Pratiques de gestion de l’information et de la vie privée du CPRI
Découvrez comment le Child and Parent Resource Institute (CPRI) assure la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels sur la santé.
À propos du CPRI
Le Child and Parent Resource Institute (CPRI) s’engage à assurer la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels sur la santé. La confidentialité de nos clients est très importante pour nous.
En tant que dépositaire de renseignements sur la santé, le CPRI est régi par la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS). Cette législation provinciale protège vos renseignements personnels sur la santé et régit la façon dont ces renseignements peuvent être recueillis, utilisés et divulgués dans le secteur de la santé.
Veuillez consulter l’onglet contactez-nous si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la protection de votre vie privée au CPRI.
Clients, familles et visiteurs
Le Child and Parent Resource Institute est responsable des renseignements personnels sur la santé dont il a la charge et s’engage à respecter des normes élevées en matière de confidentialité des pratiques relatives aux renseignements dans l’ensemble de l’organisation. Les pratiques relatives aux renseignements du CPRI sont fondées sur les 10 principes de confidentialité énoncés dans la législation ontarienne sur la protection de la vie privée – la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS).
Au CPRI, nous respectons les droits de nos clients en matière de renseignements personnels sur la santé, y compris le droit :
- de consentir, refuser ou retirer leur consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels sur la santé (RPS);
- d’accéder à leurs renseignements personnels sur la santé et/ou demander que des corrections soient apportées à leurs renseignements personnels sur la santé;
- d’être informé de toute violation de leurs renseignements personnels sur la santé;
- de soumettre une plainte concernant les pratiques relatives aux renseignements du CPRI, y compris la collecte, l’utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels sur la santé.
Le service de protection de la vie privée du CPRI est responsable :
- de défendre la vie privée des clients et du personnel au sein de l’organisation;
- d’agir en tant que spécialistes de la protection de la vie privée au sein de l’organisation et d’assurer la coordination avec le Commissaire de l’information et de la protection de la vie privée de l’Ontario, le cas échéant;
- de faciliter la mise en œuvre de la législation et des principes relatifs à la protection de la vie privée;
- d’effectuer des vérifications internes des dossiers de renseignements personnels sur la santé et des processus de l’organisation afin d’en assurer la conformité,
- d’élaborer des politiques et des procédures relatives à la protection de la vie privée pour l’organisation.
Principes de confidentialité
Le CPRI suit 10 principes de confidentialité.
Principe 1 – Responsabilité à l’égard des renseignements personnels sur la santé
Le Child and Parent Resource Institute (CPRI) est responsable des renseignements personnels sur la santé relatifs aux clients, au personnel et aux affiliés (les affiliés comprennent les bénévoles, les étudiants en stage et les personnes sous contrat qui ne sont pas rémunérées par le CPRI, mais qui ont une relation de travail avec l’organisation).
Le CPRI facilite la conformité à la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) :
- en mettant en œuvre des politiques et des procédures pour protéger les renseignements personnels sur la santé, ainsi que toutes les autres informations confidentielles sous le contrôle de l’organisation;
- en répondant aux plaintes et aux demandes de renseignements;
- en coordonnant la formation continue du personnel et des affiliés du CPRI sur les politiques et les pratiques en matière de protection de la vie privée.
Principe 2 – Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels sur la santé
Le Child and Parent Resource Institute (CPRI) identifie les objectifs pour lesquels les renseignements personnels sur la santé sont collectés au moment de la collecte ou avant. Ces objectifs seront communiqués principalement par le biais de ce site Web et/ou par le personnel du CPRI directement.
Le but premier de la collecte, de l’utilisation et du partage des renseignements personnels sur la santé est de fournir des services cliniques et de faciliter la transition des soins. Nous utilisons également les informations à des fins administratives, de recherche, d’enseignement, d’amélioration de la qualité et pour nous conformer aux exigences légales et réglementaires.
Principe 3 – Consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels sur la santé
Nous nous appuyons sur votre consentement implicite à certaines fins, par exemple pour recueillir directement auprès de vous des renseignements personnels sur votre santé, mais nous vous demanderons votre consentement explicite à d’autres fins, par exemple pour divulguer vos renseignements personnels sur votre santé à un autre prestataire de services.
Les clients ont le droit de savoir pourquoi le CPRI recueille des renseignements personnels sur la santé et comment ils sont utilisés.
Les clients ont également le droit de retirer leur consentement à tout moment, sauf si la collecte, l’utilisation ou la divulgation est requise ou autorisée par la loi.
Le CPRI ne divulguera des renseignements personnels sur la santé qu’avec le consentement exprès du client ou de son mandataire spécial, sauf si la loi l’exige ou le permet. Voici une liste de situations dans lesquelles le CPRI peut divulguer des renseignements personnels sur la santé sans consentement, s’il n’est pas raisonnablement possible d’obtenir le consentement avant la divulgation :
- s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’une personne risque de s’infliger des lésions corporelles graves;
- s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’une personne risque de causer des lésions corporelles graves à autrui;
- aux fins de la détermination, de l’évaluation ou de la confirmation de la capacité;
- à un ordre au sens de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées;
- aux fins de l’administration ou de l’application de la Loi;
- si une personne de moins de 18 ans a subi un préjudice ou n’a pas été prise en charge;
- si une personne divulgue un harcèlement sexuel de la part d’un professionnel de la santé réglementé;
- si l’équipe clinique du CPRI travaille avec une autre équipe clinique du CPRI à des fins de traitement;
- si un tribunal ordonne la consultation de dossiers ou si des dossiers sont consultés pour tout autre motif juridique.
Principe 4 – Limitation de la collecte de renseignements personnels sur la santé
Le Child and Parent Resource Institute (CPRI) ne peut recueillir que les renseignements nécessaires à la réalisation des objectifs identifiés.
Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels sur la santé
Les renseignements personnels sur la santé ne peuvent être utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf dans les cas où le consentement a été obtenu ou si l’utilisation est requise ou autorisée par la loi.
La quantité de renseignements personnels sur la santé divulgués ne peut pas dépasser la quantité nécessaire pour atteindre les objectifs de la divulgation.
Les renseignements personnels sur la santé qui sont sous la garde et le contrôle du Child and Parent Resource Institute (CPRI) ne sont conservés que le temps nécessaire et sont détruits en toute sécurité conformément à la législation, ainsi qu’aux politiques, procédures et calendriers de conservation du ministère et de l’organisation.
Principe 6 – Assurer l’exactitude des renseignements personnels sur la santé
Le Child and Parent Resource Institute fera tout son possible pour s’assurer que les renseignements dont il a la garde et le contrôle sont exacts, complets et à jour.
Les clients ont le droit de demander des corrections à tout dossier de renseignements personnels sur la santé sous la garde et le contrôle du CPRI, s’ils croient que les renseignements personnels sur la santé inscrits dans le dossier sont inexacts.
Correction de vos renseignements personnels
Principe 7 – Assurer la protection des renseignements personnels sur la santé
Principe 8 – Transparence de l’organisation
Le Child and Parent Resource Institute (CPRI) met à la disposition du public des informations sur ses pratiques en matière de protection de la vie privée et de gestion des renseignements sur son site Web https://www.cpri.ca/families/, ainsi que par le biais de divers avis fournis lors de l’inscription et/ou aux points de prestation des services. Les informations disponibles comprennent :
- un résumé des procédures et pratiques de CPRI en matière de confidentialité et d’information;
- les coordonnées du responsable de la protection de la vie privée de l’organisation, à qui les plaintes ou les demandes de renseignements peuvent être transmises;
- le processus permettant à un client d’accéder à ses renseignements personnels sur la santé détenus par le CPRI;
- une description du type de renseignements personnels sur la santé détenus par le CPRI, y compris une explication générale de leur utilisation, et des exemples courants de la façon dont les renseignements peuvent être partagés.
Principe 9 – Accès individuel aux renseignements personnels sur la santé
En soumettant une demande d’accès au service des dossiers cliniques du Child and Parent Resource Institute (CPRI) , un client se verra accorder l’accès à ses renseignements personnels sur la santé, avec des exceptions limitées et spécifiques. L’accès sera fourni dans un délai raisonnable, conformément à la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS).
Voici quelques exemples de cas dans lesquels l’accès peut être limité ou refusé : renseignements personnels sur la santé concernant un autre individu, renseignements personnels sur la santé qui présentent un risque de préjudice pour l’individu s’ils sont divulgués, renseignements personnels sur la santé assortis de restrictions d’accès définies par d’autres lois, etc.
Une personne doit fournir suffisamment d’informations pour que le CPRI puisse reconnaître l’existence de renseignements personnels sur la santé. Si le CPRI a besoin d’informations supplémentaires pour traiter une demande, le personnel chargé de répondre à la demande contactera le demandeur pour l’informer des informations supplémentaires requises.
Principe 10 – Contestation de la conformité aux politiques et pratiques de l’organisation
Le Child and Parent Resource Institute (CPRI) a mis en place des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes ou aux demandes de renseignements concernant les politiques et les pratiques en matière de confidentialité et de gestion des renseignements. Une personne peut contacter le responsable de la protection de la vie privée du CPRI pour toute plainte ou demande de renseignements sur la protection de la vie privée et la gestion des renseignements.
Protection de votre vie privée
Le Child and Parent Resource Institute (CPRI) s’engage à protéger vos renseignements personnels sur la santé. Vous serez informé si vos renseignements sont perdus, volés et/ou collectés, utilisés ou divulgués sans autorisation.
Si vous pensez que vos renseignements ont été utilisés de manière inappropriée, veuillez contacter le responsable de la protection de la vie privée du CPRI et vos préoccupations seront examinées.
Le CPRI examinera toutes les plaintes. À la suite de l’enquête sur une plainte, le CPRI prendra les mesures appropriées déterminées par les résultats de l’enquête, y compris, le cas échéant, la modification des politiques et des pratiques et/ou la notification du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP) de l’Ontario.
Si, à tout moment, vous n’êtes pas satisfait du résultat d’une demande adressée au responsable de la protection de la vie privée du CPRI, vous pouvez contacter le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP) de l’Ontario au :
Coffre-fort/interdiction d’accès
Vous pouvez demander que vos renseignements personnels sur la santé ne soient pas utilisés à des fins particulières et/ou que certains membres du personnel du Child and Parent Resource Institute (CPRI) n’aient pas accès à vos renseignements.
Dans ce cas, le CPRI obtiendra le consentement exprès de tout membre du personnel pour qu’il puisse avoir accès à vos renseignements personnels sur la santé, dans toutes les formes de support.
Collecte des renseignements personnels sur la santé
Pour offrir à ses clients une qualité de soins exceptionnelle, le CPRI recueille à la fois des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé. Votre nom, votre date de naissance, votre adresse et votre numéro de carte de santé sont des exemples de renseignements personnels. Vos antécédents médicaux, vos dossiers d’interventions cliniques et vos résultats de laboratoire sont des exemples de renseignements personnels sur la santé.
Les dossiers de renseignements personnels sont régis par la législation provinciale sur la protection de la vie privée, appelée Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, 1990 (LAIPVP). Les dossiers de renseignements personnels sur la santé, y compris les dossiers de renseignements personnels sur la santé qui comprennent des renseignements personnels, sont également régis par une loi provinciale appelée Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS).
Seule la quantité d’informations jugée nécessaire pour les fins identifiées sera collectée. Les renseignements seront collectés directement auprès de vous, auprès de tiers avec le consentement de la personne concernée et/ou dans les conditions autorisées ou requises par la loi.
Utilisation des renseignements personnels sur la santé
Les renseignements recueillis par le Child and Parent Resource Institute (CPRI) sont utilisés :
- pour atteindre les buts pour lesquels ils ont été collectés ou créés;
- pour planifier et offrir des programmes ou des services de qualité au sein de l’organisation;
- pour examiner, évaluer et/ou contrôler les services que nous fournissons, à des fins de gestion des risques et d’amélioration de la qualité;
- pour éduquer et/ou former les membres de l’équipe clinique du CPRI aux fins de la prestation de services;
- pour fournir des lettres de rendez-vous et/ou des communications liées au service;
- pour obtenir le consentement d’une personne ou celui du mandataire spécial (limité au nom et aux coordonnées);
- pour obtenir le paiement de la prestation de services de soins de santé;
- comme requis ou autorisé par la loi et pour se conformer à nos exigences légales et réglementaires.
Si vos renseignements personnels sur la santé sont utilisés à d’autres fins, un consentement explicite sera demandé avant l’utilisation.
Divulgation de renseignements personnels sur la santé
Le Child and Parent Resource Institute (CPRI) peut partager vos renseignements personnels sur la santé à l’interne, avec le personnel du CPRI, aux fins décrites dans la sectio utilisation des renseignements personnels sur la santé.
Dans tous les cas, le CPRI obtiendra votre consentement explicite avant de divulguer vos renseignements sur la santé, à moins que la loi ne l’exige ou ne le permette, comme le décrit le principe 3 – Consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels sur la santé.
Le CPRI peut partager vos renseignements de santé avec :
- les prestataires de soins de santé dans les hôpitaux, les organismes communautaires, etc. qui font partie de votre équipe de traitement communautaire afin de poursuivre vos soins (c’est-à-dire le médecin de famille, le gestionnaire de cas communautaire, etc.);
- les organismes de paiement, tels qu’Assurance-santé de l’Ontario;
- les commissions scolaires et/ou les écoles particulières impliquées dans votre éducation;
- d’autres destinataires, à votre demande ou en accord avec le personnel du CPRI responsable de vous fournir des services.
Accès à vos renseignements personnels sur la santé
Une personne peut consulter ou demander une copie de ses renseignements personnels sur la santé sous la garde et le contrôle du Child and Parent Resource Institute (CPRI) . Un mandataire spécial peut également demander l’accès aux renseignements personnels sur la santé d’une personne, dans les cas où l’on estime que la personne n’a pas la capacité de donner son consentement.
Le service des dossiers cliniques du CPRI supervise le stockage, la conservation, l’accès et la correction des renseignements personnels sur la santé. Le service des dossiers cliniques respecte et maintient la confidentialité de vos renseignements personnels sur la santé en veillant au respect de toutes les exigences législatives et des pratiques organisationnelles en matière de confidentialité et de gestion de l’information.
Nous nous efforcerons de traiter votre demande dans les plus brefs délais; si les circonstances nous empêchent de fournir l’accès dans les 30 jours, un avis de prolongation sera envoyé au demandeur pour lui indiquer quand il doit s’attendre à avoir accès au dossier.
Demande d’une copie de vos renseignements personnels sur la santé
Les personnes peuvent obtenir une copie de leurs renseignements personnels sur la santé sous la garde et le contrôle du CPRI en soumettant une demande écrite au service des dossiers cliniques.
Demande de consultation de vos renseignements personnels sur la santé
Les personnes peuvent demander à consulter leurs renseignements personnels sur la santé au CPRI en soumettant une demande écrite au service des dossiers cliniques.
Obtenir une copie de vos renseignements personnels sur la santé ou des renseignements personnels sur la santé d’une autre personne
Le consentement pour la collecte, l’utilisation et/ou la divulgation de renseignements personnels sur la santé est obtenu du client, quel que soit son âge, s’il est capable de comprendre les informations qui lui sont présentées et les conséquences de son consentement ou de son refus. Si le client est considéré comme inapte, le consentement sera obtenu auprès du mandataire spécial qui peut être :
- le tuteur légal de la personne ou son tuteur aux biens;
- le mandataire de la personne pour les soins personnels ou pour les biens;
- le représentant de la personne nommé par la Commission du consentement et de la capacité;
- le conjoint ou le partenaire de la personne;
- un enfant ou un parent de la personne, ou une société d’aide à l’enfance ou une autre personne qui sont légalement habilités à donner ou à refuser le consentement à la place d’un parent;
- un parent de l’individu avec seulement un droit d’accès;
- un frère ou une sœur;
- tout autre parent.
En cas de conflit, la décision du client capable prévaut en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et/ou la divulgation de ses renseignements personnels sur la santé.
Obtenir une copie de vos renseignements personnels sur la santé pour un tiers
Si vous souhaitez qu’une copie de vos renseignements personnels sur la santé soit envoyée à un avocat, à une compagnie d’assurance, à un organisme communautaire ou à toute autre tierce partie, veuillez demander à la partie requérante d’envoyer sa demande et le formulaire de consentement dûment rempli (ou une autorisation appropriée tenant lieu de consentement – par exemple, une ordonnance du tribunal) au service des dossiers cliniques.
Correction de vos renseignements personnels sur la santé
Selon la loi, le Child and Parent Resource Institute (CPRI) doit s’assurer que les dossiers sont complets et à jour. Vous avez le droit de demander une correction de vos renseignements personnels sur la santé si vous pensez qu’ils ont été enregistrés de manière inexacte/incorrecte.
Les erreurs qui nécessitent une demande de correction comprennent généralement les renseignements personnels sur la santé qui ont été incorrectement documentés (par exemple, les détails de l’historique du client enregistrés dans le dossier de renseignements personnels sur la santé). Les erreurs de nature administrative, telles que l’orthographe de votre nom ou une mise à jour de votre adresse actuelle, peuvent être corrigées en contactant le service des dossiers cliniques.
Veuillez noter : Le CPRI ne corrigera pas les opinions ou observations professionnelles, documentées dans votre dossier, lorsque ces opinions ou observations ont été faites de bonne foi par les prestataires de services du CPRI.
Les personnes peuvent demander la correction de leurs renseignements personnels sur la santé en soumettant une demande écrite au service des dossiers cliniques.
Le service des dossiers cliniques examinera votre demande avec le personnel et/ou le service responsable de la création du dossier. Il incombe au personnel et/ou au service de prendre une décision concernant la demande de correction.
Nous nous efforcerons de traiter votre demande dans des délais raisonnables; si les circonstances nous empêchent de fournir l’accès dans les 30 jours, un avis de prolongation sera envoyé au demandeur pour lui indiquer quand il doit s’attendre à avoir accès au dossier.
Distribution des renseignements personnels sur la santé corrigés
Si un dossier contenant des renseignements personnels sur la santé est corrigé, la version corrigée sera distribuée à toute partie ayant reçu le dossier original, s’il a été distribué dans la dernière année. Le CPRI veillera à obtenir un consentement valide avant de distribuer le dossier corrigé. Si le CPRI n’a plus de consentement valide pour partager les renseignements personnels sur la santé, le service des dossiers cliniques demandera un nouveau consentement avant de divulguer le dossier corrigé aux destinataires originaux.
Jonction d’un avis de désaccord
Si une demande de correction de renseignements personnels sur la santé est refusée (par exemple, si la demande se rapporte à une observation clinique faite de bonne foi par un fournisseur de services du CPRI), le service des dossiers cliniques donnera à la personne la possibilité de joindre un avis de désaccord à son dossier original de renseignements personnels sur la santé.
À la demande de la personne concernée, le service des dossiers cliniques enverra une copie du dossier original, ainsi que l’avis de désaccord joint, à toute personne ayant reçu une copie du dossier original dans la dernière année.
Coordonnées
Responsable de la protection de la vie privée du CPRI
Téléphone :
Courriel : CPRILegal@Ontario.caa
Service des dossiers cliniques
Téléphone :
Télécopieur :
Courriel : mcys.CPRIclinicalrec@ontario.ca
Contacter le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP) de l’Ontario
Les personnes ont le droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario si elles estiment que le Child and Parent Resource Institute a violé leurs droits en matière de confidentialité et de gestion de l’information.
Courriel : info@ipc.on.ca
Courrier postal : Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario
2, rue Bloor Est, Bureau 1400
Toronto (Ontario) M4W 1A8