Système de gestion des permis des services de garde d’enfants : Guide d’inscription pour nouveaux demandeurs de permis

Introduction

Aperçu

Les personnes qui envisagent de présenter une demande de permis de service de garde d'enfants ont accès à plusieurs fonctions du Système de gestion des permis des services de garde d'enfants (SGPSGE). Elles peuvent :

• visionner la vidéo d'orientation
• créer et actualiser leur profil
• faire une demande de permis

Une fois qu'ils ont soumis leur demande de permis, les demandeurs peuvent également :

• vérifier le statut de leur demande
• faire des mises à jour
• retirer leur demande
• inscrire des membres du personnel et demander leur approbation par le directeur (une fois la demande de permis assignée à un conseiller en programmes).

Lorsqu'un permis leur est délivré et qu'ils acquièrent le statut de titulaire de permis, ils peuvent :

• renouveler leur permis
• signaler des incidents graves
• demander l'approbation du personnel par le directeur
• demander la révision de leur permis

Pour pouvoir accéder au SGPSGE, les demandeurs de permis doivent s'inscrire.

Comment se servir du guide

• Le présent guide indique la marche à suivre pour les particuliers, les organismes et les Premières nations qui désirent s'inscrire. Certaines étapes sont expliquées séparément pour chacune de ces trois catégories.
• Les captures d'écran servent uniquement à se repérer; elles ne contiennent pas nécessairement tous les champs des pages représentées et pourraient ne pas leur être entièrement identiques. De plus, votre écran peut ne pas être exactement semblable à ce qui est illustré dans l'exemple. Les renseignements apparaissant dans les champs des captures d'écran sont fictifs.

Besoin d'aide ou de plus amples renseignements

Pour plus de renseignements sur la délivrance des permis des services de garde d'enfants, veuillez communiquer avec le bureau de l'assurance de la qualité et de la délivrance des permis des services de garde d'enfants de votre région. Pour consulter la liste des bureaux, rendez-vous à /fr/page/demarrer-un-programme-de-garde-denfants.

Pour toutes les autres questions concernant l'inscription et l'utilisation du Système de gestion des permis des services de garde d'enfants, contactez le Service d’assistance :

Sans frais : 1 855 457-5478

Appel local : 416 314-6230

 childcare.helpdesk@ontario.ca

Comment S'inscrire

Introduction

Pour présenter une demande de permis, vous devez d'abord vous inscrire au SGPSGE. Le processus d'inscription comprend plusieurs étapes que vous n'aurez à effectuer qu'une seule fois. Assurez-vous de bien suivre ces étapes, qui sont indiquées ci-dessous.

À la fin du processus d'inscription, vous disposerez des trois éléments d'accès dont vous avez besoin pour accéder au SGPSGE :

1. ID ONe-key
2. Mot de passe ONe-key
3. NIP pour accéder au SGPSGE

Étape 1 : Créez votre compte ONe-key

Le Portail ONe-key est un système du gouvernement de l'Ontario qui permet aux utilisateurs externes d'accéder de façon sécuritaire à ses sites Web. Avec un ID et un mot de passe ONe-key, vous pouvez accéder à divers sites en plus du Portail de la petite enfance.

1. Ouvrez votre navigateur (Internet Explorer par exemple).
2. Écrivez l'adresse suivante dans la barre d'adresse : https://www.earlyyears.edu.gov.on.ca/childcareweb/protected/user/home.xhtml/ La page Ouvrir une session s'affiche.
3. Cliquez sur Inscrivez-vous dès maintenant! La page Inscription au service ONe-key s'affiche.
4. Créez votre ID ONe-key en respectant les directives suivantes : Il doit être formé :
   • d'un minimum de 8 caractères
   • il ne doit pas contenir les signes *, \, +, “, ni d'espace.
5. Créez votre mot de passe ONe-key. Il doit être formé :
   • d'un minimum de 8 caractères
   • d'un maximum de 16 caractères
   • de lettres majuscules ET minuscules
   • d'au moins un chiffre de 0 à 9
   • d'au moins un symbole tel que ! @ # $ % ^, etc.
   • votre mot de passe doit être différent de votre ID ONe-key
6. Consignez votre ID et votre mot de passe ONe-key dans un endroit sûr. Vous en aurez besoin chaque fois que vous ouvrirez une session dans le SGPSGE.
7. Cliquez sur le lien Conditions d'utilisation.
8. Lisez les conditions d'utilisation. Cliquez sur le X pour fermer la fenêtre.
9. Cliquez sur le lien Avis de collecte de renseignements.
10. Lisez l'avis de collecte de renseignements. Cliquez sur le X pour fermer la fenêtre.
11. Si vous acceptez, cliquez sur la case d'acceptation. La case devrait alors être marquée d'un crochet
12. Saisissez vos trois questions et réponses de récupération de mot de passe. Ces questions vous aideront à récupérer votre mot de passe au cas où vous l'oublieriez.
13. Optionnel : Saisissez votre adresse courriel dans la section Renseignements facultatifs pour récupérer votre ID. Ainsi, votre ID ONe-key pourra vous être envoyé par courriel au besoin.
14. Cliquez sur . Au bout de quelques secondes, La page Confirmation s'affiche.
15. Cliquez sur Inscrivez-vous. La page Tous les services, de A à Z s'affiche.
    (Votre page peut sembler différente)
16. Cliquez sur Système de gestion des permis des services de garde d'enfants. La page suivante s'affiche.

L'étape de création de votre compte ONe-key est terminée!
Notez votre ID et votre mot de passe ONe-key et passez à l'étape suivante.

Étape 2 : Créez votre compte dans le SGPSGE

1. À la fin de l'étape 1, la page suivante s'affiche.
2. Cliquez sur Créer un nouveau compte. La page Nouvelle inscription s'affiche.
3. Saisissez les renseignements demandés. Les astérisques rouges* indiquent les champs obligatoires.
4. Cliquez sur Sauvegarder. La page suivante s'affiche.
   Le système vous envoie un courriel contenant votre numéro d'identification personnel (NIP). Vous en aurez besoin pour ouvrir une session dans le SGPSGE. Passez à l'étape 3.

Étape 3 : Lisez votre courriel

1. Ouvrez votre courriel provenant de Childcare.helpdesk@ontario.ca. Voici à quoi il pourrait ressembler.
2. Conservez votre numéro d'identification personnel (NIP) en lieu sûr. Vous en aurez besoin chaque fois que vous ouvrirez une session dans le SGPSGE. Passez à l'étape 4.

Étape 4 : Retournez au Portail ONe-key

À la fin de l'étape 2, la page suivante s'affiche.

1. Cliquez sur Ouverture de session/S'inscrire. La page Ouvrir une session du Portail ONe-key s'affiche.
2. Saisissez votre ID et votre mot de passe ONe-key.
3. Cliquez sur Ouvrir une session. La page Mes services s'affiche.
4. Cliquez sur Système de gestion des permis des services de garde d'enfants. La page Confirmez votre identité s'affiche.
5. Saisissez le NIP ONe-key qui vous a été envoyé par courriel.
6. Cliquez sur Suivant. Votre page d'accueil s'affiche.

Bien joué! La prochaine étape consiste à visionner la vidéo d'orientation pour les titulaires de permis.

Étape 5 : Visionnez la vidéo d'orientation pour les titulaires de permis

La vidéo d'orientation pour les titulaires de permis répond aux nombreuses questions que vous pourriez avoir sur l'obtention d'un permis de service de garde d'enfants. Elle fournit des explications sur la Loi de 2014 sur la garde d'enfants et la petite enfance, les exigences relatives aux permis et présente la marche à suivre complète pour soumettre une demande de permis. Vous devez visionner la vidéo pour poursuivre le processus d'inscription.

À la fin de l'étape 4, la page suivante s'affiche.

1. Cliquez sur Orientation pour les titulaires de permis.
2. Visionnez la vidéo d'orientation.
   • Cliquez sur ‹Retour et Suivan› pour faire défiler les pages.
   • Le lien Menu permet de voir la liste des sujets traités et de savoir où vous êtes rendu.
   • Le lien Glossaire affiche les définitions des termes utilisés dans l'orientation.
   • Le lien Ressources permet d'accéder à des liens de sites et de documents utiles.
   • Cliquez sur Transcription pour lire la transcription de l'enregistrement.
3. Lorsque vous avez terminé la vidéo, cliquez sur J'ai fini. La page Déclaration et autorisation s'affiche.
4. Si vous êtes d'accord avec la déclaration, cliquez sur « J'accepte ».
5. Cliquez sur Soumettre. La page Confirmation s'affiche.

Passez à l'étape 6.

Étape 6 : Ouvrez une session dans le SGPSGE

À la fin de l'étape 5, la page suivante s'affiche.

1. Cliquez sur « Fermeture de session ». La page Confirmation de la fin de session s'affiche.
2. Cliquez sur Portail ONe-key. La page Mes services s'affiche.
3. Cliquez sur Système de gestion des permis des services de garde d'enfants. La page Confirmez votre identité s'affiche.
4. Saisissez le NIP que vous avez reçu par courriel.
5. Cliquez sur Suivant. La page suivante s'affiche. Comme vous avez visionné la vidéo, de nouvelles options s'offrent à vous. Cependant, vous ne pouvez pas encore présenter votre demande de permis. Il vous reste encore une étape.

Passez à l'étape 7.

Étape 7 : Commencez votre profil

Cette étape consiste à créer votre profil. Le type de renseignements à y inscrire variera selon que vous souhaitez exploiter votre service de garde d'enfants à titre de particulier, de personne morale ou de bande ou conseil de bande. Il est très important de garder votre profil à jour une fois que vous êtes inscrit. Pour en savoir plus, consultez le Guide de référence du système de gestion des permis pour les demandeurs/titulaires de permis.

Remarque : Les astérisques rouges* indiquent les champs obligatoires.

1. Cliquez sur Profil.
2. Cliquez sur Renseignements du profil. La page Catégorie d'auteur de la demande/de titulaire de permis s'affiche.
   
3. Sélectionnez la langue de correspondance de votre choix.
4. Sélectionnez votre catégorie de demandeur.

• À titre de particulier
  • La personne qui exploite un service de garde d'enfants à titre de particulier détient un permis délivré à son nom
  • Elle est personnellement responsable de l'exploitation de la garderie
  • Si le nom de la garderie ou de l'agence de garde d'enfants en résidence privée est différent du sien, elle doit inscrire son entreprise auprès du ministère des Services gouvernementaux (MSG)

• À titre de personne morale Une personne morale est une entité qui :
  • est inscrite en tant que personne morale auprès du gouvernement provincial ou fédéral
  • peut poursuivre un but lucratif ou non lucratif

La catégorie des personnes morales comprend :

• des gestionnaires de système de services municipaux regroupés / des conseils d'administration de district des services sociaux
• les conseils scolaires de l'enseignement public
• les hôpitaux et les établissements de santé (exploitation par le conseil d'administration d'un hôpital ou d'un centre de traitement pour enfants)
• les établissements collégiaux et universitaires
• les églises et les groupes religieux
• autre

Vous devez remplir et soumettre au ministère des Services gouvernementaux et des services aux consommateurs (MSGSC) une déclaration initiale dans les 60 jours suivant la date de constitution de la personne morale. Si votre organisme fait affaire sous un nom différent de son nom officiel, vous devez faire enregistrer ce nom auprès du MSGSC.

• À titre de Première Nation
  • Votre organisme doit correspondre à la définition de bande ou de conseil de bande énoncée dans la Loi sur les Indiens (fédérale).
  • Vous devez respecter les exigences fixées par la bande ou le conseil de bande.

La taille de la fenêtre augmente automatiquement après que vous avez fait votre choix. D'autres options apparaissent ensuite selon la catégorie sélectionnée.

Étape 8 : Saisissez les renseignements de votre profil individuel

Remarque : Si vous ne faites pas une demande à titre individuel, sautez cette étape.

• Catégorie d'auteur de la demande/de titulaire de permis
• Prénom
• Nom de famille

1. Cliquez sur le bouton correspondant. Une copie PDF du formulaire s'affiche
2. Remplissez le formulaire
3. Sauvegardez le formulaire. Notez le nom du formulaire et son emplacement
4. Fermez le formulaire

1. Cliquez sur Téléverser un document>. La page Pièces jointes s'affiche.
(La page peut avoir un aspect différent en fonction du document sélectionné.)
2. Sélectionnez / saisissez la date
3. Cliquez sur Browse
4. Sélectionnez le document, puis cliquez sur Open
5. Vous pouvez ajouter un commentaire pour le ministère dans la zone de texte prévue
6. Cliquez sur Sauvegarder et revenir. Le document s'affiche dans la liste

1. Remplissez les champs ou corrigez les renseignements qui s'y trouvent.
2. Assurez-vous d'avoir entré les bons renseignements. Les champs suivants ne pourront plus être modifiés une fois que vous aurez sauvegardé votre profil :
3. Cliquez sur Sauvegarder. Un avertissement s'affiche.
4. Si les renseignements que vous avez saisis jusqu'à présent sont corrects, cliquez sur Ok
5. Il y a deux formulaires que vous pouvez télécharger, remplir et téléverser ensuite vers le SGPSGE : Formulaire de confirmation écrite de non-'interaction avec les enfants, et Formulaire de déclaration d’infraction.


6. Défilez jusqu'à la section Vérifications de dossiers de police et téléversez le(s) document(s) de vérification de dossiers de police : Remarque : Si cette section ne s'affiche pas sur votre écran, cliquez sur Renseignements du profil.


7. Cliquez sur Suivant. La page Renseignements sur l'auteur de la demande/de titulaire de permis s'affiche.
8. Continuez jusqu'à l'Étape 11 : Terminez votre profil.

Étape 9 : Saisissez les renseignements de profil de personne morale

Remarque : Si vous ne faites pas une demande à titre de personne morale, sautez cette étape.

(Votre page peut sembler différente)

• Catégorie d'auteur de la demande/de titulaire de permis
• Numéro de la personne morale
• Nom de la personne morale
• La personne morale est-elle une société coopérative?
• La personne morale est-elle à but lucratif / sans but lucratif?

1. Remplissez la section Catégorie d'auteur de la demande/de titulaire de permis. Conseil : Au besoin, cliquez sur le lien ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs pour vous rendre directement sur son site et remplir une déclaration initiale.
2. Assurez-vous d'avoir entré les bons renseignements. Les champs suivants ne pourront plus être modifiés une fois que vous aurez sauvegardé votre profil :
3. Cliquez sur Sauvegarder. Un avertissement s'affiche.
4. Si les renseignements que vous avez saisis jusqu'à présent sont corrects, cliquez sur OK
5. Inscrivez les directeurs de l'organisme : (Sautez cette étape si vous êtes un gestionnaire de système de services municipaux regroupés / conseil d'administration de district des services sociaux.)
   
   Remarque : Une fois le profil initial créé, il est possible d'ajouter des directeurs, de mettre leurs renseignements à jour et de les retirer de la liste.

   7. Cliquez sur Suivant. La page Renseignements sur l'auteur de la demande/le titulaire de permis s'affiche.

   8. Continuez jusqu'à l'Étape 11 : Terminez votre profil.

   1. Cliquez sur Ajouter un directeur>. Si un avertissement s'affiche, cliquez sur OK. La page Directeur s'affiche.
      
      (Votre page peut avoir un aspect différent en fonction de votre type de personne morale (conseil scolaire, établissement de santé, etc.)).
   2. Saisissez les renseignements du directeur.
   3. En fonction du type d'organisation que vous avez sélectionné, il est possible qu'on vous demande de saisir des renseignements de vérification de dossiers de police.
   4. Il y a deux formulaires que vous pouvez télécharger, remplir et téléverser ensuite vers le SGPSGE : Formulaire de confirmation écrite de non-interaction avec les enfants, et Formulaire de déclaration d’infraction.
      1. Cliquez sur le bouton correspondant. Une copie PDF du formulaire s'affiche
      2. Remplissez le formulaire
      3. Sauvegardez le formulaire. Notez le nom du formulaire et son emplacement
      4. Fermez le formulaire
   5. Téléversez le(s) document(s) pertinent(s) dans le tableau Vérifications de dossiers de police.
      1. Cliquez sur Téléverser un document>. La page Pièces jointes s'affiche.
         (La page peut avoir un aspect différent en fonction du document sélectionné.)
      2. Sélectionnez / saisissez la date
      3. Cliquez sur Browse. Une liste de fichiers s'affiche
      4. Sélectionnez le document, puis cliquez sur Open
      5. Vous pouvez ajouter un commentaire pour le ministère dans la zone de texte prévue
      6. Cliquez sur Sauvegarder et revenir. Le document s'affiche dans la liste
   6. Cliquez sur Sauvegarder et revenir. Le nom de la personne apparaît dans la liste des directeurs.
   7. Inscrivez les dirigeants de l'organisme.
      Remarque : Une fois le profil initial créé, il est possible d'ajouter des dirigeants, de mettre leurs renseignements à jour et de les retirer de la liste.
   8. Cliquez sur Ajouter un dirigeant>. La page Dirigeant s'affiche.
   9. Saisissez les renseignements du dirigeant.
   10. En fonction du type d'organisation que vous avez sélectionné, il est possible qu'on vous demande de saisir des renseignements de vérification de dossiers de police.
   11. Il y a deux formulaires que vous pouvez télécharger, remplir et téléverser ensuite vers le SGPSGE : Formulaire de confirmation écrite de non-interaction avec les enfants, et Formulaire de déclaration d’infraction.
       1. Cliquez sur le bouton correspondant. Une copie PDF du formulaire s'affiche
       2. Remplissez le formulaire
       3. Sauvegardez le formulaire. Notez le nom du formulaire et son emplacement
       4. Fermez le formulaire
   12. Téléversez le(s) document(s) pertinent(s) dans le tableau Vérifications de dossiers de police.
       1. Cliquez sur Téléverser un document>. La page Pièces jointes s'affiche.
          (La page peut avoir un aspect différent en fonction du document sélectionné.)
       2. Sélectionnez / saisissez la date
       3. Cliquez sur Browse. Une liste de fichiers s'affiche
       4. Sélectionnez le document, puis cliquez sur Open
       5. Vous pouvez ajouter un commentaire pour le ministère dans la zone de texte prévue
       6. Cliquez sur Sauvegarder et revenir. Le document s'affiche dans la liste

Étape 10 : Saisissez les renseignements de profil de Première Nation

Remarque : Si vous ne faites pas une demande à titre de Première Nation, sautez cette étape :

Étape 11 : Terminez votre profil

Vous avez terminé! N'oubliez pas de conserver votre ID, votre mot de passe et votre NIP ONe-key en lieu sûr. Vous aurez besoin de ces trois renseignements à chaque ouverture de session.

Vous pouvez maintenant présenter une demande de permis de service de garde d'enfants. Le document Guide de référence du système de gestion des permis pour les demandeurs/titulaires de permis explique la marche à suivre pour faire une demande de permis et contient des renseignements sur d'autres sujets.

1. Sélectionnez la Première Nation dans le menu déroulant.
2. Assurez-vous d'avoir entré les bons renseignements. Les champs suivants ne pourront plus être modifiés une fois que vous aurez sauvegardé votre profil :
   • • Catégorie d'auteur de la demande/de titulaire de permis
     • Nom de la Première Nation
   
   
   
    
   •  
3. Cliquez sur Sauvegarder. Un avertissement s'affiche.
4. Si les renseignements que vous avez saisis jusqu'à présent sont corrects, cliquez sur OK.
5. Inscrivez les membres de la Première Nation.
   Remarque : Pour pouvoir créer et sauvegarder le profil initial, vous devez inscrire au moins un membre de la Première Nation ayant le titre de « chef ». Une fois votre profil créé, il est possible d'ajouter des membres de la Première Nation, de mettre leurs renseignements à jour et de les retirer de la liste.
   1. Saisissez directement dans le tableau les renseignements sur le membre de la Première Nation.
   2. Cliquez sur Ajouter un membre de la Première Nation. Un avertissement s'affiche.
   3. Cliquez sur OK pour continuer. Le nom de la personne apparaît dans la liste des membres de la Première Nation.
6. Ajoutez les membres gestionnaires de services de garde d'enfants :
   1. Cliquez sur Ajouter un gestionnaire>. La page Gestionnaire s'affiche.
      (Échantillon partiel de page seulement)
   2. Saisissez les renseignements sur le gestionnaire de services de garde d'enfants :
   3. Faites défiler jusqu'à la section Vérification de dossier de police.
   4. Répondez aux questions de vérification de dossier de police.
   5. Il y a deux formulaires que vous pouvez télécharger, remplir et téléverser ensuite vers le SGPSGE : Formulaire de confirmation écrite de non-interaction avec les enfants, et Formulaire de déclaration d’infraction.
      1. Cliquez sur le bouton correspondant. Une copie PDF du formulaire s'affiche
      2. Remplissez le formulaire
      3. Sauvegardez le formulaire. Notez le nom du formulaire et son emplacement
      4. Fermez le formulaire
   6. Téléversez le(s) document(s) pertinent(s) dans le tableau Vérifications de dossiers de police.
      1. Cliquez sur Téléverser un document>. La page Pièces jointes s'affiche.
         (La page peut avoir un aspect différent en fonction du document sélectionné.)
      2. Sélectionnez / saisissez la date.
      3. Cliquez sur Browse. Une liste de fichiers s'affiche.
      4. Sélectionnez le document, puis cliquez sur Open.
      5. Vous pouvez ajouter un commentaire pour le ministère dans la zone de texte prévue.
      6. Cliquez sur Sauvegarder et revenir.
   7. Cliquez sur Sauvegarder et revenir. Le nom de la personne apparaît dans la liste des gestionnaires de services de garde d'enfants.
7. Cliquez sur Suivant. La page Renseignements sur l'auteur de la demande/le titulaire de permis s'affiche.
8. Continuez jusqu'à l'Étape 11 : Terminez votre profil.
   1. La page Renseignements sur l'auteur de la demande/le titulaire de permis devrait être affichée sur l'écran après l'étape précédente.
      (Votre page peut sembler un peu différente.)
   2. Saisissez les renseignements demandés.
   3. Cliquez sur Sauvegarder. Un message de confirmation apparaît.
      « Vous avez terminé avec succès la création de votre profil. Vous pouvez maintenant faire une demande de permis en cliquant sur “Demander un nouveau permis” sous “Demande de nouveau permis” maintenant ou lors de votre prochaine session. »