Au cours de la période visée par le présent rapport, chacune des régions et des directions générales ministérielles de la DST a continué de mettre en œuvre ses plans opérationnels indépendants. Ces plans opérationnels garantissent que la Division atteint ses objectifs et priorités stratégiques tels qu’ils sont énoncés dans le plan stratégique de la DST .

Les initiatives ci-dessous sont des exemples de la façon dont la Division met en œuvre son plan stratégique. Le succès de ces initiatives peut être attribué à la combinaison unique de politiques opérationnelles, de programmes et d’expertise que le personnel de la DST à travers la province apporte à la prestation de services de justice de haute qualité.

Les gens d’abord

Promouvoir une culture de lutte contre le racisme, de réconciliation, d’accessibilité et d’inclusion.

Objectifs de rendement :

  • l’investissement dans le soutien d’un système de justice adapté à la culture
  • soutenir les dialogues et la formation sur la diversité axés sur les communautés noires, autochtones et racialisées
  • assurer des recrutements diversifiés et sans obstacle

Initiatives en matière de santé mentale

La DST participe au Comité de la santé mentale à l’échelle du ministère. Le comité est un forum destiné à élaborer et à présenter une stratégie ministérielle et des recommandations d’action, à l’appui du cadre de santé mentale de la fonction publique de l’Ontario. La stratégie est présentée à l’équipe de la haute direction du ministère en vue de : 

  • Sensibiliser davantage les employés au bien-être en santé mentale en milieu de travail;
  • Sensibiliser les gestionnaires et les employés au bien-être en santé mentale;
  • Cerner les lacunes ou les besoins dans les outils et les ressources existants;
  • Tirer parti des outils et des ressources existants et/ou créer de nouveaux outils et ressources pour aider les employés et les gestionnaires à bâtir et à maintenir un milieu de travail sain;
  • Veiller à ce qu’une optique de lutte contre le racisme et d’inclusion soit intégrée aux programmes ou aux initiatives dirigés par les comités.

La DST s’est engagée à encourager les gestionnaires à participer aux séances de formation en premiers soins en santé mentale offertes par le Bureau de la diversité, de l’inclusion et de l’accessibilité en partenariat avec le Comité de la santé mentale du MPG. Ces séances de formation fournissent aux gestionnaires des outils importants pour gérer les problèmes de santé mentale en milieu de travail de façon sécuritaire, responsable et confiante.

Des ateliers sur la désescalade des situations émotionnellement exacerbées ont été offerts au personnel de première ligne et à la direction. Quarante-neuf séances ont eu lieu entre le 1er avril 2022 et le 31 mars 2023 et 708 employés ont reçu la formation, dont 68 d’autres divisions du ministère. Cette formation a été élaborée à l’intention du personnel de première ligne en raison de la possibilité que les émotions accrues viennent au premier plan lorsqu’ils traitent avec des clients. L’atelier interactif a été conçu pour donner aux participants l’occasion de développer une compréhension claire de la façon d’évaluer le potentiel d’émotions très chargées et de répondre avec un ensemble diversifié d’outils et de stratégies interpersonnels conçus pour désamorcer ces situations.

Programme de panels d’entretiens diversifiés

Le MPG participe au Programme de panels d’entretiens diversifiés (PPED), qui est maintenu grâce à des partenariats avec d’autres ministères. Le PPED a été créé en fonction de la recherche sur les pratiques exemplaires et en réponse aux tendances dans les résultats du Sondage sur l’expérience des employés qui ont mis en évidence la nécessité de s’attaquer aux préjugés à la transparence et à l’équité dans le processus d’embauche. L’objectif du PPED est de permettre aux gestionnaires d’embauche de trouver plus facilement un comité d’entrevue plus représentatif et d’assurer une plus grande diversité de l’équipe de recrutement.

Pour ce faire, le PPED fournit aux gestionnaires d’embauche un registre ou un bassin pour trouver des gestionnaires bénévoles des groupes démographiques (identifiés comme sous-représentés au sein de la FPO) pour participer à leurs comités d’entrevue. Ces gestionnaires bénévoles reçoivent une orientation et une formation et ont également l’occasion de développer et d’améliorer leurs compétences en matière d’entrevue, d’élargir leur réseau et de contribuer à la diversité des pensées et des points de vue en tant que membre du jury d’entrevue.

Pour les deux parties, leur participation a le potentiel d’améliorer davantage l’équité et de réduire les préjugés et les obstacles systémiques perçus qui peuvent être inhérents au processus de recrutement.

La Division s’est engagée à assurer la diversité des comités de recrutement dans la mesure du possible et s'appuie sur le PPED au besoin pour aider à atteindre cet objectif. Divers gestionnaires et cadres supérieurs soutiennent également des groupes d’experts dans d’autres divisions ministérielles tout au long de l’année.

Soutien aux victimes de traumatismes indirects pour les employés

Le Comité d'action contre le traumatisme vicariant du MPG a été créé en 2013. Le mandat du comité est de rechercher et d’élaborer des programmes pour le personnel et les gestionnaires du ministère qui les aideront à reconnaître quand ils sont touchés par un traumatisme indirect, puis à accéder au niveau d’aide approprié.

Le comité des traumatismes indirects a travaillé avec LifeWorks (anciennement Morneau Shepell), le fournisseur du Programme d’aide aux employés et aux familles de la fonction publique de la FPO pour élaborer un programme d’apprentissage en ligne de sensibilisation aux traumatismes indirects pour tout le personnel et les gestionnaires du ministère. La formation obligatoire en ligne a été mise en œuvre à l’intention du personnel de la Division en 2020.

Un Comité d'action contre le traumatisme vicariant 2.0 a été élaboré afin d’élargir les ressources pour soutenir les employés dans le travail exposé aux traumatismes au-delà des modules électroniques sur les traumatismes indirects. Le plan permet de mieux comprendre les traumatismes vécus par les employés racialisés, les personnes handicapées et 2ELGBTQIA+ et reflète la diversité des expériences au MPG.

Accessibilité et mesures d’adaptation pour les personnes handicapées : amélioration continue

La DST s’est fermement engagée à faire en sorte que les personnes handicapées aient un accès, une utilisation et des avantages égaux des services judiciaires, des installations, des programmes et de l’emploi dans nos tribunaux. La Division continue de chercher des occasions tout au long de l’année d’améliorer l’accessibilité et travaille en collaboration avec d’autres partenaires du ministère et des fournisseurs de services tiers pour atteindre cet objectif.

Services accessibles

La Division continue d’offrir un service de coordonnateur de l’accessibilité dans chaque palais de justice. Le coordonnateur est le principal point de contact pour les demandes d’information sur l’accessibilité et d’adaptation pour les personnes handicapées pour les services judiciaires et les procédures judiciaires de la part de membres du public, de représentants légaux et d’autres personnes. Les coordonnées du coordonnateur de l’accessibilité sont disponibles sur la page Web Tous les lieux des audiences ministère.

Au début de 2023, la Division a établi un bureau ministériel de l’accessibilité avec deux employés qui faisaient auparavant partie du bureau de la diversité, de l’inclusion et de l’accessibilité du ministère. Ces cadres supérieurs de l’accessibilité appuient le Service de coordonnateur de l’accessibilité de la DST ainsi que d’autres priorités de la Division dans le domaine de l’accessibilité. Ils fournissent des services de coordination et de planification, élaborent des politiques et des directives et offrent des conseils directement aux coordonnateurs de l’accessibilité sur les demandes d’adaptation individuelles, au besoin.

Comité d’accessibilité des tribunaux de l’Ontario

La sous-procureure générale adjointe (SPGA) de la Division, Beverly Leonard, est coprésidente du Comité d’accessibilité aux tribunaux de l’Ontario (CATO), aux côtés de la juge en chef adjointe Fairburn de la CAO pour l’Ontario. Le comité fournit des conseils au système judiciaire, y compris au ministère, sur les questions liées à l’accessibilité à l’appui de la création d’un système de justice accessible et sans obstacle en Ontario.

Le CATO compte des représentants de tous les niveaux de tribunaux, d’organisations juridiques, de MPG et d’organismes de défense des droits des personnes handicapées. Le comité se réunit tous les trois mois pour explorer et discuter des façons d’améliorer l’accessibilité pour les personnes handicapées dans le système de justice.

Au cours de la période visée par le rapport, des exposés et des discussions ont été présentés, notamment :

  • Services auditifs canadiens
  • Aide juridique Ontario
  • Mesures de rétablissement COVID devant les tribunaux
  • Les nouveaux enjeux pour les personnes ayant des handicaps sociaux
  • Les systèmes d’information numériques
  • Les principes et directives internationaux sur l’accès à la justice pour les personnes handicapées par le Rapporteur spécial sur les droits des personnes handicapées

Formulaires judiciaires accessibles

Tous les formulaires judiciaires affichés sur le site Web des Formulaires de la Cour de l’Ontario sont disponibles en formats PDF et Microsoft Word accessibles, en anglais et en français. De plus, le ministère maintient l’offre active afin d’offrir d’autres formats accessibles (par exemple, braille, audio, etc.) sur demande.

Technologie accessible

Les améliorations apportées à la technologie audio et vidéo dans les salles d’audience se sont poursuivies tout au long de l’année, comme il est mentionné ailleurs dans le présent rapport. Ces améliorations profitent aux personnes ayant divers handicaps. Les améliorations à la technologie audio facilitent la participation des personnes ayant des problèmes de perte auditive ou de concentration aux procédures judiciaires dans une salle d’audience. De plus, les participants au tribunal et les représentants légaux qui font face à des obstacles liés à un handicap pour se rendre au palais de justice bénéficient de la possibilité de participer à une procédure judiciaire à distance par vidéoconférence, avec l’approbation du fonctionnaire judiciaire qui préside.

La Division a également poursuivi son travail pour s’assurer que les sites Web et les applications nouveaux et existants répondent aux besoins d’accessibilité des personnes handicapées. Par exemple, en novembre 2022, les mesures correctives prises par le Réseau intégré d’information sur les infractions (ICON ) 2.2, un système interne de gestion des cas, répondaient aux exigences en matière d’accessibilité pour les sites Web.

Installations accessibles

Au début de 2023, le ministère a ouvert un nouveau palais de justice au 10, rue Armoury, au centre-ville de Toronto, dans le cadre de son plan de modernisation et d’amélioration de l’accès au système de justice. La nouvelle installation regroupe six tribunaux criminels de la CJO sous un même toit, y compris des tribunaux spécialisés, comme ceux pour le traitement de la toxicomanie, la jeunesse et la santé mentale.

La nouvelle Cour de justice de l’Ontario – Toronto (CJOT — anciennement appelée le nouveau palais de justice de Toronto) a été conçue pour être le palais de justice le plus accessible de l’Ontario. Les éléments de conception accessibles de l’installation comprennent :

  • des salles d’audience entièrement accessibles avec des voies de déplacement sans obstacle, des sièges pour fauteuils roulants et compagnons, des boîtes de prisonniers et des boîtes de témoins sans obstacle et des estrades judiciaires accessibles
  • l’accès sans obstacle aux comptoirs publics;
  • des kiosques électroniques accessibles à chaque étage avec une interface en braille pour fournir des directives aux utilisateurs des tribunaux;
  • des toilettes publiques accessibles et sans obstacle sur chaque étage de la salle d’audience, et des toilettes accessibles à un seul occupant tous les trois étages;
  • des couleurs contrastées sur mesure et carreaux de sol d’avertissement à dôme détectables dans tout le bâtiment;
  • des sièges bariatriques et sièges sans obstacle dans l’espace public;
  • une signalisation tactile et en braille;
  • un espace public extérieur entièrement exempt d’obstacles;

Le ministère a consulté un comité consultatif sur l’accessibilité composé de personnes et d’organismes pour les personnes handicapées. Ces consultations sur l’accessibilité ont été lancées au début du projet afin d’élaborer des exigences de conception accessibles et se sont poursuivies tout au long de l’élaboration de la conception et de la construction.

De plus, le ministère continue d’améliorer l’accessibilité dans les palais de justice existants de la province à mesure que des rénovations sont mises en œuvre. Par exemple, au cours de la dernière année, des travaux ont été en cours pour :

  • rendre un comptoir accessible dans le palais de justice de Chatham
  • créer des cellules de détention provisoires accessibles et un accès accessible aux détenus à une salle d’audience à St Catharines
  • ajouter des ouvre-portes automatiques à 8 salles d’audience dans le palais de justice de Milton
  • ajouter une rampe d’accès à l’entrée du palais de justice de Sudbury;
  • convertir une cuisinette en toilettes accessibles dans le palais de justice de Pembroke;

Les pronoms non sexistes dans le système judiciaire de l’Ontario

Afin de promouvoir un espace de travail plus inclusif, des directives ont été fournies au personnel de la DST en 2021 sur l’importance d’inviter les participants à la cour à partager leurs pronoms. Le personnel est également activement encouragé à partager ses pronoms.

La DST continue d’examiner les manuels et les formulaires afin d’éliminer les obstacles à l’accessibilité et de veiller à ce qu’un langage non sexiste soit neutre.

Accès aux services en français

Le MPG, en partenariat avec la CSJ et la CJO et d’autres participants clés de la justice, a mené à bien une initiative à Sudbury (2019-2020) et par la suite à North Bay (2021-2022) afin d’identifier davantage des occasions d’améliorer l’accès des Franco-Ontariens aux services judiciaires et de faire entendre des instances judiciaires en français ou bilingues dans ces communautés.

Le 1er février 2022, l’article 126 de la Loi sur les tribunaux judiciaires a élargi l’accès à la justice pour les usagers francophones des tribunaux. La DST a mis en œuvre des modifications visant à renforcer l’accès à la justice en français en permettant à un plus grand nombre de plaidoiries ou d’autres documents déposés par une partie, ainsi qu’à un processus délivré dans le cadre d’une instance ou donnant lieu à une instance d’être rédigés en français et d’élargir l’accès à la traduction des documents. Cela signifie que les parties ont le droit de déposer des documents rédigés en français devant tous les tribunaux de l’Ontario, dans tous les types d’instances, et de demander et de recevoir du tribunal la traduction de tout document déposé qui est écrit en français ou en anglais dans l’autre langue.

La DST a également mis en œuvre les nouvelles dispositions sur les langues officielles de l’article 23.2 de la Loi sur le divorce , qui sont entrées en vigueur en Ontario le 1er février 2022. Ces dispositions permettent aux procédures en vertu de la Loi sur le divorce de se dérouler en français ou en anglais, ou les deux, et permettent à toute personne d’utiliser l’une ou l’autre des langues officielles, y compris de déposer des documents, de témoigner et de présenter des observations. L’article 23.2 garantit également le droit de toute partie à un juge qui parle la même langue officielle ou les deux langues officielles et contient d’autres dispositions qui appuient les droits en matière de langues officielles dans les procédures en vertu de la Loi sur le divorce.

La DST a également pris des mesures pour mettre en œuvre des exigences améliorées en matière de services en français prescrites par le Règlement de l’Ontario 544/22 pris en application de la Loi sur les services en français. À compter du 1er avril 2023, ce nouveau règlement prescrit neuf mesures liées à « l’offre active » de services en français par les organismes gouvernementaux de l’Ontario, y compris les ministères. Les neuf mesures sont semblables aux normes de service actuelles du ministère en matière de prestation de services en français, mais elles vont au-delà à certains égards.

La Division s’assure que les clients sont au courant de la possibilité de demander des services en français et que tous les nouveaux employés reçoivent une formation au cours de leur période d’orientation initiale sur les obligations en matière de services en français et sur les ressources à leur disposition.

Sensibilisation culturelle

La DST et la Division de la justice autochtone du ministère coprésident un groupe de travail qui a élaboré une ébauche de protocole pour appuyer la pratique autochtone de cérémonies de purification par la fumée et du calumet dans les édifices du ministère, y compris les palais de justice. Le protocole reflète la reconnaissance par le ministère des droits des peuples autochtones de mener des pratiques culturelles, et que les cérémonies de purification par la fumée et du calumet sont profondément spirituelles et constituent un mode de vie pour de nombreux peuples autochtones.

Une fois finalisé, le protocole fournira des conseils au personnel du ministère pour soutenir les Peuples autochtones qui souhaitent organiser des cérémonies de purification par la fumée et du calumet dans les espaces du ministère.

Formation sur les compétences culturelles autochtones

La DST, de concert avec l’ensemble de la FPO, s’est engagée à participer à une formation complète sur les compétences culturelles autochtones. Dans le but de faire participer les participants à une formation virtuelle multi-modules avec des commentaires interactifs. Cette formation virtuelle accueille également de nombreuses discussions en ligne avec des animateurs et d’autres participants sur une période de huit semaines.

La Division s’est engagée à veiller à ce que tous les gestionnaires et le personnel assistent à la formation. De nombreux employés de première ligne dans les collectivités comptant d’importantes populations autochtones ont déjà suivi la formation et la Division demeure déterminée à s’assurer que tout le personnel restant reçoit la formation dans la mesure où elle est réalisable sur le plan opérationnel.

S’engager à la fidélisation du personnel

Les employés de la DST participent au Sondage annuel sur l’expérience des employés de la FPO, qui fournit à la Division des statistiques et une compréhension précieuses de notre organisation. La Division s’est engagée à utiliser les résultats de ce sondage pour améliorer continuellement l’expérience des employés. Un comité divisionnaire est chargé d’analyser les constatations, de les comparer à l’ensemble de la FPO et de faire rapport sur les initiatives entreprises pour s’assurer que la division est réceptive aux problèmes cernés par l’effectif de la division.

Programme de soutien aux jurés — Counseling pour les jurés

Depuis le 31 janvier 2017, le ministère offre un programme de soutien aux jurés. Le programme offre des conseils gratuits et confidentiels à tous les jurés qui veulent du soutien, y compris les jurés qui ont participé à des procès criminels ou civils et à des audiences d’enquête du coroner. Les séances de counseling sont offertes sans frais aux jurés et sont offertes en français et en anglais, par téléphone/ATS, courriel, vidéoconférence, en personne ou d’une autre manière convenue par le conseiller et le juré.

Plus de 263 heures de counseling ont été offertes depuis le lancement du programme.

En janvier 2023, des changements ont été apportés au programme pour tenir compte de la modification apportée au Code criminel par le projet de loi S-206, qui permet aux jurés de divulguer des renseignements relatifs aux procédures devant jury aux professionnels de la santé dans certaines circonstances.

Ordinateurs et imprimantes d’accès public dans les centres d’information sur le droit de la famille

La Division continue de fournir des ordinateurs et des imprimantes d’accès public dans 16 centres d’information sur le droit de la famille (CIDF) en Ontario. Cette initiative permet aux clients des CIDF d’utiliser cet équipement pour accéder aux ressources en ligne sur le système de justice familiale et remplir et imprimer des formulaires judiciaires aux fins de dépôt.

L’apparition de la COVID-19 a eu une incidence sur le service, car les tribunaux ont temporairement cessé d’utiliser les ordinateurs d’accès public.

Dans leur conception actuelle, les ordinateurs et les imprimantes des CIDF offrent aux clients les outils nécessaires pour parcourir les ressources en ligne et imprimer des documents au palais de justice.

Le ministère continuera d’examiner ses plans pour ces services afin d’améliorer l’accès du public à l’information sur le système de justice familiale, notamment en les rendant plus accessibles.

Appuyer les services axés sur le client

La Division évalue les services afin d’assurer l’affectation efficace et optimale des ressources judiciaires, un meilleur accès à la justice et la prestation d’autres options de services.

Recouvrement de l’arriéré

Soutenir le rétablissement de l’arriéré dû à la pandémie et assurer un accès continu à la justice pour tous les Ontariens et Ontariennes.

Objectifs de rendement :

  • diriger et appuyer la mise en œuvre d’audiences judiciaires virtuelles afin d’accroître les audiences en personne
  • soutenir le personnel et les participants du secteur de la justice avec des processus et des procédures qui réduisent la charge de travail pour tous les secteurs d’activité

Réponse au rétablissement après la pandémie de COVID-19

En 2022-2023, la DST a continué de maintenir la prestation des services judiciaires à distance tout en retournant à de plus grands volumes de services en personne dans les palais de justice après la pandémie. Des efforts continus ont été déployés pour déterminer et mettre en œuvre des améliorations aux processus afin d’appuyer le recouvrement de l’arriéré des activités des tribunaux dans les tribunaux de la province. Par exemple, la division a :

  • poursuivi l’élargissement des services de dépôt en ligne par l’entremise des Services de justice en ligne afin de permettre le dépôt en ligne de plus de 700 documents relatifs à la faillite, au droit civil, à la Cour divisionnaire, à la famille et à la Cour des petites créances;
  • continué de traiter les demandes de dépôt par courriel de documents judiciaires et les demandes de copies de documents judiciaires;
  • aidé les fournisseurs de services de médiation familiale et d’information à offrir virtuellement des services de médiation et de coordonnateur de l’aiguillage en matière d’information;
  • continué d’offrir des programmes d’information obligatoire (PIO) en ligne;
  • continué de mettre en œuvre les ordonnances de la CSJ ordonnant la suspension de certaines audiences de la Cour des petites créances et ordonnant la mise au rôle des audiences et des procès à distance à la Cour des petites créances.

Stratégie vidéo

Ensemble, le MPG, le ministère du Solliciteur général (SolGen) et les tribunaux travaillent à bâtir un système de justice plus accessible, plus réceptif et plus résilient en établissant des façons nouvelles et novatrices de fournir des services à distance, en personne et en ligne dans le cadre de la Stratégie accélérée de justice du MPG et de la Stratégie pour les vidéoconférences dans le secteur de la justice pénale du Solliciteur général.

Les projets d’audiences virtuelles et hybrides (AVH) et la Stratégie pour les vidéoconférences dans le secteur de la justice pénale (SVSJP) visent tous deux à améliorer la capacité à distance, améliorant ainsi l’accès à la justice. Bien qu’ils soient complémentaires, ils ont chacun des objectifs distincts.

L’initiative AVH est axée sur la modernisation et l’expansion des capacités d’audience virtuelle de la province pour tous les participants à tous les types d’affaires. Cette initiative améliorera l’accès à la justice en rendant plus facile et plus pratique pour les participants aux tribunaux de s’engager virtuellement avec les tribunaux, peu importe où ils se trouvent dans le processus judiciaire ou dans la province.

Les installations des salles d’audience continuent d’être déployées dans le cadre de cette initiative. Au 31 mars 2023, 90 installations d’AVH étaient terminées. La DST continue de travailler avec les participants du ministère de la Justice pour déployer des installations supplémentaires dans ses salles d’audience hautement prioritaires

La SVSJP vise à moderniser et à offrir des vidéoconférences pour les comparutions en détention dans le cas d’affaires criminelles entre les tribunaux et les établissements correctionnels (voir la section sur les mesures du rendement et les réalisations pour la comparution en cour en établissement par type). De plus, la SVSJP appuie les consultations vidéo avec l’avocat de la défense des accusés en détention. Au cours de la période visée par le rapport, un établissement et 12 installations de salles de cour pour la SVSJP ont été déployés.

La pandémie de COVID-19 a entraîné un certain nombre de défis et de retards pour la livraison d'AVH et de SVSJP. Les perturbations de la chaîne d’approvisionnement mondiale ont eu une incidence sur l’achat d’équipement de vidéoconférence et de matériaux de construction. Les protocoles de santé et de sécurité ont eu une incidence sur l’accès aux tribunaux et aux institutions ainsi que sur la gestion de l'augmentation de la demande de personnel ayant une expertise technologique.

La portée du projet SVSJP a également été élargie. La stratégie originale de SVSJP était axée sur le passage aux comparutions à distance pour 90 % de la plupart des types de comparutions devant les tribunaux préparatoires au procès à la Cour de justice de la CJO. En réponse à la pandémie, la portée s’est élargie pour inclure potentiellement tous les types de comparutions devant les tribunaux, y compris les comparutions de plus longue durée telles que les enquêtes sur le cautionnement complexes, les audiences préliminaires et les procès, lorsque le fonctionnaire judiciaire qui préside le juge approprié.

La pandémie a mis en évidence la nécessité d’un changement dans les solutions technologiques pour refléter le fait que le lien du « point final » pour les participants aux tribunaux est maintenant réparti dans divers endroits éloignés (p. ex. bureaux à domicile et bureaux d’avocats), plutôt que concentré dans les palais de justice.

En 2022, une structure de gouvernance conjointe a été établie pour superviser tous les projets liés à la vidéo et à la technologie dans le secteur de la justice, y compris les AVH, la SVSJP et d’autres projets en vidéoconférence connexes. La structure de gouvernance comprend à la fois le Comité directeur mixte chargé des projets de vidéoconférence (CDMPV) et le Comité directeur exécutif mixte chargé des projets de vidéoconférence (CDEMPV).

Le CDMPV est une équipe interdisciplinaire de prise de décisions interministérielle avec des représentants de plusieurs divisions du MPG et de SolGen, ainsi que de la CJO et de la CSJ. Le CDMPV assure la supervision et l’orientation des projets de vidéoconférence et de technologie et assure la collaboration, l’engagement et la gestion du changement dans le secteur. Il relève du CDEMPV.

Le CDEMPV assure la gouvernance stratégique de projets ou d’initiatives liés à la vidéo et à la technologie dans le secteur de la justice. Son mandat est de promouvoir la collaboration à l’échelle du secteur sur les projets, de déterminer les priorités du secteur de la justice et de diriger les équipes de projet sur l’ordre de priorité des travaux. Il est composé de sous-ministres adjoints (SMA) de SolGen, de sous-procureurs généraux adjoints (SPGA) du MPG et de représentants de la CJO et de la CSJ.

Services de justice en ligne

Au cours de la période visée par le rapport, la DST a continué d’améliorer et d’élargir la plateforme des Services de justice en ligne (SJL). Le 12 décembre 2022, le Portail de soumission en ligne pour les actions civiles a été élargi pour permettre aux documents de la Cour divisionnaire d’être déposés en ligne et un nouveau portail en ligne des soumissions de faillite a également été lancé pour permettre aux documents d’être déposés en ligne dans les procédures de faillite.

La DST a accru la sensibilisation aux processus en ligne pour soumettre des documents au tribunal en :

En juin 2022, les membres de l’équipe des SJL ont été sélectionnés pour le prix Eagle « Innovateur » de la Direction générale du Conseil des finances et de la gestion des affaires pour avoir ouvert la voie avec vision, s’être transformés par l’intuition, l’imagination et l’initiative et avoir mis à profit les partenariats et la créativité pour obtenir des résultats opportuns.

Améliorations aux services de sténographe judiciaire

Les Services de sténographe judiciaire (SSJ) de la Division poursuivent leurs efforts pour s’assurer que les sténographes judiciaires comprennent l’importance de prendre un dossier judiciaire de bonne qualité et de s’assurer que les enregistrements sont stockés de manière sûre et sécurisée. Au cours de la période visée par le rapport, les SSJ ont procédé à :

  • la mise à jour du Règlement de l’Ontario 94/14 : Frais pour les transcriptions judiciaires. Les mises à jour comprenaient l’introduction de transcriptions électroniques certifiées; des frais actualisés pour les relevés de notes imprimés et de nouveaux frais pour les relevés de notes électroniques; et des précisions sur la façon dont les frais réglementés s’appliquent aux transcriptions destinées aux affaires de la CAO et de la Cour divisionnaire.
  • La mise à jour du Règlement de l’Ontario 158/03 : Certification des enregistrements et des transcriptions effectués en vertu de la Loi sur la preuve afin de mieux refléter l’utilisation de transcriptions électroniques certifiées, y compris un formulaire 2 mis à jour pour les transcriptions papier, un nouveau formulaire 3 pour les transcriptions électroniques et des éclaircissements sur les obligations d’un transcripteur judiciaire autorisé lors de la certification des transcriptions.
  • la mise en œuvre d’un nouveau format pour les enregistrements audio préparés en vertu de la politique d’accès au son des tribunaux. Les parties qui commandent peuvent désormais recevoir des enregistrements dans un format compatible avec une plus large gamme d’appareils (par exemple, Apple/IOS).
  • la mise en œuvre d’un nouveau processus pour permettre au personnel des tribunaux de préparer l’accès aux enregistrements audio lorsque des enregistrements qui comprennent l’interprétation simultanée sont demandés.
  • la mise en œuvre d’un sondage de rétroaction audio au tribunal pour les transcripteurs judiciaires autorisés à remplir lorsqu’il y a des problèmes de qualité audio avec l’enregistrement du tribunal qu’ils reçoivent à des fins de transcription. La rétroaction a permis à la DST d’identifier et d’apporter des améliorations pour atténuer les problèmes audio à l’avenir et de formuler des recommandations pour améliorer le processus d’enregistrement judiciaire.

Prestation de services d’homologation

Au cours de la période visée par le rapport, le personnel des tribunaux des successions a continué de mettre en œuvre les nombreux changements transformationnels introduits pendant la période de pandémie afin de rationaliser la prestation des services d’homologation. Ces mesures consistent entre autres à :

  • traiter des demandes d’homologation déposées par courriel;
  • délivrer des certificats d’homologation par voie électronique et les remettre par courriel;
  • effectuer le processus de recherche de dossiers judiciaires successoraux nécessaire pour les demandes d’homologation au moyen d’un processus décentralisé;
  • remplir les nouveaux avis normalisés du registraire aux demandeurs concernant les questions relatives à leurs demandes d’homologation
  • utiliser une nouvelle méthode électronique pour suivre l’état des demandes d’homologation;
  • traiter les demandes conformément au nouveau processus d’homologation simplifié pour les successions de petite valeur.

En plus des mesures énoncées dans la section Modernisation au cours de la période 2022-2023, la DST a introduit les mesures suivantes pour améliorer la prestation des services d’homologation en :

  • consacrant plus de ressources en personnel au traitement des demandes d’homologation dans les tribunaux à volume élevé
  • élaborant et en mettant en œuvre un nouveau programme de formation centralisée intensive d’une semaine à l’intention du personnel des tribunaux des successions dans l’ensemble de la province qui :
    • fournit aux nouveaux employés une base solide pour commencer à traiter les demandes
    • assure des approches cohérentes par le personnel dans différentes régions et libère le temps du personnel des tribunaux locaux qui fournissaient auparavant une telle formation localement en se concentrant sur le traitement des demandes d’homologation;
  • surveille de près les délais de traitement des demandes dans les tribunaux afin de cerner les possibilités d’améliorer la prestation des services d’homologation au tribunal;
  • sensibilise davantage le public aux processus judiciaires de succession et aux changements apportés aux processus au moyen de diverses méthodes, y compris la publication d’avis de réforme des tribunaux successoraux et de résumés détaillés des modifications sur le site Web des formulaires judiciaires de la DST.

Interprètes judiciaires

La Division reconnaît les besoins changeants de la population diversifiée de l’Ontario en fournissant des services d’interprétation dans toutes les langues, y compris des services linguistiques visuels, conformément aux exigences législatives et stratégiques en matière d’administration de la justice.

La Division continue de fournir des interprètes dans les langues les plus couramment utilisées, ainsi que dans d’autres langues dont la demande augmente. La DST offre régulièrement des séances de préparation aux examens aux interprètes judiciaires actuels et potentiels, ce qui comprend la fourniture de ressources documentaires pour appuyer le développement de leurs compétences en interprétation. Une fois agréés, les interprètes judiciaires indépendants sont tenus de respecter systématiquement les Règles de déontologie des interprètes judiciaires du ministère.

L’Unité des services d’interprétation judiciaire (USIJ) a intensifié ses efforts de recrutement pour les langues à forte demande et les langues de moindre diffusion. L’USIJ a rehaussé ses efforts pour mobiliser les établissements d’enseignement, les consulats, les organismes sans but lucratif et les organismes communautaires afin de créer un bassin de talents.

En outre, l’unité se concentre sur la reprise des tests des interprètes agréés conditionnellement dans le but de les élever au statut d’interprètes pleinement agréés. Le fait de s’assurer que des interprètes pleinement agréés sont en place réduit le risque potentiel de plaintes de qualité, d’annulations de procès ainsi que de demandes de « voir-dire ».

Au cours de 2022-2023, la DST a effectué 61 tests d’interprétation judiciaire, ce qui a abouti à l’embauche de deux nouveaux interprètes pleinement accrédités et à l’accréditation complète de cinq interprètes accrédités conditionnellement. Le ministère a également ajouté 17 nouveaux interprètes accrédités conditionnellement au Registre des interprètes judiciaires indépendants accrédités (« registre des interprètes »). Le registre des interprètes compte 375 interprètes pleinement agréés et 286 interprètes agréés conditionnellement. De plus, le ministère compte 28 interprètes pour les langues autochtones dans le registre ainsi que 28 interprètes pour les langues des affaires.

En 2022-2023, la DST a poursuivi le déploiement de la technologie dans les salles d’audience afin de s’assurer que toutes les interprétations orales pour les audiences en personne, à distance et hybrides puissent être consignées dans le dossier du tribunal conformément à la politique du ministère en matière d’enregistrement, et aux modifications à la Loi sur le divorce exigeant que toutes les interprétations en français soient enregistrées dans les procédures en matière de Loi sur le divorce.

La modernisation de la prestation des services d’interprétation dans les tribunaux de l’Ontario grâce au déploiement d’ordinateurs portatifs d’interprétation simultanée à distance, de câbles d’adaptateur spécialisés et de trousses de casques d’écoute a permis aux interprètes de fournir des services d’interprétation simultanée à distance ou de n’importe où dans la salle d’audience.

Ensemble, cet équipement fonctionne pour enregistrer l’interprétation sur le dossier. Il imite également la fonctionnalité d’une cabine d’interprétation pour relier les interprètes et leurs clients à une fraction du coût de construction de cabines physiques dans la salle d’audience. La portabilité de l’équipement signifie également qu’il peut être stationné et déployé là où il est le plus nécessaire.

Le personnel de la Cour a reçu des séances de formation sur le déploiement du nouvel équipement ainsi que des instructions étape par étape mises à jour. Des documents d’appui ont également été élaborés pour aider les interprètes à établir leur horaire pour toutes les questions nécessitant une interprétation simultanée.

Programme des agents de règlement des différends

Le Programme des agents de règlement des différends (ARD) continue d’appuyer la prestation d’un système judiciaire simplifié et efficace en maximisant la probabilité d’un règlement le plus rapide possible sans qu’il soit nécessaire de se présenter à des juges.

Lors de la tenue d’une première conférence de cas, les ARD peuvent :

  • tenter de cerner, de résoudre ou de régler les questions en suspens sur la base du consentement;
  • aider les parties à organiser leurs questions et leurs documents de divulgation pour rendre l’affaire « prête pour le juge »;
  • aider les parties à obtenir une ordonnance sur consentement signée ou une ordonnance de divulgation du tribunal, le cas échéant.

En août 2022, le procureur général et le juge en chef de la CSJ ont convenu d’une autre prolongation de trois ans du protocole d’entente régissant le programme des ARD, et ce, jusqu’au 9 septembre 2024.

Par conséquent, le programme est maintenant offert dans 12 établissements de la CSJ.

Services de bibliothèque judiciaire

Les Services de bibliothèque judiciaire (SBJ) répondent aux besoins de recherche, d’apprentissage et d’information des juges, des juges de paix, des avocats en recherche judiciaire et des auxiliaires juridiques. En 2022-2023, les SBJ a continué de se concentrer sur les programmes et les services qui favorisent la satisfaction de la clientèle et la sensibilisation à ses services.

Les SBJ ont :

  • augmenté les points d’accès pour les publications imprimées en organisant l’accès numérique et en ajoutant ou en mettant à jour les métadonnées de 283 titres dans le catalogue de la bibliothèque pour la découverte et l’accès aux ressources;
  • aidé la magistrature à trouver des renseignements juridiques et législatifs en répondant à 99 demandes de recherche et en organisant 28 demandes de prêt interbibliothèques en 2022-2023;
  • organisé et distribué plus de 740 bulletins numériques de sensibilisation à l’actualité au cours de l’exercice, avec des liens vers les dernières nouvelles et des ressources juridiques;
  • organisé des séances de formation régulières pour utiliser efficacement les ressources en ligne afin de récupérer l’information pertinente. Le taux de participation à ces séances a augmenté lentement. En 2022-2023, les SBJ ont organisé 14 séances de formation pour les magistrats et les auxiliaires juridiques
  • en tant que Secrétariat du droit d’auteur pour les trois tribunaux pour le contenu sur le site Web des tribunaux; reçu et accordé six demandes de droit d’auteur depuis le 22 avril
  • en tant que webmestre pour les sites Web internes et destinés au public pour les trois  tribunaux; affiché environ 460 décisions judiciaires, avis et mises à jour sur les sites Web des trois tribunaux depuis avril 2022; et
  • contribué au lancement de la CAO pour la nouvelle base de données sur les décisions publiques de l’Ontario de Lexum. La bibliothèque a également répondu à 162 correspondances reçues sur les sites Web des tribunaux

Formulaires judiciaires

L’Unité des formulaires, qui fait partie des SBJ, a créé ou mis à jour environ 400 formulaires, manuels et guides judiciaires.

Plus de 5 000 formulaires et documents ont été migrés vers un nouveau site de stockage SharePoint afin d’assurer une facilité d’utilisation continue pour tous les membres du cluster justice.

Lors du décès de la reine, l’Unité des formulaires a mis à jour environ 500 documents avec des références au nouveau monarque.

De plus, l’Unité des formulaires a permis à des centaines d’utilisateurs d’accéder aux outils en ligne dont ils ont besoin pour le travail quotidien et a tenu à jour plusieurs sites Web pour le personnel, les services de police et le public.

Loi sur les infractions provinciales

L’unité du soutien à l’application de la Loi sur les infractions provinciales (LIP) du ministère continue de fournir un soutien opérationnel et stratégique aux 68 partenaires municipaux de la province qui administrent les tribunaux devant lesquels les affaires relatives à la Loi sont entendues. Cela comprend la publication régulière de bulletins d’information et d’autres correspondances pour communiquer les normes minimales et les pratiques exemplaires liées à la procuration, le cas échéant.

L’Unité du soutien à l’application de la LIP du ministère continue d’effectuer des examens stratégiques et législatifs de la Loi afin de proposer des modifications aux lois et aux règlements, ainsi qu’aux formulaires connexes. Plusieurs progrès ont récemment été réalisés dans le système judiciaire de la LIP, y compris une variété de modifications législatives et réglementaires.

Le 22 mars 2023, le projet de loi 46, la Loi de 2023 visant à réduire les formalités administratives pour un Ontario plus Efort, qui comprenait des modifications de rationalisation à la Loi, a reçu la sanction royale. Une fois que ces modifications à la LIP entreront en vigueur, le 22 septembre 2023, les greffiers du tribunal seront autorisés à accueillir les demandes de réouverture d’une condamnation — une fonction qui ne pouvait auparavant être exercée que par un juge de paix

Services de médiation familiale et d’information

Les Services de médiation familiale et d’information (SMFI) sont la gamme de services actuellement financés par le ministère pour les clients en droit de la famille. Ces services comprennent les coordonnateurs des services d’information et d’orientation, le Programme d’information obligatoire (PIO) et la médiation sur place et hors site. La DST a conclu des contrats avec des fournisseurs de services externes pour la prestation de ces services dans l’ensemble de l’Ontario.

En 2022-2023, les fournisseurs de services du SMFI ont adapté un modèle de prestation de services hybride pour répondre aux besoins de leurs collectivités. Bien que la majorité des services soient offerts virtuellement, des services en personne ont également été offerts. En 2022-2023, le volume de services offerts par les coordonnateurs des services d’information et d’orientation était considérablement plus élevé que les années précédentes, car ils ont été mis à disposition en ligne et en personne. Le PIO demeure virtuel à l’échelle de la province et continue d’être bien accueilli.

La Division mesure le pourcentage de clients satisfaits des CIDF, des PIO et des SMF (voir la section Mesures du rendement et réalisations). L’évaluation de ces mesures appuie les priorités stratégiques suivantes de la Division :

  • mettre l’accent sur les activités de base, ce qui comprend le soutien de la magistrature et la prestation d’excellents services à la clientèle aux utilisateurs des tribunaux
  • inculquer une culture d’évaluation et d’amélioration continues
  • appuyer la production de rapports publics sur les résultats

Satisfaction des CIDF* :

  • En 2019-2020, 527 sondages sur la satisfaction à l’égard des CIDF ont été recueillis à l’échelle provinciale (une baisse de 53,5 % par rapport à 2018-2029).
  • En 2021-2022, 113 sondages sur la satisfaction à l’égard des CIDF ont été recueillis à l’échelle provinciale (une augmentation de 32,9 % par rapport à 2020-2021).
  • En 2022-2023, 112 sondages sur la satisfaction à l’égard des CIDF ont été recueillis à l’échelle provinciale (une diminution de 0,9 % par  à 2021-2022).

Satisfaction à l’égard des PIO* :

  • En 2019-2020, 4 135 sondages sur la satisfaction à l’égard des PIOont été recueillis à l’échelle provinciale (une baisse de 17,9 % par rapport à 2018-2019).
  • En 2021-2022, 1 771 sondages sur la satisfaction à l’égard des PIO ont été recueillis à l’échelle provinciale (une augmentation de 93,1 % par rapport à 2020-2021).
  • En 2022-2023, 1 283 sondages sur la satisfaction à l’égard des PIO ont été recueillis à l’échelle provinciale (une baisse de 27,5 % par rapport à 2021-2022).

Satisfaction des Services de médiation familiale* :

  • En 2019-2020, 1 130 sondages sur la satisfaction ont été recueillis à l’échelle provinciale (une baisse de 7,5 % par rapport à 2018-2019). Le taux global de règlement par médiation pour les utilisateurs du service (ententes combinées complètes et partielles) pour les services sur place et hors site était de 79,3 % (une augmentation de 1,5 % par rapport à 2018-19).
  • En 2021-2022, 95 sondages sur la satisfaction à l’égard des SMF ont été recueillis à l’échelle provinciale (une augmentation de 11,8 % par rapport à 2020-2021). Le taux global de règlement par médiation pour les utilisateurs du service (ententes combinées complètes et partielles) pour les services sur place et hors site était de 75,2 % (une diminution de 0,8 % par rapport à 2020-21).
  • En 2022-2023, 51 sondages sur les SMF ont été recueillis à l’échelle provinciale (une diminution de 46,3 % par rapport à 2021-2022). Le taux global de règlement par médiation pour les utilisateurs du service (ententes combinées complètes et partielles) pour les services sur place et hors site était de 74,9 % (une diminution de 0,3 % par rapport à 2021-22).

*REMARQUE : Tous les chiffres excluent les sondages incomplets reçus qui n’ont pas pu être entrés dans SurveyMonkey ou sur la page Web du sondage du gouvernement de l’Ontario.

Modifications législatives

Dans le cadre de la Loi de 2023 visant à réduire les formalités administratives pour un Ontario plus fort, qui a été présentée à l’Assemblée législative le 23 novembre 2022 et a reçu la sanction royale le 22 mars 2023 (L. O. 2023, ch. 2), la DST a apporté plusieurs modifications à la Loi sur les tribunaux judiciaires, à la Loi sur les jurys et à la Loi sur les infractions provinciales.

Afin de renforcer la capacité judiciaire de la CJO et de réduire ainsi l’arriéré, le sous-alinéa 44 (2) de la Loi sur les tribunaux judiciaires a été modifié temporairement pour permettre à un juge provincial à la retraite de travailler comme juge à temps partiel jusqu’à 75 % du service à temps plein au cours d’une année civile, au lieu de 50 %. La limite reviendra à 50 % le 1er avril 2024. Cette modification s’inscrit en complément des modifications réglementaires apportées par le ministère des Finances au Règlement de l’Ont. 290/13 introduites le 20 avril 2022, qui éliminent temporairement la « récupération » de la pension lorsque le revenu combiné d’un juge à temps partiel provenant des jours de séance et des prestations de retraite dépasse le salaire d’un juge à temps plein.

Une autre initiative comprenait des modifications à l’article 11 de la Loi sur les infractions provinciales, qui permettront aux greffiers de la cour plutôt qu’aux juges de paix de recevoir et d’accorder des demandes de radiation de condamnations à compter du 22 septembre 2023.

Dans le cadre de la modernisation de l’administration des jurés (voir la section suivante), l’article 6 de la Loi sur les jurys a été modifié pour permettre l’utilisation de questionnaires électroniques à l’intention des jurés. Une personne qui reçoit l’un ou l’autre type de questionnaire du jury peut également demander des mesures d’adaptation pour des raisons d’accessibilité. Un certain nombre de modifications complémentaires ont également été apportées à la Loi.

De plus, l’alinéa 24 (2) a) et le paragraphe 87.1 de la Loi sur les tribunaux judiciaires, concernant les juges provinciaux qui ont entendu des affaires civiles avant le 1er septembre 1990, ont été abrogés, au fur et à mesure de leur utilisation.

Modernisation

Simplifier et transformer les processus judiciaires pour moderniser les services judiciaires.

Objectifs de rendement :

  • Travailler efficacement dans l’ensemble du secteur de la justice avec le personnel et les groupes d’intervenants en partageant les ressources et en assurant l’accès à la technologie.
  • Mobiliser les participants du secteur de la justice pour encourager les solutions de rechange novatrices à relever les défis liés à la prestation de services; encourager les nouvelles idées, l’innovation et la prise de risques intelligente.

Modernisation de la CSJ et de la CJO

Services de justice en ligne

La plateforme Services de justice en ligne (SJL) héberge plusieurs portails en ligne qui sont disponibles 24 heures sur 24, sept jours sur sept.

Ces portails de soumissions ont été lancés pour fournir un accès aux services de justice au public d’une manière sûre et réactive pendant la pandémie de COVID-19, mais ont depuis continué d’être améliorés et élargis pour soutenir le rétablissement de l’arriéré et les efforts de modernisation en cours du ministère. Les utilisateurs peuvent également payer en toute sécurité les frais de dépôt aux tribunaux via les portails de dépôt/émission et de soumissions par carte de crédit ou de débit et tenir un registre de leurs dépôts en ligne.

Le personnel de la DST examine les documents soumis en ligne par l’entremise des portails de soumission et détermine s’ils peuvent être acceptés pour dépôt ou délivrance en fonction des règles judiciaires applicables et des avis et directives de pratique régionaux ou provinciaux des tribunaux.

Au cours de la période visée par le rapport, l’équipe de projet des SJL pour le dépôt en ligne a continué de se réunir chaque semaine pour examiner les problèmes et cerner les possibilités d’améliorer les portails et les processus de dépôt et de délivrance électroniques.

La DST, de concert avec le Groupement ITI des Services technologiques pour la justice (STJ), a continué d’améliorer les Services de justice en ligne (SJL).

Au cours de la période visée par le rapport, trois itérations des SJL (la dernière en date du 12 décembre 2022) ont contribué à simplifier le processus de soumission de documents pour les plaideurs et le processus d’examen des documents pour le personnel des tribunaux, ainsi qu’à augmenter le nombre de documents qui peuvent être déposés ou délivrés par voie électronique. Les améliorations ont permis d’automatiser le téléchargement des documents et des pièces jointes, ce qui permettra au personnel d’économiser du temps de saisie des données, ce qui :

  • permettra l’acceptation de documents contenant des lacunes, en épargnant le temps et les dépenses qui sont autrement associés au rejet d’une présentation;
  • permettra aux déclarants de divulguer leur propre numéro de référence et d’examiner les documents soumis, ce qui accroît la convivialité pour les déclarants;
  • a créé un nouveau portail en ligne sur les demandes de faillite;
  • permet la soumission en ligne de documents de la Cour divisionnaire (par l’entremise du Portail de soumission en ligne pour les actions civiles).

Portail de soumission en ligne pour les actions civiles

Le Portail de soumission en ligne pour les actions civiles, un portail de soumission de documents en ligne lancé en août 2020 pour les affaires judiciaires civiles, continue d’être amélioré pour une meilleure expérience utilisateur et une plus grande efficacité. Le Portail de soumission en ligne pour les actions civiles a été élargi pour inclure les affaires de la Cour divisionnaire en décembre 2022, et permet maintenant la soumission en ligne d’environ 400 types de documents de la Cour civile et divisionnaire.

Portail en ligne pour les actions civiles

Le Portail en ligne pour les actions civiles est un service qui a été introduit en 2017 pour permettre aux documents d’être déposés automatiquement ou en ligne dans les actions en justice civile devant la CSJ, sans avoir à se rendre au palais de justice.

Portail de soumission en ligne pour les instances en droit de la famille

Le Portail de soumission en ligne pour les instances en droit de la famille a été lancé en août 2020 pour permettre aux personnes de soumettre plus de 150 documents de la Cour de la famille auprès de la Cour de justice de l’Ontario et de la Cour supérieure de justice (Cour de la famille).

Service en ligne pour les instances en droit de la famille

Le Service en ligne pour les instances en droit de la famille a été introduit en 2018 pour permettre aux parties de demander le divorce conjoint avec un redressement corollaire ou d’entamer un divorce simple. Les demandes présentées par l’entremise de ce service sont automatiquement émises et déposées auprès du tribunal, et des copies des documents délivrés sont retournées au déclarant.

Portail de soumission en ligne de la Cour des petites créances

Le Portail de soumission en ligne de la Cour des petites créances a été lancé en janvier 2021 pour les affaires devant la Cour des petites créances et continue d’être amélioré pour une meilleure expérience utilisateur et une plus grande efficacité pour le personnel.

Portail de soumission en ligne pour les procédures de faillite

Le Portail de soumission en ligne pour les procédures de faillite a été lancé en décembre 2022 pour permettre aux utilisateurs de soumettre environ 120 types de documents pour dépôt et/ou délivrance en matière de faillite auprès de la CSJ.

Outil de recherche d’information sur les causes

Le 17 août 2020, en collaboration avec la magistrature, le ministère a lancé l’Outil de recherche d’information sur les causes. À l’époque, l’outil permettait des recherches à distance de certains renseignements sur les affaires civiles et pénales de la CSJ accessibles au public. Depuis le 21 mars 2022, l’outil a été élargi pour permettre aux utilisateurs d’effectuer des recherches à distance de certains renseignements sur les affaires criminelles de la CJO accessibles au public.

De l’information sur les types de cas suivants est actuellement accessible dans l’outil :

  • les affaires civiles devant la CSJ (à l’exception de la Cour des petites créances, de la Cour divisionnaire, des successions non contentieuses [homologation] et des questions de faillite)
  • les affaires criminelles actives devant la CSJ (y compris les affaires relatives aux jeunes, mais en initialisant le nom de l’accusé)
  • les affaires criminelles actives concernant les adultes à la CJO;

Les affaires criminelles actives sont celles dont la date d’audience est la plus proche, les causes dont la date d’audience a été rendue au cours des sept derniers jours ou les causes pour lesquelles un mandat d’arrêt a été délivré au cours des cinq dernières années.

Les tribunaux ont fourni ces renseignements pour permettre aux utilisateurs de trouver des renseignements sur l’état d’avancement des affaires judiciaires, ainsi que pour contribuer à la réalisation de recherches à distance en matière de litiges (civils).

CaseLines

CaseLines est une plateforme de partage de documents basée sur l’infonuagique qui prend en charge les audiences en personne et virtuelles. La plateforme permet :

  • le partage de documents déposés antérieurement dans n’importe quel format électronique lors d’audiences en personne, virtuelles et hybrides (les audiences hybrides signifient que certains participants y assistent virtuellement et que d’autres y assistent en personne);
  • aux fonctionnaires judiciaires et au personnel des tribunaux de recevoir des documents et de fournir des documents, tels que des ordonnances ou des motifs de décision, aux parties et aux avocats;
  • aux fonctionnaires judiciaires, aux parties et aux avocats d’accéder aux copies des documents judiciaires soumis pour une audience pendant et après l’audience.

En consultation avec la CSJ et la CJO, le ministère a lancé avec succès la plate-forme pour les affaires civiles, familiales et pénales devant la CSJ et les affaires familiales devant la CJO.

Au début de septembre 2022, le projet pilote Aide juridique Ontario/Avocats de service a été lancé dans quatre palais de justice à l’aide de la plateforme CaseLines. Dans le cadre du projet pilote, lorsqu’un plaideur autoreprésenté fait la sensibilisation auprès d’Aide juridique Ontario avant la date prévue de l’instance, l’avocat de service peut accéder à la trousse de documents judiciaires sur CaseLines, ce qui élimine la nécessité de tenir des réunions en personne ou de se présenter au palais de justice pour accéder au dossier du tribunal. Le projet pilote a été étendu à 10 sites supplémentaires en février 2023.

Service des pensions alimentaires pour enfants (SPAE)

Le Service des pensions alimentaires pour enfants (SPAE) reste disponible dans toute la province pour permettre aux parents d'établir et de mettre à jour les montants des pensions alimentaires pour enfants en ligne sans avoir à se rendre au tribunal, ce qui permet d'éviter que les procédures simples relatives aux pensions alimentaires pour enfants ne soient traitées par le système judiciaire.{187} Cela permet d’économiser du temps et de l’argent pour les parents séparés lors de la résolution des obligations alimentaires nouvelles et continues. Le SPAE en ligne offre aux demandeurs admissibles une solution de rechange facile à utiliser pour assister au tribunal, ce qui améliore l’expérience des intervenants du secteur de la justice et permet d’économiser les ressources divisionnaires et judiciaires.

En décembre 2022, le ministère a accepté de travailler avec le ministère des Finances pour apporter d’importantes améliorations au système visant à améliorer la prestation du SPAE. Ces améliorations comprennent l’amélioration de l’expérience utilisateur, l’ajout de la technologie de signature électronique (OPSdocs eSignature) pour supprimer les exigences de consentement papier et les modifications du système et des processus informatiques désignés par un examen Lean et lors des tests d’utilisabilité terminés à l’été 2022. Ces améliorations au système seront mises en œuvre en août 2023.

Projet Parcours guidés d’Éducation juridique communautaire Ontario

En mai 2021, le ministère a conclu une nouvelle entente de paiement de transfert avec Éducation juridique communautaire Ontario (EJCO) afin de fournir un financement durable pour les Parcours guidés en droit de la famille sur deux exercices financiers (2021-2022 et 2022-2023). Ces outils interactifs en ligne aident les Ontariennes et Ontariens à remplir leurs formulaires judiciaires facilement et avec précision, ainsi qu’à obtenir des renseignements juridiques personnalisés pour les aider à résoudre leurs questions de droit de la famille.

Le financement du ministère à EJCO appuie la maintenance du contenu et le soutien continu à l’administration du système (c.-à-d. maintenir l’agent conversationnel en direct d’EJCO pour que le public interagisse avec le personnel d’EJCO pendant les heures d’ouverture d’EJCO).

En novembre 2021, le ministère s’est engagé à verser des fonds supplémentaires pour élargir les Parcours guidés dans les domaines suivants :

  • Parcours guidés pour les victimes de mauvais traitements et de violence familiale;
  • Parcours guidés pour la Cour des petites créances
  • L’amélioration des Parcours guidés existants pour les formulaires de la Cour de la famille;

Entre le 1er mars 2022 et le 30 avril 2023, l’EJCO a créé une nouvelle voie de règlement des différends familiaux, une nouvelle voie relative aux victimes de violence et de violence familiale et a commencé à travailler à la création de nouvelles voies axées sur les procédures de la Cour des petites créances, qui seront finalisées d’ici juin 2023.

Modernisation de la CSJ

Outil en ligne pour la convocation des jurés

En réponse à la pandémie, le ministère a lancé un outil en ligne de présélection et d’enregistrement des jurys en août 2020. La partie de l’outil en ligne de présélection et d’enregistrement des jurys réservée au public était à la disposition des jurés potentiels jusqu’au 28 mars 2022, ce qui leur a permis de demander un report de la fonction de juré lié à la COVID-19 et les a encouragés à contacter le palais de justice pour les demandes d’accommodement, si nécessaire, avant la date de leur assignation, éliminant ainsi les déplacements inutiles au palais de justice. L’outil a examiné plus de 161 000 jurés potentiels.

Le 26 septembre 2022, l’outil en ligne de présélection et d’enregistrement des jurys a été rebaptisé sous le nom d’Outil en ligne pour la convocation des jurés, lequel offre la possibilité aux jurés potentiels de s’inscrire aux communications par courriel et par SMS. La DST s’est associée aux STJ et aux Services numériques de l’Ontario pour intégrer la messagerie en masse sécurisée à l’aide de l’application Notifier.

La DST a également amélioré la partie interne de l’outil, appelée Outil d’administration pour la convocation des jurés, afin que le personnel des tribunaux puisse saisir les reports, les les excusations et les annulations de tableaux par voie électronique. Cela a éliminé la nécessité pour le personnel des tribunaux de suivre manuellement ces informations dans une feuille de calcul Excel. Cela rationalise le processus de suivi et permet des mises à jour en temps réel.

Le 13 février 2023, des formulaires en ligne ont été lancés pour que les jurés potentiels puissent demander un report, une excusation ou une mesure d’adaptation en matière d’accessibilité via le portail Outil en ligne pour la convocation des jurés. De nouveaux processus ont également été introduits dans l'Outil d’administration pour la convocation des jurés pour tenir compte de ces formulaires en ligne remplis par les jurés potentiels.

Modernisation des processus financiers :  système de gestion des fiducies et modernisation des services bancaires

La modernisation des processus financiers vise à simplifier les processus financiers, à accroître la surveillance et à introduire de nouvelles options de services bancaires électroniques pour les clients de la Cour civile et de la Cour des petites créances, ainsi que l'exécution des décisions en matière familiale.

Le projet de système de gestion des fiducies vise à remplacer l’actuel système de traitement et de gestion des produits de l’exécution des ordonnances par un seul système durable et pan provincial  mis au point par les STJ.

Le travail de déploiement du système de gestion des fiducies sur d’autres sites pilotes s’est poursuivi en 2022-2023. Des modules et du matériel de formation virtuels ont été utilisés pour appuyer l’apprentissage du personnel, au lieu de la formation en personne conventionnelle.

La Division est également en train de remplacer les arrangements bancaires propres aux bureaux des finances et de l’application de la loi par un modèle de fournisseur de services unique.

Modernisation de la CJO

Système de transmission électronique des dossiers en affaires criminelles

En Ontario, la plupart des causes criminelles sont intentées lorsque la police se présente physiquement à un tribunal pour « déposer » un renseignement en comparaissant devant un juge de paix et en jurant que les accusations portées dans les renseignements sont conformes au meilleur de leur connaissance ou de leur croyance.

Le ministère a modernisé et numérisé la façon dont les accusations criminelles portées par la police sont portées devant les tribunaux et traitées. Cela a été fait en partenariat avec SolGen et en collaboration avec la CJO.

Le Système de transmission électronique des dossiers en affaires criminelles permet de transférer par voie électronique un dossier d’accusation de la police au tribunal. Une fois que le juge de paix a reçu la trousse, il entre sa décision quant à savoir si les accusations ou l’affaire iront de l’avant (ce qu’on appelle le processus de délivrance), signe numériquement des documents ou demande des renseignements supplémentaires.

La demande renvoie automatiquement les décisions et les documents de processus délivrés par le tribunal à la police. La décision est également téléchargée directement pour la création de nouvelles affaires dans le système de suivi des affaires judiciaires (ICON), éliminant ainsi le besoin de saisie manuelle des données par le personnel des tribunaux.

En permettant un échange de données plus rapide et modernisé avec la police, l’application a établi une étape importante vers la modernisation des processus pour le domaine de la pratique criminelle et a permis de réaliser des gains d’efficacité dans les tribunaux d’accueil de la province.

Le projet du Système de transmission électronique des dossiers a débuté en novembre 2019 dans la région du Centre-Est. Depuis juin 2022, la transmission électronique des dossiers a été mise en œuvre avec succès dans toutes les cours de justice criminelles de l’Ontario de la province.

Répertoire numérique des accusations

Le Répertoire numérique des accusations (RNA) appuie la numérisation de l’information criminelle de la CJO. Il permet d’utiliser les renseignements reçus par l’entremise de la demande de réception électronique comme document numérique qui peut être mis à jour, approuvé, récupéré et partagé par voie électronique.

Le RNA a été mis en œuvre pour appuyer l’ouverture de la CJOT, située au 10, rue Armoury, et du Centre de mises en liberté sous caution pour la région de Toronto. Le RNA a été mis à l’essai au 2201 Finch le 16 janvier 2023 et étendu aux autres palais de justice de Toronto (le 13 février pour le 311 Jarvis; le 27 février pour College Park; 6 mars pour 1000 Finch; le 11 mars pour le tribunal de fin de semaine et de jour férié [WASH]; 13 mars pour 1911 Eglinton; et le 20 mars pour l’ancien hôtel de ville).

Ordonnances électroniques criminelles

L’initiative des ordonnances électroniques criminelles a considérablement accéléré la production des ordonnances des tribunaux criminels en leur permettant d’être créées à l’écran à l’aide d’un formulaire électronique et signées dans la salle d’audience. Ils sont ensuite communiqués par voie électronique aux participants du ministère de la Justice, comme la police, les agents de probation et les services aux victimes.

La DST travaille à l’introduction d’un formulaire supplémentaire — Note de service au surintendant de la prison concernant la prochaine comparution devant le tribunal d’un prisonnier accusé d’une autre accusation que celle pour laquelle le prisonnier est sous garde. Le mémorandum informe l’établissement de garde que, bien que la personne ne soit pas en détention pour les accusations énumérées dans le mémorandum, la personne est détenue pour une autre raison et doit être transportée de l’établissement de garde au tribunal pour la comparution spécifiée (ou comparaître virtuellement).

Le personnel de la DST continue d’utiliser ces modèles pour accélérer les affaires devant les tribunaux.

Programme d’établissement électronique des horaires

L’Outil électronique ESP d’établissement du rôle est une application en ligne qui fournit aux coordonnateurs des procès un outil de mise au rôle uniforme à l’échelle de la, province pour gérer les affaires criminelles de la CJO.

L’Outil électronique ESP d’établissement du rôle apporte une modernisation à l’établissement des horaires des juges, des comparutions devant les tribunaux et des salles d’audience, et permet au tribunal de mieux gérer ses pratiques d’établissement des horaires criminels. L’outil permet :

  • l’identification et l’organisation efficaces des besoins en ressources des salles d’audience;
  • la gestion efficace des horaires judiciaires;
  • des processus communs et uniformes qui simplifient la formation du personnel entre les palais de justice;

La mise en œuvre provinciale de l’outil ESP s’est terminée en février 2021. Après la mise en œuvre provinciale, l’application est passée à un état de gestion des versions similaire à ICON et FRANK.

La mise au point de la solution ESP Mobile View a commencé au printemps 2021. La solution ESP Mobile View est une extension de l’application ESP. La solution offre aux juges la possibilité de voir les affaires judiciaires qui leur sont inscrites dans l’outil, via l’application Outlook disponible sur les appareils mobiles judiciaires. La mise au point de la solution s’est achevée au début de 2022. Un projet pilote de la solution a suivi au printemps-été 2022. La solution a ensuite été mise en œuvre auprès de tous les juges de la CJO de la province de l’automne 2022 à l’hiver 2023.

Modernisation des lois et des règlements

Projet de loi S-4

Le 15 décembre 2022, le projet de loi S-4, Loi modifiant le Code criminel et la Loi sur l’identification des criminels et a apporté des modifications connexes à d’autres lois (réponse à la COVID-19 et autres mesures) a reçu la sanction royale. Le projet de loi S-4 est entré en vigueur le 14 janvier 2023.

Le projet de loi S-4 a modifié le Code criminel afin de :

  • élargir la disponibilité des comparutions à distance par audioconférence et vidéoconférence pour les accusés et les délinquants permettre au tribunal d’ordonner la prise d’empreintes digitales à l’étape de la mise en liberté provisoire et à toute autre étape du processus de justice pénale si les empreintes digitales n’auraient pas pu être prises auparavant pour des raisons exceptionnelles;
  • remplacer le processus de télémandat par un processus qui permet de demander et de délivrer une grande variété de mandats de perquisition, d’autorisations et d’ordonnances au moyen d’un moyen de télécommunication;
  • élargir le pouvoir des tribunaux d’établir des règles de gestion des instances permettant au personnel des tribunaux de s’occuper de questions administratives pour les accusés qui ne sont pas représentés par un avocat;
  • permettre l’utilisation de moyens électroniques ou d’autres moyens automatisés pour le processus de sélection des jurés;
  • prévoir la participation de jurés éventuels au processus de sélection des jurés par vidéoconférence dans certaines circonstances.

La DST a mis en œuvre ces modifications importantes au Code criminel en élaborant de nouvelles procédures, en modifiant les formulaires judiciaires existants et en élaborant de nouveaux formulaires judiciaires.

La Division participe activement aux travaux en cours nécessaires pour rendre pleinement opérationnels tous les nouveaux processus introduits par le biais du projet de loi S-4.

Sélection électronique ou automatisée des jurés

Les modifications apportées dans le projet de loi S-4 permettent d’utiliser tout moyen électronique ou automatisé pour sélectionner les jurés, à condition que les jurés soient choisis au hasard, comme l’exige le processus de sélection des jurés. La DST explore actuellement des options qui pourraient être utilisées devant les tribunaux en consultation avec la CSJ.

Participation des jurés par vidéoconférence

Le projet de loi S-4 prévoit que le tribunal peut, avec le consentement du poursuivant et de l’accusé, permettre ou exiger que tout ou partie des jurés éventuels participent au processus de sélection des jurés par vidéoconférence, s’il est d’avis que cela serait approprié. La DST consulte la CSJ pour déterminer comment cela peut être opérationnalisé si le tribunal l’ordonne et avec le consentement de toutes les parties.

Modifications à la Loi sur les jurys

La Loi de 2023 visant à réduire les formalités administratives pour un Ontario plus fort, a reçu la sanction royale le 22 mars 2023. La Loi a modifié le paragraphe 6 (1) de la Loi sur les Ejurys afin de supprimer l’obligation de fournir aux jurés éventuels une version papier du questionnaire du jury, sauf sur demande. Bien que le ministère puisse déjà offrir un autre canal en ligne, ce changement réduit les coûts administratifs et facilite la participation des jurés potentiels au système judiciaire.

Le questionnaire en ligne sera introduit en 2023 en tant que programme pilote pour évaluer l’impact sur les taux de réponse dans différentes communautés. Les jurés potentiels pourront toujours recevoir une copie papier du questionnaire sur demande.

Un certain nombre d’autres modifications complémentaires à la Loi sur les jurys ont également été apportées, notamment en accordant plus de temps à une personne pour demander des mesures d’adaptation pour des raisons d’accessibilité afin de remplir son formulaire de questionnaire du jury.

Règles du tribunal civil

La DST continue de jouer un rôle clé dans le travail continu du Comité des règles en matière civile visant à améliorer les procédures pour les plaideurs dans les instances civiles devant la Cour supérieure de justice, la Cour des petites créances et la CAO pour l’Ontario.

Au cours de la période visée par le rapport, les processus des tribunaux civils et des successions ont été améliorés grâce à quatre règlements modifiant les Règles de procédure civile (dans la CSJ et la CAO) et les Règles de la Cour des petites créances qui ont introduit des exigences simplifiées en matière de preuve de signification pour les professionnels du droit, simplifié les procédures judiciaires successorales et amélioré l’harmonisation des procédures judiciaires civiles introduites pendant la pandémie.

Les règles ont été modifiées pour :

  • réduire le fardeau administratif et les coûts pour les praticiens du droit de fournir une preuve de signification des documents de la Cour civile en établissant un nouveau certificat de signification d’avocat non assermenté à utiliser dans la CSJ et la CAO, et le certificat de signification de l’avocat ou du parajuriste à utiliser à la Cour des petites créances, comme solution de rechange facultative à l’affidavit de signification traditionnel
  • réduire le temps et les dépenses associés à la demande d’une ordonnance de renonciation ou de réduction d’un cautionnement d’administration de la succession dans une demande d’homologation en établissant un processus
  • rendre plus facile et moins coûteuse la demande d’homologation en expliquant les exigences relatives aux obligations d’administration de la succession et aux paiements de dépôt d’impôt de l’administration des successions dans les formulaires de demande, et en autorisant un moyen simplifié de fournir les informations au tribunal par le biais des formulaires
  • appuyer les audiences virtuelles et faciliter la préparation judiciaire avant les audiences en mettant à jour la date limite de dépôt de certains documents

Décisions de la Cour de la famille

La DST continue de jouer un rôle clé dans le travail continu du Comité des règles de la famille visant à améliorer les procédures pour les plaideurs en droit de la famille.

Par exemple, au cours de la période visée par le rapport, les Règles en matière de droit de la famille ont été modifiées pour :

  • améliorer la protection de la vie privée des enfants faisant l’objet d’un litige familial en exigeant que les membres du public qui cherchent à avoir accès aux dossiers judiciaires impliquant des enfants donnent d’abord un préavis écrit de 10 jours aux parties (et parfois à l’avocat des enfants)
  • appuyer et faire le suivi des demandes initiales pour le retrait ou la rétention injustifiés d’enfants, en mettant l’accent sur le traitement rapide de ces cas par le biais de la gestion des cas; établir des délais pour les comparutions et de nouvelles exigences pour que la DST transmette au Bureau de l’avocat des enfants toutes les demandes et réponses où le renvoi illicite international est allégué
  • encourager la divulgation financière avant une conférence de cause
  • renforcer l’obligation pour les parties de se concerter avant une conférence relative à la cause et souligner les conséquences si les parties ne se concertent pas comme il se doit

Modernisation du processus de la Cour des successions

Au cours de la période visée par le rapport, le personnel des tribunaux des successions a continué de mettre en œuvre les nombreux changements transformationnels introduits pendant la période de pandémie afin de rationaliser la prestation des services d’homologation. Ces mesures sont décrites dans la section sur la réponse au rétablissement après la pandémie de COVID-19.

Au cours de la période visée par le rapport, le personnel des tribunaux de succession a mis en œuvre de nouvelles règles et formulaires du tribunal de la succession qui ont remanié le processus d’homologation afin de réduire le temps et les coûts associés à la demande d’homologation. Il s’agit notamment de la mise en œuvre des changements de règles et de formulaires suivants introduits en 2022 :

  • des changements aux règles et aux formulaires des tribunaux de la succession qui simplifient le processus d’homologation en éliminant 43 formulaires de cour de succession et en les remplaçant par 8 nouveaux formulaires plus faciles à remplir et à traiter, et en rationalisant les processus de service et de dépôt (janvier)
  • de nouvelles règles créant un processus pour demander une ordonnance de renonciation à l’impôt sur l’administration de la succession et aux exigences de cautionnement ou de réduire le montant du cautionnement au moyen d’une demande d’homologation (juillet)
  • des modifications aux formulaires de demande d’homologation qui offrent un moyen plus facile de divulguer des renseignements sur les paiements d’impôt de l’administration des successions et les obligations d’administration des successions et de fournir des conseils sur les exigences (juillet)

Le personnel des tribunaux des successions a participé à des séances de formation en direct sur les nouveaux processus et a acquis des connaissances grâce à un nouveau manuel complet des procédures successorales (publié en janvier 2022 et mis à jour en juin 2022), à un nouveau guide du personnel et à des vidéos d’information.

Au cours de la période visée par le rapport, la DST a activement cerné et examiné des options pour améliorer la prestation des services d’homologation grâce à des changements aux processus et à l’utilisation de la technologie. Les nouvelles méthodes électroniques permettront de :

  • cerner les obstacles législatifs à la présentation d’une demande d’homologation (un testament en dépôt auprès du tribunal) à une étape plus précoce du traitement d’une demande visant à réduire le volume de plusieurs avis du registraire délivrés, ce qui permet au demandeur d’économiser du temps et des coûts;
  • réduire le temps requis par le personnel des tribunaux successoraux pour préparer et remettre les avis aux fiduciaires de la succession et à leurs avocats.

La DST a également continué de contribuer à l’analyse et à l’élaboration d’options pour la réforme des tribunaux successoraux en participant au Sous-comité des successions du Comité des règles en matière civile et au Comité de la magistrature et du Barreau des successions de l’Ontario.

Modifications d’ordre administratif aux règlements pris en application de la Loi sur l’administration de la justice

Pour s’assurer que les services et les programmes judiciaires sont rentables et durables, les frais existants de la Cour civile, de la Famille et de la Cour des petites créances sont automatiquement rajustés en fonction de l’inflation

Tous les trois ans conformément aux règlements suivants pris en vertu de la Loi sur l’administration de la justice 

  • Règlement de l’Ont. 332/16 (Cour des petites créances — Frais et allocations)
  • Règlement de l’Ont. 417/95 (CSJ — Tribunal de la famille — Frais)
  • Règlement de l’Ont. 293/92 (CSJ et CAO — Frais)

Les seuils d’admissibilité financière pour les dispenses de frais prescrits en vertu du Règlement de l’Ont. 2/05 (Dispense des frais) sont automatiquement ajustés en fonction de l’inflation en même temps afin d’assurer un accès continu à la justice pour les personnes ayant des difficultés financières. Cela signifie qu’un plus grand nombre de personnes pourraient être admissibles à la dispense de leurs frais judiciaires.

Des modifications d’ordre administratif ont été apportées aux quatre règlements afin de remplacer les anciennes valeurs monétaires par les nouvelles valeurs monétaires calculées à partir de la formule de chaque règlement. Les modifications sont entrées en vigueur le 1er janvier 2023. Ces changements font en sorte qu’il est plus facile pour une personne qui lit le règlement à compter du 1er janvier 2023 de connaître les frais et les seuils qui s’appliquent à elle.

Généralités

Déploiement de matériel d’enregistrement d’interprétation dans les salles d’audience

En 2022-2023, la DST a progressé dans la modernisation de la prestation des services d’interprétation. Pour appuyer la politique officielle visant à consigner toutes les interprétations orales devant les tribunaux provinciaux et les modifications apportées à la Loi sur le divorce, le ministère et les STJ ont déployé l’équipement suivant dans les salles d’audience désignées :

  • 499 trousses de casques et de pédales pour interprétation
  • 434 ordinateurs portables
  • 720 câbles d’adaptateur personnalisés

Les trousses de casques et de pédales pour interprétation imitent la fonctionnalité des cabines d’interprétation en permettant aux interprètes de fournir une l’interprétation simultanée depuis n’importe quel endroit de la salle d’audience. Les ordinateurs portables permettent aux interprètes présents à distance de fournir une interprétation simultanée aux clients distants et en personne via des plateformes de vidéoconférence telles que Zoom. Les câbles d’adaptateur personnalisés permettent l’enregistrement de toutes les interprétations dans le dossier du tribunal de tous les interprètes présents à distance ou en personne.

Assemblées publiques, tables et comités de politiques techniques et opérationnelles

Afin d’encourager le partage interrégional des connaissances et des ressources, la DST a tenu des assemblées publiques sur les coordonnateurs des interprètes judiciaires en mars 2023 et une séance de discussion ouverte sur le coordonnateur de la gestion des enregistrements en mars 2023 pour la direction et le personnel. Les assemblées publiques ont fourni de l’information, des outils et du soutien pour aider le personnel à s’acquitter efficacement de ses fonctions.

Le Comité d’examen et de modernisation des sténographes judiciaires a été mis sur pied en novembre 2020 pour remédier aux problèmes et moderniser le processus d’enregistrement judiciaire.

Voici quelques-unes des initiatives mises en œuvre en 2022-2023 :

  • Une politique pour les moments où les transcriptions judiciaires ne peuvent pas être produites;
  • Des fiches-conseils sur l’étiquette de la salle d’audience pour informer le personnel des tribunaux et les participants des pratiques exemplaires en matière de conduite qui amélioreront la qualité de l’enregistrement et des transcriptions de la cour;
  • Un tableau-synthèse des exigences en matière de rapports judiciaires pour les sténographes judiciaires de l’ensemble de la province afin de veiller à ce qu’ils capturent un enregistrement audio de qualité;
  • Une validation de principe pour tester la fonctionnalité d’un système de stockage en nuage afin d’évaluer l’adéquation en tant que remplacement potentiel de l’utilisation de CD comme dossier judiciaire officiel dans quatre sites pilotes : Kingston, Napanee, Ottawa et Milton
  • l’établissement de la rétroaction sur le sondage sur la qualité des transcripteurs judiciaires autorisés (TJA) en tant que processus permanent, ce qui permet aux TJA de fournir au ministère leurs commentaires et leurs préoccupations concernant la qualité des enregistrements judiciaires.

Le Groupe de travail de l’Unité d’interprétation des tribunaux a été créé en novembre 2020 avec des experts régionaux en la matière pour examiner les structures, les processus et les politiques opérationnels existants relatifs à la prestation de services d’interprétation des tribunaux. La création du groupe de travail fait partie de la réponse du ministère au rapport annuel 2019 du Bureau du vérificateur général de l’Ontario visant à élaborer un plan pour surveiller la conformité, assurer l’efficacité des services d’interprétation et cerner les possibilités d’amélioration. Le groupe de travail se réunit tous les deux mois.

Parmi les initiatives de 2022-2023 dans le cadre desquelles le groupe de travail a fourni des commentaires, citons :

  • l’élaboration d’un nouveau formulaire d’affectation d’interprète pour le personnel du tribunal afin de déterminer le numéro d’identification de la réunion du tribunal et si des interprètes sont nécessaires à distance ou en personne;
  • la mise en œuvre des présentations de factures numériques afin d’améliorer les vitesses de traitement et d’harmoniser les présentations avec les nouvelles exigences des Services partagés de l’Ontario;
  • la mise en œuvre d’une nouvelle instruction étape par étape à l’intention du personnel des tribunaux afin d’appuyer l’enregistrement de l’interprétation en personne et à distance sur les appareils d’enregistrement numériques;
  • les tendances en matière d’établissement de l’horaire des interprètes pour faciliter l’élaboration de la fiche-conseil sur la contre-offre;
  • la déclaration des langues à forte demande pour la priorité dans le plan de recrutement ciblé;

La DST continue d’organiser des réunions de la Table technique des jurys (TTJ) avec des représentants de la direction et du personnel de l’ensemble de la Division. La TTJ a exploré les politiques et les procédures liées aux jurys et a cerné les possibilités d’améliorer le système de jurys de l’Ontario et les priorités en matière de modernisation (voir ci-dessus).

La Direction générale du soutien opérationnel continue d’organiser des tables de concertation techniques et/ou opérationnelles dans les secteurs des affaires criminelles, familiales, civiles et des petites créances, de l’exécution de la loi et des successions. Des experts en la matière de toutes les régions et des bureaux ministériels participent aux tables pour fournir une expertise technique, stratégique et en planification afin d’appuyer les activités des tribunaux et d’assurer la liaison entre les régions et les directions générales ministérielles.

Pour ce faire, les membres de la table identifient les problèmes ou les nouveaux domaines de préoccupation, identifient les initiatives et les réformes à venir pour la contribution, surveillent les résultats et proposent des solutions pour améliorer l’accès à la justice et approfondir l’administration des tribunaux.

À partir de mars 2023, le tableau des politiques opérationnelles de la Cour des petites créances et de la Cour civile ( [CPCCV] ) a adopté un nouveau mandat.

Formation et stabilité

Soutenir le rétablissement de l’arriéré dû à la pandémie et assurer un accès continu à la justice pour tous les Ontariens et Ontariennes

Objectifs de rendement

  • Appuyer et diriger la prestation de la formation au personnel des tribunaux
  • Mettre en œuvre et appuyer la stratégie de dotation à long terme de la DST
  • Mettre en œuvre et appuyer la stratégie de dotation à court terme de la DST

Examen du modèle de dotation en personnel des salles d’audience

La DST a effectué un examen de la dotation en personnel des salles d’audience dans le but d’accroître l’attraction, le maintien en poste et la stabilité de son effectif de première ligne et de renforcer l’excellence dans le service au public et à la magistrature. Par conséquent, la vision de la Division en matière de dotation des tribunaux est axée sur le poste multifonctionnel du préposé aux services à la clientèle et aux tribunaux (PSCT) .

La Division s’est concentrée sur l’embauche de PSCT qui, appuyés par une formation, possèdent les connaissances et les compétences requises pour exercer des fonctions judiciaires et extrajudiciaires. Bien que les postes à durée déterminée continuent d’être un élément essentiel du modèle de dotation des salles d’audience (pour soutenir la nature fluctuante du travail de la division), la division passe à un plus grand nombre de postes permanents à temps plein de PSCT.

Le poste de PSCT continue d’être essentiel à la réussite collective de continuer à soutenir les services essentiels du système de justice. Les PSCT offrent la souplesse et la formation polyvalente nécessaires pour appuyer les déplacements agiles entre les domaines de pratique et les fonctions, et le modèle de dotation du PSCT continuera d’être une priorité pour la Division et le ministère.

Apprentissage et perfectionnement

Le soutien à l’apprentissage et au perfectionnement des employés et des gestionnaires continue d’être une priorité clé pour la DST. La Division s’est engagée à attirer, à former et à maintenir en poste un effectif professionnel, compétent, engagé et inclusif qui favorise la responsabilisation et l’excellence du service.

La DST continue d’élaborer de nouvelles stratégies d’apprentissage et de perfectionnement pour améliorer le processus d’intégration des nouveaux employés, ainsi que du matériel propre au secteur d’activité pour permettre des initiatives de formation croisée.

Avec un engagement envers l’apprentissage et le perfectionnement, la DST a mis sur pied une unité d’apprentissage et de perfectionnement au sein de la Direction générale du soutien ministériel. L’unité travaille avec les régions pour répondre à leurs besoins en matière de formation, répond aux besoins urgents et prioritaires des divisions et élabore du contenu et de la formation qui peuvent être offerts de façon centralisée ou par l’entremise du réseau régional de formateurs.

Au début de 2021, le Programme d’orientation et de formation de base de la DST a été lancé et continue d’être offert sur une base mensuelle à tous les nouveaux employés. Ce programme fournit aux nouveaux employés une orientation normalisée et des compétences de base pour évoluer dans leurs rôles au sein de la DST. Le programme est offert virtuellement et coordonné de façon centralisée.

Les travaux se poursuivent sur la conversion d’autres documents de formation existants sur une gamme de sujets qui ont été conçus à l’origine pour la prestation en — personne afin qu’ils conviennent à la prestation virtuelle.

L’Unité d’apprentissage et de perfectionnement continue de travailler avec les régions pour déterminer les priorités et élaborer un contenu de formation de base.

Stratégie de gestion du talent

La DST adopte activement la Stratégie en matière de talents du MPG afin d’améliorer le développement des titulaires actuels et des successeurs potentiels afin de s’assurer que :

  • une main-d’œuvre qualifiée et diversifiée à tous les niveaux est prête à assumer des rôles plus complexes
  • une plus grande force de leadership aux niveaux des cadres supérieurs et intermédiaires, et des rôles de supervision

La DST connaît des initiatives de modernisation en cours, des environnements d’affaires dynamiques et des données démographiques multigénérationnelles dans le milieu de travail. Tout au long de cette période, la Division continue de se concentrer sur les efforts de gestion des talents comme moyen d’assurer de solides leaders de haute qualité pour l’avenir.

La Division suit de près la feuille de route du ministère en matière de gestion des talents, qui vise à fournir une approche holistique de la gestion des talents en évaluant les postes essentiels à l’entreprise et en identifiant et en développant les talents à fort potentiel pour des rôles