Aperçu

Une collecte de fonds est une activité permise par la politique d’un conseil scolaire. Elle peut servir à recueillir de l’argent ou d’autres ressources pour une école. Cette activité peut avoir lieu à l’école ou dans un autre endroit.

Les collectes de fonds doivent être autorisées par la direction d’école et bénéficier de l’appui du conseil d’école ou d’un organisme de collecte de fonds de l’école apte à agir au nom de l’école.

L’école doit fournir les moyens administratifs pour gérer la collecte.

Cette ligne directrice vise à soutenir :

  • les conseils scolaires dans l’élaboration de leurs politiques de collecte de fonds
  • les écoles dans la planification et la gestion efficaces des activités de collecte de fonds, ainsi que dans le compte rendu qui doit en être fait à la communauté scolaire

Parents : Apprenez-en plus sur l’implication des parents dans les comités et les conseils d’école.

Comment utiliser cette ligne directrice

Les conseils scolaires peuvent utiliser la présente ligne directrice pour :

  • dresser la liste des principes directeurs et des pratiques exemplaires
  • élaborer des lignes directrices, des politiques et des procédures ou réviser celles qui sont déjà en place
  • protéger le personnel du conseil scolaire et les bénévoles par rapport à la gestion des revenus générés par les collectes de fonds

Bien que la plupart des collectes de fonds soient organisées par les écoles, ce sont les conseils scolaires qui établissent les politiques en la matière, qui se voient confier la garde des fonds et qui sont responsables de rendre des comptes sur les fonds.

Les écoles peuvent utiliser la présente ligne directrice pour :

  • planifier des activités de collecte de fonds
  • gérer les activités de collecte de fonds
  • rendre des comptes sur ces activités à la communauté scolaire

Pourquoi les écoles organisent des collectes de fonds

Les parents et les communautés peuvent soutenir leurs écoles en organisant des activités de collecte de fonds. Ces activités peuvent enrichir l’expérience scolaire des élèves et resserrer les liens communautaires en dehors des heures de classe.

Les fonds recueillis par les parents et les communautés peuvent être destinés à une école en particulier ou à un conseil scolaire.

Note à propos de cette ligne directrice

Pour toute question d’ordre juridique relative aux sujets couverts dans la présente ligne directrice, les conseils scolaires devraient consulter leur conseillère ou conseiller juridique.

La liste des pratiques exemplaires et des exemples présentés dans cette ligne directrice ne se veut pas exhaustive. Les conseils scolaires peuvent déterminer que d’autres exemples ou pratiques exemplaires correspondent mieux à leurs caractéristiques géographiques, démographiques ou communautaires.

Fonds générés par les écoles

Les fonds générés par les écoles font partie d’une grande catégorie qui comprend :

  • les fonds recueillis dans le cadre d’activités de collectes scolaires
  • les fonds générés et versés par l’entremise des comptes d’une école afin d’assurer la prestation de divers programmes (par exemple, les paiements versés à des organismes de charité, aux organisateurs de voyages ou aux programmes de repas chauds)

Un conseil d’école ou un groupe géré par l’école ou par des parents peut solliciter et recueillir des fonds au nom de l’école dans la communauté ou à l’école. Ces fonds, qui sont gérés par la direction d’école, proviennent de sources autres que les budgets de fonctionnement et d’immobilisations du conseil scolaire.

Les fonds recueillis par l’Ontario Federation of Home and School Associations (OFHSA) ne sont pas considérés comme des fonds générés par les écoles. Cette ligne directrice ne s’applique pas aux collectes de fonds menées par l’OFHSA. Cependant, si les écoles acceptent des dons ou le produit des collectes de fonds menées par l’OFHSA ou ses unités, elles doivent se référer à cette ligne directrice ainsi qu’aux politiques de leur conseil scolaire sur les collectes de fonds.

Communauté scolaire

Font partie de la communauté scolaire :

  • les élèves
  • les parents et tuteurs
  • les conseils d’école
  • les conseillères et conseillers scolaires
  • les administratrices et administrateurs
  • le personnel enseignant et le personnel administratif de l’école
  • les membres de la communauté et les partenaires communautaires
  • toute personne qui soutient l’école et le rendement des élèves

Principes directeurs

Une collecte de fonds doit refléter les valeurs et les attentes de la communauté scolaire, y compris celles des parents, des élèves, du personnel et des conseillères et conseillers scolaires.

Lorsqu’une école décide d’organiser des activités de collecte de fonds, elle doit adhérer aux objectifs et aux principes de l’éducation publique, notamment sur les plans de la diversité, de l’accessibilité et de l’inclusion.

Les activités de collecte de fonds doivent se dérouler sous la supervision de la direction d’école, conformément aux politiques du conseil scolaire, et doivent tenir compte des conseils et des commentaires de la communauté scolaire. La collecte de fonds doit avoir un but précis et les revenus générés doivent y être affectés.

Les fonds recueillis pour l’école ne doivent pas :

  • remplacer le financement public octroyé à l’éducation
  • financer ce que couvrent les subventions provinciales (vous trouverez une liste d’utilisation acceptable et inacceptable plus loin)

La mise en place d’une politique relative à la collecte de fonds pour l’ensemble du conseil scolaire permet d’assurer l’uniformité et la transparence en ce qui a trait à la collecte et à la distribution des fonds. Cette politique doit refléter les principes décrits ci-dessous.

Complémentarité à l’éducation publique

Les fonds recueillis pour des activités scolaires servent à compléter, et non à remplacer, le financement public octroyé à l’éducation.

Les fonds sont recueillis à des fins qui correspondent à la mission et aux valeurs du conseil scolaire.

Les activités de collecte de fonds visent à améliorer le rendement des élèves et ne nuisent pas à la qualité du milieu d’apprentissage.

Participation volontaire

La participation aux activités de collecte de fonds est volontaire et n’est aucunement obligatoire. Aucune personne ne doit être pénalisée pour raison de non-participation.

La communauté scolaire peut participer aux activités de collecte de fonds. Les activités doivent refléter la diversité, les valeurs et les priorités de la communauté scolaire et du conseil scolaire.

Sécurité

Pendant les activités de collecte de fonds, la sécurité des élèves doit être assurée en tout temps. Les élèves doivent être surveillés et les activités doivent être appropriées pour l’âge des élèves.

Les écoles doivent mettre en place des mesures de contrôle adéquates en ce qui concerne la collecte, le dépôt, la consignation et l’utilisation des fonds publics.

Responsabilité et transparence

Pour assurer la responsabilité et la transparence par rapport aux activités de collecte de fonds, les écoles doivent :

  • élaborer et organiser des activités de collecte de fonds avec les conseils et l’aide de la communauté scolaire
  • suivre la politique du conseil scolaire concernant les collectes de fonds, laquelle doit traiter de l’utilisation des revenus générés par la collecte de fonds et de la comptabilité des revenus générés par les écoles
  • s’assurer que personne, y compris le personnel du conseil scolaire et les bénévoles, ne retire de bénéfices matériels ou financiers d’une activité de collecte de fonds
  • déterminer une fin précise pour la collecte de fonds et utiliser les revenus générés à cette fin
  • respecter la vie privée (il est interdit de divulguer les renseignements personnels des élèves, du personnel et de toute autre personne dans le cadre de la collecte de fonds sans avoir préalablement obtenu leur consentement. La Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée régit l’utilisation de renseignements personnels dans les conseils scolaires)
  • fournir à la communauté scolaire un rapport financier transparent, tant sur les intentions d’utilisation des fonds que sur l’utilisation réelle des fonds

Les activités de collecte de fonds doivent être conformes :

Activités de collecte de fonds

Exemples d’utilisation acceptable et inacceptable des revenus générés par les collectes de fonds :

Utilisation acceptable des revenus générés par les collectes de fonds

  • mise sur pied de fonds d’aide (par exemple, un fonds de bienfaisance destiné à payer certaines activités, comme une excursion, pour des élèves qui ne peuvent pas se le permettre)
  • achat de fournitures, d’équipement ou de services qui viennent compléter des éléments financés par les subventions provinciales (par exemple, instruments de musique utilisés dans le cadre d’activités parascolaires, équipement audiovisuel)
  • sorties éducatives et autres excursions
  • conférences et présentations
  • cérémonies, prix, plaques et trophées pour les élèves
  • bourses d’études
  • événements et activités parascolaires (par exemple, compétitions sportives, uniformes des équipes de l’école, clubs)
  • projets d’amélioration de la cour d’école (par exemple, matériel de terrains de jeu, structures offrant de l’ombre, jardins, patinoires extérieures)
  • mise à niveau d’installations sportives (par exemple, pistes d’athlétisme, pose de gazon artificiel, tableaux de pointage)
  • financement d’activités propres au portrait confessionnel ou culturel de l’école (par exemple, retraites pour élèves)

Utilisation inacceptable des revenus générés par les collectes de fonds

  • achat d’éléments financés au moyen de subventions provinciales (par exemple, matériel d’apprentissage, manuels scolaires)
  • travaux de réfection, d’entretien ou de modernisation des écoles financés par les subventions provinciales (par exemple, réparations structurales, installations sanitaires, réparations d’urgence ou changement du revêtement de sol en raison de l’usure)
  • améliorations apportées aux infrastructures qui augmentent la capacité d’accueil de l’école ou qui sont financées par des subventions provinciales (par exemple, salles de classe, ajout de nouveaux locaux, gymnases, laboratoires)
  • achat de produits ou de services pour des employés en violation de l’article 217 de la Loi sur l’éducation ou d’un règlement du conseil scolaire
  • activités de perfectionnement professionnel, y compris un soutien pour que le personnel enseignant puisse assister à des activités de perfectionnement professionnel
  • paiement de dépenses administratives n’étant pas liées aux activités de collecte de fonds
  • soutien à des activités, à des groupes ou à des candidats politiques

Pratiques exemplaires

Les activités de collecte de fonds peuvent être bénéfiques pour les écoles et la communauté qu’elles servent. Elles favorisent de solides partenariats communautaires et scolaires, augmentent la participation des élèves et de la communauté et permettent de recueillir des fonds à l’intention des élèves ou d’organismes de bienfaisance.

Les politiques de collecte de fonds des conseils scolaires doivent :

  • aider les écoles en matière d’élaboration de plans de collecte de fonds
  • limiter le nombre d’activités de collecte de fonds organisées par chaque école ainsi que leur envergure
  • coordonner les activités entre les écoles et les organismes communautaires
  • atténuer les répercussions sur le temps d’enseignement du personnel
  • atténuer le temps d’administration des directions d’école et du personnel de soutien
  • promouvoir les dons à des fonds au niveau du conseil ou les programmes de jumelage entre écoles ou conseils d’école (par exemple, allouer un pourcentage préétabli de chaque dollar recueilli au fonds d’égalité d’un comité central ou à des programmes du conseil scolaire)
  • gérer les excédents, les manques à gagner et les annulations (les élèves ne doivent pas être tenus responsables des pertes)
  • exiger que le dépôt des revenus générés par les collectes de fonds soit déposé dans les comptes des écoles afin d’atténuer les risques
  • réduire les dépenses administratives liées à la tenue de collectes de fonds

Transparence

Les conseils scolaires doivent faire preuve d’ouverture et de transparence lorsque des revenus générés par les activités de collecte de fonds sont alloués au financement du conseil. Ils doivent envisager d’afficher l’information sur leur site Web.

Projets d’immobilisations

Dans le cadre de la planification et de la sélection des projets d’immobilisations qui seront financés au moyen d’activités de collecte de fonds, les écoles doivent :

  • demander un examen de viabilité pour s’assurer l’harmonisation avec les processus de planification, le plan d’amélioration de l’école et les priorités du Ministère et du conseil scolaire
  • analyser les coûts liés à l’entretien et aux réparations à venir
  • suivre les politiques liées aux conflits d’intérêts et à l’approvisionnement

Responsabilité

Écoles

Chaque école doit préparer un rapport annuel sur les fonds qu’elle a générés afin de répondre aux attentes du public et de démontrer sa gestion efficace des fonds publics.

La communauté scolaire doit être informée de la façon dont les revenus générés par les collectes de fonds, les frais et les dons d’entreprises sont utilisés. Les écoles doivent expliquer aux donateurs les intentions par rapport aux dons afin de veiller à ce que la comptabilisation soit appropriée et que toute répercussion sur la comptabilité soit prise en compte.

Les écoles peuvent déterminer le moyen le plus adapté pour communiquer avec la communauté scolaire, comme un bulletin d’information ou le site Web de l’école.

Conseils scolaires

Les conseils scolaires peuvent également produire pour la communauté scolaire un rapport annuel dans lequel on trouve :

  • un aperçu des collectes de fonds dans les écoles du conseil
  • les dons au niveau du conseil
  • les partenariats avec les entreprises

Rapports financiers

Les normes du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP) exigent que tous les conseils scolaires regroupent les fonds générés par les écoles et les consignent dans leurs états financiers annuels.

Tous les fonds générés par les écoles ou les conseils d’écoles sont soumis aux exigences en matière de vérification et de responsabilité financière du conseil scolaire.

Collecte de fonds du conseil d’école

Comme les conseils d’école sont des organismes à caractère consultatif, et non une personne morale, les fonds qu’ils recueillent doivent faire l’objet d’un rapport au conseil scolaire.

Les collectes de fonds organisées par les conseils d’école doivent :

  • se conformer aux politiques du conseil scolaire
  • viser un objectif approuvé par le conseil scolaire ou permis par ses politiques

Les conseils d’école doivent remettre un rapport annuel sur leurs activités de collecte de fonds à la direction d’école et au conseil scolaire.

Procédures du conseil scolaire

Les conseils scolaires doivent former le personnel administratif des écoles en matière de collecte, de versement et de comptabilité des fonds générés par les écoles.

Ces procédures permettront de protéger les fonds et de produire des rapports financiers exacts les concernant.

Les procédures d’un conseil scolaire doivent aborder :

  • la création de comptes bancaires pour les écoles, l’émission de reçus, l’autorisation d’effectuer des versements, la consignation des dons, les investissements, les rapprochements bancaires, la conservation de dossiers, la production de rapports financiers, la responsabilité financière dans le cas où des manques à gagner ou des excédents seraient générés par la collecte de fonds, les vérifications et examens financiers et les plans comptables
  • les rôles et responsabilités des conseils scolaires et des écoles ainsi que les autorisations qu’ils doivent obtenir, et ce, pour toutes les activités liées aux revenus générés par les écoles
  • le respect des politiques du conseil et des lois et règlements municipaux, provinciaux et fédéraux