Devenir commissaire aux affidavits ou notaire (pour une personne qui n’est pas un avocat ou un parajuriste)

Généralités

Un commissaire aux affidavits peut recevoir des affidavits et faire prêter serment ou recevoir des affirmations solennelles ou des déclarations. Les commissaires aux affidavits sont régis par la Loi sur les commissaires aux affidavits.

Certaines personnes exerçant certaines fonctions (par exemple, avocats, parajuristes et secrétaires ou greffiers municipaux) sont d’office des commissaires et ne doivent pas déposer de demande de nomination.

Consulter ici la liste exhaustive de ces fonctions.

Un notaire possède tous les pouvoirs d’un commissaire aux affidavits et peut en plus vérifier si des signatures, des marques et des copies de documents sont véridiques ou authentiques. Les notaires sont régis par la Loi sur les notaires.

Les avocats ou parajuristes doivent suivre une démarche distincte pour être nommés notaires. Renseignements sur la démarche à suivre par un avocat ou un parajuriste de l’Ontario pour devenir notaire.

Examen des demandes

Nous examinons les demandes de nomination au cas par cas. Il faut compter environ quatre à six semaines pour le traitement d’une demande complète dûment remplie. Une demande complète comprend :

• Demande de nomination de commissaire aux affidavits, demande de nomination de notaire non-juriste/non-parajuriste, ou Demande de renouvellement de nomination à titre de commissaire aux affidavits ou de notaire;
• Questionnaire d’auto-évaluation (pour les nouvelles demandes)
• Formulaire d'auto-déclaration et de consentement
• Formulaire de consentement à une vérification de sécurité;
• Documents exigés (à téléverser) :
  • Lettre d’autorisation;
  • Documents propres à la profession

Les demandes incomplètes sont retournées à l’expéditeur. Le dossier de chaque demandeur doit être soumis séparément.

But de la nomination

Si vous êtes nommé à titre de commissaire aux affidavits ou de notaire non-juriste (personne qui n’est ni avocate ni parajuriste) en suivant le processus de demande décrit dans cette page Web, la nomination n’est pas considérée comme :

• une profession,
• une nouvelle entreprise
• un nouvel emploi ou une possibilité de bénévolat.

La nomination est accordée pour conférer à la personne les pouvoirs nécessaires dont elle a besoin pour exécuter ses fonctions ou responsabilités existantes ou des transactions professionnelles régulières.

Nouvelle demande interactive

Un nouveau formulaire de demande interactif est maintenant disponible et doit être utilisé pour toutes les demandes, dont les suivantes :

• une demande de nouvelle nomination à titre de commissaire aux affidavits ou de notaire;
• une demande de nomination à titre de commissaire aux affidavits étudiant en droit;
• une demande de renouvellement de nomination à titre de commissaire aux affidavits ou de notaire;
• une demande de changement ou de révocation d’une nomination.

Remplissez tous les formulaires et envoyez votre candidature

La demande interactive présente aux usagers tous les formulaires requis, adaptés au type de demande choisi. Ces formulaires doivent être remplis d’un coup, en une session ininterrompue. Le temps nécessaire pour remplir la demande entière varie de 10 à 30 minutes, en fonction de la complexité et du type de demande.

Remplir tous les formulaires

Vous serez guidé(e) pas à pas dans la saisie de chaque formulaire que vous devrez remplir un par un. Une fois que vous aurez rempli chaque formulaire et cliqué sur le bouton « Suivant », le système vérifiera que vous avez bien remplis tous les champs obligatoires du formulaire en cours avant de vous permettre de passer au formulaire suivant. 

Ce processus se poursuit jusqu’à ce que tous les formulaires requis , en fonction du type de demande choisi, aient été entièrement remplis et vérifiés.

Signature Électronique

Une fois le dernier formulaire rempli, vous devez signer électroniquement votre dossier de candidature numérique avant de le télécharger sur son ordinateur.

Envoyer le dossier de candidature complet

Vous devez envoyer un ensemble unique et consolidé d'applications ainsi que les documents téléversés par voie électronique (courriel) ou par la poste/messager, selon le type de demande.

Chaque dossier doit être envoyé individuellement.

Nouvelle nomination

Pour les nouvelles nominations, vous devez d’abord remplir et soumettre la demande interactive. Après l’examen du Ministère, s’il est déterminé que vous êtes admissible à une nomination, vous recevrez des instructions par courriel pour soumettre le paiement applicable (chèque ou mandat-poste). Le paiement électronique n’est pas disponible.

Renouvellement d’une nomination

Pour le renouvellement d’une nomination, la trousse de demande dûment remplie doit être imprimée et envoyée par la poste ou par messager avec un chèque ou un mandat-poste pour payer les frais applicables, car le paiement électronique n’est pas disponible.

De plus amples renseignements sont disponibles ci-dessous.

Demande de nomination à titre de commissaire aux affidavits

Qui peut déposer une demande

Pour pouvoir déposer une demande de nomination, il faut :

• être autorisé à travailler au Canada
• travailler dans une entreprise ou une organisation de l’Ontario enregistrée qui a besoin de services de commissaire aux affidavits dans le cadre de ses activités actuelles et habituelles

Les étudiants en droit doivent être employés pendant l’été par un cabinet d’avocats ou une organisation juridique sous la supervision, la direction et les conseils d’un avocat agréé.

Comment faire une demande

Cette demande interactive vous aidera à déterminer si vous êtes admissible à une nomination en répondant à une série de questions.

Si vous y êtes admissible, la demande interactive vous accompagne pas à pas dans la saisie de chaque formulaire qui doit être effectuée en une seule fois, sans interruption Au clic sur « Suivant », la demande interactive vérifiera l’exhaustivité des informations saisies avant de passer au formulaire suivant. Une fois tous les formulaires dûment remplis, les documents requis sont joints et le dossier de candidature a été signé électroniquement, puis enregistré, vous soumettrez votre dossier par voie électronique (courriel).

La trousse de demande comprend les formulaires et documents suivants dûment remplis et signés :

•  Formulaire de demande de nomination à titre de commissaire aux affidavits
• Questionnaire d’auto-évaluation
• Formulaire d’auto-déclaration et de consentement
• Formulaire de consentement à une vérification de sécurité
• Documents à téléverser :
  • Lettre d’autorisation de votre employeur
  • Documents propres à la profession, au besoin

Instructions pour remplir la demande interactive

Étape 1 : Lancer la demande interactive

• Ouvrez la demande interactive.
• Sélectionnez le type de demande qui s’applique à votre situation (par exemple, nouvelle nomination, renouvellement ou modification/révocation).

Étape 2 : Remplir chaque formulaire

• Remplissez le formulaire intégralement.
• Sélectionnez « Suivant » pour confirmer l’exhaustivité et passer au formulaire suivant.

Remarque : Le système procède automatiquement à la vérification des champs obligatoires.

• Si des renseignements obligatoires manquent, vous serez invité à les remplir avant de passer au formulaire suivant.
• Vous ne pourrez progresser que si vous remplissez tous les champs obligatoires.

Étape 3 : Remplir tous les formulaires requis en une session ininterrompue

• Tous les formulaires requis pour le type de demande sélectionné seront chargés automatiquement, un à un, dans un ordre précis une fois vous avez cliqué sur « Suivant » et confirmé qu’ils ont été dûment remplis.
• Vous devez remplir intégralement chaque formulaire du dossier en une seule session ininterrompue. Vous ne pouvez pas remplir un formulaire partiellement, puis le reprendre ultérieurement.
• Répétez ce processus jusqu’à ce que tous les formulaires pertinents aient été remplis et vérifiés.

Étape 4 : Signer électroniquement et enregistrer le dossier de demande

• Une fois que tous les formulaires ont été remplis et que les documents requis ont été téléversés ou joints, vous devez signer électroniquement votre dossier de demande numérique.
• Vous serez invité à enregistrer le dossier de demande dûment rempli et signé sur votre ordinateur. Veuillez respecter la convention de nommage suivante :
  • Nom de famille, prénom, type de demande, nom de l’entreprise/organisme

Étape 5 : Soumettre votre dossier de demande

La méthode de soumission dépend du type de demande :

• Demandes de nouvelle nomination ou de révocation :
  • Envoyez le dossier de demande par courriel à appointments@ontario.ca.
    Remarque : Si le Ministère envisage d’approuver votre demande et que des frais sont imputés, vous recevrez des instructions pour effectuer le paiement.
    
    Si vous avez protégé votre document PDF par mot de passe avant de le téléverser à votre demande, indiquez que votre mot de passe sera envoyé dans un courriel distinct.
• Demandes de renouvellement, de nouvelle nomination ou de modification :
  • Si des frais sont exemptés en vertu du R.R.O. 1990, Règl. 76 ou du R.R.O. 1990, Règl. 831, soumettez votre dossier par courriel à appointments@ontario.ca.
  • Sinon, imprimez votre dossier, y compris tous les documents téléversés/joints, et envoyez-le par la poste ou messager, accompagné d’un chèque ou d’un mandat-poste pour les frais (TPS/TVH non applicable), payable au ministre des Finances à (aucune livraison en main propre) :
    
    Ministère du Procureur général
    Bureau des nominations judiciaires
    77, rue Wellesley Ouest, Case 720
    Toronto (Ontario)
    M7A 1N3

Veuillez ne pas envoyer d’argent liquide ou de données de carte de crédit, car les paiements électroniques ne sont pas proposés. Tout dossier incomplet ou soumis de manière erronée sera rejeté. Le dossier de demande de chaque candidat doit être soumis individuellement.

Les employés du gouvernement fédéral, du gouvernement provincial et d’une municipalité ou d’une Première Nation ou d'une société d’aide à l’enfance sont dispensés du paiement de ces frais. Voir le règlement sur les dispositions générales pour plus de renseignements.

Demande de nomination à titre de notaire (pour une personne qui n’est pas un avocat ou un parajuriste)

Qui peut déposer une demande

Pour pouvoir déposer une demande de nomination à titre de notaire, il faut :

• être autorisé à travailler au Canada
• démontrer que l’authentification de documents en Ontario est une fonction obligatoire de l’emploi de l’auteur de la demande (par exemple, pour un organisme de l’Ontario qui exerce des activités d’échanges commerciaux ou de commerce à l’extérieur de l’Ontario)

La nomination à titre de notaire n’est pas accordée à des personnes qui ne veulent la nomination que pour exercer les pouvoirs d’un commissaire aux affidavits. La nomination à titre de notaire n’est pas non plus accordée pour permettre à l’auteur de la demande de se lancer dans un nouveau secteur d’activités ou un nouvel emploi ou pour élargir les services qu’il offre actuellement à ses clients.

Comment déposer une demande

La nouvelle demande interactive vous aidera à déterminer si vous êtes admissible à une nomination en répondant à une série de questions.

Si vous y êtes admissible, la demande interactive vous accompagne pas à pas dans la saisie de chaque formulaire qui doit être effectuée en une seule fois, sans interruption. Au clic sur « Suivant », la demande interactive vérifiera l’exhaustivité des informations saisies avant de passer au formulaire suivant. Une fois tous les formulaires dûment remplis, les documents requis sont joints et le dossier de candidature a été signé électroniquement, puis enregistré, vous soumettrez votre dossier par voie électronique (courriel).

La trousse de demande comprend les formulaires et documents suivants dûment remplis et signés :

• Formulaire de demande de nomination à titre de notaire non-juriste / non-parajuriste
• Questionnaire d’auto-évaluation
• Formulaire d’auto-déclaration et de consentement
• Formulaire de consentement à une vérification de sécurité
• Documents à téléverser :
  • Lettre d’autorisation de votre employeur
  • Documents propres à la profession, au besoin

Lisez attentivement et suivez les instructions pour compléter la demande interactive. Les dossiers incomplets seront retournés.

Les employés du gouvernement fédéral, du gouvernement provincial et d’une municipalité ou d’une Première Nation ou d’une société d’aide à l’enfance sont dispensés du paiement de ces frais. Voir le règlement sur les dispositions générales pour plus de renseignements.

Renouvellement d’une nomination

Veuillez envoyer votre demande de renouvellement de nomination au moins deux mois avant l’expiration de votre nomination, mais au plus tôt six mois avant cette date. Le ministère aura ainsi suffisamment de temps pour traiter votre demande avant la date d’expiration.

Si vous soumettez votre demande de renouvellement trop près de la date d’expiration de votre nomination, vous prenez le risque que votre nomination expire, ce qui vous obligera à payer des frais supplémentaires ou à devoir présenter une nouvelle demande. Si votre nomination expire dans moins de quatre (4) semaines ou a déjà expiré, vous devez soumettre une nouvelle demande.

Comment déposer une demande

Lors de l’accès à la demande interactive, vous devez choisir le type de demande à soumettre. La demande interactive vous accompagne pas à pas dans la saisie de chaque formulaire, qui doit être effectuée en une seule fois, sans interruption. Au clic sur « Suivant », la demande interactive vérifiera l’exhaustivité des informations saisies avant de passer au formulaire suivant. Une fois tous les formulaires dûment remplis, les documents requis sont joints et le dossier de candidature a été signé électroniquement, puis enregistré, vous soumettrez votre dossier par la poste ou par messager, accompagné du paiement des frais applicables.

La trousse de demande de renouvellement de nomination à titre de commissaire aux affidavits ou de notaire comprend les formulaires et documents suivants dûment remplis et signés :

• Formulaire de demande de renouvellement de nomination à titre de commissaire aux affidavits ou de notaire
• Formulaire d’auto-déclaration et de consentement
• Formulaire de déclaration de consentement à une vérification de sécurité
• Documents à téléverser :
  • Lettre d’autorisation signée par votre employeur avec une empreinte de votre tampon (indiquez tout changement que vous souhaitez apporter à l’énoncé de votre tampon)
  • Documents propres à la profession

Lisez attentivement et suivez les instructions pour compléter la demande interactive. Les dossiers incomplets seront retournés.

Payez les frais

Le tableau ci-dessous indique les frais à payer pour demander le renouvellement ou le changement d’une nomination.

Les frais doivent être payés par chèque ou mandat libellé à l’ordre du « Ministre des Finances ».

Frais à payer pour le renouvellement ou le changement d’une nomination de commissaire aux affidavits

Certaines personnes bénéficient d’une dispense. Pour plus de renseignements, consulter le règlement générales.

Frais à payer pour le renouvellement ou le changement d’une nomination de notaire

Certaines personnes bénéficient d’une dispense. Pour plus de renseignements, consulter le règlement générales.

Quand soumettre une « nouvelle » demande

Que vous soyez commissaire aux affidavits ou notaire non-juriste (personne qui n’est ni avocate ni parajuriste), vous devez soumettre une nouvelle demande pour renouveler ou changer votre nomination si :

• votre nomination a expiré il y a plus de six mois
• votre plus récente nomination concernait un autre secteur d’activités ou un autre organisme
• le nom de votre entreprise ou organisation a changé à cause d’un changement de propriétaire

Une demande de modification ou de révocation (annulation) d’une nomination peut être soumise si :

• vous devez modifier l’énoncé de votre tampon (p. ex., la dénomination sociale de l’entreprise ou de l’organisation a changé);
• vous ou l’entreprise ou l’organisation n’avez plus besoin de la nomination;
• vous n’occupez plus le poste pour lequel vous avez été nommé;
• vous n’êtes plus à l’emploi de l’entreprise ou de l’organisation.

Frais

Les frais à payer pour modifier l’énoncé du tampon de commissaire aux affidavits ou de notaire sont de 17 $. Il n’y a pas de frais à payer pour demander la révocation d’une nomination.

Veuillez noter que les demandes de changement sont assujetties à l’approbation du Ministère.

Comment faire une demande

Lors de l’accès à la demande interactive, vous devez choisir le type de demande à soumettre. La demande interactive vous accompagne pas à pas dans la saisie de chaque formulaire, qui doit être effectuée en une seule fois, sans interruption. Au clic sur « Suivant », la demande interactive vérifiera l’exhaustivité des informations saisies avant de passer au formulaire suivant. Une fois tous les formulaires dûment remplis, les documents requis sont joints et le dossier de candidature a été signé électroniquement, puis enregistré, vous soumettrez votre dossier par la poste ou par messager, accompagné du paiement des frais applicables

Lisez attentivement et suivez les instructions pour compléter la demande interactive. Les dossiers incomplets seront retournés.