La Directive concernant les organismes et les nominations exigent de la Commission de retraite des juges provinciaux (la « Commission ») qu’elle prépare et présente un plan d’activités tous les ans. La préparation de ce plan d’activités a commencé pendant le dernier trimestre de 2015 et s’est achevée à temps pour la date limite de sa soumission, à savoir le 31 décembre. Par conséquent, il se peut que le lecteur trouve des références à des dates antérieures ou à des événements qui se sont déjà produits ou qui ont été réglés entre-temps. Lors du processus de rédaction, la Commission a pris la date limite de soumission du plan d’activités comme point de référence des analyses composant ce document.

Sommaire

La Commission de retraite des juges provinciaux (la « CRJP » ou « Commission ») est l’organisme fiduciaire responsable de l’administration du régime de retraite des juges provinciaux retraités et de leurs survivants. Pendant l’exercice qui s’est terminé le 31 mars 2015, cette responsabilité l’a amenée à superviser le calcul et le versement régulier de près de 32,6 millions de dollars en prestations annuelles à 260 bénéficiaires du Régime de retraite des juges provinciaux (le « Régime »).

Les prestations sont tirées de la Caisse de retraite des juges provinciaux (la « Caisse »), laquelle constitue un compte du Trésor de la province de l’Ontario (le « Trésor »). La Caisse se compose des cotisations qui lui ont été versées, des intérêts gagnés et des sommes qui lui ont été payées ou créditées par le ministère des Finances de l’Ontario (le « MFO »), moins les prestations, les allocations de survivant et les montants prévus dans le Régime. Le MFO est le gardien de la Caisse et aucun paiement ne peut être prélevé de celle-ci sans le consentement de la Commission.

Tous les frais relatifs au Régime sont payés par le Secrétariat du Conseil du Trésor (le « SCT » ou le « promoteur »). Pour l’exercice qui s’est terminé le 31 mars 2015, les dépenses du Régime devraient s’élever à près de 220 000 $ (voir le tableau 10.1, à la page 19, pour obtenir une description des ressources financières). Ces dépenses incluent l’administration générale des cotisations salariales et le soutien à la Commission accordé en vertu d’une entente avec la Commission du Régime de retraite de l’Ontario (la « CRRO »). Les frais d’administration du Régime sont établis au moyen d’une entente de niveau de service entre la Commission, le SCT et la CRRO.

L’Ontario gère sa situation financière en misant sur un plan d’élimination du déficit conçu pour réduire la croissance des dépenses de programme et contenir les coûts. Parallèlement, le Régime subit des changements sous forme de modifications de conformité à la Loi de l’impôt sur le revenu (la « LIR ») et la création de nouvelles dispositions du Régime qui permettent de clarifier les règles du Régime touchant la répartition des avoirs de retraite par suite de la dissolution d’un mariage. L’ajout de plusieurs exigences de rapport et de conformité impose en outre au régime de nouveaux aspects de transparence et responsabilisation qui sont plus rigoureux. Chacune de ces modifications affecte les processus administratifs importants et exerce des pressions sur les frais d’exploitation qui sont ressenties par la Commission et le promoteur. Ces défis sont accentués par les procédures judiciaires en cours qui ont retardé la mise en œuvre intégrale des changements et entraîné des frais judiciaires supplémentaires, mais nécessaires. Le fait que toutes les dépenses du Régime soient payées par le promoteur rend très difficile l’environnement dans lequel la Commission doit gérer le risque opérationnel, un élément clé dans la planification de ses activités.

Le gouvernement continue de centrer ses efforts sur l’amélioration de la responsabilisation, de la transparence et de la gestion financière dans le secteur parapublic. L’intégration de ces thèmes dans notre plan d’activités est essentielle à notre succès et la Commission poursuit ses efforts pour harmoniser ses priorités stratégiques avec ces importants objectifs. La Commission continue à l’accent sur deux stratégies fondamentales : 1) offrir un excellent service à la clientèle au meilleur coût; 2) consolider la gouvernance du Régime.

Offrir un excellent service à la clientèle au meilleur coût

Pendant la période de 12 mois qui s’est terminée le 31 mars 2015, la Commission a continué d’assurer la prestation de services rentables de haute qualité à 260 bénéficiaires recevant des prestations de retraite ou des allocations de survivant du Régime. Au cours de chaque exercice, les membres de la Commission tiennent quatre rencontres officielles afin d’examiner les demandes de paiement par prélèvement dans la Caisse, d’approuver les politiques et les procédures selon les besoins, d’évaluer le rendement du service à la clientèle et de faire le point sur les activités du Régime. La Commission tient également plusieurs conférences téléphoniques au cours de cette période avec le personnel de la CRRO et la présidente afin de discuter de nombreux sujets.

Dans le cadre de notre processus de planification des activités, la Commission a tenu une séance de planification stratégique en novembre 2015. Au cours de ces discussions, la Commission a déterminé que les communications avec l’ensemble de bénéficiaires, y compris les juges en exercice, l’automatisation du plan et les relations avec les parties intéressées devaient constituer nos priorités d’amélioration pendant la période de planification. Des informations plus détaillées portant sur certaines initiatives sont fournies dans le plan de mise en œuvre.

Nous considérons que l’efficacité des relations avec les parties intéressées comme une source de rétroaction essentielle sur les services à la clientèle et la Commission s’est engagée à améliorer ces relations en générant des possibilités d’interaction plus fréquentes. Chaque année, le personnel de la CRRO est invité à présenter, au nom de la Commission, une vue d’ensemble du Régime à l’occasion d’un séminaire de préparation à la retraite que l’Association des juges de l’Ontario (« l’AJO ») organise pour les juges. Les commentaires concernant le contenu et la forme de cette présentation ont été positifs au fil du temps. Cette année, la présidente entend assister à l’événement afin de pouvoir recevoir directement des commentaires. En outre, la présidente continuera de rencontrer régulièrement les parties intéressées pour discuter du Régime afin d’établir des liens solides à la fois avec le promoteur et avec le Cabinet du juge en chef (le « CJC ») et l’AJO.

Renforcer la gouvernance du Régime

Les diverses activités quotidiennes que suppose l’administration des prestations de retraite sont réparties entre plusieurs services dans trois ministères, soit le SCT, le MFO et le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs (MSGSC), et ont fait l’objet d’une entente de service avec la CRRO. Comparée aux cadres administratifs des régimes à prestations déterminées conventionnels, la structure de gouvernance et de gestion du Régime est reconnue comme « atypique ». Craignant depuis un certain nombre d’années que la structure actuelle de gouvernance et de gestion nuise à une gouvernance efficace du Régime, la Commission a amorcé des discussions avec des membres des paliers supérieurs du gouvernement afin de traiter cette question. À la suite de ces discussions, on a pu définir la notion de « gestion », mais, comme cette notion inclue la participation de plusieurs parties (notamment le SCT, la CRRO et les Services communs de l’Ontario), elle reste complexe lorsqu’on la compare à d’autres régimes de retraite.

La Commission continue de développer sa capacité d’évaluer et d’améliorer l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Habituellement, un conseil d’administration reçoit de telles évaluations au moyen de programmes permanents de vérification interne. Les restrictions financières imposées par le gouvernement provincial ont posé des difficultés à la Commission pour l’embauche d’un vérificateur interne. La Commission a réussi à obtenir des ressources internes en vérification – fournies par le gouvernement – pour la préparation d’un rapport sur les processus de versement des prestations au sein de la CRRO. Cette vérification est maintenant terminée et la Commission surveille la mise en œuvre des recommandations connexes. Une analyse des coûts-avantages pour la mise en place de solutions d’automatisation a été commandée à une firme d’experts-conseils indépendante et ses recommandations seront soumises à l’examen de la Commission. La planification d’une autre vérification sera lancée en 2016.

Le rapport sur les rôles et les responsabilités qui a été préparé par le cabinet Deloitte s.r.l. (« Deloitte ») a été déposé en avril 2012; il donne un bon aperçu des possibilités de clarification dans le contexte opérationnel du Régime. La Commission continue de réaliser des progrès dans plusieurs domaines, mais il reste du travail à accomplir à plus long terme.

En décembre 2013, la Commission a été intimée dans une procédure judiciaire déclenchée par la reformulation du Régime pour en assurer la conformité à la Loi de l’impôt sur le revenu (la « LIR »). Depuis, une convention a été conclue entre les parties pour permettre à la Commission d’administrer le Régime au moyen des mêmes pratiques suivies avant son entrée en vigueur. Cette situation influe sur la capacité de la Commission d’appliquer intégralement la modification visant la conformité à la LIR et les recommandations de la Commission de rémunération. La difficulté à cet égard se traduit aussi par un ralentissement de certaines activités de programme auxquelles se livre la Commission dans la foulée des recommandations contenues dans le rapport Deloitte, des examens de l’entente de niveau de service (« l’ENS ») et du protocole d’entente (le « PE »), et le présent plan d’activités en tiendra compte.

Au cours des dernières années, la Commission estimait que la surveillance de la conformité réglementaire constituait une stratégie distincte dans le cadre de ses plans d’activités. Après sa séance de planification stratégique de l’automne 2015, la Commission en est venue à la conclusion que la surveillance de la conformité réglementaire était une activité qui pouvait faire partie intégrante de sa stratégie de renforcement de la gouvernance. En conséquence, nous avons simplifié nos stratégies en intégrant la discussion portant sur la conformité réglementaire dans le renforcement de la gouvernance du régime.

Le Régime verse des prestations qui sont supérieures à celles permises pour un régime enregistré d’épargne-retraite en vertu de la législation fiscale canadienne. Bien que le Régime ait toujours été administré dans le cadre établi par la LIR, des modifications s’imposaient pour maintenir l’enregistrement du Régime auprès de l’Agence du revenu du Canada (« l’ARC »). Le maintien de l’enregistrement du Régime est l’une des principales priorités de la Commission et c’est pourquoi elle a vivement incité le promoteur à apporter les modifications nécessaires. Le promoteur a rédigé les modifications qui ont rendu le Régime conforme aux exigences réglementaires de la LIR et de l’ARC. Le Conseil des ministres a par la suite approuvé ces modifications qui sont entrées en vigueur le 31 octobre 2013.

Comme il en a été fait mention précédemment, les modifications au Régime font actuellement l’objet d’une procédure légale. La Commission poursuit la surveillance de la conformité à la LIR dans le contexte de la « convention de statu quo » et demande au besoin des conseils juridiques pour assurer le maintien de l’enregistrement du Régime.

En décembre 2014, un groupe de travail composé de personnes représentant le promoteur et l’AJO a été mis sur pied. Le groupe de travail sert de tribune pour la résolution des problèmes mis au jour lors de la requête au tribunal qui a débuté en novembre 2013. La Commission a accepté d’agir en tant que partie neutre, comme ressource ponctuelle, et elle s’assure que le groupe de travail a pris les précautions adéquates pour que l’ARC ne révoque pas le Régime au moment où ces importantes discussions auront lieu.

À mesure que les discussions du groupe de travail avanceront, la Commission demandera des mises à jour régulières et participera à des discussions dans lesquelles son expérience de l’administration du Régime contribuera à établir un modèle plus efficace pour la gouvernance du Régime.

Mandat

Le mandat de la Commission est d’administrer les prestations de retraite les juges provinciaux et les allocations de survivant leur conjoint(e) survivant(e) et leurs enfants admissibles. La Commission de trois membres est constituée comme un organisme fiduciaire qui agit sans lien de dépendance avec le promoteur. Elle détermine l’admissibilité aux prestations et les montants à verser en fonction des modalités du Régime comme ils sont prescrits dans le Règlement de l’Ontario 290/13 (le « Règlement »). Dans l’exercice de ces fonctions, la Commission a l’obligation fiduciaire d’agir dans l’intérêt supérieur des juges et des bénéficiaires du Régime.

Un président est nommé parmi les membres de la Commission; cette personne est responsable devant le président du Conseil du Trésor (le Ministre) pour les enjeux suivants :

  • Veiller à ce que la Commission exécute son mandat.
  • Remplir les rôles et responsabilités qui lui sont assignés.
  • Informer le Ministre comme convenu des activités de la Commission et de la conformité de l’organisme.
  • Transmettre en temps opportun les enjeux touchant les responsabilités du Ministre dans le cadre de la Commission.

Toutes les prestations de retraite et les allocations de survivant du Régime sont versées à partir de la Caisse et aucun paiement ne peut être fait sans l’autorisation de la Commission ou de façon non conforme à la procédure établie. La Commission n’est pas responsable de la gestion du placement des actifs de la Caisse. Les actifs de la Caisse, y compris les cotisations des juges en exercice, sont détenus dans les comptes de l’Ontario. Le ministère des Finances est le gardien de la Caisse.

La Commission exerce ses activités conformément à toutes les politiques administratives établies et précisées dans les directives et lignes directrices de l’organisme ou conformément à toute modification à ces directives et lignes directrices et aux nouvelles directives ou lignes directrices qui s’appliquent. Ces directives et lignes directrices incluent les plus récentes versions répertoriées dans l’Annexe B, mais celles-ci ne constituent pas une limite.

Bien que la commission agisse comme administrateur du Régime, elle n’a aucun pouvoir ou responsabilité en ce qui a trait :

  • à l’administration de la Caisse et au placement de ses actifs;
  • à la perception et à la remise des cotisations à la Caisse;
  • aux intérêts gagnés par la Caisse;
  • aux intérêts payables sur les cotisations des juges en exercice;
  • à l’adhésion au Régime;
  • aux évaluations actuarielles du Régime et de la Caisse;
  • aux dépôts réglementaires auprès des autorités gouvernementales;
  • à l’administration des prestations assurées pour les juges retraités;
  • aux stratégies de communication publique et de publication pour les juges en exercice.

Orientations stratégiques

  1. Mission de la Commission

    Exceller dans l’administration des prestations de retraite versées en vertu du Régime par l’offre de services rentables et de haute qualité aux bénéficiaires.

  2. Valeurs fondamentales

    La Commission considère ses valeurs fondamentales comme des engagements à assurer :

    • la recherche de l’excellence dans la prestation des services à la clientèle;
    • la confiance, l’équité et le respect dans le traitement des bénéficiaires du Régime;
    • la bonne gouvernance, la responsabilisation et la transparence des activités menées auprès des parties intéressées et des bénéficiaires du Régime;
    • un esprit d’équipe tant au sein de la Commission qu’à l’extérieur, ainsi qu’un leadership axé sur les résultats;
  3. Orientations clés

    Le plan d’activités de la Commission repose sur deux stratégies : l’importance que nous donnons au service à l’excellence du service à la clientèle et la bonne gouvernance afin d’aider le gouvernement à réaliser ses priorités en matière de responsabilisation, de transparence et de gestion financière, et aider le SCT à concrétiser sa priorité de modernisation des services publics de première ligne.

Stratégie 1 : Offrir un excellent service à la clientèle au meilleur coût

Les services offerts par les administrateurs du régime de retraite sont en constante évolution pour répondre aux besoins croissants des participants qui désirent comprendre les enjeux et prendre des décisions éclairées sur la manière de toucher leurs prestations à leur retraite. La répartition des avoirs pour des questions familiales et la planification successorale représentent deux exemples de situations courantes où un bénéficiaire sera porté à présenter une demande de service au Régime. Afin que la Commission puisse proposer l’excellence pour ses services, nous tentons de mieux comprendre les besoins de nos clients et ce qu’ils valorisent de manière particulière.

Depuis 1999, la Commission fournit des services d’administration des prestations aux bénéficiaires du Régime au moyen d’une entente de service avec la CRRO. Traditionnellement, les interactions avec la clientèle ont été axées sur le paiement de la retraite ou des allocations de survivant. En conséquence, la Commission évaluait la qualité de la prestation de ses services à la clientèle au moyen de consultations informelles avec les parties intéressées et les mises à jour touchant l’état des services réguliers lors des réunions trimestrielles de la Commission. Ce type de rétroactions demeure utile pour bien évaluer la prestation des services de base, toutefois, nous croyons que notre compétence à proposer l’excellence des services passe par une connaissance plus approfondie de l’expérience des clients et de leurs attentes. Nous avons donc été heureux d’apprendre que l’analyse des coûts-avantages récemment achevée suggère que les solutions d’automatisation proposées pourraient générer des occasions d’intégrer des rapports utilisant des indicateurs clés de rendement. Par ailleurs, nous prévoyons travailler avec le promoteur du Régime pour obtenir des commentaires sur la rentabilité provenant directement des clients, une démarche qui prendra la forme d’un sondage portant sur la satisfaction et qui sera mené au cours de la prochaine année.

Les tribunaux tiennent de plus en plus les administrateurs et les employeurs responsables des communications avec les employés et les bénéficiaires pour les enjeux touchant les régimes de retraite. Il est possible que les bénéficiaires n’aient pas toujours les renseignements nécessaires pour prendre des décisions éclairées sur la planification de leur retraite ou la réception des prestations auxquelles ils ont droit. À notre point de vue, les juges en exercice sont particulièrement vulnérables puisque le Régime leur transmet très peu de communications – voire aucune – pendant la durée de leur mandat. Or, il est difficile pour la Commission de fournir en temps opportun des renseignements cohérents sur le Régime, en raison de certaines restrictions en matière de communication électronique et d’accès aux coordonnées des cotisants. Nous comptons nous attaquer à cette lacune en engageant la discussion avec les parties intéressées et le promoteur au sujet d’un élargissement des responsabilités de la Commission qui lui permettrait de communiquer les droits à pension aux juges en exercice pour éventuellement leur fournir un état annuel portant sur la retraite.

La Commission se considère évidemment comme l’organisme responsable du Régime, et comme la mieux placée pour aider les clients à prendre des décisions éclairées sur leurs droits à pension. Il n’existe actuellement aucun canal de communication réservé à la promotion de ce message auprès des bénéficiaires retraités du Régime. La Commission prévoit s’engager dans l’approbation d’un ajout de ressources afin de pouvoir mettre en œuvre une stratégie officielle de communication. Nous entendons utiliser la rétroaction des parties intéressées pour trouver des moyens de communication plus proactifs qui sont à la fois actuels, informatifs et rédigés dans une langue simple.

Stratégie 2 : Renforcer la gouvernance du Régime

Nous sommes conscients que la gouvernance et la responsabilisation demeurent prioritaires pour le gouvernement et ses organismes, commissions et conseils. En tant qu’organisme fiduciaire et administrateur d’un régime de retraite, la Commission doit fonctionner selon une norme de prudence encore plus rigoureuse, car elle est également tenue d’agir dans l’intérêt supérieur de ses membres et bénéficiaires. Une gouvernance solide est essentielle pour que la Commission soit en mesure de répondre à ses obligations dans le cadre du Régime. La Commission continuera à mettre l’accent sur la consolidation de sa gouvernance en créant des processus et une structure qui répondent aux principes suivants :

  1. L’accès à l’information – Afin de répondre à ses responsabilités et son obligation à soutenir des prises de décisions éclairées, la Commission doit profiter d’un accès à des informations pertinentes et exactes en temps opportun. Dans certains cas, les processus en place – le traitement manuel des informations qui est largement répandu dans le Régime – ne soutiennent pas une récupération rapide des renseignements portant sur les membres et le Régime. En se fondant sur les recommandations provenant d’une phase de vérification récente, une firme de services-conseils a été embauchée pour évaluer la possibilité de mettre en place des processus automatisés pour le calcul des prestations. La Commission tentera d’obtenir du promoteur une allocation pour s’attaquer aux défis des informations et des données, et financer une solution d’automatisation des prestations qui sera modeste, mais efficace. La Commission consultera les parties intéressées qui sont touchées, notamment les Services communs de l’Ontario (« SCO »), pour s’assurer que la transition se fasse en douceur.
  2. Une plus grande transparence – La divulgation et la transparence sont souvent citées au nombre des pratiques exemplaires dans un cadre de gouvernance. En fait, la transparence apporte un niveau de surveillance indépendant, axé sur les activités de la Commission, ce qui, en retour, augmente la crédibilité de la Commission auprès des parties intéressées. La Commission continuera de tirer parti des possibilités d’améliorer les communications et les relations avec les parties intéressées et les bénéficiaires, y compris les juges en exercice.
  3. L’amélioration de la responsabilisation – Les états financiers de la Caisse sont vérifiés chaque année par le Bureau du vérificateur général de l’Ontario. Même si elle fournit des renseignements importants sur la gestion des activités du Régime, cette vérification est d’une portée limitée parce que les conclusions sont faites en fonction des états financiers et ne concernent aucun processus opérationnel particulier. Compte tenu de ces limites, la Commission s’engage à obtenir une évaluation indépendante de son exposition aux risques au moyen de vérifications internes régulières. La Commission tentera également d’améliorer la responsabilisation par la documentation constante et cohérente de ses procédures, une surveillance régulière et une évaluation du rendement et de la formation selon les besoins.
  4. Rendement pour les obligations fiduciaires – Les représentants nommés par le promoteur et l’AJO tentent de régler les litiges relatifs à l’administration du Régime. Bien que la Commission ne soit pas impliquée dans le différend, nous avons été informés que le « Groupe de travail » s’est engagé, parmi de nombreux sujets, dans une discussion sur la future gouvernance du Régime. Compte tenu de l’importance que nous donnons à l’amélioration de la gouvernance du Régime et de la perspective unique que nous possédons en tant que fiduciaire, nous croyons que la Commission sera appelée à jouer un rôle important dans tous les dialogues qui pourraient porter sur une restructuration de la gouvernance du Régime. Les membres et les bénéficiaires du Régime comptent sur la Commission pour qu’elle agisse dans leur intérêt supérieur; nous croyons donc que nous avons l’obligation de participer à la discussion en apportant notre expérience et nos connaissances de l’administration du Régime pour nous assurer le futur modèle de gouvernance est viable et efficace.
  5. Surveillance de la conformité – Les régimes de retraite offrent à leurs adhérents un moyen efficace, sur le plan fiscal, d’épargner et de percevoir ultérieurement leurs économies de retraite. Par conséquent, ces outils sont lourdement réglementés en vertu de la LIR et doivent être conformes aux règles fiscales pour maintenir leur enregistrement. Les exigences touchant la production des déclarations de revenus et celles en matière de conformité du Régime relèvent pour l’essentiel du promoteur du Régime. Par contre, la Commission, qui reconnaît l’importance de préserver le droit des bénéficiaires du Régime à une aide fiscale constante, contribue activement à la recherche et à la résolution des problèmes sur le plan réglementaire. Par ailleurs, la Commission doit également garantir au promoteur que son fonctionnement est conforme aux lignes directrices de l’organisme portant sur la responsabilisation et l’administration des droits, selon les modalités du Régime. La Commission continuera à surveiller la conformité à ces exigences lors de ses réunions trimestrielles et des discussions qui sont menées avec le promoteur.

Aperçu des activités de programme actuelles et futures

Pour la période de trois ans se terminant le 31 mars 2019, deux projets – les projets a) et e) indiqués ci-dessous – devraient s’achever à la fin de l’exercice 2017. Toutefois, la réalisation de ces projets est tributaire de l’approbation et des actions du promoteur. Les projets b) et c) ci-dessous sont en cours et font partie des efforts continus d’amélioration. La dernière activité, soit d), est en suspens en raison du différend. Nous exercerons une surveillance pour la mener à terme lorsque les questions juridiques seront réglées et que l’orientation stratégique du SCT sera précisée.

  1. Mise en œuvre d’une solution d’automatisation réalisable - (État : en cours, achèvement prévu : T4 de 2017)

    La Division de la vérification interne du MFO a terminé sa vérification interne du processus de versement des prestations de la CRRO en avril 2014. La dernière amélioration à mettre en place concerne l’automatisation du calcul des prestations pour réduire les risques et améliorer l’efficience. Un rapport portant sur l’analyse des coûts-avantages a été produit. Il conclut qu’un certain nombre des solutions d’automatisation proposées seraient réalisables et avantageuses. Si l’analyse de rentabilité est approuvée par le promoteur, le projet devrait être lancé en 2016-2017, sous réserve d’un processus d’approvisionnement réussi.

  2. Amélioration du service et réduction des coûts - (État : en cours, achèvement prévu : projet permanent)

    La prestation de services qui sont à la fois excellents et efficients représente une stratégie centrale pour la Commission. Par le passé, notre principale mesure de rendement était fondée sur la qualité des services et le temps de réponse. L’implantation d’indicateurs clés de rendement plus solides permettra à la Commission de mieux comprendre quelles sont les améliorations à apporter aux services. Avant d’adopter de nouveaux indicateurs clés de rendement, la Commission doit toutefois mieux comprendre les attentes de ses clients et leurs besoins d’interaction, ce qui constitue d’ailleurs les principales raisons pour la mise en place d’un sondage de satisfaction proposé. Entre-temps, la Commission examinera en 2016 une proposition d’automatisation dont elle pourrait tirer parti pour faciliter le rendement des rapports. La Commission collaborera avec la CRRO pour établir un plan de projet et un calendrier pour la production d’un rapport en 2016. Une fois le rapport terminé, la Commission partagera les résultats et les recommandations avec le promoteur du Régime.

    Le Régime et la Caisse sont gérés par un certain nombre de directions et de secteurs du gouvernement, dont certains échappent à l’autorité ou à l’examen de la Commission. Pour améliorer le service et réduire les coûts, la Commission travaillera de concert avec les parties intéressées à l’interne afin de simplifier et de clarifier leurs relations de travail, leurs attributions redditionnelles, leurs rôles et responsabilités ainsi que les mécanismes qui font appel aux possibilités déterminées tant dans le rapport Deloitte que dans les vérifications du Régime menées récemment.

  3. Cadre de gouvernance - (État : en cours, achèvement prévu : projet permanent)

    Les principes généraux de gouvernance du régime de retraite recommandent que l’administrateur du Régime procède à une évaluation régulière de sa gouvernance. La Commission entend choisir et réaliser une auto-évaluation appropriée de sa gouvernance d’ici la fin de l’exercice 2016-2017.

    La gestion des dossiers représente une partie importante de l’administration du Régime. Un examen de la conformité de la Commission aux normes provinciales doit être mené de manière périodique. La Commission se fonde sur les pratiques de la CRRO pour répondre à ses responsabilités. Elle demandera en outre à la CRRO de confirmer sa conformité et de valider que ses obligations dans le cadre du PE soient remplies.

    Les politiques et procédures fournissent des orientations claires au fournisseur de service et garantissent une administration cohérente des droits à pension. Une mise à jour importante des procédures a été réalisée en 2015. La Commission continuera à documenter et approuver ses politiques et procédures de manière continue.

    En mars 2015, la Commission a finalisé son PE avec le SCT, ce qui a permis d’obtenir des précisions importantes sur les rôles et responsabilités dans le cadre du Régime. La conciliation des responsabilités dans l’ENS représente l’étape suivante; elle permettra d’éviter tout écart à ce point de vue. La Commission collaborera avec le SCT et la CRRO pour mettre au point les calendriers de services et de frais de l’accord pendant le premier trimestre de 2016.

  4. Intégration au Régime de dispositions assurant la conformité à la LIR - (État : reporté, achèvement prévu : en suspens)

    Les cotisations et droits à pension dépassant les montants maximums prescrits en vertu de la LIR ne peuvent être versés à la caisse d’un régime de retraite enregistré ni être payés à même celle-ci. Les régimes qui offrent des prestations supérieures aux limites établies par la LIR créent habituellement un compte ou une caisse supplémentaire qui permet de détenir les actifs et de verser les prestations ne pouvant pas être administrées dans le cadre du régime enregistré. Les modifications visant la conformité ont été déposées et sont en vigueur depuis le 31 octobre 2013. Une procédure judiciaire a été entamée en décembre 2013 pour annuler les dispositions visant la conformité à la LIR et revenir aux dispositions antérieures du Régime. Les parties ont conclu une convention qui reporte la mise en œuvre et interdit la modification des modalités administratives antérieures. Un groupe de travail composé de représentants du promoteur et de l’AJO a été mis sur pied à l’automne 2014. La Commission collaborera avec le groupe de travail, le SCT et la CRRO pour assurer une conformité réglementaire totale lorsque la question sera tranchée.

  5. Mise en œuvre des modifications au droit de la famille - (État : en cours, achèvement prévu : T2 de 2016)

    La plus récente Commission de rémunération a demandé au gouvernement de modifier le Régime sur le plan de la répartition des avoirs de retraite en cas de dissolution d’un mariage. L’entrée en vigueur de ces changements entraînera une révision des pratiques administratives et exigera une bonne communication.

    Dans un premier temps, la procédure de contestation a permis au promoteur d’examiner et de mettre en œuvre toutes les modifications au Régime qui concernaient le droit de la famille et qui étaient en suspens. Une décision a été prise d’aller de l’avant avec les recommandations touchant le droit de la famille, bien que les efforts visant à régler le différend se poursuivent séparément. La Commission travaillera de concert avec toutes les parties intéressées à la mise en œuvre des nouvelles dispositions.

Ressources nécessaires à l’atteinte des buts et objectifs

La Commission s’attend à atteindre les objectifs de son mandat et à réaliser ses orientations stratégiques par l’application de l’ENS conclue avec la CRRO. Si l’ENS ne suffit pas pour atteindre ces objectifs ou orientations, ou si des dépenses imprévues surviennent, la Commission s’adressera directement au SCT pour obtenir une aide particulière et des ressources supplémentaires.

La Commission comptait se lancer dans un examen et une mise à jour de l’ENS en 2013. Les principales modalités de l’ENS sont arrivées à échéance le 1er janvier 2011; elles sont assorties de renouvellements automatiques tous les ans. Plusieurs facteurs ont contribué à l’incertitude croissante concernant la portée des arrangements administratifs, notamment l’état d’avancement du PE, l’initiative de conformité à la LIR, la Commission de rémunération des juges provinciaux et, enfin, le début du litige, en décembre 2013. La Commission a donc convenu de reporter la mise à jour jusqu’à ce que de nouvelles exigences puissent être fixées.

En vertu de l’actuelle entente, et en conformité avec les pratiques précédemment utilisées, les frais de service de la CRRO peuvent être rajustés de manière rétroactive et mis en œuvre à partir du 1er janvier 2015. La CRRO offre des services en recouvrement des coûts et tout rajustement des coûts envisagé reflétera cette approche. La Commission est consciente des pressions exercées sur les frais de service de la CRRO. Quatre facteurs justifient le besoin de corriger les frais : 1) le coût et le risque croissants du recours à des processus manuels pour la gestion des prestations; 2) l’augmentation du volume global des transactions et des services de secrétariat requis par la Commission; 3) l’application d’une plus grande conformité aux exigences de rapport; 4) l’introduction de nouveaux services, rendus nécessaires pour gérer les dispositions visant la conformité du Régime à la LIR et pour appliquer les recommandations de la Commission de rémunération (p. ex., la modification relative au droit de la famille). Les répercussions de ces pressions sur les frais étaient censées être connues en 2015, mais, comme mentionné précédemment, la portée des arrangements administratifs n’a pas encore été évaluée.

En avril 2014, la Commission a reçu le rapport de vérification des processus de paiement des prestations de la CRRO. La vérification a permis de trouver des moyens d’améliorer les mécanismes de contrôle, et la CRRO a pris des mesures afin d’y donner suite. L’une des recommandations du rapport suggérait à la Commission d’évaluer les avantages de l’automatisation de certains processus de versement des prestations de retraite; l’objectif était d’augmenter l’efficacité et de réduire le risque. Avant d’aller de l’avant, il fallait préciser les coûts et les avantages d’une automatisation dans ce contexte. Un processus d’approvisionnement pour l’obtention de services professionnels afin de préparer une analyse des coûts-avantages a été achevé en novembre 2015. Les résultats de cet examen ont été présentés à la Commission. En collaboration avec le promoteur, la Commission travaillera au développement d’un projet de solution informatisée et à la préparation d’une analyse de rentabilité pour soutenir l’investissement en capital.

Pour la première fois de son histoire, la Commission a convoqué une réunion spéciale afin de débattre des questions stratégiques qui ne peuvent pas être abordées au cours de ses réunions trimestrielles ordinaires. La réunion d’une demi-journée a été tenue à l’automne et a permis aux membres de la Commission de porter collectivement leur attention sur l’évaluation des objectifs, de la stratégie et des risques de la Commission. Cette séance s’est révélée précieuse pour la préparation du contenu du Plan d’activités de 2015 à 2019; nous nous proposons d’ailleurs d’en faire une pratique régulière.

Les projets susmentionnés seront à l’origine de dépenses supplémentaires et exigeront l’accès aux ressources en personnel de la CRRO et du SCT. Des estimations des coûts des projets et des ressources nécessaires seront établies en consultation avec le SCT et la CRRO.

Ni la Commission ni le Régime ne génèrent de recettes. Le tableau 10.1 à la section X, « Budget et dotation en personnel », contient des détails sur les dépenses prévues du Régime.

À l’occasion, la Commission a besoin de fournisseurs de services externes (p. ex., services d’actuariat, services juridiques et services de vérification) pour s’acquitter de ses responsabilités pour l’administration du Régime. En vertu des modalités de l’ENS, elle doit demander l’approbation du SCT pour engager des dépenses supplémentaires. Une fois l’approbation obtenue, les dépenses sont facturées au SCT, au prix coûtant.

Analyse de l’environnement

L’analyse de l’environnement ci-dessous décrit l’environnement fonctionnel de la Commission. On y précise et examine brièvement les facteurs retenus pour éclairer l’évaluation des risques donnée aux tableaux de la section VII « Identification des risques et stratégies d’atténuation ».

Options et coûts en matière d’informatisation

Le fournisseur de services de la Commission, la CRRO, dispose de mécanismes pour gérer un ensemble convenu de services en vertu du Régime. Au fil des ans, le Régime étant de petite taille, peu d’investissements ont été faits dans les solutions informatisées, de sorte que les procédés reposent en grande partie sur des modèles désuets et sur la saisie manuelle des données.

L’automatisation a fait l’objet d’une recommandation dans le cadre de la vérification interne de 2014, et la CRRO a convenu qu’il était possible d’obtenir des améliorations pour l’atténuation du risque, la qualité et la rentabilité par l’intermédiaire d’un investissement dans l’automatisation des processus et des calculs. Avant de se lancer dans le développement d’une solution informatique, la Commission a demandé un rapport portant sur la faisabilité financière du projet. L’analyse des coûts-avantages a été achevée en novembre 2015; elle confirme que certaines solutions rentables pourraient atténuer les risques. Comme le rapport recommande des modifications au système qui sont susceptibles d’entraîner des coûts supplémentaires pour le SCT, le consentement et l’approbation écrits du SCT seront exigés.

Contraintes financières du promoteur du Régime

Les dépenses du Régime sont acquittées directement par le SCT. Les services généraux de secrétariat et d’administration des prestations représentent la plus grande part des dépenses du Régime. Les services sont impartis à la CRRO et fournis en recouvrement des coûts. La CRRO a insisté sur la nécessité de modifier la grille tarifaire et l’échéancier des services pour tenir compte de l’augmentation du volume des transactions et de l’élargissement de la portée des services. La Commission et le promoteur doivent parvenir à concilier les changements envisagés et l’équilibre budgétaire, qui compte parmi les grandes priorités du gouvernement.

Participation des parties intéressées

Les adhérents au Régime sont des personnes considérées comme étant averties sur les plans juridique et financier. Par le passé, les questions de retraite liées à la Commission étaient habituellement soulevées par des particuliers et réglées dans ce contexte. Ces dernières années, l’AJO a montré un intérêt accru pour le Régime et son cadre de gouvernance. En tant que partie intéressée, l’AJO représente les juges en exercice et à la retraite qui adhèrent également au Régime. Bien que ce groupe ait déjà interpellé le gouvernement sur des questions touchant la rémunération, les efforts de la Commission visant à mobiliser l’AJO n’ont eu que peu de succès. La Commission apprécie le rôle de l’AJO en tant que partie intéressée clé et poursuit les pourparlers en cours pour établir de bonnes relations et améliorer la transparence sans qu’il y ait influence indue sur le processus décisionnel de la Commission. Une fois que le différend sera réglé, on s’attend à ce que les voies de communication s’améliorent.

Différend en cours

Le Règlement de l’Ontario 290/13 a modifié le Régime pour en harmoniser les dispositions avec la LIR. Les modifications n’influent pas sur le montant des prestations payables à un retraité ou un survivant, mais elles ont une incidence sur certains mécanismes de la liste de paie qui relèvent de la compétence des SCO et de la CRRO puisque les fonds seront répartis entre deux comptes.

En décembre 2013, une requête a été déposée auprès de la Cour supérieure de justice de l’Ontario pour que celle-ci rende une ordonnance déclarant inconstitutionnelles et illégales les dispositions récemment modifiées du Régime. La requête a depuis été reportée et la convention initiale de statu quo qui avait été établie pour maintenir l’administration du Régime en conformité avec les anciennes dispositions a été prolongée jusqu’au 31 décembre 2015. Une nouvelle prolongation jusqu’au 30 juin 2016 a depuis été conclue. La Commission continue de surveiller ses frais judiciaires et l’augmentation de la complexité administrative qui sont associés au retard et au maintien de la conformité à la convention de statu quo.

La Commission de rémunération des juges provinciaux

La rémunération des juges est établie au moyen d’un processus de la Commission précisé dans la convention-cadre. Le 30 octobre 2013, la huitième Commission d’examen de la rémunération des juges a terminé son rapport. La seule recommandation qui n’a pas encore été mise en œuvre est la proposition de modifications au Régime concernant la répartition des avoirs en cas de dissolution d’un mariage. La Commission a eu l’occasion d’examiner le projet provisoire de mise en œuvre des modifications au Régime dans le cadre de cette recommandation; elle comprend que le promoteur a décidé de lancer un processus d’approbation pour ces modifications. La neuvième Commission d’examen de la rémunération des juges formulera des recommandations relatives à la période du 1er avril 2014 au 31 mars 2018. La procédure en vue des audiences de cette neuvième Commission n’a pas encore commencé.

Les exigences en matière de responsabilisation

Afin de renforcer la responsabilisation et de clarifier les rôles et les responsabilités dans le secteur parapublic, le gouvernement a communiqué plus fréquemment des orientations à ses organismes, conseils et commissions (les « OCC »). Plusieurs organismes, notamment la Commission, ont trouvé ces directives utiles, plus particulièrement pour la définition de leurs obligations et des attentes du gouvernement. En raison de sa structure et de son mandat, la Commission reconnaît qu’elle dépend des mécanismes et des ressources du SCT et de la CRRO pour les questions de conformité. Malgré cette dépendance, la Commission affirme régulièrement et fermement son autonomie dans toutes ses actions et décisions qui touchent les intérêts des bénéficiaires du Régime.

La mise à jour de l’ENS

Le PE entre la présidente de la Commission et le Ministre a été reformulé en mars 2015. Le nouveau PE fournit des précisions importantes sur le rôle et les responsabilités de la Commission, et permet de repérer les lacunes sur le plan du soutien administratif. Ces renseignements sont essentiels pour mener la renégociation de l’ENS qui définit les services fournis par le SCT et les frais connexes en appui à la Commission. Les modifications apportées aux services auront des répercussions sur les frais de fonctionnement du Régime, et la Commission estime qu’il sera probablement nécessaire de renégocier la grille tarifaire.

La nature délicate des données concernant les juges

Les renseignements personnels des juges en exercice ou à la retraite sont extrêmement délicats; toute divulgation accidentelle pourrait avoir de graves effets sur la sécurité personnelle des juges. La Commission reconnaît le contexte particulier qui s’applique aux juges et exige que la CRRO garantisse adéquatement la protection des renseignements personnels avant tout envoi par la poste ou toute transmission électronique. De plus, la Commission se fonde sur des politiques bien établies de la CRRO en matière de protection des renseignements personnels et de reprise après sinistre, qui réduisent les risques liés à un incident majeur.

Identification des risques et stratégies d’atténuation

Tableau 7.1: Une gouvernance du Régime efficace

Classification du risqueDescription du risqueProbabilité2Importance des conséquences2Atténuation du risque
Accès à l’informationLa Commission ne possède pas les informations de qualité nécessaires pour superviser le Régime.PossibleMoyenne
  • Mesures de rendement efficaces.
  • Surveillance du flux de travail.
  • Rapports réguliers de la Commission.
  • Rapport annuel au Ministre.
Transparence et responsabilisationLes informations portant sur le Régime sont retenues ou divulguées de manière sélective.

[Administration transparente et responsable]
Peu probableÉlevée
  • Consultations régulières avec les parties intéressées.
  • Divulgation proactive d’informations publiques aux parties intéressées (le plan d’activités par exemple).
  • Stratégie de communication avec les bénéficiaires du Régime et les parties intéressées.
  • Politique de confidentialité.
FiduciaireLes décisions de la Commission sont influencées de manière indue, ce qui a des conséquences sur son indépendance, par exemple, son indépendance budgétaire.PossibleÉlevée
  • Suivi des directives d’approvisionnement.
  • Protocole d’entente.
  • Des politiques et procédures écrites pour la Commission.
  • Processus de vérification.
  • La nécessité d’établir un certain niveau de responsabilité pour la Commission dans le cadre du budget fonctionnel doit être discutée avec le promoteur.
  • Mandat de représentation en justice.
Surveillance et conformitéLes manquements dans les rapports de conformité réglementaire ou de conformité de l’organisme provoquent une atteinte à la réputation et financière.RareMoyenne
  • La production régulière de rapports de conformité réglementaire par la Commission.
  • Des PE et ENS qui définissent les rôles et responsabilités.
  • Des politiques et procédures écrites pour la Commission.

Tableau 7.2: Offre d’excellence au meilleur coût pour le service à la clientèle

Classification du risqueDescription du risqueProbabilité2Importance des conséquences2Atténuation du risque
Prestation de services / FonctionnementUn lien de confiance affaibli avec le client et/ou des relations inadéquates avec les parties intéressées affaiblissent l’efficacité de la prestation des services.PossibleÉlevée
  • Faire l’acquisition de données de haute qualité et les maintenir.
  • Une stratégie de communication de la Commission qui inclut des consultations régulières avec les parties intéressées sur les enjeux du Régime.
  • Politique de confidentialité (protection des renseignements personnels).
Prestation de services / FonctionnementIncapacité à répondre aux attentes des clients.PossibleMoyenne
  • Une stratégie de service à la clientèle fondée sur des sondages auprès des clients.
  • Mesures de rendement efficaces.
  • Le calcul automatisé des prestations.
FinancesRessources financières insuffisantes pour financer le projet d’amélioration des services.ProbableMoyenne
  • L’administration des pensions et la prestation de services de secrétariat se poursuivent sur une base de coûts neutres.
  • L’évaluation des services et des frais connexes se fait avec l’analyse du promoteur.
  • Réalisation d’une analyse coûts-avantages pour soutenir l’analyse de rentabilité.

Ressources humaines

La Commission n’a aucun employé. L’incidence sur les ressources humaines est nulle et il n’est pas nécessaire de mettre en place une stratégie de rémunération ou de mener une analyse comparative avec d’autres organismes du secteur public. Consultez le paragraphe b) de la section XV (voir page 25 de ce document) pour obtenir des détails supplémentaires.

Mesures de rendement

La Commission établit des mesures de rendement, comme le traitement des affaires dans un délai de 60 jours et l’exigence d’une double vérification; la CRRO exécute ces mesures au nom de la Commission par l’intermédiaire de l’ENS. La conformité à ces mesures est vérifiée lors de réunions régulières de la Commission pour garantir l’offre rapide de services de qualité reposant sur des données exactes. La Commission envisage également certaines options pour améliorer la production de rapports de rendement en adoptant des mesures plus sophistiquées.

L’état de l’automatisation du traitement des données dans les processus opérationnels du Régime pose problème dans le cadre de l’amélioration des rapports de rendement. Les informations de rendement doivent être collectées et traitées manuellement; le manque d’automatisation des processus du Régime rend son administration moins rentable. La Commission inclura l’amélioration des rapports de rendement dans les exigences opérationnelles de son initiative d’automatisation des processus.

Budget et dotation en personnel

L’administration quotidienne du Régime et les fonctions de secrétariat de la Commission sont confiées à la CRRO. En ce moment, ces services sont fournis en recouvrement des coûts et sont payés par le SCT. Les frais sont évalués en fonction d’un cycle triennal et la dernière mise à jour a été faite en 2015. Les activités de la CRRO relatives à l’administration du Régime se sont intensifiées au cours du dernier cycle triennal, tant par leur volume que par leur portée. Par ailleurs, certaines modifications prévues au Régime concernant la répartition des avoirs en cas de dissolution d’un mariage provoqueront la mise en place d’un nouvel ensemble de services qui ne font pas partie de l’accord actuel. Bien que les frais aient été réduits lors du dernier examen triennal, ils devraient donc augmenter à partir de 2015. Une proposition de rajustement des frais est actuellement examinée par la Commission et le SCT. Le tableau reflète l’estimation de frais supérieurs qui seront en vigueur dès 2015, mais la valeur réelle ne sera confirmée que plus tard cette année, lorsque les modalités de responsabilisation et les coûts auront été déterminés en fonction des nouvelles responsabilités définies dans le cadre de la PE. Les services fournis en dehors de l’ENS sont rétrofacturés au SCT au prix coûtant. La Commission ne génère pas de recettes.

Tableau 10.1: Budget et dotation en personnel (TVH en sus)

Type de dépensesAu 31 mars 2016Au 31 mars 2017Au 31 mars 2018Au 31 mars 2019
Indemnités journalières pour les réunions ordinaires et extraordinaires de la Commission17 000,00 $7 000,00 $7 000,00 $7 000,00 $
Entente de niveau de service – coût des services2111 450,00 $111 450,00 $111 450,00 $111 450,00 $
Téléphone32 025,00 $900,00 $900,00 $900,00 $
Papeterie150,00 $150,00 $150,00 $150,00 $
Projections actuarielles410 000,00 $7 500,00 $7 500,00 $7 500,00 $
Évaluation actuarielle521 510,00 $46 000,00 $0,00 $0,00 $
Recherche de clients500,00 $500,00 $500,00 $500,00 $
Mise en œuvre de la Commission de rémunération5 000,00 $60,00 $0,00 $5 000,00 $6
Assurance pour erreurs et omissions13 100,00 $13 100,00 $13 100,00 $13 100,00 $
Poste et messageries400,00 $400,00 $400,00 $400,00 $
Services juridiques et de consultation751 000,00 $25 000,00 $125 000,00 $25 000,00 $
Total222 135 $212 000 $266 000 $171 000 $

Notes relatives au tableau 10.1

  1. La Commission se réunit quatre fois par année pour la conduite des affaires courantes. Des réunions de planification spéciales sont requises pour préparer et examiner des mémoires commandés par le gouvernement et d’autres affaires administratives qui peuvent être soumises à l’attention de la Commission (arbitrage, préparation du plan d’activités, etc.). Le coût de chaque réunion est fondé sur un taux d’indemnités quotidiennes pour la réunion elle-même et une journée de préparation. Les prévisions de la période de 2017 à 2019 reflètent les attentes relatives à un effectif complet de la Commission et à la tenue d’au moins trois séances de travail ou réunions de planification spéciales par année, outre les quatre réunions ordinaires.
  2. La révision du PE entre la Commission et le promoteur a été adoptée en mars 2015. Elle clarifie les attentes du promoteur et reflète l’importance que donne le gouvernement à l’amélioration de la responsabilisation, de la transparence et de la gestion financière pour tous les organismes. En conséquence, la Commission a recensé plusieurs offres de services administratifs qui doivent répondre à ses obligations. La Commission s’attend donc à une augmentation des frais; elle prévoit avoir achevé le calcul de ces frais avant la fin du présent exercice. Le différend en cours a retardé la mise en œuvre du Régime reformulé, l’établissement d’un compte supplémentaire et l’application des recommandations de la huitième Commission de rémunération des juges provinciaux.
  3. La Commission a proposé une initiative, sous réserve d’une approbation du SCT, visant la création d’une ligne téléphonique indépendante du système téléphonique de la Commission du Régime de retraite de l’Ontario. Les chiffres de l’exercice 2016 tiennent compte de ce coût d’installation ponctuel de 1 025,00 $.
  4. Des projections actuarielles sont établies tous les ans pour appuyer la préparation des comptes provinciaux. Les données subséquentes à 2016 sont des estimations fondées sur l’expérience des exercices précédents.
  5. La Loi de l’impôt sur le revenu (Canada) exige la préparation d’un rapport d’évaluation actuarielle du Régime au plus tard quatre ans après la date de la dernière évaluation. La dernière évaluation actuarielle complète a été réalisée le 31 mars 2011. Le différend en cours a retardé l’évaluation exhaustive du Régime. Toutefois, à titre de mesure provisoire, l’état de la capitalisation du Régime a été évalué par l’actuaire du Régime au 31 mars 2015. Une partie du montant du budget accordé à l’évaluation en 2015-2016 a été transférée vers l’exercice 2016-2017.
  6. Les dépenses liées aux recommandations de la Commission de rémunération qui touchent l’administration des prestations sont facturées au prix coûtant; elles ne sont pas comprises dans les services généraux d’administration des prestations visés dans l’entente de niveau de service avec la CRRO et le SCT. Bien que le plus récent rapport ait été présenté au gouvernement, la mise en œuvre complète des modifications est retardée par le différend. Ces chiffres représentent les frais prévus pour l’établissement de la capacité pour l’administration du droit de la famille ainsi qu’une prévision pour la prochaine Commission de rémunération prévue.
  7. La Commission a recouru aux services d’un conseiller juridique externe pour la représenter dans la procédure de contestation amorcée en décembre 2013. Dans une telle situation, la Commission doit suivre les lignes directrices du SCT et du ministère du Procureur général pour l’obtention de services juridiques. À la suite d’une recommandation formulée lors de la vérification interne, le promoteur du Régime a accepté de faire appel à un consultant pour la préparation d’une analyse coûts-avantages qui permettrait d’évaluer la faisabilité de l’automatisation des calculs des prestations. Le budget du projet était limité à 40 000 $; le projet a été achevé en 2015. Une analyse de rentabilité a été préparée pour soutenir l’investissement de 100 000 $ prévu pour la mise en œuvre d’une solution d’automatisation en 2017-2018.

Stratégie relative aux technologies de l’information et plan de prestation de services électroniques

La participation au Régime est très faible comparativement à d’autres régimes du secteur parapublic. La Commission ne possède pas de site Web et l’utilisation des technologies de l’information se limite à la tenue de dossiers et à la transmission de données pour le traitement de la liste de paie.

En mai 2014, la Commission a reçu un rapport de vérification interne dans lequel on recommandait de déterminer si l’automatisation des processus manuels actuels était susceptible d’augmenter l’efficience et d’atténuer certains risques liés aux données. En vertu de l’ENS entre la CRRO, le SCT et la Commission, le SCT doit donner son consentement et son approbation par écrit pour toute modification au système qui entraînerait des coûts supplémentaires pour le SCT.

En 2015, la CRRO a retenu les services d’une firme d’experts-conseils en gestion et en technologies afin qu’elle effectue une analyse coûts-avantages portant sur le processus d’automatisation du Régime. Le rapport a été achevé en novembre 2015 et propose une gamme de solutions qui pourraient améliorer l’efficience et atténuer les risques. En 2016, la Commission préparera une analyse de rentabilité afin d’acquérir la solution la plus efficace en fonction du coût. Une fois l’analyse de rentabilité approuvée, la Commission devra lancer un processus d’approvisionnement concurrentiel pour sélectionner un fournisseur qualifié.

Initiatives faisant intervenir des tiers

À l’heure actuelle, la CRRO est la seule tierce partie avec laquelle la Commission a conclu une ENS. La Commission entend superviser l’entente qu’elle a conclue avec la CRRO, surveiller les services offerts par celle-ci et maintenir des relations de travail harmonieuses avec les autres parties intéressées dans l’administration du Régime et de la Caisse.

À l’occasion, la Commission a besoin de conseils portant sur les nouveaux enjeux juridiques qui touchent ses obligations et l’administration du Régime. Le cabinet Borden, Ladner, Gervais (« BLG ») a été choisi, en février 2014, pour offrir à la Commission des conseils juridiques en ce qui a trait au différend que pose la reformulation du Régime par le gouvernement afin d’en assurer la conformité à la LIR. Cet engagement est conforme aux lignes directrices du ministère du Procureur général pour le recours aux services de conseillers externes. Le SCT est responsable du règlement des honoraires et devrait continuer de l’être en 2016.

De plus, les actuaires du Régime, AON Hewitt, offrent des services-conseils en actuariat en vertu d’un contrat au SCT. Ces services comprennent la réalisation d’évaluations d’un financement permanent du Régime et l’exécution de calculs des prestations plus complexes, comme le calcul de la valeur de rachat des droits individuels aux fins du droit de la famille. Récemment, le promoteur a demandé à l’actuaire d’évaluer l’état du financement du Régime au 31 mars 2015.

Les calculs actuariels relatifs au fractionnement de la Caisse à des fins de conformité à la LIR ont été effectués le 31 mars 2012. Toutefois, conformément à la « convention de statu quo », aucune mesure n’a été prise pour créer un compte supplémentaire. Une fois le différend réglé, la Commission et le promoteur détermineront la nature et la portée de tous les travaux actuariels supplémentaires.

Plan de mise en œuvre

Pour la période des trois exercices visés par le présent plan d’activités, la Commission supervisera les processus, les possibilités et les outils suivants pour surveiller, évaluer et examiner les éléments particuliers ou les points énumérés ci-dessous.

Provision d’une solution d’automatisation des prestations

  • Obtenir l’accord des parties intéressées pour la portée du projet proposé.
  • Obtenir l’approbation du promoteur pour l’analyse de rentabilité d’une solution d’automatisation des prestations.
  • Acquérir un fournisseur conformément aux directives du gouvernement en matière d’approvisionnement.
  • Exécuter le plan du projet et en superviser la prestation.

Augmentation de la transparence

  • Collaborer avec le Cabinet du juge en chef pour maintenir les renseignements relatifs au Régime sur son site intranet, lequel est accessible aux juges en exercice et à ceux mandatés sur une base quotidienne.
  • Révision de la Commission et approbation de toutes les communications du Régime au nom de la Commission, y compris les éléments liés à aux modifications du droit de la famille.
  • Fournir des occasions de consultation sur les initiatives et communications de la Commission pour les parties intéressées, notamment le Cabinet du juge en chef et l’Association des juges de l’Ontario.

Amélioration de la responsabilisation

  • Implanter des indicateurs clés de rendement modifiés pour le fournisseur de services de la Commission.
  • Poursuivre la documentation et l’approbation des politiques et procédures du Régime.
  • Adopter un processus d’auto-évaluation de la gouvernance pour la Commission.
  • Poursuivre la stratégie de la Commission pour la mise en œuvre de vérifications internes régulières.
  • Participer à l’apprentissage ou au perfectionnement des personnes nommées dans un organisme selon les besoins.

Rendement pour les obligations fiduciaires

  • Façonner l’avenir de la gouvernance du Régime en participant à des discussions avec les parties intéressées et en partageant l’expérience de la Commission avec eux.
  • S’assurer que les membres de la Commission et les employés connaissent les règles entourant les conflits d’intérêts qui sont en place au sein de la Commission.
  • Faire une interprétation juste et impartiale des dispositions du Régime.

Surveillance de la conformité

  • Surveiller la conformité avec les règlements et lignes directrices de l’organisme par l’intermédiaire de rapports réguliers rendus aux réunions trimestrielles.
  • Obtenir le soutien du SCT et de la CRRO pour l’interprétation des nouvelles exigences – ou de modifications apportées aux exigences – et faire une mise à jour avec les membres de la Commission.
  • Étudier et évaluer le système de gestion de dossiers de la Commission dans un contexte de conformité des politiques et lignes directrices de l’organisme.

Offrir un excellent service à la clientèle au meilleur coût

  • Établir des indicateurs clés de rendement pour la Commission qui permettent d’évaluer l’efficacité du service à la clientèle.
  • Déterminer un ensemble de données – pour les indicateurs clés de rendement – qui peuvent être collectées, interprétées et qui peuvent faire partie d’un rapport pour la Commission.
  • Déterminer les options pour la collecte des commentaires portant sur la satisfaction des clients et faire des recommandations au promoteur concernant la mise en œuvre de ces options.
  • Préparer et lancer la mise en œuvre d’une stratégie de communication avec les bénéficiaires.
  • Amener le promoteur et les parties intéressées à dialoguer sur l’élargissement du mandat de la Commission afin d’y inclure la responsabilité des communications portant sur les droits à la pension avec les juges en exercice.
  • Travailler avec le promoteur et les parties intéressées pour déterminer et résoudre les exigences des données nécessaires au soutien des initiatives de communication portant sur le régime de retraite.

Plan de communication

La responsabilité des communications relatives au Régime a toujours été déterminée en fonction du statut des bénéficiaires du Régime. Les communications avec les juges en exercice sont généralement assurées par le CJC et, dans certains cas, par l’AJO, alors que la responsabilité des communications avec les retraités et les survivants incombe exclusivement à la Commission. Des anomalies peuvent se présenter, par exemple lorsqu’un juge en exercice demande des renseignements sur ses droits à pension (une estimation des prestations par exemple) directement auprès de la Commission pour appuyer une décision. Bien que la Commission ne possède pas le mandat officiel de communiquer de façon proactive avec les juges en exercice, elle peut surveiller de près les renseignements sur le Régime que transmettent d’autres parties intéressées.

Au cours de l’exercice 2013 2014, l’administration du régime de retraite a été affectée par trois événements qui ont mis le Régime en cause.

  1. En octobre, le gouvernement a déposé le Règl. de l’Ont. 290/13 pour assurer la conformité des dispositions du Régime à la LIR.
  2. En novembre, la huitième Commission provinciale d’examen de la rémunération des juges a formulé ses recommandations au gouvernement.
  3. En décembre, l’AJO a entrepris une procédure contre le gouvernement pour contester la constitutionnalité du Règl. de l’Ont. 290/13.

L’entrée en vigueur de la « convention de statu quo » en 2014 a stabilisé les conditions administratives du Régime et a reporté, au moins temporairement, le besoin d’échanger des renseignements portant sur les modifications. En conséquence, la modification attendue au Régime pour mettre en œuvre les recommandations de la Commission de rémunération concernant la répartition des avoirs de retraite en cas de dissolution d’un mariage a été reportée. Nous avons été informés que les modifications apportées aux dispositions du Régime se poursuivent actuellement; on s’attend à ce que des communications avec les bénéficiaires du Régime soient nécessaires lorsqu’elles entreront en vigueur.

La Commission continuera de surveiller ces faits à mesure qu’ils évolueront et enverra des communications aux adhérents, aux retraités et aux survivants pour les aider à prendre des décisions éclairées relativement à leurs prestations de retraite. La Commission consultera le CJC et l’AJO plus souvent relativement à ces points et à d’autres services d’administration des prestations pour évaluer la satisfaction de la clientèle et suggérer des changements.

Enfin, la Commission s’est engagée à examiner les options présentées dans le rapport Deloitte afin d’améliorer ses communications avec les bénéficiaires du Régime.

Organigramme et structure hiérarchique

  • Deborah Oakley - Chair - Eligible for reappointment: November 14, 2018
    • Lisa Philipps - Member - Eligible for reappointment: February 26, 2017
    • Elizabeth Boyd - Member - Eligible for reappointment: April 10, 2016
  1. La composition de la Commission

    Le gouvernement provincial nomme les membres de la Commission par décret en vertu de modalités particulières. La Commission se compose normalement de trois membres; la période de leur mandat est limitée à trois ans. L’un des membres est désigné à la présidence de la Commission par le gouvernement provincial. Le mandat des membres peut être reconduit à son expiration. Les membres se rencontrent généralement quatre fois par année, mais la Commission peut fixer des réunions supplémentaires si la charge de travail l’exige.

    La « renommination » de Deborah Oakley comme présidente a été confirmée le 14 novembre 2015. Après avoir quitté son poste de cadre dirigeante chez OMERS, Mme Oakley a fondé son propre cabinet d’experts-conseils et offre des services provisoires de gestion supérieure et de gestion d’association, principalement aux organismes œuvrant dans le secteur judiciaire.

    Pour sa part, Elizabeth Boyd a été nommée membre de la Commission en avril 2013. Mme Boyd est associée à un important cabinet d’avocats de Toronto. Elle exerce surtout le droit dans les domaines des prestations de retraite, des avantages sociaux et de la rémunération des cadres.

    Lisa Philipps est entrée à la Commission le 26 février 2014. Mme Philipps enseigne le droit fiscal et la politique budgétaire à l’école de droit Osgoode Hall de l’Université York.

  2. Les relations de responsabilisation

    La présidente est responsable, devant le président du Conseil du Trésor, de veiller à ce que la Commission exécute son mandat. Des responsabilités particulières lui sont assignées par le Règlement, le PE et les politiques et directives applicables du gouvernement et du ministère.

    Le sous-ministre est responsable, devant le secrétaire du Conseil des ministres et le président du Conseil du Trésor, de veiller à ce que le ministère fournisse un soutien administratif et organisationnel afin d’appuyer la Commission dans l’exercice de ses responsabilités.

  3. Le soutien administratif et organisationnel

    Puisque la Commission ne dispose pas de personnel, les services de secrétariat et le travail proprement dit qui est accompli au quotidien sont confiés en sous-traitance à la CRRO par l’intermédiaire d’une ENS tripartite à laquelle participent le SCT et le promoteur du Régime.

    Le promoteur du Régime, représenté par le SCT, est responsable de la mise en œuvre des modifications aux politiques et de la conception des prestations de retraite. Une gestion efficace au sein de la Division des relations avec le personnel, Direction de la stratégie de rémunération totale, permet également d’assurer le respect des exigences réglementaires en matière de déclaration du Régime et le paiement de toutes les dépenses liées au fonctionnement du Régime, y compris les services juridiques et actuariels.

    La CRRO est l’organisme fiduciaire provincial qui est responsable de l’administration du Régime de retraite des fonctionnaires et du placement de ses liquidités. De plus, la CRRO offre à la Commission des services d’administration des prestations ainsi que des services de secrétariat en recouvrement des coûts en utilisant son infrastructure opérationnelle, son personnel de direction et ses ressources humaines depuis 1999.

Annexe

Annexe "A"

Résumé des rôles des parties intéressées dans le Régime

Partie intéressée (ministère responsable ou tiers fournisseur de services)Rôle
Gouvernement de l’Ontario
  • Promoteur du Régime
  • Informer les membres du coût du financement des prestations
Commission de retraite des juges provinciaux
  • Administrateur du Régime
  • Superviser toutes les facettes de l’administration des prestations de retraite et des allocations de survivant (sauf la gestion et le placement des fonds de la caisse de retraite, et l’administration des prestations assurées)
  • Approuver tous les paiements
  • Statuer sur les appels
Secrétariat du Conseil du Trésor (Division des relations avec le personnel)
  • Représentant du promoteur du Régime
  • Superviser la mise en œuvre des modifications aux politiques et à la conception des prestations de retraite
  • Superviser la mise en œuvre des modifications aux politiques et à la conception des avantages sociaux (c.-à-d. les assurances vie, santé et soins dentaires, le Régime de protection du revenu à long terme et les indemnités de départ)
  • Assurer le respect des exigences réglementaires en matière de déclaration
  • Payer toutes les dépenses liées au fonctionnement du Régime, y compris les services juridiques et actuariels
Commission du Régime de retraite de l’Ontario
  • Fournisseur de services lié par contrat auprès de la Commission de retraite des juges provinciaux et du Secrétariat du Conseil du Trésor
  • Répondre aux demandes relatives aux prestations et assurer les communications avec les pensionnés
  • Administrer les prestations de retraite au quotidien (c.-à-d. les versements, les calculs et les estimations; l’application de la protection contre l’inflation; la préparation des feuillets T4A)
  • Prendre les dispositions nécessaires aux examens médicaux des juges handicapés et des personnes à charge
  • Fournir des services de secrétariat à la Commission de retraite des juges provinciaux
Ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs (Services communs de l’Ontario, Division des services de la paie et des avantages sociaux)
  • Gérer les traitements et les avantages sociaux
  • Communiquer avec les juges provinciaux en exercice
  • Répondre aux questions relatives aux déclarations fiscales au moyen de feuillets T4 des juges provinciaux en exercice (indiquant les retenues sur la pension et les redressements au titre du Régime)
  • Administrer les avantages sociaux au quotidien (c.-à-d. les assurances vie, santé et soins dentaires, le Régime de protection du revenu à long terme et les indemnités de départ)
Ministère des Finances (Division des régimes de retraite, de la sécurité du revenu et de la recherche)
  • Gardien de la Caisse (à titre de gardien, le ministère reçoit les cotisations, maintient les actifs investis, enregistre les activités d’investissement et conserve les fonds pour le versement des prestations)
Cabinet du juge en chef
  • Apporter un soutien judiciaire aux juges en exercice
  • Apporter un soutien judiciaire aux processus de nomination des juges et d’attribution de fonctions administratives
  • Apporter un soutien judiciaire aux juges mandatés sur une base quotidienne
  • Assurer les communications avec les juges en exercice
Association des juges de l’Ontario
  • Représentant des bénéficiaires du Régime

Annexe "B"

Directives et lignes directrices classifiées le l’organisme applicables à la Commission de retraite des juges provinciaux

  • Directive concernant les organismes et les nominations.
  • Directive sur le contenu de la publicité.
  • Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil.
  • Directive sur la gestion des documents.
  • Directive sur l’identification visuelle.
  • Directive sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications.
  • Directive sur l’approvisionnement, dans la mesure qui s’applique à la Commission en tant qu’« autre entité incluse ».
  • Directive sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.
  • Directive sur la divulgation des actes répréhensibles.

Annexe "C"

Évaluation du risque – Définition des descripteurs de niveaux de risques

Niveau de probabilité
DescripteurDéfinition
Presque certainPlus de 90 % de chances pour l’apparition d’une occurrence pendant un exercice
ProbableEntre 65 % et 90 % de chances pour l’apparition d’une occurrence pendant un exercice
PossibleEntre 35 % et 65 % de chances pour l’apparition d’une occurrence pendant un exercice
Peu probableEntre 10 % et 35 % de chances pour l’apparition d’une occurrence pendant un exercice
RareMoins de 10 % de chances pour l’apparition d’une occurrence à vie
Importance des conséquences
DescripteurDéfinition
ÉlevéePréoccupations importantes soulevées par plusieurs parties intéressées; retombées négatives à long terme

Des événements importants avec une longue période de rétablissement qui exige des efforts importants
MoyennePréoccupations importantes soulevées par une seule partie intéressée; retombées négatives à court terme

Des événements qui exigent des efforts au-delà des efforts ordinairement déployés
FaiblePréoccupation soulevée par une seule partie intéressée

Des événements qui exigent des efforts de routine