Dispositions de la Loi sur les tribunaux judiciaires en matière d’accès public à l’information

L’article 137 de la Loi sur les tribunaux judiciaires autorise le public à accéder aux documents des tribunaux civils.

Moyennant le paiement des frais applicables, les membres du public sont autorisés à consulter tout rôle des instances civiles engagées tenu à jour par le tribunal, ainsi que tout document déposé dans le cadre d’une instance civile ou tout jugement rendu et inscrit, à moins qu’une disposition législative, qu’une règle de common law ou qu’une ordonnance d’un tribunal n’en limite l’accès.

Dispositions législatives limitant l’accès public à l’information

Des dispositions législatives limitent l’accès public aux documents suivants des tribunaux civils :

Documents sur des questions relevant de la Loi sur la responsabilité parentale

Les documents d’instances relevant de la Loi sur la responsabilité parentale qui sont déposés à la Cour des petites créances, et qui comportent des preuves obtenues en vertu de la Loi sur les jeunes contrevenants ou de la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents, doivent être traités comme des documents relevant de la Loi sur les jeunes contrevenants ou de la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents et, par conséquent, ne sont pas accessibles au public. Voir, la section “ Documents d’instances relevant de la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents ” pour en savoir plus sur l’accès public à ces documents.

Dossiers et documents sous le coup d’une ordonnance de non-publication

En général, quand un dossier ou un document judiciaire est sous le coup d’une ordonnance de non-publication émise par un tribunal, le public peut tout de même y accéder. Le personnel du tribunal est néanmoins tenu d’informer toute personne venue en faire la consultation qu’il s’agit d’un dossier ou d’un document sous le coup d’une ordonnance de non-publication et que la publication de ce document ou de ce dossier constituerait une violation de la loi.

Dossiers et documents mis sous scellés

L’ordonnance de mise sous scellés indique normalement la date à laquelle le dossier a été scellé et le nom du fonctionnaire judiciaire qui l’a scellé, mais elle ne contient aucune précision sur le contenu des documents en question. Si tel est le cas, l’ordonnance est accessible, à moins que le juge en ordonne autrement. Par contre, si l’ordonnance de mise sous scellés comprend des renseignements qui sont également scellés, il faut obtenir la permission du juge pour y accéder.

Registre quotidien

Sont consignés, dans le registre quotidien, le numéro des dossiers judiciaires, le nom des demandeurs, le nom des défendeurs, le titre abrégé des affaires, la nature de ces affaires, la date d’ouverture et l’acte introductif des instances qui ont commencé ce jour-là. Le registre peut être consulté sans frais par le public. Les personnes qui désirent en obtenir une copie doivent présenter une demande et payer les frais de photocopie exigés (pour en savoir plus sur les frais de photocopie, voir la section “Frais de photocopie ”).

Rôles d’audience après-procès

Le liste des rôles d’audience quotidiens permet aux utilisateurs de consulter la liste des audiences quotidiennes pour les affaires portées devant la Cour supérieure de justice, sous réserve de certaines conditions. Les utilisateurs peuvent restreindre leurs recherches en sélectionnant un palais de justice ou un type de cause. Ils obtiendront alors une liste des audiences qui auront lieu le lendemain, au palais de justice sélectionné.

Les dates d’audience de la Cour d’appel de l’Ontario peuvent aussi être consultées une semaine avant l’audience en question.

Sous réserve des ordonnances judiciaires et des restrictions législatives énoncées à la section “ Dispositions législatives limitant l’accès public à l’information  ”, les rôles d’audience après-procès sont des documents publics et peuvent donc être consultés gratuitement. La copie d’un rôle peut être fournie à un membre du public moyennant le paiement des frais de photocopie exigibles.

Note : Le greffe ne pouvant pas conserver beaucoup de documents, il se peut que certains rôles de causes plaidées par le passé ne soient pas immédiatement disponibles au comptoir du tribunal. Le délai pour accéder à ces rôles qui ne sont pas conservés sur place du fait de leur ancienneté pourrait donc être supérieur à celui des autres rôles.

Autres documents relatifs à une procédure civile

Il se peut que d’autres documents soient conservés dans un dossier judiciaire même s’ils n’ont pas été déposés durant l’instance, selon les dispositions de l’article 137 de la Loi sur les tribunaux judiciaires. Étant donné que l’article 137 ne s’applique pas à ces documents, ceux-ci ne sont pas toujours accessibles au public. En voici quelques exemples :

  • la correspondance entre le coordonnateur des procès et les parties pour déterminer les dates d’audiences disponibles
  • la correspondance entre le greffe et un particulier au sujet des frais versés à un tribunal (par exemple, au sujet d’un chèque sans provision)
  • la correspondance entre le greffe et une institution ou un organisme (par exemple, la police), qui est nécessaire à cette institution ou à cet organisme pour exécuter ou enregistrer une ordonnance
  • les renseignements sur les dispenses de frais

Ces documents doivent être conservés dans la pochette postale du dossier judiciaire. Le personnel des tribunaux est tenu de retirer cette pochette du dossier avant de remettre celui-ci à un membre du public. Toutefois, si le personnel exige d’un particulier qu’il fournisse un document au tribunal avant de “ déposer ” quoi que ce soit d’autre (par exemple, si le personnel exige une lettre expliquant, pour satisfaire aux dispositions de l’article 61.13 des Règles de procédure civile, pourquoi certaines parties n’ont pas été signifiées), ce document, même s’il s’agit d’une lettre, doit être conservé dans la partie du dossier accessible au public, et non dans la pochette postale.