Toutes les réunions

Le paragraphe 10 (3) de la LRSPN dispose que « [s]ous réserve des paragraphes (4) et (5), les réunions de la régie sont ouvertes au public ». Cela signifie que, sous réserve des paragraphes 10 (4) et 10 (5), la régie ne peut pas tenir des réunions pour traiter les affaires de la régie quand le public n’est pas autorisé à assister à la réunion. La régie doit tenir à huis clos une partie d’une réunion dans les circonstances visées au paragraphe 10 (4), et a le pouvoir discrétionnaire de tenir à huis clos une partie d’une réunion dans les circonstances visées au paragraphe 10 (5). Voir la section « Réunions à huis clos ».

Sous réserve de la Partie I de la LRSPN, la régie peut établir ses propres règles et procédures pour traiter ses affaires (LRSPN, article 11). À titre de pratique exemplaire, la RLSP devrait envisager d’établir des règlements administratifs établissant des politiques opérationnelles comme les conflits d’intérêts et les procédures électorales.

Le président préside toutes les réunions de la régie. En cas de vacance du poste de président, ou en son absence, ou si le président refuse d’assumer ses fonctions, la régie peut nommer parmi ses membres un président suppléant qui, pendant l’absence du président, la vacance de son poste ou la durée du refus de sa part d’assumer ses questions, agira à la place du président et présidera les réunions de la régie [LRSPN, paragraphes 9 (1) et (2)].

Même s’il n’existe aucune disposition imposant le nombre de réunions, la régie doit tenir au moins les réunions publiques suivantes :

  • un nombre suffisant de réunions publiques pour permettre aux habitants de participer :
    • aux discussions sur les programmes courants et ceux qu’elle propose;
    • à la préparation des prévisions budgétaires annuelles;
    • aux discussions sur la mission d’examen des états financiers (LRSPN, article 16);
  • à une réunion pour la création d’une RLSP [LRSPN, paragraphe 3 (2)]
  • des assemblées d’élection (LRSPN, article 19);
  • des réunions pour modifier ses pouvoirs (LRSPN, article 31);
  • des réunions pour modifier ses limites territoriales (LRSPN, article 31);
  • des réunions pour dissoudre la régie, si un groupe de 10 habitants ou elle-même propose la dissolution [LRSPN, paragraphe 32 (1)].

Les RLSP sont invitées à élaborer des politiques concernant les réunions virtuelles si certaines circonstances empêchent les réunions en personne. Les mesures à prendre peuvent comprendre :

  • Un vote est-il nécessaire? Si oui, comment le scrutin se déroulera-t-il?
  • La procédure de nomination se déroulera avant la réunion virtuelle.
  • Tous les habitants peuvent voter; ils seront dûment informés des dispositions pour participer à la réunion.
  • Comment les procès-verbaux des réunions seront-ils transmis?

Ressources supplémentaires :

Avis de convocation aux réunions publiques autres que les assemblées d’élection et les réunions de création

Les exigences particulières concernant les avis de convocation aux réunions publiques autres qu’aux assemblées d’élection et aux réunions de création sont précisées dans la LRSPN. Ces avis doivent être affichés au moins 1 semaine avant la réunion publique (LRSPN, article 17) et doivent comprendre :

  • le lieu de la réunion,
  • la date de la réunion,
  • l’heure de la réunion,
  • l’objet de la réunion,
  • la signature du secrétaire ou de la ou des personnes qui convoquent la réunion.

Pour connaître les exigences supplémentaires propres à la réunion publique convoquée, veuillez consulter les articles pertinents de la LRSPN. Les avis doivent être affichés dans au moins 1 endroit visible par le public sur le territoire de la régie et, si possible, être publiés par voie électronique ou dans un format électronique (LRSPN, article 17).

Pour obtenir des renseignements sur les avis de convocation aux réunions de création, voir l’annexe. Pour de plus amples renseignements sur les avis de convocation aux assemblées d’élection, voir la section ci-dessous intitulée « Réunion d’élection ».

Quorum de toutes les réunions

La majorité des membres constitue le quorum [LRSPN, paragraphe 10 (1)].

Le Règlement 737 définit la composition de chacune des RLSP. Par exemple, si une régie est composée de 5 membres, 3 membres constituent le quorum; et si une régie est composée de 3 membres, 2 membres constituent le quorum.

Réunions à huis clos

La LRSPN prévoit au paragraphe 10 (3) que, sous réserve des paragraphes (4) et (5), toutes les réunions de la régie sont ouvertes au public.

Une partie d’une réunion du régie se tiendra à huis clos si le sujet examiné pendant cette partie de la réunion concerne :

  1. une demande présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, si la régie est le responsable d’une institution en application de cette loi;
  2. une enquête en cours sur la régie menée par l’ombudsman nommé en vertu de la Loi sur l’Ombudsman.

Une partie d’une réunion du régie pourra se tenir à huis clos si le sujet examiné pendant cette partie de la réunion concerne :

  • des questions personnelles concernant un individu identifiable;
  • un litige ou litige potentiel touchant la RLSP;
  • un conseil assujetti au secret professionnel de l’avocat, y compris les communications nécessaires à cette fin;
  • des renseignements fournis explicitement à la RLSP à titre confidentiel par le gouvernement du Canada, une province, un territoire ou un organisme de la Couronne;
  • une position, un plan, une procédure, des critères ou une instruction à appliquer à toute négociation menée par ou pour le compte de la régie.

Avant de tenir une partie d’une réunion qui doit se tenir à huis clos, il est important que la RLSP comprenne ses responsabilités lorsqu’elle tient des réunions à huis clos, y compris l’avis, le procès-verbal de la partie à huis clos et la façon de rouvrir la réunion publique après la partie de la réunion à huis clos.

L’ombudsman Ontario dispose de ressources qui peuvent aider les RLSP à tenir des « réunions à huis clos » et être consultées à l’adresse

Régies locales des services publics – Réunions publiques | Ombudsman Ontario

Règlements administratifs

À moins d’organiser un scrutin des habitants, toutes les décisions de la région sont prises par « règlement administratif ».

La régie doit, par règlement administratif, autoriser le secrétaire et un ou plusieurs membres de la régie à agir en qualité de signataires autorisés [LRSPN, paragraphe 12 (2)].

Tous les règlements administratifs de la régie doivent être revêtus du sceau de cette dernière [LRSPN, paragraphe 12 (1)].

Tous les règlements administratifs adoptés ou abrogés par la régie devraient être indiqués dans le procès-verbal de la réunion où la décision a été prise.

Chaque règlement administratif devrait figurer sur 1 page, être numéroté et classé par ordre chronologique, conservé séparément de tout autre dossier.

Quand un règlement administratif est modifié ou abrogé, une note à cet effet devrait être enregistrée et il faut adopter un règlement administratif qui modifie ou abroge le règlement administratif original.

Selon le paragraphe 10 (2) de la LRSPN : « L’adoption d’un règlement administratif ou l’approbation d’une mesure ne peut avoir lieu que si le vote exprime l’accord de la majorité des membres de la régie. » Cela signifie que pour que tout règlement administratif ou mesure entre en vigueur, la majorité des membres de la régie doit l’approuver.

  • Exemple : si une régie compte 5 membres, pour qu’un règlement administratif ou une mesure soit adopté(e), peu importe le nombre de membres votants, il faut qu’au moins 3 membres de la régie votent en faveur du règlement administratif ou de la mesure. Si au moins 3 membres de la régie ne votent pas en faveur du règlement administratif ou de la mesure, la proposition est refusée. Si seulement 4 des 5) membres de la régie votent sur un règlement administratif ou une mesure, 3 membres doivent alors voter en faveur. Si seulement 3 des 5 membres votent, les 3 doivent tous voter en faveur de la proposition.

Admissibilité à voter

Les habitants sont admissibles à voter à l’assemblée d’élection où ils élisent les membres de la régie. Les habitants ont la possibilité de voter pour le nombre de membres souhaités établi en vertu du règlement 737 et ne sont pas tenus de voter pour le nombre complet de membres qui constituera la régie pour qu’un bulletin de vote soit considéré comme valide. Par exemple, si une régie compte 5 membres, les habitants peuvent voter pour 1 à 5 candidats.

Les habitants ont également le droit de voter lors de la réunion portant sur les prévisions budgétaires lorsque la RLSP utilise la méthode d’imposition pour financer les services fournis.

Lorsque la RLSP utilise la méthode des droits comme financement, le vote des habitants sur les changements de droits n’est pas nécessaire. Bien que l’avis des habitants soit pris en compte, les membres de la régie sont autorisés à approuver les droits. La régie peut toutefois choisir de donner un droit de vote aux habitants.

Seuls les membres de la régie peuvent voter sur les règlements administratifs.

Pour avoir le droit de voter, une personne doit pouvoir prouver qu’elle se qualifie comme habitant.

Un habitant peut se faire élire comme membre de la régie [LRSPN, paragraphe 19 (6)].

Lorsque l’admissibilité d’un habitant à voter ou à se faire élire est contestée lors d’une assemblée d’élection, le président de l’assemblée doit exiger que la personne faisant l’objet de la contestation soumette une déclaration en français ou en anglais indiquant qu’elle est un habitant au sens de l’article 1 de la LRSPN. Cette déclaration doit être faite devant un commissaire aux affidavits, un notaire public ou le secrétaire et, aux fins de l’assemblée d’élection, le secrétaire est autorisé à recueillir de telles déclarations. Une fois que la déclaration a été soumise, la personne peut alors voter ou se porter candidate (LRSPN, article 20).

Conflit d’intérêts

La LRSPN ne prévoit pas de dispositions particulières sur les conflits d’intérêts.

À titre de pratique exemplaire, il est bon qu’une régie élabore sa politique ou ses procédures sur les « conflits d’intérêts ».

Il ne revient pas au ministère de déterminer les cas de conflit d’intérêts.

Les questions que la régie peut juger utile de prendre en compte dans l’élaboration de sa politique ou de ses procédures sont un processus visant à garantir que le quorum est atteint si les membres de la régie déclarent un conflit, une politique sur les transactions entre parties liées, etc.

Les RLSP devraient demander l’avis de professionnels si les conflits ne peuvent être résolus à l’échelle locale.

Procès-verbaux des réunions

Le secrétaire a la responsabilité de rédiger les procès-verbaux de toutes les réunions autres que la réunion de création où cette responsabilité revient au secrétaire de séance [LRSPN, alinéa 14 (4) b)].

À l’exception de toute partie du procès-verbal qui se rapporte à une partie d’une réunion se tenant à huis clos, le procès-verbal doit être affiché dans au moins un endroit visible pour le public dans le territoire de la régie et, si possible, par voie électronique ou en format électronique.

À titre de pratique exemplaire, il est recommandé que tout procès-verbal portant sur une partie d’une réunion qui s’est tenue à huis clos conformément aux paragraphes 10 (4) ou (5) de la LRSPN soit dissocié du procès-verbal de la réunion publique.

Afin de faciliter la consultation des mesures ou décisions prises aux réunions, les procès-verbaux devraient être classés systématiquement. Afin qu’ils soient faciles d’accès pour être examinés ou copiés, il est suggéré de les classer par ordre chronologique dans un système informatique ou sinon, sur papier dans un classeur en ordre chronologique.

Les RLSP devraient savoir qu’une personne peut demander qu’une enquête visant à déterminer si une régie s’est conformée aux paragraphes 10 (4) à (8) de la LRSPN à l’égard d’une réunion ou une partie d’une réunion qui s’est tenue à huis clos soit menée par l’ombudsman nommé en application de la Loi sur l’Ombudsman [paragraphe 10.1 (1)].

Conservation des dossiers

La régie devrait établir une politique de conservation des dossiers. Voir la section « Conservation des dossiers ».

Processus de scrutin

Vote des résidents saisonniers

Un habitant est un résident permanent du territoire de la régie ou un propriétaire de bien-fonds situé sur le territoire de la régie, qui est citoyen canadien et est âgé de 18 ans révolus (LRSPN, article 1).

Un locataire qui n’est pas un résident permanent, mais qui n’occupe une propriété louée que sur une base saisonnière, ne serait pas considéré comme un habitant et n’aurait donc pas le droit de voter (p. ex., la personne maintient une résidence permanente en dehors du territoire de la régie, mais loue un camp, un chalet, un terrain de caravane; cette personne n’est pas considérée comme un habitant).

Une personne qui loue un bien-fonds sur le territoire de la RLSP qui est sa résidence permanente et passe une partie de l’année ailleurs est considérée comme un habitant et est par conséquent admissible à voter.

Lorsque l’admissibilité est contestée, le président de l’assemblée d’élection doit exiger que la personne faisant l’objet de la contestation soumette une déclaration en français ou en anglais indiquant qu’elle est un habitant au sens de l’article 1 de la LRSPN. La déclaration visée au paragraphe 20 (1) est faite devant le commissaire aux affidavits, un notaire public ou le secrétaire et, aux fins de l’assemblée d’élection, le secrétaire est habilité à recueillir de telles déclarations. Un habitant qui soumet une déclaration en vertu du paragraphe 20 (1) a le droit de voter ou de se porter candidat.

Droits de vote des propriétaires de biens-fonds qui ne résident pas dans le territoire de la RLSP

« Propriétaire » s’entend d’une personne qui a le droit de céder un bien-fonds et dont le droit sur ce dernier est défini et le nom précisé dans un acte enregistré au bureau d’enregistrement immobilier compétent.

Aux fins de l’article 3 et de l’article 31 de la LRSPN, pour être un habitant ayant le droit de voter, une personne doit être soit un résident permanent d’un territoire proposé de la régie, soit un propriétaire de biens-fonds situés dans un territoire proposé de la régie. Il faut aussi être citoyen canadien et avoir 18 ans révolus.

Aux fins des votes autres que ceux prévus aux articles 3 et 31 de la LRSPN, pour être un habitant qui a le droit de voter, une personne doit être un résident permanent d’un territoire de la régie ou un propriétaire de biens-fonds situés dans un territoire de la régie. Il faut aussi être citoyen canadien et avoir 18 ans révolus.

Assemblée d’élection

L’assemblée d’élection vise à élire une régie pour un mandat de 3 ans.

Calendrier

La régie doit convoquer une assemblée d’élection des habitants tous les trois ans. Une assemblée d’élection doit avoir lieu dans le territoire de la régie après le 1er août et avant le 30 septembre [LRSPN, paragraphe 19 (1)] au cours d’une année d’élection donnée.

Si, au cours d’une année d’élection, la régie ne convoque pas une assemblée d’élection avant le 10 septembre, le secrétaire convoquera immédiatement cette assemblée conformément au paragraphe 19 (4) de la LRSPN.

Si, au cours d’une année d’élection, la régie et le secrétaire ne convoquent pas l’assemblée d’élection avant le 15 septembre, 10 habitants peuvent convoquer une assemblée conformément au paragraphe 19 (5).

Avis d’élection

Le secrétaire a la responsabilité d’afficher l’avis d’assemblée d’élection, qu’elle soit convoquée par le secrétaire ou par la régie [LRSPN, paragraphe 19 (2)].

L’avis doit inclure :

  • la date de l’assemblée d’élection,
  • le lieu de l’assemblée d’élection,
  • l’heure de l’assemblée d’élection [LRSPN, paragraphe 19 (2)].

L’avis doit être affiché dans au moins 1 endroit visible par le public sur le territoire de la régie et, si possible, être publié par voie électronique ou dans un format électronique au moins 2 semaines avant l’assemblée d’élection [LRSPN, article 19 (2)].

Le secrétaire doit envoyer une copie de l’avis au ministre [LRSPN, paragraphe 19 (2)].

Points que les RLSP peuvent souhaiter prendre en compte lors de la détermination de la date et du lieu d’une réunion d’élection

S’il y a des propriétaires de chalets dans le territoire, la réunion est-elle fixée à une date qui leur permet d’y assister?

Si le territoire est éloigné ou vaste, la RLSP peut envisager d’afficher l’avis de réunion d’élection à plusieurs endroits (voir la section « Avis » pour en savoir plus sur les exigences relatives aux avis).

Le lieu choisi est-il assez grand pour recevoir le nombre escompté d’habitants?

Y a-t-il suffisamment de places de stationnement pour les habitants qui viennent à la réunion en voiture?

Processus de scrutin

Lorsque l’assemblée d’élection a été convoquée par :

  1. la régie, le président de la régie assume la présidence de l’assemblée d’élection [LRSPN, paragraphe 19 (3)];
  2. le secrétaire, le secrétaire assume la présidence de l’assemblée d’élection même si le président de la régie y assiste [LRSPN, paragraphe 19 (4)];
  3. les habitants, les habitants peuvent désigner l’1 d’entre eux comme président de l’assemblée d’élection. Celui-ci préside à l’assemblée même si le président de la régie y assiste [LRSPN, paragraphe 19 (5)].

L’élection des membres de la régie se fait au scrutin secret. Pour toutes les élections tenues après la première élection, la régie décide, sous réserve du paragraphe 19 (8), de toutes les questions relatives à la conduite des élections [LRSPN, paragraphes 19 (7) et (8)].

En cas d’égalité, la RLSP peut suivre son règlement sur la procédure d’élection ou une autre procédure de scrutin établie, comme celle d’Élections Canada ou d’Élections Ontario.

Points à considérer lors de l’organisation d’une assemblée d’élection

Quelle pièce justificative sera exigée pour prouver l’admissibilité à voter (p. ex., une preuve de résidence dans le territoire proposé, une preuve de propriété de bien-fonds dans le territoire proposé, une preuve d’âge et de citoyenneté canadienne)?

  • Comment les votants seront-ils inscrits? (p. ex., feuille de signature)
  • Si le scrutin est à vote secret, est-ce que les isoloirs sont organisés pour assurer la confidentialité?
  • Qui comptera les votes et qui observera les scrutateurs?
  • À titre de pratique exemplaire, le personnel du ministère doit être invité à titre d’observateur. La RLSP devrait discuter des dates des réunions avec le personnel à l’avance.
  • À la fin du vote, les résultats devraient être annoncés (la pratique exemplaire consiste à les nommer par ordre alphabétique), puis, à titre de pratique exemplaire, une motion devrait être adoptée pour détruire les bulletins de vote.

Admissibilité à voter

Pour avoir le droit de voter, une personne doit pouvoir prouver qu’elle se qualifie comme habitant.

Un habitant peut être élu comme membre de la régie [LRSPN, paragraphe 19 (6)].

Lorsque l’admissibilité d’un habitant à voter ou à se porter candidat est contestée à une assemblée d’élection, le président exigera que la personne faisant l’objet de la contestation soumette une déclaration en français ou en anglais indiquant qu’elle est un habitant au sens de l’article 1 de la LRSPN. La déclaration visée au paragraphe 20 (1) est faite devant un commissaire aux affidavits, un notaire public ou le secrétaire et, aux fins de l’assemblée d’élection, le secrétaire est habilité à recueillir de telles déclarations. Un habitant qui soumet une déclaration en vertu du paragraphe 20 (1) a le droit de voter ou de se porter candidat (voir l’exemple fourni dans les annexes) (LRSPN, article 20).

Première réunion de l’exercice

La régie doit tenir sa première réunion au plus tard le 10 octobre de chaque exercice (la « première réunion ») (LRSPN, article 21).

La régie doit élire un président pour cet exercice à la première réunion. Le président doit être un membre de la régie (LRSPN, article 21).

Le président est élu par la régie et non pas par le grand public (LRSPN, article 21).

La régie nommera également un secrétaire conformément à l’article 14 de la LRSPN.

Poste vacant

Lorsqu’il y a une vacance au sein de la RLSP, la régie doit la combler dès que possible, car le règlement 737 exige qu’un certain nombre de membres composent une régie. Il se peut que la régie ne parvienne pas à pourvoir un poste. Dans ce cas, la meilleure solution est de travailler avec la régie et de consulter le personnel du ministère afin de trouver une solution pour pourvoir le poste vacant.

Si un membre de la régie cesse d’être un habitant, n’assiste pas à trois réunions consécutives de la régie, refuse d’agir ou décède, les autres membres de la régie peuvent alors, par règlement administratif, convoquer une réunion publique pour élire un habitant du territoire de la régie pour le reste du mandat de ce membre conformément au paragraphe 9 (3) de la LRSPN.

Réunion budgétaire

La Loi exige que la régie prépare des prévisions budgétaires annuelles (LRSPN, article 23).

La régie doit tenir suffisamment de réunions publiques pour que les habitants puissent participer à la préparation des estimations annuelles de la régie (LRSPN, article 16).

Avis de réunion budgétaire

Les avis relatifs aux réunions budgétaires doivent :

  • être affichés au moins 1 semaine avant la réunion (LRSPN, article 17);
  • être affichés dans au moins 1 endroit visible par le public dans le territoire de la régie et, si possible, être publiés par voie électronique ou dans un format électronique (LRSPN, article 17);
  • doivent contenir :
    • le lieu de la réunion,
    • la date de la réunion,
    • l’heure de la réunion,
    • l’objet de la réunion,
    • la signature du secrétaire ou de la ou des personnes qui convoquent la réunion. (LRSPN, article 17).

Procédé pour la réunion budgétaire

Les prévisions budgétaires devraient prévoir les montants dont la régie a besoin pour ses dépenses de fonctionnement et d’immobilisation pour l’exercice en cours [LRSPN, paragraphe 23 (1)].

Au moment de préparer les prévisions budgétaires, la régie tient compte de tout excédent de l’exercice précédent à valoir pour l’exercice en cours, de tout déficit d’exploitation de l’exercice précédent et de toutes sommes dues à la Couronne et payables pendant l’exercice en cours [LRSPN, paragraphe 23 (2)].

Les prévisions budgétaires indiquent les sommes d’argent à recueillir, la façon de les recueillir, l’impôt ou les impôts, le cas échéant, que la régie propose d’ajouter à l’impôt foncier provincial dans tout ou partie du territoire de la régie (LRSPN, paragraphe 23 (3)].

Les prévisions budgétaires (budget) doivent être adoptées après discussion publique avant le 1er décembre de chaque année [LRSPN, paragraphe 23 (1)].

Voir les sections « Processus budgétaires » et « Impôts et droits » du présent guide pour obtenir de plus amples renseignements sur les prévisions budgétaires annuelles.

Paiements de transfert Ontario (PTO)

Le ministère administre le programme de financement de la RLSP par l’entremise du système PTO. Chaque année, le secrétaire de la RLSP devrait examiner le compte PTO de la RLSP afin de voir si des révisions sont nécessaires, comme des renseignements bancaires, des personnes-ressources de la RLSP. Les ententes de la RLSP et les allocations annuelles sont téléversées dans le PTO pour le traitement des paiements de transfert. Si la RLSP doit modifier les renseignements bancaires, veuillez communiquer avec le personnel du ministère de la région pour connaître la procédure à suivre.

Si les RLSP ont besoin d’aide pour se connecter, naviguer ou mettre à jour leurs coordonnées, il existe un certain nombre de ressources disponibles:

Il est à noter que pour toute demande de renseignements concernant le PTO, les informations suivantes sont requises :

  • nom du programme qui vous intéresse (programme des régies locales des services publics),
  • numéro de cas ou de dossier,
  • nom de l’organisation (fournir le nom légal de la RLSP).