Introduction

La responsabilisation et la surveillance sont définies dans la loi, et il incombe à chaque institution de se conformer aux dispositions de loi. La loi désigne aussi un ministre responsable, qui a des obligations précises. Ce chapitre résume les rôles et responsabilités du ministre responsable, du personnel du MSPE, du conseiller juridique du MSPE et du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP).

Ce chapitre explique les concepts d’institution, de personne responsable d’une institution, ainsi que la manière dont les responsabilités peuvent être attribuées par une délégation officielle des attributions.

Les responsabilités des coordonnateurs et de leur personnel sont traitées au Chapitre 3 : Rôles et responsabilités des coordonnateurs.

Ministre responsable

LAIPVP art 2, art. 3, art. 31, art. 32, art. 35, par. 39 (2), art. 45 / LAIMPVP art. 2, art. 24, par. 29 (2)

Le ministre du MSPE est actuellement le ministre désigné de la Couronne qui assume la double responsabilité de la LAIPVP et de la LAIMPVP. Le ministre responsable est désigné par le lieutenant-gouverneur en conseil. Les principales responsabilités de ce ministre sont énoncées ci-dessous.

Surveillance interne : promouvoir le respect de la loi et des règlements, et traiter des questions d’intérêt public. Le ministre responsable conseille le Conseil des ministres et les institutions, et répond au rapport annuel du CAIPVP.

Modifier et actualiser la loi et les règlements : veiller à l’examen de la loi et des règlements pour en vérifier l’efficacité et l’exactitude. Le ministre responsable veille aussi à ce que les intervenants externes et internes soient consultés au besoin pour les propositions de modifications et de mises à jour.

Fournir des approbations quand la loi l’exige : veiller à ce que les institutions respectent la loi et les règlements de manière uniforme, en examinant et en approuvant les demandes des institutions sur les initiatives de programme proposées.

Publications : veiller à ce que les publications qui doivent être accessibles en vertu de la loi soient mises à la disposition du public. Par exemple, le ministre responsable est chargé de publier le Répertoire des institutions pour toutes les institutions assujetties à la LAIPVP et à la LAIMPVP, ainsi que le Répertoire des documents pour les ministères de la fonction publique de l’Ontario.

Politiques et soutien juridique

Le personnel et le conseiller juridique du MSPE appuient le ministre responsable, les institutions et les coordonnateurs dans l’exercice de leurs fonctions en vertu de la loi. Seul le conseiller juridique peut fournir des conseils juridiques. Les responsabilités principales du personnel et du conseiller juridique du MSPE sont énumérées ci-dessous :

Appuyer le ministre responsable : veiller à ce que le ministre responsable s’acquitte de ses obligations en vertu de la loi et exerce ses responsabilités décisionnelles légales en préparant des notes d’information, des notes d’allocution, de la correspondance et des réponses aux médias.

Modifier et actualiser la loi et les règlements : examiner l’efficacité et l’exactitude de la loi et des règlements. Ils fournissent des analyses des politiques et des recherches, coordonnent et élaborent des documents à l’appui de modifications de loi et des règlements.

Participation des intervenants : traiter des questions d’intérêt public soulevées par des intervenants internes et externes, comme les institutions, le CAIPVP et le public. Ils entreprennent des consultations, selon les besoins, participent aux comités fédéraux-provinciaux-territoriaux d’accès à l’information et de protection de la vie privée, et dirigent des communautés de pratique pour les coordonnateurs, le conseiller juridique, les professionnels des politiques et de la technologie.

Conseils et orientation de politiques : appuyer les institutions dans l’application de la loi et dans la compréhension des politiques pertinentes. Ils répondent aux demandes des institutions et des membres du public. Ils élaborent des politiques, des directives, des outils et des ressources pour promouvoir l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Formation : partager de l’information et des ressources et assurer la formation des institutions sur la loi et son application.

Publications : veiller à ce que le ministre responsable s’acquitte de ses obligations de publier le Répertoire des institutions et le Répertoire des documents. Ils donnent des directives aux institutions et coordonnent la publication.

Rapport annuel  : examiner les statistiques de conformité des ministères et entreprendre des projets spéciaux en réponse au rapport annuel du CAIPVP.

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario

LAIPVP art. 4, art. 5, art. 6, art. 7, art. 8, art. 9

Le commissaire est un officier de l’Assemblée législative, et il est indépendant du pouvoir exécutif du gouvernement. Le commissaire est nommé par le lieutenant-gouverneur en conseil avec l’approbation de l’Assemblée législative. Il est nommé pour un mandat de cinq ans, renouvelable.

La loi énonce les exigences concernant le Bureau du CAIPVP et son personnel, mais ce bureau établit ses propres processus et échéanciers internes. Les principales responsabilités du CAIPVP sont détaillées ci-dessous. :

Surveillance externe : veiller à ce que les organismes gouvernementaux respectent les lois. Ils fournissent des conseils et des commentaires sur les projets de loi et les politiques du gouvernement.

Éducation : sensibiliser le public et les institutions aux lois ontariennes sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. Ils publient diverses ressources à l’intention du public, des organismes et des professionnels, et mènent des recherches.

Appels : entendre et régler les appels résultant de refus d’accès à l’information, élaborer des processus d’appel et rendre une ordonnance sur la décision concernant un appel.

Enquêtes sur la protection de la vie privée : enquêter sur les plaintes déposées par des personnes au sujet de la protection de la vie privée, concernant la collecte, l’utilisation ou la divulgation indues de leurs renseignements personnels, enquêter sur les atteintes auto-déclarées à la vie privée, et mener des enquêtes entreprises par le commissaire sur les atteintes à la vie privée. Le CAIPVP peut publier des rapports d’enquête publics, accompagnés de recommandations, et ordonner aux institutions de détruire les renseignements personnels qui n’ont pas été recueillis conformément aux lois.

Rapport annuel : déposer à l’Assemblée législative un rapport annuel qui comprend des renseignements sur la conformité des institutions à la LAIPVP, à la LAIMPVP et à la LPRPS. Le rapport annuel est normalement publié au printemps de chaque année.

Couverture en vertu de la loi

Le terme légal pour désigner les organisations assujetties aux lois est « institution ». Chaque institution est une entité distincte, responsable d’appliquer la loi.

Les institutions provinciales et municipales sont définies différemment. Les institutions sont soit définies dans la loi, soit énumérées individuellement dans les règlements.

Institutions provinciales

LAIPVP art. 2, Rég.. 460

La LAIPVP définit une institution en ces termes :

  • l’Assemblée;
  • un ministère du gouvernement de l’Ontario;
  • une organisation de prestation de services au sens de l’article 17.1 de la Loi sur le ministère des Services gouvernementaux;
  • un hôpital;
  • un organisme, un conseil, une commission, une personne morale ou une autre entité désignés par le terme institution dans les règlements.

La LAIPVP définit les établissements d’enseignement en ces termes :

  • collège d’arts appliqués et de technologie ou université.

Les collèges sont répertoriés en vertu de la réglementation en un seul bloc (« Collèges d’arts appliqués et de technologie »). Les universités sont répertoriées individuellement dans les règlements.

La LAIPVP définit les hôpitaux en ces termes :

  • hôpital public au sens de la Loi sur les hôpitaux publics;
  • établissement de santé communautaire, au sens de la Loi sur la surveillance des établissements de santé et des instruments de santé;
  • Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa.

Organisations de prestation de services

LAIPVP art. 65.1

La Loi sur le ministère des Services gouvernementaux prévoit la création d’entités connues sous le nom d’« organisations de prestation de services ».

Les organisations de prestation de services ne sont pas des institutions au sens de la loi; toutefois, la loi énonce des règles à respecter lorsqu’elles fournissent un service au nom du gouvernement ou d’un organisme public, y compris pour gérer les renseignements sur le service à la clientèle et les renseignements personnels.

ServiceOntario au MSPE et les programmes d’aide gouvernementale en vertu de la Loi sur le ministère du Revenu sont des exemples d’organisations et de fonctions de prestation de services.

Institutions municipales

LAIMPVP art. 2, Rég.. 372/91

La LAIMPVP définit une institution en ces termes :

  • une municipalité;
  • un conseil scolaire, une commission de services municipaux, une commission municipale, une commission de transport, un conseil de bibliothèque publique, un conseil de santé, une commission de services policiers, un office de protection de la nature, un conseil d’administration de district des services sociaux, une régie locale des services publics, un conseil d’aménagement, une régie des routes locales, un village partiellement autonome ou un comité ou un conseil de gestion conjoint créé en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités ou de la Loi de 2006 sur la cité de Toronto, ou d’une loi qu’elle remplace
  • un organisme, un conseil, une commission, une personne morale ou une autre entité désignés comme une institution dans les règlements.

D’autres organismes, conseils, commissions, personnes morales ou entités qui ne sont pas énumérés dans cette définition peuvent être considérés comme faisant partie d’une municipalité et relever du pouvoir du conseil de la municipalité.

Les relations entre les organisations et le fait qu’une organisation est, ou n’est pas une institution régie par la LAIMPVP, peuvent ne pas être clairs. Ces questions  doivent être traitées avec le conseiller juridique.

Liste des institutions et actualisation du règlement

Comme mentionné ci-dessus, les institutions sont régies par la loi soit par définition, soit par une inclusion à la liste en vertu du règlement. Le processus d’actualisation du règlement est coordonné par le personnel du MSPE.

Le personnel du MSPE assure la coordination avec les institutions provinciales et municipales pour veiller à ce que la liste des institutions soit à jour. Les modifications au règlement peuvent inclure :

  • l’ajout de nouvelles institutions;
  • le changement de nom d’institutions ou de personnes responsables d’institutions;
  • la suppression d’institutions.

Les coordonnateurs doivent se familiariser avec les institutions inscrites aux règlements qui s’appliquent à leur institution. Les coordonnateurs doivent informer le personnel du MSPE de tout changement apporté à la liste des institutions.

Exceptions à la couverture

La loi ne s’applique pas à certains organismes du secteur public, dont : :

  • certains documents de l’Assemblée législative;
  • les bureaux de circonscription;
  • les tribunaux.

Les parties ci-dessous donnent plus de renseignements.

Assemblée législative

La LAIPVP s’applique de manière limitée à l’Assemblée législative et ne s’applique pas aux officiers indépendants de l’Assemblée législative.

La définition d’institution comprend l’Assemblée législative, mais uniquement pour les documents relatifs aux demandes de remboursement des dépenses des ministres, des chefs de l’opposition et de leur personnel respectif en vertu de la Loi sur l’examen des dépenses des ministres et des chefs d’un parti, et pour les renseignements personnels contenus dans ces documents.

La LAIPVP ne s’applique donc pas aux bureaux suivants :

  • Vérificateur général de l’Ontario;
  • Commissaire à l’environnement;
  • Directeur de la responsabilité financière;
  • Commissaire aux services en français;
  • Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario;
  • Commissaire à l’intégrité;
  • Ombudsman de l’Ontario;
  • Intervenant provincial en faveur des enfants et des jeunes.

Bureaux de circonscription des députés provinciaux

Les bureaux de circonscription des députés provinciaux (DP), incluant les ministres, ne sont pas visés par la LAIPVP, car ils ne font pas partie d’une institution.

Les documents des députés qui ont trait au travail ministériel peuvent être assujettis à la LAIPVP.

Par exemple, les recommandations au sujet de politiques liées aux réformes de l’éducation, au bureau du ministre de l’Éducation, seraient assujetties à la LAIPVP; toutefois, les documents ayant trait à des électeurs particuliers de ce même ministre ne seraient pas assujettis à la LAIPVP.

Tribunaux

Les tribunaux et la magistrature ne sont pas considérés comme faisant partie d’un ministère quelconque, et ne sont donc pas inclus dans la liste des institutions. Le rôle de la magistrature est distinct de celui du gouvernement.

Documents des conseillers municipaux

En général, la loi ne s’applique pas aux documents des conseillers municipaux quand ces documents se rapportent à leurs électeurs et à leurs activités politiques privées.

Toutefois, les documents des conseillers municipaux peuvent être assujettis à la loi quand :

  • un conseiller agit à titre de dirigeant ou d’employé de la municipalité, ou exerce une fonction attribuée par le conseil, de sorte qu’il peut être considéré comme faisant partie de l’institution;
  • les documents sont confiés à la garde ou au contrôle de la municipalité.

Les exemples de cas où un conseiller municipal peut agir à titre de dirigeant de la municipalité incluent ceux où un conseiller participe à un comité ou à un conseil, ou exerce des fonctions d’administration ou de gestion au nom de la municipalité.

Personne responsable d’une institution

L’expression « personne responsable » d’une institution est le terme juridique qui désigne la personne chargée de :

  • veiller à l’application de la loi;
  • veiller au respect de la loi et des règlements;
  • prendre des décisions concernant la loi.

Bien que la loi fasse référence aux responsabilités de la personne responsable, ces responsabilités peuvent être assumées par des personnes à d’autres postes au sein d’une institution, par une délégation d’attributions dont il est question ci-dessous.

LAIPVP

La personne responsable des ministères de l’Ontario est le ministre de la Couronne qui préside un ministère.

Dans le cas des institutions désignées en vertu du règlement, celui-ci indique aussi le dirigeant désigné en tant que personne responsable. Le ministre responsable d’un organisme est généralement la personne responsable. Dans certains cas, un cadre supérieur comme un président ou un président du conseil peut être désigné personne responsable d’un organisme, d’un conseil ou d’une commission.

Pour les hôpitaux publics, la personne responsable est le président du conseil d’administration, et pour les établissements de santé communautaires la personne responsable est le surintendant.

Pour les collèges, la personne responsable est le président du conseil d’administration, et pour les universités, la personne responsable est le recteur.

LAIMPVP

En vertu de la LAIMPVP, la personne responsable est le conseil de la municipalité ou le conseil d’administration d’un conseil local, à moins qu’ils ne choisissent de désigner comme personne responsable une personne ou un sous-groupe en leur sein. Des exemples de désignations peuvent inclure le maire, un président du conseil de comité, un conseiller, un comité spécial ou un membre du conseil.

La désignation doit se faire par écrit et, dans le cas d’un conseil municipal, elle doit être régie par un règlement.

Voir à l’Annexe 1 un exemple de projet de règlement désignant une personne responsable en vertu de la LAIMPVP. Voir à l’Annexe 2 un exemple de résolution désignant une personne responsable en vertu de la LAIMPVP.

Délégation des attributions

art. 62 (1) / art. 49 (1)

La loi autorise la personne responsable d’une institution à déléguer ses pouvoirs et ses fonctions, en totalité ou en partie, à un ou plusieurs dirigeants d’une institution ou à une autre institution. C’est ce qu’on appelle une « délégation des attributions » (DDA). C’est par le biais d’une DDA que bon nombre des responsabilités des coordonnateurs sont officialisées.

Une DDA est un document juridique et devrait clairement indiquer les responsabilités et les fonctions qui sont déléguées en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée. La responsabilité habituellement déléguée est la prise de décisions. Toutefois, la personne responsable d’une institution reste redevable de toutes les décisions et de toutes les mesures prises.

Le processus d’élaboration d’une DDA doit faire appel à la participation de la personne responsable d’une institution, du conseiller juridique et de tous les décideurs délégués afin que toutes les personnes concernées comprennent pleinement leurs responsabilités. La DDA doit être examinée et actualisée régulièrement.

Voir à l’Annexe 3 un exemple de DDA.

Conflit d’intérêts

La DDA devrait inclure d’autres décideurs en cas de conflits d’intérêts possibles. Un conflit d’intérêts peut être réel, ou probablement envisagé. Il peut y avoir conflit d’intérêts quand :

  • un fonctionnaire public sait qu’il a un intérêt privé lié à ses fonctions publiques, ou
  • un fonctionnaire public peut donner l’impression de prendre des décisions fondées sur un intérêt personnel ou privé, plutôt que sur l’intérêt public.

Infractions et immunité

LAIPVP art. 61, art. 62 / LAIMPVP art. 48, art. 49

La loi prévoit des infractions ou des conséquences en cas de non-respect intentionnel de certaines de ses règles.

Si une infraction est commise, les personnes, les institutions et les employés peuvent être passibles d’amendes allant jusqu’à 5 000 dollars.

Les infractions énumérées dans la loi consistent, entre autres, à commettre intentionnellement et sciemment ces actes :

  • divulguer des renseignements personnels de manière non autorisée;
  • conserver une banque secrète de renseignements personnels qui contrevient à la loi;
  • présenter une demande d’accès ou de rectification de renseignements personnels sous de faux prétextes;
  • modifier, dissimuler ou détruire un document, ou l’information contenue dans le document, dans l’intention d’éluder les demandes d’accès à l’information;
  • inciter une autre personne à modifier, à dissimuler ou à détruire un document, ou l’information contenue dans le document, dans l’intention d’éluder les demandes d’accès à l’information;
  • entraver l’exécution des tâches du CAIPVP;
  • induire en erreur le CAIPVP, ou ne pas se conformer à une ordonnance du CAIPVP.

Une poursuite pour infraction à la loi doit commencer dans les deux années suivant la découverte de la preuve de l’infraction. Le consentement du procureur général doit être demandé avant d’intenter une poursuite.

Les employés d’une institution sont protégés contre les poursuites civiles et dégagés de toute responsabilité lorsqu’ils agissent de bonne foi.

Préservation des documents

LAIPVP art. 10.1 / LAIMPVP art. 4.2

La loi exige que des mesures raisonnables soient conçues, documentées et mises en place pour préserver les documents d’une organisation conformément aux règles de préservation des documents qui s’appliquent à celle-ci. Les règles d’une organisation peuvent être établies par une politique, un règlement ou une loi.

Les documents d’une institution servent de preuves des activités et des transactions gouvernementales. Bien gérée, cette information fournit des preuves convaincantes et fiables, et atteste des décisions et de la responsabilisation gouvernementales à leur égard.

Une bonne gestion des documents favorise aussi le respect de la loi.

Ressources

Annexe 1 Exemple d’ébauche de règlement municipal désignant la personne responsable en vertu de la LAIMPVP

Annexe 2 Exemple de résolution désignant une personne responsable en vertu de la LAIMPVP

Annexe 3 Exemple de délégation d’attributions

MSPE : Recordkeeping Amendments to FIPPA and MFIPPA – Information Sheet (Feuille-info : Modifications de tenue des documents à la LAIPVP et à la LAIMPVP) (en anglais seulement)

IPC : FIPPA and MFIPPA : Bill 8 – The Recordkeeping Amendments (Projet de loi 8 : LAIPVP et LAIMPVP – Modifications de tenue des documents) (en anglais seulement)

IPC : MFIPPA and Councillors’ Records (La LAIMPVP et les documents des conseillers) (en anglais seulement)

IPC : Improving Access and Privacy with Records and Information Management (Améliorer l’accès à l’information et la protection de la vie privée par la gestion des documents et de l’information) (en anglais seulement)