Conseils juridiques de la régie

Le ministère ne fournit pas de conseils juridiques aux RLSP. Les RLSP doivent obtenir des conseils juridiques indépendants pour ce qui a trait aux activités de la régie. Les honoraires prévus à cet effet doivent faire partie des prévisions budgétaires annuelles de la régie.

Cautionnement pour le secrétaire

Avant d’entrer en fonction, le secrétaire donnera un cautionnement sous une forme et selon les modalités que le ministre peut approuver pour l’exécution fidèle de ses fonctions et pour la comptabilité et le paiement en bonne et due forme de tout l’argent qui lui parvient (le « cautionnement ») [LRSPN, paragraphe 14 (2)].

Le cautionnement doit correspondre à un montant égal aux revenus escomptés pour l’exercice plus les revenus accumulés.

Il serait bon que la RLSP consulte un professionnel pertinent, comme son assureur ou son conseiller financier, pour l’aider à acheter un instrument de cautionnement approprié qui répond aux exigences.

Signature des chèques

Le paragraphe 12 (2) de la LRSPN exige que la régie adopte un règlement administratif autorisant le secrétaire et un ou plusieurs membres de la régie à agir en qualité de signataires autorisés au nom de la régie.

Politiques de la régie

La régie a toute discrétion pour déterminer le contenu de ses politiques (tant qu’elle se conforme à la LRSPN).

Toute politique élaborée par la régie doit être adoptée par un règlement administratif de la régie. Le ministère encourage la régie à soumettre la politique à une discussion publique avant de l’adopter.

La régie a le droit de modifier toute politique, si elle le juge approprié, au moyen d’un règlement administratif.

La régie est responsable de la mise en œuvre et de l’application de toutes ses politiques. La LRSPN ne contient aucune disposition obligeant le ministère à faire appliquer les politiques de la régie.

Même si rien n’oblige la régie à se doter des politiques, 2 des politiques les plus courantes qu’une régie doit envisager d’élaborer et d’adopter sont les politiques de procédure et les politiques d’approvisionnement.

Politiques de procédure – Pour que les réunions se déroulent de manière ordonnée, il peut être utile pour la régie d’élaborer des politiques de procédure qui, entre autres, pourraient régir le déroulement des réunions, notamment le déroulement des scrutins et des discussions publiques. Ces politiques doivent également prendre en compte les scénarios de conflits d’intérêts et la manière dont ils seront traités et gérés par la régie.

Politiques d’approvisionnement - Afin d’assurer la transparence dans les achats de biens et de services, il est bon que les RLSP élaborent et adoptent des politiques d’approvisionnement qui régiraient ces achats.

Voir le paragraphe 270 (2) de la Loi sur les municipalités

Assurance

La régie souscrit, par règlement administratif, une assurance contre les risques qui peuvent entraîner une perte pécuniaire ou engager sa responsabilité et prévoit le paiement des primes qui s’y rattachent [LRSPN, paragraphe 7 (5)].

  • L’obligation de s’assurer s’applique à toutes les RLSP, peu importe qu’elles reçoivent des subventions de fonctionnement du ministère.

Le paragraphe 7 (6) de la LRSPN dispose qu’« [e]st irrecevable une action intentée contre la régie ou l’un de ses membres à la suite d’un dommage dû au fait qu’elle n’a pas exercé l’un de ses pouvoirs ou fourni un service public. »

La RLSP doit s’assurer qu’une assurance adéquate est en place pour les services fournis dans le cadre de la RLSP.

Contrats

Étant donné que les contrats sont des ententes légales entre des parties pour fournir des biens, des services ou les deux, le ministère ne fournit pas de conseil sur le contenu ou la forme d’un contrat, et n’est pas non plus partie aux contrats.

Il est bon que les RLSP obtiennent un avis juridique sur un contrat proposé avant de le signer.

Si une RLSP choisit de fournir elle-même des services, il est important de noter qu’elle ne doit pas fournir de services en dehors de son territoire, à l’exception des services de protection contre l’incendie prévus à l’article 7 de la LRSPN.

Les contrats de services de protection contre l’incendie ont le même sens que dans la Loi sur la prévention et la protection contre l’incendie.

Si la régie envisage de conclure un contrat pluriannuel pour la prestation d’un service, les éléments suivants doivent être pris en considération (à noter que cette liste n’est pas exhaustive) :

  • Obtenir des conseils juridiques pour veiller à ce que les contrats soient bien rédigés et conformes à la LRSPN (y compris l’article 28 de la LRSPN)
  • Veiller à ce que les règlements administratifs soient bien rédigés (y compris les règlements administratifs visés à l’article 23 de la LRSPN)

Dette

La régie peut contracter une dette pour réaliser ses objectifs, mais ne peut pas contracter de dette dont le remboursement n’est pas prévu dans ses prévisions budgétaires de l’exercice en cours (LRSPN, article 28).

Les exceptions à cette règle sont les suivantes :

  • s’il s’agit d’une dette payable à la Couronne du chef de l’Ontario (LRSPN, article 28);
  • si l’objet et le montant de la dette ont été approuvés par un vote majoritaire des habitants présents à une réunion convoquée à cette fin et si le ministre l’approuve (LRSPN, article 28).

Quand une RLSP envisage de contracter une dette dans n’importe quelle condition, elle a intérêt à communiquer au préalable avec le personnel du ministère de la région afin de vérifier qu’elle se conforme à l’article 28 et afin d’obtenir des conseils sur le processus.

Financement du ministère aux RLSP

Les fonds reçus dans le cadre du programme des RLSP peuvent uniquement être utilisés pour les dépenses de fonctionnement admissibles (telles que définies dans la section « Tenue de livres » ci-dessous) effectuées dans l’exercice des pouvoirs approuvés (voir la section « Revenus et dépenses »).

Les fonds reçus dans le cadre de ce programme seront habituellement versés en une seule fois au cours de l’exercice du gouvernement et de la RLSP.

Si la RLSP ne comprend pas bien ses pouvoirs, elle peut lire le règlement 737 (R.R.O 1990, Règl. 737 : Régies locales des services publics .

Ententes de financement

Conformément à la « Directive sur l’obligation de rendre compte en matière de paiements de transfert » (« DRCPT »), une RLSP doit conclure une entente de financement avec la province avant que celle-ci ne puisse fournir des fonds conformément aux modalités de l’entente de financement.

Le personnel du ministère enverra aux RLSP en règle, pendant les mois d’octobre et de novembre d’une année d’élection, une entente de financement indiquant entre autres les pouvoirs de la régie, la durée de l’entente et les conditions du financement. Après examen de l’entente, les signataires autorisés de la régie signent l’entente et la renvoient au personnel du ministère qui organisera la signature au nom du ministère. L’entente signée sera retournée à la RLSP pour ses dossiers.

Les ententes de financement peuvent être envoyées et renvoyées par des moyens électroniques ou dans un format électronique. Les signatures et approbations électroniques sont autorisées si les politiques de la RLSP le permettent.