Systèmes de gestion de la santé et la sécurité au travail : lignes directrices pour présenter une demande d’accréditation

Aperçu

Si votre organisme a un système de gestion de la santé et de la sécurité au travail (SGSST), vous pouvez demander à le faire accréditer par le directeur général de la prévention (DGP) du ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences.

Au sens de la Loi sur la santé et la sécurité au travail, un SGSST s’entend d’un « système coordonné de méthodes, procédés et autres mesures qui est destiné à être mis en œuvre par les employeurs pour favoriser l’amélioration continue de la santé et de la sécurité au travail.

Si vous utilisez un système de gestion de la santé et de la sécurité accrédité, vous pouvez demander la reconnaissance de l’employeur au DGP et vous pourriez avoir droit à une remise sur les primes de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (WSIB). Renseignez‑vous sur les critères de reconnaissance des employeurs établis par le DGP.

Ces lignes directrices ont été élaborées pour vous aider à remplir le formulaire de demande d’accréditation d’un SGSST.

Admissibilité

Pour obtenir l’accréditation du DGP, votre SGSST doit remplir toutes les exigences énoncées dans la Norme d'accréditation concernant les SGSST du DGP, et :

• soit être élaboré sur la base d’une norme sectorielle par un comité consultatif technique
• soit viser un organisme particulier et être déjà bien en œuvre et fonctionnel dans un lieu de travail

Comment demander l’accréditation

1^re étape : Télécharger le formulaire

Téléchargez le formulaire de demande.

2^e étape : Remplir la demande

Remplissez toutes les parties de la demande (en français ou en anglais) et apposez votre signature partout où elle est requise. En signant la demande, vous attestez que les renseignements que vous avez fournis sont complets, exacts et véridiques.

Seules les demandes dûment remplies seront prises en considération. Le DGP n’accordera pas d’accréditation conditionnelle.

Toute information, référence ou documentation fausse ou trompeuse entraînera le rejet de votre demande. Un SGSST accrédité par le DGP sur la base d’une déclaration fausse, trompeuse ou inexacte verra son accréditation révoquée.

Comment remplir le formulaire.

3^e étape : Soumettre la demande

Remplissez toutes les parties du formulaire et signez là où il faut.

Vous devez soumettre votre demande sous format électronique. Vous pouvez l’envoyer de l’une des façons suivantes :

• par courriel à SOSE@ontario.ca
• sur une clé USB, par courrier recommandé ou repérable, à l’adresse suivante :
  Direction de la formation et de la sensibilisation
  400, avenue University, 7^e étage
  Toronto (Ontario)  M7A 1T7

Après l’envoi de votre demande

Une fois que vous aurez envoyé votre demande :

• le ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences vous informera de votre statut par courriel ou par la poste
• vous devez communiquer au ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences les changements, les renseignements supplémentaires et les références utiles. Tout changement apporté à votre demande peut retarder le traitement de celle‑ci

Comment remplir le formulaire

Les renseignements que vous fournissez dans la demande sont recueillis en vertu du paragraphe 7.6.4 (1) de la Loi sur la santé et la sécurité au travail. La procédure d’évaluation de ces renseignements est autorisée en vertu du paragraphe 7.6.1 (1) de cette loi.

Ces renseignements sont strictement confidentiels et ne seront pas divulgués à des tiers ni utilisés à d’autres fins à moins d’une autorisation en vertu de la loi.

Partie A : Renseignements sur l’auteur de la demande

1. Renseignements sur l’auteur de la demande

Dans cette partie, vous devez fournir :

• vos coordonnées
• des précisions sur votre organisme et son SGSST

Numéro d’inscription de l’entreprise auprès de l’Agence de revenu du Canada

Le numéro d’inscription de l’entreprise est un numéro unique attribué à une entreprise par l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour simplifier et rationaliser les relations d'une entreprise avec le gouvernement fédéral, les gouvernements provinciaux et les administrations municipales. Votre numéro d’entreprise (NE) se trouve dans votre numéro de compte à 15 caractères de l’ARC (voir l’exemple ci‑dessous). Veuillez inscrire votre NE à neuf chiffres ou votre numéro de compte à 15 caractères de l’ARC dans votre demande.

• Exemple : numéro de compte de l’ARC : 123456789TR0001
  • Numéro d’entreprise : 123456789
  • Programme du gouvernement : TR
  • Numéro de référence ou de compte : 0001

L’Ontario utilise et recueille le numéro d’entreprise lorsqu’il interagit avec des entreprises dans la province.

Coordonnées de la personne‑ressource désignée

La demande doit contenir les coordonnées d’une personne‑ressource désignée qui est au fait de la mise en œuvre et de la surveillance du SGSST, ainsi que de son amélioration continue.

Si vous faites une demande sur la base du SGSST d’un organisme, la personne‑ressource désignée doit également :

• être employée par cet organisme
• exécuter ses tâches dans le cadre du SGSST
• être au fait de la mise en œuvre et de la surveillance du SGSST, ainsi que de son amélioration continue

Détails concernant l’organisme et le SGSST

Dans cette partie, choisissez « norme sectorielle » ou « SGSST d’un organisme ». La demande changera en fonction de votre choix.  Remplissez toutes les rubriques qui apparaîtront.

Si vous faites une demande sur la base d’une norme sectorielle, fournissez :

• le nom de la norme
• le secteur visé par la norme élaborée
• les codes du Système de classification des industries de l'Amérique du Nord (SCIAN) en vigueur dans le secteur
• le nombre de lieux de travail qui utilisent la norme
• la date initiale de mise en place de la norme
• une copie de votre norme pour examen par le ministère

Si vous faites une demande concernant le SGSST d’un organisme, fournissez :

• le nom du système
• les codes du Système de classification des industries de l'Amérique du Nord (SCIAN) en fonction desquels votre organisme est classé et qui relèvent de la portée de votre SGSST
• une brève description de votre organisme et de ce qu’il fait, y compris ses opérations, ses activités, son processus, ses produits, ainsi que ses biens ou services
• le nombre total de travailleurs que compte votre organisme
• le nombre de travailleurs visés par le SGSST (ce nombre pourrait être le même que le nombre total si tous les travailleurs sont visés par le SGSST)
• la date initiale de mise en œuvre du SGSST dans votre ou vos lieux de travail.

2. Coordonnées d’une autre personne‑ressource

Coordonnées d’une autre personne‑ressource

Fournissez les coordonnées d’une personne que le ministère peut joindre s’il ne réussit pas à joindre la personne‑ressource désignée. Cette personne doit être autorisée à agir au nom de votre organisme en ce qui concerne le SGSST.

Attestation

La personne‑ressource désignée et son substitut doivent tous deux lire, comprendre et accepter cette déclaration avant de la signer.

Partie B : Attestation

Attestation

Les attestations sont utilisées dans le cadre du processus de demande d’accréditation pour confirmer, vérifier et prouver que les critères ont été remplis.

Si vous ne remplissez pas cette partie, nous ne pourrons pas accepter votre demande et le processus d’examen sera retardé.

Accréditation

Signez et datez le formulaire et cochez la case de l’énoncé par lequel vous affirmez être signataire autorisé pour votre organisme. Sans cette affirmation, la demande ne sera pas traitée.

Partie C : Évaluation du SGSST et preuves

Vous devez démontrer en quoi votre SGSST remplit les exigences de la norme en incluant :

• des références précises aux endroits où les exigences se situent dans votre SGSST
• une description de la façon dont chaque exigence est remplie

Ne soumettez pas votre SGSST en entier. Fournissez simplement, pour chaque exigence, suffisamment d’information pour montrer qu’elle est remplie dans votre SGSST. Vous pouvez à cette fin :

• fournir une description de la façon dont l’exigence est remplie
• citer un extrait du SGSST
• donner une explication de la notion qui montre clairement de quelle façon elle remplit l’exigence

Si vous avez élaboré une norme pour le SGSST, veuillez en joindre une copie à votre demande.

Information que vous devez fournir dans la partie C

Les deux premières colonnes du formulaire de demande contiennent les éléments de référence des exigences de la Norme d'accréditation du DGP que vous devez remplir.

Les trois dernières colonnes sont un espace prévu pour vous permettre d’inscrire de l’information indiquant de quelle façon vous remplissez chaque exigence.

Chaque exigence apparaîtra dans une rangée distincte.

Colonne 1 : Numéro de la section de la norme du DGP

Il s’agit du numéro de la clause particulière de la norme d’accréditation du DGP. Cette partie est préremplie à titre indicatif. Vous n’avez rien à inscrire dans cette colonne.

Colonne 2 : Exigence

Citez l’extrait de l’exigence repris textuellement dans la norme d’accréditation du DGP. Cette partie est préremplie à titre indicatif. Vous n’avez rien à inscrire dans cette colonne.

Colonne 3 : Numéro de référence de contrôle du document

L’élément 5.2.9 de la norme d’accréditation du DGP exige des mesures de contrôle du document, par exemple des contrôles de version, des numéros de page, des numéros de clause ou des identifiants uniques.

Si vous utilisez le SGSST d’un organisme particulier :

• faites référence aux sections précises de votre SGSST qui traitent de l’exigence figurant dans la colonne 2.

Si vous utilisez une norme sectorielle :

• fournissez le numéro de clause précis de votre norme sectorielle qui traite de l’exigence figurant dans la colonne 2.

Colonne 4 : Titre du document

Si vous utilisez le SGSST d’un organisme particulier :

• inscrivez le titre ou le nom du document contenant les références fournies dans la colonne 3
• inscrivez un titre pour chaque exigence pour indiquer clairement quel document contient l’exigence, même si le titre ou le nom est répété dans plusieurs rangées

Si vous utilisez une norme sectorielle :

• toutes les exigences devraient être enchâssées dans la norme, mais il arrive parfois qu’une norme fasse également référence à des documents complémentaires
• inscrivez le titre du document contenant les numéros de clause fournis dans la colonne 3

Colonne 5 : Brève description de la manière dont le SGSST satisfait aux exigences

Expliquez brièvement comment votre SGSST ou la norme sectorielle que vous utilisez satisfait à l’exigence particulière figurant dans la colonne 2.

Si vous utilisez le SGSST d’un organisme particulier :

• vous n’avez pas à soumettre le SGSST en entier
• vous devez fournir une explication suffisante pour déterminer si l’objectif de l’exigence a été atteint, sans quoi nous pourrions déterminer que l’exigence n’a pas été remplie
• décrivez en quoi chaque exigence se rapproche des autres

Si vous utilisez une norme sectorielle :

• joignez la norme intégrale à cette demande

Sauvegarde de la demande et des documents à l’appui

Assurez‑vous de conserver les versions originales pour vos dossiers.

Lorsque vous sauvegardez les documents à joindre à votre demande, utilisez les protocoles suivants pour nommer vos documents.

Nous joindre

Vous pouvez joindre le Bureau de la prévention :

• Par téléphone : Sans frais : 1 877 202-0008 (sans frais)
• Par la poste :
  ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences
  Direction de la formation et de la sensibilisation
  400, avenue University, 7^e étage
  Toronto (Ontario)  M7A 1T7