La responsabilité financière dans le système d’éducation
Découvrez comment le système scolaire s’acquitte de sa responsabilité financière envers le financement que nous lui fournissons.
Un système scolaire responsable
La responsabilité est l’un des piliers de notre excellent système scolaire. Notre système scolaire doit rendre compte aux parents, aux élèves et aux contribuables :
- de la qualité de nos programmes
- du rendement de nos élèves
- de la gestion judicieuse de nos ressources
Les attentes en matière de responsabilité financière sont définies :
- dans les lois et les règlements connexes
- dans les directives que nous adressons aux conseils scolaires chaque année et périodiquement
Cadre de responsabilisation
Les devoirs et responsabilités des conseils scolaires sont définis par la loi et dans le cadre des politiques et des orientations financières que nous fournissons.
Cadre juridique
La Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic établit les règles que les conseils scolaires doivent respecter en matière de rémunération, de dépenses, de plans d’activités et d’approvisionnement.
La Loi sur l’éducation et les règlements qui l’accompagnent établissent les règles qui s’appliquent aux conseils scolaires, y compris les règles financières. Ils donnent des orientations aux conseils scolaires pour une gestion financière prudente de leurs écoles.
Règles du ministère
Nous établissons les règles concernant le fonctionnement des conseils scolaires.
Nous communiquons aux conseils scolaires :
- des directives stratégiques par le biais de documents politiques appelés notes Politique/Programmes (NPP) qui ont chacun un numéro et un sujet spécifiques
- des directives financières par le biais d’une série de notes de service numérotées (B et SB)
Les notes sur les directives financières comprennent les éléments suivants :
- la publication annuelle du financement fourni aux conseils scolaires
- les modifications apportées aux règles sur les rapports financiers et aux échéances correspondantes
- les règles de déclaration de l’effectif des classes
Règles pour les conseils scolaires
Les conseils scolaires sont tenus de respecter les règles financières clés énoncées dans la Loi sur l’éducation.
Budgets équilibrés
Les conseils scolaires doivent préparer un budget équilibré avant le début de chaque année scolaire. L’exercice financier du système scolaire commence le 1er septembre.
Les conseils scolaires doivent s’assurer que les dépenses estimées ne dépassent pas les recettes estimées.
Les conseils scolaires peuvent prévoir un déficit pour l’année si au moins l’une des conditions suivantes s’applique :
- le déficit est autorisé dans le cadre d’un plan de redressement financier
- le conseil a été ordonné de nous donner le contrôle de l’administration de ses affaires
- le déficit est approuvé par le ministre de l’Éducation conformément à la loi
Dans l’éventualité où aucune des conditions ci-dessus ne s’appliquerait, un conseil scolaire pourrait tout de même prévoir un déficit pour l’année si toutes les conditions suivantes s’appliquaient :
- le conseil scolaire n’a pas enregistré de déficit au cours des deux derniers exercices (à partir de 2024-2025)
- le conseil scolaire fournit un plan visant à éliminer le déficit dans un délai déterminé
- le déficit prévu est :
- couvert par un excédent d’une année antérieure
- inférieur à un pourcentage défini dans le Règlement qui correspond généralement à 1 % du budget de fonctionnement du conseil scolaire
Effectif des classes
Nous fournissons le cadre, le financement et la souplesse nécessaires pour aider les conseils scolaires à respecter les exigences concernant l’effectif des classes.
L’organisation de l’effectif des classes relève de la responsabilité de chaque conseil scolaire.
Les conseils scolaires doivent :
- organiser leurs classes de manière à respecter les normes provinciales relatives à l’effectif des classes
- rendre compte au public (et à nous) de l’effectif des classes
Les conseils scolaires font rapport de :
- l’effectif des classes dans les écoles élémentaires à l’automne
- l’effectif des classes dans les écoles secondaires en été
Lorsque les conseils scolaires ne respectent pas les normes relatives à l’effectif des classes, ils doivent soumettre un plan de gestion de la conformité au cours de la première année de non-conformité.
Si un conseil scolaire ne respecte pas les normes relatives à l’effectif des classes pendant au moins deux ans, nous pouvons réduire la limite de ses dépenses au titre des coûts d’administration. Il s’agit d’une mesure qui réorientera les fonds vers les salles de classe afin que le conseil scolaire puisse se conformer à la réglementation relative à l’effectif des classes.
Lorsque le conseil scolaire respectera les normes relatives à l’effectif des classes, nous lèverons ces mesures.
Normes relatives à l’effectif des classes
Maternelle et jardin d’enfants
L’effectif moyen maximal des classes à l’échelle du conseil scolaire est de 26 élèves.
Au moins 90 % des classes
Jusqu’à 10 % des classes
- les effets négatifs sur un programme (par exemple, l’immersion en français)
- une augmentation des classes combinées maternelle ou jardin d’enfants et 1re année
De la 1re à la 3e année
- Au moins 90 % des classes doivent compter 20 élèves ou moins.
- Jusqu’à 10 % des classes peuvent compter un maximum de 23 élèves, mais aucune classe ne doit dépasser 23 élèves.
De la 4e à la 8e année
- L’effectif moyen maximal des classes à l’échelle du conseil scolaire est de 24,5 élèves.
De la 9e à la 12e année
L’effectif moyen maximal des classes à l’échelle du conseil scolaire est de :
- 23 élèves pour l'apprentissage en personne ou à distance
- 30 élèves pour les cours en ligne
Montants maximaux des dépenses
Nous reconnaissons que les conseils scolaires ont besoin de souplesse pour utiliser les ressources de leur budget de manière à fournir la meilleure éducation possible à leurs élèves. Dans le même temps, il existe des limites (appelées règles relatives aux enveloppes des dépenses) qui déterminent l’utilisation que les conseils scolaires peuvent faire de certaines parties de leur financement.
En voici quelques exemples :
- Éducation de l’enfance en difficulté – les fonds doivent être seulement consacrés aux dépenses liées à l’éducation de l’enfance en difficulté
- Éducation autochtone – les fonds doivent être seulement consacrés à :
- favoriser la réussite scolaire et le bien-être des élèves autochtones
- renforcer les connaissances de tous les élèves sur les histoires, les cultures, les perspectives et les contributions des Autochtones
- Santé mentale et mieux-être – les fonds doivent être seulement consacrés au soutien à la santé mentale et au mieux-être des élèves
- Sécurité et bien-être des élèves – les fonds doivent être seulement consacrés aux activités, à la dotation en personnel et aux programmes axés sur la promotion de la sécurité et du bien-être des élèves et de l’éducation inclusive
- Administration des conseils scolaires – les fonds doivent être seulement consacrés aux frais d’administration et de gouvernance et ne peuvent pas dépasser le plafond des dépenses
Approbations
Les éléments suivants requièrent notre approbation :
- le déficit d’exercice d’un conseil scolaire supérieur aux seuils fixés
- le plan d’un conseil scolaire visant à éliminer le déficit dans un délai déterminé
- les dépenses d’un conseil scolaire liées à la grève qui sont supérieures à 10 % des économies découlant de la grève
- Les montants du financement destiné aux administrations scolaires (conseils isolés et conseils en milieu hospitalier)
Rémunération des conseillers scolaires
Les conseillers scolaires occupent des postes bénévoles. Il s’agit de représentants locaux élus pour devenir membres de leur conseil scolaire.
Nous avons fixé des limites légales aux allocations des conseillers scolaires (la rémunération qu’un conseiller peut recevoir pour ses services). Le montant varie selon les conseils scolaires.
Les allocations sont composées des éléments suivants :
- un montant de base annuel
- un montant lié à l’effectif du conseil scolaire
- un montant payable au conseiller pour assister aux réunions
- un montant lié à la distance dans le cas de conseils scolaires couvrant de grandes régions géographiques
- des montants supplémentaires pour les vice-présidents et les présidents
Le plafond des allocations des conseillers scolaires varie entre 7 500 $ et 29 000 $ selon le conseil scolaire.
Surveillance
Les rapports, suivis et vérifications financiers sont des éléments clés du cadre de responsabilité associé au financement que nous fournissons aux conseils scolaires.
Normes comptables
Les conseils scolaires doivent suivre les normes comptables pour le secteur public et utiliser notre plan comptable uniforme pour préparer leurs rapports financiers.
Notre plan comptable uniforme classe les dépenses des conseils scolaires dans des catégories précises, aux fins de transparence et de responsabilisation. Il définit :
- la façon dont les conseils scolaires doivent consigner les recettes et les dépenses
- les comptes regroupés pour un usage spécifique (regroupés dans des enveloppes)
- les comptes et codes obligatoires
Les conseils scolaires doivent résumer les données financières et déclarer les comptes obligatoires en utilisant les codes définis. Ils peuvent détailler les comptes afin de produire des rapports pour leurs propres fins.
Rapports
L’exercice financier du conseil scolaire est différent du nôtre.
- Les rapports des conseils scolaires sont basés sur l’année scolaire, du 1er septembre au 31 août.
- Notre période de référence s’étend du 1er avril au 31 mars.
Les conseils scolaires doivent nous soumettre quatre rapports par exercice :
- Le rapport de mars présente les dépenses des conseils scolaires pour la période de sept mois se terminant le 31 mars. Nous utilisons ce rapport dans la préparation des comptes publics.
- Les prévisions budgétaires doivent être prêtes à la fin du mois de juin. Il s’agit d’un rapport qui présente le budget adopté par le conseil scolaire pour la prochaine année scolaire. Nous utilisons ce rapport pour calculer le montant des subventions pour l’année scolaire suivante.
- Les prévisions budgétaires révisées doivent être soumises à la mi-décembre de l’année scolaire en cours. Il s’agit d’un rapport qui présente une mise à jour en cours d’année du budget du conseil scolaire. Ce rapport nous sert à :
- ajuster le montant des subventions pour l’année en cours
- collecter des renseignements clés qui nous aident à élaborer le règlement financier pour la prochaine année scolaire
- Les états financiers doivent généralement être produits à la fin du mois de novembre, après la clôture de l’exercice financier du conseil scolaire. Ils montrent les résultats de fin d’exercice du conseil scolaire. Nous utilisons ce rapport pour les comptes publics et pour calculer les montants finaux pour l’année en cours.
Lorsque les rapports montrent qu’un conseil scolaire ne gère pas ses ressources financières conformément aux dispositions de la Loi sur l’éducation, nous prenons des mesures de suivi.
Contrôle
Nous examinons les quatre rapports financiers en temps voulu, tout au long de l’année, après réception de chaque type de rapport.
Nous veillons à ce que :
- les rapports soient complets et conformes aux exigences légales, aux enveloppes de financement et aux normes comptables
- les conseils scolaires fournissent chaque année au public un état financier exact
Vérification
Vérifications de conformité
Nos vérifications de conformité suivent une approche fondée sur le risque et sont centrées sur l’effectif.
Les facteurs dont nous nous servons pour déterminer si un conseil scolaire présente un risque élevé comprennent les résultats de vérifications antérieures et l’exactitude des rapports qu’il nous transmet.
Les vérifications de conformité évaluent l’exactitude, l’exhaustivité et le caractère globalement raisonnable des données sur les effectifs des conseils scolaires échantillonnés. Les vérifications se déroulent généralement deux fois par an, à l’automne et au printemps.
L’effectif est un facteur clé dans le calcul du financement des écoles. Nous collectons les données sur l’effectif au moyen d’un système et nous fournissons des instructions annuelles aux conseils scolaires sur la manière de consigner les effectifs.
Vérifications externes
Chaque année, des vérificateurs externes vérifient les états financiers des conseils scolaires conformément aux normes canadiennes de vérification.
Nous communiquons régulièrement avec les vérificateurs externes des conseils scolaires pour :
- leur apporter des renseignements sur nos directives financières
- discuter de toute question relative aux états financiers des conseils scolaires
Les conseils scolaires publient les rapports vérifiés sur leur site Web dans les six mois suivant la fin de l’année scolaire.
Nous examinons les rapports pour nous assurer que les conseils scolaires respectent la loi.
Vérification de l’optimisation des ressources
Le vérificateur général de l’Ontario contrôle l’administration des finances de l’Ontario afin d’aider l’Assemblée législative à tenir le gouvernement responsable.
Les vérifications de l’optimisation des ressources constituent un élément clé du mandat du vérificateur général. Ces vérifications incluent les conseils scolaires et d’autres organisations du secteur public au sens large qui reçoivent des subventions de notre part.
Elles permettent de déterminer si :
- l’argent a été dépensé dans un souci d’économie et d’efficacité
- des procédures appropriées ont été mises en place pour mesurer l’efficacité des programmes gouvernementaux et en rendre compte
Conformité
Il nous est possible de prendre des mesures pour nous assurer qu’un conseil scolaire respecte :
- toutes lois dont nous assurons l’application
- tous les règlements, politiques, lignes directrices, directives et instruments comparables établis en vertu de ces lois
Nous pouvons également appliquer des mesures à un conseil scolaire lorsque nous nous inquiétons de sa santé financière.
Voici en quoi peuvent consister les mesures de conformité :
- exiger qu’un conseil scolaire soumette et présente un plan d’action officiel qui :
- décrit la manière dont le conseil scolaire entend se mettre en conformité
- indique l’engagement et le niveau de responsabilité du conseil scolaire
- nous aide à suivre les progrès du conseil scolaire
- obliger un conseil scolaire à présenter des rapports financiers plus fréquemment (par exemple, des rapports intermédiaires trimestriels ou mensuels) afin que nous puissions contrôler sa santé financière de manière proactive
- désigner une équipe de conseillers internes ou externes chargés d’examiner la situation financière d’un conseil scolaire et d’aider éventuellement ce dernier à définir et élaborer des stratégies qui lui permettraient de se conformer
- retenir la totalité ou une partie d’une ou de plusieurs subventions lorsque le conseil scolaire n’est pas en conformité
- ouvrir une enquête externe et prendre le contrôle de l’administration d’un conseil scolaire
Enquête externe
Dans certains cas, nous pouvons désigner un enquêteur pour examiner les affaires financières et administratives d’un conseil scolaire. L’enquêteur fait un rapport écrit au ministre de l’Éducation.
L’enquêteur peut formuler des recommandations sur des mesures précises à prendre pour :
- veiller à ce que le conseil se conforme à des exigences particulières
- aider le conseil scolaire à remplir ses obligations financières
Le ministre de l’Éducation peut alors ordonner au conseil scolaire de mettre en œuvre toute mesure qu’il juge nécessaire pour remédier à la situation.
Contrôle ministériel d’un conseil scolaire
La lieutenante-gouverneure en conseil peut nous confier (ou confier à un superviseur nommé par le ministre de l’Éducation) le contrôle de l’administration du conseil scolaire dans l’un ou l’autre des cas suivants :
- sur recommandation de l’enquêteur
- si le conseil scolaire ne se conforme pas à l’ordonnance du ministre de l’Éducation
Le ministre de l’Éducation est habilité à prendre toutes les mesures qu’il juge nécessaires et appropriées pour gérer les affaires du conseil scolaire afin de remédier à la situation de non-conformité.
Rendre compte au public
Rapports du ministère
Chaque année, nous publions nos plans pour l’année à venir, ainsi que les résultats de nos programmes mis en œuvre au cours de l’année précédente.
Lisez notre plan pour 2023-2024 et notre rapport annuel pour 2022-2023.
Rapport annuel de la direction de l’éducation
La direction de l’éducation est tenue chaque année de rendre compte aux conseillers scolaires et à nous de l’élaboration et de la mise en œuvre de politiques et de programmes qui font de son conseil scolaire une organisation efficace. Les conseils scolaires publient de tels rapports annuels sur leurs sites Web publics.
Trouvez le site Web de votre conseil scolaire.
États financiers vérifiés
Les conseils scolaires doivent publier leurs états financiers vérifiés sur leur site Web public dans les six mois suivant la fin de leur exercice. La date limite est fixée au 28 février de l’année suivante.
Trouvez le site Web de votre conseil scolaire.
Consultation
La consultation des partenaires de l’éducation a joué un rôle essentiel dans l’examen, l’élaboration et la mise en œuvre du cadre de responsabilité financière.
Nous disposons de comités permanents et spéciaux chargés de consulter les principaux groupes d’intervenants sur les questions financières :
- les associations de conseillers scolaires
- les cadres supérieurs de l’administration des affaires
- les directions de l’éducation
- d’autres responsables des conseils scolaires
Les comités constituent un forum de discussion qui contribue à l’amélioration continue des méthodes de production de rapports financiers et des procédures de responsabilisation.
Notes en bas de page
- note de bas de page[1] Retour au paragraphe Cela s’applique aux classes qui ne comptent que des élèves de maternelle et de jardin d’enfants