Il pourrait y avoir des retards dans le traitement des demandes et des questions. Veuillez écrire à appointments@ontario.ca si vous avez des questions.

Généralités

Un commissaire aux affidavits peut recevoir des affidavits et faire prêter serment ou recevoir des affirmations solennelles ou des déclarations.

Certaines professions (par exemple, avocats, parajuristes et secrétaires ou greffiers municipaux) sont d’office des commissaires et ne doivent pas déposer de demande de nomination. Consulter ici la liste exhaustive de ces professions.

Un notaire possède tous les pouvoirs d’un commissaire aux affidavits et peut en plus vérifier si des signatures, des marques et des copies de documents sont véridiques ou authentiques.

Les avocats ou parajuristes doivent suivre une démarche distincte pour être nommés notaires. Renseignements sur la démarche à suivre par un avocat ou un parajuriste de l’Ontario pour devenir notaire.

Demande de nomination à titre de commissaire aux affidavits

Qui peut déposer une demande

Pour pouvoir déposer une demande de nomination, il faut :

  • être autorisé à travailler au Canada;
  • travailler dans une entreprise ou une organisation de l’Ontario enregistrée qui a besoin de services de commissaire aux affidavits dans le cadre de ses activités habituelles.

Comment faire une demande

  1. Remplir le formulaire de demande

    Remplir et imprimer :

  2. Obtenir une lettre d’autorisation

    La lettre d’autorisation est une lettre de l’employeur proposant la candidature de l’auteur de la demande pour la fonction de commissaire aux affidavits. La lettre d’autorisation dont contenir le titre du candidat, ses fonctions et le type et nombre estimé de documents qu’il sera appelé à traiter. Les travailleurs indépendants peuvent rédiger leur propre lettre d’autorisation.

    Pour plus de renseignements sur la lettre d’autorisation et les exigences qui s’y appliquent, consulter la page 1 du formulaire de demande.

  3. Payer les droits exigés

    Les droits à payer sont de 75 $.

    Ils peuvent être réglés par chèque ou mandat libellé à l’ordre du « Ministre des Finances ». Chaque demande doit être accompagnée de son propre chèque ou mandat de paiement.

    Les employés du gouvernement fédéral, du gouvernement de l’Ontario et d’une municipalité de l’Ontario ou d’une société d’aide à l’enfance peuvent bénéficier d’une dispense des droits. Pour plus de renseignements, consulter le règlement Droits.

  4. Présenter la demande

    La demande doit être envoyée par courriel à appointments@ontario.ca pour les employés :

    • du gouvernement fédéral, du gouvernement provincial et d’une municipalité;
    • d’un gouvernement d’une Première Nation;
    • d’une société d’aide à l’enfance.

    Le formulaire doit être imprimé, scanné et sauvegardé dans un document en format PDF ou Word, protégé par un mot de passe, et envoyé comme pièce jointe au courriel. Le mot de passe doit être envoyé dans un courriel séparé.

    Pour toutes les autres personnes qui déposent une demande, le formulaire de demande dûment rempli, la lettre d’autorisation et le chèque ou mandat de paiement des droits doivent être envoyés par la poste au :

    Ministère du Procureur général
    Bureau des nominations judiciaires
    a/s Ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs
    77, rue Wellesley Ouest, CASE 720
    Toronto (Ontario)
    M7A 1N3

    Le Bureau n’accepte pas de livraison en personne.

    L’auteur d’une demande qui a été accueillie en sera informé par écrit par le ministère et recevra un reçu du paiement, ainsi que des renseignements au sujet de sa nomination.

    L’auteur d’une demande qui a été rejetée en sera informé par écrit par le ministère et son chèque lui sera retourné.

Demande de nomination à titre de notaire (pour une personne qui n’est pas un avocat ou un parajuriste)

Qui peut déposer une demande

Pour pouvoir déposer une demande de nomination pour trois ans à titre de notaire, il faut :

  • être autorisé à travailler au Canada;
  • démontrer que l’authentification de documents en Ontario est une fonction obligatoire de l’emploi de l’auteur de la demande (par exemple, pour un organisme de l’Ontario qui exerce des activités d’échanges commerciaux ou de commerce à l’extérieur de l’Ontario).

La nomination à titre de notaire n’est pas accordée à des personnes qui doivent uniquement exercer des activités de commissaire aux affidavits dans le cadre de leur emploi.

Comment déposer une demande

  1. Remplir et imprimer le formulaire de Demande.

  2. Obtenir une lettre d’autorisation

    La lettre d’autorisation est une lettre de l’employeur proposant la candidature de l’auteur de la demande pour la fonction de notaire. La lettre d’autorisation doit contenir le titre du candidat, ses fonctions et le type ou nombre estimé de documents qu’il sera appelé à authentifier. Les travailleurs indépendants peuvent rédiger leur propre lettre d’autorisation.

    Pour plus de renseignements sur la lettre d’autorisation et les exigences qui s’y appliquent, consulter la page 1 du formulaire de demande.

  3. Payer les droits exigés

    Les droits à payer sont de 110 $.

    Ils peuvent être réglés par chèque ou mandat libellé à l’ordre du « Ministre des Finances ». Chaque demande doit être accompagnée de son propre chèque ou mandat de paiement.

    Les employés du gouvernement fédéral, du gouvernement de l’Ontario et d’une municipalité de l’Ontario ou d’une société d’aide à l’enfance peuvent bénéficier d’une dispense des droits. Pour plus de renseignements, consulter le règlement Droits.

  4. Présenter la demande

    La demande doit être envoyée par courriel à appointments@ontario.ca pour les employés :

    • du gouvernement fédéral, du gouvernement provincial et d’une municipalité;
    • d’un gouvernement d’une Première Nation.

    Le formulaire doit être imprimé, scanné et sauvegardé dans un document en format PDF ou Word, protégé par un mot de passe, et envoyé comme pièce jointe au courriel. Le mot de passe doit être envoyé dans un courriel séparé.

    Pour toutes les autres personnes qui déposent une demande, le formulaire de demande dûment rempli, la lettre d’autorisation et le chèque ou mandat de paiement des droits doivent être envoyés par la poste au :

    Ministère du Procureur général
    Bureau des nominations judiciaires
    a/s Ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs
    77, rue Wellesley Ouest, CASE 720
    Toronto (Ontario)
    M7A 1N3

    Le Bureau n’accepte pas de livraison en personne.

    L’auteur d’une demande qui a été accueillie en sera informé par écrit par le ministère et recevra un reçu du paiement, ainsi que des renseignements au sujet au sujet des prochaines étapes du processus.

    L’auteur d’une demande qui a été rejetée en sera informé par écrit par le ministère et son chèque lui sera retourné.

Renouvellement ou changement d’une nomination

Si votre nomination à titre de commissaire aux affidavits ou de notaire expire dans moins de six mois et que vous travaillez encore pour la même entreprise ou organisation :

  1. Envoyez une demande par écrit

    Sur le papier à en-tête de votre entreprise ou organisation, écrivez une lettre demandant le renouvellement ou le changement de votre nomination.

    La lettre doit indiquer :

    • votre adresse postale,
    • votre numéro de téléphone,
    • votre courriel,
    • votre numéro de télécopieur si vous en avez un.
  2. Faites une empreinte de votre tampon

    Faites une empreinte de votre tampon sur la lettre et indiquez tout changement que vous souhaitez apporter à l’énoncé du tampon.

  3. Payez les droits

    Le tableau ci-dessous indique les droits à payer pour demander le renouvellement ou le changement d’une nomination.

    Les droits doivent être payés par chèque ou mandat libellé à l’ordre du « Ministre des Finances ».

    Droits à payer pour le renouvellement ou le changement d’une nomination de commissaire aux affidavits

    Type de renouvellement Droits

    Renouvellement d’une nomination de commissaire aux affidavits qui n’a pas encore expiré.

    50 $

    Renouvellement d’une nomination de commissaire aux affidavits qui a expiré.

    75 $

    Changement à l’énoncé du tampon de commissaire aux affidavits (si la nomination expire dans plus d’une année).

    17 $

    Changement à l’énoncé du tampon de commissaire aux affidavits et renouvellement (si la nomination expire dans moins d’une année).

    75 $

    Remplacement d’un certificat (par exemple, s’il est endommagé ou perdu).

    17 $

    Certaines personnes bénéficient d’une dispense. Pour plus de renseignements, consulter le règlement Droits.

    Droits à payer pour le renouvellement ou le changement d’une nomination de notaire

    Type de renouvellement Droits

    Renouvellement d’une nomination de notaire qui n’a pas encore expiré.

    75 $

    Renouvellement d’une nomination de notaire qui a expiré.

    110 $

    Changement à l’énoncé du tampon de notaire (si la nomination expire dans plus d’une année).

    17 $

    Changement à l’énoncé du tampon de notaire et renouvellement (si la nomination expire dans moins d’une année).

    110 $

    Remplacement d’un certificat (par exemple, s’il est endommagé ou perdu).

    17 $

    Certaines personnes bénéficient d’une dispense. Pour plus de renseignements, consulter le règlement Droits.

    Quand présenter une nouvelle demande

    Que vous soyez commissaire aux affidavits ou notaire, vous devez présenter une nouvelle demande de renouvellement ou de changement de votre nomination dans les cas suivants :

    • votre nomination a expiré il y a plus de six mois;
    • votre plus récente nomination concernait une entreprise ou une organisation différente;
    • le nom de votre entreprise ou de votre organisation a changé à la suite d’un changement de propriétaire.
  4. Présentez la demande

    La demande doit être envoyée par courriel à appointments@ontario.ca pour les employés :

    • du gouvernement fédéral, du gouvernement provincial et d’une municipalité qui demande le renouvellement de la nomination à titre de notaire ou commissaire aux affidavits;
    • d’un gouvernement d’une Première Nation qui demande le renouvellement de la nomination à titre de notaire ou commissaire aux affidavits;
    • d’une société d’aide à l’enfance qui demande le renouvellement de la nomination à titre de commissaire aux affidavits.

    La demande de renouvellement doit être imprimée, scannée et sauvegardée dans un document en format PDF ou Word, protégé par un mot de passe, et envoyée comme pièce jointe au courriel. Le mot de passe doit être envoyé dans un courriel séparé.

    Pour toutes les autres personnes qui déposent une demande, il faut envoyer par la poste la lettre, l’empreinte du tampon et le chèque ou mandat de paiement des droits au :

    Ministère du Procureur général
    Bureau des nominations judiciaires
    a/s Ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs
    77, rue Wellesley Ouest, CASE 720
    Toronto (Ontario)
    M7A 1N3

    Le Bureau n’accepte pas de livraison en personne.

    L’auteur d’une demande qui a été accueillie en sera informé par écrit par le ministère et recevra un reçu du paiement, ainsi que des renseignements au sujet au sujet des prochaines étapes du processus.

    L’auteur d’une demande qui a été rejetée en sera informé par écrit par le ministère et son chèque lui sera retourné.

Annulation d’une nomination

Pour faire annuler votre nomination à titre de commissaire aux affidavits ou de notaire, envoyez un courriel à cet effet à appointments@ontario.ca, en précisant ce qui suit :

  • votre nom légal au complet;
  • la date d’expiration de votre nomination;
  • la date de prise d’effet de l’annulation.

Il n’y a pas de droits à payer pour demander l’annulation d’une nomination.

Renseignements

Veuillez adresser vos questions au sujet de votre nomination ou du processus de demande au ministère du Procureur général, par courriel, à appointments@ontario.ca. Si vous avez des questions au sujet des fonctions d’un commissaire aux affidavits ou d’un notaire, consultez un avocat.