Chapitre 6 : Gérer le processus de demande

Introduction

La loi fixe les procédures administratives à suivre pour répondre aux demandes d’information reçues en vertu de la loi.

Ce chapitre est consacré à la gestion du processus de demande par les institutions. Il contient de l’information sur les auteurs des demandes, les types de demande, les délais à respecter pour répondre à ces demandes et la description étape par étape du traitement des demandes.

Cette description étape par étape contient de l’information sur diverses exigences légales, dont le calcul des droits et les avis aux personnes concernées.

Fournir de l’aide aux auteurs des demandes

En plus de tout faire pour se conformer à la loi, les institutions doivent offrir un service à la clientèle de qualité. Les coordonnateurs doivent aider les auteurs des demandes en :

• fournissant de l’information sur le processus de demande;
• communiquant avec professionnalisme et dans les meilleurs délais;
• s’adaptant aux besoins particuliers de l’auteur d’une demande.

Les coordonnateurs peuvent également aider les auteurs des demandes en leur conseillant de reformuler des demandes imprécises pour les clarifier. La clarification des demandes est traitée plus loin dans ce chapitre.

Toutes les communications écrites avec l’auteur d’une demande et avec des tiers doivent :

• être rédigées en langage clair;
• répondre à tous les problèmes posés par une demande;
• expliquer complètement les décisions et les raisons;
• indiquer les délais de réponse et les dates pertinentes.

Des modèles d’avis sont disponibles à l’annexe 4. Ces modèles contiennent des détails à inclure dans certaines communications en vertu de la loi et l’institution peut les modifier selon le contexte d’une demande. Consultez dans la table des matières la liste des modèles d’avis disponibles.

Auteurs des demandes

La loi autorise chacun à présenter une demande d’accès à des documents. L’auteur d’une demande n’est pas tenu d’indiquer ou de justifier le but de sa demande. Ce droit d’accès n’est pas limité par la nationalité ni par le lieu de résidence.

La personne qui présente une demande peut être une personne ou une organisation. Dans certaines situations, une personne peut représenter une autre personne ou une organisation.

La loi autorise l’exercice des droits et pouvoirs d’une personne par :

• quelqu’un ayant le consentement écrit et vérifié de cette personne (p. ex. représentant, avocat);
• une personne ayant la garde légitime d’un enfant de moins de seize ans. Les droits d’une personne qui a la garde légitime d’un enfant ne sont pas absolus. L’exercice de ces droits doit être dans l’intérêt de l’enfant et non dans le but d’atteindre les objectifs personnels de la personne qui en a la garde;
• un tuteur nommé par un tribunal pour une personne, ou le procureur d’une personne en vertu d’une procuration, ou le tuteur et curateur public en vertu de la Loi sur la santé mentale ou de la Loi sur la prise de décisions au nom d’autrui;
• le représentant personnel d’une personne décédée (p. ex. exécuteur testamentaire de sa succession, administrateur ou fiduciaire nommé par un tribunal), seulement si l’exercice de ce pouvoir est relié à l’administration de la succession de cette personne.

Dans les cas où des personnes ou des représentants demandent à accéder à des renseignements pour le compte d’une autre personne, les institutions exigent une documentation officielle afin de prouver que cette personne ou ce représentant détient le pouvoir d’agir pour le compte d’une autre personne ou d’une organisation. Voici des exemples de documentation officielle qu’une institution pourrait accepter :

• un formulaire de consentement signé auquel est jointe la photocopie d’une pièce d’identité avec photographie délivrée par le gouvernement;
• un testament notarié identifiant nommément l’exécuteur testamentaire d’une succession;
• un affidavit signé ou une ordonnance d’un tribunal identifiant le tuteur d’une personne âgée de moins de 16 ans;
• une procuration notariée.

Protéger la confidentialité de l’auteur d’une demande

En répondant à une demande d’accès à des documents généraux, les coordonnateurs doivent protéger toute l’information relative à l’identité de l’auteur d’une demande et celle-ci doit demeurer confidentielle.

Quand une personne présente une demande d’accès à ses renseignements personnels, le coordonnateur peut identifier l’auteur de cette demande à d’autres employés en cas de nécessité absolue pour repérer les documents ou pour prendre des décisions relatives à l’accès.

Toute personne doit être en droit de présenter une demande sans être identifiée sans raison valable et sans avoir peur de subir des répercussions négatives.

La divulgation de l’identité de l’auteur d’une demande pourrait constituer une atteinte à sa vie privée. Ces exigences en matière de confidentialité s’appliquent également aux plaintes et aux enquêtes concernant la protection de la vie privée.

Exigences applicables aux demandes

LAIPVP art. 24, art. 48, art. 63 / LAIMPVP art. 17, art. 37, art. 50

Une demande peut être présentée de deux manières : de manière formelle en vertu de la loi et de manière informelle. Une demande peut être présentée pour accéder à un document général ou à un document contenant des renseignements personnels.

Afin d’être considérée comme complète, une demande formelle d’accès à un document général ou à un document contenant des renseignements personnels doit :

• être adressée par écrit;
• fournir les détails suffisants afin qu’un employé expérimenté puisse repérer le document;
• indiquer qu’elle est présentée en vertu de la loi;
• au moment de la présentation d’une demande, les droits de traitement de cette demande, d’un montant de 5 dollars, doivent être versés.

Une personne demandant à accéder à ses renseignements personnels doit également présenter une pièce d’identité valide à l’institution avant la réception d’un document. Une pièce d’identité valide peut être une pièce d’identité avec photographie délivrée par un gouvernement, comme un permis de conduire ou un passeport. Dans les cas où aucune pièce d’identité n’est disponible, l’institution doit collaborer avec l’auteur de la demande pour vérifier son identité. Il est impossible de supprimer les droits de traitement d’une demande.

Demandes informelles

La loi n’empêche pas de donner accès à des renseignements en l’absence d’une demande formelle. C’est ce qu’on appelle une demande informelle. Les demandes informelles ne sont pas traitées en vertu de la loi et les institutions peuvent donc leur répondre verbalement.

Pour traiter une demande de manière informelle, une personne et l’institution doivent être d’accord pour procéder de cette manière parce que la personne perd la possibilité de faire appel de la décision de l’institution à l’égard de sa demande d’accès à des renseignements. Tout accord pour traiter une demande de manière informelle doit être confirmé par écrit par l’auteur de la demande.

Types de demandes

La loi opère la distinction entre deux principaux types de demandes :

• les demandes d’accès à des documents généraux pour les demandes d’accès à des renseignements généraux ou à des renseignements contenant les renseignements personnels d’une autre personne;
• les demandes d’accès à des renseignements personnels quand leur auteur, ou leur représentant autorisé, demande des renseignements à son sujet.

Ce chapitre traite principalement des demandes d’accès aux documents généraux. De nombreuses dispositions présentées dans ce chapitre s’appliquent à la fois aux demandes d’accès aux documents généraux et aux demandes d’accès aux renseignements personnels, par exemple, les délais de réponse, la clarification des demandes et les estimations des droits. En cas de différence, comme pour les droits admissibles, celle-ci sera signalée. Pour obtenir d’autres renseignements et pour examiner d’autres points au sujet des demandes d’accès aux renseignements personnels, voir le Chapitre 8 : Demandes d’accès aux renseignements personnels et demandes de rectification.

Les demandes formelles peuvent varier en taille, portée et complexité. Les sections suivantes ont trait aux :

• demandes de routine
• demandes litigieuses
• demandes volumineuses
• demandes d’accès continu
• demandes frivoles ou vexatoires

Ces types de demandes ne sont pas précisés dans la loi, mais le classement des demandes selon ces catégories peut être utile pour les institutions, selon le nombre et la complexité des demandes qu’elles reçoivent.

Demandes de routine

Une demande de routine est simple sur le plan de la recherche, du contenu, de la divulgation et de la prise de décision. Les demandes de routine sont des demandes d’accès à des documents qui :

• sont liés au même sujet;
• sont demandés fréquemment.

Demandes litigieuses

Une demande litigieuse est une demande d’accès à des documents qui contiennent des renseignements de nature sensible qui seront vraisemblablement diffusés à grande échelle.

Deux critères permettent de définir les demandes litigieuses :

• la demande est présentée par une personne ou une organisation susceptible de diffuser publiquement les renseignements demandés;
• les documents contiennent des renseignements de nature sensible. Dans ce cas, la source de la demande n’est pas un facteur déterminant.

Le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP) ne s’oppose pas à ce que les institutions mettent en place un processus de gestion des questions litigieuses à condition que ce processus :

• n’ait aucune incidence sur la prise de décisions en matière d’accès;
• n’est pas allonge les délais de réponse;
• ne révèle pas l’identité de l’auteur.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les activités de gestion des problèmes, voir le Chapitre 3 : Rôles et responsabilités des coordonnateurs.

Demandes volumineuses

Une demande volumineuse présente habituellement une ou plusieurs des caractéristiques suivantes :

• des recherches parmi de nombreux documents;
• l’examen de nombreux documents visés;
• la coordination de plusieurs recherches entre de multiples secteurs de programme au sein de l’institution;
• la perturbation possible des activités de l’institution;
• l’apport obligatoire d’employés ou de ressources supplémentaires pour la traiter.

Un report du délai à une date ultérieure peut être nécessaire pour répondre à une demande volumineuse, s’il est impossible de traiter celle-ci dans le délai de 30 jours.

Les méthodes suivantes peuvent notamment être employées, de concert avec l’auteur de la demande, pour gérer les ressources :

• communiquer avec l’auteur de la demande au sujet des options permettant de limiter la portée de la demande afin de réduire le délai nécessaire pour y répondre et éventuellement les droits;
• s’entendre avec l’auteur de la demande afin de parvenir à un compromis, par exemple en lui proposant d’examiner les documents originaux et de ne sélectionner que ceux dont il souhaite la copie;
• parvenir à un accord afin d’échelonner la communication des documents selon les priorités de l’auteur de la demande;
• affecter des ressources additionnelles en personnel pour répondre à la demande de manière ad hoc ou en urgence.

Demandes d’accès continu

art. 24 / art. 17

L’auteur d’une demande peut solliciter l’accès continu à des documents pendant une période de deux ans au plus. C’est ce qu’on appelle l’accès continu qui ne s’applique qu’aux documents généraux (c.-à-d. pas aux renseignements personnels). Le document doit exister au moment de la présentation de la demande.

L’accès continu n’est pas prévu pour les documents qui sont créés seulement une seule fois, mais plutôt pour les documents créés régulièrement. L’accès continu n’est pas approprié quand :

• l’accès a été complètement refusé la première fois qu’il a été demandé;
• il est impossible que d’autres documents soient créés pendant la période d’accès continu de deux ans.

Exemple : on peut accorder à l’auteur d’une demande l’accès à un rapport et la communication de mises à jour de ce rapport pendant l’année suivante. Si ce rapport est trimestriel, un échéancier de divulgation trimestriel serait proposé à l’auteur de la demande.

Une institution propose à l’auteur d’une demande des dates de divulgation conformément à ce qui est raisonnable dans ces circonstances. Par exemple, si le document demandé est créé chaque trimestre, l'élaboration d’un échéancier trimestriel serait raisonnable. L'institution doit justifier l'échéancier à l'auteur de la demande. L’échéancier proposé peut faire l’objet d’un appel devant le CIPVP.

Cela signifie concrètement que la demande initiale est présentée à chacune des dates de l’échéancier et traitée comme si elle avait été présentée le même jour. Les droits de traitement de la demande de 5 dollars sont exigés à chacune des dates de l’échéancier. Pour des raisons de commodité, il est souhaitable que les institutions demandent le paiement global des droits de traitement. Par exemple, l’institution peut demander 25 dollars pour 5 demandes. Les auteurs d’une demande peuvent également régler les droits de traitement de leur demande de 5 dollars à chacune des échéances si c’est l’option qu’ils préfèrent.

Chaque fois que la demande doit être présentée conformément à l’échéancier, elle doit être examinée et une décision doit être prise avant d’accorder à nouveau l’accès. Une institution ne peut pas s’en tenir à sa première décision pour traiter les demandes ultérieures prévues à l’échéancier. Différentes demandes dans le cadre d’une seule demande d’accès continu peuvent donc entraîner des décisions différentes pour l’accès, selon les documents visés par chaque demande et selon les exemptions ou exclusions pouvant s’appliquer aux documents.

Demandes frivoles et vexatoires

LAIPVPpar. 10 (1) (b), par. 24 (1.1), par. 27.1, Rég. 460 (5.1) / LAIMPVPpar. 4 (1) (b), par. 17 (1.1), par. 20.1, Rég. 823 (5.1)

Une institution peut aviser l’auteur d’une demande de sa décision de ne lui fournir aucun document si, selon elle, cette demande est frivole ou vexatoire. Selon les règlements, une demande est frivole ou vexatoire si :

• la demande reflète une conduite qui aboutit à un abus du droit d’accès;
• l’auteur de la demande agit de mauvaise foi ou dans un but autre que l’accès;
• répondre à la demande entraverait le fonctionnement de l’institution.

Selon le CIPVP, les cas suivants sont des exemples d’abus du processus de demande :

• demandes répétées pour accéder aux mêmes renseignements ou à des renseignements de nature similaire;
• nombre excessif de demandes;
• présenter à nouveau la même demande après l’avoir abandonnée;
• présenter des demandes d’une portée excessive ou détaillées d’une manière inhabituelle;
• présenter une demande en même temps que d’autres événements (p. ex. action en justice);
• atteindre un objectif sans relation avec le processus (p. ex. harceler, causer un préjudice, bloquer ou encombrer le système).

La conduite de l’auteur d’une demande pourrait entraver excessivement le fonctionnement d’une institution, ce qui signifie que répondre à ses demandes nuirait à l’efficacité des activités de l’institution. Le concept d’entrave dépend des circonstances et de la taille de l’institution.

Une demande est également frivole et vexatoire quand elle est présentée de mauvaise foi. Cela suppose la volonté délibérée de nuire dans un but malhonnête (p. ex. causer un préjudice). Cela suppose également le mépris de l’auteur de la demande à l’égard du processus de demande. La mauvaise foi n’est pas simplement un mauvais jugement ou de la négligence.

Selon le CIPVP, il faut notamment tenir compte des facteurs suivants pour conclure à la mauvaise foi :

• la nature et la qualité de l’interaction entre l’auteur de la demande et le personnel de l’institution;
• l’aggravation du manque de coopération et du harcèlement par l’auteur de la demande.

L’institution est tenue d’informer l’auteur de la demande des raisons du refus de sa demande et des raisons pour lesquelles celle-ci est considérée comme frivole et vexatoire.

L’auteur de la demande peut faire appel de la décision de considérer sa demande comme frivole ou vexatoire. En cas d’appel de ce type, l’institution est tenue de présenter des preuves de la nature frivole ou vexatoire de la demande et le CIPVP décidera si la décision de l’institution est raisonnable.

Délais

LAIPVPpar. 25 (1) (2), art. 26, art. 27, art. 28 / LAIMPVPpar. 18 (2) (3), art. 19, art. 20, art. 21

Dans le contexte du traitement des demandes, les réponses à leurs auteurs doivent respecter certains délais. C’est ce qu’on appelle fréquemment « le délai prévu ».

En règle générale, les demandes d’accès doivent être complètement traitées sous 30 jours civils (c.-à-d. en comptant les jours du lundi au dimanche). Ce délai de 30 jours commence le jour de la réception d’une demande complète par l’institution et prend fin le jour de l’expédition de l’avis de décision final.

Si le délai expire un samedi, un dimanche ou jour férié, le délai à respecter pour répondre à l’auteur d’une demande est repoussé au jour ouvrable suivant de l’institution.

Le jour de la réception de la demande est considérée comme la « journée zéro ». Pour calculer la date limite à laquelle répondre à une demande, les coordonnateurs doivent compter 30 jours à compter du jour ouvrable suivant celui de la réception de la demande.

Si la demande est reçue après les heures d’ouverture, on considère, en général, qu’elle a été reçue le jour ouvrable suivant. Par exemple, si une demande est présentée à 21 heures à un bureau qui ferme à 17 heures, on considérera que la demande a été reçue par l’institution le jour suivant.

Si une institution n’adresse pas un avis de décision à l’auteur d’une demande dans le délai de 30 jours (si ce délai n’est pas prolongé ou si un avis n’a pas été adressé à une personne concernée), cela peut équivaloir à un refus, dont l’auteur peut faire appel devant le CIPVP.

Le tableau ci-dessous contient des détails additionnels sur l’incidence des diverses mesures administratives sur le délai de 30 jours prévu par la loi.

La loi fixe des règles pour ces mesures administratives. Un grand nombre de ces processus comprennent la communication avec l’auteur de la demande qui a le droit de faire appel de l’application de certaines de ces dispositions devant le CIPVP. Afin de traiter les demandes en vertu de la loi, diverses tâches et divers processus administratifs peuvent être nécessaires selon les circonstances.

Les sous-sections ci-dessous contiennent des précisions sur les circonstances dans lesquelles ces mesures sont nécessaires ou permises et sur les informations à communiquer par les institutions aux auteurs des demandes.

Clarifier les demandes

LAIPVPpar. 24 (2) / LAIMPVP par. 17 (2)

Quand une demande manque de clarté et que les employés expérimentés d’une institution manquent d’information pour commencer à rechercher les documents qu’elle vise, les coordonnateurs sont obligés de demander des éclaircissements. La loi exige que les auteurs des demandes fournissent des détails suffisants afin de permettre à un employé expérimenté de repérer les documents demandés.

Il est nécessaire de clarifier une demande dans les cas suivants :

• la demande est générale, vague ou imprécise;
• la description du document est insuffisante pour qu’un employé expérimenté puisse entamer une recherche;
• la demande est présentée sous la forme d’une question à laquelle aucun document existant ne peut apporter une réponse.

La clarification d’une demande peut être effectuée au téléphone ou par écrit. L’institution et son auteur peuvent reformuler ensemble la demande. Voir à l’annexe 4.3 un modèle de lettre admettant qu’une demande doit être clarifiée.

Les coordonnateurs peuvent également aider l’auteur d’une demande à mieux comprendre quels types de documents peuvent être visés par sa demande et ce qui est à sa disposition, et ce qui ne l’est pas, en réponse à sa demande. De plus, l’explication par les coordonnateurs des droits à payer pour le traitement des demandes pourrait être utile, ainsi que l’estimation des frais, si possible. Les droits éventuels sont souvent un point important pour l’auteur d’une demande. L’auteur de la demande peut ensuite décider, en toute connaissance de cause, quelle suite donner à sa demande.

Après la clarification d’une demande, l’institution comme l’auteur de la demande devraient savoir quels documents sont demandés. Dans le cas de l’institution, cela permet à un employé expérimenté de repérer les documents demandés. Cette entente doit être confirmée par écrit et, dans la pratique, elle complétera la demande.

Cerner l’objet d’une demande

Une demande porte parfois sur un nombre élevé de documents, à cause de la formulation (p. ex. « accès à tous les documents ») ou à cause des très longues recherches des documents. Une demande générale peut quand même contenir des détails suffisants pour repérer les documents. Cerner l’objet d’une demande signifie restreindre sa portée (p. ex. passage de trois années à une année de documents).

La restriction de la portée d’une demande générale n’est pas considérée comme une clarification si la demande initiale fournissait à l’institution des détails suffisants au sujet des documents demandés; elle permet simplement de cibler moins de documents.

Les coordonnateurs doivent collaborer avec les auteurs des demandes afin de restreindre leur portée. Un coordonnateur peut également décider d’interpréter une demande à la lettre, ce qui peut exiger de rechercher les documents à l’échelle d’une institution et de repousser la date limite pour répondre à la demande.

Acheminement d’une demande

LAIPVPpar. 25 (1) / LAIMPVPpar. 18 (2)

Il arrive parfois que l’auteur d’une demande l’adresse à la mauvaise institution. Quand une institution reçoit une demande d’accès à des documents dont elle n’a ni la garde ni le contrôle, la loi exige que :

• des recherches soient effectuées pour déterminer si une autre institution détient les documents visés par la demande;
• la première institution doit faire parvenir la demande à l’autre institution, si besoin est.

On ne peut acheminer des demandes qu’entre des institutions provinciales ou municipales.

Les coordonnateurs doivent faire le nécessaire pour acheminer une demande dans les 15 jours ou dès que possible, parce que le délai continue à courir pendant l’acheminement de la demande.

Les coordonnateurs doivent prendre les mesures suivantes :

• effectuer des recherches raisonnables pour savoir si une autre institution a le document si celui-ci est inconnu;
• informer par écrit ou par appel téléphonique le coordonnateur de la bonne institution;
• acheminer la demande et décider ou non de :
  • retourner le paiement des droits de traitement de la demande (p. ex. chèque ou mandat) à l’auteur de la demande et l’aviser de verser un nouveau paiement au bon bénéficiaire,
  • envoyer les droits de traitement de la demande à la nouvelle institution (si le bénéficiaire est le même pour les deux institutions),
  • déposer les droits de traitement de la demande pour le compte de l’institution destinataire (si le bénéficiaire est le même pour les deux institutions),
• aviser par écrit l’auteur de la demande de la nouvelle personne-ressource.

Voir à l’annexe 4.5 un modèle de lettre à utiliser pour aviser l’auteur d’une demande que celle-ci a été acheminée ou transférée à une autre institution. Voir à l’annexe 4.6 un modèle de lettre à utiliser pour aviser une autre institution qu’une demande lui est transférée ou acheminée.

Transfert d’une demande

LAIPVPpar. 25 (2) (3) / LAIMPVPpar. 18 (2) (4)

Une institution peut recevoir une demande qui s’applique à des documents qui intéressent davantage une autre institution et il vaudrait mieux que ce soit cette autre institution qui prenne la décision au sujet de l’accès à ces documents. Cela se produit souvent quand des institutions partagent des documents dans le but de solliciter des conseils ou dans le cadre d’un partenariat ou de la collaboration à un projet.

La loi autorise le transfert d’une demande et d’un document entre toutes les institutions provinciales ou municipales. Le transfert d’une demande vise à permettre à l’institution la mieux placée de prendre la décision d’accès à des documents.

Le transfert d’une demande et d’un document est discrétionnaire, ce qui signifie qu’une institution n’est pas obligée de le faire. Les institutions peuvent également transférer des demandes en partie et, dans ce cas, chaque institution communique un avis de décision pour les documents dont la divulgation l’intéresse le plus.

Un document intéresse davantage une autre institution si :

• le document a été créé à l’origine par l’autre institution ou pour son compte;
• l’autre institution a été la première à recevoir le document ou une copie de celui-ci.

Les coordonnateurs doivent faire le nécessaire pour transférer une demande dans les 15 jours ou dès que possible, parce que le délai continue à courir pendant l’acheminement de la demande.

Les coordonnateurs doivent prendre les mesures suivantes :

• effectuer des recherches raisonnables pour savoir si un document inconnu intéresse davantage une autre institution;
• informer par écrit ou par appel téléphonique le coordonnateur de l’autre institution;
• transférer la demande et décider ou non de :
  • retourner le paiement des droits de traitement de la demande (p. ex. chèque ou mandat) à l’auteur de la demande et l’aviser de verser un nouveau paiement au bon bénéficiaire,
  • envoyer les droits de traitement de la demande à la nouvelle institution (si le bénéficiaire est le même pour les deux institutions),
  • déposer les droits de traitement de la demande pour le compte de l’institution destinataire (si le bénéficiaire est le même pour les deux institutions),
• aviser par écrit l’auteur de la demande de la nouvelle personne-ressource.

Voir à l’annexe 4.5 un modèle de lettre à utiliser pour aviser l’auteur d’une demande que celle-ci a été acheminée ou transférée à une autre. Voir à l’annexe 4.6 un modèle de lettre à utiliser pour aviser une autre institution qu’une demande lui est transférée ou acheminée.

Documents d’autres gouvernements

Les institutions ne peuvent acheminer ou transférer des demandes qu’entre institutions provinciales ou municipales. Les institutions ne peuvent donc pas acheminer ou transférer une demande au gouvernement fédéral, à un autre gouvernement provincial, à une municipalité en dehors de l’Ontario ou au gouvernement d’un autre pays.

Quand l’auteur d’une demande l’adresse par erreur à un gouvernement, les coordonnateurs doivent lui renvoyer la demande et ses droits de traitement et lui conseiller de présenter à nouveau sa demande au bon gouvernement. 

Prorogation du délai

LAIPVP art. 27/ LAIMPVP art. 20

La loi permet de prolonger le délai de traitement d’une demande quand il n’est pas raisonnable de l’achever dans le délai de 30 jours. Comme la loi ne fixe pas explicitement pendant combien de temps repousser l’échéance, la prolongation du délai doit être raisonnable et justifiable.

Un coordonnateur doit tenir compte de tous les facteurs pouvant nécessiter une prolongation particulière du délai. La décision de repousser l’échéance doit être prise au cours du délai de 30 jours et l’auteur de la demande doit en être avisé. Le délai ne peut être prolongé qu’une seule fois par demande. Il vaut mieux, en principe, informer l’auteur de la demande du report de l’échéance en même temps qu’au sujet des droits estimés (s’il y a lieu). De plus amples renseignements sur les estimations des droits sont présentés plus loin dans ce chapitre.

La prolongation des délais de traitement des demandes est permise dans deux cas :

• une demande exige des recherches parmi un grand nombre de documents ou l’examen d’un grand nombre de documents, ce qui entraverait de manière déraisonnable les activités de l’institution;
• une demande exige la consultation d’une personne ou d’un organisme à l’extérieure de l’institution.

Le CIPVP conseille aux institutions de trouver des solutions pratiques, de concert avec les auteurs, quand plusieurs demandes sont présentées en même temps. La prolongation du délai de traitement des demandes est décidée au cas par cas.

Les facteurs suivants justifient généralement la prolongation du délai de traitement :

• un grand nombre de documents exigeant un examen attentif;
• la longue durée de la préparation des documents à un moment critique où les activités de l’institution exigent que le personnel effectue ses tâches habituelles.

Les facteurs suivants ne justifient généralement pas la prolongation du délai de traitement :

• le nombre de demandes traitées à un moment donné;
• les vacances du personnel;
• le coût de la création d’un document à cause de la taille, du nombre ou de l’emplacement physique des documents.

L’auteur d’une demande doit être avisé par écrit de la prolongation du délai de traitement de sa demande. L’institution doit communiquer à l’auteur de la demande :

• la raison de la prolongation du délai de traitement;
• la durée de cette prolongation et la nouvelle échéance pour répondre à sa demande;
• qu’il est en droit de demander au CIPVP d’examiner la décision prise par l’institution de prolonger le délai de traitement de sa demande.

Voir à l’annexe 4.7 le modèle de lettre avisant l’auteur d’une demande de prolongation du traitement de sa demande.

Consultations

LAIPVP art. 27/ LAIMPVP art. 20

Les consultations ont généralement pour but d’obtenir de l’information ou des conseils qui peuvent éclairer la prise de décisions. Les consultations sont différentes de la communication d’un avis à une personne concernée qui est traitée ci-dessous.

Il peut être nécessaire de consulter une personne (p. ex. un ancien employé) ou une organisation (p. ex. d’autres gouvernements) à l’extérieur de l’institution parce qu’ils connaissent les dossiers en question. Par exemple, une consultation peut être nécessaire quand les documents visés par une demande ont été préparés par un autre organisme et qu’une expertise en la matière est nécessaire pour prendre une décision sur l’accès à ces documents.

La loi permet de prolonger le délai de traitement de manière raisonnable, selon les circonstances, afin de procéder à des consultations. 

Avis à la personne concernée (Avis à une tierce partie)

LAIPVP art. 28 / LAIMPVP art. 21

Certains documents visés par une demande peuvent contenir des renseignements au sujet d’une personne, autre que l’auteur de la demande, qui est concernée par ces renseignements. Dans des cas comme celui-ci, les institutions sont tenues d’en aviser les personnes concernées. De plus, les institutions doivent aviser l’auteur de la demande du retard du traitement de sa demande en raison du processus d’avis à la personne concernée.

La personne concernée doit être avisée que l’institution a des raisons de croire que des documents peuvent contenir des renseignements de tiers ou des renseignements personnels d’une personne identifiable et que l’institution envisage de divulguer ces documents.

Le processus employé pour cet avis permet à la personne concernée de présenter des observations sur la divulgation proposée des documents qui la concernent. Le seuil qui détermine si l’exemption des renseignements de tiers s’applique à un document est très bas. En d’autres termes, les institutions doivent avoir recours à l’avis à la personne concernée chaque fois que les documents visés « pourraient » être assujettis à cette exemption. L’utilisation d’un seuil bas assure l’équité de la procédure et réduit le risque que des renseignements assujettis à cette exemption soient divulgués par erreur.

Le contenu d’un avis à la personne concernée doit être le suivant :

• la déclaration par l’institution qu’elle a l’intention de communiquer la totalité ou une partie d’un document susceptible de porter atteinte aux intérêts de la personne ou d’une organisation;
• le contenu du document ou de la partie du document ayant trait à la personne concernée;
• la personne concernée doit présenter des observations par écrit afin d’exposer les raisons pour lesquelles le document ne doit pas être divulgué en totalité ou en partie;
• la personne concernée a 20 jours à compter de l’envoi de l’avis pour y répondre.

L’institution peut, à sa discrétion, entendre les observations verbalement, si nécessaire.

Les personnes concernées risquent de ne pas connaître la loi. Il est souhaitable que le coordonnateur prenne contact avec la personne concernée pour lui expliquer le processus suivi pour cet avis et pour répondre à ses questions éventuelles. Il est aussi utile de fournir :

• une copie des articles pertinents de la loi;
• une copie du document dans la mesure du possible.

Après l’expiration du délai de 20 jours pour la réponse de la personne concernée, les institutions ont 10 jours pour communiquer leur décision au sujet de l’accès à l’auteur de la demande.

L’institution peut être d’accord ou non avec la réponse d’une personne concernée. La personne concernée a le droit de faire appel de la décision de l’institution au sujet de la demande d’accès, indépendamment de l’accord ou du désaccord de l’institution avec sa réponse. L’institution doit donc conserver les documents jusqu’à l’expiration du délai d’appel de 30 jours. Une fois ce délai expiré, le coordonnateur doit s’assurer auprès du CIPVP qu’aucun appel n’a été déposé avant de divulguer les documents à l’auteur de la demande (sous réserve du paiement des droits).

Si les documents contiennent des renseignements non assujettis à cet avis, les institutions doivent divulguer les documents non assujettis à cet avis au moment de la communication de l’avis de décision (sous réserve de l’application d’autres exemptions et exclusions et du paiement des droits).

Les délais présentés ci-dessus peuvent être prolongés si le délai de réponse de 20 jours constitue un « obstacle » selon la définition de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. Aux termes de cette loi, un obstacle signifie « toute chose qui empêche une personne handicapée de participer pleinement à toutes les facettes de la société en raison de son handicap. S’entend notamment d’un obstacle physique ou architectural, d’un obstacle au niveau de l’information ou des communications, d’un obstacle comportemental, d’un obstacle technologique, d’une politique ou d’une pratique ».

Si les délais applicables à l’avis à la personne concernée sont prolongés pour des raisons d’accessibilité, l’auteur de la demande doit être informé de la nouvelle échéance prévue pour la réponse à sa demande.

Voir à l’annexe 4.10 un modèle de lettre avisant la personne concernée d’une demande d’accès à des documents contenant des renseignements de tiers. Voir à l’annexe 4.11 un modèle de lettre avisant la personne concernée d’une éventuelle atteinte à sa vie privée. Enfin, voir à l’annexe 4.12 un modèle de lettre avisant l’auteur d’une demande d’un retard en cas d’atteinte aux intérêts d’un tiers.

Droits

LAIPVP art. 57, Rég. 460 (5.2), (6), (6.1) / LAIMPVP art. 45, Rég. 823 (5.2), (6), (6.1)

La loi applique le principe de l’utilisateur-payeur. En d’autres termes, l’auteur d’une demande doit payer une partie des frais à la charge de l’institution pour traiter sa demande.

C’est pour cette raison que l’auteur d’une demande doit être suffisamment informé des droits afin de choisir la marche à suivre.

Les droits doivent être calculés pour chaque demande à compter de sa réception. Les droits s’appliquent au temps, aux documents et aux services. Les droits sont prescrits par les règlements.

Les droits doivent être perçus, sauf si l’institution accorde une dispense ou si la disposition d’un autre texte législatif l’emporte sur la facturation des droits.

Les droits et les estimations des droits peuvent faire l’objet d’un appel devant le CIPVP. Les droits et les estimations des droits doivent être détaillés et raisonnables. Le CIPVP peut ordonner aux institutions de baisser ou de modifier le montant des droits s’il juge qu’elles ont commis une erreur de calcul.

Types de droits

Rég. 460 (5.2), (6), (6.1) / Rég. 823 (5.2), (6), (6.1)

Les droits exigibles en vertu de la loi sont décrits ci-dessous. Veuillez noter que tous ces droits ne sont pas obligatoirement exigés pour les demandes d’accès aux renseignements personnels.

Les taxes de vente fédérales et provinciales ne s’appliquent pas aux frais de demande et de traitement.

Frais de demande : des frais de demande de 5,00 dollars sont exigés pour toutes les demandes. Le fait de ne pas encaisser les frais de demande ne peut pas empêcher le CIPVP d’entendre un appel au sujet d’une demande complètement traitée.

Temps de recherche : les institutions peuvent exiger 7,50 dollars par tranche de 15 minutes consacrée par chaque membre du personnel à rechercher manuellement les documents visés. La recherche comprend l’examen des index de documents, des répertoires de dossiers et des recherches sur support papier ou informatique.

Le temps de recherche ne peut pas être appliqué à d’autres tâches administratives comme les photocopies et les trajets pour se rendre aux bureaux.

Le temps de recherche ne peut être facturé que pour les demandes d’accès aux documents généraux et non pour les demandes d’accès aux renseignements personnels.

Temps de préparation : les institutions peuvent exiger 7,50 dollars par tranche de 15 minutes consacrée par chaque membre du personnel à préparer des documents en vue de leur divulgation. La préparation comprend l’extraction d’un document, les activités requises pour réaliser des rapports à l’ordinateur et pour numériser les documents.

Le temps de préparation ne peut pas être appliqué à d’autres tâches comme l’examen des documents à la recherche d’exemptions et d’exclusions pertinentes, la photocopie des documents, la préparation d’un index des documents, la préparation des documents pour un avis à une tierce partie ou le transport des documents.

Le temps de préparation ne peut être facturé que pour les demandes d’accès aux documents généraux et non pour les demandes d’accès aux renseignements personnels.

Frais d’ordinateur : 15,00 dollars pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à la création d’un programme d’ordinateur ou d’une autre méthode de préparation d’un document à partir de documents lisibles par machine.

Les frais d’ordinateur ne peuvent pas être appliqués aux fonctions de recherche existantes utilisées pour créer des rapports, aux requêtes SQL ou à la manipulation de données. 

Photocopies et imprimés d’ordinateur : les institutions peuvent exiger 0,20 dollar par page à photocopier ou par page de document imprimée en vue de leur divulgation. Les copies recto-verso comptent pour deux copies.

CD-ROM : les institutions peuvent exiger 10 dollars par CD-ROM créé pour divulguer des documents sous forme électronique. 

Services fournis par un organisme externe : les institutions peuvent facturer un travail requis que son personnel ne peut pas réaliser à l’interne à cause de sa spécialisation, par exemple le reformatage ou la copie de rares types de médias. Afin de facturer ces frais, les institutions doivent recevoir une facture pour le coût de ce service externe.

Ces frais ne peuvent pas être appliqués à un travail réalisable par le personnel d’une institution, même si une facture existe.

Expédition : Ies institutions peuvent facturer les frais d’expédition par la poste et de livraison par service de messagerie des documents divulgués.

Voir à l’annexe 6 un modèle de formulaire d’estimation des coûts que les secteurs de programme peuvent utiliser pour calculer et justifier leurs estimations des droits.

Estimation des droits et décisions provisoires

LAIPVPpar. 57 (3), Rég. 460 (7) / LAIMPVPpar. 45 (3), Rég. 823 (7)

Les institutions ont différentes exigences à respecter en matière d’avis selon le montant des droits requis pour traiter une demande.

Les trois niveaux des droits et les mesures à prendre par les coordonnateurs sont décrits ci-dessous.

Droits inférieurs à 25 dollars : l’institution n’est pas tenue d’envoyer une estimation des droits à l’auteur d’une demande pour les droits inférieurs à 25 dollars. L’institution effectue tout le travail nécessaire et informe l’auteur de la demande du montant des droits dans l’avis de décision final. Le paiement des droits est obligatoire avant la divulgation des documents.

Droits compris entre 25 et 100 dollars : l’institution doit aviser l’auteur de la demande du montant approximatif des droits. Aucun acompte n’est requis pour les droits compris entre ces deux montants et l’institution effectue tout le travail nécessaire et informe l’auteur de la demande du montant des droits dans l’avis de décision final. Le paiement des droits est obligatoire avant la divulgation des documents.

Droits supérieurs à 100 dollars : les institutions doivent préparer une estimation détaillée des droits avec un avis de décision provisoire. L’institution peut exiger un acompte de 50 p. cent avant de poursuivre le traitement de la demande. Le délai cesse donc de courir et la demande est mise en suspens jusqu’à ce que l’institution perçoive l’acompte. À la réception de l’acompte, l’institution effectue tout le travail nécessaire et adresse un avis de décision final comportant le calcul final des droits. Le paiement du solde des droits est exigé avant la divulgation des documents.

Une décision provisoire n’est ni finale ni contraignante et elle ne peut pas être portée en appel. Une décision provisoire informe également l’auteur d’une demande des exclusions et des exemptions auxquelles les documents pourront être assujettis et qu’il peut demander la suppression des droits.

Bien que l’évaluation initiale concluant à l’application probable de certaines exemptions ne puisse pas être portée en appel, les auteurs des demandes peuvent faire appel des estimations des droits devant le CIPVP.

Quand des recherches doivent être effectuées parmi de nombreux documents ou quand de nombreux documents sont visés par une demande, on peut utiliser un échantillon représentatif pour calculer l’estimation des frais de recherche des documents. Pour être représentatif, un échantillon doit être complet et :

• permettre des recherches dans tous les types de documents (p. ex. sur papier, électroniques, support particulier);
• sa taille doit être identique à la taille raisonnable d’un fichier d’ordinateur, d’un tiroir et d’une boîte de rangement;
• pour le mesurer, on peut se servir utilement d’une pile de papier où un pouce de hauteur correspond à environ 150 à 200 pages recto.

Il est possible d’estimer la durée totale des recherches en utilisant :

• le nombre d’heures de recherche dans l’échantillon;
• le nombre de pages visées dans l’échantillon;
• le nombre de pages dont des passages doivent être extraits;
• le nombre d’extractions de passages par page;
• l’estimation du travail restant à effectuer pour terminer le traitement de la demande.

La pratique exemplaire consiste à indiquer, dans l’avis provisoire adressé à l’auteur d’une demande, la prolongation du délai de traitement de sa demande, s’il y a lieu, en plus de l’estimation des droits, puisque cette information influera sur sa décision de verser un acompte des droits.

Voir à l’annexe 4.8 un exemple de modèle de lettre à utiliser pour communiquer les estimations des droits et les décisions provisoires quand le montant estimé des droits est compris entre 25 et 99 dollars. Voir à l’annexe 4.9 un exemple de modèle de lettre à utiliser pour communiquer les estimations des droits et les décisions provisoires quand le montant estimé des droits est égal ou supérieur à 100 dollars.

Versement des droits

Les institutions reçoivent habituellement le paiement des demandes et des autres droits par chèque, bien que d’autres modes de paiement soient acceptables (p. ex. électronique, mandat, espèces). Les institutions ne peuvent pas stipuler les modes de paiement. De plus, les institutions ne sont pas obligées d’accepter les modes de paiement qu’elles n’ont pas mis en place (p. ex. carte de crédit, transfert électronique).

Pour les ministères et certains organismes, conseils et commissions provinciaux, les chèques sont libellés à l’ordre du « Ministre des Finances ». Pour d’autres institutions provinciales et municipales, les chèques sont directement libellés à leur ordre.

Suppression du versement des droits

LAIPVPpar. 57 (4), Rég. 460 (8) / LAIMPVPpar. 45 (3), Rég. 823 (8)

Les droits de traitement des demandes sont obligatoires en vertu de la loi, mais l’auteur d’une demande peut solliciter une dispense de ces droits. Les institutions doivent aviser les auteurs des demandes de leur droit de demander la suppression des droits en les informant des droits perçus ou de l’estimation de ces droits. Il incombe à l’auteur d’une demande de solliciter la suppression des droits et de la justifier en expliquant les raisons pour lesquelles cette suppression serait juste et équitable.

La loi et les règlements d’application énumèrent les facteurs dont les institutions doivent tenir compte pour décider si l’estimation des droits serait juste et équitable. Ces facteurs sont notamment les suivants :

• l’écart entre le coût réel du traitement, de la collecte et de la reproduction d’un document et le montant du paiement exigé;
• le fardeau financier éventuel pour l’auteur de la demande;
• les effets favorables ou non de la diffusion des documents sur la santé et la sécurité publiques;
• l’accès aux documents accordé ou non à l’auteur de la demande;
• le montant du paiement trop petit ou non pour l’exiger (p. ex. 5 dollars ou moins).

Bien que l’institution doive tenir compte de ces facteurs, elle peut accorder la suppression totale ou partielle des droits, même si les facteurs ci-dessus ne jouent aucun rôle dans cette décision.

Il faut tenir compte d’autres facteurs pertinents pour décider si la suppression des droits est juste et équitable ou non. Ce sont notamment les facteurs suivants :

• la manière dont l’institution a tenté de répondre au demandeur;
• la collaboration ou non de l’institution avec le demandeur pour cerner l’objet de la demande ou pour la clarifier;
• la fourniture gratuite ou non de documents au demandeur;
• la collaboration constructive on non du demandeur avec l’institution pour cerner l’objet de la demande;
• le nombre important ou non de documents visés par la demande;
• la proposition ou non par le demandeur d’une solution de compromis pour réduire les frais;
• le transfert ou non d’un fardeau déraisonnable des frais du demandeur à l’institution et l’entrave importante ou non des activités de l’institution si ces droits sont supprimés.

Si un demandeur sollicite la suppression des droits, il doit présenter cette demande par écrit. Les institutions sont tenues de les examiner et de décider d’accorder ou non leur suppression totale ou partielle. Il est possible de faire appel des décisions des institutions d’accorder ou non la suppression des droits devant le CIPVP.

Demandes abandonnées ou retirées

Quand l’auteur d’une demande informe une institution qu’il ne cherche plus à accéder aux renseignements demandés, cette demande peut être considérée comme étant « retirée ». Les coordonnateurs doivent conserver la documentation, par exemple une correspondance par courrier électronique avec l'auteur de la demande, qui prouve l’intention de ce dernier de retirer sa demande. Quand l’auteur d’une demande la retire verbalement, la pratique exemplaire consiste à demander la confirmation de son intention par écrit.

Quand un coordonnateur tente de prendre contact avec l’auteur d’une demande afin de traiter celle-ci et qu’il ne reçoit aucune réponse, cette demande peut être considérée comme « abandonnée ». Le CIPVP conseille aux institutions d’attendre 30 jours avant de classer les demandes d’accès aux documents généraux dans la catégorie des demandes abandonnées. Pour les demandes d’accès aux renseignements personnels, le CIPVP conseille d’attendre un an avant de les clore.

Les auteurs des demandes doivent être avisés par écrit que leur demande risque d’être abandonnée. La lettre doit mentionner la date exacte à laquelle l’institution clora le dossier si elle ne reçoit aucune réponse. Les institutions peuvent décider d’inclure cette information dans un avis d’estimation des droits ou dans une lettre de demande de précisions ou rédiger une lettre séparée, à envoyer en cas d’abandon.

Voir à l’annexe 4.21 un exemple de modèle de lettre à utiliser pour aviser les auteurs des demandes que leur demande sera considérée comme abandonnée, si l’institution ne reçoit aucune réponse.

Traitement d’une demande étape par étape

Le traitement des demandes est une fonction administrative qui exige de connaître les obligations légales applicables et les programmes et documents d’une institution.

La réponse aux demandes est un processus de collaboration qui compte plusieurs étapes. Les sections ci-dessous sont des descriptions de haut niveau de ces étapes. Toutes les étapes ne sont pas toujours obligatoires pour traiter toutes les demandes, selon l’institution et le contexte des demandes.

Étape 1: réception d’une demande

La loi exige qu’une institution reçoive les demandes par écrit avec les droits de traitement de la demande de cinq dollars. Pour des raisons de commodité, la majorité des institutions ne reçoivent les demandes que par courrier ou en personne. Certaines institutions reçoivent peut-être les demandes en ligne ou par télécopie.

À la réception d’une demande, les coordonnateurs et leur personnel doivent :

• examiner la demande pour s’assurer qu’elle est complète, à savoir qu’elle est présentée par écrit, que les droits de traitement de cinq dollars lui sont joints et qu’elle contient des détails suffisants;
• ouvrir un dossier, attribuer un numéro de dossier et calculer la date d’échéance du délai de réponse de 30 jours. Veuillez noter que si cette échéance est un samedi, un dimanche ou un jour férié, celle-ci est repoussée au jour ouvrable suivant;
• si l’institution utilise un système électronique de gestion des dossiers, mettre le système à jour;
• faire des copies de travail de l’original de la demande;
• faire des copies des formulaires administratifs à joindre au dossier;
• aviser le secteur de programme ou la personne-ressource d’un programme, s’ils la connaissent, de la réception d’une demande.

Les coordonnateurs doivent communiquer avec le ou les bureaux détenant probablement des documents visés par la demande (secteur de programme) pour leur fournir les renseignements suivants :

• la formulation de la demande;
• des instructions pour effectuer les recherches, prendre en note les mesures prises et leur durée;
• la date limite pour les recherches de documents;
• des instructions pour remettre des copies des documents visés au bureau de l’accès à l’information.

Les coordonnateurs doivent communiquer immédiatement avec les auteurs des demandes, si les droits de traitement de leur demande manquent ou si des précisions sont nécessaires pour traiter leur demande. Voir à l’annexe 4.2 un modèle de lettre accusant réception d’une demande pour laquelle les droits de traitement de cinq dollars manquent et à l’annexe 4.3 un modèle de lettre accusant réception d’une demande pour laquelle des détails supplémentaires sont nécessaires.

Étape 2 : évaluation d’une demande

Pour les demandes de routine, les coordonnateurs peuvent passer directement à la recherche des documents ou à la finalisation des recommandations et d’une décision. En revanche, pour de nombreuses demandes, des étapes supplémentaires peuvent être nécessaires pour décider comment procéder à leur traitement.

Dans tous les cas, la pratique exemplaire des institutions consiste à envoyer à l’auteur d’une demande une lettre accusant réception de sa demande. Cet accusé de réception doit inclure le numéro attribué à la demande, sa date de réception et les coordonnées du membre du personnel responsable de son traitement. Voir à l’annexe 4.1 un exemple de modèle de lettre pour accuser réception d’une demande.

Les coordonnateurs ou leur personnel doivent parler de la demande avec le secteur de programme détenant vraisemblablement les documents visés afin de comprendre ses activités, ses sujets de préoccupation éventuels, l’incidence possible de la recherche de documents sur ses activités et d’autres manières de répondre à cette demande.

Si la demande a été adressée par erreur à votre institution ou si la divulgation des documents présente un plus grand intérêt pour une autre institution, les coordonnateurs doivent prendre des mesures raisonnables pour déterminer quelle institution devrait être la destinataire de cette demande et l’acheminer ou la transférer.

Les coordonnateurs doivent déterminer si la demande contient des détails suffisants pour qu’un employé expérimenté puisse repérer les documents visés. Si la demande manque de détails, les coordonnateurs doivent la clarifier avec leur auteur.

Si une demande est considérée comme étant litigieuse, les coordonnateurs doivent en aviser leur équipe de gestion des enjeux en leur indiquant le délai de réponse.

Étape 3 : recherche et repérage des documents

La loi exige que les institutions effectuent des « recherches raisonnables » pour repérer les documents visés par une demande. Des recherches sont considérées comme étant raisonnables quand un employé expérimenté déploie des efforts raisonnables pour rechercher et repérer les documents raisonnablement liés à la demande dans des lieux où les documents en question pourraient raisonnablement se trouver. Une institution n’est pas tenue de prouver sans l’ombre d’un doute qu’aucun document n’existe, seulement qu’elle a mené des recherches raisonnables.

Les appels reçus par le CIPVP au sujet de l’adéquation ou du caractère raisonnable des recherches exigent souvent qu’une institution démontre qu’elle a pris des mesures pour cerner l’objet d’une demande en collaboration avec son auteur.

Les étapes suivantes comportent les principales mesures à envisager afin de mener des recherches raisonnables.

Comprendre clairement les paramètres de recherche : les demandes doivent être examinées en détail par le coordonnateur et par les secteurs de programme concernés pour s’assurer de bien comprendre le contenu de la demande afin d’y répondre. La clarification est une première étape importante qui doit avoir lieu dès que possible après la réception d’une demande si celle-ci manque de clarté ou est ambiguë. Lisez la section sur la clarification pour obtenir de plus amples renseignements.

Entamer les recherches pour repérer des documents en veillant à ce que tous les documents pertinents soient conservés : le coordonnateur doit aviser immédiatement tous les secteurs de programme détenant probablement des documents visés pour les avertir de la demande et pour s’assurer que les documents éventuellement visés soient placés en lieu sûr.

Désigner le personnel qui mènera les recherches : des employés expérimentés connaissant la teneur de la demande et le système de gestion des documents doivent superviser ou mener les recherches des documents visés.

Les institutions doivent également désigner au sein des secteurs de programme des personnes-ressources responsables de la supervision des recherches. Ces personnes doivent travailler en consultant le coordonnateur pour s’assurer de connaître les exigences des recherches raisonnables.

Fournir des instructions claires pour les recherches : veiller à ce que tous les employés participant aux recherches reçoivent par écrit des instructions claires au sujet de l’objet des recherches et des méthodes de recherche. Prévoyez un guide détaillé expliquant au personnel comment mener des recherches dans des courriels, des recherches électroniques et des recherches dans des documents sur papier. Les coordonnateurs doivent élaborer, en concertation avec les secteurs de programme, des guides détaillés pertinents par rapport aux pratiques de gestion des documents de ces services.

Indiquez la date à laquelle terminer les recherches, en gardant à l’esprit le délai de réponse prévu par la loi et toutes les tâches associées à la gestion complète du dossier. Les échéances peuvent être repoussées si les circonstances le justifient et cela doit être abordé avec le coordonnateur dès que possible.

Dresser la liste de toutes les banques de données et de tous les endroits où effectuer les recherches et élaborer un plan de recherche : des employés expérimentés connaissant la teneur de la demande et/ou connaissant particulièrement les dépôts de conservation des documents de l’institution doivent être chargés de dresser la liste des banques de données et des endroits où mener les recherches.

Les recherches doivent être menées dans tous les dépôts de documents où la présence de documents visés peut être raisonnablement attendue, y compris tous les lieux de stockage des documents sur place et à l’extérieur. Les calendriers de conservation et les index de documents sont à consulter pour cela pour chaque bureau.

En général, la recherche de documents électroniques doit être menée où des documents de ce type peuvent raisonnablement exister dans les systèmes électroniques de conservation des documents créés par une institution, dont les comptes de courriel, les disques partagés, les archives électroniques et d’autres systèmes électroniques de conservation.

Exceptionnellement et dans des circonstances extraordinaires, il est possible d’envisager des recherches dans un système de reprise après sinistre (p. ex. mémoires de sauvegarde), par exemple, en cas de preuve de suppression ou de perte de documents visés dans les systèmes de conservation habituels et de présence vraisemblable des documents dans les mémoires de sauvegarde. Dans ce cas, le coordonnateur de l’institution, les responsables de la gestion des dossiers, le conseiller juridique et le personnel des technologies de l’information doivent être consultés avant le début des recherches.

Documenter les étapes des recherches : tous les employés ayant participé aux recherches des documents visés doivent documenter les diverses étapes de ces recherches en indiquant leur nom, la date à laquelle ils ont mené une recherche, les banques de données, les types de documents et les autres dépôts de documents où ils ont effectué des recherches et, enfin, les résultats de leurs recherches (même si une recherche est infructueuse).

En cas d’appel, une institution doit être prête à attester par un affidavit :

• le personnel ayant mené les recherches;
• les qualifications, le poste et les responsabilités des employés;
• les dates des recherches menées par les employés;
• le type de documents dans lesquels les recherches ont été effectuées;
• la nature et le lieu des recherches;
• toute autre mesure prise.

L’affidavit doit être signé par la personne ayant mené les recherches ou par celle chargée de la superviser.

Voir à l’annexe 5 un exemple de modèle de lettre que les secteurs de programme peuvent employer pour documenter leurs recherches. Voir également, à l’annexe 6, un exemple de modèle de formulaire d’estimation des frais que les secteurs de programme peuvent utiliser pour les recherches poussées pouvant nécessiter un acompte préalable.

Étape 4 : examen et analyse des documents

À la fin des recherches et après le repérage de tous les documents visés, la prochaine étape est celle de l’examen et de l’analyse des documents par les coordonnateurs ou par leur personnel.

Le secteur de programme ayant mené les recherches peut réaliser un examen préliminaire des documents pour recenser les questions préoccupantes qu’ils soulèvent éventuellement sur le plan de l’accès. Comme le secteur de programme est le gardien des documents, il est souvent mieux placé pour comprendre leur contexte. Par exemple, le secteur de programme saurait si des documents provenant d’un tiers ont été communiqués à titre confidentiel.

L’examen du contenu des documents doit être minutieux pour tenir compte de l’application des dispositions de la loi en vue de prendre une décision au sujet de leur accès. Le processus d’examen des documents est répétitif et peut avoir lieu à de nombreuses reprises avant la décision finale.

Les secteurs de programme, le conseiller juridique et les décideurs devront être consultés dans certains cas et participer aux examens des documents. L’examen du processus pourra révéler que des mesures supplémentaires sont nécessaires :

• aviser l’auteur d’une demande de la prolongation du délai de traitement à cause du nombre de documents ou de consultations;
• aviser une personne affectée;
• communiquer une estimation des droits et une décision provisoire.

Les institutions doivent tenir compte des réponses des personnes affectées dans leur analyse afin de déterminer si un document est assujetti à une exemption.

Si la demande d’accès à des renseignements personnels a été présentée dans le cadre d’une recherche documentaire, les coordonnateurs doivent envisager une entente de recherche. Plus de détails sur les ententes de recherche figurent plus loin dans ce chapitre.

Les coordonnateurs et leur personnel doivent effectuer des recherches dans les ordonnances du CIPVP et dans la jurisprudence pour interpréter les articles de loi pertinents. Des directives écrites, des politiques et des procédures internes peuvent permettre de déterminer si des exemptions ou des exclusions s’appliquent à un document.

Les coordonnateurs doivent passer en revue leurs décisions précédentes au sujet de l’accès à des documents similaires dans un souci de cohérence. Ils ne doivent cependant pas se fier seulement aux décisions antérieures car il se peut que la loi ait été modifiée ou qu’une nouvelle jurisprudence ait modifié les interprétations de la loi.

La loi exige que les institutions ne procèdent qu’à l’extraction des renseignements assujettis à des exemptions ou à des exclusions. Les institutions doivent s’efforcer de n’extraire que les renseignements assujettis à des exemptions et de divulguer tout le reste des documents qu’elles peuvent raisonnablement divulguer sans révéler les renseignements assujettis à l’une des exemptions ou des exclusions.

L’auteur d’une demande doit être avisé de l’article ou des articles qui s’appliquent aux passages extraits. Cela doit être indiqué sur le document à côté du passage extrait. Dans certains cas, quand peu d’exemptions sont mentionnées, cette information peut être résumée dans l’avis de décision communiqué à l’auteur de la demande.

Le processus d’extraction ne doit pas être appliqué quand la loi prévoit une exemption pour une catégorie entière de documents ou quand il ne resterait dans un document, après des extractions, que des renseignements sans aucun lien entre eux. Par exemple, comme une exemption s’applique à tout l’ordre du jour d’une réunion du Conseil des ministres, tout le document serait retenu. Les institutions doivent informer l’auteur d’une demande du nombre de pages qui ont été retenues en entier et de l’exemption ou de l’exclusion qui s’applique.

Les coordonnateurs peuvent envisager de créer un index de documents pour classer l’information en réponse à une demande. L’index est habituellement suffisamment détaillé pour faciliter la prise de décision. En cas d’appel, le CIPVP exige qu’une institution crée un index des documents où des passages ont été extraits ou qui ont été entièrement retenus.

L’index de documents doit contenir :

• le numéro attribué à chaque document;
• la date du document;
• le numéro de page/le paragraphe;
• la description générale de chaque document;
• l’exemption ou l’exclusion invoquée (s’il y a lieu);
• l’accès accordé ou refusé à la totalité ou à une partie du document.

L’index de documents ne doit pas contenir des renseignements personnels ou d’autres renseignements qui révéleraient la justification d’une exemption. Par exemple, l’index de documents ne doit pas révéler l’objet d’une réunion du Conseil des ministres ni un renseignement protégé par le secret professionnel d’un avocat.

Voir à l’annexe 7 un exemple de modèle d’index de documents.

Étape 5 : finalisation des recommandations et d'une décision

La finalisation des recommandations et la prise d’une décision au sujet d’une divulgation comprennent souvent la préparation de documents et l’ébauche d’un avis de décision final à l'auteur de la demande, ainsi que l’obtention de l’approbation des décideurs. Les processus d’approbation varient selon les demandes et la délégation des attributions au sein d’une institution.

La pratique exemplaire consiste à documenter par écrit la décision recommandée en préparant une note d’information. Les exigences pour les recommandations sur l’accès varient entre les institutions. Une note d’information peut ne pas être exigée pour toutes les demandes. Les demandes de routine peuvent être traitées sans documentation détaillée.

Une note d’information peut servir de base, par la suite, à la présentation de mémoires au CIPVP, en cas d’appel des décisions. Une note d’information est particulièrement utile dans une institution où la prise de décisions est déléguée à des hauts fonctionnaires qui ont besoin de renseignements pertinents et concis pour prendre une décision éclairée.

Une note d’information compte normalement six sections.

Contexte : cette section doit être la description de la demande, soit telle qu’elle a été reçue, soit sous sa forme clarifiée. D’autres points pertinents pour situer les documents dans leur contexte doivent également être expliqués, comme l’état actuel d’un programme ou d’une initiative auquel les documents sont liés. Savoir si un programme en est au stade de la planification, à celui précédant sa mise en œuvre ou à celui du développement opérationnel peut être une information importante pour un décideur qui doit tenir compte de différents facteurs, selon l’état d’avancement d’un projet, dans sa décision de divulguer ou non des documents.

Un complément d’information, comme le résultat de demandes d’accès à des renseignements identiques ou similaires, présentées dans le passé, doit également figurer dans cette section.

Description des documents : cette section doit être la description des divers documents visés. La liste des grandes catégories de documents, ainsi que le contenu général des documents, sont suffisants. Cette description doit mentionner les secteurs de programme ayant effectué les recherches de documents visés.

Quand une demande est volumineuse, un index de documents peut être adressé au décideur pour examen.

Analyse : cette section de la note permet aux décideurs de comprendre comment une exemption ou une exclusion recommandée s’applique aux documents demandés et, point plus important, pourquoi le refus de divulguer des renseignements s’explique par les circonstances.

L’accent mis sur la jurisprudence pertinente ou la description de décisions similaires prises dans le passé par l’institution permettra de convaincre le décideur que la décision repose sur une solide base juridique. En cas de complexité juridique, leur résumé et la confirmation de la consultation du coordonnateur et du conseiller juridique et de l’approbation d’une recommandation particulière par ces derniers pourront suffire.

Exercice d’une mesure discrétionnaire : cette section doit être l’énumération des facteurs pertinents dont le coordonnateur a tenu compte pour l’exercice d’une mesure discrétionnaire. Cela démontrera l’adéquation de l’exercice d’une mesure discrétionnaire par le décideur et servira de preuve, en cas d’appel de la décision de l’institution devant le CIPVP.

Droits : cette section doit contenir, pour le décideur, une information générale sur le calcul des droits, surtout en cas d’une estimation de droits élevée ou si les droits risquent d’être problématiques lors d’un appel.

Un décideur peut avoir à choisir de supprimer ou non les droits associés au traitement d’une demande. Si la suppression des droits a été demandée, cela peut être indiqué dans cette section, ainsi que la justification à l’appui de cette demande.

Recommandation : cette section est une recommandation claire de la décision à prendre au sujet de l’accès. Ces recommandations peuvent prendre la forme suivante :

• l’accès est accordé à la totalité des documents;
• l’accès est accordé en partie aux documents, en mentionnant les exemptions ou les exclusions invoquées;
• l’accès aux documents est totalement refusé, en mentionnant les exemptions ou les exclusions invoquées;
• l’accès ne peut pas être accordé, car les documents visés n’existent pas.

D’autres décisions possibles, comme l’application de droits ou l’acceptation de la suppression des droits, doivent également être mentionnées.

Des mesures raisonnables doivent être prises afin que les approbations soient finalisées dans les délais prévus par la loi.

Étape 6 : préparation et expédition des dossiers

Après l’approbation de la recommandation au sujet de l’accès, les coordonnateurs et leur personnel doivent communiquer l’avis de décision final à l’auteur de la demande et préparer les documents en vue de leur divulgation.

Un avis de décision explique à l’auteur d’une demande la décision finale d’accorder ou de refuser l’accès à un document. La loi définit les exigences à respecter par les avis de décision. Voici la liste des exigences légales et des pratiques exemplaires selon les circonstances de la demande :

• le volume des documents visés repérés;
• les documents divulgués en totalité;
• les exemptions et les exclusions appliquées (s’il y a lieu);
• le nombre de pages extraites ou retenues pour chaque exemption ou exclusion;
• les copies des articles pertinents de la loi;
• si des droits sont exigés, le calcul final et le paiement requis;
• si des droits sont exigés, l’information sur les demandes de suppression des droits;
• le nom et le poste du décideur pour la demande;
• pour les demandes volumineuses, envisagez de joindre une copie de l’index de documents;
• l’avis à l’auteur de la demande qu’il peut faire appel de la décision devant le CIPVP sous 30 jours et les exigences applicables aux appels;
• les coordonnées d’une personne qui peut répondre aux questions sur le traitement de la demande.

Les documents visés peuvent être divulgués sous réserve du paiement du montant final des droits ou à l’expiration du délai de 30 jours pour faire appel d’une décision d’accès prévu pour les personnes affectées.

La loi offre à l’auteur d’une demande l’option de :

• recevoir une copie de la totalité ou d’une partie d’un document;
• examiner l’original d’un document;
• demander la copie de la totalité ou d’une partie d’un document après l’avoir examiné.

La loi nuance ce qui précède en ajoutant si ce n’est pas trop difficile de le faire. Il faut tenir compte des faits propres à chaque demande avant de prendre une décision.

L’auteur d’une demande peut solliciter la reproduction de documents sous une forme particulière qui rend la rend trop difficile pour l’institution, par exemple en demandant des copies électroniques de documents qui n’existent que sur support papier.

L’auteur d’une demande doit recevoir la copie de ce qu’il a demandé, sauf s’il existe une bonne raison pour ne pas le faire. Les copies des documents doivent être nettes et lisibles dans la mesure du possible. La protection du droit d’auteur doit figurer clairement dans un document auquel elle s’applique.

L’examen de l’original des documents risque d’être rendu difficile par :

• l’ancienneté et l’état des documents;
• l’emplacement physique des documents;
• la taille ou le volume des documents;
• le coût du transport des documents à un lieu pratique;
• l’impossibilité d’assurer la sécurité de documents qui pourraient être endommagés, modifiés ou volés;
• le dérangement déraisonnable ou la perturbation des activités de l’institution;
• l’obligation légale de conserver les documents sur place.

La présence d’employés est recommandée quand l’auteur d’une demande examine des documents originaux, surtout si une partie des renseignements visés n’est pas divulguée en vertu d’une exclusion ou d’une exemption.

Voir à l’annexe 4 les modèles d’avis de décision.

Étape 7 : clôture du dossier

Après la communication de l’avis de décision final, le dossier d’une demande doit être clos et l’information ayant trait à la demande doit être enregistrée pour respecter les obligations en matière de statistiques.

Si une institution utilise un système de gestion des dossiers, le personnel doit mettre le système à jour en indiquant la date de la communication de la décision finale à l’auteur de la demande, le résultat de la demande en précisant si des exemptions ou des exclusions sont appliquées ou non à ces documents.

Le dossier de la demande doit être conservé dans un lieu accessible pendant la période d’appel de 30 jours et conformément aux calendriers ou aux politiques de conservation des documents.

Ententes de recherche

LAIPVPpar. 21 (1) (e), Rég. 460 (10) / LAIMPVPpar. 14 (1) (e), Rég. 823 (10)

Dans le contexte d’une demande, il est possible de divulguer des renseignements personnels à des fins de recherche si certaines conditions sont réunies. Les « fins de recherche » sont différentes des utilisations administratives, opérationnelles ou réglementaires des renseignements personnels puisque leur utilisation par les chercheurs n’affecte pas directement la personne qu’ils concernent et que ces « fins de recherche » ne sont pas liées à l’administration ordinaire d’un programme.

Les vérifications et les évaluations d’un programme et les examens opérationnels ne constituent pas de la recherche au sens que lui donne la loi. La « recherche » est une enquête et une étude systématiques de documents et de sources pour établir des faits et parvenir à de nouvelles conclusions dans le but de découvrir des faits nouveaux ou de regrouper d’anciens faits par leur étude scientifique ou par une enquête critique.

Les conditions à réunir afin d’accorder l’accès à des renseignements personnels aux fins de recherche sont les suivantes :

• la divulgation est conforme aux conditions ou aux attentes raisonnables en matière de divulgation des renseignements personnels au moment où ces renseignements personnels ont été fournis, collectés ou obtenus;
• la recherche dans le but de laquelle la divulgation aurait lieu ne peut être raisonnablement réalisée qu’à condition que ces renseignements personnels soient fournis sous une forme permettant l’identification individuelle des personnes concernées;
• la personne qui recevra les documents s’est engagée à respecter les conditions relatives à la sécurité et au caractère confidentiel prescrites par les règlements.

Une entente de recherche conclue entre une institution et un chercheur régit les conditions de la liste ci-dessus. Les règlements d’application des lois font référence à l’accord standard disponible dans le Répertoire central des formulaires du gouvernement de l’Ontario. Les liens suivants dirigent les utilisateurs vers des versions téléchargeables de ces modèles d’accord en application de la LAIPVP et de la LAIMPVP.

Les principes suivants doivent figurer dans une entente de recherche :

• le chercheur ou la chercheuse doit accepter de n’utiliser les renseignements qu’aux fins de recherche précisées dans l’accord ou pour lesquelles il ou elle a reçu l’autorisation écrite de l’institution;
• l’accord doit nommer toutes les personnes à qui l’accès aux renseignements personnels sera donné sous une forme dans laquelle la personne concernée par ces renseignements peut être identifiée;
• le chercheur ou la chercheuse doit conserver les renseignements dans un lieu sûr auquel l’accès n’est accordé qu’à la personne ou aux personnes autorisées;
• le chercheur ou la chercheuse doit détruire tous les identificateurs individuels contenus dans les renseignements au plus tard à la date précisée dans l’accord;
• le chercheur ou la chercheuse ne doit communiquer avec aucune personne concernée par ces renseignements personnels, directement ou indirectement, sans l’autorisation écrite préalable de l’institution;
• le chercheur ou la chercheuse doit aviser l’institution par écrit immédiatement si il ou elle apprend que les conditions énoncées dans cet article de la loi n’ont pas été respectées.

Gestion des dossiers et des connaissances

Afin de gérer le traitement des demandes, les institutions doivent mettre en œuvre un système de gestion des dossiers qui facilite l'accès à l’information associée aux demandes.

Il est possible de gérer l’information sur les dossiers grâce à un système de gestion électronique, à un registre manuel, comme des feuilles de calcul Excel ou sur support papier.

En plus de la gestion des dossiers, les coordonnateurs doivent mettre à jour la documentation à l’appui de la prise de décisions. Afin d’assurer l’efficacité de la gestion des connaissances, les ressources suivantes sont à mettre à jour :

• les directives et les ressources du ministère des Services au public et aux entreprises et du CIPVP;
• la jurisprudence des ordonnances du CIPVP et des décisions des tribunaux;
• les politiques, directives et normes de l’institution;
• les ressources et les tendances pertinentes au sein des autres sphères de compétence, au besoin.

Les coordonnateurs doivent examiner régulièrement les dossiers des demandes en cours pour s’assurer que leur traitement est sur la bonne voie pour s’achever dans les délais prescrits par la loi. Cet examen doit notamment viser à contrôler l’existence de la documentation correcte des mesures prises pour traiter les demandes.

Les coordonnateurs doivent obtenir de plus amples renseignements auprès de leur service de gestion des dossiers sur les politiques et procédures de leur institution en matière de conservation de documents.

Rapports statistiques

LAIPVP art. 34 / LAIMPVP art. 26

Toutes les institutions doivent respecter les exigences du CIPVP en matière de présentation d’un rapport annuel. Des lignes directrices et des procédures à suivre sont publiées sur le site Internet du CIPVP.

Les renseignements suivants doivent être suivis pour les besoins de la présentation des rapports statistiques :

• le nombre de demandes reçues et réglées pendant l’année de déclaration;
• le type de document demandé (p. ex. documents généraux ou renseignements personnels);
• le nombre de demandes de rectification reçues et réglées pendant l’année de déclaration;
• la source des demandes (p. ex. grand public, représentants, entreprises, médias, universitaires et chercheurs, associations, gouvernement);
• le nombre de demandes transférées à une autre institution ou provenant d’une autre institution;
• le nombre de demandes réglées en 30 jours, entre 31 et 60 jours, entre 61 et 90 jours et en plus de 90 jours;
• le nombre de demandes pour lesquelles le délai a été prolongé conformément à la loi;
• le nombre de demandes pour lesquelles des avis aux personnes concernées ont été communiqués;
• le nombre de demandes réglées dans les délais prescrits par la loi, y compris avec prolongation des délais;
• le règlement des demandes :
  • divulgation de tous les renseignements demandés,
  • divulgation partielle,
  • aucune divulgation,
  • demande retirée ou abandonnée,
  • aucun document n’existe,
• la fréquence de l’application d’exemptions ou d’exclusions à une demande;
• les droits perçus et les droits supprimés.

Les institutions pourront trouver utile de suivre d’autres renseignements qui leur permettront de planifier, d’attribuer des ressources ou d’améliorer le rendement.

Ressources

Annexe 4 : Modèle de lettres sur le traitement des demandes

Annexe 5 : Exemple de formulaire de recherche de documents

Annexe 6 : Exemple de formulaire d’estimation des droits

Annexe 7: Exemple d’index de documents

Feuille-info du CIPVP : Les demandes frivoles et vexatoires

CIPVP : Fact Sheet – Reasonable Search (Feuille-info du CIPVP : Les recherches raisonnables) (en anglais seulement)

CIPVP : Fees, Fee Estimates and Fee Waivers (Droits, estimations des droits et suppression des droits) (en anglais seulement)

CIPVP : Practice 15 – Clarifying Requests (Clarification des demandes) (en anglais seulement)

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée : Rapport statistique de fin d’année pour le CIPVP : cahier et guide, LAIMPVP

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée : Rapport statistique de fin d’année pour le CIPVP : cahier et guide, LAIPVP

Répertoire central des formulaires de l’Ontario : Formulaire de demande d’accès ou de rectification

Répertoire central des formulaires de l’Ontario : Accord de sécurité et de confidentialité – Accès à des renseignements personnels à des fins de recherche - LAIPVP

Répertoire central des formulaires de l’Ontario : Accord de sécurité et de confidentialité – Accès à des renseignements personnels à des fins de recherche - LAIMPVP