Chapitre 10 : Interagir avec le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée
Introduction
Le Chapitre 2 : Rôles et responsabilités du gouvernement contenait une présentation du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP) et des responsabilités de ce bureau. Cette partie du manuel est une description détaillée du rôle et des pouvoirs importants de cet officier de l’Assemblée législative qui est indépendant du gouvernement.
Ce chapitre contient la définition des attentes à l’égard du personnel des institutions pendant leurs interactions avec le CIPVP et indique dans quels cas et sous quelle forme solliciter les conseils ou les commentaires du CIPVP au sujet des nouvelles initiatives.
Le Chapitre 11 : Processus d’appel est la description détaillée du processus d’appel devant le CIPVP. Le Chapitre 12 : Plaintes concernant la protection de la vie privée, atteintes à la vie privée et enquêtes contient de plus amples renseignements sur les plaintes et les enquêtes en matière de protection de la vie privée.
Principes directeurs
Les principes directeurs ci-dessous sont à observer par les employés des institutions dans leurs interactions avec le CIPVP.
Indépendance : le CIPVP est indépendant du gouvernement, ce qui lui permet de remplir son rôle d’examen indépendant du respect des exigences légales régissant l’accès à l’information et la protection à la vie privée dans les décisions et les pratiques des institutions gouvernementales pour collecter, utiliser et divulguer les renseignements personnels en vertu de la loi.
Autorité : la loi confère au CIPVP des pouvoirs particuliers afin de veiller au respect des dispositions de la loi par les institutions. Les employés qui interagissent avec le CIPVP doivent reconnaître son autorité légale.
Responsabilité : les employés impliqués dans une question traitée par le CIPVP doivent travailler avec lui de manière positive et constructive. En particulier, les coordonnateurs, les gestionnaires et les superviseurs doivent veiller à entretenir cette relation constructive du début à la fin d’un appel, d’une enquête sur la protection de la vie privée ou de toute question liée au mandat du CIPVP.
Coopération : il incombe aux employés de permettre au CIPVP d’accéder dans les meilleurs délais aux renseignements et aux documents nécessaires pour exercer ses responsabilités légales.
Obligations et pratiques exemplaires pour le personnel
Dans leurs relations avec le CIPVP, les employés des institutions assujetties à la loi doivent :
- respecter la loi, les politiques et les ordonnances rendues par le CIPVP dans le cadre de ses pouvoirs en vertu de la loi;
- divulguer clairement et complètement les renseignements demandés par le CIPVP;
- sous réserve d’un avis juridique, permettre, dans la mesure du possible, l’accès aux employés de l’institution pour les besoins d’entrevues dans le contexte d’une enquête sur la protection de la vie privée ou d’un arbitrage;
- respecter le pouvoir du CIPVP de déterminer la pertinence de l’information demandée aux institutions assujetties à la loi;
- ne pas entraver le CIPVP dans l’exercice de ses pouvoirs en vertu de la loi;
- agir de manière honnête, éthique et avec intégrité, sans oublier que les actes et les commentaires des employés rejaillissent toujours sur leur institution.
De plus, on attend des employés des institutions qu’ils :
- fournissent des réponses exactes et qu’ils offrent leur assistance dans les meilleurs délais, sans limiter ni retarder de manière déraisonnable la communication de l’information;
- traitent les employés du CIPVP avec respect, courtoisie et équité;
- fassent preuve d’une diligence, d’une précision et d’une minutie générales dans leurs réponses aux questions soulevées par le CIPVP;
- favorisent et entretiennent une relation de travail constructive avec le CIPVP.
En adoptant les pratiques exemplaires ci-dessus, les employés des institutions doivent comprendre que l’accès à l’information est un élément fondamental du rôle du CIPVP. La responsabilité de veiller à une relation de travail constructive avec le CIPVP incombe avant tout aux coordonnateurs, aux gestionnaires et aux superviseurs.
Sollicitation de commentaires ou de conseils sur de nouvelles initiatives
En plus de son rôle important d’organisme de surveillance pour les lois sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, le CIPVP est également un intervenant gouvernemental clé pour la transparence et la responsabilité. La loi donne au CIPVP le pouvoir de formuler des commentaires sur les mesures législatives proposées ou sur les programmes gouvernementaux relativement à leur incidence sur la protection de la vie privée.
Le CIPVP présente ses commentaires aux institutions gouvernementales qui le consultent sur les questions ayant des implications sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. Le directeur des politiques du CIPVP est la personne-ressource pour les institutions qui souhaitent consulter le CIPVP sur les questions d’accès à l’information et de protection de la vie privée. Il est important d’obtenir les commentaires du CIPVP et de résoudre tous les sujets de préoccupation éventuels au début d’une initiative, comme un nouveau projet ou un nouveau programme ou une nouvelle stratégie.
Voici des exemples d’initiatives pour lesquelles la consultation du CIPVP peut être appropriée :
- initiative qui comprendrait de nouvelles collectes de renseignements personnels;
- premières ébauches d’une loi modifiant l’accès aux documents gouvernementaux et la protection de la vie privée;
- mise à l’étude par une institution de l’utilisation de nouvelles technologies dont l’incidence sur la protection de la vie privée est mal connue.
La communication de documents d’information sur les politiques à l’appui d’une initiative est importante pour que les commentaires du CIPVP soient éclairés et constructifs. Par exemple, si un secteur de programme a terminé une évaluation de l’impact sur la protection de la vie privée pour une nouvelle initiative, la communication de cette documentation au CIPVP avant une réunion sera sans doute bénéfique. Les institutions pourraient envisager d’impliquer le CIPVP plus particulièrement pour les questions qui ont une forte incidence sur public. Le CIPVP gère les questions de nature extrêmement sensible et confidentielle en limitant l’implication du personnel et en sécurisant adéquatement l’information.
La pratique exemplaire pour les institutions consiste à associer leur coordonnateur et leur conseiller juridique quand elles envisagent de consulter le CIPVP.
Prise de contact avec les institutions à l’initiative du CIPVP
Il peut arriver, dans certaines situations, que le CIPVP prenne l’initiative de communiquer avec des institutions au sujet de questions d’intérêt public. Le CIPVP peut prendre directement contact avec une institution ou prendre d’abord contact avec le MSPEA, puisque le ministre des SPE est le ministre responsable en vertu de ces lois. Dans ces cas-là, le CIPVP peut demander de l’information par courriel ou par courrier adressé au cabinet du ministre ou aux hauts fonctionnaires afin de comprendre parfaitement la question en jeu. Il est important que les institutions répondent rapidement à ces types de demandes de renseignements du CIPVP. L’aide du conseiller juridique et du coordonnateur de l’institution peut être utile dans ces situations.
Le CIPVP peut également comparaître devant divers comités permanents ou leur soumettre des mémoires pour leur communiquer ses opinions ou ses recommandations sur des projets de loi ayant des implications pour l’accès à l’information et la protection de la vie privée. Les employés doivent assister et informer le CIPVP au sujet de ces travaux, quand on le leur demande.
Ressources
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