Qui peut enregistrer des documents?

Seuls les titulaires autorisés de compte Teraview et leurs utilisateurs inscrits peuvent créer et soumettre des documents dans le Système d’enregistrement immobilier électronique, notamment :

  • avocats
  • praticiens de l’immobilier
  • arpenteurs
  • autres professionnels comme les agents immobiliers et les courtiers hypothécaires
  • institutions financières

Il vise à assurer l’intégrité des registres fonciers et à renforcer la protection des consommateurs.

Si vous voulez un accès limité aux recherches, vous n’avez pas à demander une autorisation, mais vous devez tout de même avoir un compte Teraview.

Demander l’autorisation d’enregistrer des documents

Seuls les titulaires d’un compte de recherche seulement de Teraview peuvent demander à être autorisés par le directeur de l’enregistrement des immeubles à présenter des documents dans le Système d’enregistrement immobilier électronique.

Les titulaires de compte doivent répondre à certains critères et fournir les preuves suivantes :

  • identité
  • ressources financières
  • bonne moralité et responsabilité
  • assurance appropriée contre les erreurs et omissions immobilières

Pour présenter une demande d’autorisation :

  1. Passez en revue le Guide de demande.
  2. Téléchargez et remplissez le bon formulaire de demande :
  1. Remplir et signer l’Accord d’enregistrement immobilier électronique
  2. Envoyez la demande dûment remplie par courriel à l’adresse suivante : ELRSAuthorization@ontario.ca

Avant de soumettre votre demande, assurez-vous d’inclure ce qui suit :

  • identification numérisée, notariée par un tiers, accompagnée des pièces justificatives. Tous les documents doivent être valides et en couleur.
  • Formulaire de demande rempli et accord d’inscription

Si vous avez des questions, vous pouvez communiquer avec ServiceOntario à :

Présenter une demande à l’extérieur de l’Ontario

Les demandeurs de l’extérieur de la province peuvent demander une trousse de demande en envoyant un courriel à : ELRSAuthorization@ontario.ca.

Exigences en matière d’identification

Identification personnelle

Une pièce d’identité personnelle est requise pour :

  • praticiens indépendants professionnels
  • demandeurs d’affaires
  • les personnes qui sont des représentants de titulaires de compte Teraview
  • autres professionnels

Pour en savoir plus sur les exigences relatives à la présentation d’une demande d’autorisation de soumettre des documents, vous pouvez consulter le formulaire de demande et le guide.

Vous devez fournir des copies de deux pièces d’identité valides émises par le gouvernement. Vous pouvez choisir l’une des combinaisons suivantes :

  • une pièce d’identité principale avec photo et une pièce d’identité secondaire
  • 2 pièces d’identité principales avec photo (si vous n’avez pas de pièce d’identité secondaire)

Pièce d’identité principale avec photo

  • Permis de conduire
  • Carte NEXUS
  • Carte d’emploi du gouvernement
  • Carte d’emploi militaire 
  • Carte indiquant l’âge de la majorité 
  • Carte de citoyenneté canadienne 
  • Carte de statut d’Indien 
  • Passeport
  • Carte de résident permanent
  • Carte d’armes à feu canadienne

Pièce d’identité secondaire

  • Certificat de naissance
  • Permis de chasse
  • Carte de permis de pêche en plein air 
  • Documents d’immigration

Pièces d’identité inacceptables

  • Carte-photo de l’Ontario
  • Carte santé
  • Carte de crédit
  • Carte de membre du Barreau

Identification d’entreprise

Si vous présentez une demande d’autorisation, vous devez fournir une preuve de constitution en société.

Les documents acceptables comprennent :

  • Statuts de prorogation
  • Statuts de fusion
  • Statuts constitutifs
  • Lettres patentes
  • Statuts de modification
  • Certificat d’autorisation (le cas échéant)

Ces documents doivent être :

  • des originaux émis par le gouvernement
  • estampillé comme étant certifié par le gouvernement, ou accompagné d’un certificat de constitution.
  • Les documents qui ne sont pas certifiés par le gouvernement doivent être notariés par un tiers ou soumis avec un certificat notarié.

Pour déterminer les documents supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin, veuillez passer en revue la catégorie qui s’applique à vous.

Catégorie A : Professions autoréglementées ou institutions financières réglementées

Les avocats, les arpenteurs, les courtiers hypothécaires et les courtiers immobiliers n’ont pas à fournir de documents supplémentaires.

Les institutions financières réglementées devront fournir l’un des éléments suivants :

  • Certificat de statut
  • Certificat de conformité

Catégorie B : Organisations formées par des professionnels réglementés

Organisations (société professionnelle, société à responsabilité limitée) formées de personnes qui sont membres d’une organisation réglementée (avocats, arpenteurs, courtiers hypothécaires ou courtiers immobiliers).

Selon le type d’entreprise, vous pourriez devoir fournir une copie originale de l’un des documents suivants :

  • Certificat d’autorisation (avocats et arpenteurs)
  • Statuts constitutifs (société professionnelle)
  • Inscription au nom de l’entreprise (société de personnes)

Catégorie C : Membre d’un organisme réglementé qui ne figure pas dans la catégorie A

Cette catégorie s’applique aux personnes ou aux organisations qui sont membres d’un organisme réglementé ne figurant pas dans la catégorie A, MAIS :

  • qui ont des normes de pratique
  • qui ont un code d’éthique ou un code de normes professionnelles en vertu duquel la conduite du demandeur ou des utilisateurs est supervisée;
  • qui sont réglementées et peuvent faire l’objet de mesures disciplinaires

Les demandeurs doivent communiquer avec ServiceOntario pour discuter de leur admissibilité avant de demander l’autorisation d’enregistrer des documents.

Catégorie D : Titulaires de compte Teraview qui ne répondent pas aux définitions des catégories A, B ou C.

En voici des exemples :

  • praticiens de l’immobilier
  • chercheur de titres
  • conseiller juridique interne d’une société qui n’est pas constituée de professionnels réglementés
  • sociétés par actions qui ne sont pas des sociétés professionnelles constituées de professionnels réglementés

Vous devrez fournir la norme de base de la preuve pour répondre aux critères des ressources financières, de la bonne réputation et de la responsabilité :

  • une couverture d’assurance qui répond aux critères de demande ou à toute autre preuve de ressources financières;
  • une déclaration des condamnations antérieures et des accusations non résolues
  • une vérification du casier judiciaire
  • des renseignements sur les utilisateurs qui ont fait l’objet de mesures disciplinaires

Renseignements pour les titulaires de compte et les utilisateurs inscrits

  • Les titulaires de compte Teraview sont responsables de toutes les activités et inscriptions dans leur compte, y compris celles effectuées par les utilisateurs inscrits.
  • Les utilisateurs inscrits qui utilisent le Système d’enregistrement immobilier électronique doivent détenir une licence de sécurité personnelle délivrée par Teranet avant de pouvoir enregistrer un document.
  • Si un utilisateur est ajouté à un compte par un représentant autorisé du titulaire de compte, il n’a pas besoin de demander l’autorisation du directeur de l’enregistrement des immeubles.
  • Pour changer le représentant du titulaire de compte, remplissez un formulaire de changement et ajoutez deux pièces d’identité valides en couleur qui sont notariées par une tierce partie.
  • Pour mettre à jour votre adresse, votre courriel ou votre numéro de téléphone, remplissez le formulaire de changement.
  • Vous devez informer Teranet de tout changement apporté à votre liste d’utilisateurs.

Rôles du titulaire de compte et du représentant du titulaire de compte

Représentant du titulaire de compte

Personne autorisée par un titulaire de compte à signer et à administrer la demande et l’accord d’enregistrement. Un titulaire de compte peut être l’une des personnes suivantes :

  • entreprise
  • corporation
  • partenariat
  • entreprises à propriétaire unique
  • société à responsabilité limitée
  • société professionnelle
  • pratique multidisciplinaire

Titulaire de compte, demandeur et titulaire de compte Teraview

Le particulier, l’entreprise, l’entreprise individuelle, la société en nom collectif, la société à responsabilité limitée, la société par actions, la société professionnelle ou le cabinet multidisciplinaire qui :

  • a conclu un contrat de licence avec Teraview
  • demande ou a reçu l’autorisation du directeur de présenter des documents pour enregistrement dans le Système d’enregistrement immobilier électronique

Renseignements personnels et protection de la vie privée

Pour vous protéger contre le vol d’identité et les autres fraudes immobilières, vous devez fournir deux pièces d’identité  aux fins du processus d’autorisation.

La documentation et les renseignements que vous soumettez seront conservés dans un site sécurisé accessible uniquement au directeur de l’enregistrement des immeubles et au personnel désigné pour traiter les demandes.

Délais de traitement

Si votre demande est complète et comprend tous les documents requis, elle est habituellement traitée dans la semaine suivant sa soumission à l’adresse ELRSAuthorization@ontario.ca.

Si votre demande n’est pas approuvée, vous pouvez demander un examen en présentant une demande écrite dans les 30 jours suivant la date de la décision. Pendant l’examen de votre demande, votre compte demeurera actif pour un accès aux recherches seulement.

Coût

La demande d’autorisation d’enregistrer des documents est gratuite.

Renouvellement d’une autorisation

Lorsque votre autorisation d’enregistrer des documents est approuvée par le directeur de l’enregistrement des immeubles, une date d’échéance sera attribuée à votre licence.

Vous serez avisé tous les cinq ans au moment du renouvellement.

Pour renouveler votre autorisation :

  1. Téléchargez et remplissez le bon formulaire de renouvellement :
  1. Confirmez que vous respectez toujours les exigences énoncées dans la version actuelle de l’accord
  2. Envoyez la demande de renouvellement dûment remplie et les documents à l’appui par courriel à : ELRSAuthorization@ontario.ca.

Pour plus de détails sur le processus de renouvellement, veuillez consulter le Bulletin 2013-03.