Chapitre 4 : Principes fondamentaux de l’accès à l’information
Introduction
La loi prévoit un droit général d’accès à l’information gouvernementale, sous réserve de certaines exclusions et exemptions. Ce chapitre présente la définition des documents, la garde et le contrôle des documents, et les documents des tiers. Il explique les articles de loi qui limitent ou appuient l’accès à l’information.
Les principaux sujets abordés dans ce chapitre comprennent les catégories d’information exclues de la loi (appelées « exclusions »), les exemptions obligatoires et discrétionnaires au droit d’accès à l’information, l’information accessible au public et les obligations de divulgation. Le chapitre 5 couvre aussi l’exercice des mesures discrétionnaires, les critères de définition des préjudices et la clause d’intérêt public manifeste.
Le Chapitre 5 : Exemptions et exclusions explique comment les exclusions et les exemptions doivent être interprétées et appliquées aux documents. Voir au Chapitre 6 : Gestion du processus de demande plus de détails sur le traitement et la gestion des demandes.
Application de la loi
Pour répondre aux demandes d’accès présentées en vertu de la loi, les coordonnateurs prennent les mesures fondamentales suivantes afin d’évaluer la façon dont la loi s’applique au contexte de chaque demande d’accès à l’information :
- déterminer si la personne demande l’accès à un document;
- déterminer si les documents sont confiés à la garde ou au contrôle de l’institution;
- déterminer les articles pertinents de la loi qui pourraient s’appliquer à un document (en totalité ou en partie).
- déterminer si les critères d’application de chaque article pertinent de la loi sont respectés;
- déterminer si d’autres critères juridiques s’appliquent et si les critères sont respectés.
Le contexte et les considérations pour chacune des étapes sont discutés ci-dessous.
Compréhension des documents
LAIPVP art. 2 / LAIMPVP art. 2
Les droits d’accès des personnes à l’information s’appliquent aux documents ou aux parties de documents. Est considéré comme document tout document d’information, quel que soit son mode d’enregistrement, que ce soit sous forme imprimée, sur film, au moyen de dispositifs électroniques ou autrement :
- livres
- correspondance
- diagrammes
- matériel documentaire
- dessins
- films
- cartes
- mémorandums
- microfilms
- plans
- travaux picturaux et graphiques
- photographies
- enregistrements sonores
- bandes vidéo
La définition est large et elle est interprétée de façon à inclure les documents qui ne sont pas terminés (p. ex. les documents de travail) et les enregistrements d’information à l’aide de technologies actuelles (p. ex. messagerie vocale, courriel). La définition comprend aussi les copies et tous les documents qui peuvent être produits par un matériel informatique et des logiciels, ou par tout autre équipement.
En général, la loi s’applique à un document existant, qu’il ait été créé ou non avant l’entrée en vigueur de la loi. Les hôpitaux font exception à cette règle, car la loi ne s’applique qu’aux documents confiés à la garde ou au contrôle des hôpitaux à compter du 1er janvier 2007.
Création des documents
Dans les cas où les institutions reçoivent une demande d’accès à des renseignements qui peuvent se trouver dans une institution, mais pas sous forme de document, le coordonnateur doit déterminer la faisabilité de produire un document, par exemple, si les renseignements se trouvent dans une base de données.
La loi n’exige pas explicitement qu’une institution crée un document, mais il peut s’avérer efficace de le faire dans certaines situations. De plus en plus, le public considère que l’utilisation des technologies de l’information par le gouvernement devrait faciliter, et non limiter, l’accès du public à l’information.
En vertu des règlements, un document pouvant être produit à partir de documents lisibles à la machine n’est pas inclus à la définition de document lorsque le processus de production d’un tel document ferait entrave de manière déraisonnable au fonctionnement d’une institution.
Les facteurs à évaluer par les coordonnateurs pour déterminer s’il y aurait une entrave déraisonnable peuvent inclure ceux-ci :
- nombre d’heures requis pour produire le document;
- nombre d’employés requis pour entreprendre le travail et répercussions sur leurs tâches et responsabilités habituelles;
- expertise technique requise (p. ex. consultant);
- répercussions sur le fonctionnement et les ressources de l’institution (p. ex. perturbation, retard, entrave à l’efficacité).
Si l’institution est en mesure de produire un document et si la production du document n’entrave pas le fonctionnement de l’institution, le document produit serait considéré comme un document en vertu de la loi.
Garde ou contrôle
Le droit d’accès ne s’applique que lorsque les documents sont confiés à la garde ou au contrôle d’une institution, en totalité ou en partie.
- la garde désigne la conservation, le soin, la surveillance, la préservation ou la sécurité du document à des fins opérationnelles légitimes;
- le contrôle désigne le pouvoir ou l’autorité de prendre une décision concernant la création, l’utilisation, le transfert à des archives ou la destruction, ou la divulgation du document.
Un certain nombre de facteurs peuvent être examinés pour déterminer la garde ou le contrôle.
Garde
Les questions ci-dessous sont à examiner par les coordonnateurs pour déterminer si l’institution a la garde d’un document.
- L’institution a-t-elle physiquement possession du document, soit parce que le document a été fourni volontairement par son créateur, soit en vertu d’une exigence de loi ou d’emploi?
- Si l’institution n’est pas en possession du document, le document est-il détenu par un dirigeant ou un employé de l’institution dans le cadre de ses fonctions de dirigeant ou d’employé?
Ces questions sont pertinentes pour les documents personnels d’un employé qui se trouvent physiquement dans le bureau d’une institution. Bien que le document puisse se trouver physiquement dans le bureau, si le document ne se rapporte pas aux fonctions professionnelles de l’employé, il se peut que le document ne soit pas considéré comme à la garde de l’institution. Par exemple, généralement parlant, un reçu de nettoyage à sec personnel ou une facture de téléphone personnelle d’un employé ne serait pas considéré comme à la garde de l’institution, puisqu’ils ne sont pas liés aux fonctions de l’employé.
Contrôle
Les questions ci-dessous sont à examiner par les coordonnateurs pour déterminer si l’institution a le contrôle d’un document.
- Le document a-t-il été créé par un dirigeant ou un employé de l’institution?
- Le document se rapporte-t-il aux activités légales ou fondamentales de l’institution?
- Quelle utilisation le créateur avait-il l’intention de faire du document?
- L’institution a-t-elle le droit de posséder le document?
- L’institution a-t-elle l’autorité de réglementer l’utilisation ou la destruction du document?
- Dans quelle mesure l’institution s’est-elle fiée au document?
- Dans quelle mesure le document est-il intégré à d’autres documents détenus par l’institution?
Les coordonnateurs doivent bien connaître les activités et les documents de l’institution, savoir comment les activités sont menées et comment l’information est gérée.
Documents de tiers
Les institutions peuvent légitimement détenir des copies de documents de tiers qui sont confiés à leur garde ou à leur contrôle, ou en obtenir. Un tiers peut être l’une des entités suivantes :
- personne;
- groupe;
- comité;
- organisation;
- autre gouvernement;
- entreprise.
Un employé d’une institution n’est pas un tiers, sauf s’il agit à titre personnel.
Les activités gouvernementales et la prestation de services peuvent avoir pour effet que les institutions ont la garde ou le contrôle de documents de tiers. Voici quelques exemples courants où les institutions gouvernementales peuvent avoir la garde ou le contrôle de documents de tiers :
- documents qui ont été fournis en vertu d’exigences de la loi et de règlements;
- documents contenant les renseignements personnels des personnes qui font une demande de prestations ou de services;
- documents obtenus dans le cadre de la fourniture de produits ou de services;
- documents contenant des avis spécialisés et juridiques;
- documents obtenus lors de consultations publiques;
- documents créés dans le cadre d’initiatives fédérales-provinciales-municipales;
- documents créés dans le cadre de partenariats entre les secteurs public et privé.
Les coordonnateurs peuvent se poser les questions essentielles ci-dessous pour déterminer si l’institution a la garde ou le contrôle de documents de tiers.
- Qui est propriétaire du document?
- Qui a payé la création du document?
- Quelles circonstances entourent la création, l’utilisation et la conservation du document?
- Existe-t-il un contrat entre l’institution et l’organisation ou la personne qui a créé le document?
- La personne qui a créé le document était-elle un mandataire de l’institution aux fins de l’activité en question?
- Quelles sont les pratiques habituelles de la personne qui a créé le document en ce qui concerne la possession ou le contrôle des documents de cette nature, dans des circonstances similaires?
Avis aux personnes concernées
Des exigences supplémentaires s’imposent au traitement des demandes d’accès à des documents qui contiennent des renseignements sur des tiers, par exemple pour leur communiquer un avis ou obtenir leur consentement, s’il y a lieu.
Les institutions doivent envisager d’élaborer une politique ou une procédure pour les cas où les demandes de renseignements de tiers sont fréquentes.
Pour plus de renseignements sur les exigences concernant les avis, voir le Chapitre 6 : Gestion du processus de demande.
Application des articles pertinents
Pour traiter les demandes, les coordonnateurs doivent examiner les documents pertinents afin de déterminer si une exclusion ou une exemption s’applique à un document, en totalité ou en partie.
Les exclusions et les exemptions de la loi sont classées en fonction de leur objectif de limiter ou de favoriser l’accès aux documents. Chacune de ces catégories sera discutée plus en détail ci-dessous.
Exclusions : ce sont des dispositions qui excluent des documents, en totalité ou en partie, de l’application de la loi.
Exemptions (généralités) : ce sont des dispositions qui exemptent des documents ou des renseignements du droit général d’accès. La loi s’applique à un document, mais l’accès peut être refusé.
Exemption obligatoire : si une exemption obligatoire s’applique, la personne responsable doit refuser l’accès au document à moins d’avoir le consentement de le divulguer. Dans la loi, les exemptions obligatoires commencent par les mots « La personne responsable refuse ».
Exemption discrétionnaire : c’est une exemption où la personne responsable peut choisir de refuser l’accès à un document, mais n’est pas tenue de le faire. Dans la loi, les exemptions discrétionnaires commencent par les mots « La personne responsable peut refuser ».
Pour déterminer les articles pertinents de la loi qui s’appliquent à un document, le contenu et le contexte du document sont des facteurs importants. Les coordonnateurs peuvent se poser les questions ci-dessous pour évaluer le contenu et le contexte du document.
- Qui a préparé le document?
- Quel est l’objet du document?
- Quel est l’auditoire visé?
- De quand date le document?
- Quel type d’information se trouve dans le document?
- Dans quelle mesure l’information est-elle de nature sensible?
- Comment le document a-t-il été partagé (p. ex. à l’interne ou publiquement)?
Exclusions
Les exclusions signifient que la loi ne s’applique pas à certains types ou à certaines catégories de documents. Les exclusions sont faites pour avoir une portée limitée. Elles ne s’appliquent pas de la même façon à toutes les institutions. Certaines exclusions sont propres aux universités, aux collèges ou aux hôpitaux.
La loi n’empêche pas l’accès aux documents exclus. Si une institution décide de divulguer un document exclu, elle peut le faire « en dehors » de la loi. Toutefois, cette approche signifie que le demandeur ne dispose pas alors d’autres droits (p. ex. droit d’appel).
La liste ci-dessous indique les exclusions et les institutions auxquelles elles s’appliquent.
Dons privés aux archives : sont exclus les documents qui ont été donnés à un service d’archives publiques par une entité autre qu’une institution, comme une personne, une société ou une association. Cette exclusion s’applique aux Archives publiques de l’Ontario et aux archives des collèges, des universités et des institutions municipales. LAIPVPpar. 65 (1) et LAIMPVP par. 52 (2).
Procédures devant un tribunal : sont exclus les documents préparés par une personne qui préside une procédure devant un tribunal de l’Ontario, comme un juge. Cette exclusion s’applique aux tribunaux. LAIPVPpar. 65 (3).
Évaluation du rendement des juges : sont exclus les documents et renseignements liés à l’évaluation du rendement d’un juge. Cette exclusion s’applique uniquement aux institutions provinciales. LAIPVPpar. 65 (4).
Documents du Conseil de la magistrature de l’Ontario : sont exclus les documents du Conseil de la magistrature de l’Ontario qui sont jugés confidentiels, qui ne sont pas accessibles au public, ou qui se rapportent à une audience qui n’a pas eu lieu en public. Cette exclusion ne s’applique qu’aux institutions provinciales. LAIPVP par. 65 (5).
Enquêtes sur les plaintes contre des juges associés : sont exclus les documents qui se rapportent aux enquêtes sur les juges associés en vertu de la Loi sur les tribunaux judiciaires. Cette exclusion s’applique uniquement aux institutions provinciales. LAIPVP par. 65 (5.1)
Documents concernant les poursuites : sont exclus les documents concernant les poursuites lorsque toutes les questions liées aux poursuites n’ont pas été réglées. Cette exclusion s’applique à toutes les institutions provinciales et municipales. LAIPVP par. 65 (5.2) et LAIMPVP par. 52 (2.1).
Documents ecclésiastiques : sont exclus les documents des églises ou des organisations religieuses affiliées à un établissement d’enseignement ou à un hôpital. Cette exclusion ne s’applique qu’aux hôpitaux, aux universités et aux collèges. LAIPVP par. 65 (5.3).
Fondations hospitalières : sont exclus les documents des fondations hospitalières, même lorsqu’ils sont à la garde des hôpitaux. Cette exclusion ne s’applique qu’aux hôpitaux. LAIPVP par. 65 (5.4).
Documents administratifs d’un professionnel de la santé : sont exclus les documents administratifs d’un professionnel de la santé qui exerce sa profession à titre personnel dans un hôpital pour. Cette exclusion s’applique uniquement aux hôpitaux. LAIPVP par. 65 (5.5).
Dons de bienfaisance : sont exclus les documents relatifs aux dons de bienfaisance aux hôpitaux. Cette exclusion ne s’applique qu’aux hôpitaux. LAIPVP par. 65 (5.6).
Relations de travail et questions d’emploi : sont exclus la majorité des documents liés aux relations de travail et à l’emploi. Cette exclusion s’applique à toutes les institutions provinciales et municipales. LAIPVP par. 65 (6) et LAIMPVP par. 52 (3).
Nominations d’une personne par une église ou une organisation religieuse : élargit l’exclusion des documents liés à l’emploi pour inclure les personnes nommées à des postes religieux dans les institutions. Cette exclusion ne s’applique qu’à toutes les institutions provinciales. LAIPVP par. 65 (6) 4.
Nominations dans les hôpitaux de personnes ayant des droits hospitaliers : élargit l’exclusion des documents liés à l’emploi aux médecins ayant des droits hospitaliers. Cette exclusion ne s’applique qu’à tous les hôpitaux. LAIPVP par. 65 (6) 5.
Exclusions liées aux adoptions : sont exclus certains documents liés aux adoptions. Cette exclusion s’applique à toutes les institutions provinciales. LAIPVPpar. 65 (8).
Matériel de recherche et d’enseignement : sont exclus les documents liés au matériel de recherche et d’enseignement pour les personnes employées par un collège, une université ou un hôpital, ou associées à cet établissement. L’exclusion ne s’applique qu’aux collèges, universités et hôpitaux. LAIPVP par. 65 (8.1).
Évaluations par les pairs du matériel de recherche et d’enseignement : sont exclus les documents liés aux évaluations du matériel de recherche et d’enseignement de personnes employées par un collège, une université ou un hôpital, ou associées à cet établissement. L’exclusion ne s’applique qu’aux collèges, universités et hôpitaux. LAIPVP par. 65 (10)par. 49 (c.1).
Aide médicale à mourir : est exclue l’information permettant d’identifier des personnes et des établissements associés aux services d’aide médicale à mourir. LAIPVP par. 65 (11).
Services liés à l’avortement : est exclue l’information permettant d’identifier des personnes et des établissements associés aux services d’avortement. S’applique à toutes les institutions provinciales. LAIPVP par. 65 (13), (14) et (15).
Exemptions obligatoires
En général, un document assujetti à une exemption obligatoire ne peut pas être divulgué à moins que l’institution n’obtienne le consentement de la personne concernée. Dans la loi, les exemptions obligatoires commencent par « La personne responsable refuse ».
Une différence notable à signaler entre la loi municipale et la loi provinciale est l’exemption obligatoire en vertu de la LAIMPVP pour les relations avec les autres gouvernements, tandis que la LAIPVP comporte une exemption discrétionnaire pour les relations avec les autres gouvernements.
Les quatre exemptions obligatoires sont énumérées ci-dessous.
Documents du Conseil des ministres : protège l’objet des délibérations du Conseil des ministres ou de ses comités. LAIPVP art. 12.
Protection de la vie privée : protège contre une atteinte injustifiée à la vie privée d’une personne autre que le demandeur. LAIPVP art. 21, LAIMPVP art. 14.
Relations avec les autres gouvernements : protège les renseignements confidentiels reçus d’autres gouvernements canadiens et de gouvernements étrangers. LAIMPVP art. 9. Remarque : Une exemption similaire est discrétionnaire en vertu de la LAIPVP.
Information de tiers : protège les tiers de préjudices financiers ou autres. LAIPVP art. 17, LAIMPVP art. 10.
Exemptions discrétionnaires
Une exemption discrétionnaire signifie qu’il est permis, mais non exigé, de refuser l’accès à un document. Dans la loi, les exemptions discrétionnaires commencent par les mots « La personne responsable peut refuser ». En général, la décision de refuser l’accès à un document doit faire l’objet d’une analyse plus poussée, appelée exercice d’une mesure discrétionnaire, dont il est question ci-dessous. Il s’agit alors de peser le pour et le contre de l’accès à un document.
La plupart des exemptions discrétionnaires sont communes à la LAIPVP et à la LAIMPVP. Toutefois, les exemptions discrétionnaires propres à la LAIPVP sont les suivantes :
- défense;
- relations gouvernementales;
- espèces en péril.
L’exemption discrétionnaire propre à la LAIMPVP concerne les projets de règlements municipaux et les comptes rendus de réunions à huis clos.
Les exemptions discrétionnaires et leur objet principal sont énumérés ci-dessous.
Projets de règlements municipaux et comptes rendus de réunions municipales à huis clos : protège les délibérations en réunion à huis clos ou les projets de règlements municipaux. LAIMPVP art. 6.
Conseils au gouvernement/Conseils ou recommandations : protège les documents, en totalité ou en partie, qui comprennent des conseils ou des recommandations utilisés dans la prise de décisions gouvernementales. LAIPVP art. 13, LAIMPVP art. 7.
Exécution de la loi : protège divers types de documents et d’activités liés à l’exécution de la loi et à la sécurité. LAIPVP art. 14, LAIMPVP art. 8.
Loi de 2001 sur les recours civils : protège les documents qui, s’ils étaient divulgués, pourraient faire obstacle à la capacité du procureur général de mener une instance en vertu de la Loi sur les recours civils. LAIPVPpar. 14.1, LAIMPVP par. 8.1.
Loi de 2002 interdisant les gains tirés du récit d’actes criminels : protège les documents qui, s’ils étaient divulgués, pourraient faire obstacle à la capacité du procureur général de mener une instance en vertu de la Loi de 2002 interdisant les gains tirés du récit d’actes criminels. LAIPVPpar. 14.2, LAIMPVP par. 8.2.
Relations avec les autres gouvernements : protège l’information confidentielle reçue d’autres gouvernements canadiens et de gouvernements étrangers. LAIPVP art. 15. Remarque : Une exemption similaire est obligatoire en vertu de la LAIMPVP.
Relations avec les communautés autochtones : protège l’information confidentielle reçue des communautés autochtones. LAIPVPpar. 15.1, LAIMPVP par. 9.1.
Défense : protège les documents liés à la défense nationale du Canada ou d’un État étranger. LAIPVP art. 16.
Intérêts économiques et autres de l’Ontario : protège les documents dont la divulgation pourrait nuire aux intérêts économiques ou autres d’une institution. LAIPVP art. 18, LAIMPVP art. 11.
Réunions à huis clos : accorde aux universités et aux hôpitaux des dispositions similaires de confidentialité dans les processus de délibérations de leurs organismes de gouvernance respectifs. LAIPVP art. 18.1.
Secret professionnel de l’avocat : protège les documents assujettis au secret professionnel de l’avocat en vertu de la common law et au privilège relatif aux litiges. LAIPVP art. 19, LAIMPVP art. 12.
Danger pour la sécurité ou la santé : protège les documents qui, s’ils étaient divulgués, pourraient constituer de graves menaces pour la sécurité ou la santé. LAIPVP art. 20, LAIMPVP par. 13.
Espèces en péril : protège l’information qui, si elle était divulguée, pourrait mettre en danger des espèces en péril ou leur habitat. LAIPVP art. 21.1.
Publication prochaine de renseignements : protège les documents qui ont été publiés, sont accessibles au public, ou seront publiés. LAIPVP art. 22, LAIMPVP art. 15.
Exceptions
L’application de certaines exclusions et exemptions comprend des exceptions.lorsque c’est le cas, l’exclusion ou l’exemption ne s’applique pas au document.
Certaines exemptions se rapportent à une information factuelle susceptible d’intéresser le public, ou d’être utilisée par le public, et à des types particuliers de documents ou de rapports produits dans le cadre des activités gouvernementales. Par exemple, dans l’exemption relative aux conseils au gouvernement/conseils ou recommandations, le paragraphe 2 énumère un certain nombre de catégories de documents auxquels l’article ne s’applique pas, notamment les documents suivants : matériel factuel, enquête statistique, rapport d’un estimateur, et rapport de répercussions sur l’environnement.
D’autres exceptions définissent les limites temporelles qui s’appliquent à l’utilisation des exemptions. Par exemple, dans l’exemption des documents du Conseil des ministres, le paragraphe 2 a) stipule que l’exemption ne peut pas être invoquée pour des documents datant de plus de 20 ans.
Exercice d’une mesure discrétionnaire
Dans les cas de non-divulgation d’un document, les facteurs et la justification d’une mesure discrétionnaire doivent être bien documentés pour appuyer cette décision, en cas d’appel.
Le CIPVP a dressé une liste de facteurs à prendre en considération pour prendre des mesures discrétionnaires avec pertinence. Ces facteurs incluent les suivants :
- objet de la loi, y compris les principes selon lesquels :
- l’information doit être accessible au public,
- les personnes doivent avoir le droit d’accès à leurs propres renseignements personnels,
- les exemptions au droit d’accès doivent être limitées et spécifiques,
- la vie privée des personnes doit être protégée,
- la formulation de l’exemption et les intérêts qu’elle vise à protéger;
- si le l’auteur de la demande cherche à obtenir ses propres renseignements personnels;
- si l’auteur de la demande est une personne ou une organisation;
- relations entre l’auteur de la demande et toute personne concernée;
- si la divulgation renforce la confiance du public dans le fonctionnement de l’institution;
- nature de l’information et mesure dans laquelle elle est importante ou sensible pour l’institution, l’auteur de la demande et toute personne concernée;
- ancienneté de l’information;
- pratique historique de l’institution en ce qui concerne des renseignements similaires.
En revanche, il y a un exercice abusif des mesures discrétionnaires quand :
- elles sont prises de mauvaise foi ou dans un but inapproprié;
- il tient compte de facteurs non pertinents;
- il omet de tenir compte de facteurs pertinents.
Lorsqu’une institution commet une erreur en prenant des mesures discrétionnaires, le CIPVP peut renvoyer l’affaire à l’institution pour qu’elle prenne d’autres mesures discrétionnaires.
Critères de définition des préjudices
Certaines exemptions de la loi sont fondées sur les préjudices. Pour appliquer ces exemptions en vertu de la loi, les institutions ou les tiers peuvent avoir à prouver les préjudices qui pourraient résulter de la divulgation de l’information.
En général, pour satisfaire aux critères de définition des préjudices, il faut :
- des preuves détaillées et convaincantes;
- un lien étroit entre le préjudice et la divulgation du document.
Voir au Chapitre 5 : Exemptions et exclusions plus de détails sur la prise en compte des critères de définition des préjudices dans le contexte d’exemptions spécifiques.
Clause d’intérêt public manifeste
LAIPVP art. 23 / LAIMPVP art. 16
La disposition relative à la clause d’intérêt public manifeste offre une autre occasion d’examiner si certains documents exemptés devraient être divulgués.
Un critère en deux parties détermine si la clause d’intérêt public manifeste s’applique à un document :
- l’intérêt public doit être impérieux;
- l’intérêt public impérieux doit clairement l’emporter sur l’objet de l’exemption.
Cet article de la loi stipule que certaines exemptions ne s’appliquent pas lorsqu’un la divulgation d’un document est impérative dans l’intérêt du public et l’emporte clairement sur la justification de l’exemption.
Cet article est communément appelé clause d’intérêt public manifeste. Il ne peut pas s’appliquer à l’information retenue en vertu des exemptions suivantes :
- documents du Conseil des ministres (LAIPVP art. 12);
- défense (LAIPVP art. 16);
- projets de règlements municipaux, etc. (LAIMPVP art. 6);
- exécution de la loi (LAIPVP art. 14, LAIMPVP art. 8);
- secret professionnel de l’avocat (LAIPVP art. 19, LAIMPVP art. 12);
- publication prochaine de renseignements (LAIPVP art. 22, LAIMPVP art. 15).
Les facteurs ci-dessous sont notamment à examiner par les coordonnateurs pour déterminer si la clause d’intérêt public manifeste s’applique.
- Existe-t-il un lien entre le document et l’objet principal de la loi qui est de faire la lumière sur les activités du gouvernement?
- Le document sert-il à informer le public pour qu’il puisse faire des choix politiques et exprimer son opinion?
- L’intérêt envers le document est-il public ou privé?
En général, il n’y a pas d’intérêt public si les intérêts du demandeur pour un document sont essentiellement de nature privée.
Information accessible au public pour examen
LAIPVP art. 32, art. 33, art. 35, art. 45 / LAIMPVP art. 25, art. 34
La loi stipule que le ministre responsable et les institutions doivent rendre publics certains renseignements en vue de leur examen par le public pour appuyer :
- la sensibilisation du public aux fonds de renseignements du gouvernement;
- l’accès du public à l’information en dehors du processus officiel de demande de renseignements;
- la capacité d’une personne à communiquer avec les institutions et à demander des renseignements.
Documents d’une institution
La loi stipule que certains documents des institutions doivent être accessibles au public pour examen. L’exigence s’applique lorsque des documents sur l’interprétation des lois et des programmes de l’institution sont nécessaires afin de :
- déterminer les demandes de droits, de privilèges ou d’avantages présentées par des personnes;
- apporter des modifications à la disposition ou aux nouvelles conditions applicables aux droits, privilèges ou avantages déjà accordés;
- veiller à l’administration générale ou à l’exécution.
Les autres documents de ce type des institutions comprennent les manuels, les directives, les lignes directrices, les instructions, les procédures et les objectifs préparés pour les dirigeants d’une institution. L’exigence de publication ne s’applique ni aux activités internes ni à l’administration de l’institution (p. ex. manuel de l’équipement).
Les documents à publier sont assujettis aux mêmes exemptions en vertu de la loi. Des parties peuvent en être extraites si elles sont exemptées de la divulgation en vertu de la loi. Toute extraction ou toute suppression doit inclure une déclaration indiquant qu’une suppression a été effectuée, la nature des renseignements supprimés et l’exemption appliquée.
Ces documents doivent pouvoir être consultés et copiés par le public, à ces endroits :
- sur Internet;
- dans une salle de lecture, une bibliothèque ou un bureau désigné.
Le fait qu’un document est accessible au public pour examen ne signifie pas que le document est fourni au public sans frais. Des frais peuvent être associés à l’accès à certains documents institutionnels.
Répertoire des institutions
LAIPVP art. 31, art. 35, art. 36 / LAIMPVP art. 24
Le Répertoire des institutions (RI) est une compilation de toutes les institutions régies par la loi. Le RI indique où une demande d’information doit être présentée en indiquant le titre, l’adresse et les autres coordonnées de la personne responsable de l’application de la loi dans l’institution.
La publication du RI relève de la responsabilité du ministre et elle est coordonnée par le personnel du MSPEA. Le RI est publié tous les trois ans.
Répertoire des documents
LAIPVP art. 32, art. 35, art. 45 / LAIMPVP art. 25, art. 34
Le Répertoire des documents (RD) est une publication qui fournit :
- une description des programmes, des fonctions ou des responsabilités des bureaux au sein d’une institution;
- des renseignements sur les catégories ou les types généraux de documents de chaque institution;
- un index des banques de renseignements personnels de chacune des institutions.
La publication du RD pour les ministères de la fonction publique de l’Ontario relève de la responsabilité du ministre et elle est coordonnée par le personnel du MSPEA. La personne responsable de chaque institution provinciale est chargée de fournir cette information au ministre pour publication.
Les hôpitaux, les universités, certains organismes provinciaux et les institutions de la LAIMPVP sont également tenus de communiquer des renseignements similaires sur leurs institutions, mais le font de façon indépendante.
Banques de renseignements personnels
LAIPVP art. 44, art. 45 / LAIMPVP art. 34
Le répertoire des banques de renseignements personnels (BRP) fait partie du RD. Une BRP est toute compilation ou tout ensemble de renseignements personnels, où ces renseignements sont organisés en fonction des paramètres suivants :
- nom de la personne;
- numéro ou symbole d’identification;
- autre identificateur particulier attribué à la personne.
Une BRP pourrait être une banque de données électroniques ou un système de classement sur papier.
Le répertoire des BRP indique ce qui suit pour chaque BRP :
- nom et lieu;
- autorité légale de sa constitution;
- genre de renseignements personnels qui sont conservés;
- usages réguliers de ces renseignements personnels;
- personnes à qui les renseignements personnels sont divulgués régulièrement;
- catégories de personnes au sujet desquelles des renseignements personnels sont conservés;
- politiques et pratiques applicables à la conservation et à la suppression des renseignements personnels;
- exceptions aux utilisations et aux divulgations mentionnées ci-dessus.
Divulgation informelle et ouverture gouvernementale
LAIPVP art. 63 / LAIMPVP art. 50
La loi n’interdit pas aux institutions de communiquer des renseignements au public par d’autres moyens que le processus officiel de demande d’accès. Les institutions peuvent rendre les documents accessibles de manière proactive par une divulgation régulière et d’autres initiatives.
Par « gouvernement ouvert » on entend les programmes gouvernementaux qui visent à améliorer l’accès du public à l’information et aux données gouvernementales, et à accroître la participation du public à l’élaboration des politiques et au dialogue entre les personnes et le gouvernement.
Le CIPVP est un fervent partisan du gouvernement ouvert qui améliore la transparence des actions et des décisions du gouvernement, renforce l’accessibilité des services et de l’information et favorise la participation du public.
Les coordonnateurs et le conseiller juridique doivent participer aux activités régulières de divulgation ou aux initiatives du gouvernement ouvert pour garantir que l’information et les données brutes publiées ne révèlent pas de renseignements personnels sur des personnes identifiables ni d’autres renseignements de nature sensible.
Obligations de divulgation
LAIPVP art. 11 / LAIMPVP art. 5
La loi exige la divulgation d’un document qui révèle un grave danger pour l’environnement, la santé ou la sécurité des personnes concernées ou du public, et quand il y va de l’intérêt public.
Cet article l’emporte sur toutes les autres dispositions de la loi. Une demande ne doit pas nécessairement donner lieu à des mesures. Bien que cet article comporte une disposition sur l’avis à communiquer à toute personne concernée par les renseignements, ceci doit être faisable. Le document doit être divulgué dès que possible. La divulgation doit se faire par voie d’annonce au public en général, ou aux personnes particulièrement touchées par les renseignements contenus dans le document.
Les conditions suivantes doivent être remplies :
- les renseignements doivent se présenter sous forme de document;
- la situation doit être grave, c’est-à-dire sérieuse, et susceptible de causer un grand préjudice ou un grand danger.
Ressources
Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée : Accéder à des renseignements
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