Aperçu

Le gouvernement de l’Ontario est déterminé à assurer un système d’éducation de grande qualité. La responsabilisation est l'un des principes fondamentaux de cet engagement. Ainsi, les représentants du système d’éducation doivent rendre compte aux parents, aux élèves et aux contribuables de la qualité des programmes et du rendement de nos élèves. Ils doivent également gérer les ressources judicieusement.

La responsabilité financière est un élément important de l’engagement général du gouvernement en matière de transparence. Les attentes en matière de responsabilité financière sont énoncées dans la législation en vertu de la Loi sur l’éducation et les règlements d’application afférents, y compris les règlements de financement émis en vertu des Subventions pour les besoins des élèves, ainsi que dans les directives annuelles et périodiques adressées aux conseils scolaires.

Loi

Les conseils scolaires font l’objet d’un certain nombre d’obligations et de responsabilités définies dans diverses lois. La Loi sur la responsabilisation du secteur parapublic, par exemple, établit des exigences dans le domaine de la rémunération, des dépenses, des avantages indirects, des plans d’activités et de l’approvisionnement pour les organisations qui reçoivent un financement du gouvernement de l’Ontario, ce qui inclut les conseils scolaires. L’objectif de cette loi est de renforcer la responsabilité et la transparence dans l’ensemble du secteur parapublic.

La Loi sur l’éducation et ses règlements d’application, quant à eux, établissent les principales attentes à l’égard des conseils scolaires et leur fournissent des directives pour assurer la gestion judicieuse de leurs systèmes scolaires. Certaines des principales conditions financières prévues par la Loi sur l’éducation sont décrites ci-dessous

Budget équilibré

Les conseils scolaires sont tenus d’adopter un budget équilibré. En vertu de l’article 231 de la Loi sur l’éducation, au moment de préparer et d’adopter leurs prévisions budgétaires pour l’exercice (du 1er septembre au 31 août), les conseils doivent s’assurer que les dépenses estimatives ne dépassent pas les recettes estimatives – à moins que le déficit d’exercice puisse être couvert par l’excédent accumulé lors d’une année précédente et qu’il soit inférieur à un pourcentage prescrit du budget de fonctionnement du conseil scolaire, conformément à la réglementation.

Le budget doit être adopté avant le début de l’exercice ou plus tôt, à la demande du ministère de l’Éducation. En règle générale, les conseils scolaires doivent adopter leur budget au plus tard le 30 juin pour l’exercice qui commence le 1er septembre.

Un conseil scolaire n’enfreint pas la Loi sur l’éducation s’il enregistre un excédent ou un déficit en fin d’exercice. Cependant, dans leur budget pour l’exercice commençant le 1er septembre, les conseils scolaires doivent faire mention de tout déficit projeté pour l’exercice en cours se terminant le 31 août et des mesures à prendre pour le combler.

Effectif des classes

En vertu de l’article 170.1 de la Loi sur l’éducation et du Règlement de l’Ontario 132/12, tel que modifié, les conseils scolaires doivent respecter des normes provinciales concernant l’effectif des classes. Voir le règlement pour plus de détails.

Les conseils scolaires doivent déclarer au public et au ministre, l’effectif moyen des classes pour l’ensemble du conseil et pour chaque école, à l’automne pour les écoles élémentaires et à l’été pour les écoles secondaires.

Restrictions relatives aux dépenses

Le financement de l’éducation tient compte du fait que les conseils scolaires doivent avoir la liberté de répartir leurs ressources de la meilleure façon possible dans les limites de leur budget afin d’offrir aux élèves la meilleure éducation possible. En effet, les Subventions pour les besoins des élèves prévoient toutefois des restrictions sur la façon dont les conseils peuvent utiliser certaines composantes de leur allocation. Parmi ces restrictions, également appelées « dispositions du règlement sur les enveloppes budgétaires » : la Subvention pour l’éducation de l’enfance en difficulté est limitée aux dépenses liées à l’éducation des enfants en difficulté; la Subvention pour l’éducation autochtone est limitée aux dépenses visant à soutenir la réussite scolaire et le bien-être des élèves autochtones; et les dépenses engagées dans le cadre de la Subvention pour l’administration et la gestion des conseils scolaires ne doivent pas dépasser l’enveloppe prévue. Ces limites sont détaillées dans un document ministériel appelé le document technique, qui contient notamment les formules et les critères utilisés pour calculer les allocations de financement des conseils scolaires dans le cadre des Subventions pour les besoins des élèves.

Approbations

La Loi sur l’éducation et les règlements financiers exigent que certaines allocations qui entrent dans le calcul des subventions des conseils scolaires soient approuvées, pour veiller à ce que les activités des conseils soient conformes aux objectifs des programmes.

Le Ministère approuve notamment les allocations suivantes pour l’éducation de l’enfance en difficulté :

  • La somme liée à l’équipement personnalisé (SEP), qui vise à couvrir une partie des coûts de l’équipement essentiel aux élèves ayant des besoins particuliers en matière d’éducation.
  • La somme liée à l’incidence spéciale (SIS), qui vise à couvrir les coûts associés à un personnel de soutien pour les élèves ayant de très grands besoins.
  • L’allocation au titre du volet du Programme de partenariat pour l’éducation avec les établissements communautaires (PPEEC), qui vise à soutenir les élèves qui ne peuvent pas fréquenter une école ordinaire en raison de leur besoin de base concernant un traitement ou pendant qu’ils sont sous garde.

Le Ministère approuve également d'autres aspects financiers, notamment les déficits d’exercice supérieurs aux seuils autorisés, les économies dues à la grève et le financement des administrations scolaires (conseils isolés et administrations scolaires dans les hôpitaux), entre autres.

Rémunération des conseillères et conseillers scolaires

L’article 191 de la Loi sur l’éducation limite l’allocation qui peut être versée aux membres des conseils scolaires de district. L’allocation des conseillères et conseillers scolaires est détaillée dans le document technique.

Directives ministérielles

Dans le cadre de l’administration du système d’éducation financé par les fonds publics, le Ministère établit des règles touchant certains aspects du fonctionnement des conseils scolaires. Alors que l'orientation stratégique est fournie sous forme de documents appelés « notes Politique/Programmes » (NPP), tandis que les directives en matière financière sont publiées sous forme de notes de service numérotées (« B » et « SB »), disponibles sur le site Web de la Direction de l’analyse et de la responsabilité financières du ministère de l’Éducation.

Ces communications comprennent, entre autres, la publication annuelle des allocations de financement des Subventions pour les besoins des élèves, les modifications apportées aux exigences en matière de rapports financiers et aux dates d’échéance connexes, ainsi que les exigences en matière de déclaration de l’effectif des classes de l’élémentaire. Comme une grande partie du financement accordé par le modèle de financement axé sur les besoins des élèves repose sur l’effectif, le Ministère dispose d’un système complet pour recueillir des données sur l’effectif et fournit des instructions pour les relevés des effectifs établissant la façon de déclarer l’effectif.

Rapports, contrôle et vérification

Parmi les éléments clés du cadre de responsabilisation global associé au financement des conseils scolaires dans le système d’éducation publique figurent les rapports financiers, le contrôle et la vérification. En voici une description.

Rapports financiers

Chaque année, les conseils scolaires doivent fournir des renseignements financiers au ministère de l’Éducation dans quatre rapports : le rapport de mars, les prévisions budgétaires, les prévisions budgétaires révisées et les états financiers.

Rapport de mars – Les conseils scolaires et le ministère de l’Éducation ne suivent pas les mêmes exercices financiers. Les conseils présentent leurs informations financières en fonction de l’année scolaire, qui va du 1er septembre au 31 août. Le Ministère, lui, présente ses informations financières en fonction de l’exercice financier de la Province, qui va du 1er avril au 31 mars. Le rapport de mars présente l’information des conseils scolaires sur la période de sept mois se terminant le 31 mars afin de faciliter la préparation des comptes publics de la Province.

Prévisions budgétaires – Les prévisions budgétaires doivent généralement être produites au plus tard à la fin juin. Elles contiennent le budget qui a été approuvé par le conseil scolaire pour l’année scolaire à venir. Le Ministère les utilise pour calculer les subventions qui seront versées pour l’année scolaire.

Prévisions budgétaires révisées – Les prévisions révisées doivent généralement être produites au plus tard en décembre. Elles donnent au Ministère une indication du budget du conseil pour l’année scolaire en cours. Le Ministère se fonde sur ces prévisions pour rajuster les subventions pour l’année en cours.

États financiers – Les états financiers doivent généralement être produits au plus tard en novembre, après la fin de l’exercice financier du 31 août. Ils reflètent la situation financière du conseil scolaire à la fin de l’exercice financier. Les conseils préparent leurs états financiers en suivant les normes comptables pour le secteur public. Il existe néanmoins certaines exceptions à ces normes pour la préparation des budgets, notamment pour les avantages sociaux des employés.

Les conseils scolaires doivent également suivre le Plan comptable uniforme, qui détaille les données financières que les conseils doivent fournir au Ministère, en définissant la plus petite unité d’information nécessaire pour produire des renseignements financiers à l’intention du Ministère. Le Plan décrit également la façon de consigner les recettes et les dépenses, ainsi que les comptes à regrouper dans des enveloppes. Les conseils qui le souhaitent peuvent étoffer ces comptes à des fins de déclaration, mais ils doivent résumer leurs données dans les comptes obligatoires en utilisant les codes prescrits.

Lorsque ces rapports montrent qu’un conseil ne gère pas ses ressources financières conformément à la Loi sur l’éducation, le Ministère prend des mesures de suivi. Il peut également imposer un certain nombre de mesures de conformité pour que le conseil se conforme à la Loi. Plus de détails à la section « Mesures de conformité ».

Contrôle et mesures de conformité

Les conseils scolaires font l’objet d’une série de contrôles comme indiqué ci-dessous.

Examen du Ministère – Le Ministère examine les quatre rapports financiers mentionnés plus haut pour s’assurer qu’ils sont complets, que le financement fourni aux conseils scolaires est exact et que les règles d’attribution des subventions, la Loi, les enveloppes de financement et les normes comptables ont été respectées. L’examen tient compte de la qualité des soumissions de rapports des conseils scolaires, de l’importance des données financières fournies, de renseignements recueillis au palier local, d’échantillons et d’examens périodiques, ainsi que de la répartition des conseils scolaires publics et catholiques de langue française et de langue anglaise. Ces examens sont effectués en temps opportun, tout au long de l’année, après réception des rapports financiers. L’examen des rapports financiers permet de s’assurer que les conseils fournissent au public et au Ministère des renseignements qui sont un reflet fidèle de leur situation financière pour l’exercice, conformément aux normes comptables pour le secteur public et au Plan comptable uniforme.

Mesures de conformité – Le Ministère peut prendre des mesures pour s’assurer que les conseils scolaires se conforment à toutes les lois administrées par le ministre de l’Éducation, ainsi qu’à tous les règlements, politiques, lignes directrices, directives et textes semblables établis en vertu d’une de ces lois. Certaines de ces mesures peuvent également être appliquées à un conseil scolaire dont la santé financière préoccupe le Ministère.

  • Retenir les subventions dues aux conseils scolaires non conformes. La totalité ou une partie des subventions peut ainsi être retenue.
  • Ordonner un conseil scolaire à prendre des mesures correctives, comme déposer et présenter un plan d’action structuré décrivant la façon dont le conseil compte assurer sa conformité. Un tel plan d’action permet au Ministère d’évaluer le degré de détermination et de responsabilité du conseil et de surveiller ses progrès.
  • Accroître la fréquence de communication des informations financières des conseils scolaires, au moyen de rapports financiers provisoires (trimestriels ou mensuels), afin de mieux en surveiller la santé financière.
  • Designer une équipe de vérificateurs internes ou externes d’examiner la situation financière du conseil scolaire. Selon ses constatations, l’équipe pourrait aider le conseil scolaire à élaborer des stratégies visant à assurer sa conformité.
  • Nommer un enquêteur pour examiner les affaires financières et administratives du conseil. Cet enquêteur fait un rapport écrit au ministre et formule des recommandations sur les mesures précises à prendre pour que le conseil se conforme à des exigences particulières ou aider le conseil à remplir ses obligations financières. Le ministre peut ensuite ordonner au conseil de mettre en œuvre toute mesure qu’elle juge nécessaire pour régler la situation.
  • Sur l’avis de l’enquêteur, ou si le conseil scolaire ne se conforme pas à l’ordonnance du ministre, le lieutenant-gouverneur en conseil peut investir le Ministère, ou un superviseur nommé par le ministre, du contrôle de l’administration des affaires du conseil scolaire. Le ministre peut alors prendre toutes les mesures qu’il juge nécessaires et souhaitables pour gérer les activités du conseil afin d’assurer sa conformité.

Vérification

Vérifications de conformité – Le Ministère a adopté un plan structuré de vérification de la conformité qui permet de réaliser les objectifs établis en matière de responsabilité en déterminant si les données que les conseils scolaires déclarent sont plausibles. Suivant une approche fondée sur le risque, le plan se concentre sur l’effectif, étant donné que la détermination des Subventions pour les besoins des élèves repose principalement sur lui. Les procédures de vérification du Ministère consistent à évaluer l’exactitude, l’exhaustivité et la plausibilité générale d’échantillons de données sur l’effectif des conseils scolaires. Ces vérifications sont normalement effectuées deux fois l’an : à l’automne et au printemps.

Vérifications externes – Les vérificateurs externes attestent que les états financiers des conseils scolaires ont été préparés conformément aux normes de vérification généralement reconnues au Canada. Le personnel du Ministère communique régulièrement avec les vérificateurs externes des conseils pour leur faire part des directives financières du Ministère et discuter de questions touchant les états financiers des conseils.

Vérifications de l’optimisation des ressources – Le vérificateur général de l’Ontario veille à l’administration des finances de l’Ontario afin d’aider l’Assemblée législative à tenir le gouvernement responsable. Pour ce faire, il doit procéder à un examen détaillé des dépenses gouvernementales puis produire les rapports annuels et spéciaux qui fournissent aux députés l’information dont ils ont besoin pour juger de l’utilisation qui est faite des ressources publiques. Dans le cadre de son mandat, le vérificateur général doit procéder à des vérifications de l’optimisation des ressources, qui évaluent si l’argent a été dépensé dans le respect des principes d’économie et d’efficience et si des procédures appropriées étaient en place pour mesurer l’efficacité des programmes gouvernementaux et en faire un rapport.

La Loi sur le vérificateur général, qui est entrée en vigueur le 30 novembre 2004, a élargi le mandat de vérification de l’optimisation des ressources aux organismes du secteur parapublic qui reçoivent des subventions gouvernementales. Ces organismes comprennent les hôpitaux, les collèges et universités, les conseils scolaires, les sociétés d’aide à l’enfance, etc. Le mandat élargi ne s’applique pas aux municipalités, mais il permet au vérificateur général de déterminer si une municipalité a dépensé une subvention provinciale aux fins escomptées. L’examen annuel des rapports financiers permet de s’assurer que les conseils scolaires fournissent au public et au Ministère des renseignements qui sont un reflet fidèle de leur situation financière pour l’exercice, conformément aux normes comptables pour le secteur public et au Plan comptable uniforme.

Rendre compte au publique

Le ministère de l’Éducation tient un site Web accessible au public qui fournit des renseignements complets sur l’éducation en Ontario. Les rapports annuels et les états financiers vérifiés des conseils fournissent également des renseignements financiers sur les conseils scolaires.

Rapport annuel du directeur de l’éducation

Le directeur de l’éducation du conseil scolaire doit rendre compte chaque année aux conseillers scolaires et au Ministère des politiques et programmes que le conseil scolaire a élaborés et mis en œuvre pour assurer l’efficacité de son fonctionnement.

Les conseils scolaires rendent leur rapport annuel accessible sur leur site Web. Des liens vers le site Web public des conseils scolaires sont fournis sur le site Web du Ministère.

États financiers vérifiés

La Directive concernant les documents commerciaux du secteur parapublic oblige les conseils scolaires à publier leurs états financiers vérifiés sur leur site Web public dans les six mois suivant la fin de leur exercice. Ainsi, la date limite pour publier les états financiers de l’exercice se terminant le 31 août est le 28 février de l’année suivante. La version électroniques des états financiers vérifiés des conseils scolaires sont disponibles sur le site Web des conseils scolaires.

Consultation

La planification, l’élaboration et la mise en œuvre du cadre de responsabilité financière ont été rendues possibles grâce à des consultations avec les partenaires du système d’éducation. Le Ministère continue d’établir des comités permanents et spéciaux afin de consulter des groupes d’intervenants, comme les associations de conseillères et conseillers scolaires et de conseils scolaires, les principaux responsables des affaires scolaires, les directrices et directeurs de l’éducation et d’autres responsables des conseils scolaires. Ces comités constituent un forum où l'on peut recueillir des commentaires qui contribuent à l'amélioration continuelle des méthodes de production de rapports financiers et des procédures de responsabilisation.