Chapitre 3 : Rôles et responsabilités des coordonnateurs
Introduction
Les coordonnateurs des différentes institutions ont des rôles et des responsabilités en commun. Le manuel est conçu pour aider les coordonnateurs à acquérir les fondements des connaissances et des compétences exigées pour appliquer la loi.
Divers aspects d’un poste de coordonnateur peuvent varier en fonction de facteurs institutionnels, dont les suivants :
- mandat et grandeur de l’institution;
- délégation des attributions;
- position du Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée au sein de l’institution;
- nombre et complexité des demandes d’accès;
- volume et nature sensible des fonds de renseignements personnels;
- relations avec les intervenants.
Les coordonnateurs devront créer et conserver un réseau de contacts internes et externes. Pour les ministères provinciaux, les intervenants internes pourraient inclure le bureau du ministre, le bureau du sous-ministre, le conseiller juridique, les secteurs de programme et le personnel des communications.
Pour les municipalités, les intervenants internes pourraient inclure le greffier municipal, les conseillers municipaux, le conseiller juridique, les secteurs de programme et le personnel des communications.
Les intervenants externes pour toutes les institutions pourraient inclure les auteurs des demandes, le grand public, le CAIPVP, d’autres institutions et d’autres gouvernements.
Aperçu des rôles et responsabilités
Les responsabilités du coordonnateur couvrent un vaste éventail d’activités liées à l’accès à l’information et à la protection de la vie privée. De plus amples détails sur les responsabilités et les activités spécifiques sont donnés tout au long de ce manuel.
Dans la plupart des cas, les rôles principaux du coordonnateur sont notamment les suivants :
- gestion – administration ou supervision des activités du programme d’accès à l’information et de protection de la vie privée;
- coordination – organisation des différentes parties d’une activité pour permettre la collaboration et l’efficacité de la communication;
- conseils – donner des renseignements ou des conseils, ou formuler une recommandation sur les mesures à prendre;
- formation et sensibilisation – formation et sensibilisation aux responsabilités d’accès à l’information et de protection de la vie privée.
Administration
Le coordonnateur peut être responsable de diverses activités administratives pour appuyer le processus de demande et les activités quotidiennes du bureau. Les fonctions administratives peuvent inclure les suivantes :
- ressources humaines – recrutement et gestion du personnel;
- locaux de bureaux et entreposage des documents – espace sécurisé pour traiter, examiner et entreposer les documents, et pour communiquer avec le public;
- équipement (p. ex. . téléphones, ordinateurs, télécopieur, photocopieuse, scanneur, projecteurs);
- technologie (p. ex. . courriel, logiciel pour extraire les documents, suivi, site Web);
- traitement des paiements;
- services de courrier postal et de messagerie.
Politiques et procédures
Les coordonnateurs élaborent diverses politiques et procédures pour appuyer l’efficacité opérationnelle. Voici des exemples de sujets que les politiques et procédures devront aborder :
- délégation des attributions de l’institution;
- demandes courantes;
- traitement d’information sensible;
- publication des documents;
- réalisation d’évaluations d’impact sur la vie privée;
- réactions aux atteintes à la vie privée;
- règles de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels.
Traitement des demandes
Les coordonnateurs ont besoin de procédures définies pour traiter les demandes d’accès à l’information. Ces procédures doivent aborder tous les aspects de la réponse à une demande, et notamment les points suivants :
- coordonnées du bureau (p. ex. . téléphone, adresse postale, Internet, courriel);
- traitement des demandes de renseignements;
- réception des demandes d’accès et de la correspondance ;
- traitement des demandes et frais;
- recherche et examen des documents;
- communication d’avis aux parties concernées;
- recherches sur les ordonnances du CAIPVP et la jurisprudence;
- obtenir des conseils juridiques;
- documenter les décisions et les recommandations;
- préparer des copies et des documents pour diffusion;
- vérifier l’exactitude du travail;
- gérer les problèmes;
- obtenir des approbations;
- emballer et envoyer des documents.
Voir au Chapitre 6 : Gestion du processus de demande de renseignements sur le traitement des demandes.
Gestion des dossiers et rapports
Les coordonnateurs doivent gérer les dossiers des demandes et recueillir les données sur l’application de la loi. Les coordonnateurs peuvent utiliser des bases de données électroniques ou des systèmes manuels pour gérer et suivre les demandes. Une gestion efficace des dossiers de cas permet de :
- gérer la charge de travail et la répartition des tâches relativement aux dossiers, aux appels et aux projets;
- suivre la progression des demandes individuelles et des dossiers d’appel;
- gérer l’information et les documents connexes pour tout le bureau et toutes les demandes d’accès à des documents;
- suivre les étapes et l’avancement des réactions aux atteintes à la vie privée et des enquêtes;
- rendre compte à la haute direction;
- faire des rapports annuels au CAIPVP.
Recherche
Les coordonnateurs doivent effectuer des recherches pour éclairer l’analyse de l’application de la loi et pour rester informés des enjeux et des tendances. La liste suivante indique certaines sources que les coordonnateurs peuvent consulter dans le cadre de leurs recherches :
- ordonnances et rapports d’enquête sur la protection de la vie privée et jurisprudence du CAIPVP;
- ressources du CAIPVP sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée;
- ressources du MSPE sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée;
- directives, politiques, orientations et normes internes de votre organisation;
- reportages des médias;
- ressources et tendances pertinentes d’autres instances.
Médiation et appels
Les coordonnateurs participent à certaines parties ou à l’ensemble des étapes de la prise en charge, de la médiation ou de l’arbitrage du processus d’appel auprès du CAIPVP. Ceci peut inclure les activités suivantes :
- préparer des documents pertinents en vue d’un appel au CAIPVP;
- représenter l’institution à toutes les étapes du processus d’appel;
- effectuer des recherches approfondies sur les ordonnances et la jurisprudence du CAIPVP;
- obtenir des conseils juridiques et une représentation juridique;
- obtenir des affidavits;
- préparer des observations;
- présenter la position de l’institution au CAIPVP.
De plus amples renseignements sur les appels auprès du CAIPVP sont donnés au Chapitre 11 : Processus d’appel.
Gestion des problèmes
Les coordonnateurs doivent s’assurer que la haute direction et les décideurs sont informés de toute question litigieuse pouvant découler de demandes d’accès reçues ou de questions de protection de la vie privée, ce qui peut inclure :
- avertir la haute direction et les autres bureaux de l’institution chargés des communications et de la gestion des problèmes lorsque des demandes d’accès litigieuses sont reçues;
- faire des mises à jour et des comptes rendus à la haute direction au fur et à mesure que les demandes d’accès litigieuses sont traitées;
- alerter la haute direction de toute question litigieuse pouvant survenir relativement aux pratiques de l’institution pour protéger la vie privée.
Pour de plus amples renseignements sur les aspects du traitement des demandes litigieuses, voir le Chapitre 6 : Gestion du processus de demande.
Publications
Les coordonnateurs doivent veiller au respect des exigences de publication en vertu de la loi. Les exigences de publication sont notamment les suivantes :
- Répertoire des institutions et Répertoire des documents;
- documents de l’institution accessibles au public à des fins d’examen (p. ex.. documents publics, manuels, directives).
- Voir au Chapitre 4 : Principes fondamentaux de l’accès à de plus amples renseignements sur le Répertoire des institutions et le Répertoire des documents,.
Ressources
IPC : Backgrounder for Senior Managers and Information and Privacy Coordinators, Raising the Profile of Access and Privacy (Document d’information pour les hauts gestionnaires et les coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée) (en anglais seulement)