Rapport sur l'allégement des formalités administratives de 2018 : Créer un climat plus propice aux affaires pour l'Ontario

Mot de la première ministre

Ce sont les entreprises, et non le gouvernement, qui créent les emplois de qualité qui aident les familles à aller de l’avant et font de l’Ontario le moteur économique du Canada, et l’État se doit d’instaurer les conditions propices à leur prospérité. Tous les membres de mon gouvernement souhaitent voir les entreprises fleurir, et nous savons qu’elles ne peuvent le faire si des règlements obscurs, désuets, coûteux et complexes leur mettent des bâtons dans les roues.

Réalité incontournable de l’économie moderne, les règlements peuvent remplir d’importantes fonctions. Cependant, nous ne pouvons pas laisser des règlements désuets ou redondants freiner les entreprises, et nous prenons cette responsabilité au sérieux. C’est d’ailleurs pourquoi nous mettons en œuvre notre plan visant à alléger le fardeau réglementaire et à donner aux entreprises la liberté d’action et le soutien dont elles ont besoin pour croître. Le rapport sur l’allègement des formalités administratives de 2018 traite des progrès que nous avons accomplis pour moderniser le cadre réglementaire de la province et aider les entreprises à améliorer leur rentabilité.

La bonne nouvelle, c’est que l’importance que l’Ontario accorde à la modernisation de la réglementation continue de profiter aux entreprises : cette année, nos initiatives de réduction des formalités administratives leur ont fait économiser 1,4 million d’heures et 43 millions de dollars. De plus, nous avons lancé 16 nouvelles initiatives en vue de stimuler la productivité et la réussite des entreprises. D’autres initiatives — comme l’adoption de la Loi de 2017 visant à réduire les formalités administratives inutiles et les consultations publiques en cours dans le cadre du Défi pour la réduction des formalités administratives — jouent un rôle essentiel en procurant de nouveaux avantages concurrentiels aux entreprises de la province.

Je tiens à remercier tous ceux qui nous ont aidés à réaliser ces progrès.

Notre plan axé sur le mieux-être et l’avenir en cette période mouvementée dépend de la capacité des entreprises à faire ce dans quoi elles excellent : prendre de l’expansion, créer des emplois et stimuler l’économie. Et grâce aux partenariats que nous établissons pour réduire les formalités administratives, c’est exactement ce qu’elles font.

La première ministre de l’Ontario,
Kathleen Wynne

Mot du ministre

Message de l’honorable Steven Del Duca, ministre du Développement économique et de la Croissance

L’Ontario demeure résolu à moderniser son régime de réglementation, en remettant en question les méthodes d’élaboration des nouveaux règlements, en allégeant les formalités administratives et en simplifiant les processus tout en continuant de protéger l’intérêt public. Ces améliorations protègent les travailleuses et travailleurs, les consommatrices et consommateurs ainsi que l’environnement, et elles aident les entreprises à prendre de l’expansion et à réussir.

Le Rapport sur l’allègement des formalités administratives présente les initiatives stratégiques de différents ministères qui contribuent à l’atteinte de bon nombre de nos objectifs de modernisation. Ces initiatives permettent aux entreprises de comprendre plus facilement les règlements et les exigences de conformité, uniformisent les règles pour les aider à livrer concurrence à d’autres entités administratives, et font de l’Ontario un endroit plus attrayant et innovateur pour les affaires.

Lors de l’adoption de la Loi de 2014 sur l’obligation de faire rapport concernant la réduction des fardeaux administratifs, nous avons accru la transparence du gouvernement par la production d’un rapport annuel sur ses initiatives d’allègement des formalités administratives. Au même moment, nous nous sommes aussi donné comme objectif de faire économiser aux entreprises et aux parties externes concernées 100 millions de dollars avant la fin de 2017. Selon le rapport, les économies réalisées totalisent cette année plus de 43 millions de dollars et 1,4 million d’heures, et 16 nouvelles initiatives d’allègement des formalités administratives ont été lancées. En tout, depuis 2011, nous avons fait économiser aux entreprises ontariennes et aux autres parties concernées quelque 7,9 millions d’heures et 195 millions de dollars, soit près du double de notre objectif initial de 100 millions de dollars.

L’an dernier, notre gouvernement a aussi adopté le projet de loi 154, Loi de 2017 visant à réduire les formalités administratives inutiles, pour faire économiser encore plus de temps et d’argent aux entreprises. Ce projet de loi comprenait la nouvelle Loi de 2017 réduisant les frais liés à la réglementation pour les entreprises, qui oblige notamment tous les ministères à réduire les frais liés à la réglementation pour les entreprises en faisant économiser à ces dernières 1,25 $ pour chaque dollar de frais administratifs ajoutés. En outre, plus de 40 lois ont été modifiées.

Par ailleurs, grâce au Défi pour la réduction des formalités administratives – lancé dans le cadre de l’Initiative pour la croissance des entreprises, une initiative provinciale –, les ministères ont pu prendre des mesures concrètes pour remédier aux problèmes de réglementation signalés par le public. À ce jour, le défi a porté sur les secteurs des services financiers, de l’exploitation minière et de la fabrication de produits chimiques.

Bien que ce rapport marque la fin de notre objectif de 100 millions de dollars d’économies, nous continuerons de nous employer à réformer le régime de réglementation. Nous sommes impatients de mener le prochain cycle de production de rapports et d’établir avec nos partenaires la prochaine série d’objectifs d’allègement des formalités administratives pour les entreprises et les autres parties concernées. Nous poursuivrons notre collaboration en vue de renforcer et de moderniser le cadre réglementaire, de réduire les obstacles au commerce, d’attirer les investissements et de contribuer à l’innovation et à la prospérité en Ontario.

Je vous prie d’agréer mes salutations distinguées.

Le ministre,
Steven Del Duca

Nous avons surpassé les attentes… et ce n’est pas fini!

Le gouvernement de l’Ontario s’emploie depuis longtemps à réduire les formalités réglementaires inutiles pour les entreprises. Aujourd’hui, les chiffres parlent d’eux-mêmes.

Des cibles largement dépassées

Notre objectif à long terme était d’engendrer des économies de 100 millions de dollars d’ici la fin de 2017. Le moins que l’on puisse dire, c’est que nous l’avons largement dépassé : jusqu’en 2017, initiatives de réduction des formalités administratives avaient généré des économies de 151,6 millions de dollars et de 6,5 millions d’heures.

Sommaire des économies générées par les initiatives

Économies totales depuis 2011*

* Puisque les chiffres ont été arrondis, il se peut que le total ne corresponde pas à la somme de chacun d’eux.

Dans le présent rapport – visant la dernière année de la phase actuelle de présentation de rapports concernant la cible de 100 millions de dollars –, c’est avec plaisir que nous annonçons des économies totales de 43,3 millions de dollars et de 1,4 million d’heures générées par 17 initiatives.

Si l’on ajoute les chiffres de cette année aux totaux cumulatifs depuis 2011, nous avons fait économiser aux entreprises et aux autres parties intéressées de l’Ontario environ 195 millions de dollars et 7,9 millions d’heures, soit près du double de notre cible initiale de 100 millions de dollars.

Nous avons de quoi être fiers, mais nous devons en faire plus. Nous irons donc de l’avant avec un dynamisme et un dévouement indéfectibles pour continuer de cerner les règlements nécessitant une refonte.

Un bref historique de l’innovation liée à la réglementation

En 2014, le gouvernement de l’Ontario a adopté la Loi de 2014 sur l’allègement du fardeau réglementaire. L’objectif, que le gouvernement fasse preuve de plus de transparence. Le moyen, en présentant des rapports annuels sur les initiatives provinciales de réduction des formalités administratives. La même année, le ministère du Développement économique et de la Croissance (MDEC) a fixé l’objectif de générer des économies de 100 millions de dollars avant la fin de 2017.

Ce projet d’allègement du fardeau réglementaire a été bien accueilli par les entreprises de toutes tailles, les citoyens et les autres parties intéressées, surtout les petites et moyennes entreprises (PME). Plus de 99 % des entreprises ontariennes sont des PME, et en raison de leur taille, elles ont parfois du mal à trouver les ressources nécessaires pour composer avec les lourdeurs réglementaires. Il est essentiel d’alléger ce fardeau pour qu’elles puissent croître et prospérer.

Toutefois, c’est un exercice d’équilibre délicat : des règlements bien conçus et bien appliqués peuvent jouer un rôle déterminant dans la protection de la santé et de la sécurité publiques. Ils protègent les travailleurs, les consommateurs et l’environnement, mais n’ont pas forcément à être inutilement astreignants pour remplir leur fonction. Il faut revoir les règlements manquant de clarté, désuets, coûteux ou trop compliqués dans une optique de simplification tout en continuant de protéger l’intérêt public. L’Ontario demeure déterminé à moderniser son système de réglementation, remettant en cause la méthode de création des règlements et allégeant le fardeau réglementaire existant.

Les initiatives présentées dans le rapport de cette année réalisent bon nombre des objectifs de modernisation mentionnés plus haut. Elles touchent fréquemment, par exemple, au virage numérique, à la simplification de processus, et à la modernisation ou à l’harmonisation de règles et de règlements. Elles montrent clairement que nos efforts facilitent la vie des Ontariennes et Ontariens tout en faisant économiser temps et argent aux entreprises.

Ce que l’avenir nous réserve

Le présent rapport, qui marque la fin de la cible d’économies de 100 millions de dollars, souligne les réalisations de l’Ontario à ce jour. Nous nous réjouissons à l’idée de définir la prochaine série de cibles et de participer au prochain cycle de présentation de rapports. Nous poursuivrons le travail important qu’est la simplification des règlements en vue d’alléger le fardeau réglementaire et d’améliorer clairement les choses pour les entreprises.

Le point sur l’Initiative pour la croissance des entreprises

L’Initiative pour la croissance des entreprises est une stratégie économique visant à faciliter la transition de l’Ontario vers une économie du savoir et de l’innovation qui carbure à l’esprit d’initiative, à la créativité, à la formation et aux compétences de la main-d’œuvre. En 2016, la province a annoncé qu’elle dépenserait 400 millions de dollars sur cinq ans dans le cadre de l’Initiative pour :

• rendre l’économie plus novatrice;
• aider les petites entreprises à prendre de l’expansion et ainsi rivaliser sur l’échiquier international;
• moderniser la réglementation afin de réduire les formalités administratives et les coûts d’exploitation d’une entreprise.

Qui dit modernisation de la réglementation dit diminution des coûts de mise en conformité et des frais liés à la réglementation. C’est pourquoi l’Initiative englobe le Défi pour la réduction des formalités administratives et le centre d’excellence en matière de réglementation, deux outils qui facilitent les affaires en Ontario.

L’Initiative pour la croissance des entreprises en 2017

Dans son budget de 2017, la province a majoré de 250 millions de dollars les fonds destinés à l’Initiative, et annoncé son intention d’investir dans la recherche et le développement de technologies de nouvelle génération, notamment :

• la 5G (technologie sans fil de cinquième génération), qui sert à augmenter la capacité et la vitesse des réseaux de télécommunications;
• les technologies quantiques, pour faciliter la recherche appliquée et la commercialisation;
• le calcul de pointe, pour financer des coûts de fonctionnement connexes, de nouveaux projets de recherche et une amélioration de la coordination;
• les véhicules autonomes, afin de tirer profit de leur potentiel économique et d’adapter facilement l’infrastructure ontarienne;
• l’intelligence artificielle, pour former, attirer et conserver les meilleurs talents et attirer des investissements dans ce domaine.

Le budget prévoyait aussi le financement d’un nouveau projet pilote en cybersécurité de 4 millions de dollars visant à réduire les risques, à renforcer les institutions financières et à créer de nouveaux emplois dans le domaine des technologies.

Défi pour la réduction des formalités administratives

Le Défi pour la réduction des formalités administratives de l’Ontario, qui célébrera bientôt son troisième anniversaire, est une plate-forme en ligne novatrice visant à repérer et à simplifier les règlements provinciaux les plus obscurs, désuets, redondants et coûteux pour éviter qu’ils ralentissent les affaires ou l’économie dans la province.

Un défi à relever

Le Défi pour la réduction des formalités administratives consiste en des rondes de consultation ciblant des secteurs précis. Chaque ronde se termine par la préparation d’un rapport sur les mesures que le gouvernement de l’Ontario prendra pour réduire les formalités administratives et moderniser les règlements. Les rapports produits à ce jour ont porté sur les secteurs suivants :

• Fabrication de pièces d’auto;
• Transformation des aliments;
• Services financiers;
• Exploitation minière.

Ces rapports présentent plus de 230 mesures que la province pourrait prendre pour créer un climat plus propice aux affaires.

Rapports à venir

Le prochain rapport, prévu à l’automne 2018, se fondera sur les consultations tenues avec les acteurs du secteur du tourisme du 1^er février au 31 mars 2018.

Comme bon nombre des règlements ciblés par les consultations dans ces secteurs touchent toutes les facettes de l’économie provinciale, nous continuons d’inviter les entreprises et les particuliers à participer aux examens, peu importe leur principal secteur d’activité. Le gouvernement de l’Ontario passera en revue tous les commentaires soumis, et publiera son plan pour remédier aux problèmes soulevés dans les six mois suivant la clôture de chaque ronde de consultation.

Gage de la volonté du gouvernement à faire preuve de transparence et à agir rapidement, le Défi pour la réduction des formalités administratives progresse avec un dynamisme impressionnant.

Centre d’excellence en matière de réglementation

Le centre d’excellence en matière de réglementation vise à promouvoir des pratiques exemplaires en matière de qualité et de simplicité des règlements, de solutions de rechange à la réglementation, et d’analyse coûts-avantages.

Il aide les ministères de l’Ontario à remplacer leur approche réglementaire traditionnelle par une approche plus équilibrée, dans un souci d’allègement du fardeau pour les entreprises sans compromettre les objectifs stratégiques publics.

Soutien aux ministères de l’Ontario

Pour le gouvernement de l’Ontario, l’établissement de règlements intelligents, modernes et efficaces implique de mettre l’accent sur les besoins des utilisateurs. Ainsi, au lieu de se demander ce qu’il veut que les entreprises fassent, il doit se demander plutôt comment il peut aider les entreprises à se conformer.

Le centre d’excellence en matière de réglementation a commencé à concrétiser ces objectifs en 2016 et a déjà fait d’importants progrès. Par exemple, en 2017, il :

• a organisé la conférence intitulée « Smart Moves » en collaboration avec l’Institut d’administration publique du Canada;
• a conseillé les ministères au sujet des pratiques exemplaires et des principes réglementaires modernes, et offert du soutien technique concernant des analyses de l’incidence de la réglementation;
• a favorisé la création d’un réseau d’experts en réglementation au sein de la fonction publique de l’Ontario;
• a établi de solides partenariats pancanadiens, notamment avec la Communauté des régulateurs fédéraux.

Mesures législatives visant à alléger le fardeau réglementaire

Loi de 2017 visant à réduire les formalités administratives inutiles

Comme il a été mentionné dans le rapport de l’an dernier, le gouvernement de l’Ontario s’est engagé à adopter chaque année une loi visant à réduire les formalités administratives. Ainsi, le 22 mars 2017, le premier projet de loi connexe, la Loi de 2017 sur l’allègement du fardeau réglementaire, a reçu la sanction royale. Cette loi apportait 150 changements à 50 lois de 11 ministères en vue de réduire le fardeau réglementaire et les pratiques qui faisaient perdre temps et argent aux entreprises, tout en protégeant les normes d’environnement et de santé et en améliorant la sécurité des travailleurs.

Le gouvernement a tablé sur cet engagement en adoptant le projet de loi 154, la Loi de 2017 visant à réduire les formalités administratives inutiles, qui a reçu la sanction royale le 14 novembre 2017. Voici les faits saillants de cette loi qui en modifiait plus de 40 autres :

1. Application de plusieurs recommandations du Conseil consultatif ontarien du milieu des affaires visant à réviser et à réformer les lois ontariennes sur les sociétés et le commerce;
2. Modification de la Loi portant réforme de l’enregistrement immobilier autorisant l’enregistrement électronique de plans d’arpentage en vue de réduire le fardeau des arpenteurs-géomètres;
3. Proposition de changements à la Loi sur la comptabilité des œuvres de bienfaisance qui permettraient aux œuvres de bienfaisance de faire des placements sociaux appuyant leurs objectifs tout en les aidant à obtenir un rendement financier, et qui exempteraient ces types de placements des règles restrictives d’investissement prudent;
4. Modification de la Loi sur les pesticides servant à offrir le programme de délivrance de permis liés aux pesticides non plus sur papier, mais en ligne.

Loi de 2017 réduisant les frais liés à la réglementation pour les entreprises

La Loi de 2017 visant à réduire les formalités administratives inutiles englobait la Loi de 2017 réduisant les frais liés à la réglementation pour les entreprises, entrée en vigueur le 1^er janvier 2018. Celle-ci vient diminuer les formalités et pratiques réglementaires pour les entreprises en exigeant que tous les ministères du gouvernement :

• réduisent les frais liés à la réglementation pour les entreprises en leur faisant épargner 1,25 $ pour chaque dollar de frais administratifs ajouté;
• simplifient le processus de conformité pour les petites entreprises en veillant à ce que les règlements nouveaux ou modifiés n’engendrent pas de formalités inutiles, le cas échéant;
• harmonisent les normes avec celles d’autres administrations et adoptent des normes internationales ou nationales, s’il y a lieu, quand elles élaborent ou modifient des règlements;
• ciblent les entreprises qui ont fait leurs preuves en matière de conformité, notamment par des programmes de reconnaissance ou une diminution des exigences ou des frais;
• éliminent les coûteuses soumissions papier en permettant aux entreprises d’envoyer la documentation réglementaire au gouvernement de l’Ontario par voie électronique.

Ces initiatives sont par ailleurs un autre moyen pour le gouvernement de faire économiser temps et argent aux entreprises, de favoriser un climat propice aux affaires et de veiller à ce que les règlements continuent de protéger le public, les travailleurs et l’environnement.

Table de conciliation et de coopération en matière de réglementation pour le libre-échange au Canada

Par le passé, divers règlements et normes provinciaux et territoriaux limitaient souvent la circulation de certains produits, gens de métier et professionnels accrédités entre les provinces et territoires du Canada. Cette situation créait des obstacles au commerce intérieur, ce qui causait des manques chroniques d’efficacité sur le plan économique et faisait perdre des occasions aux entreprises.

Promotion de la libre circulation des marchandises

Le 1^er juillet 2017 est entré en vigueur l’Accord de libre-échange canadien (ALEC), qui remplaçait l’ancien Accord sur le commerce intérieur. Cet accord historique conclu entre les administrations fédérale, provinciales et territoriales procurera des avantages concrets aux entreprises et aux consommateurs – et favorisera une économie moderne, ouverte et concurrentielle – en permettant aux administrations du Canada de déceler les obstacles potentiels au commerce en fonction de renseignements fournis par des parties intéressées ou d’autres sources.

La Table de conciliation et de coopération en matière de réglementation, établie en vertu de l’ALEC, a pour mandat d’encadrer le nouveau processus de conciliation en matière de réglementation qui contribuera à éliminer les obstacles au commerce que pouvaient rencontrés auparavant les entreprises qui brassaient des affaires dans d’autres provinces et territoires.

Une fois qu’un obstacle au commerce est repéré, les provinces et territoires peuvent coopérer à un accord de conciliation qui présente en détail la manière d’éliminer cet obstacle et qui, une fois adopté, lie les administrations visées par l’ALEC aux engagements énoncés dans l’accord.

Adoption de nouvelles technologies

Il est primordial de rendre l’Ontario plus propice aux affaires en vue de bâtir une économie forte et dynamique. Pour ce faire, il faut non seulement alléger le fardeau réglementaire actuel, mais aussi prévoir les futurs défis en matière de réglementation et intervenir en conséquence. Il en résultera un climat d’affaires plus novateur.

La stratégie provinciale L’Ontario propice aux affaires aide le gouvernement à tirer parti des débouchés dans la nouvelle économie en adoptant des technologies qui peuvent alléger le fardeau réglementaire des entreprises. Nous étudions la manière dont les investissements dans des technologies transformatrices (robotique de pointe, intelligence artificielle, technologies vertes, véhicules autonomes et connectés, technologies de chaîne de blocs, Internet des objets) peuvent dynamiser encore davantage le climat d’affaires en Ontario.

En nous associant à d’autres organismes gouvernementaux, en consultant les entreprises et le milieu universitaire, en organisant des événements comme des concours de technologies de chaîne de blocs, et en appuyant des projets de démonstration de faisabilité, nous cherchons des moyens novateurs d’utiliser les technologies pour alléger le fardeau réglementaire et favoriser la croissance de secteurs phares de l’économie.

Initiatives d’allègement des formalités administratives de 2018

L’Ontario demeure déterminé à moderniser la réglementation et à accroître son efficacité afin d’améliorer les services tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’appareil gouvernemental. Cette année, les économies s’élevaient à 43,3 millions de dollars; les entreprises et les parties intéressées ont donc épargné au total, depuis 2011, environ 195 millions de dollars, soit près du double de l’objectif initial. Beaucoup de ministères ont trouvé des moyens de décomplexifier leurs activités en adoptant une ou plusieurs des stratégies suivantes : effectuer un virage numérique, simplifier les processus, actualiser les règles et les règlements, ou harmoniser la réglementation avec celle d’autres administrations. Nous prévoyons tabler sur ces réussites pour continuer de faire de l’Ontario un endroit novateur et flexible où faire des affaires.

Sommaire des économies générées par les initiatives (tableau)

Virage numérique

De plus en plus, le papier est un anachronisme : les gens s’impatientent quand ils découvrent qu’ils doivent remplir un formulaire à la main et ensuite perdre du temps à trouver une enveloppe et un timbre, à chercher une adresse, à poster un document et à attendre une réponse pendant des semaines. Le passage du papier au numérique est l’une des façons les plus faciles et évidentes de moderniser les activités. De plus en plus de ministères ontariens font le saut, faisant ainsi économiser temps et argent aux entreprises.

Simplification des recherches grâce à l’Atlas d’information sur la protection des sources

Formalité

En 2006, en vertu de la Loi sur l’eau saine, l’Ontario a créé le programme de protection des sources d’eau potable, qui sert à empêcher la contamination ou la surutilisation des sources d’eau potable des municipalités, comme les lacs, les rivières et les aquifères.

La province a ensuite établi des zones de protection des sources et mis sur pied 19 comités de protection des sources regroupant plusieurs intervenants locaux. Ces comités déterminent les risques importants auxquels s’exposent et s’exposeront les sources d’eau potable des municipalités et préparent des plans pour les gérer.

Les promoteurs, les investisseurs, les propriétaires de terrains commerciaux et industriels et les agriculteurs doivent respecter les règles et les restrictions définies dans les plans de protection des sources ciblant ces zones vulnérables.

Avant 2017, il était long et fastidieux de déterminer si un lieu se trouvait dans une zone vulnérable et quelles activités étaient interdites selon le plan de protection de la source. Les parties intéressées devaient s’informer auprès de plus de 250 municipalités et 38 offices de protection des sources, dont beaucoup ne disposaient d’aucune carte accessible et facile d’utilisation.

Solution

L’Atlas d’information sur la protection des sources de l’Ontario est un outil de cartographie interactif en ligne qui offre plus de 30 couches cartographiques, de l’imagerie satellite, des fonctionnalités de recherche et des documents de référence connexes.

C’est un outil centralisé qui permet aux promoteurs, aux investisseurs, aux propriétaires et aux consultants de savoir si un lieu donné se trouve dans une zone vulnérable ou à proximité et s’il est visé par une politique de protection. Les utilisateurs peuvent maintenant obtenir rapidement cette information en ligne; ils n’ont plus à consulter différentes cartes papier des offices de protection de la nature ou des bureaux municipaux ni à appeler différentes personnes pour se faire aider dans leurs recherches.

Résultats

L’Atlas d’information sur la protection des sources :

• donne facilement accès à de l’information sur les politiques de protection des sources pouvant influencer les activités existantes ou projetées sur une propriété donnée;
• peut réduire de 11 893 heures le temps que les particuliers ou les consultants (engagés par des entreprises) passent à chercher et à compiler des renseignements pour respecter les exigences des politiques de protection des sources;
  • ces gains de temps représentent des économies de 2,4 millions de dollars;
• améliore l’accès des Ontariennes et Ontariens à un site Web qui fournit des services de cartographie ne touchant pas à la protection des sources (p. ex., limites administratives).

Économies réalisées en un an

2,4 millions de dollars

11 893 heures

Enregistrement plus rapide et plus facile des activités de prélèvement d’eau associées à des travaux de construction

Formalité

En Ontario, les entreprises de construction (de routes ou autre) qui utilisent ou dévient plus de 50 000 litres d’eau par jour pour leurs travaux doivent obtenir un permis ou enregistrer les activités qu’ils réalisent auprès du ministère de l’Environnement et de l’Action en matière de changement climatique (MEACC).

Jusqu’à tout récemment, toutes les entreprises demandant une approbation devaient obtenir un permis de prélèvement d’eau. Elles devaient procéder à de longues évaluations techniques, remplir à la main un formulaire de demande accompagné des droits applicables, puis le poster. Après réception de la demande, l’examen et l’approbation par le MEACC pouvaient prendre plus de trois mois.

Solution

Depuis mars 2016, les entreprises admissibles peuvent enregistrer leurs activités de prélèvement d’eau au moyen du Registre environnemental des activités et des secteurs (REAS), disponible en ligne.

Ce processus simplifié et fondé sur les risques permet de cibler les activités pour lesquelles un permis n’est pas requis, d’exempter certaines activités et de s’enregistrer soi-même. Il réduit aussi les coûts administratifs et associés au papier et aux intérêts, et permet aux entreprises de commencer les travaux plus rapidement.

Résultats

• Réduction d’environ trois heures du temps que chaque entreprise passe à remplir des formulaires d’autorisation environnementale sur une période de 21 mois.
• Élimination de milliers de feuilles de papier et économies de plus de 1 600 $ en coûts de papier et de port.
• Diminution de 1 716 heures du temps consacré à l’embauche de consultants externes ou à la préparation et à la soumission de demandes, y compris les rapports techniques.
• Économies d’environ 411 840 $ pour les entreprises, puisqu’elles peuvent dorénavant s’enregistrer rapidement dans le répertoire en ligne immédiatement après le paiement.
• Réduction de 90 jours du temps d’attente pour les approbations, ce qui fait économiser aux entreprises environ 9,56 millions de dollars en frais indirects de pertes potentielles de revenus et en intérêts, car elles pourront entamer les travaux beaucoup plus tôt.
• Clarification, pour les entreprises, des normes s’appliquant aux activités de prélèvement d’eau.

Économies réalisées en un an et neuf mois

9,97 millions dollars

221 316 heures

Nouveau processus de demande de subventions et de présentation de rapports appliqué à plus de ministères

Formalité

Par le passé, la procédure de demande de subventions du gouvernement de l’Ontario était non seulement longue et pénible, mais nécessitait aussi beaucoup de papier. Aucune méthode normalisée n’était en place, et les subventions n’étaient pas gérées uniformément d’un ministère à l’autre.

Les demandeurs devaient souvent appeler plusieurs ministères pour chercher des programmes de subventions, et ensuite attendre que la documentation leur parvienne par la poste avant de pouvoir remplir les formulaires manuellement. Ils devaient également poster leurs documents ou les remettre en personne, appeler les ministères pour vérifier s’ils les avaient reçus, joindre le personnel pour s’enquérir de l’état d’avancement du traitement de leur demande, et attendre les annonces de financement.

Mes demandes de soutien ont été traitées de façon très efficace, aimable et rapide, ce qui a vraiment facilité mon expérience avec le portail Subventions Ontario, contrairement à d’autres plate-formes de financement très peu conviviales et très difficiles à joindre. Merci encore.

— Camille Mohamed, Moeen Centre (1^er février 2017)

Solution

En avril 2016, le gouvernement a modernisé le processus de paiement de transfert en demandant à plus de ministères d’utiliser le Système des subventions de l’Ontario. Ce système Web intégré permet de gérer les programmes de paiement de transfert de A à Z, où les demandeurs et les bénéficiaires peuvent soumettre des demandes et déposer des rapports en ligne. Il remplace en outre des dizaines de formulaires de demande et de systèmes de TI archaïques qui ne sont plus pris en charge, venant ainsi simplifier le processus de demande de financement.

Afin d’alléger davantage les formalités administratives, le gouvernement a aussi lancé le Système central d’enregistrement pour les paiements de transfert (SCEPT), qui a été fusionné avec le Système des subventions de l’Ontario. Le SCEPT est un guichet unique d’enregistrement qui permet aux entreprises et aux organismes bénéficiant de paiements de transfert de saisir, de mettre à jour et de gérer des renseignements en ligne.

Résultats

• Simplification et automatisation du processus de demande de subventions.
• Réduction du temps nécessaire pour suivre l’état d’avancement du traitement de la demande.
• Diminution du temps que les demandeurs passent à chercher les subventions offertes, à demander des paiements de transfert, à remplir des demandes de subvention, à tenir des dossiers et à préparer des rapports.
• Économies d’environ 90 400 heures, ce qui représente quelque 3,78 millions de dollars pour avril 2016 à décembre 2017.
• Économies additionnelles de 14 416 $ en frais de messagerie et de port.

Économies réalisées en un an et neuf mois

3,79 millions de dollars

90 400 heures

Allègement de la gestion des couloirs routiers de l’Ontario

Formalité

Les entrepreneurs commerciaux et les entreprises dans les secteurs des télécommunications, de l’électricité, du gaz naturel et de l’affichage, entre autres choses, qui prévoient réaliser des projets de construction sur des routes provinciales ou à proximité doivent demander un permis d’empiètement, d’entrée résidentielle, d’affichage, de construction immobilière ou d’aménagement du territoire.

Jusqu’à tout récemment, le processus de demande devait entièrement être fait à la main et sur papier. Les clients devaient donc remplir une demande, préparer et imprimer les documents à l’appui, joindre un chèque, trouver le bureau du ministère des Transports (MTO) concerné, et poster leur demande, un processus qui pouvait leur prendre 1,5 heure. Il fallait habituellement de trois à quatre jours ouvrables pour recevoir le permis par la poste, ce qui pouvait retarder les projets de construction.

Solution

En juin 2017, le MTO a lancé le Système de gestion des couloirs routiers, un nouveau service en ligne qui permet aux entreprises de construction, aux promoteurs, aux municipalités, aux entreprises de services publics, aux offices de protection de la nature et au grand public de remplir et de soumettre des demandes de permis en ligne pour réaliser des travaux sur les routes provinciales ou à proximité.

Orientant harmonieusement les utilisateurs tout au long du processus, le nouveau service permet aux clients de fournir des données, de téléverser des documents à l’appui, de donner leur autorisation et de soumettre la demande dûment remplie. Ces derniers peuvent en outre payer les droits de permis en ligne, suivre l’état d’avancement du traitement de leur demande, obtenir la date à laquelle on prévoit terminer le traitement de leur demande, recevoir des documents de facturation électroniques et, surtout, recevoir leur permis immédiatement après le paiement.

Nous avons constaté une amélioration dans le nouveau processus. Que ce soit grâce au délai écourté de réponse ou à la délivrance instantanée des permis, le processus a gagné en rapidité dans l’ensemble. Nous tenons à vous remercier, vous et votre équipe, pour ces progrès.

Pride Signs

Résultats

• Offre d’un processus de demande de permis plus simple, plus facile et plus pratique qui est ouvert, responsable et transparent pour les entreprises.
• Réduction du temps nécessaire pour remplir chaque demande (seulement 15 minutes au lieu de 1,5 heure), ce qui représente une économie totale de 2 201 heures.
• Économies pour les entreprises d’environ 58 157 $ en frais administratifs, car elles ne passent plus des heures à préparer les demandes.
• Économies additionnelles de quelque 5 813 $ en frais d’impression et de port.
• Diminution de 3,5 jours du délai d’approbation, ce qui réduit au minimum les pertes de profits et les frais d’intérêts. Les économies ainsi engendrées sont évaluées à 1,18 million de dollars, puisque les entreprises peuvent entamer les travaux de construction plus tôt.

Économies réalisées en six mois

1,25 million de dollars

49 049 heures

Cette mesure nous fait gagner énormément de temps, et nous l’apprécions sincèrement. Elle contribue aussi à réduire les frais additionnels d’impression et de messagerie. Nous sommes vraiment impatients de voir quelle sera la prochaine étape de ce programme en pleine évolution.

Permit World

Facilité accrue pour les entreprises de protéger la santé mentale de leur personnel

Formalité

Les avantages des milieux de travail favorisant la santé mentale sont à l’avant-plan des débats publics dernièrement, étant donné que les employeurs sont de plus en plus conscients des répercussions des problèmes de santé mentale. Des études montrent qu’au cours d’une année donnée, un Canadien sur cinq aura un problème de santé mentale ou une maladie mentale^{footnote 1[1]} . Le fardeau économique de la maladie mentale au Canada est évalué à 51 milliards de dollars par année, ce qui englobe les frais de soins de santé, la perte de productivité et la diminution de la qualité de vie causée par les problèmes de santé^{footnote 2[2]}.

Avant mai 2017, pour obtenir de l’information sur des outils et des services leur permettant de créer et de mettre en œuvre des programmes de santé mentale qui assureraient le bien-être psychologique de leurs travailleurs, les propriétaires d’entreprises en Ontario devaient consulter différents sites Web, et, dans certains cas, embaucher un spécialiste. C’était un processus long, laborieux et frustrant.

Solution

En réponse à ce problème, les Services de promotion de la sécurité dans les lieux de travail de l’Ontario ont conçu le portailthinkmentalhealth.ca. Lancé en mai 2017, ce site Web permet aux propriétaires d’entreprises ontariennes d’accéder gratuitement, ou à peu de frais, à des ressources en santé mentale réputées et éprouvées qui offrent des conseils pratiques judicieux pour réduire la stigmatisation et gérer les risques pour la santé mentale en milieu de travail. Il aide également les utilisateurs à instaurer un programme de santé mentale qui protège le bien-être psychologique des travailleurs.

Résultats

• Offre d’un guichet unique renfermant des outils, modèles et cadres pratiques et éprouvés pour appuyer des programmes de santé mentale en milieu de travail.
• Diminution potentielle de la nécessité d’engager un spécialiste pour mettre en place des programmes de santé mentale en milieu de travail.
• Soutien des milieux de travail favorisant davantage la santé mentale pour les Ontariennes et Ontariens.

Accélération du processus de financement des projets d’immobilisations mineures grâce à un portail Web

Formalité

Les organismes communautaires de l’Ontario, comme ceux venant en aide aux femmes et aux enfants qui fuient une situation de violence familiale ou aux personnes ayant une déficience intellectuelle, peuvent recevoir du financement pour des immobilisations mineures dans le cadre du Programme de renouvellement des installations des partenaires de la province. Ce programme les aide à réparer, à rénover ou à moderniser leurs installations afin qu’ils puissent offrir des programmes et services accessibles, sécuritaires et de grande qualité aux Ontariennes et Ontariens.

Jusqu’à tout récemment, le processus de demande de financement au Programme – administré par le ministère des Services sociaux et communautaires (MSSC) et le ministère des Services à l’enfance et à la jeunesse (MSEJ) – était manuel et nécessitait beaucoup de travail.

Les ministères n’avaient pas de base de données centrale pour gérer les renseignements sur les projets, ce qui engendrait un fardeau administratif considérable. En effet, les organismes devaient remplir, soumettre et valider des enquêtes dans des feuilles de calcul en huit semaines, puis attendre que les ministères étudient les projets et approuvent le financement, ce qui prendre 15 autres semaines. Ils devaient en outre préparer et soumettre manuellement des rapports d’étape sous forme de feuilles de calcul. Dans l’ensemble, ce processus était long et pénible.

Solution

Dans l’optique de moderniser ce processus, le MSSC et le MSEJ ont commencé à utiliser une base de données du Système des subventions de l’Ontario qu’ils ont adaptée au Programme de renouvellement des installations des partenaires. Cette solution en ligne intégrée sera un guichet unique où les organismes pourront accéder à de l’information, soumettre des demandes, présenter des rapports et suivre l’état d’avancement de leurs demandes (approbation et paiement).

Depuis avril 2017, 55 organismes bénéficiant de paiements de transfert qui reçoivent du financement du Fonds pour l’infrastructure sociale du gouvernement fédéral ont un profil complet dans le système pilote. De plus, neuf organismes participant au projet pilote de renouvellement des installations des partenaires de la région du Nord ont aussi migré vers ce système.

Une fois que ce nouveau processus aura été intégralement mis en œuvre en 2018, les organismes bénéficiant de paiements de transfert pourront préparer leurs demandes de financement et obtenir leurs fonds plus rapidement, et profiteront d’une expérience client améliorée.

Résultats des initiatives pilotes

• Accélération de l’approbation du financement et du paiement pour 190 projets d’immobilisations dans le cadre du Fonds pour l’infrastructure sociale et du projet pilote de renouvellement des installations des partenaires de la région du Nord, ce qui correspond à une économie d’environ 1,9 heure par projet ou de quelque 360 heures au total.
• Possibilité pour les bénéficiaires de subventions de gérer plus efficacement les flux de trésorerie liés à leurs projets et de réduire les intérêts sur les prêts contractés en raison d’un retard dans l’octroi des fonds, ce qui représente des économies de quelque 31 623 $.

Résultats engendrés par la mise en œuvre intégrale du Programme de renouvellement des installations des partenaires dans le Système des subventions de l’Ontario

• Simplification de la préparation des demandes et des rapports ainsi que des paiements pour les organismes.
• Réduction des délais d’attente du financement et amélioration de l’expérience client.

Économies réalisées en neuf mois

31 623 $

360 heures (45 jours)

Simplification des processus

Traitement de permis, délivrance de certificats ou respect de la conformité… voilà des processus dont certaines étapes peuvent presque toujours être éliminées, raccourcies ou simplifiées. Cela permet d’économiser temps et argent sans compromettre la sécurité publique, en particulier quand aucun examen des règlements et processus n’a été fait depuis un bon moment. Cette année, nous présentons différents cas où des ministères de l’Ontario ont examiné leurs processus et trouvé des moyens de les simplifier.

Programme ontarien d’accréditation des exploitants d’installations d’eau potable et d’eaux usées

Le Programme ontarien d’accréditation des exploitants d’installations d’eau potable et d’eaux usées établit les normes professionnelles visant les exploitants et les analystes de la qualité de l’eau. Il assure la salubrité de l’eau potable en Ontario en vérifiant si les exploitants possèdent la formation, l’expérience et les connaissances nécessaires pour assumer efficacement leurs fonctions.

Économies de temps grâce à des formulaires dynamiques d’accréditation des exploitants

Formalité

Le processus de demande d’une accréditation d’exploitant d’installations d’eau potable ou d’eaux usées au MEACC a été fastidieux jusqu’en 2016.

Les demandeurs devaient soumettre différents formulaires de demande statiques qui n’indiquaient pas si le document était complet ou exempt d’erreurs. Il leur fallait donc souvent répondre à des questions de suivi du MEACC pour fournir des précisions ou des renseignements manquants, ce qui retardait le traitement.

Solution

En juillet 2016, le MEACC a créé sept nouveaux formulaires dynamiques pour les types de services qui venaient remplacer les 17 anciens formulaires statiques. Faciles à utiliser, ces nouveaux formulaires font appel à la technologie pour limiter les retards de traitement en réduisant la nécessité d’un suivi, et permettent de présenter une demande au moyen de fichiers PDF interactifs et intuitifs.

Résultats

• Réduction du nombre de suivis nécessaires relativement à des demandes incomplètes ou comportant des erreurs. Depuis 2016, une baisse de 85 % de ces suivis a été constatée uniquement pour les demandes d’inscription aux examens.
• Diminution de 131 heures par an du temps de préparation des demandes d’inscription aux examens.
• Réduction du temps requis pour remplir les demandes grâce à une simplification de leur contenu et de la mise en forme.

Simplification de la procédure d’accréditation des exploitants d’installations d’eau potable en formation

Formalité

Quiconque souhaitant devenir un exploitant d’installations d’eau potable en Ontario doit d’abord obtenir un certificat d’exploitant en formation – en réussissant un examen provincial – qui lui permet d’acquérir l’année d’expérience nécessaire pour devenir un exploitant de catégorie 1.

Jusqu’en juillet 2017, le MEACC délivrait des certificats d’exploitant en formation réguliers et temporaires. Chaque type de certificat était assorti de ses propres procédures et règles d’accréditation, notamment des exigences distinctes en matière de demande, de prolongation, de renouvellement et de formation. Une personne devait soumettre des demandes additionnelles si elle souhaitait obtenir une prolongation, ce qui entraînait des formalités administratives supplémentaires pour les demandeurs.

De plus, les exploitants d’installations d’eau potable en formation ne pouvaient pas travailler dans des réseaux limités, qui comportent des exigences opérationnelles moins complexes que celles des autres installations d’eau potable. Pour y travailler, ils devaient suivre un autre cours, réussir un examen supplémentaire, et payer les droits connexes pour obtenir un certificat pour réseau limité.

Solution

En juillet 2017, l’Ontario a modifié la réglementation prise en application de la Loi ayant trait à la salubrité de l’eau potable en vue de simplifier l’accréditation des exploitants d’installations d’eau potable en formation. Dorénavant, un seul type de certificat d’exploitant en formation est délivré, en fonction d’un ensemble unique de procédures et de règles.

Les exploitants d’installations d’eau potable en formation peuvent maintenant travailler dans des réseaux limités sous la supervision d’un exploitant responsable ou d’un exploitant responsable en chef, et ce, sans devoir suivre une autre formation ou passer un examen supplémentaire.

Résultats

• Réduction des formalités administratives pour les demandeurs par la simplification des exigences liées à l’accréditation des exploitants d’installations d’eau potable en formation.
• Élimination de l’obligation inutile de passer un autre examen et de suivre d’autres formations.
• Facilité accrue pour les propriétaires de réseaux limités, notamment les membres de collectivités des Premières Nations, de recruter des exploitants.

Économies réalisées en six mois pour les demandeurs et les exploitants

8 544 $

Facilité accrue à devenir un fournisseur de formation autorisé d’un comité mixte sur la santé et la sécurité au travail

Formalité

Selon la Loi sur la santé et la sécurité au travail, les employeurs comptant 20 employés ou plus doivent mettre sur pied un comité mixte sur la santé et la sécurité au travail (CMSST) ayant au moins deux membres agréés. Pour obtenir un agrément, une personne doit réussir un programme de formation approuvé par le comité, programme pouvant seulement être prodigué par les personnes que le directeur général de la prévention autorise.

Par le passé, les fournisseurs de formation devaient suivre un long processus en cinq étapes pour obtenir leur approbation : triage des demandes, évaluation théorique, évaluation pratique, prestation du programme de formation, et décision. Les demandeurs devaient remplir un formulaire de 45 pages et soumettre 12 documents. Par ailleurs, ils devaient attendre 35 jours avant d’obtenir la décision, ce qui pouvait occasionner des pertes de revenus.

Solution

En octobre 2015, la Direction de la formation et de la sensibilisation du Bureau de la prévention du ministère du Travail a simplifié le processus de demande et d’évaluation pour les fournisseurs de formation : il est maintenant possible de remplir le formulaire de demande à partir de renseignements fournis auparavant et du numéro d’identification existant du fournisseur de formation. Les fournisseurs ayant été approuvés dans le cadre d’un autre programme de formation autorisé par le directeur général de la prévention peuvent ainsi être reconnus, et potentiellement exemptés de l’évaluation pratique.

On a également raccourci les formulaires et réduit le nombre de documents clés à soumettre, allégeant ainsi le fardeau administratif des fournisseurs de formation potentiels.

Résultats

• Simplification et amélioration du processus de demande et d’approbation pour plus de 157 fournisseurs de formation potentiels de CMSST, ce qui rehausse son efficacité.
• Réduction de plus de la moitié des documents clés soumis à des fins d’examen, et de la longueur moyenne des formulaires de demande (25 pages au lieu de 45).
• Diminution des frais administratifs et associés au papier, notamment la location d’une installation de formation d’une valeur de plus de 109 742 $.
• Réduction du temps dont les fournisseurs de formation potentiels ont besoin pour remplir et soumettre les demandes et réaliser d’autres étapes nécessaires à leurs évaluations, leur faisant économiser 1,5 million de dollars en temps et en frais administratifs.
• Raccourcissement de 35 jours ouvrables en moyenne des délais d’attente d’évaluation et d’approbation, ce qui réduit les pertes de revenus de 975 551 $.
• Mise à la disposition des fournisseurs de formation potentiels – à chaque étape du processus d’évaluation – de documents d’orientation pour les aider à satisfaire les normes de formation.

Nous sommes enchantés des améliorations apportées au processus de délivrance de permis pour véhicule ou charge de dimensions/poids exceptionnels en Ontario ces dernières années. Plusieurs de ces changements ont eu un effet concret sur le secteur, et nous nous réjouissons à l’idée de poursuivre ce travail visant à rendre le processus le plus adapté et efficace possible.

Ontario Trucking Association

Économies réalisées en deux ans et trois mois

2,59 millions de dollars

233 019 heures

Simplification du processus de délivrance de permis pour véhicule ou charge de dimensions/poids exceptionnels

Formalité

Les transporteurs de charges de dimensions/poids exceptionnels doivent obtenir des permis spéciaux. Avant juillet 2016, ils recevaient des permis pour déplacement unique qui n’étaient valides que quatre ou cinq jours, et il leur était interdit de circuler la fin de semaine. Les transporteurs ont signalé que ce processus de délivrance de permis était fastidieux et nuisait à leur compétitivité. Dans certains cas, le processus entraînait des retards très coûteux.

De plus, avant août 2017, les transporteurs devaient envoyer par télécopieur des copies de ces permis aux camionneurs sur la route, qui devaient prendre les mesures nécessaires pour les recevoir (ces copies de permis devaient être présentées à la police sur demande).

Solution

En 2015, l’Ontario s’est engagé à simplifier le processus de délivrance de permis pour véhicule ou charge de dimensions/poids exceptionnels afin d’améliorer son efficacité sans nuire à la sécurité routière. Le ministère des Transports (MTO) a ainsi commencé à améliorer le processus de demande et de traitement des permis pour déplacement unique.

En juillet 2016, le MTO a prolongé la période de validité des permis pour déplacement unique, la faisant passer à sept jours au lieu de quatre ou cinq, et a commencé à permettre le transport, la fin de semaine, de la plupart des charges de dimensions/poids exceptionnels normalement visées par un permis qu’il délivre chaque année. En août 2017, il a mis en place de nouvelles améliorations, donnant la possibilité aux transporteurs de détenir et de présenter des permis électroniques.

Résultats

La période de validité de sept jours des permis pour déplacement unique et l’autorisation des transports de fin de semaine :

• augmentent la marge de manœuvre de 5 200 transporteurs et leur font épargner 5,76 millions de dollars en frais indirects découlant de retards, notamment les coûts liés à des profits reportés, à la main-d’œuvre disponible (camionneurs attendant de reprendre la route) et à la réservation d’équipement;
• font économiser aux transporteurs plus de 477 700 $ en intérêts, puisqu’ils reçoivent maintenant le paiement des chargements trois jours plus tôt en moyenne;
• réduisent le fardeau financier (p. ex., hébergement, repas) pour les camionneurs qui attendent la délivrance de permis modifiés;
• diminuent le nombre de copies papier des permis et de modifications requises.

L’autorisation des permis électroniques pour déplacement unique :

• fait épargner aux transporteurs 1,66 million de dollars sur cinq mois en frais administratifs et liés au papier, comme les frais d’envoi par télécopieur des permis (modifiés ou non) aux conducteurs sur la route.
• génère des économies de 27 000 heures et de 1,14 million de dollars sur cinq mois grâce à une préparation et à une soumission simplifiée de la documentation et à l’obtention et l’impression de copies papier des permis (modifiés ou non).

Économies réalisées en cinq mois (permis électroniques pour déplacement unique) et 1,5 année (prolongation de la validité des permis pour déplacement unique et autorisation des transports de fin de semaine)

9,03 millions de dollars

156 427 heures

Allègement des exigences de production de rapports de données pour les bénéficiaires de paiements de transfert

Formalité

Les organismes qui reçoivent des paiements de transfert de différents ministères de l’Ontario doivent préparer et soumettre des rapports de données sur les finances et les services aux ministères concernés tous les trimestres. Pour ce faire, ils doivent compiler des données, les entrer dans des gabarits ministériels et suivre un processus interne d’examen et d’approbation, ce qui nécessite beaucoup de temps et de ressources.

Habituellement, pour accomplir ces tâches, les organismes ont également besoin du soutien de différents membres du personnel de divers domaines, notamment : comptabilité et finances, ressources opérationnelles et humaines, services de première ligne ou offre de programmes, et haute direction. On estime que les bénéficiaires de paiements de transfert prennent en moyenne 30 heures pour préparer et soumettre les rapports du premier trimestre uniquement.

Solution

En avril 2017, le MSSC et le MSEJ ont éliminé l’obligation pour les bénéficiaires de paiements de transfert admissibles de déclarer leurs données sur les services du premier trimestre. Ce changement, qui touche quelque 600 organismes en Ontario, engendre des économies considérables de temps et de ressources.

Résultats

• Élimination de l’obligation pour les organismes bénéficiant de paiements de transfert de préparer des rapports au premier trimestre, ce qui leur fait économiser environ 18 heures de travail.
• Économies pour chacun de ces organismes d’environ 492 $ en frais administratifs et de gestion relatifs à la préparation et à l’encadrement des rapports du premier trimestre.
• Augmentation de la marge de manœuvre financière et de l’efficacité administrative de ces organismes.

Économies réalisées en neuf mois

295 600 $

10 836 heures

Fin de la frustration liée à l’envoi des rapports de conformité sur l’accessibilité

Formalité

Les entreprises et les organismes sans but lucratif de l’Ontario qui comptent 20 employés ou plus, y compris les organisations désignées du secteur public, doivent soumettre des rapports de conformité sur l’accessibilité en ligne à la Direction générale de l’accessibilité pour l’Ontario.

Jusqu’à tout récemment, un organisme devait passer par 27 étapes pour configurer et authentifier un compte d’utilisateur. La soumission d’un rapport de conformité sur l’accessibilité impliquait également de répondre à une série de questions dans un format impossible à enregistrer, à télécharger ou à diffuser au sein d’un organisme. Ainsi, des milliers d’organismes devaient téléphoner à ServiceOntario et aux services de dépannage en matière de conformité de la Direction générale pour obtenir de l’aide concernant la préparation et l’envoi de leurs rapports de conformité sur l’accessibilité. C’était un processus chronophage et frustrant pour ces organismes.

Solution

Pour faciliter la présentation des rapports, en mars 2017, la Direction générale a lancé un nouveau système pour faciliter la présentation des rapports, à la lumière de la rétroaction des parties intéressées.

Le processus amélioré a été intégré à la base de données sur le suivi et les rapports pour la conformité en matière d’accessibilité de la Direction générale. Cette base de données fait appel à une solution commerciale de gestion des relations avec la clientèle pour gérer les activités de conformité et de communication, ce qui permet de surveiller et d’organiser de manière plus efficace et flexible les interactions avec la clientèle.

Les organismes peuvent dorénavant soumettre leurs rapports de conformité sur l’accessibilité en à peine trois étapes au moyen d’un formulaire accessible et téléchargeable comportant des documents d’orientation intégrés et des liens menant directement aux lois pertinentes en matière d’accessibilité.

Résultats

• Amélioration de la conformité par la simplification du processus de présentation de rapports pour plus de 22 000 organismes sans but lucratif.
• Réduction du nombre d’étapes à réaliser (de 27 à 3) pour présenter un rapport en ligne.
• Diminution de jusqu’à 69 % de la nécessité d’appeler le Ministère pour demander de l’aide concernant la préparation et la soumission des rapports de conformité, ce qui fait économiser aux organismes sans but lucratif à peu près 46 000 $ en temps.
• Amélioration du service à la clientèle et de l’efficacité des campagnes de communication de la Direction générale grâce à un meilleur suivi des interactions avec la clientèle.

Économies réalisées en neuf mois

46 192 $

1 334 heures

Modernisation des règles et des règlements

Pour créer un climat d’affaires propice à l’innovation en Ontario, il faut que les règles et les règlements soient modernes et suivent l’évolution des besoins des entreprises. À cette fin, le gouvernement provincial doit revoir les procédures, les lois et les règlements en place pour vérifier s’ils protègent les intérêts des Ontariennes et Ontariens sans créer de fardeau financier ou administratif inutile pour les entreprises. Dans cet esprit, plusieurs ministères ont actualisé leurs processus au cours de la dernière année pour rendre la province plus propice aux affaires et mieux servir la population.

Obtention plus rapide de médicaments bon marché pour les Ontariennes et Ontariens

Formalité

Le Formulaire des médicaments de l’Ontario couvre le prix de certains médicaments pour les Ontariennes et Ontariens. Si un résident a besoin d’un médicament qui n’est pas indiqué dans le formulaire, le Programme d’accès exceptionnel (PAE) permet d’évaluer s’il peut être couvert. Il faut habituellement des connaissances spécialisées pour administrer les médicaments évalués, qui présentent un risque accru d’utilisation inappropriée et sont plus dispendieux.

Avant octobre 2016, il était difficile de faire ajouter à ce formulaire des médicaments plus anciens qui existent aussi sous une forme générique. Pour figurer dans la liste du Formulaire des médicaments de l’Ontario (qui fournit un accès sans nécessiter de document additionnel), les médicaments doivent satisfaire certains critères.

Les médecins et les infirmières praticiennes qui prescrivaient des médicaments figurant sur la liste du PAE à leurs patients admissibles trouvaient le processus long et fastidieux, car ils devaient remplir des formulaires de demande et fournir des documents justificatifs. Il arrivait également que leurs patients devaient demander un remboursement des montants déboursés lorsque l’approbation du PAE avait été obtenue après le début du traitement.

Solution

En octobre 2016, le ministère de la Santé et des Soins de longue durée a simplifié les critères d’intégration de médicaments plus anciens dans le Formulaire des médicaments de l’Ontario en permettant d’y incorporer des produits figurant sur la liste du PAE sans les examiner individuellement. Depuis l’instauration de ces changements, quelque 52 médicaments ont été retirés de la liste du PAE et intégrés au Formulaire des médicaments, ce qui améliore l’accès pour les prescripteurs et les patients.

Résultats

• Possibilité pour les médecins et les infirmières praticiennes de prescrire certains médicaments figurant sur la liste du PAE sans approbation du Ministère.
• Économies d’environ 12 431 heures pour les prescripteurs, car ils n’ont plus à préparer et à soumettre des formulaires du PAE pour leurs patients, ce qui équivaut grosso modo à une réduction de 1,21 million de dollars des frais administratifs sur 15 mois.
• Économies additionnelles d’environ 670 777 $ pour les patients et leurs fournisseurs de soins par l’élimination de 24 860 heures de déplacement vers les pharmacies et la réduction du temps de préparation des lettres de remboursement pour les montants déboursés.
• Possibilité pour les patients d’obtenir des médicaments bon marché plus rapidement.

Économies réalisées en un an et trois mois

1,88 million de dollars

37 293 heures

Facilité accrue pour les Ontariennes et Ontariens ayant une déficience intellectuelle de présenter une demande au Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées

Formalité

Par le passé, les personnes ayant une déficience intellectuelle déjà admissibles aux services aux adultes ayant une déficience intellectuelle financés par le MSSC devaient suivre un autre processus de détermination de l’admissibilité des personnes handicapées pour le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH). Ce processus chronophage obligeait les demandeurs et leurs professionnels de la santé à remplir plusieurs formulaires.

Solution

Dans le cadre de son budget de 2016, le gouvernement de l’Ontario s’est engagé à simplifier le processus de demande du POSPH pour ces personnes.

Un changement réglementaire – qui instaurait une nouvelle catégorie prescrite de demandeurs déjà admissibles aux services aux adultes ayant une déficience intellectuelle du MSSC – est entré en vigueur le 1^er septembre 2016. Les demandeurs qui font partie de cette catégorie n’ont pas à suivre le processus de détermination de l’admissibilité des personnes handicapées, mais demeurent tenus de présenter une demande au POSPH. S’ils remplissent tous les autres critères d’admissibilité (p. ex., sur le plan financier), on leur accordera du soutien du revenu.

Résultats

• Simplification du processus de demande du POSPH pour les demandeurs déjà admissibles aux services aux adultes ayant une déficience intellectuelle financés par le MSSC par l’élimination de l’obligation de suivre le processus de détermination de l’admissibilité du POSPH.
• Réduction des formalités administratives pour le demandeur et amélioration du processus de demande au POSPH qu’il doit suivre.
• Diminution des formalités administratives pour les professionnels de la santé, car ils ne sont pas tenus de remplir une autre demande pour le demandeur.

Harmonisation des règles et des règlements avec ceux d’autres provinces et territoires

L’existence de différents règlements, règles ou titres de compétence dans les provinces et territoires entrave le commerce et engendre un fardeau administratif qui augmente les coûts pour les entreprises et leur clientèle. L’harmonisation des règles, quand elle est logique, peut faire économiser temps et argent aux entreprises. Au cours de la dernière année, nous avons progressé à grands pas au chapitre de l’élimination des dédoublements inutiles dans les règlements des provinces et territoires en vue de rendre l’Ontario plus propice aux affaires.

Suppression des droits pour les permis d’adoption

Formalité

Pour obtenir un permis autorisant l’organisation d’adoptions internationales ou le placement d’enfants en adoption en Ontario, les agences d’adoption et les titulaires de permis devaient payer un montant fixe et renouveler leur permis chaque année.

Les droits de permis en Ontario pour l’organisation d’adoptions internationales étaient les plus élevés au Canada, s’élevant à 1 800 $ par année. En comparaison, les agences doivent débourser à peine 100 $ à 200 $ tous les deux ans au Manitoba et en Colombie-Britannique, sans compter qu’aucuns droits ne sont exigés au Québec. En Ontario, les titulaires de permis d’adoption nationale du secteur privé devaient payer 200 $ pour demander ou renouveler un permis. Ces frais créaient un fardeau financier pour les agences d’adoption de la province.

Solution

En juillet 2017, l’Ontario a modifié des règlements relatifs aux droits de permis pris en application de la Loi sur les services à l’enfance et à la famille (1990) et de la Loi de 1998 sur l’adoption internationale, éliminant ainsi tous les droits de permis. Les droits imposés par l’Ontario pour les adoptions internationales sont maintenant harmonisés à ceux des autres régions du Canada. Ce changement a profité dans la province à 10 agences d’adoption titulaires d’un permis au titre de la Loi de 1998 sur l’adoption internationale, et à 19 titulaires d’un permis d’adoption délivré en vertu de la Loi sur les services à l’enfance et à la famille.

Résultats

• Réduction des formalités administratives liées à l’obtention et au renouvellement d’un permis pour les agences d’adoption et les titulaires de permis.
• Économies annuelles d’environ 22 000 $ pour chaque agence d’adoption et titulaire de permis.
• Harmonisation des droits d’adoption internationale de l’Ontario avec ceux des autres régions du Canada.

Économies réalisées en six mois (juillet à décembre 2017)

10 900 $

Harmonisation des règles d’administration des régimes de pension agréés collectifs

Formalité

Les régimes de pension agréés collectifs (RPAC) sont un nouveau type d’instrument d’épargne personnelle pour la retraite qui est volontaire et donne droit à une aide fiscale. Ils sont gérés par des administrateurs externes autorisés, comme des institutions financières réglementées, et se veulent économiques, notamment grâce à une conception simple et à des économies d’échelle. Afin qu’ils aient l’envergure nécessaire pour tenir les frais peu élevés, les RPAC étaient censés couvrir tout le pays. Cependant, pour cela, les administrateurs devraient enregistrer les RPAC dans chaque province et territoire et observer les exigences réglementaires de chaque région.

En l’absence d’une entente pancanadienne régissant l’encadrement des RPAC, les administrateurs de l’Ontario cherchant à offrir un régime de ce genre ciblant plusieurs provinces et territoires doivent respecter les exigences réglementaires de l’Ontario et du gouvernement fédéral. Le respect des exigences réglementaires de différentes régions ferait augmenter les coûts pour les administrateurs et, par conséquent, ceux pour les membres.

Solution

En janvier 2017, l’Ontario a signé une entente multilatérale visant à simplifier la réglementation et l’encadrement des RPAC. Cette entente – entrée en vigueur dans la province le 31 mars 2017 – harmonise la réglementation de manière à ce que les administrateurs aient en général à se conformer à un seul ensemble de règles, maintenant supervisées par l’autorité de réglementation fédérale.

Résultats

• Simplification et normalisation de la gestion par les administrateurs externes des RPAC regroupant plusieurs provinces et territoires.
• Élimination de la nécessité de tenir, de préparer et de présenter des déclarations annuelles à différentes autorités de réglementation.
• Économies d’argent par une réduction des droits annuels imposés aux administrateurs et de la nécessité de faire appel à des services juridiques ou à d’autres services de consultation pour faciliter le respect de la réglementation.

Merci à nos partenaires!

Il faut une équipe aux multiples talents pour optimiser le milieu d’affaires en Ontario. Les entreprises d’ici se développent et prospèrent en partie grâce à nos initiatives visant à réduire les formalités administratives et à tenir les coûts les plus bas possible. Le ministère du Développement économique et de la Croissance (MDEC) collabore avec différents partenaires du gouvernement provincial et du milieu des affaires pour entretenir ce climat d’excellence.

Partenaires d’affaires

• Association canadienne de l’industrie de la chimie
• Ontario Mining Association
• Fédération canadienne de l’entreprise indépendante
• Chambre de commerce de l’Ontario
• Manufacturiers et Exportateurs du Canada
• Ontario Trucking Association
• Pride Signs
• Permit World

Partenaires gouvernementaux

• Ministère du Développement du Nord et des Mines
• Ministère de l’Environnement et de l’Action en matière de changement climatique
• Ministère du Travail
• Ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs
• Bureau du Conseil des ministres
• Ministère des Transports
• Direction générale de l’accessibilité pour l’Ontario
• Ministère de la Santé et des Soins de longue durée
• Ministère des Services sociaux et communautaires
• Ministère des Services à l’enfance et à la jeunesse
• Ministère des Finances

Méthodologie : comment nous évaluons les économies

Le gouvernement de l’Ontario utilise une approche réfléchie pour évaluer les effets des initiatives d’allègement des formalités administratives pour les entreprises et les autres principales parties intéressées.

Plus précisément, il a mis au point le Regulatory Cost Calculator (calculateur des coûts de la réglementation) pour évaluer le coût direct de la conformité ou l’effet des améliorations opérationnelles et des changements réglementaires. L’outil repose sur le modèle de coût standard, la méthodologie la plus utilisée pour définir et quantifier les coûts de la conformité réglementaire. Les estimations qui alimentent le Regulatory Cost Calculator se fondent sur des données provenant d’experts à l’interne, des dossiers existants et des parties intéressées.

L’Ontario a en outre élaboré le modèle d’économies de L’Ontario propice aux affaires, qui évalue les réductions de coûts pour les entreprises ontariennes et les autres parties intéressées qui se conforment à la réglementation ou utilisent des services gouvernementaux. Il a recours à un modèle coûts-avantages pour quantifier les coûts indirects, comme les frais d’emprunt, de possession et relatifs aux retards et les autres coûts économiques et financiers importants. Cette approche comprend des hypothèses fondées sur des sondages d’entreprises et des études d’associations, ainsi que des rapports économiques et financiers publiés par des organismes de recherche ou de statistique et d’économie.

Pour assurer l’intégrité du modèle d’économies de l’Ontario, le ministère du Développement économique et de la Croissance a demandé à un tiers indépendant de vérifier les résultats figurant dans le Rapport sur l’allégement des formalités administratives de 2015. Conclusion : la méthodologie est valable, et les estimations sur les économies de coûts sont raisonnables.

Plus précisément, on attribue une valeur pécuniaire aux types de coûts ci-dessous, qui sont associés au respect d’un règlement ou d’une exigence administrative.

Coûts directs de conformité sur le plan financier et administratif

• Droits et paiements au gouvernement pour les services et les permis.
• Temps pour prendre connaissance des exigences, préparer et soumettre les demandes, tenir les dossiers, collaborer aux inspections et accomplir les autres travaux administratifs.
• Coûts administratifs associés notamment au papier, à l’impression, à l’affranchissement et aux services de messagerie.
• Coût d’embauche de conseillers, de comptables ou d’autres tiers aux fins de conformité aux exigences.

Coûts directs de conformité substantiels

• Achat d’équipement pour respecter les exigences réglementaires.
• Frais récurrents de location de locaux ou d’entretien de l’équipement.
• Coûts opérationnels ou d’immobilisations ponctuels, notamment ceux servant à améliorer des installations physiques en vue de respecter la réglementation.

Coûts indirects ou d’efficacité

• Bénéfices manqués ou retardés, ou occasions d’investissement ratées.
• Coûts de possession indirects de machinerie, de terrains ou d’immobilisations en attente de l’approbation du gouvernement.
• Intérêts sur les prêts ou augmentation du coût des emprunts.

Coûts de référence - coûts après la mise en œuvre = économies

Les coûts de référence – les coûts que les entreprises et les parties intéressées devaient payer avant les changements réglementaires ou l’amélioration des processus – sont comparés aux coûts réels après l’introduction des changements. La différence représente les économies réalisées.

Autres outils de modernisation de la réglementation

Publication dans le Registre de la réglementation

Le Registre de la réglementation est notre façon d’inciter les entreprises ontariennes à participer à l’amélioration des règlements et de leur faire mieux comprendre les moyens de les respecter. Il nous aide également à connaître l’incidence potentielle des nouveaux règlements sur la compétitivité des entreprises ontariennes.

Tous les projets de changements réglementaires ou les nouveaux règlements susceptibles de toucher les entreprises ontariennes doivent être publiés dans le Registre pendant 45 jours pour donner l’occasion à ces dernières de les commenter. Au 1^er janvier 2018, tous les nouveaux frais administratifs imposés aux entreprises devaient aussi y être publiés.

Deux dates d’entrée en vigueur par année

Les nouveaux règlements qui ont une incidence sur les entreprises entrent généralement en vigueur à deux moments de l’année, soit en janvier et en juillet. Les entreprises peuvent ainsi mieux planifier leurs activités.

Revue obligatoire des règlements à incidence élevée

Nous éliminons régulièrement des règlements redondants pour que la réglementation de la province demeure simple et pertinente. Par ailleurs, les règlements créés ou modifiés depuis le 1^er janvier 2014 qui ont un effet marqué sur le milieu des affaires doivent être revus tous les 10 ans ou avant, au besoin.

Envoyez-nous vos commentaires

Nous voulons connaître votre opinion! Faites-nous savoir comment nous pouvons mieux aider les entreprises ontariennes en améliorant et en simplifiant la réglementation. Vous pouvez procéder de deux manières :

1. Rendez-vous sur le site ontario.ca/reductiondesformalites pour soumettre vos commentaires sur la réglementation actuelle. Consultez le calendrier en ligne.
2. Consultez le Registre ontarien de la réglementation pour commenter les nouveaux projets de règlements. Pour ce faire, sélectionnez le règlement voulu et remplissez le formulaire de rétroaction.

Annexes

Résumé des initiatives d’allègement des formalités administratives de 2018 (données quantitatives)

Résumé des projets à effets pluriannuels

Ces projets à effets pluriannuels ont engendré des économies en cours d’année qui s’ajoutent à celles déclarées dans les précédents rapports sur l’allègement des formalités administratives.