Chapitre 5 : Exemptions et exclusions

Introduction

Comme nous l’avons vu au Chapitre 4 : Principes fondamentaux de l’accès à l’information, la loi prévoit un droit général d’accès aux documents confiés à la garde ou au contrôle des institutions, sous réserve d’exemptions limitées et précises.

Ce chapitre examine les exemptions au droit d’accès. Certaines exemptions n’existent que dans la LAIPVP ou la LAIMPVP. Ce guide indique la loi applicable pour chaque exemption.

La loi décrit aussi un certain nombre de catégories de documents qui sont complètement exclus de la loi. Ce chapitre examine en détail ces exclusions et indique la loi applicable pour chaque exclusion.

Ce chapitre ne présente pas toutes les interprétations ou questions relatives à ces exemptions et exclusions qui ont été examinées par le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP) et les tribunaux. En ce sens, ce chapitre ne se veut pas exhaustif, mais vise uniquement à résumer le fonctionnement général des exemptions et des exclusions.

La loi relative à l’interprétation de ces exemptions et exclusions est en évolution constante et chaque lecteur doit veiller à mettre à jour sa connaissance d’une disposition. Les coordonnateurs doivent toujours consulter la loi pour connaître la formulation exacte d’une disposition qu’ils examinent, et ne pas se fier uniquement à la paraphrase ou à la description des dispositions contenues dans ce chapitre.

Exemptions

Les exemptions au droit général d’accès à l’information sont soit obligatoires, soit discrétionnaires. Chaque exemption est examinée  dans les grandes lignes dans les sections ci-dessous :

• la nature de l’exemption;
• tout critère juridique qui pourrait s’appliquer;
• les facteurs à examiner pour déterminer si l’exemption s’applique à un document;
• toute exception à l’exemption;
• l’application éventuelle de la clause d’intérêt public manifeste à l’exemption.

Remarque : Un document peut comprendre des renseignements assujettis à plus d’une exemption.

Projets de règlements municipaux et réunions municipales à huis clos

LAIMPVP art. 6

Projets de règlements municipaux

L’exemption discrétionnaire protège les projets de règlements municipaux ou les projets de loi privée qui n’ont pas fait l’objet d’une réunion publique. L’expression « fait l’objet » fait référence à un examen ou à des délibérations. Seul le projet de règlement municipal lui-même serait exempté, car cette disposition n’exempte pas de la divulgation les documents qui révéleraient le contenu des projets.

Par exemple, la divulgation de documents de travail utilisés pour préparer des projets de règlements municipaux pourrait permettre de tirer des conclusions précises sur leur nature, mais cette exemption ne peut pas s’appliquer pour en empêcher leur divulgation.

Réunions à huis clos

Cette exemption discrétionnaire protège aussi de la divulgation des délibérations d’un conseil municipal, d’un conseil local, d’une commission ou d’un autre organisme, ou d’un comité de l’une ou de l’autre de ces entités tenues durant une séance à huis clos (en l’absence du public). Pour que cette exemption s’applique, la tenue à huis clos de la réunion doit être autorisée par un texte de loi.

Cette exemption permet aussi à l’institution d’empêcher la divulgation d’un document qui révèle l’essentiel des délibérations d’une réunion à huis clos d’un conseil municipal, d’un conseil local, d’une commission ou d’un autre organisme, ou d’un comité de l’une de ces entités. Pour être admissible à cette exemption, l’institution doit établir les points suivants :

• une réunion s’est tenue en l’absence du public;
• un texte de loi autorise la tenue de la réunion en l’absence du public;
• la divulgation du document révélerait l’essentiel des délibérations lors de la réunion.

Selon l’interprétation donnée à  « l’essentiel des délibérations », ce terme ne signifie pas seulement l’objet des délibérations, mais plutôt la teneur même des délibérations. Il a été conclu que l’exemption ne protège pas les documents qui font simplement référence à des questions discutées lors d’une réunion à huis clos. Par exemple, l’exemption ne s’appliquerait pas aux noms des participants ni aux dates, heures et lieux des réunions.

Il faut toutefois faire une distinction entre les résultats des délibérations et leur sujet. Une simple divulgation ou un simple compte rendu d’une décision prise lors d’une réunion à huis clos ne peut pas être considéré comme ayant « fait l’objet » des délibérations à huis clos. De même, une discussion portant sur le produit ou le résultat des délibérations ne révèle pas forcément des détails sur le sujet discuté à huis clos.

En voici un exemple : les conseillers municipaux ont délibéré sur les postes d’un budget durant une réunion à huis clos, puis le budget consolidé a été officiellement adopté en réunion publique. Le CIPVP a conclu que le budget consolidé était uniquement le produit du sujet des délibérations à huis clos (concernant les postes budgétaires) plutôt que le sujet même des délibérations. Par conséquent, les délibérations sur les postes budgétaires n’ont pas « fait l’objet » lors de la réunion publique, et sont restées assujetties à cette exemption.

Exceptions

Pour les projets de règlements municipaux et les projets de loi d’intérêt privé, cette exemption ne s’applique pas lorsque le projet a été examiné ultérieurement en séance publique.

En ce qui concerne les délibérations à huis clos, si le sujet des délibérations est examiné par la suite en séance publique, cette exemption ne s’applique plus au document.

Tant pour les projets de règlements municipaux que pour les réunions à huis clos, l’exemption ne s’applique pas aux documents datant de plus de 20 ans.

Clause d’intérêt public manifeste

La clause d’intérêt public manifeste ne s’applique pas à cette exemption.

Documents du Conseil des ministres

LAIPVP art. 12

Cette exemption obligatoire protège les délibérations du Conseil exécutif (Conseil des ministres) et de ses comités de la divulgation. Les délibérations ont été interprétées comme étant des discussions tenues en vue de prendre une décision.

L’exemption de la LAIPVP pour les documents du Conseil des ministres s’applique à celui-ci ou à ses comités, y compris au :

• Conseil du trésor/Conseil de gestion du gouvernement;
• Comité des lois et des règlements;
• comités d’orientation  du Conseil des ministres.

On trouvera une liste actualisée des comités d’orientation du Conseil des ministres sur le site Web du gouvernement de l’Ontario.

La preuve qu’un document a été envoyé au Conseil des ministres ou à ses comités en vue de délibérations, ou a été préparé dans l’intention précise d’être présenté au Conseil des ministres ou à ses comités, est d’une importance critique pour déterminer si cette exemption s’applique à un document.

Dans de rares cas, les documents n’ont pas besoin d’être envoyés directement au Conseil des ministres ou à ses comités pour être exemptés. Lorsque la divulgation des documents permettrait au lecteur de tirer des conclusions exactes sur l’essentiel des délibérations, l’exemption s’appliquerait probablement.

Une institution a le droit de revendiquer l’exemption même si le document a été divulgué à l’insu de l’institution. Toutefois, lorsqu’une question ou un sujet ne parvient jamais jusqu’au Conseil des ministres ou à ses comités, et lorsqu’il n’y a aucune chance qu’il n’y parvienne un jour, l’exemption ne peut pas être invoquée.

Cette exemption est définie au sens large. Tout document qui révélerait l’essentiel des délibérations du Conseil des ministres ou de ses comités est assujetti à l’exemption. Cet article dresse également une liste non exhaustive des types de documents inclus dans cette exemption :

• un ordre du jour, un procès-verbal ou un autre relevé des délibérations ou des décisions;
• des options ou des recommandations en matière de politiques soumises ou préparées en vue de leur présentation;
• des explications ou des analyses contextuelles de problèmes soumises ou préparées en vue de leur présentation et de leur examen avant la prise de décisions et leur application;
• le sujet de consultations entre les ministres sur des questions liées à l’élaboration de décisions gouvernementales ou à la formulation de politiques gouvernementales;
• les documents de breffage à l’intention d’un ministre sur des questions qui ont été ou qui seront présentées, ou qui font l’objet de consultations entre les ministres relativement aux décisions gouvernementales ou à formulation de politiques gouvernementales;
• un projet de loi ou de règlement.

Une discussion des options et des recommandations relatives à des politiques (p. ex. présentation au Conseil des ministres) qui est exemptée en vertu de cet article continuera d’être exemptée de la divulgation même après la prise de décisions connexes. Les documents concernant la mise en œuvre d’une politique ou d’une recommandation qui a été approuvée précédemment peuvent encore inclure des politiques ou des recommandations, et peuvent donc encore être exemptés.

Les explications et les analyses contextuelles (p. ex. notes de breffage) doivent être soumises ou préparées pour leur présentation au Conseil des ministres afin d’être exemptées en vertu de cet article. Ce type de renseignements contextuels a une limite de temps et n’est exempté que jusqu’à la prise de mesures pour donner effet à une décision.

Les consultations entre les ministres peuvent porter sur des documents comme des notes de service aux ministres, et de la part des ministres, et des procès-verbaux de réunions. Les consultations entre les sous-ministres et les fonctionnaires ne sont pas exemptées à moins que ces consultations ne révèlent la teneur des délibérations du Conseil des ministres ou de ses comités.

Le breffage d’un ministre repose habituellement sur des documents préparés par le personnel d’une institution ou par le personnel politique d’un ministre. La raison pour laquelle le document a été préparé devrait être claire, et liée aux questions dont le Conseil des ministres est saisi, ou dont il est prévu que le Conseil des ministres, sera saisi, pour invoquer l’exemption.

Les projets de loi et les projets de règlements sont exemptés de la divulgation jusqu’à ce que le Conseil des ministres en ait examiné l’ébauche et ait consenti à la diffusion publique de l’ébauche en vue de commentaires. Un ministre peut approuver la communication de projets de loi et de règlements aux parties intéressées dans le processus d’élaboration de la loi.

Exceptions

Une institution doit divulguer, sur demande, un document du Conseil des ministres qui date de plus de 20 ans.

Les documents datant de 20 ans ou moins peuvent être divulgués lorsque le Conseil des ministres concerné donne son consentement. Un Conseil des ministres ne peut pas consentir à la divulgation des documents d’un autre Conseil des ministres. On considère qu’un Conseil des ministres a changé lorsqu’il y a eu une élection ou un changement de gouvernement. Le consentement d’un gouvernement précédent ne peut pas être sollicité en pratique.

Bien qu’une institution ne soit pas tenue d’obtenir le consentement d’un Conseil des ministres en place, elle devrait examiner le bien-fondé d’obtenir le consentement de ce Conseil des ministres dans chaque cas, car il peut s’agir d’une question soulevée en appel. Pour déterminer s’il y a lieu de chercher à obtenir un consentement, les points suivants doivent être pris en considération :

• le sujet;
• la question de savoir si la politique gouvernementale a été annoncée ou mise en œuvre;
• la question de savoir si la divulgation révélerait la nature des discussions du Conseil exécutif;
• la question de savoir si, en fait, le document a été examiné par le Conseil des ministres.

Clause d’intérêt public manifeste

La clause d’intérêt public manifeste ne s’applique pas à cette exemption.

Conseils au gouvernement/Conseils ou recommandations

LAIPVP art. 13 / LAIMPVP art. 7

Cette exemption discrétionnaire est appelée Conseils au gouvernement dans la LAIPVP et Conseils ou recommandations dans la LAIMPVP. Il existe des différences de formulation mineures entre les deux lois.

En vertu de la LAIPVP, les conseils et les recommandations doivent venir d’un fonctionnaire, de toute personne employée au service de l’institution, ou d’un consultant engagé par l’institution. Un consultant fournit des services professionnels dans le cadre d’une entente officielle.

En vertu de la LAIMPVP, les conseils et les recommandations doivent venir d’un dirigeant, ou d’un employé d’une institution, ou d’un consultant engagé par une institution. Un dirigeant est une personne de haut rang au sein d’une administration municipale qui exerce des fonctions de gestion et d’administration. Les conseillers municipaux ne sont pas des dirigeants.

Un document continue d’être exempté en vertu de cette disposition, même si l’institution a terminé sa prise de décisions, ou a donné suite à la recommandation en question.

Les termes « conseils » et « recommandations » ont deux significations distinctes.

Les recommandations font référence à un plan d’action proposé qui sera finalement accepté ou rejeté par la personne conseillée. Les recommandations peuvent être exprimées ou déduites.

Les conseils ont un sens plus large et peuvent comprendre des « options de politiques ». Ceci peut inclure :

• les listes d’autres mesures à accepter ou à rejeter dans le cadre d’une décision à prendre;
• l’identification d’un employé et l’examen d’autres décisions qui pourraient être prises;
• les points de vue et les opinions d’un employé quant à la gamme d’options de politiques à examiner par un décideur, même s’ils ne comprennent pas de recommandations.

Si une déduction exacte concernant les conseils et les recommandations peut être faite à partir d’un document, ce document serait exempté. L’exemption s’applique à la fois aux ébauches de documents qui n’ont pas encore été remises aux décideurs, et aux documents finalisés qui ont été remis aux décideurs en vue d’un examen.

Exceptions

Cette exemption comporte un certain nombre d’exceptions qui ne sont pas considérées comme des conseils ou des recommandations. Ces exceptions garantissent que des renseignements factuels souvent trouvés dans des rapports sont accessibles au public, si d’autres exemptions ne s’appliquent pas aux documents.

Un rapport a été interprété comme signifiant une déclaration ou un compte rendu officiel des résultats de la collecte et de l’examen de l’information. Un rapport ne signifie pas seulement des observations ou des enregistrements de faits.

Voici la liste des types de renseignements et de rapports qui constituent des exceptions à l’exemption et qui peuvent être divulgués (à condition qu’ils ne soient pas assujettis à d’autres exemptions) :

• documentation portant sur des faits;
• sondage statistique;
• rapport d’un estimateur;
• rapport sur des répercussions sur l’environnement ou document similaire;
• rapport d’essai d’un produit à des fins d’essai de l’équipement gouvernemental, ou rapport d’essai pour les consommateurs (LAIPVP seulement);
• rapport ou étude sur le rendement ou l’efficience d’une institution;
• étude de faisabilité ou autre étude technique;
• rapport comportant les résultats d’une recherche sur le terrain;
• proposition ou plan définitif en vue de modifier un programme d’une institution, ou de créer un nouveau programme;
• rapport d’un groupe de travail d’un comité interministériel ou d’une entité semblable, ou d’un comité ou d’un groupe de travail interne d’une institution, chargé de dresser un rapport sur une question précise;
• rapport d’un comité, d’un conseil, ou d’une autre entité lié à une institution et constitué dans le but de mener des enquêtes et de faire des rapports ou des recommandations à l’institution;
• motifs d’une décision, d’une ordonnance ou de l’arrêté définitif d’un dirigeant de l’institution, rendu à la fin ou au cours de l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire conféré par un texte législatif ou dans le cadre d’un projet géré par l’institution.

En vertu de la LAIPVP et de la LAIMPVP, l’exemption ne s’applique pas aux documents qui datent de plus de 20 ans.

De plus, en vertu de la LAIPVP uniquement, cette exemption ne s’applique pas à un document qui a été cité publiquement par la personne responsable d’une institution à l’appui d’une décision ou de la formulation d’une politique.

Clause d’intérêt public manifeste

La clause d’intérêt public manifeste s’applique à cette exemption.

Exécution de la loi

LAIPVP art. 14 / LAIMPVP art. 8

L’exemption discrétionnaire pour l’exécution de la loi protège divers types de documents et d’activités liés aux questions de justice dont celles-ci :

• maintien de l’ordre
• enquêtes
• poursuites
• procédures judiciaires
• renseignements secrets
• prévention de la criminalité
• services correctionnels
• sûreté et sécurité

La loi définit l’exécution de la loi en ces termes :

1. maintien de l’ordre;
2. enquêtes ou inspections qui mènent ou qui pourraient mener à des procédures devant une cour ou un tribunal si une pénalité ou une sanction pouvait être imposée dans le cadre de ces procédures;
3. conduite des procédures visées au point b).

Le contexte des documents d’exécution de la loi est plus large que le droit criminel et le maintien de l’ordre. L’exemption s’applique à toutes les lois fédérales et provinciales et aux règlements municipaux qui confèrent des pouvoirs d’exécution de la loi.

Certaines institutions ont aussi légalement de vastes pouvoirs de réglementation et d’exécution de la loi. Par exemple, le ministère du Travail peut enquêter en vertu de la Loi sur la santé et la sécurité au travail, et le Bureau du commissaire des incendies peut le faire en vertu de la Loi sur la prévention et la protection contre l’incendie.

Les documents d’une institution peuvent être visés par l’exemption relative à l’exécution de la loi, car l’institution :

• a des responsabilités d’exécution de la loi pour d’autres organisations;
• fait l’objet d’une enquête.

Une institution n’est pas tenue d’exercer des activités d’exécution de la loi pour que l’exemption s’applique à un document dont elle a la garde ou le contrôle.

L’exemption permet à une institution de refuser de confirmer ou de nier l’existence d’un document en vertu cette exemption lorsque :

• le document, s’il existe, serait admissible à l’exemption en vertu de cet article;
• la divulgation de l’existence ou de la non-existence du document révélerait suffisamment d’information en soi  dont on pourrait probablement s’attendre à ce qu’elle porte préjudice à un intérêt protégé par l’exemption.

Les critères de définition des préjudices s’appliquent lorsque l’expression « s’il est raisonnable de s’attendre à ce que » est utilisée. Des preuves détaillées et convaincantes ont été jugées nécessaires pour démontrer que le risque de préjudice va bien au-delà de ce qui est simplement possible ou hypothétique, même s’il n’est pas nécessaire de prouver que la divulgation entraînerait de fait un tel préjudice.

L’exemption de l’exécution de la loi comporte plusieurs paragraphes qui traitent de scénarios divers.

Chacun des scénarios énumérés dans les paragraphes de l’exemption est discuté ci-dessous. Une personne responsable peut refuser de divulguer un document s’il est raisonnable de s’attendre à ce que la divulgation ait rapport aux points ci-dessous.

Obstacle à une question d’exécution de la loi

Cette exemption s’applique s’il est raisonnable de s’attendre à ce que la divulgation fasse obstacle à une question d’exécution de la loi.

Le terme « faire obstacle » a été interprété comme signifiant que la divulgation aurait pour effet de gêner ou d’entraver l’exercice d’une activité d’exécution de la loi. Faire obstacle ne signifie pas que la divulgation empêcherait complètement la tenue d’une enquête d’exécution de la loi, mais plutôt que la divulgation gênerait ou entraverait la tenue d’une telle enquête.

Une « question » peut aller au-delà d’une enquête spécifique, et peut être par exemple une base de données du registre des armes à feu créée et utilisée par la police, ou des poursuites devant un tribunal.

Pour que cette exemption s’applique, la question d’exécution de la loi doit être en cours.

Obstacle à une enquête d’exécution de la loi

Une institution peut refuser de divulguer un document s’il est raisonnable de s’attendre à ce que sa divulgation fasse obstacle à une enquête entreprise en vue d’une procédure d’exécution de la loi, ou pouvant probablement mener à une procédure d’exécution de la loi.

Une « enquête » est la détermination méthodique des faits et la collecte de preuves. Dans certains cas, les preuves recueillies lors de l’enquête sont insuffisantes pour justifier l’ouverture d’une procédure devant une cour ou un tribunal. Un document de l’enquête pourrait toutefois être exempté, puisqu’elle est entreprise en vue d’une procédure d’exécution de la loi.

Une « enquête interne ou liée à l’emploi » peut aussi être une « enquête d’exécution de la loi » si elle :

• fait intervenir la police, ou donne lieu à une enquête policière par la suite;
• mène à une procédure qui pourrait entraîner des mesures disciplinaires internes, le licenciement d’un employé ou d’autres mesures.

Révélation de techniques d’enquête

Cet alinéa s’applique s’il est raisonnable de s’attendre à ce que la divulgation révèle des techniques et des procédures d’enquête utilisées ou susceptibles d’être utilisées dans l’exécution de la loi. Les institutions doivent être en mesure de démontrer que la divulgation de la technique ou de la procédure au public entraverait ou compromettrait son utilisation efficace. Si la technique ou la procédure est généralement connue du public, le recours à cette exemption ne serait pas fructueux.

Révélation d’une source confidentielle

Une institution peut refuser de divulguer un document si sa divulgation avait pour effet de révéler l’identité d’une source d’information confidentielle dans le cadre d’une question d’exécution de la loi, ou de révéler des renseignements uniquement obtenus de cette source d’information confidentielle.

Une « source d’information confidentielle » doit pouvoir probablement s’attendre à ce que l’information fournie reste confidentielle, compte tenu du caractère sensible de la question et de la gravité des conséquences.

Mise en danger de la sécurité d’un agent d’exécution de la loi ou d’une autre personne

Une institution peut refuser de divulguer un document si sa divulgation risque de menacer la sécurité d’un agent d’exécution de la loi ou de toute autre personne. Cette disposition est similaire à l’exemption relative au danger pour la sécurité et la santé prévue par la loi.

Compromission  de l’équité d’un jugement ou de l’impartialité d’un arbitrage

Cette exemption empêche la divulgation prématurée de renseignements qui pourraient priver une personne d’un procès équitable ou d’un arbitrage impartial. Une fois que la procédure est complètement réglée (y compris les appels), l’exemption cesse de s’appliquer. Pour démontrer le risque de partialité en vertu de ce paragraphe, l’institution doit produire plus de preuves que la simple introduction d’une action en justice. L’institution doit présenter des arguments précis montrant de quelle façon, et pourquoi, la divulgation de certaines parties du document pourrait probablement priver une personne d’un procès équitable ou d’un arbitrage impartial.

Cet alinéa ne fait pas référence à l’exécution de la loi et, par conséquent, l’exemption pourrait s’appliquer aux procédures qui ne relèvent pas de la définition de l’exécution de la loi, comme celle des tribunaux établis par la loi pour statuer sur les droits individuels ou collectifs. Il doit y avoir des preuves que la divulgation des documents entraînerait une injustice.

Le terme « personne » n’est pas limité â une personne en particulier et peut inclure une ou plusieurs personnes inconnues à l’avenir.

Révélation de renseignements secrets

Cet alinéa exempte les documents dont la divulgation risquerait probablement de faire obstacle à la collecte de renseignements secrets d’exécution de la loi concernant des organisations ou des personnes, ou de les révéler.

Par « renseignements secrets » on entend les renseignements recueillis secrètement par un organisme d’exécution de la loi relativement à des efforts continus de détection et de répression du crime ou à la prévention d’éventuelles infractions à la loi.

Révélation de documents confisqués

Cette exemption s’applique aux cas où la divulgation aurait pour effet de divulguer des documents confisqués, ou pourrait probablement révéler des documents confisqués par un agent de la paix conformément à une loi ou à un règlement.

Compromission de la sécurité d’un bien

La divulgation peut être refusée s’il est raisonnable de s’attendre à ce que la sécurité d’un immeuble ou d’un véhicule transportant certains articles (p. ex. des choses ou des articles), ou d’un système ou d’un mode de protection des articles, dont la protection est raisonnablement requise.

Facilitation d’une évasion

Les documents sont exemptés s’il est raisonnable de s’attendre à ce que leur divulgation facilite l’évasion d’une personne légalement détenue. La garde indique qu’une personne n’est pas libre de quitter un lieu de détention sans restriction. En général, toute personne détenue en vertu d’un mandat valide ou de toute autre ordonnance autorisée est légalement détenue.

Le terme « faciliter » signifie rendre plus facile ou moins difficile. L’exemption s’applique, par exemple, aux plans de construction et aux cahiers des charges d’un établissement à sécurité maximale. Il n’est pas nécessaire que les plans soient extrêmement détaillés.

Le fait que les plans de l’établissement de sécurité aient été accessibles au public par le passé ne signifie pas que cet alinéa exige qu’ils continuent d’être accessibles. Il faut encore déterminer si les plans actuels, dans les circonstances actuelles, pourraient probablement faciliter une évasion.

Compromission de la sécurité d’un centre de détention légale

Cette disposition exempte les documents dont la divulgation risquerait probablement de compromettre la sécurité d’un centre de détention légale, notamment les documents contenant les détails d’une enquête antérieure sur des tentatives d’évasion et les détails sur les mesures de sécurité en place.

Facilitation d’un acte illégal

Les documents sont exemptés s’il est raisonnable de s’attendre à ce que leur divulgation facilite la planification ou la perpétration d’un acte illégal, ou entrave la répression d’un crime. « Acte illégal » signifie une infraction à la loi, à un règlement, ou à un règlement municipal.

L’exemption énumère également un certain nombre de documents qui peuvent être exemptés en fonction de leur type ou de leur nature. Pour ces documents, l’institution n’a pas besoin de prouver que leur divulgation causerait un préjudice précis, à moins que la formulation de cet alinéa n’indique cette exigence. Une personne responsable peut refuser de divulguer les documents suivants :

Rapport d’exécution de la loi

Cet alinéa exempte de la divulgation un rapport préparé dans le cadre d’inspections ou d’enquêtes liées à l’exécution de la loi et menées par un organisme chargé d’assurer et de réglementer l’observation de la loi.

Un « rapport » doit être une déclaration ou un compte rendu officiel des résultats de la collecte et de l’examen de renseignements. En règle générale, les rapports ne devraient pas inclure de simples observations ou enregistrements des faits.

Le terme « organisme » désigne les organisations agissant au nom d’organismes d’exécution de la loi, ou à titre d’agents de ces organismes.

Protection par une loi fédérale

Cet alinéa exempte un document d’exécution de la loi lorsque sa divulgation constituerait une infraction à une loi du Parlement.

Par exemple, la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents érige en infraction le fait de divulguer sciemment certains documents des tribunaux, de la police et du gouvernement concernant les jeunes contrevenants, sauf si cette loi l’autorise.

Exposition éventuelle de quelqu’un à des poursuites civiles

Cet alinéa exempte un document d’exécution de la loi s’il est raisonnable de s’attendre à ce que sa divulgation ait pour effet d’exposer l’auteur du document à des poursuites civiles pour cause de diffamation, ou toute personne qui y est citée ou dont les mots sont paraphrasés.

Les poursuites civiles pourraient inclure des poursuites judiciaires contre des responsables de l’exécution de la loi, des témoins ou des informateurs, pour diffamation.

Relation avec une personne confiée au contrôle ou à la surveillance d’une administration correctionnelle

Cet alinéa exempte les documents qui contiennent des renseignements reliés aux antécédents correctionnels d’une personne confiée au contrôle ou à la surveillance d’une administration correctionnelle.

Cette exemption s’applique aux personnes en libération conditionnelle, assujetties à une ordonnance de probation, à un permis d’absence temporaire, à une surveillance sous caution, ou qui font des travaux communautaires.

Exceptions

Il existe deux catégories d’exceptions à cette exemption :

• rapports d’inspection de routine;
• succès d’un programme d’exécution de la loi (p. ex. analyse statistique).

Comme mentionné précédemment, les rapports préparés dans le cadre de l’exécution de la loi, d’inspections ou d’enquêtes, sont un type de rapports exemptés de la divulgation, mais les rapports d’inspection de routine ne sont pas inclus dans cette exemption. Les « inspections de routine » sont des inspections effectuées par un organisme légalement autorisé à assurer et à réglementer l’observation des normes (p. ex. direction de l’exécution ou de la conformité d’une institution), et faites en l’absence d’allégations précises d’infraction aux normes. Toutefois, d’autres exemptions, comme la protection de la vie privée, peuvent s’appliquer à des parties de ces documents.

L’exception du succès d’un programme d’exécution de la loi signifie que l’exemption ne peut pas s’appliquer aux analyses statistiques des programmes d’exécution de la loi, à moins que la divulgation d’un document ne puisse nuire, faire obstacle ou porter atteinte à toute question mentionnée dans ces paragraphes.

Clause d’intérêt public manifeste

La clause d’intérêt public manifeste ne s’applique pas à cette exemption.

Loi de 2001 sur les recours civils

LAIPVP art. 14.1 / LAIMPVP art. 8.1

Cette exemption discrétionnaire permet aux institutions de refuser de communiquer de l’information dont la divulgation pourrait probablement faire obstacle à la capacité du procureur général de décider si une instance devrait être introduite en vertu de la Loi de 2001 sur les recours civils, de conduire une instance en vertu de cette loi ou d’exécuter une ordonnance rendue en vertu de cette loi.

Les institutions peuvent aussi refuser de confirmer ou de nier l’existence d’un document s’il est raisonnable de s’attendre à ce que la divulgation ait une incidence du même ordre sur la capacité du procureur général d’entreprendre les mêmes processus en vertu de la Loi de 2001 sur les recours civils.

Clause d’intérêt public manifeste

La clause d’intérêt public manifeste ne s’applique pas à cette exemption.

Loi de 2002 interdisant les gains tirés du récit d’actes criminels

LAIPVP art. 14.2 / LAIMPVPart. 8.2

Cette exemption discrétionnaire permet aux institutions de refuser de divulguer l’information s’il est raisonnable de s’attendre à ce que celle-ci ait pour effet de faire obstacle à la capacité du procureur général d’introduire une instance en vertu de la Loi de 2002 interdisant les gains tirés du récit d’actes criminels, de conduire une instance en vertu de cette loi ou d’exécuter une ordonnance rendue en application de cette loi.

Les institutions peuvent également confirmer ou nier l’existence d’un document s’il est raisonnable de s’attendre à faire ainsi obstacle à la capacité du procureur général d’entamer les mêmes processus liés à la Loi de 2002 interdisant les gains tirés du récit d’actes criminels.

Clause d’intérêt public manifeste

La clause d’intérêt public manifeste ne s’applique pas à cette exemption.

Relations avec d’autres gouvernements

LAIPVP art. 15 / LAIMPVP art. 9

L’exemption de la LAIPVP concernant les relations avec d’autres gouvernements est discrétionnaire, mais cette exemption est obligatoire en vertu de la LAIMPVP. Bien que cette exemption soit discrétionnaire en vertu de la LAIPVP, si une institution souhaite divulguer des documents, la personne responsable doit obtenir l’approbation préalable du Conseil des ministres si elle a des raisons de croire que cette exemption s’applique aux documents.

En vertu des deux lois, cette exemption protège les documents dont on peut s’attendre à ce qu’ils révèlent des renseignements obtenus à titre confidentiel auprès d’une institution d’un autre gouvernement ou de ses organismes, ou d’une organisation internationale d’États ou de ses organismes.

En vertu de la LAIPVP, cette exemption s’applique aussi lorsque la divulgation du document risque probablement de nuire aux relations intergouvernementales.

Les « autres gouvernements » incluent :

• le gouvernement du Canada;
• le gouvernement de l’Ontario (pour les institutions assujetties à la LAIMPVP);
• un autre gouvernement provincial ou territorial;
• un gouvernement d’un pays ou d’un État étranger;
• un organisme gouvernemental mentionné ci-dessus;
• une organisation internationale d’États (p. ex. Nations unies).

Les municipalités de l’Ontario ne sont pas considérées comme « d’autres gouvernements » en vertu de l’une ou de l’autre de ces lois.

Il y a d’autres différences entre la LAIPVP et la LAIMPVP pour cette exemption. Par exemple, dans la LAIMPVP, l’exemption stipule explicitement que les institutions doivent divulguer un document auquel l’exemption s’applique si le gouvernement, l’organisme ou l’organisation qui a fourni le document consent à la divulgation. Il n’existe pas de disposition expresse similaire dans la LAIPVP.

Les types de documents qui peuvent être visés par cette exemption comprennent les lettres, les notes de réunion ou les procès-verbaux, les transcriptions de réunions confidentielles, les ébauches d’ententes, les documents d’information, les présentations et les rapports.

Une institution doit fournir la preuve que le document a été reçu implicitement à titre confidentiel. Par exemple, un document peut porter clairement la mention « Confidentiel », ou les parties peuvent avoir une entente qui appuie la confidentialité.

Clause d’intérêt public manifeste

La clause d’intérêt public manifeste s’applique à cette exemption.

Avec les communautés autochtones

LAIPVP art. 15.1 / LAIMPVP art. 9.1

Cette exemption discrétionnaire permet aux institutions de refuser de communiquer des documents dont la divulgation risquerait probablement de nuire aux relations entre une communauté autochtone et l’institution, ou de révéler des renseignements obtenus à titre confidentiel d’une communauté autochtone par une institution.

Cette exemption est similaire aux exemptions applicables aux relations avec d’autres gouvernements.

Aux termes de la loi, une « communauté autochtone » désigne :

1. une bande au sens de la Loi sur les Indiens (Canada);
2. un organisme ou une communauté autochtone qui négocie ou a négocié avec le gouvernement du Canada ou le gouvernement de l’Ontario sur des questions concernant :
   1. les droits ancestraux ou issus de traités visés à l’article 35 de la Loi constitutionnelle de 1982;
   2. un traité, une revendication territoriale ou une entente sur l’autonomie gouvernementale;
3. tout autre organisme ou communauté autochtone prescrit par les règlements.

Les règlements en vertu de la LAIPVP ou de la LAIMPVP n’identifient pas actuellement d’autres « organisations autochtones ».

En Ontario, les Autochtones appartiennent à une gamme riche et diversifiée de communautés, de cultures, de groupes et d’associations. L’article 35 de la Loi constitutionnelle de 1982 définit les « peuples autochtones du Canada » comme étant « Indiens, Inuits et Métis du Canada ».

S’il n’est pas clair qu’une communauté ou une organisation particulière relève de la définition, les coordonnateurs peuvent poser la question à un conseiller juridique.

Clause d’intérêt public manifeste

La clause d’intérêt public manifeste s’applique à cette exemption.

Défense

LAIPVP art. 16

Cette exemption discrétionnaire protège la défense nationale du Canada et les relations internationales. La défense comprend la prévention des attaques ou des autres actes d’agression. L’exemption vise également l’espionnage, le sabotage et le terrorisme. L’accent est placé sur les préjudices et les torts qui peuvent résulter de la divulgation.

L’exemption s’étend à la protection des États étrangers alliés ou associés au Canada contre les préjudices ou les torts résultant de la divulgation d’un document. Un État allié est un État avec lequel le Canada a conclu des alliances ou des traités officiels. Un État associé est un État avec lequel le Canada peut avoir des rapports commerciaux ou autres non visés par une alliance officielle.

La défense est avant tout une question fédérale. Toutefois, le gouvernement de l’Ontario peut avoir des documents liés à la défense nationale, en raison de son travail sur des questions d’intérêt international plus vastes ou de négociations dans des secteurs comme :

• l’environnement;
• l’énergie;
• la planification d’urgence;
• l’immigration;
• le développement économique;
• le commerce;
• l’éducation;
• les questions culturelles et sociales.

Le gouvernement de l’Ontario est consulté par le gouvernement fédéral et peut agir de son propre chef pour communiquer avec les représentants d’autres gouvernements. Par conséquent, toute une gamme d’activités diplomatiques provinciales sont à l’origine de documents relatifs aux relations internationales.

L’information factuelle relative à la défense ou aux relations internationales peut être de nature sensible et peut devoir être protégée de la divulgation. L’information factuelle peut comprendre des renseignements d’ordre technique et non technique.

Il est difficile de prévoir les événements futurs et les renseignements qui seront susceptibles d’intéresser un gouvernement étranger ou une partie hostile. Le fait que des parties ou des types d’information sont disponibles auprès d’autres sources publiques n’est pas, en soi, un facteur déterminant. L’inclusion d’informations factuelles ou autre à un document exempté en vertu de l’article relatif à la défense peut entraîner l’exemption de tous les renseignements contenus dans le document.

Une institution doit demander le consentement du Conseil des ministres pour divulguer un document en vertu de l’exemption liée à la défense.

Clause d’intérêt public manifeste

La clause d’intérêt public manifeste ne s’applique pas à cette exemption.

Renseignements de tiers

LAIPVP art. 17 / LAIMPVP art. 10

Cette exemption obligatoire protège les renseignements confidentiels fournis aux institutions par un tiers. Un tiers peut être tout fournisseur d’information à une institution qui satisfait aux exigences de l’article, y compris :

• une personne;
• un groupe;
• un comité;
• une organisation;
• une institution;
• des entreprises, incluant les fournisseurs sous contrat.

En général, un employé d’une institution et d’autres institutions visées par la loi n’est pas considéré comme un tiers.

L’exemption ne protège pas tous les renseignements de tiers, mais les actifs informationnels qui ont une « valeur », comme :

• les secrets industriels;
• les renseignements scientifiques;
• les renseignements techniques;
• les renseignements commerciaux;
• les renseignements financiers;
• les renseignements sur les relations de travail.

Les institutions ont généralement des renseignements provenant de tiers pour les raisons suivantes :

• exigences légales ou réglementaires comme les évaluations ou les rapports;
• achat de biens et de services incluant l’information obtenue dans le cadre d’un processus d’appel d’offres concurrentiel.

L’exemption vise à protéger la position et les intérêts d’un tiers plutôt que de l’institution. Les types de préjudices possibles sont les suivants :

• causer un grave préjudice à une situation concurrentielle ou grandement entraver des négociations contractuelles ou autres;
• interrompre la communication de renseignements semblables à l’institution, alors qu’il serait dans l’intérêt public que cette communication se poursuive;
• causer des pertes ou des profits indus;
• révéler des renseignements liés à un conflit de relations de travail;
• révéler des renseignements sur l’assujettissement à l’impôt et la perception de l’impôt (uniquement LAIPVP).

Il doit exister  une probabilité de préjudice à l’égard du tiers, et non seulement un  préjudice hypothétique.

Pour que l’exemption s’applique, les circonstances doivent satisfaire à un critère à trois volets. Chaque volet doit s’appliquer pour invoquer l’exemption. Si l’un des volets ne s’applique pas aux renseignements, une analyse plus poussée serait inutile et l’exemption ne pourrait pas être invoquée. Les trois volets ont les exigences suivantes :

1. les documents doivent comprendre des renseignements qui constituent un secret industriel ou scientifique, technique, commercial, financier ou lié aux relations de travail;
2. a) les renseignements doivent être fournis à l’institution par le tiers,
   b) les renseignements doivent être fournis à titre confidentiel, implicitement ou explicitement
3. la divulgation des renseignements doit avoir pour effet probable de causer un ou plusieurs des préjudices indiqués ci-dessus.

Une institution peut divulguer des documents si le tiers ou les tiers auxquels se rapportent les renseignements consentent à leur divulgation.

Volet 1 : catégories de renseignements

La loi définit six catégories de renseignements admissibles à l’exemption. La liste ci-dessous donne une définition et des exemples de chacune d’entre elles. Les termes ont des significations précises et sont distincts les uns des autres.

Secret industriel : formule, modèle, compilation, programme, méthode, technique ou procédé ou information contenu ou incorporé dans un produit, un dispositif ou un mécanisme qui i) est, ou peut être utilisé dans un commerce ou une entreprise, ii) n’est pas généralement connu dans ce commerce ou cette entreprise, iii) a une valeur économique à n’être généralement pas connu, iv) fait l’objet d’efforts raisonnables dans les circonstances visant à maintenir son secret, par exemple les logiciels ou un système informatique, une formule de vaccin et un algorithme.

Renseignements scientifiques : domaine structuré de connaissances, en sciences naturelles, biologiques ou sociales ou en mathématiques, qui doit aussi avoir trait à l’observation et à la mise à l’essai d’hypothèses ou de conclusions particulières par un expert dans le domaine en question, par exemple les recherches, les résultats d’analyses de données brutes et les essais de substances chimiques.

Renseignements techniques : domaine structuré de connaissances qui s’inscrirait dans les catégories générales des sciences appliquées ou des arts mécaniques, et qui comprend habituellement des renseignements préparés par un professionnel du domaine en question, par exemple les documents relatifs à l’architecture, à l’ingénierie, à l’électronique ou à la construction, incluant les dessins, les plans de sites et les normes du bâtiment.

Renseignements commerciaux : achat, vente ou échange de produits ou de services, qui peuvent s’appliquer à la fois aux organisations à but lucratif et aux organisations sans but lucratif, par exemple les renseignements sur les produits, les appels d’offres, les stratégies de mise en marché, les devis, les prix, les listes de fournisseurs et de clients, les renseignements sur les clients et les propositions d’affaires.

Renseignements financiers : données et renseignements précis liés aux questions de finances ou d’argent, y compris l’utilisation et la distribution d’argent, par exemple  les méthodes comptables, les états financiers, les méthodes d’établissement des prix, les renseignements sur les soumissions, les renseignements sur l’impôt foncier, les recettes de ventes et les coûts salariaux.

Relations de travail : relations de négociations collectives entre un employeur et ses employés, par exemple les documents liés à l’incidence des politiques de ressources humaines, aux plans de conflits de travail et aux plans d’équité salariale.

Volet 2a : renseignements fournis par un tiers

Des renseignements sont fournis lorsqu’un tiers les donne ou les soumet à une institution et lorsque les renseignements ne sont pas sujets à des changements. La manière dont les renseignements sont fournis n’est pas pertinente.

Si un document comprend des renseignements qui peuvent révéler ou identifier la teneur des renseignements fournis par un tiers, ces renseignements peuvent tout de même être considérés comme ayant été fournis.

La liste ci-dessous donne des exemples où les renseignements peuvent être considérés comme ayant été fournis par un tiers :

• la loi oblige le tiers à fournir les renseignements;
• le tiers a fourni les renseignements en réponse à une demande de proposition (DP);
• le tiers fournit des détails spécifiques sur des produits ou des techniques sous forme d’annexe à une entente ou à un contrat conclu avec une institution;
• le tiers soumet les résultats de tests.

Les renseignements ne sont pas considérés comme ayant été fournis lorsque :

• l’institution produit ou calcule les renseignements indépendamment;
• les renseignements sont produits par un tiers et une institution agissant ensemble;
• les renseignements résultent de négociations;
• les renseignements ne concernent qu’un tiers.

La liste ci-dessous donne des exemples où les renseignements ne seraient pas considérés comme ayant été fournis par un tiers :

• un employé d’une institution procède à l’inspection d’un tiers;
• un rapport sur l’avancement d’un projet;
• une entente négociée entre une institution et un tiers;
• des renseignements sur l’évaluation d’approvisionnements (ceci ne comprend pas l’évaluation d’éléments d’information tirés directement d’une DP, la méthodologie et les résultats).

Normalement, une entente négociée entre une institution et un tiers ne peut pas être considérée comme ayant été fournie par un tiers, car les clauses des contrats sont généralement établies mutuellement par l’institution et le tiers, plutôt que « fournies » par le tiers. Ceci s’applique même quand le contrat est précédé de peu de négociations, ou d’aucune négociation, ou lorsque l’accord final reflète des renseignements provenant d’un seul tiers.

Il existe deux exceptions à cette règle générale qui sont décrites comme les exceptions de « la divulgation présumée » et de « l’immutabilité ». L’exception de la « divulgation présumée » s’applique lorsque la divulgation des renseignements contenus dans un contrat permettrait de faire des déductions exactes sur des renseignements confidentiels sous-jacents non négociés fournis par le tiers à l’institution. L’exception de « l’immutabilité » intervient lorsque le contrat contient des renseignements fournis par un tiers, mais que ces renseignements ne sont pas susceptibles d’être négociés. Un exemple en serait les annexes d’un contrat qui comprennent des listes de prix détaillées pour les services ou les produits fournis par le vendeur.

Volet 2b : renseignements fournis à titre confidentiel

Un tiers devait s’attendre au respect de la nature confidentielle des renseignements quand il a fourni ces renseignements. Cette attente peut être :

• implicite – c’est-à-dire comprise sans être énoncée directement;
• explicite – c’est-à-dire énoncée ou expliquée directement si bien que sa signification ne peut pas être mise en doute.

Les principaux facteurs utilisés pour déterminer le caractère raisonnable d’une telle attente sont indiqués ci-dessous :

• le document portait la mention « Confidentiel »;
• le tiers a informé l’institution que le document était confidentiel et qu’il devait être gardé confidentiel;
• présence d’une clause de confidentialité dans un contrat.

Les principaux facteurs suivants sont à prendre en considération pour déterminer si les renseignements étaient protégés à titre de renseignements confidentiels.

• L’accès au document ou aux renseignements était-il limité, par exemple autorisé en fonction de la « nécessité de savoir »?
• Une politique de sécurité ou de conservation des documents a-t-elle été suivie?
• Le tiers a-t-il traité systématiquement le document comme confidentiel en donnant la preuve de son souci de protection de la divulgation avant de le divulguer à l’institution?
• Les renseignements étaient-ils accessibles au public par d’autres sources?
• L’institution ou le tiers a-t-il divulgué publiquement les renseignements?
• Les renseignements ont-ils été protégés des concurrents?
• Les renseignements ont-ils été préparés dans un but excluant la divulgation?
• Le document révèle-t-il la teneur des négociations?

Volet 3 : préjudices prévisibles

La discussion sur les préjudices porte sur le tiers dont les renseignements peuvent être divulgués, et non sur l’institution. Dans certains cas, un préjudice peut également être causé à une autre personne, à un autre groupe ou à une autre organisation que le tiers.

L’institution et le tiers devraient tous deux présenter des observations sur les préjudices. Plus d’un préjudice peut s’appliquer aux renseignements, mais au moins un préjudice doit s’appliquer.

Le tiers est le mieux placé pour présenter un argument solide et éclairé concernant la probabilité de préjudices. Les faits particuliers de chaque cas doivent être évalués. Les preuves doivent être détaillées et convaincantes.

Les tribunaux et le CIPVP ont confirmé que le critère préliminaire « s’il est raisonnable de s’attendre à ce que » n’exige pas la preuve que le préjudice est probable, ou que selon la prépondérance des probabilités il y aura un préjudice. Toutefois, le risque identifié doit être raisonnablement démontré. La partie qui s’appuie sur l’exemption doit démontrer que le risque de préjudice est bien plus que simplement possible ou hypothétique, à l’aide de preuves détaillées et convaincantes.

On trouvera ci-dessous une analyse de certaines catégories de préjudices et de circonstances où il serait « raisonnable de s’attendre » à de tels préjudices après la divulgation des renseignements d’un tiers.

Situation concurrentielle : pour que ce critère de préjudice s’applique, l’impact doit être important. Les facteurs qui ont été jugés pertinents comprennent les suivants :

• industrie concurrentielle;
• facteur critique de succès pour une entreprise;
• temps et dépenses consacrés au développement;
• utilité pour un concurrent;
• tarification détaillée ou ventilation des prix;
• préjudice ou tort mesurable.

Obstacle aux obligations ou négociations contractuelles : pour que ce critère de préjudice s’applique, l’impact doit être important. Cet article est souvent appliqué dans le contexte de négociations commerciales ou syndicales qui n’ont pas encore pris fin.

Interruption de la communication de renseignements semblables : pour que ce critère de préjudice s’applique, la communication des renseignements doit être volontaire et la continuation de la communication des renseignements doit être dans l’intérêt public. Ce préjudice porte sur les situations où un tiers, confronté à la perspective de la divulgation de ses renseignements en vertu de la loi, peut décider de ne plus communiquer volontairement des renseignements semblables à l’institution à l’avenir.

Pertes ou profits indus : pour que ce critère de préjudice s’applique, la perte ou le profit doit être indu, ce qui signifie :

• excessif;
• disproportionné;
• inapproprié;
• non dû.

Les pertes et les profits sont généralement examinés ensemble, parce qu’en général une perte pour une partie signifie un profit pour l’autre partie. Les pertes ou les profits sont généralement liés à des investissements d’argent, de temps et d’efforts, ou à une incidence sur les revenus. La possibilité d’une poursuite en justice n’est pas un motif suffisant pour que l’exemption s’applique.

La perte ou le profit peut viser une personne, un groupe, un comité, une institution ou un organisme financier, et pas forcément le tiers qui communique les renseignements.

Conflits de travail : pour que ce critère de préjudice s’applique, les personnes ou les tiers doivent être désignés en vertu de la loi pour régler un conflit de travail. Les médiateurs, les conciliateurs, les réviseurs et les dirigeants des relations de travail en sont des exemples. Il y aurait préjudice s’il était raisonnable de s’attendre à ce que la divulgation du document révèle les renseignements produits pour ces tiers, ou préparés par eux.

Renseignements sur l’impôt

En vertu de la LAIPVP uniquement, il existe une exemption supplémentaire pour les renseignements sur l’impôt. La divulgation doit révéler des renseignements obtenus dans une déclaration d’impôt ou des renseignements recueillis relativement au recouvrement ou à la détermination de la dette fiscale d’un contribuable particulier.

L’article concernant les renseignements sur l’impôt s’applique uniquement en vertu de la LAIPVP et le critère de définition des préjudices « s’il est raisonnable de s’attendre à ce que » ne s’applique pas.

Clause d’intérêt public manifeste

La clause d’intérêt public manifeste s’applique à cette exemption.

Intérêts économiques et autres

LAIPVP art. 18 / LAIMPVP art. 11

Cette exemption discrétionnaire permet aux institutions de protéger certains renseignements exclusifs et d’empêcher la divulgation prématurée de certains plans ou de certaines stratégies de négociation. Le gouvernement et les institutions de l’Ontario bénéficient ainsi d’une protection similaire à celle accordée aux tiers en vertu de l’exemption relative aux renseignements de tiers.

La protection vise des questions comme :

• la production de revenus;
• la situation concurrentielle;
• le profit ou la perte monétaire;
• le positionnement stratégique.

L’exemption couvre divers rôles et activités du gouvernement et des institutions de l’Ontario, dont les suivants :

• exercer des activités commerciales;
• effectuer des recherches;
• gérer des finances et l’économie;
• mener des négociations;
• gérer l’administration des institutions et le personnel;
• proposer des plans, des politiques et des projets;
• effectuer des examens et des tests;
• prendre des décisions au sujet d’observations relatives à des limites municipales.

L’exemption protège les parties concernées relativement à tout avantage ou désavantage pouvant résulter de la divulgation des renseignements. L’exemption tient compte de l’incidence de la divulgation prématurée de renseignements sur des activités en cours ou encore incomplètes.

Les protections sont contre les préjudices ou les torts. Des critères de définition des préjudices s’appliquent à certains alinéas, mais pas à tous.

L’exemption comporte neuf alinéas. Certains font référence au gouvernement de l’Ontario de manière générale, d’autres à une institution, et d’autres encore aux deux.

Dans certains alinéas, les « renseignements » ont un sens général tandis que dans d’autres, des types précis de renseignements ou de documents sont indiqués et les définitions de ces termes doivent être appliquées dans l’analyse.

Renseignements commerciaux

Cette exemption est communément appelée renseignements commerciaux. Les définitions sont les mêmes que celles de l’exemption relative aux renseignements de tiers, à l’exception des relations de travail qui est omise. Son critère de pertinence compte trois volets

L’institution doit établir que les renseignements contenus dans le document :

1. sont un secret commercial, ou des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques;
2. appartiennent au gouvernement de l’Ontario ou à une institution;
3. ont une valeur monétaire réelle ou potentielle.

Volet 1 : catégories de renseignements

Cette exemption identifie cinq catégories de renseignements :

• secrets commerciaux;
• renseignements scientifiques;
• renseignements techniques;
• renseignements commerciaux;
• renseignements financiers.

Les définitions fondées sur l’interprétation de ces catégories de renseignements se trouvent dans la partie ci-dessus sur l’exception relative aux tiers.

Volet 2 : propriété d’une institution

Les renseignements doivent être la propriété du gouvernement de l’Ontario ou d’une institution.

« Être la propriété » fait référence à plus qu’un simple droit de propriété ou une simple possession. Il doit aussi y avoir un intérêt exclusif. Un intérêt exclusif peut être un droit de propriété intellectuelle, par exemple les droits d’auteur ou les marques de commerce.

Un intérêt exclusif peut également exister dans les cas où la loi reconnaîtrait un intérêt important à protéger les renseignements de tout détournement par une autre partie, par exemple les secrets commerciaux, les listes de clients ou de fournisseurs, ou les listes de prix.

Les renseignements peuvent appartenir à l’institution qui a la garde du document ou à une autre institution. Si les renseignements sont du domaine public, il se peut que l’exemption ne s’applique pas.

Volet 3 : valeur monétaire

Les renseignements doivent avoir une valeur monétaire réelle ou potentielle, ce qui signifie qu’ils doivent avoir un prix sur le marché ou être potentiellement commercialisables.

La valeur monétaire peut être établie en démontrant qu’il existe :

• un marché ou une demande pour les renseignements;
• des documents similaires qui sont accessibles moyennant des frais (plus que des frais simplement administratifs);
• des acheteurs et des vendeurs qui veulent commercialiser ces renseignements;
• une intention de fournir les renseignements en échange d’un profit monétaire.

Recherche effectuée par un employé

Cette exemption protège les renseignements obtenus dans le cadre d’une recherche faite par un employé s’il est raisonnable de s’attendre à ce que leur divulgation prive l’employé de la primauté de la publication.

La définition de recherche est la même que dans les autres parties. La recherche a été définie par le CIPVP en ces termes : « enquête systémique visant à élaborer ou à établir des principes, des faits ou des connaissances généralisables, ou toute combinaison de ceux-ci, et comprend l’élaboration, l’essai et l’évaluation de la recherche ».

La recherche doit être liée à un chercheur particulier. Le chercheur doit avoir des preuves solides de son intention de publier, par exemple :

• affidavit sous serment;
• document préparé pour un examen interne par les pairs;
• annonce lors d’une conférence;
• données déjà prêtes pour publication.

L’exemption ne s’applique pas aux données brutes.

Intérêts économiques et concurrentiels d’une institution

Cette exemption protège les intérêts économiques et la situation concurrentielle d’une institution contre les préjudices. Les renseignements ne doivent pas forcément être la propriété de l’institution qui revendique l’exemption. Pour se prévaloir de l’exemption, l’institution doit fournir des preuves détaillées et convaincantes que la divulgation risquerait probablement de porter préjudice aux intérêts économiques ou à la situation concurrentielle d’une institution.

Les intérêts économiques concernent la production, la distribution et la consommation de biens et de services, ainsi que les coûts et les prix connexes.

La situation concurrentielle s’applique lorsque les institutions fournissent des biens et des services pour réaliser un profit, en se faisant concurrence.

L’exemption ne s’applique pas lorsqu’une institution a un monopole ou lorsqu’il n’y a pas de concurrents. De plus, certains renseignements peuvent perdre de la valeur avec le temps.

Les questions à prendre en considération pour déterminer si cette exemption s’applique comprennent les suivantes : l’institution pourrait-elle payer un prix plus élevé pour les biens et services si les renseignements étaient divulgués? L’institution pourrait-elle perdre des revenus si l’information était divulguée?

Une institution devrait pouvoir négocier la meilleure affaire possible, quel que soit le type de contrat. Les négociations contractuelles sont implicites dans certains des exemples ci-dessus, mais l’exemption peut également s’appliquer au règlement de questions financières.

Les facteurs ci-dessous pourraient notamment être pertinents pour déterminer si les documents relatifs aux négociations contractuelles sont exemptés :

• Des négociations sont-elles en cours?
• La divulgation influera-t-elle sur la volonté des parties à négocier à l’avenir?
• La divulgation aura-t-elle une incidence sur la capacité de l’institution à maximiser ses profits?
• La divulgation aura-t-elle un effet dissuasif sur les futures activités commerciales?
• La divulgation aura-t-elle une incidence sur la capacité de l’Ontario à préparer et à présenter des soumissions concurrentielles pour l’industrie (comparativement aux autres provinces)?
• Un don important est-il en cause?

L’exemption ne s’applique pas aux renseignements contractuels qui peuvent aider un concurrent sur d’autres plans, par exemple la responsabilité de retards, l’absence de rendement, le partage des revenus, les modalités de l’entente, ou les dispositions de résiliation.

L’exemption ne s’applique pas à la divulgation d’une entente définitive à moins qu’il ne soit possible d’établir que d’autres parties pourraient utiliser d’anciens renseignements, ou révéler certains renseignements sur la situation de l’institution, montrant par exemple que l’institution est disposée ou non à absorber les coûts. De plus, une clause de confidentialité dans les ententes de règlement peut ne pas suffire pour que l’exemption s’applique.

Intérêts financiers du gouvernement et gestion de l’économie

Cette exemption protège les intérêts économiques plus généraux de l’Ontario. Lorsque les intérêts économiques sont touchés négativement, les intérêts financiers sont généralement touchés eux aussi. Pour se prévaloir de cette exemption, l’institution doit fournir des preuves détaillées et convaincantes que la divulgation pourrait probablement nuire aux intérêts financiers du gouvernement ou à sa gestion de l’économie de l’Ontario.

Exemples de cas dans lesquels les intérêts financiers du gouvernement de l’Ontario pourraient être touchés :

• le gouvernement est l’unique actionnaire;
• le gouvernement fait face à de graves dangers pour la sécurité économique;
• le gouvernement fait face à des dangers pour la sécurité des infrastructures ou des bâtiments;
• le gouvernement peut être tenu d’effectuer un paiement financier important à titre de mesure corrective;
• l’intégrité d’un système gouvernemental pourrait être compromise.

Il doit y avoir un lien entre la divulgation d’un document et le préjudice. L’exemption ne s’applique pas à un préjudice pouvant résulter de la propre conduite ou des propres pratiques du gouvernement.

Propositions de plans ou critères pour des négociations

Cette exemption protège la capacité du gouvernement de l’Ontario ou d’une institution à négocier efficacement avec des tiers.

Une négociation signifie des discussions et des communications où le gouvernement ou une institution et un tiers cherchent à conclure une entente, un règlement ou un contrat juridiquement contraignant.

Les négociations doivent s’inscrire dans le contexte de situations financières, commerciales, professionnelles, internationales ou de situations similaires, comme :

• les revendications territoriales autochtones;
• les accords de pêche commerciale;
• les allocations de ressources forestières;
• le règlement de litiges.

Cette exemption ne s’applique pas lorsque le gouvernement consulte des intervenants en vue d’élaborer une politique ou une loi, ou au sujet d’un litige éventuel.

L’exemption s’applique aux postes, plans, procédures, critères ou instructions à appliquer à toute négociation.

Un plan est défini comme une méthode structurée et détaillée à suivre pour faire quelque chose, mettre en œuvre un concept ou un plan.

Les positions, procédures, critères et instructions sont des mesures ou des façons de procéder prédéterminées, et comprennent les commentaires sur la force des positions, les positions finales ou de repli, les options ou les tactiques élaborées dans le cadre du processus de négociation.

Le critère de pertinence de cette exemption compte quatre volets.

Volet 1 : les documents doivent inclure les positions, les plans, les procédures, les critères ou les instructions.

Volet 2 : les documents doivent s’appliquer, ou être destinés à s’appliquer, aux négociations.

Volet 3 : les négociations doivent être en cours et continues, ce qui signifie qu’elles doivent se poursuivre ou qu’elles se poursuivront.

Volet 4 : les négociations doivent être menées par une institution ou par le gouvernement de l’Ontario, ou en son nom.

L’exemption ne s’applique pas aux :

• renseignements factuels utilisés pour concevoir des positions, des plans, etc.;
• renseignements qui pourraient s’appliquer à de futures négociations encore non envisagées, planifiées ou entamées;
• procès-verbaux de règlement, de renvoi ou de démission d’un employé.

Plans de gestion du personnel ou de l’administration

Cette exemption protège les plans relatifs à la gestion du personnel ou de l’administration d’une institution qui ne sont pas encore mis en application ou rendus publics. Son objectif est de protéger les plans de gestion interne d’une institution, comme une réorganisation, un déménagement ou la création d’un organisme avant sa mise en œuvre.

L’échéancier et la nature du plan sont des facteurs importants. Un plan doit être suffisamment détaillé pour être admissible, par exemple en comportant  des méthodes, des schémas ou des concepts, des recommandations et des plans d’action. Un plan déjà mis en application, ou annoncé, n’est pas admissible.

Le critère de pertinence de cette exemption compte trois volets.

Volet 1 : un document doit contenir un plan ou des plans.

Volet 2 : le plan ou les plans doivent avoir trait à la gestion ou au personnel de l’administration de l’institution.

Volet 3 : le plan ou les plans n’ont pas encore été mis en œuvre ou rendus publics.

Propositions de plans, de politiques et de projets

L’exemption protège les propositions de plans, de politiques ou de projets qui pourraient entraîner :

• la divulgation prématurée d’une décision politique imminente;
• un avantage financier ou une perte financière indu pour une personne.

L’institution doit satisfaire à des critères de définition des préjudices, ce qui signifie qu’elle doit pouvoir démontrer que la divulgation de ces documents causerait probablement un préjudice. L’exemption s’applique uniquement s’il est raisonnable de s’attendre à ce que l’un des deux résultats précisés se produise en raison de la divulgation. Les documents doivent être prescriptifs plutôt que descriptifs.

Le terme proposition désigne une activité planifiée qui n’est pas encore terminée. L’institution doit avoir déjà pris une décision.

Une décision politique imminente fait référence à une situation où une décision a été prise, mais n’a pas encore été mise en œuvre. L’exemption peut s’appliquer aux décisions opérationnelles au cas par cas.

Indu signifie excessif, disproportionné, inapproprié, non dû, cette interprétation étant similaire à celle mentionnée dans d’autres parties.

L’exemption ne fait pas référence aux cas où un document de politique, ou des consultations entreprises en vue d’ examiner une politique, ou une décision de politique, sont soumis pour examen ou pour discussion à une institution.

La perte ou le profit financier indu doit être celui du tiers et non de l’institution.

Examens et tests

Cette exemption protège les questions utilisées dans les examens et les tests par les institutions dans un but éducatif conforme au mandat de l’organisme, comme une école, un collège et une université.

Cette exemption couvre les questions qui :

• seront utilisées;
• ont été utilisées, et peuvent permettre la prédiction exacte de futures questions.

Les facteurs pertinents sont notamment les suivants :

• la difficulté de créer de nouvelles questions;
• un protocole de réutilisation en place ou non;
• des commentaires formulés ou non sans rendre les tests.

Le fait qu’une institution puisse choisir de réutiliser les mêmes questions n’est pas suffisant pour satisfaire à l’exigence. D’autres facteurs doivent exister pour que l’exemption s’applique aux questions réutilisées.

La formulation de l’exemption diffère dans la LAIPVP et dans la LAIMPVP. L’exemption de la LAIPVP élargit la formulation pour y inclure les méthodes et les techniques des tests.

Une autre différence est la présence de critères de définition des préjudices dans la LAIPVP, contrairement à la LAIMPVP. La LAIPVP exige que la divulgation risque probablement de porter préjudice à l’utilisation ou aux résultats des tests ou des méthodes et techniques des tests.

Observations sur les limites municipales

Cette exemption protège les observations faites en vertu de la Loi sur les négociations de limites municipales par une municipalité ou un autre organisme au sujet d’une question avant que cette Loi ne soit abrogée et remplacée par la Loi de 2001 sur les municipalités. La question à régler doit avoir commencé avant l’abrogation et ne doit pas encore être résolue.

Renseignements sur les soins de santé

Cette exemption protège les renseignements fournis à un hôpital à titre confidentiel, ou les documents préparés par un comité d’hôpital s’attendant au respect de leur nature confidentielle, afin d’examiner ou d’évaluer la qualité des soins de santé et des programmes et services directement liés qui sont fournis par un hôpital, si l’examen ou l’évaluation vise à améliorer les soins et les programmes et services.

Exceptions

Seule la LAIPVP prévoit des exceptions à l’exemption des intérêts économiques et autres. L’exemption ne s’applique pas à un document qui contient des résultats d’essais de produits ou d’essais environnementaux effectués par une institution, ou pour elle, sauf si :

• l’essai est effectué à titre de service moyennant rémunération pour une personne, un groupe de personnes, ou une organisation autre qu’une institution;
• l’essai était de nature préliminaire ou expérimentale, en vue de concevoir des méthodes d’essai.

Clause d’intérêt public manifeste

La clause d’intérêt public manifeste s’applique à cette exemption.

Réunions à huis clos des universités, des collèges et des hôpitaux

LAIPVP art. 18.1

L’exemption discrétionnaire pour les réunions à huis clos s’applique aux universités, aux collèges et aux hôpitaux. Elle est similaire à l’exemption des projets de règlements municipaux et des réunions à huis clos en vertu de la LAIMPVP et prévoit pour les collèges et les hôpitaux des dispositions similaires en matière de confidentialité des délibérations de leurs organes de gouvernance respectifs.

L’exemption est destinée à être limitée et spécifique et à protéger les délibérations dont la teneur porte sur :

• un projet de règlement, de résolution, ou de loi;
• un litige ou un litige éventuel.

L’exemption exige qu’une réunion et des délibérations aient lieu. Une réunion n’est pas n’importe quel rassemblement. Une réunion a lieu lorsque les participants se réunissent pour exercer leur pouvoir ou leur autorité ou pour se préparer à le faire. Les délibérations font référence aux discussions menées en vue de prendre une décision.

L’exemption exige que les réunions se tiennent en l’absence du public, et elles sont donc généralement appelées réunions à huis clos. Les exigences relatives à la tenue d’une réunion à huis clos sont les suivantes :

• autorité légale  pour tenir une réunion à huis clos;
• l’organisme qui tient la réunion à huis clos a l’autorité légale voulue;
• la réunion à huis clos a été dûment convoquée en l’absence du public;
• les comptes rendus de la réunion sont gardés confidentiels.

Exceptions

L’exemption ne s’applique pas quand les renseignements ne sont pas gardés confidentiels ou quand le sujet des délibérations a été examiné en réunion publique.

L’exemption ne s’applique pas aux documents qui datent de plus de 20 ans.

Clause d’intérêt public manifeste

La clause d’intérêt public manifeste s’applique à cette exemption.

Secret professionnel de l’avocat

LAIPVP art. 19 / LAIMPVP art. 12

L’exemption discrétionnaire du secret professionnel de l’avocat s’applique aux documents protégés par le secret professionnel de l’avocat en common law (référence : « Volet 1 »). Cette exemption s’applique aussi aux documents préparés par l’avocat-conseil de la Couronne, ou pour le compte de celui-ci, ou par un avocat employé par une institution ou dont les services sont retenus par une institution, ou pour le compte de celui-ci, afin qu’il les utilise en vue de donner des conseils juridiques ou en prévision d’une instance ou durant une instance (« Volet 2 »).

Le terme « conseils juridiques » englobe une opinion juridique sur une question d’ordre juridique et tout plan d’action recommandé fondé sur des considérations de nature juridique. Ce terme ne désigne pas les renseignements fournis sur une question ayant des incidences juridiques si aucun avis juridique n’a été formulé ou si aucun plan d’action fondé sur des considérations d’ordre juridique n’a été recommandé. Le fait qu’un avocat a étudié un document ne signifie pas nécessairement que le document est visé par l’exemption.

Il faut toujours solliciter l’opinion des conseillers juridiques d’une institution avant d’invoquer cette exemption. Les institutions doivent veiller à ce que les opinions juridiques ne soient pas divulguées à une autre partie, car le secret professionnel de l’avocat pourrait s’en trouver compromis.

Volet 1 – Le privilège reconnu en common law s’applique :

• à toutes les communications confidentielles, verbales ou écrites, entre un client, ou son représentant, et un conseiller juridique employé par l’institution, qui sont directement reliées à la sollicitation, la formulation ou la fourniture de conseils juridiques ou d’aide juridique (y compris les documents de travail du conseiller juridique qui y sont directement reliés);
• aux documents et au matériel préparés ou obtenus spécialement pour le breffage d’un avocat à l’occasion ou en prévision d’une instance.

Le secret professionnel de l’avocat s’applique si les quatre critères suivants sont réunis :

• la communication doit être verbale ou écrite;
• la communication doit être confidentielle;
• la communication doit avoir lieu entre une institution et un avocat-conseil;
• la communication doit être directement reliée à la sollicitation, à la formulation ou à la fourniture d’un conseil juridique.

Le secret professionnel de l’avocat protège la confidentialité des communications entre un avocat et un client afin de garantir des communications complètes, libres et franches. Ce privilège est permanent, sous réserve d’une renonciation. Une relation confidentielle est une condition essentielle de la bonne administration de la justice.

Volet 2 – Documents préparés par l’avocat-conseil d’une institution, ou pour son compte, en vue de donner des conseils juridiques ou en prévision d’une instance : ce volet de l’exemption s’applique à tous les documents préparés pour être utilisés durant une instance ou en prévision d’une instance. Les documents ne doivent pas forcément contenir des communications confidentielles entre l’institution et l’avocat ni même être des communications.

Deux critères définissent un « document élaboré… en prévision d’une instance » :

• l’instance prévue doit être la raison principale qui motive la préparation du document;
• la probabilité d’une telle instance doit être raisonnable lors de l’élaboration du document; la possibilité de litige ne peut pas être simplement vague ou théorique.

Le privilège de litige s’applique aux documents de règlement et de médiation qui sont considérés comme des communications confidentielles entre les parties alors qu’elles tentent de régler un différend, y compris les communications orales et écrites en vue d’une réconciliation et d’un règlement.

Le privilège de litige s’étend aux documents de règlement extrajudiciaire des différends.

Le privilège de litige en common law ne s’applique que jusqu’à la fin du litige; par contre, le privilège de litige en vertu de la loi est permanent.

Ce privilège est similaire au privilège de la common law, mais il précise que l’avocat est un avocat-conseil de la Couronne ou un avocat employé ou aux services retenus par un établissement d’enseignement ou par un hôpital. Le privilège s’applique à la fois aux conseils donnés et aux documents préparés en prévision ou à l’occasion d’un litige.

Les avocats employés par le gouvernement de l’Ontario, y compris les avocats externes aux services retenus par le gouvernement de l’Ontario, sont des avocats-conseils de la « Couronne ».

Au gouvernement, la relation avocat-client est habituellement entre l’avocat-conseil de l’institution et l’institution. Quand l’avocat-conseil donne des conseils sur des questions non juridiques, ces conseils ne sont pas considérés comme des conseils juridiques. L’exemption ne s’applique pas seulement parce que l’avocat-conseil examine un document. Les conseils doivent être liés à des questions juridiques.

Renonciation au secret professionnel de l’avocat

Le secret professionnel de l’avocat est le privilège du client et un client peut décider de divulguer des renseignements confidentiels obtenus auprès de son avocat-conseil et « renoncer » ainsi au privilège.

Il n’y a aucune renonciation lorsque la divulgation des renseignements est exigée par la loi. Il n’y a aucune renonciation non plus si les renseignements privilégiés sont partagés avec d’autres employés dans une institution ou un service.

La renonciation est établie quand le client, en tant que détenteur du privilège :

• connaît l’existence du privilège;
• démontre volontairement son intention de renoncer au privilège;
• le document a été divulgué à un tiers;
• la communication a été faite en audience publique.

La divulgation de renseignements privilégiés à des tiers constitue généralement une renonciation. Par exemple, la renonciation s’appliquerait à une lettre échangée avec l’avocat de la partie adverse.

Il n’y a aucune renonciation du secret professionnel de l’avocat lorsque les documents sont communiqués au CIPVP en vue d’un appel.

Il n’y a pas nécessairement renonciation lorsqu’une petite quantité de renseignements provenant de la conclusion d’un avis juridique ou d’un sommaire d’avis juridique est divulguée. L’essentiel de l’avis juridique complet peut rester confidentiel.

Le partage de renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat entre des parties qui ont un intérêt commun ne constitue pas nécessairement une renonciation. Voici des exemples de cas où il peut y avoir un intérêt commun :

• l’expéditeur et le destinataire envisagent un litige contre un adversaire commun;
• un avis juridique a été communiqué à un groupe d’entités relativement à des conseils partagés;
• plusieurs parties ont partagé un avis juridique confidentiellement en vue d’être sur un pied d’égalité dans les négociations.

Comme il s’agit d’une exemption de catégorie  par conséquent, aucun passage ne doit être extrait des documents visés par cette exemption qui doivent plutôt être retenus en totalité.

Clause d’intérêt public manifeste

La clause d’intérêt public manifeste ne s’applique pas à cette exemption.

Menace à la santé ou à la sécurité

LAIPVP art. 20 / LAIMPVP art. 13

Cette exemption discrétionnaire est axée sur des menaces graves à la santé ou à la sécurité d’une personne si un document était divulgué. Le terme « personne » est censé inclure toute personne, à titre personnel ou professionnel.

En général, une personne est identifiable ou nommée, mais ceci n’est pas nécessaire pour que l’exemption s’applique.

L’exemption peut aussi s’appliquer dans les cas où une personne :

• agit au nom d’un groupe;
• est membre d’un groupe à risque;
• est employée pour faire des travaux dangereux ou controversés.

Cette exemption est liée à l’exemption relative à l’exécution de la loi qui protège les agents d’exécution de la loi et toute autre personne contre les dangers pour leur vie ou leur sécurité physique, mais non pour leur santé.

Des critères de définition des préjudices ont été conçus pour cette exemption. Ceux-ci n’exigent pas que l’institution prouve que le préjudice résultant de la divulgation est probable, mais qu’il existe  des motifs raisonnables de croire que la divulgation pourrait poser « une menace grave à la santé ou à la sécurité d’une personne ».

La prévision raisonnable d’un préjudice doit être objective plutôt que subjective. Il doit y avoir une preuve claire et directe d’un lien entre la divulgation du contenu du document et la probabilité du préjudice.

La crainte d’un préjudice ressentie par une personne peut ne pas suffire, à elle seule, à satisfaire à cette exigence. Les facteurs à prendre en considération pour déterminer si les critères de définition des préjudices sont satisfaits incluent les suivants :

• menace réelle;
• comportement persistant et harcelant;
• type de correspondance offensante et intimidante;
• antécédents de comportement violent;
• probabilité de représailles;
• antécédents de plaintes frivoles  ou vexatoires;
• temps écoulé entre le comportement présumé et la demande.

L’exemption peut s’appliquer lorsqu’un document révèle un lieu physique qui peut être lié à une personne.

L’exemption ne s’applique pas aux renseignements généraux ou aux statistiques, par exemple à un dossier concernant des statistiques sur le suicide. Les statistiques n’ont pas révélé les lieux ou les méthodes de suicide et l’institution n’a pas fourni suffisamment de preuves d’un risque probable de préjudice résultant de la divulgation des statistiques.

Clause d’intérêt public manifeste

La clause d’intérêt public manifeste s’applique à cette exemption.

Vie privée

LAIPVP art. 21 / LAIMPVP art. 14

Cette exemption obligatoire protège les renseignements des personnes autres que l’auteur d’une demande, sauf dans les circonstances précisées par cet article. Voir au Chapitre 7 : Principes fondamentaux de la protection de la vie privée la définition détaillée des renseignements personnels.

Cet article est l’une des dispositions clés de la loi. Il établit un équilibre entre le droit d’accès du public aux documents et le droit d’une personne à la protection de sa vie privée en ce qui concerne ses renseignements personnels.

Cette exemption exige des institutions qu’elles refusent de divulguer des renseignements personnels à des personnes autres que celles concernées par les renseignements, sauf dans les circonstances précisées dans la loi.

Cette exemption permet aussi aux institutions de divulguer des renseignements personnels dans certaines circonstances, comme celles ci-dessous.

Consentement écrit : une personne donne son consentement écrit à la divulgation de ses renseignements personnels à une autre personne.

Santé et sécurité d’une personne : une situation d’urgence menace la santé et la sécurité d’une personne, ce qui exige la divulgation. Les institutions doivent aviser de la divulgation la personne concernée, à sa dernière adresse connue.

Document public : les renseignements personnels ont été recueillis et sont conservés dans le but précis de créer un document accessible au grand public. Pour de plus amples renseignements sur les renseignements personnels conservés à des fins de création d’un document public, voir le Chapitre 7 : Principes fondamentaux de la protection de la vie privée.

Divulgation autorisée par la loi : une loi de l’Ontario ou du Canada autorise expressément la divulgation des renseignements personnels.

Entente de recherche : les renseignements personnels peuvent être divulgués à des fins de recherche si certaines conditions sont remplies. Pour de plus amples renseignements sur les ententes de recherche, voir le Chapitre 6 : Gestion du processus de demande.

Aucune atteinte injustifiée à la vie privée : la divulgation des renseignements personnels est également permise si elle n’entraîne pas une atteinte injustifiée à la vie privée.

L’exemption dresse une liste non exhaustive de critères permettant de déterminer si la divulgation des renseignements personnels constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée. Certains critères permettent la divulgation des renseignements personnels, tandis que d’autres l’interdisent. Les critères ci-dessous permettent  la divulgation.

• La divulgation est-elle souhaitable dans le but de soumettre les activités du gouvernement de l’Ontario et de ses organismes à l’examen du public?
• L’accès aux renseignements personnels peut-il promouvoir la santé et la sécurité du public?
• L’accès aux renseignements personnels favoriserait-il un choix éclairé dans l’achat de biens et de services?
• Les renseignements personnels sont-ils pertinents pour déterminer équitablement les droits concernant l’auteur de la demande?

Les critères ci-dessous interdisent  la divulgation

• La personne concernée par les renseignements serait-elle exposée injustement à un préjudice pécuniaire ou autre?
• Les renseignements personnels sont-ils de nature extrêmement sensible?
• Les renseignements personnels ne sont-ils probablement pas exacts ou fiables?
• Les renseignements personnels fournis par la personne concernée ont-ils été fournis à titre confidentiel?
• La divulgation nuirait-elle injustement à la réputation de quiconque est mentionné dans le document?

L’exemption énonce aussi les types de renseignements personnels qui, s’ils étaient divulgués, seraient présumés être la cause d’une atteinte injustifiée à la vie privée. La liste comprend les renseignements personnels qui :

• sont relatifs aux antécédents médicaux, psychiatriques ou psychologiques, au diagnostic, à la maladie, au traitement ou à l’évaluation;
• ont été recueillis et sont identifiables dans le cadre d’une enquête sur une éventuelle infraction à la loi, sauf si la divulgation est nécessaire pour engager des poursuites sur l’infraction ou pour continuer l’enquête;
• sont relatifs à l’admissibilité aux prestations de service social ou d’aide sociale ou à l’établissement du niveau des prestations;
• sont relatifs aux antécédents professionnels ou éducatifs;
• ont été relevés dans une déclaration d’impôt ou recueillis dans le but de percevoir un impôt;
• décrivent la situation financière, le revenu, l’actif, le passif, la valeur nette, les soldes bancaires, les antécédents ou les activités d’ordre financier, ou la solvabilité d’une personne;
• comportent des recommandations ou des évaluations personnelles, des renseignements ayant trait à la moralité ou des évaluations de personnel;
• indiquent l’origine raciale ou ethnique, l’orientation sexuelle ou les croyances ou allégeances religieuses ou politiques d’une personne.

L’exemption énonce aussi les cas où la divulgation de renseignements personnels ne constituerait pas une atteinte injustifiée à la vie privée.

Certains renseignements sur les employés :la classification, l’échelle salariale et les avantages sociaux, ou les responsabilités professionnelles d’une personne qui est ou a été dirigeant ou employé d’une institution, ou membre du personnel d’un ministre. La divulgation de renseignements salariaux exacts et d’autres détails concernant les employés d’une institution peut, dans certains cas, constituer une atteinte injustifiée à la vie privée.

Détails des contrats de services personnels : détails financiers ou autres d’un contrat de services personnels entre une personne et une institution.

Avantages financiers et discrétionnaires : dans la LAIPVP uniquement, les détails d’une licence ou d’un permis ou d’un avantage discrétionnaire semblable conféré à une personne par une institution ou par la personne responsable d’une institution dans les circonstances où la personne représente un pour cent ou plus de l’ensemble des personnes et organisations de l’Ontario qui bénéficient d’un avantage semblable, et quand la valeur de l’avantage pour la personne représente un pour cent ou plus de la valeur totale des avantages semblables procurés à d’autres personnes et organisations de l’Ontario.

Renseignements personnels sur une personne décédée : les renseignements personnels d’une personne décédée peuvent être communiqués à son conjoint ou à l’un de ses proches parents si la personne responsable est convaincue que, dans ces circonstances, la divulgation est souhaitable pour des motifs de compassion.

La loi définit comme « proche parent » un parent, un enfant, un grand-parent, un petit-enfant, un frère, une sœur, un oncle, une tante, un neveu ou une nièce, y compris par adoption.

La loi ne définit pas les motifs de compassion; toutefois, le CIPVP a conclu que ces motifs comprennent les cas où la divulgation des renseignements permettra aux proches parents d’avoir plus d’information sur les circonstances entourant le décès d’un être cher, ou les aidera dans leur deuil.

La loi permet à une institution de refuser de confirmer ou de nier l’existence d’un document dont la divulgation constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée. Si la décision de refuser de confirmer ou de nier l’existence d’un document fait l’objet d’un appel auprès du CIPVP, une institution doit fournir une preuve détaillée et convaincante que :

• la divulgation de la simple existence des documents demandés donnerait des renseignements au demandeur;
• la seule nature de ces renseignements constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée.

Par exemple, une institution peut refuser ou nier l’existence d’un document lorsque la reconnaissance de l’existence du document confirmerait qu’une personne a fait l’objet d’une enquête policière.

Bien que la loi n’en fasse pas mention, le CIPVP s’est penché sur le principe de résultat absurde en réglant des appels relatifs à cette exemption. Le principe de résultat absurde stipule que le fait d’empêcher la divulgation de renseignements fournis par l’auteur d’une demande à un organisme gouvernemental serait un résultat manifestement absurde, et les exemptions relatives à la protection de la vie privée ne s’appliqueraient pas dans ces circonstances. Le principe de résultat absurde s’applique lorsque l’auteur d’une demande a fourni à l’origine les renseignements personnels d’autres personnes, ou lorsqu’il en a eu connaissance d’une autre manière. Un exemple en serait le cas de l’auteur d’une demande qui cherche à obtenir l’accès à sa propre déclaration de témoin remise à la police.

Clause d’intérêt public manifeste

La clause d’intérêt public manifeste s’applique à cette exemption.

Espèces en péril

LAIPVP art. 21.1

Cette exemption discrétionnaire en vertu de la LAIPVP n’a pas d’équivalent dans la LAIMPVP. Elle fait référence aux dispositions de la Loi de 2007 sur les espèces en voie de disparition.

Cette exemption permet à une institution de ne pas divulguer des renseignements s’il est raisonnable de s’attendre à ce qu’ils aient pour effet qu’un membre vivant de l’espèce en péril soit tué, blessé, harcelé, capturé ou pris.

De plus, les renseignements dont la divulgation pourrait probablement avoir pour effet qu’un membre, vivant ou mort, d’une espèce en péril soit possédé, transporté, collectionné, acheté ou vendu, seraient également exemptés de la divulgation.

Enfin, les renseignements dont la divulgation pourrait probablement endommager ou détruire l’habitat d’une espèce en péril seraient exemptés eux aussi.

Pour connaître la liste des espèces en péril, voir le Règlement de l’Ontario 230/08.

Clause d’intérêt public manifeste

La clause d’intérêt public manifeste s’applique à cette exemption.

Publication prochaine des renseignements

LAIPVP art. 22 / LAIMPVP art. 15

Cette exemption discrétionnaire permet aux institutions d’exempter les renseignements qui sont déjà accessibles au public ou déjà publiés, ou qui seront publiés dans les 90 jours suivant la réception de la demande, ou dans le délai nécessaire à leur impression ou à leur traduction.

Cette exemption permet aussi aux institutions d’orienter les demandeurs vers des publications et des renseignements existants qui sont ou seront bientôt accessibles au public.

Selon les décisions du CIPVP, pour que l’institution puisse invoquer cette exception, le document demandé doit être soit publié, soit accessible au public grâce à un système d’accès régularisé. Une bibliothèque publique et un centre de publications du gouvernement sont des exemples de système d’accès régularisé.

Lorsque des frais sont exigés pour obtenir des renseignements, les renseignements peuvent toujours être considérés comme accessibles au public, à condition que les frais s’appliquent à quiconque souhaite obtenir ces renseignements et ne soient pas prohibitifs. La structure de prix du fournisseur ne doit pas forcément s’aligner sur les frais prévus par la loi.

Clause d’intérêt public manifeste

La clause d’intérêt public manifeste ne s’applique pas à cette exemption.

Exclusions

En plus des exemptions énumérées ci-dessus, la loi définit aussi des catégories de renseignements qui sont exclues de l’application de la loi.

Contrairement aux exemptions, les exclusions visent des catégories de renseignements auxquelles le droit d’accès général du public à l’information ne s’applique pas Bien que les renseignements puissent être exclus de l’application de la loi, les institutions peuvent toutefois décider d’autoriser l’accès du public aux renseignements. Cependant, décider de cet accès serait laissé à la seule discrétion de l’institution en fonction de ses propres politiques.

Les parties ci-dessous décrivent chaque exclusion et indiquent les exceptions aux exclusions. Lorsqu’une exclusion ne s’applique qu’à une institution ou à un type d’institution spécifique (par exemple à un hôpital ou à un établissement d’enseignement), ceci est indiqué.

Dons privés aux archives

LAIPVPpar. 65 (1) / LAIMPVPpar. 52 (2)

La loi ne s’applique pas aux documents déposés aux Archives publiques de l’Ontario, aux archives d’un collège ou d’une université, ou aux archives municipales quand le donateur des documents n’est pas une institution au sens de la LAIPVP ou de la LAIMPVP, ou un dépositaire de renseignements sur la santé au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé.

À ce titre, les documents donnés aux archives par des personnes, des familles, des sociétés, des associations ou des groupes externes ne sont pas assujettis à la loi lorsqu’ils sont versés aux archives.

Cette exclusion ne s’applique pas aux documents déposés par les institutions dans les archives mentionnées ci-dessus. Les documents gouvernementaux qui étaient assujettis auparavant à la loi restent assujettis à la loi après leur transfert dans un centre d’archives.

Instances devant un tribunal

LAIPVPpar. 65 (3)

La LAIPVP ne s’applique pas aux notes préparées pour une personne présidant une instance devant un tribunal de l’Ontario, ou par elle, si ces notes sont préparées aux fins de l’instance pour son usage personnel. Une personne qui préside un tribunal de l’Ontario pourrait être un juge ou un autre fonctionnaire du système judiciaire.

L’exclusion ne s’étend pas aux notes des membres des conseils d’administration des tribunaux. Pour prendre une décision, le CIPVP cherche à déterminer si un tribunal, en tant qu’institution, a la garde ou le contrôle des notes des membres.

Évaluations du rendement des juges

LAIPVPpar. 65 (4)

La LAIPVP ne s’applique pas à « quoi que ce soit » dans l’évaluation du rendement d’un juge ni aux « renseignements recueillis » relativement à l’évaluation du rendement d’un juge en vertu de la Loi sur les tribunaux judiciaires.

Documents du Conseil de la magistrature de l’Ontario

LAIPVPpar. 65 (5)

La LAIPVP ne s’applique pas aux documents du Conseil de la magistrature de l’Ontario lorsque :

• le Conseil ou son sous-comité a ordonné que le document ou les renseignements qu’il contient ne soient ni divulgués ni rendus publics;
• le Conseil a déterminé que le document est confidentiel;
• le document a été préparé à l’occasion d’une réunion ou d’une audience du Conseil qui s’est tenue à huis clos.

L’exclusion s’applique même si le procureur général est en possession du document du Conseil.

Enquêtes sur un juge associé

LAIPVPpar. 65 (5.1)

La loi ne s’applique pas aux documents d’un comité qui enquête sur une plainte contre un juge associé en vertu de la Loi sur les tribunaux judiciaires. Cette exclusion s’applique aux documents qui sont en la possession du comité, du juge en chef de la Cour supérieure de justice, du procureur général ou de toute personne si l’une des conditions suivantes s’applique :

1. le comité a ordonné que le document ou les renseignements qui y figurent ne soient ni divulgués ni rendus publics;
2. le document a été préparé relativement à l’enquête du comité sur la plainte et cette plainte a été traitée à huis clos.

Documents concernant une poursuite

LAIPVPpar. 65 (5.2) LAIMPVPpar. 52 (2.1)

La loi ne s’applique pas à un document se rapportant à une poursuite si toutes les instances relatives à cette poursuite n’ont pas pris fin. Une poursuite n’est considérée comme terminée qu’après l’expiration de toutes les périodes d’appel.

La poursuite doit porter sur une infraction criminelle ou quasi criminelle dont sera saisi une cour ou un autre tribunal de l’Ontario.

Pour être admissibles à l’exclusion, les renseignements exigent simplement « un certain lien » à la poursuite. L’exclusion ne se limite pas à un document de consultation d’un procureur de la Couronne.

Une fois la poursuite terminée, l’exclusion ne s’applique plus. La demande de documents doit alors être traitée en vertu de la loi, y compris pour l’examen de toute exemption applicable.

Documents ecclésiastiques

Par. 65 (5.3)

La LAIPVP ne s’applique pas aux documents ecclésiastiques d’une église ou d’une organisation religieuse affiliée à un collège, une université ou un hôpital.

Aux termes de la LAIPVP, les « documents ecclésiastiques » sont les documents opérationnels, administratifs et théologiques, y compris les documents rattachés à la pratique de la foi, d’une église ou d’une autre organisation religieuse.

Fondation hospitalière

Par. 65 (5.4)

La LAIPVP ne s’applique pas aux documents concernant les activités d’une fondation hospitalière. Il est probable que les documents des fondations hospitalières à la garde des hôpitaux demeurent exclus de la loi.

Documents administratifs des professionnels de la santé

Par. 65 (5.5)

La LAIPVP ne s’applique pas aux documents administratifs d’un professionnel de la santé qui se rapportent à sa clientèle personnelle.

Dons de bienfaisance

Par. 65 (5.6)

La LAIPVP ne s’applique pas aux documents qui se rapportent aux dons de bienfaisance à un hôpital.

Documents concernant les relations de travail et l’emploi

Par. 65 (6), 65 (7) /par. 52 (3), 52 (4)

La loi ne s’applique pas aux « documents recueillis, préparés, maintenus ou utilisés par une institution ou pour son compte à l’égard de ce qui suit » :

• les instances ou les instances prévues devant une cour, un tribunal ou une autre entité concernant les relations de travail ou l’emploi d’une personne par l’institution;
• les négociations ou les négociations prévues concernant les relations de travail ou l’emploi d’une personne par l’institution, entre l’institution et une personne, un agent négociateur ou une partie à une instance ou à une instance prévue;
• les réunions, consultations, discussions ou communications sur les relations de travail ou les questions d’emploi dans lesquelles l’institution a un intérêt.

L’exclusion a été interprétée au sens large et la plupart des documents ayant trait à la gestion des employés ou aux relations de travail sont généralement exclus. L’exclusion ne dépend pas du facteur temps et une fois que les documents sont exclus, ils demeurent exclus.

Les relations de travail font généralement référence aux relations entre un syndicat et un employeur dans un milieu de travail syndiqué.

L’emploi fait généralement référence aux relations entre un employeur et un employé.

Cette exclusion s’appliquerait aux documents comme ceux qui ont trait aux plaintes internes contre des employés, aux enquêtes sur l’inconduite des employés, aux griefs en vertu d’une entente collective ou aux procédures d’arbitrage. L’exclusion s’applique aussi aux documents concernant les anciens employés et aux personnes dont la candidature est prise en compte dans le cadre d’un processus d’embauche ou de recrutement.

L’exclusion s’appliquerait aussi aux documents qui se rapportent à la planification des relations de travail ou aux questions concernant les employés, y compris aux avis juridiques.

Exceptions

Il y a des exceptions à cette exclusion. Les types de documents suivants sont censés être assujettis à la loi :

• accord conclu entre une institution et un syndicat;
• accord conclu entre une institution et un ou plusieurs employés qui met fin à une instance devant un tribunal ou une autre entité en ce qui a trait aux relations de travail ou aux questions en matière d’emploi;
• un accord conclu entre une institution et un ou plusieurs employés à la suite de négociations entre l’institution et l’employé ou les employés sur des questions en matière d’emploi;
• un compte de dépenses soumis par un employé à une institution aux fins de remboursement des dépenses qu’il a engagées dans le cadre de son emploi.

Les documents énumérés ci-dessus sont assujettis à la loi et peuvent donc devoir être divulgués en cas de demande, sous réserve de l’examen de toute autre exemption pouvant s’appliquer aux documents.

Nominations de personnes par une église ou une organisation religieuse

Par. 65 (6),par. 65 (7)

Les hôpitaux engagent des personnes qui sont membres d’une église ou d’une organisation religieuse pour divers postes, mais ces personnes peuvent ne pas être considérées comme des « employés ». Cette exclusion offre une protection similaire à l’exclusion des documents se rapportant à l’emploi.

La LAIPVP ne s’applique pas ni à la nomination ni au placement de personnes par une église ou une organisation religieuse au sein d’une institution, de l’église ou de l’organisation religieuse. L’exclusion s’applique aux réunions, consultations, discussions ou communications dans le cadre du processus de nomination.

Nominations dans les hôpitaux de personnes ayant des droits hospitaliers

Par. 65 (6),par. 65 (7)

De nombreux médecins et autres professionnels de la santé se voient accorder des droits en milieu hospitalier, mais ils peuvent ne pas être considérés comme des « employés ». Cette exclusion offre une protection similaire à l’exclusion des documents se rapportant à l’emploi.

La LAIPVP ne s’applique pas aux nominations dans les hôpitaux, aux nominations ou aux droits des personnes qui ont des droits hospitaliers, ni à tout ce qui fait partie de leur dossier personnel.

Renseignements concernant les adoptions

Par. 65 (8)

Cette exclusion s’applique à toutes les institutions de la LAIPVP ainsi qu’aux renseignements suivants :

• les avis qui sont enregistrés en vertu de l’article 48.3 de la Loi sur les statistiques de l’état civil ainsi que les avis et les renseignements qui sont enregistrés en vertu de l’article 48.4 de cette loi;
• les avis, copies certifiées conformes d’ordonnances et les autres renseignements qui sont donnés au registraire général de l’état civil en vertu des articles 48.5 à 48.10 de cette loi;
• les veto sur la divulgation enregistrés en application de l’article 48.5 de la Loi sur les statistiques de l’état civil;
• les renseignements et les documents compris dans les dossiers qui sont descellés en vertu de l’article 48.6 de la Loi sur les statistiques de l’état civil.

Matériel de recherche et matériel pédagogique

Par. 65 (8.1),par. 65 (9)

La LAIPVP ne s’applique ni aux recherches ni aux activités pédagogiques des employés d’un établissement d’enseignement ou d’un hôpital, ou des personnes associées à celui-ci. L’exclusion peut donc s’appliquer aux étudiants et autres partenaires de recherche qui ne sont pas officiellement employés par l’institution.

La LAIPVP ne s’applique pas aux :

• documents relatifs ou connexes à des recherches menées ou proposées;
• documents faisant partie d’un matériel pédagogique recueilli, préparé ou conservé pour l’institution.

La seule différence entre les établissements d’enseignement et les hôpitaux est l’exclusion supplémentaire des essais cliniques pour les hôpitaux.

Le CIPVP a interprété ce qui constitue une recherche et ce qui est un projet de recherche, par le biais de décisions d’arbitrage.

Il a conclu que la recherche fait référence à une « enquête systématique visant à élaborer ou à établir des principes, des faits ou des connaissances généralisables, ou une combinaison de ceux-ci. S’entend en outre de l’élaboration, l’essai et l’évaluation de la recherche ».

La recherche doit porter sur un projet précis et identifiable, conçu par un membre du corps professoral, un employé ou un associé particulier d’un établissement d’enseignement ou d’un hôpital, qui peut inclure une personne non employée travaillant à l’extérieur.

L’expression « menées ou proposées » indique qu’il faut tenir compte des faits et du contexte pour déterminer le stade de la recherche.

Exceptions

Un établissement d’enseignement ou un hôpital doit divulguer le sujet et le montant des fonds obtenus pour les projets de recherche entrepris par l’institution ou une personne associée à l’institution.

Évaluations des recherches et du matériel pédagogique par les pairs

LAIPVPpar. 65 (8.1), par. 65 (10)

L’expression « évaluations par les pairs » n’est pas utilisée dans la formulation  de cette exclusion. La loi fait référence au matériel d’évaluation ou d’opinion compilé relativement aux recherches et au matériel pédagogique. Ces renseignements sont normalement exclus de l’application de la LAIPVP.

Exception

Malgré l’exclusion, le matériel d’évaluation et d’opinion compilé pour les recherches et le matériel pédagogique n’est assujetti à la LAIPVP que dans le contexte d’une demande d’accès à des renseignements personnels par la personne concernée. Dans le contexte d’une demande de renseignements personnels, les personnes conservent un droit d’accès à ce matériel, sous réserve d’exemptions limitées et définies.

Voir au Chapitre 8 : Demandes d’accès aux renseignements personnels et demandes de rectification de plus amples renseignements sur les exemptions au droit d’accès à ses propres renseignements personnels.

Aide à mourir

Par. 65 (11),par. 65 (12)

La LAIPVP ne s’applique pas aux « renseignements identificatoires » dans un document qui se rapporte à l’aide médicale à mourir.

Dans ce paragraphe, « l’aide médicale à mourir » désigne les renseignements qui :

• se rapportent à l’aide médicale à mourir;
• identifient une personne ou un établissement, ou s’il est raisonnable de prévoir, dans les circonstances, que les renseignements pourraient servir, seuls ou avec d’autres, à identifier une personne ou un établissement.

« L’aide médicale à mourir » désigne l’aide médicale à mourir au sens de l’article 241.1 du Code criminel du Canada.

Services d’interruption volontaire de grossesse

Par. 65 (13),par. 65 (14),par. 65 (15)

La LAIPVP ne s’applique pas aux renseignements qui se rapportent à la fourniture de services d’interruption volontaire de grossesse si :

• les renseignements identifient une personne ou un établissement, ou s’il est raisonnable de prévoir, dans les circonstances, que les renseignements pourraient servir, seuls ou avec d’autres, à identifier une personne ou un établissement;
• il est raisonnable de s’attendre à ce que la divulgation des renseignements ait pour effet de compromettre la santé ou la sécurité d’une personne, ou la sécurité d’un établissement ou d’un autre bâtiment.

Dans ce paragraphe, un « établissement » désigne une pharmacie, une pharmacie en milieu hospitalier ou en milieu institutionnel, au sens défini dans le paragraphe 1 (1) de la Loi sur la réglementation des médicaments et des pharmacies.

La loi précise que la LAIPVP s’applique aux renseignements statistiques ou autres sur la prestation de services d’interruption volontaire de grossesse qui n’identifient pas les personnes ou les établissements, ou aux renseignements qui pourraient probablement menacer la santé ou la sécurité d’un particulier ou la sécurité d’un établissement.