Aperçu

Une personne nommée à titre de commissaire aux affidavits en vertu de la Loi sur les commissaires aux affidavits peut faire prêter serment et recevoir des affidavits et des déclarations ou affirmations solennelles. Elle peut le faire lorsque la loi l’exige ou l’autorise et sous réserve des restrictions précisées dans son certificat de nomination.

Un affidavit est une déclaration écrite, confirmée véridique au moyen d’un serment ou d’une affirmation solennelle. L’affidavit est souvent utilisé comme preuve devant les tribunaux. Un serment ou une déclaration ou affirmation solennelle est une promesse solennelle ayant des conséquences juridiques que reçoit un notaire ou un commissaire aux affidavits.

Le présent guide s’adresse aux personnes qui ont été nommées à titre de commissaire aux affidavits en Ontario. Il décrit les nouveaux pouvoirs et les nouvelles responsabilités du commissaire aux affidavits. Veuillez le lire attentivement et passer en revue la Loi sur les commissaires aux affidavits et le Règlement431/20 – Prestation des serments ou réception des déclarations à distance, avant de commencer à travailler comme commissaire aux affidavits.

Le présent guide ne contient pas de conseils juridiques. Le ministère du Procureur général n’offre ni conseils juridiques ni opinions aux commissaires aux affidavits. Si vous avez des questions sur la façon dont les renseignements contenus dans le guide s’appliquent à vous, veuillez consulter un avocat.

Tampons

Les restrictions dont est assujettie une nomination doivent être indiquées sur un tampon approuvé par le procureur général. Une empreinte du tampon doit être apposée sous la signature de chaque document que vous signez en personne en tant que commissaire aux affidavits.

Les documents reçus sous serment ou déclarations à distance doivent inclure une empreinte du tampon du commissaire aux affidavits ou énoncer les renseignements indiqués sur le tampon. Pour plus de renseignements sur la prestation des serments ou la réception des déclarations à distance, voir ci-dessous.

Le libellé approuvé de votre tampon se trouve dans le document Directives et avis d’approbation de principe qui vous a été envoyé. Vous ne pouvez rien ajouter à votre tampon ni modifier celui-ci à la main.

Vous devez obtenir un nouveau tampon après chaque renouvellement de votre nomination pour indiquer la nouvelle date d’expiration. Pour demander d’apporter des changements à votre tampon, contactez le Bureau des nominations judiciaires .

Modifications à votre nomination

Vous devez signaler au Bureau des nominations judiciaires tout changement à votre emploi, votre adresse ou votre raison sociale pendant la durée de votre nomination. Dans certains cas, le tampon devra être modifié pour refléter le changement.

Conseils juridiques

En tant que commissaire, vous n’êtes pas autorisé à agir ou à vous présenter comme un avocat ou un parajuriste ni à donner des conseils juridiques. Si un déclarant ou un déposant (la personne qui prête serment ou fait la déclaration) demande des conseils juridiques concernant le serment ou la déclaration solennelle qu’il va faire, vous devez refuser et lui recommander de consulter un avocat ou un parajuriste de son choix.

Expiration et renouvellement

Le mandat des commissaires est d’une durée de trois ans et doit être renouvelé à la fin de cette période. Pour renouveler votre mandat, avisez le Bureau des nominations judiciaires du ministère du Procureur général au moins trois mois avant l’expiration de votre mandat. Il n’est pas nécessaire de soumettre un formulaire de nouvelle demande, mais vous devez payer les droits de renouvellement applicables. Vous devez aussi aviser le Bureau de tout changement à vos données depuis la nomination originale.

Vous ne pouvez pas utiliser le pouvoir d’un commissaire après la date inscrite sur le document Directives et avis d’approbation de principe et après la date d’expiration de votre tampon.

Copies certifiées conformes

La Loi sur les commissaires aux affidavits n’autorise pas en soi les commissaires à certifier conformes des copies de documents. Cependant, il se peut que d’autres documents juridiques confèrent ce pouvoir aux commissaires. Le commissaire qui a l’intention de certifier conformes des copies de documents devrait consulter un avocat pour être sûr qu’il est habilité à exercer cette fonction.

Responsabilités du commissaire aux affidavits

L’article 9 de la Loi sur les commissaires aux affidavits énonce les responsabilités suivantes du commissaire aux affidavits :

Présence en personne requise

9 (1) Tout serment est prêté et toute déclaration est faite par le déposant ou le déclarant en présence physique du commissaire, du notaire ou d’une autre personne qui fait prêter le serment ou reçoit la déclaration. 2020, chap. 7, annexe 4, art. 6.

Présence en personne non requise

(2) Malgré le paragraphe (1), si les règlements pris en vertu de la présente loi le prévoient et que les conditions qui y sont prévues sont remplies, un déposant ou un déclarant peut prêter serment ou faire une déclaration conformément aux règlements sans être en présence physique d’un commissaire, d’un notaire ou d’une autre personne qui fait prêter le serment ou reçoit la déclaration. 2020, chap. 7, annexe 4, art. 6

Devoir du commissaire

(3) Le commissaire, le notaire ou l’autre personne qui fait prêter un serment ou reçoit une déclaration s’assure de l’authenticité de la signature du déposant ou du déclarant et fait prêter le serment ou reçoit la déclaration de la manière exigée par la loi avant de signer le constat d’assermentation ou la déclaration. 

Ces exigences doivent être suivies. Si le commissaire ne respecte pas ces devoirs ou les restrictions de sa nomination, la validité juridique de la déclaration ou de l’affidavit qu’il a reçu pourrait être remise en question.

En tant que commissaire, vous pourriez être appelé au tribunal pour confirmer que le serment a été correctement prêté et que la déclaration ou l’affirmation solennelle a été correctement faite. Vous pouvez aussi être tenu personnellement responsable d’avoir fait prêter serment ou reçu une déclaration de façon irrégulière. Selon l’article 10 de la Loi sur les commissaires aux affidavits, est coupable d’une infraction punissable d’une amende d’au plus 2 000 $ le commissaire qui :

  • signe un constat d’assermentation ou une déclaration sans s’être dûment assuré de l’authenticité de la signature du déposant ou du déclarant
  • ne fait pas prêter le serment ou ne reçoit pas la déclaration de la manière exigée par la loi avant de signer le constat d’assermentation ou la déclaration

Par ailleurs, selon l’article 138 du Code crimineldu Canada, est coupable d’un acte criminel passible d’un emprisonnement maximal de deux ans, quiconque signe un écrit donné comme étant un affidavit ou une déclaration solennelle et comme ayant été fait sous serment ou déclaré devant lui :

  • alors que cet écrit n’a pas été ainsi fait sous serment ou déclaré 
  • lorsqu’il sait qu’il n’est pas autorisé à faire prêter le serment ou à recevoir la déclaration.

Révocation de la nomination

Le procureur général peut révoquer la nomination d’un commissaire n’importe quand.

Votre nomination peut être révoquée si vous enfreignez les lois ci-dessus ou si vous ne respectez pas vos devoirs en vertu de la Loi sur les commissaires aux affidavits.

Accessibilité

Les commissaires doivent veiller à ce que les services fournis en personne et à distance soient accessibles pour les personnes handicapées comme l’exigent le Code des droits de la personne et la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO).

Il pourrait être utile de passer en revue le règlement Normes d’accessibilité intégrées pris en vertu de la LAPHO pour obtenir des renseignements sur les formats accessibles et les aides à la communication. Ces renseignements seront particulièrement utiles pour les commissaires qui décident d’offrir leurs services de prestation de serments et de réception de déclarations à distance.

Comme indiqué dans le règlement Normes d’accessibilité intégrées, les aides à la communication sont notamment :

  • le sous-titrage
  • le langage clair
  • le langage gestuel
  • d’autres aides qui facilitent une communication efficace

Les formats accessibles sont notamment :

  • un format en gros caractères
  • un format audio ou électronique enregistré
  • du braille
  • d’autres formats que peuvent utiliser les personnes handicapées

Autres exemples de services accessibles :

  • services d’interprétation
  • technologies fonctionnelles comme services de dictée ou de lecture d’écran
  • plateformes audio-visuelles qui offrent une fonctionnalité de sous-titrage

Recevoir un affidavit ou une déclaration écrite en personne

Nota : Les commissaires ne peuvent pas faire prêter leur propre serment ou recevoir leur propre déclaration.

Vérifier la signature

Vous avez l’obligation de vous assurer de l’authenticité de la signature du déposant. L’affidavit ou la déclaration doit par conséquent être signé devant vous, et le déposant ou déclarant doit fournir une preuve d’identité.

Faire prêter un serment ou recevoir une déclaration ou affirmation solennelle

Déclarations

La Loi sur la preuve (Ontario) et la Loi sur la preuve au Canada prescrivent la formule de la déclaration solennelle :

« Je, (nom du déclarant), déclare solennellement que (exposer le ou les faits déclarés), et je fais cette déclaration solennelle, la croyant consciencieusement vraie et sachant qu’elle a la même force et le même effet que si elle était faite sous serment.

Déclaré devant moi (signature du commissaire) à (ville ou localité), ce (date) jour de (mois, 20 (année). »

Serments et affirmations solennelles

La Loi sur la preuve (Ontario) exige que le commissaire fasse prêter serment ou reçoive les affirmations solennelles d’une manière qui, selon le déposant, engage sa conscience. Par exemple : faire un serment, avec ou sans texte ou icône religieux, ou une affirmation solennelle.

Il n’y a pas de formule prescrite pour les serments comme pour les déclarations. Ci-dessous, vous trouverez des formules courantes de serments et d’affirmations solennelles. Après avoir reçu l’affidavit, vous pouvez confirmer ce qui suit avec le témoin : « Êtes-vous lié par ce serment/cette affirmation solennelle? »

Exemple de serment

« Jurez-vous que le contenu de l'affidavit que vous avez signé est véridique, que Dieu vous vienne en aide? »

Exemple d’affirmation solennelle

« Affirmez-vous solennellement que le contenu de l'affidavit que vous avez signé est véridique? »

Lorsque le déposant a besoin d’un interprète

« Jurez-vous / affirmez-vous solennellement que vous comprenez aussi bien la langue (nom de la langue d’interprétation) que la langue française, que vous allez traduire fidèlement le serment au déposant ainsi que toute autre chose qui vous sera demandée, au mieux de vos connaissances et aptitudes, que Dieu vous vienne en aide? »

Remplir le constat d’assermentation

Le constat d’assermentation fait partie du document que vous certifiez au moment et à l’endroit où vous recevez l’affidavit ou la déclaration. Il figure habituellement au bas du document. Voici un exemple de constat d’assermentation courant dans un formulaire juridique :

Déclaré sous serment (ou affirmé ou déclaré solennellement) devant moi dans la (ville, localité, etc.) de ……………………….. dans le/la (comté, municipalité régionale, etc.) de.............................., le (date).

………………………………………………………

Commissaire aux affidavits

(UNE EMPREINTE DE VOTRE TAMPON DOIT ÊTRE PLACÉE ICI)

La signature du constat d’assermentation est la dernière étape du processus. L’affidavit ou la déclaration est maintenant complet.

Recevoir un affidavit ou une déclaration écrite à distance

Faire prêter un serment ou recevoir une déclaration à distance exigent les mêmes étapes que l’assermentation en personne, avec quelques règles supplémentaires.

Un serment peut être prêté et une déclaration peut être reçue sans que le commissaire soit présent si, et seulement si, les conditions énoncées dans le Règlement 431/20 – Prestation des serments ou réception des déclarations à distance, sont réunies.

Nota : Aucune disposition de la Loi sur les commissaires aux affidavitsou du Règlement 431/20 – Prestation des serments ou réception des déclarations à distance n’oblige une partie ou l’organisation à qui le document est destiné à accepter un document qui a été assermenté ou reçu à distance. Avant de prêter serment ou de faire une déclaration à distance, le client doit vérifier auprès de la personne ou de l’organisation qui recevra ce document si elle l’accepte. Si elle n’est pas sûre de pouvoir l’accepter ou si elle ne peut pas l’accepter, vous devriez encourager votre client à prêter serment ou à faire la déclaration en personne.

Le serment fait à l’extérieur de l’Ontario devant un commissaire aux affidavits pour l’Ontario, pour un affidavit, a la même validité et le même effet que s’il était fait en Ontario devant un commissaire aux affidavits pour l’Ontario, aux termes du paragraphe 45 (2) de la Loi sur la preuve. En outre, il n’est pas exigé que le commissaire se trouve en Ontario au moment de la signature.

Communication électronique

Le serment doit être prêté ou la déclaration doit être reçue par une méthode de communication électronique, permettant au commissaire et au déposant ou déclarant de se voir, de s’entendre et de communiquer entre eux en temps réel tout au long de l’opération.

Pour des clients qui ont besoin d’un aménagement pour un handicap, vous devriez utiliser des plateformes qui permettent l’utilisation :

  • d’un interprète
  • de technologies fonctionnelles comme des services de dictée ou de lecture d’écran
  • de plateformes audio-visuelles offrant une fonctionnalité de sous-titrage

Facteurs à prendre en considération dans le choix d’une méthode de communication électronique :

  • la sécurité de la plateforme (des personnes autres que le commissaire et le déposant/déclarant peuvent-elles y avoir accès)
  • l’accès facile du déposant/déclarant à la plateforme
  • la fiabilité de la plateforme ou du service pour fournir des services vidéo ou audio en temps réel

Tenue des dossiers

Vous devez tenir un dossier de chaque serment prêté ou déclaration reçue à distance.

Exemples de méthode de tenue de dossiers :

  • tenir un registre de tous les serments prêtés et déclarations reçues à distance
  • conserver une copie de la version finale du document assermenté

Il est aussi possible d’adapter les pratiques de gestion ou de conservation des dossiers pour des services en personne à des services d’assermentation à distance.

Remplir le constat d’assermentation

Lorsqu’un serment est prêté ou qu’une déclaration est reçue à distance, une version modifiée du constat d’assermentation doit être remplie. Cette version modifiée du constat d’assermentation doit indiquer :

Exemple d’une version modifiée du constat d’assermentation pour un document reçu à distance, selon la formule courante dans l’extrait d’un formulaire juridique :

Déclaré sous serment (ou affirmé ou déclaré solennellement) à distance par (nom du client), qui a déclaré se trouver à/dans (la ville, localité, etc.) de …......... dans le/la (comté, municipalité régionale, etc.) de.............................., le (date), conformément au Règl. de l’Ont. 431/20 - Prestation des serments ou réception des déclarations à distance.

………………………………………………………

Commissaire aux affidavits

UNE EMPREINTE DE VOTRE TAMPON OU LES RENSEIGNEMENTS QU’IL INDIQUE DOIVENT ÊTRE PLACÉS ICI.

Si l’empreinte du tampon ou les renseignements ne sont pas placés ici, ils doivent apparaître entièrement ailleurs sur le document reçu.

Les renseignements qui sont indiqués sur le tampon physique doivent également apparaître sur le document reçu à distance.

Précautions

Si vous choisissez d’offrir des services de prestation de serments ou de réception de déclarations à distance, vous devez prendre des mesures raisonnables pour minimiser les risques associés à des services à distance et veiller à ce que le déposant ou le déclarant comprenne ce qui est signé.

Cela ne signifie pas donner un avis juridique, mais plutôt s’assurer que le déposant comprend ce qu’il signe. Par exemple, si l’affidavit est rédigé dans une langue que le déposant ne comprend pas, vous pouvez lui demander s’il comprend ce qu’il signe.

Prendre des mesures raisonnables dans l’exercice de ses fonctions de commissaire peut aussi englober la façon de vérifier l’identité du déposant et de se convaincre de l’authenticité de la signature du déposant, ou la démarche suivie pour faire prêter un serment ou recevoir une déclaration d’une personne aveugle ou dans une des situations spéciales décrites ci-dessous.

Cas spéciaux

Les diverses règles de procédure peuvent contenir certaines exigences supplémentaires pour la réception d’affidavits qui seront utilisés dans des instances auxquelles ces règles s’appliquent. Exemples de règles de procédure :

Exemples de situations où une exigence spéciale pourrait s’appliquer :

  • l’affidavit fait mention d’une pièce
  • l’affidavit est déposé par deux ou plusieurs personnes
  • l’affidavit est déposé par une personne morale ou une société en nom collectif
  • l’affidavit est déposé par une personne aveugle ou illettrée ou une personne qui ne comprend pas la langue de l’affidavit
  • des changements doivent être apportés à un affidavit

Il est de votre responsabilité de savoir quelles sont vos obligations dans un cas précis, y compris l’obligation de fournir des services accessibles. Si vous ne savez pas comment s’appliquent les règles dans votre situation, consultez un avocat.

Pièces jointes à des affidavits

Règles de procédure civile, paragraphe 4.06 (3)

Règles de procédure en matière criminelle de la Cour supérieure de justice (Ontario) , paragraphe 4.06 (3)

Aux termes de ces règles, une pièce dont fait mention un affidavit est marquée comme telle par la personne qui reçoit l’affidavit.

Avant de marquer la pièce, il serait utile de confirmer avec le déposant : « Ce document est-il mentionné dans votre affidavit? »

Une façon courante de marquer la pièce est d’écrire ce qui suit au-dessus de votre signature sur la première page de la pièce ou sur une page de couverture séparée insérée avant la première page de la pièce :

« Il s'agit de la pièce "A" mentionnée dans l'affidavit de (nom du déposant) prêté sur serment/affirmé solennellement devant moi ce (date) jour de (mois), 20(année). »

De nombreux commissaires paraphent aussi chaque page de la pièce pour confirmer qu’aucune page n’a été ajoutée par la suite.

Affidavit par deux déposants ou plus

Règles de procédure civile, paragraphe 4.06 (4)

Règles de procédure en matière criminelle de la Cour supérieure de justice (Ontario) , paragraphe 4.06 (4)

Aux termes de ces règles, s’il y a plusieurs déposants, un constat d’assermentation distinct est rempli pour chacun d’eux, à moins qu’ils ne prêtent serment en même temps et devant la même personne, auquel cas il peut n’y avoir qu’un seul constat portant la mention « déclaré sous serment (ou affirmé solennellement) par les déposants susnommés ».

Affidavit pour une personne morale

Règles de procédure civile, paragraphe 4.06 (5)

Règles de procédure en matière criminelle de la Cour supérieure de justice (Ontario) , paragraphe 4.06 (5)

Si ces règles exigent un affidavit d’une partie qui est une personne morale, un de ses dirigeants, administrateurs ou employés peut prêter serment au nom de celle-ci.

Affidavit pour une société en nom collectif

Règles de procédure civile, paragraphe 4.06 (6)

Si ces règles exigent un affidavit d’une partie qui est une société en nom collectif, un de ses membres ou employés peut prêter serment au nom de celle-ci.

Affidavit par une personne aveugle ou illettrée

Règles de procédure civile, paragraphe 4.06 (7)

S’il vous semble que le déposant est illettré ou aveugle, vous devez certifier dans le constat d’assermentation que l’affidavit a été lu au déposant en votre présence et que le déposant a semblé en comprendre la teneur et qu’il l’a signé ou y a apposé sa marque en votre présence.

Affidavit par une personne incapable de comprendre la langue

Règles de procédure civile, paragraphe 4.06 (8)

S’il vous semble que le déposant ne comprend pas la langue utilisée dans l’affidavit, vous devez certifier dans le constat d’assermentation que l’affidavit a été traduit au déposant, en votre présence, par l’interprète dont vous indiquez le nom, après avoir fait prêter serment à l’interprète d’en donner une traduction fidèle ou lui avoir fait faire une affirmation solennelle à cet effet.

Modifications à un affidavit

Règles de procédure civile, règle 4.06(9)

Règles de procédure en matière criminelle de la Cour supérieure de justice (Ontario) , paragraphe 4.06 (6)

Aux termes de ces règles, vous devez parapher toute modification apportée à un affidavit.

Si les changements ne sont pas paraphés, l’affidavit ne peut pas être utilisé sans l’autorisation du juge ou de l’officier de justice qui préside. Certains commissaires demandent au déposant de parapher aussi les changements apportés.

Serments et affirmations solennelles qui ne sont pas liés à des affidavits

Voici des exemples de serments et d’affirmations solennelles qui sont couramment utilisés dans des situations autres que des affidavits. Comme mentionné ci-dessus, vous avez la responsabilité de demander au déposant quel type de serment ou d’affirmation solennelle engagerait sa conscience.

  • À un témoin durant un interrogatoire préalable -- « Jurez-vous / affirmez-vous solennellement que le témoignage que vous allez rendre sera la vérité, toute la vérité et rien que la vérité? »
  • À un interprète – « Jurez-vous / affirmez-vous solennellement que vous comprenez aussi bien la langue (langue d’interprétation) que la langue française, que vous allez traduire fidèlement le serment ou l’affirmation solennelle au déposant ainsi que toute autre chose qui vous sera demandée, au mieux de vos connaissances et aptitudes? »

Nous joindre

Si vous avez une question au sujet de la nomination des commissaires aux affidavits, contactez le :
Ministère du Procureur général
Bureau des nominations judiciaires
a/s ministère des Services gouvernementaux
77, rue Wellesley Ouest, case 720
Toronto ON  M7A 1N3
Tél. : 416 326-4064
Télé. : 416 326-4065
 appointments@ontario.ca