Sujet 9 : Soins de santé : Inclusion de la profession dans le dossier médical électronique
Introduction
Cette section se concentre sur les informations professionnelles dans le dossier de santé électronique (DSÉ). Ce sujet a été abordé dans divers rapports et discussions. La raison d’être de l’inclusion de cette information dans le dossier médical est l’une des principales questions. Dans le système de SST, on souhaite souvent avoir ces données dans des bases de données administratives pour une utilisation dans la surveillance et la recherche. Cependant, l’objectif principal du médecin est de prendre soin de ses patients. Ainsi, l’une des principales questions est de connaître les informations dont le médecin a besoin pour prendre soin de ses patients.
Bien qu’on fasse souvent référence au « dossier médical », l’expression « dossier de santé » devient plus appropriée au fur et à mesure que la pratique devient davantage un travail d’équipe. Dans cette analyse, nous utiliserons l’expression « dossier médical », mais il est important de réaliser qu’il s’agira éventuellement d’un dossier de santé plus intégré. Les dossiers médicaux et de santé passent généralement de la forme papier à la forme électronique. La décision de passer à un dossier de santé électronique (DSÉ) est prise par le praticien, le groupe ou l’établissement. Bien que de nombreuses pratiques individuelles et de groupe soient passées à un DSÉ, les établissements sont à différents stades de transition et, selon leur complexité, il peut y avoir différents DSÉ au sein du même établissement.
Contexte
Une des exigences réglementaires porte sur la durée de conservation du dossier médical. Pour les dossiers médicaux, le délai est de dix ans à compter de la date de la dernière inscription. Pour les dossiers médicaux liés au dépistage médical des SD, les dossiers doivent être conservés pendant 20 ans à compter de la date de la dernière inscription ou 40 ans à compter de la date de la première inscription, la date la plus rapprochée étant retenue.
À l’origine, les dossiers médicaux étaient sur papier. On passe maintenant aux dossiers électroniques. Les médecins ontariens utilisent une panoplie de dossiers médicaux électroniques différents issus de plusieurs fournisseurs. En Ontario, les fournisseurs sont approuvés par OntarioMD, qui établit les exigences minimales pour les éléments de données dans le DSÉ. Cela signifie qu’il existe plusieurs DSÉ dont les contenus et les structures varient. Les éléments de données pour les informations sur le travail peuvent être explicitement dans le DSÉ ou peuvent être inclus dans des sections plus larges. D’autres établissements de santé, tels que les hôpitaux, en sont à différentes phases de mise en œuvre des DSÉ et, encore une fois, différents systèmes sont utilisés. L’échange et l’interaction des données entre ces différents DSÉ génèrent des défis, tout comme les sources de données d’information sur la santé qui sont intégrées au DSÉ. C’est dans ce cadre qu’on parle de l’information professionnelle dans le DSÉ.
Contexte actuel
Il existe de nombreuses déclarations sur la pratique des médecins concernant les informations professionnelles. Certains disent qu’il n’y a pas d’informations professionnelles dans le dossier médical ou le DSÉ. Or, en réalité, nous ne le savons pas vraiment.
Récapitulatif de la consultation et de l’examen
Résultats de la recherche ontarienne
- Notez qu’une synthèse complète de la recherche du CREOD est publiée sur son site Web. Plusieurs études ontariennes ont été réalisées sur la pratique médicale liée à la prise des antécédents professionnels du point de vue du médecin et du patient. Parmi les médecins déclarant avoir noté des antécédents professionnels, 57 % étaient des médecins de famille, 92 % étaient des pneumologues et 91 % étaient des dermatologues. Du point de vue du patient, les personnes faisant l’objet d’une enquête pour une éventuelle dermatite liée au travail ont indiqué que 67 % des médecins de famille et 53 % des dermatologues ont posé des questions sur leur travail.
- Les patients consultés pour une éventuelle maladie de la peau liée au travail ont signalé que plus de la moitié des médecins de famille et des dermatologues ont posé des questions sur leur travail, mais ont rarement recueilli des informations plus détaillées.
- Les principaux obstacles à la prise d’antécédents professionnels comprenaient les contraintes de temps, le manque de confiance dans la prise d’antécédents, le fait que les patients ne soient pas en mesure de fournir les informations, le manque de connaissance du système de rémunération, le manque de remboursement adéquat, les formulaires excessifs, la croyance selon laquelle ce n’était pas leur travail, et l’oubli.
- Plusieurs études ont été menées pour ajouter les informations professionnelles au dossier médical. Les milieux comprennent des centres de santé communautaires, des cliniques de cancer du poumon et une équipe de santé familiale. Toutes les études ont permis de recueillir des informations professionnelles au cours de la période d’étude; par contre, on ignore si la collecte de ces informations se poursuit. Les obstacles et les facteurs favorables à l’enregistrement des informations professionnelles ont été cernés.
Une étude est en cours pour recenser les informations professionnelles dans les dossiers médicaux afin d’aider à établir leur profil de référence.
Conclusions de l’examen sommaire
- Le système de santé est en phase de transition vers les DSÉ avec une mise en œuvre différente. Plusieurs DSÉ différents sont utilisés à l’heure actuelle, ce qui complique leur intégration.
- Nous savons que ce ne sont pas tous les médecins qui notent les antécédents professionnels.
- Nous connaissons certains des obstacles et des facteurs favorables à l’établissement des antécédents professionnels.
- Nous ne comprenons pas comment les fournisseurs de soins primaires interviennent en matière de santé au travail et de maladies professionnelles, en particulier en ce qui concerne le moment et la manière dont ils demandent les antécédents professionnels et ce qu’ils notent.
Recommandations
Objectifs du système
Des informations professionnelles appropriées en matière de DSÉ pour faciliter la pratique médicale, y compris la prévention, le diagnostic et la gestion des troubles liés au travail.
Recommandations à court terme
9.1 L’étude de base complète des informations professionnelles sur les DSÉ est déjà en cours.
9.2 Pour les soins primaires, comprendre la façon dont les informations sont utilisées dans la pratique et déterminer la personne la mieux adaptée pour recueillir des informations ainsi que les informations nécessaires comme base de référence pour les soins cliniques.
Directives de mise en œuvre :
- Observation et collecte d’informations auprès de l’incubateur des ESF (sujet 6).