  • la directive sur l’approvisionnement, dans la mesure qui s’applique à la Commission en tant qu’« autre entité incluse »;
  • la directive sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée;
  • la directive sur la divulgation des actes répréhensibles.

La Commission n’a aucun pouvoir ni aucune responsabilité en ce qui a trait :

  • à l’administration de la Caisse et au placement de ses actifs;
  • à la perception et à la remise des cotisations à la Caisse;
  • aux intérêts gagnés par la Caisse;
  • aux intérêts payables sur les cotisations des juges en exercice;
  • à l’adhésion au Régime;
  • aux communications avec les juges en exercice;
  • aux évaluations actuarielles du Régime et de la Caisse;
  • aux dépôts réglementaires auprès des autorités gouvernementales;
  • à l’administration des prestations assurées pour les juges retraités.

Orientations stratégiques

  1. Mission générale

    La mission de la Commission est d’exceller dans l’administration des prestations de retraite versées en vertu du Régime par l’offre de services rentables et de haute qualité aux bénéficiaires.

  2. Valeurs fondamentales

    La Commission considère ses valeurs fondamentales comme des engagements à assurer :

    • la confiance, l’équité et le respect dans le traitement des bénéficiaires du Régime;
    • la bonne gouvernance, la responsabilisation et la transparence des activités menées auprès des parties intéressées et des bénéficiaires du Régime;
    • un esprit d’équipe tant au sein de la Commission qu’à l’extérieur, ainsi qu’un leadership axé sur les résultats;
    • la recherche de l’excellence dans la prestation des services à la clientèle.
  3. Orientations clés

    Le plan d’activités de la Commission repose sur trois stratégies. Ces stratégies appuient les priorités du gouvernement en matière de responsabilisation, de transparence et de gestion financière, ainsi que l’importance accordée par le SCT à la modernisation des services publics de première ligne.

Stratégie 1 : Renforcer la gouvernance du Régime

La mise en place de la nouvelle Directive concernant les organismes et les nominations montre que la gouvernance et la responsabilisation demeurent prioritaires pour le gouvernement et ses organismes, commissions et conseils. En tant qu’organisme fiduciaire et administrateur d’un régime de retraite, la Commission doit fonctionner selon une norme de prudence encore plus rigoureuse, car elle est également tenue d’agir dans l’intérêt supérieur de ses membres et bénéficiaires. L’un des moyens de garantir le respect de ses obligations fiduciaires est de bien définir ses rôles, ses responsabilités, ses règles et ses mécanismes de contrôle. La Commission poursuivra ses efforts pour renforcer son cadre de gouvernance par la mise en œuvre des dernières recommandations contenues dans le rapport Deloitte de 2013 et la vérification interne de 2014, soit :

  1. Les rôles et les responsabilités concernant le cadre de gouvernance – Les prestations versées en vertu du Régime sont administrées par la Commission. Toutefois, les responsabilités opérationnelles sont partagées entre trois ministères et un tiers fournisseur de services (la CRRO), d’où la complexité de la matrice des responsabilités. En éclaircissant les responsabilités et les rôles respectifs de la Commission et de la direction, lesquels ont maintenant été précisés, on favorisera une délégation plus efficace, tout en établissant des liens redditionnels plus nets auprès de la Commission;
  2. Une plus grande transparence – La divulgation et la transparence sont souvent citées au nombre des pratiques exemplaires dans un cadre de gouvernance. En effet, la transparence apporte un niveau indépendant de surveillance, axé sur les activités de la Commission, ce qui, en retour, augmente la crédibilité de la Commission auprès des parties intéressées. La Commission continuera de tirer parti des possibilités d’améliorer les communications et les relations avec les parties intéressées et les bénéficiaires.
  3. L’amélioration de la responsabilisation – Les états financiers de la Caisse sont vérifiés chaque année par le Bureau du vérificateur général de l’Ontario. Même si elle fournit des renseignements importants sur la gestion des activités du Régime, cette vérification est d’une portée limitée parce que les conclusions sont tirées d’après les états financiers et ne concernent aucun processus opérationnel particulier. Compte tenu de ces limites, la Commission s’engage à obtenir une évaluation indépendante de son exposition aux risques au moyen de vérifications internes régulières. La Commission tentera également d’améliorer la responsabilisation par la documentation constante et cohérente de ses méthodes.

Stratégie 2 : Offrir un excellent service à la clientèle au meilleur coût

Depuis 1999, la Commission fournit des services d’administration des prestations aux bénéficiaires du Régime au moyen d’une entente de service avec la CRRO. La Commission contrôle la prestation des services à la clientèle par le dépôt régulier de rapports d’étape sur les dépenses du Régime, les présentations relatives au Régime, les plaintes, les échéances et l’exactitude des versements de prestations de retraite. Ces mesures sont utiles pour évaluer les services de base, et la Commission continuera d’y recourir pour évaluer et améliorer son rendement. La Commission prépare également un sondage auprès de la clientèle afin d’obtenir des renseignements plus pointus sur la situation en matière de services à la clientèle.

Les tribunaux tiennent de plus en plus les administrateurs et les employeurs responsables des communications avec les employés et les bénéficiaires en ce qui a trait aux régimes de retraite. Les cotisants et les bénéficiaires n’ont peut-être pas toujours les renseignements nécessaires pour prendre des décisions éclairées sur la planification de leur retraite ou la réception des prestations auxquelles ils ont droit. Or, il est difficile pour la Commission de fournir en temps opportun des renseignements cohérents sur le Régime, en raison de certaines restrictions en matière de communication électronique et d’accès aux coordonnées des cotisants.

La Commission se considère évidemment comme l’organisme responsable du Régime, et comme la mieux placée pour aider les clients à prendre des décisions éclairées sur leurs droits à pension. Il n’y a actuellement aucun canal de communication réservé à la promotion de ce message auprès des bénéficiaires retraités du Régime. La Commission ne dispose pas des ressources qui lui permettraient d’appliquer une stratégie officielle de communication, du moins pour le moment. Toutefois, nous pouvons recourir à la rétroaction officieuse des parties intéressées pour trouver des possibilités de communication plus proactives qui soient actuelles, informatives et rédigées dans une langue simple.

Stratégie 3 : Surveiller la conformité à la réglementation

Les régimes de retraite offrent à leurs adhérents un moyen efficace, sur le plan fiscal, d’épargner et de percevoir ultérieurement leurs économies de retraite. Par conséquent, ces outils sont lourdement réglementés en vertu de la LIR et doivent être conformes aux règles fiscales pour maintenir leur enregistrement. Les exigences touchant la production des déclarations de revenus et celles en matière de conformité du Régime relèvent pour l’essentiel du promoteur du Régime. Par contre, la Commission, qui reconnaît l’importance de préserver le droit des bénéficiaires du Régime à une aide fiscale constante, contribue activement à la recherche et à la résolution des problèmes sur le plan réglementaire.

Aperçu des activités de programme actuelles et futures

Pour la période triennale se terminant le 31 mars 2018, trois projets, soit a), c) et e) ci dessous, devraient être menés à bien d’ici la fin du présent exercice, soit le 31 mars 2016. Le point b), ci-dessous, est en cours et s’inscrit dans de constants efforts d’amélioration. La dernière activité, soit d) ci-dessous, est en suspens en raison du différend. Nous exercerons une surveillance pour la mener à terme lorsque les questions juridiques seront réglées et que l’orientation stratégique du SCT sera précisée.

  1. La mise en œuvre des recommandations formulées lors de la vérification interne - (État : en cours Achèvement prévu : T2/2015)

    La Division de la vérification interne du MFO a terminé sa vérification interne du processus de versement des prestations de la CRRO en avril 2014. Le rapport produit a soumis trois possibilités d’amélioration à l’examen de la Commission. Les auteurs recommandaient plus particulièrement : 1) de décrire les rôles et les responsabilités dans les processus de gestion des prestations; 2) de mettre à jour les politiques et les procédés qui sous-tendent les services offerts par la CRRO; 3) de déterminer si une quelconque forme d’automatisation des calculs des prestations permettrait de réduire les risques et d’améliorer l’efficacité. Des mesures ont été prises relativement aux deux premières possibilités. En ce qui a trait à la troisième, la Commission a fait appel à un consultant en matière de services professionnels afin qu’il élabore et remette un rapport d’analyse coûts/avantages qui permettra à la Commission et au SCT de déterminer si les possibilités d’automatisation sont réalisables. Avec le rapport définitif du consultant, les engagements pris par la Commission en vertu des recommandations formulées lors de la vérification interne sont terminés. Si les recommandations du consultant sont acceptées, le projet devrait commencer en 2016-2017, sous réserve d’un processus d’approvisionnement réussi.

  2. L’amélioration du service et la réduction des coûts - (État : en cours Achèvement prévu : projet permanent)

    Le Régime et la Caisse sont gérés par un certain nombre de directions et de secteurs du gouvernement, dont certains échappent à l’autorité ou à l’examen de la Commission. Pour améliorer le service et réduire les coûts, la Commission travaillera de concert avec les parties intéressées afin de simplifier et de clarifier leurs relations de travail, leurs attributions redditionnelles, leurs rôles et responsabilités ainsi que les mécanismes qui font appel aux possibilités déterminées tant dans le rapport Deloitte que dans les vérifications du Régime menées récemment.

  3. Les rôles et les responsabilités concernant le cadre de gouvernance - (État : en cours Achèvement prévu : T4/2015)

    Nombre de directions et de secteurs du gouvernement participent à l’administration du Régime et de la Caisse et communiquent avec une ou plusieurs catégories de bénéficiaires du Régime au sujet de questions connexes. Puisque la Commission craignait que ce modèle de fonctionnement nuise à une gouvernance efficace du Régime. un rapport, appelé le rapport Deloitte, a été rédigé afin de préciser les rôles et les responsabilités concernant l’administration du Régime. Un certain nombre de recommandations ont été mises en œuvre et la Commission se sert encore du rapport comme outil de référence pour suivre les progrès accomplis. En mars 2015, la Commission a finalisé son protocole d’entente avec le SCT, ce qui a permis d’obtenir des précisions importantes sur les recommandations de Deloitte. Comme étape suivante du processus, il s’agira de concilier les responsabilités dans l’entente de niveau de service pour éviter toute lacune. La Commission travaillera de concert avec le SCT et la CRRO pour finaliser cette entente.

  4. L’intégration au Régime de dispositions assurant la conformité à la LIR - (État : reporté Achèvement prévu : en suspens)

    Les cotisations et droits à pension dépassant les montants maximaux prescrits en vertu de la LIR ne peuvent être versés à la caisse d’un régime de retraite enregistré ni être payés à même celle-ci. Les régimes qui offrent des prestations supérieures aux limites établies par la LIR créent habituellement un compte ou une caisse supplémentaire qui permet de détenir les actifs et de verser les prestations ne pouvant pas être administrées dans le cadre du régime enregistré. Les modifications visant la conformité ont été déposées et sont en vigueur depuis le 31 octobre 2013. Une procédure judiciaire a été entamée en décembre 2013 pour annuler les dispositions visant la conformité à la LIR et revenir aux dispositions antérieures du Régime. Les parties ont conclu une convention qui reporte en effet la mise en œuvre et interdit la modification des modalités administratives antérieures. Un groupe de travail composé de représentants du promoteur et de l’AJO a été mis sur pied à l’automne 2014. La Commission collaborera avec le groupe de travail, le SCT et la CRRO pour assurer la conformité complète à la réglementation, une fois que la question sera tranchée.

  5. L’application des recommandations de la Commission de rémunération - (État : en cours Achèvement prévu : T4/2015)

    À titre de promoteur du Régime, la Commission de rémunération des juges provinciaux (la « Commission de rémunération ») a pour mandat de faire enquête et de formuler des recommandations concernant le traitement, le régime de retraite et les avantages sociaux des juges provinciaux de l’Ontario au gouvernement de l’Ontario. La Commission de rémunération la plus récente a examiné la rémunération sur une période de quatre ans terminée le 31 mars 2014. Au titre de ses recommandations, la Commission de rémunération a demandé au gouvernement de modifier le Régime sur le plan de la répartition des avoirs de retraite en cas de dissolution d’un mariage. L’entrée en vigueur de ces changements entraînera une révision des pratiques administratives et exigera une bonne communication.

    La procédure de contestation a, dans un premier temps, permis au promoteur d’examiner et de mettre en œuvre toutes les modifications au Régime qui concernaient le droit de la famille et qui étaient en suspens. Une décision a maintenant été prise pour aller de l’avant avec les recommandations touchant le droit de la famille, bien que les efforts visant à régler le différend se poursuivent séparément. La Commission travaillera de concert avec toutes les parties intéressées à la mise en œuvre complète des modifications.

Ressources nécessaires à l’atteinte des buts et objectifs

La Commission s’attend à atteindre les objectifs de son mandat et à réaliser ses orientations stratégiques par l’application de l’entente de niveau de service (l’« ENS ») avec la CRRO. Si l’ENS ne suffit pas pour atteindre ces objectifs ou orientations, ou si des dépenses imprévues surviennent, la Commission s’adressera directement au SCT pour obtenir une aide particulière et des ressources supplémentaires.

La Commission comptait se lancer dans un examen et une mise à jour de l’ENS en 2013. Les conditions principales de l’ENS, arrivées à échéance le 1er janvier 2011, sont assorties de renouvellements automatiques tous les ans. Plusieurs facteurs ont contribué à l’incertitude croissante concernant la portée des arrangements administratifs, notamment l’état d’avancement du protocole d’entente, l’initiative de conformité à la LIR, la Commission de rémunération des juges provinciaux et, enfin, le début de l’instance en décembre 2013. La Commission a donc convenu de reporter la mise à jour jusqu’à ce que de nouvelles exigences puissent être fixées.

En vertu de l’actuelle entente, le prochain examen prévu des frais de service de la CRRO peut être mis en œuvre à partir du 1er janvier 2015. La CRRO offre des services en recouvrement des coûts et tout redressement des coûts envisagé reflétera cette approche. La Commission est consciente des pressions exercées sur les frais de service de la CRRO. Trois facteurs justifient le besoin de corriger les frais : 1) le coût et le risque croissants du recours à des processus manuels pour la gestion des prestations; 2) l’augmentation du volume global des transactions et des services de secrétariat requis par la Commission; 3) l’introduction de nouveaux services, rendus nécessaires pour gérer les dispositions visant la conformité du Régime à la LIR et pour appliquer les recommandations de la Commission de rémunération (p. ex., la modification relative au droit de la famille). Les répercussions de ces pressions sur les frais étaient censées être connues au dernier trimestre de 2014 mais, tel que mentionné précédemment, la portée des arrangements administratifs n’est pas encore résolue.

En avril 2014, la Commission a reçu le rapport de vérification des processus de paiement des prestations de la CRRO. La vérification a permis de trouver des moyens d’améliorer les mécanismes de contrôle, et la CRRO prend des mesures afin d’y donner suite. L’une des recommandations du rapport invitait la Commission à évaluer les avantages dautomatiser certaines parties du processus de versement des prestations de retraite, dans le but d’accroître l’efficacité et de réduire le risque. Avant d’aller de l’avant, il faut préciser les coûts et les avantages de l’automatisation dans ce contexte. En avril 2015, on a lancé un processus d’approvisionnement visant à obtenir des services professionnels pour qu’une évaluation soit effectuée et le fournisseur retenu collabore actuellement avec la CRRO. Les résultats de l’examen, qui devraient être connus à la fin de juin 2015, permettront d’éclairer les discussions de la Commission avec le promoteur concernant un projet de solution informatisée et la préparation d’une analyse de rentabilisation en vue d’appuyer un investissement en capital.

Au deuxième semestre de 2015, la Commission prévoit convoquer une réunion spéciale afin de débattre des questions stratégiques qui ne peuvent pas être abordées au cours de ses réunions trimestrielles ordinaires. Une séance d’une demi-journée permettra aux membres réunis d’évaluer ensemble les objectifs, la stratégie et les risques de la Commission. Cette séance constituera une importante source d’information pour le Plan d’activités de 2016 à 2019 qui doit être présenté d’ici le 1er janvier 2016.

Les projets susmentionnés seront à l’origine de dépenses supplémentaires et exigeront l’accès aux ressources en personnel de la CRRO et du SCT. Des estimations des coûts pour ces projets et pour les ressources nécessaires seront établies en consultation avec le SCT et la CRRO.

Ni la Commission ni le Régime ne génère de recettes. Le tableau 10.1 à la section X, « Budget et dotation en personnel », contient des détails sur les dépenses prévues du Régime.

Il arrive que la Commission ait besoin de fournisseurs de services externes (p. ex., services d’actuariat, services juridiques et services de vérification) pour s’acquitter de ses responsabilités relativement à l’administration du Régime. En vertu de l’ENS, elle doit demander l’approbation du SCT pour engager des dépenses supplémentaires. Après approbation, les dépenses sont facturées au SCT, au prix coûtant.

Analyse de l’environnement

L’analyse de l’environnement ci-dessous décrit le contexte dans lequel fonctionne la Commission. On y précise et examine brièvement les facteurs retenus pour éclairer l’évaluation des risques donnée aux tableaux 7.1, 7.2 et 7.3 de la section VII, « Identification des risques et stratégies d’atténuation ».

Les options et les coûts en matière d’informatisation

Le fournisseur de services de la Commission, la CRRO, dispose de mécanismes pour gérer un ensemble convenu de services en vertu du Régime. Au fil des ans, le Régime étant de petite taille, peu d’investissements ont été faits dans les solutions informatisées, de sorte que les procédés reposent en grande partie sur des modèles désuets et sur l’entrée manuelle des données. Il n’est peut-être pas possible d’automatiser complètement les mécanismes en place afin d’éliminer le risque d’erreurs de traitement dans l’environnement actuel. Toutefois, on pourrait réduire le risque et améliorer le rapport coût/efficacité des services d’administration des prestations que fournit la CRRO en appliquant des solutions ciblées.

L’automatisation était l’un des thèmes abordés dans la vérification interne de 2014, et la CRRO a affirmé qu’elle estimait possible d’atténuer le risque et d’apporter des améliorations sur les plans de la qualité et de l’efficacité par rapport au coût en investissant dans l’automatisation des processus et des calculs. Avant de trouver une solution informatisée, la Commission a convenu que la faisabilité du projet d’investissement devait être évaluée au moyen d’une analyse coûts/avantages. Une société de services professionnels a été chargée de rédiger le rapport qui devrait être terminé en juin 2015. Si le rapport préconise des modifications au système qui sont susceptibles d’entraîner des coûts supplémentaires pour le SCT, le consentement et l’approbation écrits du SCT seront exigés.

Les contraintes financières du promoteur du Régime

Les dépenses du Régime sont acquittées directement par le SCT. Les services généraux de secrétariat et d’administration des prestations représentent la plus grande part des dépenses du Régime. Les services sont impartis à la CRRO et fournis en recouvrement des coûts. La CRRO a insisté sur la nécessité de modifier la grille tarifaire et l’échéancier des services pour tenir compte de l’augmentation du volume des transactions et de l’élargissement de la portée des services. La Commission et le promoteur doivent parvenir à concilier les changements envisagés et l’équilibre budgétaire, qui compte parmi les grandes priorités du gouvernement.

La participation des parties intéressées

Les adhérents au Régime sont des personnes considérées comme étant averties sur les plans juridique et financier. Par le passé, les questions de retraite liées à la Commission étaient habituellement soulevées par des particuliers et réglées dans ce contexte. Ces dernières années, l’AJO a montré un intérêt accru pour le Régime et son cadre de gouvernance. En tant que partie intéressée, l’AJO représente les juges actifs et à la retraite qui adhèrent également au Régime. Bien que ce groupe ait déjà interpellé le gouvernement sur des questions touchant la rémunération, les efforts de la Commission visant à mobiliser l’AJO n’ont eu que peu de succès. La Commission apprécie le rôle de l’AJO en tant que partie intéressée clé et poursuit les pourparlers en cours pour établir de bonnes relations et améliorer la transparence sans qu’il y ait influence indue sur le processus décisionnel de la Commission. Une fois que le différend sera réglé, on s’attend à ce que les voies de communications s’améliorent.

Le différend en cours

Le Règlement de l’Ontario 290/13 a modifié le Régime pour en harmoniser les dispositions avec la LIR. Les modifications n’influent pas sur le montant des prestations payables à un retraité ou un survivant, mais elles ont une incidence sur certains mécanismes de la liste de paie qui relèvent de la compétence des Services communs de l’Ontario (les « SCO ») et de la CRRO puisque les fonds seront répartis entre deux comptes.

En décembre 2013, une requête a été déposée auprès de la Cour supérieure de justice de l’Ontario pour que celle-ci rende une ordonnance déclarant inconstitutionnelles et illégales les dispositions récemment modifiées du Régime. La requête a depuis été reportée et la convention de statu quo a été établie afin que l’administration du Régime soit maintenue conformément aux anciennes dispositions, et ce, au moins jusqu’au 30 juin 2015. La Commission continue de surveiller les frais judiciaires et la complexité administrative croissante qui sont associés au retard et au maintien de la conformité à la convention de statu quo.

La Commission de rémunération des juges provinciaux

La rémunération des juges est établie au moyen d’un processus de la Commission précisé dans la convention-cadre. Le 30 octobre 2013, la huitième Commission d’examen de la rémunération des juges a terminé son rapport. La plupart des recommandations ont été mises en œuvre et les modifications proposées au Régime concernant la répartition des avoirs en cas de dissolution d’un mariage sont en cours de réalisation. La neuvième Commission d’examen de la rémunération des juges formulera des recommandations relatives à la période du 1er avril 2014 au 31 mars 2018. La procédure en vue des audiences de cette neuvième Commission n’a pas encore commencé.

Les exigences en matière de responsabilisation

Afin de renforcer la responsabilisation et de clarifier les rôles et les responsabilités dans le secteur parapublic, le gouvernement a communiqué plus fréquemment des orientations à ses organismes, conseils et commissions (les « OCC »). Plus récemment, le gouvernement a fusionné la Directive sur l’établissement et l’obligation de rendre compte des organismes avec la directive sur les personnes nommées par le gouvernement pour créer la nouvelle Directive concernant les organismes et les nominations. Nombre d’organismes, dont la Commission, ont trouvé utiles ces directives pour les aider à mieux définir leurs obligations et les attentes du gouvernement. En raison de sa structure et de son mandat, la Commission reconnaît qu’elle dépend des mécanismes et des ressources du SCT et de la CRRO sur le plan de la conformité. Malgré cette dépendance, la Commission affirme régulièrement et fermement son autonomie dans toutes ses actions et décisions qui touchent les intérêts des bénéficiaires du Régime.

La mise à jour de l’ENS et du PE

Le protocole d’entente (le « PE ») entre la présidente de la Commission et le ministre a été reformulé en mars 2015. Le nouveau PE fournit des précisions importantes sur le rôle et les responsabilités de la Commission, et permet de repérer les lacunes sur le plan du soutien administratif. Ces renseignements sont essentiels pour mener la renégociation de l’entente de niveau de service (l’« ENS ») qui définit les services fournis par le SCT et les frais connexes en appui à la Commission. La Commission vise à actualiser les modalités de l’ENS afin qu’elle soit à jour et réponde à ses besoins opérationnels. Les modifications apportées aux services auront des répercussions sur les frais de fonctionnement du Régime, et la Commission estime qu’il sera probablement nécessaire de renégocier la grille tarifaire.

La nature délicate des données concernant les juges

Les renseignements personnels des juges en exercice ou à la retraite sont extrêmement délicats;toute divulgation accidentelle pourrait avoir de graves effets sur la sécurité personnelle des juges. La Commission reconnaît le contexte particulier qui s’applique aux juges et exige que la CRRO garantisse adéquatement la protection des renseignements personnels avant tout envoi par la poste ou toute transmission électronique. De plus, la Commission se fonde sur des politiques bien établies de la CRRO en matière de protection des renseignements personnels et de reprise après sinistre, qui réduisent les risques liés à un incident majeur. Ces mesures sont particulièrement importantes dans les années où une évaluation triennale est préparée et où des quantités inhabituelles de données circulent entre les fournisseurs de services.

Identification des risques et stratégies d’atténuation

Tableau 7.1 Identification des risques et stratégies d’atténuation

Objectif relatif à la CommissionClassification du risqueDescription du risqueProbabilitéIncidenceStratégie(s) d’atténuation
Renforcer la gouvernance du RégimeGouvernance/
Responsabilisation/
Structure organisationnelle
Une influence indue est exercée sur le processus décisionnel de la CommissionMoyenneÉlevée
  • Une plus grande transparence envers les parties intéressées par des contacts plus fréquents et de meilleures relations
  • Mobilisation/consultation d’un groupe plus large de parties intéressées concernant les questions du Régime
  • Établissement de critères pour les ententes d’impartition et surveillance connexe
Renforcer la gouvernance du RégimeInformation et technologie de l’informationLes mécanismes de contrôle utilisés pour le stockage électronique des renseignements personnels sont insuffisantsMoyenneÉlevée
  • Mise en œuvre des politiques de la CRRO en matière de protection des renseignements personnels et de reprise après sinistre
  • Examen de mécanismes de contrôle particuliers par le vérificateur provincial
Renforcer la gouvernance du RégimeGouvernance/
Responsabilisation/
Structure organisationnelle
Des défaillances en matière de gouvernance portent atteinte à la réputation de la CRJP, de la CRRO ou du SCTMoyenneÉlevée
  • Renouvellement et mise à jour de l’entente de niveau de service avec la CRRO afin de clarifier les rôles et les responsabilités
  • Introduction d’une procédure écrite cohérente et facilement accessible
  • Évaluation annuelle du rendement des fournisseurs de services

Tableau 7.2 Identification des risques et stratégies d’atténuation (Suite)

Objectif relatif à la CommissionClassification du risqueDescription du risqueProbabilitéIncidenceStratégie(s) d’atténuation
Offrir un excellent service à la clientèle au meilleur coûtPrestation de services/
Fonctionnement
Les données produites ne sont pas fiables ou sont insuffisantes pour appuyer le calcul exact des prestationsFaibleÉlevée
  • Vérification des calculs par la CRRO
  • Examen annuel des calculs par le vérificateur
  • Utilisation de grilles Excel conçues par la CRRO pour le calcul des prestations et des remboursements à effectuer
  • Mise en œuvre d’un programme permanent de vérification interne
  • Établissement d’un meilleur processus de rapprochement pour les remboursements de cotisations
  • Une analyse de rentabilisation évaluera l’investissement que représenterait une solution informatisée de collecte des données
Offrir un excellent service à la clientèle au meilleur coûtGouvernance/
Responsabilisation/
Structure organisationnelle
Les données sur les prestations inexactes ou produites en retard portent atteinte à l’admissibilité d’adhérents ou de bénéficiairesFaibleÉlevée
  • Communication de l’information pertinente à ceux qui en font la demande
  • Surveillance proactive des attentes des parties intéressées
  • Publication des mises à jour du guide du Régime (p. ex., sur l’intranet du CJC)
  • Mise en œuvre d’un programme permanent de vérification interne
  • Réalisation d’une analyse coûts/avantages
Offrir un excellent service à la clientèle au meilleur coûtPolitique/
Stratégique/
Rendement
Les coûts de l’administration du Régime augmententÉlevéeMoyenne
  • Mise en place de mécanismes de contrôle efficaces par la CRRO
  • Vérification provinciale des mécanismes de contrôle
  • Amélioration des relations avec le vérificateur provincial, le SCT et la CRRO
  • Services d’administration des prestations fournis à prix coûtant par la CRRO
  • Examen de la grille tarifaire et consultation du promoteur à cet égard

Tableau 7.3 Identification des risques et stratégies d’atténuation (Suite)

Objectif relatif à la CommissionClassification du risqueDescription du risqueProbabilitéIncidenceStratégie(s) d’atténuation
Surveiller la conformité à la réglementationPolitique
Stratégique/
Rendement
L’enregistre ment du Régime est annuléFaibleÉlevée
  • Collaboration avec le SCT et la CRRO afin de suivre les cadres réglementaire et législatif
  • Activités de défense des intérêts, au besoin
  • Promotion de l’importance de la conformité à toutes les exigences de la LIR

Ressources humaines

La Commission n’a aucun employé. L’incidence sur les ressources humaines est nulle et il n’est pas nécessaire de mettre en place une stratégie de rémunération ou de mener une analyse comparative avec d’autres organismes du secteur public. Prière de consulter le paragraphe b), à la section XV (voir page 27) ci-dessous, pour obtenir des détails supplémentaires.

Mesures du rendement

La Commission établit des mesures du rendement, comme le traitement des affaires dans un délai de 60 jours et l’exigence d’une double vérification, et la CRRO les exécute en son nom au moyen de l’ENS. La conformité à ces mesures est surveillée lors de réunions régulières de la Commission pour garantir l’offre rapide de services de qualité reposant sur des données exactes. La Commission envisage également certaines options proposées dans le rapport Deloitte pour améliorer la production de rapports sur le rendement.

La situation de l’automatisation des données dans les processus opérationnels de la CRRO pose problème pour l’amélioration des rapports sur le rendement. En fait, ce problème a fait l’objet d’une recommandation lors de la plus récente vérification interne, qui invitait la Commission à évaluer les options offertes pour automatiser ses processus. La Commission cherchera des propositions prenant en compte le rapport coût-efficacité afin d’améliorer la collecte de données sur le rendement lorsqu’elle commencera à évaluer l’analyse coûts/avantages des solutions automatisées dans le courant de l’été.

Budget et dotation en personnel

L’administration quotidienne du Régime est impartie à la CRRO à un coût annuel d’un peu plus de 111 000 $, que paie le SCT. La CRRO offre des services d’administration des prestations uniquement en recouvrement des coûts. Les frais sont évalués en fonction d’un cycle triennal. La prochaine grille tarifaire entrera en vigueur en 2015. Les activités de la CRRO relativement à l’administration du Régime se sont intensifiées au cours du dernier cycle triennal, tant par leur volume que par leur portée. Bien que les frais aient été réduits lors du dernier examen triennal, ils devraient augmenter à partir de 2015. Une proposition visant à rajuster les frais sera préparée et soumise à la Commission et au SCT en vue d’un examen plus tard en 2015. Le tableau a été modifié pour refléter une estimation de frais supérieurs dès 2015, mais la valeur réelle ne sera connue que plus tard cette année, lorsque les modalités de responsabilisation et les coûts seront déterminés selon les nouvelles responsabilités qui ont été créées au moment de la mise à jour du protocole d’entente en mars. Les services fournis en dehors de l’ENS sont facturés rétrospectivement au SCT à prix coûtant. La Commission ne génère pas de recettes.

Tableau 10.1 – Budget Et Dotation En Personnel (TVH En Sus)

Type de dépensesAu 31 mars 2015Au 31 mars 2016Au 31 mars 2017Au 31 mars 2018
Réunions ordinaires et extraordinaires de la Commission, par jourfootnote 16 050,00 $7 000,00 $7 000,00 $7 000,00 $
Entente de niveau de service – coût des servicesfootnote 2136 050,00 $111 450,00 $111 450,00 $111 450,00 $
Téléphonefootnote 30,00 $2 025,00 $900,00 $900,00 $
Papeterie0,00 $150,00 $150,00 $150,00 $
Projections actuariellesfootnote 4980,00 $17 000,00 $7 500,00 $7 500,00 $
Évaluation actuariellefootnote 50,00 $67 500,00 $0,00 $0,00 $
Recherche de clients0,00 $500,00 $500,00 $500,00 $
Mise en œuvre de la Commission de rémunération6 480,00 $5 000,00 $footnote 60,00 $0,00 $
Assurance pour erreurs et omissions13 090,00 $13 100,00 $13 100,00 $13 100,00 $
Poste et messageries0,00 $400,00 $400,00 $400,00 $
Services juridiques et de consultationfootnote 711 430,00 $51 000,00 $25 000,00 $25 000,00 $
Total174 080 $275 125 $166 000 $166 000 $

Stratégie relative aux technologies de l’information et plan de prestation de services electroniques

La participation au Régime est très faible comparativement à d’autres régimes du secteur parapublic. La Commission n’a pas de site Web et l’utilisation des technologies de l’information se limite à la tenue de dossiers et à la transmission de données pour le traitement de la liste de paie. Les coûts d’une prestation électronique des services sont présumés prohibitifs, surtout dans le contexte actuel, marqué par les contraintes financières du gouvernement.

En mai 2014, la Commission a reçu un rapport de vérification interne, où il était recommandé de déterminer si l’automatisation des processus manuels actuels pourrait engendrer des gains d’efficience et atténuer certains risques liés aux données. En vertu de l’entente de niveau de service entre la CRRO, le SCT et la Commission, le SCT doit donner son consentement et son approbation par écrit pour toute modification au système qui entraînerait des coûts supplémentaires pour le SCT.

Pour comprendre le coût et la viabilité de l’élaboration de technologies de l’information nouvelles ou modifiées, la CRRO a d’abord retenu les services d’une firme d’experts-conseils en gestion et en technologies afin qu’elle effectue une analyse coûts/avantages sur le processus d’automatisation du Régime.

Lorsque cette analyse sera terminée, les renseignements qu’elle contiendra permettront à la Commission de prendre la décision de poursuivre ou non le processus et de préparer une analyse de rentabilisation pour acquérir la solution proposée. L’analyse coûts/avantages devrait être terminée au début de juillet. Selon les conclusions qu’elle contiendra, la Commission aimerait que le processus débute au T1/T2 2016.

Initiatives faisant intervenir des tiers

À l’heure actuelle, la CRRO est la seule tierce partie avec laquelle la Commission a conclu une ENS. La Commission est résolue à superviser l’entente qu’elle a conclue avec la CRRO, à surveiller les services offerts par celle-ci et à maintenir des relations de travail harmonieuses avec les autres parties intéressées dans l’administration du Régime et de la Caisse.

Il arrive que la Commission ait besoin de conseils à l’égard de nouvelles questions juridiques qui touchent ses obligations et l’administration du Régime. Le cabinet Borden, Ladner, Gervais (« BLG ») a été choisi, en février 2014, pour offrir à la Commission des conseils juridiques en ce qui a trait au différend que pose la reformulation du Régime par le gouvernement afin d’en assurer la conformité à la Loi de l’impôt sur le revenu. Cet engagement est conforme aux lignes directrices du ministère du Procureur général pour le recours aux services de conseillers externes. Le SCT est responsable du règlement des honoraires et devrait continuer de l’être pour le reste de l’année 2015.

De plus, les actuaires du Régime, AON Hewitt, offrent des services-conseils en actuariat en vertu d’un contrat au SCT. Ces services comprennent la réalisation d’évaluations d’un financement permanent du Régime et l’exécution de calculs des prestations plus complexes, tels que le calcul de la valeur de rachat des droits individuels aux fins du droit de la famille.

Les calculs actuariels relatifs au fractionnement de la Caisse à des fins de conformité à la LIR ont été effectués le 31 mars 2012. Toutefois, conformément à la « convention de statu quo », aucune mesure n’a été prise pour établir un compte supplémentaire. Une fois le différend réglé, la Commission et le promoteur détermineront s’il est nécessaire d’intensifier le travail actuariel pour mener à bien le fractionnement de la Caisse.

Plan de mise en oevre

Au cours de la période de trois exercices que vise le présent plan d’activités, la Commission supervisera les processus, les possibilités et les outils suivants pour surveiller, évaluer et examiner les éléments particuliers ou les points énumérés ci-dessous.

Modifications visant la conformité du régime des juges à la LIR

  • Mises à jour régulières du conseiller juridique de la Commission quant à l’état du règlement du différend
  • Mises à jour régulières du SCT quant à l’application des modifications visant la conformité à la LIR

Communications avec les pensionnés

  • Collaboration avec le Cabinet du juge en chef pour maintenir les renseignements relatifs au Régime sur son site intranet, lequel est accessible aux juges en exercice et à ceux mandatés sur une base journalière
  • Obtention de conseils de la CRRO et de l’approbation de la Commission en ce qui a trait à toutes les communications de la CRRO au nom de la Commission, y compris pour les modifications au droit de la famille
  • Examen et approbation des communications avec les bénéficiaires se rapportant à la modification visant la conformité indiquée plus haut
  • Recherche d’autres possibilités de communication, au besoin

Services de vérification

  • Mise en oevre des autres recommandations formulées lors de la vérification interne
  • Détermination de la faisabilité d’une solution informatisée pour améliorer l’efficacité des calculs et la gestion des risques
  • Approbation, par le SCT, des recommandations influant sur les frais de service
  • Poursuite de la collaboration avec le SCT et la Division de la vérification interne pour l’élaboration d’activités de vérification permanentes touchant le Régime

Rôles et responsabilités concernant le cadre de gouvernance

  • Examen stratégique des objectifs et des risques de la Commission
  • Poursuite du dialogue avec les parties intéressées au Régime
  • Surveillance des progrès à l’égard des recommandations du rapport Deloitte
  • Tenue régulière de séances d’information sur l’application des modifications du droit de la famille, sur la convention de statu quo et sur toute autre question juridique connexe
  • Vérification à l’effet que les questions de politiques sont résolues et que les décisions de la Commission sont consignées dans un procès-verbal en vue de l’élaboration d’une prochaine procédure
  • Surveillance de la conformité avec les directives du ministère et du gouvernement

Exactitude des paiements et des calculs des prestations

  • Production rapide des documents servant aux calculs et de l’information sur l’admissibilité à la Commission en vue de leur étude et de leur approbation lors de ses réunions
  • Présence du personnel de la CRRO aux réunions de la Commission afin d’expliquer les paiements, au besoin
  • Vérification de tous les calculs et imposition d’une signature du personnel pour en attester
  • Vérification aléatoire des calculs par le vérificateur provincial

Plan De Communication

La responsabilité des communications relatives au Régime a toujours été déterminée en fonction du statut des bénéficiaires en vertu du Régime. Les communications avec les juges en exercice sont généralement assurées par le CJC et, dans certains cas, par la CJO, alors que la responsabilité des communications avec les retraités et les survivants incombe exclusivement à la Commission. Des anomalies peuvent se présenter, par exemple lorsqu’un juge en exercice demande des renseignements sur ses droits à pension (p. ex., une estimation des prestations) directement auprès de la Commission pour appuyer une décision. Bien que la Commission n’ait pas le mandat officiel de communiquer de façon proactive avec les juges en exercice, elle peut surveiller de près les renseignements sur le Régime que transmettent d’autres parties intéressées.

Au cours de l’exercice 2013 2014, trois faits nouveaux relatifs au Régime ont plus particulièrement touché les juges actifs et à la retraite ainsi que leurs conjoints survivants :

  1. En octobre, le gouvernement a déposé le Règl. de l’Ont. 290/13 pour assurer la conformité des dispositions du Régime à la Loi de l’impôt sur le revenu;
  2. En novembre, la huitième Commission provinciale d’examen de la rémunération des juges a formulé ses recommandations au gouvernement;
  3. En décembre, l’AJO a entrepris une procédure contre le gouvernement pour contester la constitutionnalité du Règl. de l’Ont. 290/13.

L’entrée en vigueur de la « convention de statu quo » en 2014 a stabilisé les conditions administratives du Régime et a reporté, au moins temporairement, le besoin d’échanger des renseignements sur les modifications au Régime. En 2015, le promoteur devrait apporter des changements au Régime afin de mettre en œuvre les recommandations de la Commission de rémunération concernant la répartition des avoirs de retraite en cas de dissolution d’un mariage.

La Commission continuera de surveiller ces faits à mesure qu’ils évolueront et enverra des communications aux adhérents, aux retraités et aux survivants pour les aider à prendre des décisions éclairées relativement à leurs prestations de retraite. La Commission consultera aussi plus souvent le CJC et la CJO relativement à ces points et à d’autres services d’administration des prestations pour évaluer la satisfaction de la clientèle et suggérer des changements.

Enfin, la Commission veillera à examiner les options relevées dans le rapport Deloitte afin d’améliorer ses communications avec les bénéficiaires du Régime.

Organigramme et structure hiérarchique

  • Deborah Oakley - Présidente - Admissible à une nouvelle nomination : le 14 novembre 2015
    • Lisa Philipps - Membre de la Commission - Admissible à une nouvelle nomination : le 26 février 2017
    • Elizabeth Boyd - Membre de la Commission - Admissible à une nouvelle nomination : le 10 avril 2016
  1. La composition de la Commission

    Le gouvernement provincial nomme les membres de la Commission par décret en vertu de modalités particulières. La Commission se compose normalement de trois membres, et chacun occupe son poste pendant une période allant jusqu’à trois ans. L’un des membres est désigné à la présidence de la Commission par le gouvernement provincial. Le mandat des membres peut être reconduit à son expiration. Les membres se rencontrent généralement quatre fois par année, mais la Commission peut fixer des réunions supplémentaires si la charge de travail l’exige.

    Au cours de l’exercice 2014 2015, Deborah Oakley, administratrice générale retraitée de l’OMERS, a été présidente à titre intérimaire jusqu’à ce que sa nomination soit officiellement confirmée le 22 octobre 2014. Mme Oakley, qui a fondé son propre cabinet d’experts-conseils en 2008, offre des services provisoires de gestion supérieure et de gestion d’association, principalement dans les secteurs des organisations à but non lucratif et des organismes de bienfaisance.

    Pour sa part, Elizabeth Boyd a été nommée membre de la Commission en avril 2013. Mme Boyd est associée à un important cabinet d’avocats de Toronto. Elle exerce surtout le droit dans les domaines des prestations de retraite, des avantages sociaux et de la rémunération des cadres.

    Lisa Philipps est entrée à la Commission le 26 février 2014. Mme Philipps enseigne le droit fiscal et la politique budgétaire à l’école de droit Osgoode Hall de l’Université York.

  2. Les relations de responsabilisation

    Le président est responsable, devant le président du Conseil du Trésor, de veiller à ce que la Commission exécute son mandat. Des responsabilités particulières lui sont assignées par le Règlement, le protocole d’entente et les politiques et directives applicables du gouvernement et du ministère.

    Le sous-ministre est responsable, devant le secrétaire du Conseil des ministres et le président du Conseil du Trésor, de veiller à ce que le ministère fournisse un soutien administratif et organisationnel afin d’appuyer la Commission dans l’exercice de ses responsabilités.

  3. Le soutien administratif et organisationnel

    Puisque la Commission ne dispose pas de personnel, les services de secrétariat et le travail proprement dit qui est accompli au quotidien sont confiés en sous-traitance à la CRRO par l’intermédiaire d’une entente de niveau de service (ENS) tripartite à laquelle participent le SCT et le promoteur du Régime. Une coordination et une coopération très étroites entre chacune des parties sont essentielles pour assurer une gouvernance efficace du Régime.

    Le promoteur du Régime, représenté par le SCT, est responsable de la mise en œuvre des modifications aux politiques et de la conception des prestations de retraite. Une gestion efficace au sein de la Division des relations avec le personnel, Direction de la stratégie de rémunération totale, permet également d’assurer le respect des exigences réglementaires en matière de déclaration du Régime et le paiement de toutes les dépenses liées au fonctionnement du Régime, y compris les services juridiques et actuariels.

    La CRRO est l’organisme fiduciaire provincial qui est responsable de l’administration du Régime de retraite des fonctionnaires et du placement de ses liquidités. De plus, la CRRO offre à la Commission des services d’administration des prestations ainsi que des services de secrétariat en recouvrement des coûts en utilisant son infrastructure opérationnelle, son personnel de direction et ses ressources humaines depuis 1999.

Annexe A

Résumé Des Rôles Des Parties Intéressées Au RRJP

Partie intéressée (ministère responsable ou tiers fournisseur de services)Rôle
Gouvernement de l’OntarioPromoteur du Régime Informer les membres du coût du financement des prestations
Commission de retraite des juges provinciauxAdministrateur du Régime

Superviser toutes les facettes de l’administration des prestations de retraite et des allocations de survivant (sauf la gestion et le placement des fonds de la caisse de retraite, et l’administration des prestations assurées)

Approuver tous les paiements

Statuer sur les appels
Secrétariat du Conseil du Trésor Division des relations avec le personnelReprésentant du promoteur du Régime

Superviser la mise en œuvre des modifications aux politiques et à la conception des prestations de retraite

Superviser la mise en œuvre des modifications aux politiques et à la conception des avantages sociaux (c.-à-d. les assurances vie, santé et soins dentaires, le Régime de protection du revenu à long terme et les indemnités de départ)

Assurer le respect des exigences réglementaires en matière de déclaration Payer toutes les dépenses liées au fonctionnement du Régime, y compris les services juridiques et actuariels
Commission du Régime de retraite de l’OntarioFournisseur de services lié par contrat auprès de la Commission de retraite des juges provinciaux et du ministère des Services gouvernementaux

Répondre aux demandes relatives aux prestations et assurer les communications avec les pensionnés

Administrer les prestations de retraite au quotidien (c.-à-d. les versements, les calculs et les estimations; l’application de la protection contre l’inflation; la préparation des feuillets T4A)

Prendre les dispositions nécessaires aux examens médicaux des juges handicapés et des personnes à charge Fournir des services de secrétariat à la Commission de retraite des juges provinciaux
Ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs (Services communs de l’Ontario, Division des services de la paie et des avantages sociaux)Gérer les traitements et les avantages sociaux

Communiquer avec les juges provinciaux en exercice

Répondre aux questions relatives aux déclarations fiscales au moyen de feuillets T4 des juges provinciaux en exercice (indiquant les retenues sur la pension et les redressements au titre du Régime)

Administrer les avantages sociaux au quotidien (c.-à-d. les assurances vie, santé et soins dentaires, le Régime de protection du revenu à long terme et les indemnités de départ)
Ministère des Finances (Division des régimes de retraite, de la sécurité du revenu et de la recherche)Gardien de la Caisse (à titre de gardien, le ministère reçoit les cotisations, maintient les actifs investis, enregistre les activités d’investissement et conserve les fonds pour le versement des prestations)
Cabinet du juge en chefApporter un soutien judiciaire aux juges en exercice

Apporter un soutien judiciaire aux processus de nomination des juges et d’attribution de fonctions administratives

Apporter un soutien judiciaire aux juges mandatés sur une base journalière

Assurer les communications avec les juges en exercice
Association des juges de l’OntarioReprésentant des bénéficiaires du Régime