Ministère

Le membre du personnel local du ministère (appelé conseiller en développement du Nord) est le premier point de contact entre la RLSP et le ministère.

Le rôle du ministère est d’appliquer la LRSPN. Essentiellement, chaque RLSP est tenue de se conformer à la LRSPN.

Le ministère ne fournit pas d’opinion juridique aux RLSP. Lorsque la RLSP souhaite avoir une interprétation juridique de la LRSPN ou obtenir des conseils sur les obligations de la RLSP en vertu de la LRSPN, la régie est priée de s’adresser à son propre conseiller juridique.

Les coordonnées du personnel du ministère le plus proche se trouvent sur le site provincial INFO-GO.

Personnel du ministère

Le personnel du ministère n’est pas tenu par la LRSPN d’assister aux réunions des RLSP.

Sur demande, le personnel du ministère peut jouer un rôle de facilitateur lors des réunions de la régie afin qu’elles se déroulent harmonieusement. Le personnel du ministère assumera ce rôle à la demande de la RLSP et à sa seule discrétion.

Le personnel du ministère peut offrir aux membres nouveaux et en poste de la régie de la formation sur leurs rôles définis dans la LRSPN et aider les RLSP à comprendre le processus budgétaire ainsi que les demandes de financement.

Habitants

Tous les habitants peuvent être élus comme membres de la régie [LRSPN, paragraphe 19 (6)].

Les habitants peuvent voter aux assemblées et réunions suivantes :

  • Assemblées d’élection des membres de la régie (LRSPN, article 19) (voir la section « Assemblées et réunions » du présent guide pour plus de détails);
  • Si un habitant souhaite entreprendre l'une des démarches suivantes, il peut se reporter à l'annexe pour obtenir des informations détaillées :
  • Création d’une RLSP [LRSPN, paragraphe 3 (7)];
  • Dissolution d’une RLSP [LRSPN, paragraphe 32 (1)];
  • Demande de modification des limites territoriales d’une RLSP (LRSPN, article 31);
  • Demande de modification des pouvoirs d’une RLSP (LRSPN, article 31);
  • Lorsque la décision de contracter une dette, dont le paiement n’est pas prévu dans l’exercice en cours, est prise [LRSPN, alinéa 28 b)]
  • Si un impôt ou droit doit augmenter au cours d’une année donnée, ladite augmentation devant être approuvée par les habitants à un vote majoritaire;
  • Lorsqu’une décision est prise au sujet de l’impôt ou du droit proposé si la Loi de 2006 sur la taxe foncière provinciale l’impose [LRSPN, alinéa 23 (4) a)] (voir la section « Processus budgétaire » du présent guide pour plus de détails).

Les habitants ont le droit d’assister aux réunions de la régie, sous réserve des paragraphes 10 (4) et 10 (5) de la LRSPN, qui précisent les circonstances dans lesquelles une partie de la réunion de la régie doit se tenir à huis clos et dans lesquelles une partie de la réunion peut se tenir à huis clos [LRSPN, paragraphes 10 (3) à 10 (5)]. Une régie doit convoquer suffisamment de réunions publiques pour permettre aux habitants de participer :

  • aux discussions sur les programmes courants et ceux qu’elle propose;
  • à la préparation des prévisions budgétaires annuelles;
  • aux discussions sur la mission d’examen des états financiers (LRSPN, article 16) (voir la section « Assemblées et réunions » du présent guide pour plus de détails).
  • Si une partie d’une réunion est à huis clos, les habitants n’ont pas le droit d’assister à cette partie de la réunion. Le secrétaire doit tenir un procès-verbal de ces réunions (voir la section « Réunions à huis clos »).

Si, au cours d’une année d’élection, la régie et le Secrétaire ne convoquent pas une assemblée d’élection avant le 15 septembre, 10 habitants peuvent convoquer une assemblée et nommer l’un d’eux pour présider la réunion, et ce dernier présidera la réunion même si le président de la régie y assiste [LRSPN, paragraphe 19 (5)].

Les habitants ont le droit, à une heure raisonnable, d’examiner les états financiers examinés ou le rapport de mission d’examen obtenus par la régie relativement à la RLSP et d’en tirer une copie [LRSPN, paragraphe 29 (4)].

Régie et membres de la régie

Les régies sont composées de 3 ou 5 membres (voir LRSPN, paragraphe 4(1) et le règlement 737).

Le mandat des membres de la régie est de 3 ans. Il commence le 1er octobre d’une année d’élection et se termine le 30 septembre qui tombe trois ans plus tard, à l’exception du mandat de la première régie qui peut être établi dans l’arrêté du ministre créant la régie ( (LRSPN, paragraphe 4 (1) d) et article 5).

Il incombe aux membres de la régie de discuter des enjeux et de prendre les décisions nécessaires concernant les activités quotidiennes de la RLSP au nom des habitants. Il s’agit notamment de gérer les fonds de la régie.

Les membres de la régie doivent se rappeler qu’ils sont responsables devant les habitants de la RLSP des décisions prises par la régie, y compris la gestion des fonds confiés. La régie doit bien veiller à la façon dont les fonds sont protégés, dont les données financières sont enregistrées et dont lesdites données sont divulguées au public.

Un membre de la régie ne touche aucune rémunération pour l’exercice des fonctions d’un membre de la régie (LRSPN, article 13).

La régie nomme un secrétaire. Le secrétaire peut être un membre de la régie autre que le président. La régie peut autrement choisir de nommer une personne autre qu’un membre de la régie. Dans les deux cas, le secrétaire exercera ses fonctions à titre amovible (LRSPN, article 14).

La régie peut verser au secrétaire les honoraires qu’elle fixe par règlement administratif (rémunération au titre des fonctions associées à ce poste) (LRSPN, article 15).

Si un membre de la régie :

  1. cesse d’être un habitant;
  2. n’assiste pas à 3 réunions consécutives de la régie;
  3. refuse d’assumer ses fonctions;
  4. décède,

les autres membres de la régie peuvent alors, en vertu d’un règlement administratif, convoquer une réunion publique pour élire un habitant du territoire de la régie pour le reste du mandat de ce membre de la régie et les dispositions des paragraphes 19 (2), (3), (6) et (7) de la LRSPN s’appliquent [LRSPN, paragraphe 9 (3)].

Tous les 3 ans, la régie doit convoquer une assemblée d’élection des habitants qui doit avoir lieu dans le territoire de la régie entre le 1er août et le 30 septembre pour élire les membres de la régie pour un mandat de trois ans. Voir la section « Convocation de l’assemblée d’élection » pour en savoir plus.

Président de la régie

Lors de la première réunion de chaque exercice, le président de la régie est élu parmi les membres de la régie pour présider ledit exercice. La première réunion de la régie doit avoir lieu au plus tard le 10 octobre de chaque exercice (LRSPN, article 21).

La LRSPN établit un certain nombre de responsabilités pour le président, y compris les éléments suivants :

  • Le président dirige la régie [LRSPN, paragraphe 9 (1)].
  • Le président préside à toutes les réunions de la régie [LRSPN, paragraphe 9 (1)].
  • Le président de la régie agit à titre de président de l’assemblée d’élection [sauf dans les cas de figure décrits aux paragraphes 19 (4) à (5)] et, au besoin, exige qu’un habitant fasse la déclaration décrite au paragraphe 20 (1) si l’admissibilité d’un habitant à voter ou à se porter candidat à une élection est contestée (LRSPN, articles 19 et 20).
  • Le président a le pouvoir d’expulser ou d’exclure de toute réunion toute personne, y compris un membre de la régie, pour inconduite à une réunion (LRSPN, articles 19 et 20).

En cas :

  1. d’absence du président,
  2. de vacance du poste de président,
  3. de refus de la part du président d’assumer ses fonctions,

la régie peut alors nommer parmi les membres de la régie un président par intérim. Pendant toute la durée de l’absence, de la vacance ou du refus de la part du président d’assumer ses fonctions, le président intérimaire assume les fonctions du président et préside aux réunions de la régie [LRSPN, paragraphe 9 (2)].

Secrétaire de la régie

La régie doit, par règlement administratif, autoriser le secrétaire à agir en qualité de signataire autorisé au nom de la régie [LRSPN, paragraphe 12 (2)].

Le secrétaire est nommé chaque année par la régie et exerce ses fonctions à titre amovible (LRSPN, article 14).

Le secrétaire peut être, mais n’est pas obligatoirement membre de la régie [LRSPN, paragraphe 14 (1)].

Le secrétaire ne peut pas présider la régie [LRSPN, paragraphe 14 (1)].

Un secrétaire qui n’est pas membre de la régie ne doit pas obligatoirement être un habitant du territoire de la RLSP.

Avant d’entrer en fonction, le secrétaire est tenu de donner un cautionnement sous une forme et selon les modalités que le ministre peut approuver pour l’exécution fidèle de ses fonctions et pour la comptabilité et le paiement en bonne et due forme de tout l’argent qui lui parvient.

  • La régie acquitte les primes qui on trait à ce cautionnement [LRSPN, paragraphe 14 (2)].

En plus des autres fonctions énoncées à la partie I de la LRSPN, le secrétaire est chargé d’exercer les fonctions suivantes énumérées au paragraphe 14 (4) de la LRSPN :

  • Assister à toutes les réunions de la régie;
  • Conserver les procès-verbaux de ces réunions, y compris toute partie d’une réunion qui se tient à huis clos conformément aux paragraphes 10 (4) ou (5) de la LRSPN;
  • À l’exception de toute partie du procès-verbal qui se rapporte à une partie d’une réunion se tenant à huis clos conformément aux paragraphes 10 (4) ou (5) de la LRSPN, veiller à ce que des copies du procès-verbal des réunions soient affichées dans au moins 1 endroit visible pour le public dans le territoire de la régie et, si possible, par voie électronique ou en format électronique;
  • Afficher les avis des réunions que convoque la régie dans au moins 1 endroit visible par le public sur le territoire de la régie et, si possible, les publier par voie électronique ou dans un format électronique; Voir la section « Avis de convocation » pour plus de détails.
  • Tenir la correspondance conformément aux directives de la régie;
  • Recevoir et conserver en lieu sûr les sommes d’argent versées à la régie;
  • Tenir les livres de comptes et autres dossiers que peut exiger la régie ou le ministre;
  • Accomplir les autres tâches que la régie peut lui confier.

La régie a la possibilité de verser des honoraires au secrétaire qu’elle fixe par règlement administratif (LRSPN, article 15).

Si le secrétaire est un membre élu de la régie, il devrait déclarer un conflit et s’abstenir de voter sur le budget dans lequel les honoraires sont présentés et sur le règlement administratif connexe.

Le secrétaire ou la personne qui convoque la réunion doit signer l’avis de convocation à une réunion publique (autres que les assemblées d’élection et les réunions de création) (LRSPN, article 17).

Si, au cours d’une année d’élection, la régie ne convoque pas une assemblée d’élection avant le 10 septembre, le secrétaire doit immédiatement convoquer l’assemblée d’élection en donnant avis conformément au paragraphe 19 (2) de la LRSPN. Il agira en qualité de président de la réunion même si le président de la régie y assiste [LRSPN, paragraphe 19 (4)].

Au plus tard le 15 octobre de chaque année, la SEFM envoie au secrétaire de chaque RLSP une copie de la partie du rôle d’évaluation provisoire qui, d’une part, indique les biens-fonds situés sur le territoire de la régie qui sont soit assujettis à l’évaluation et imposables aux termes de la Loi sur l’évaluation foncière, soit imposables aux termes de la LIFP, et qui, d’autre part, précise le montant de leur évaluation provisoire pour l’année suivante (LRSPN, article 22).

Il incombe au secrétaire d’envoyer au ministre des Finances une copie du règlement administratif adopté en vertu du paragraphe 25.1 (1) de la LRSPN demandant au ministre des Finances de percevoir l’année suivante, en application de la LIFP, les droits (ou impôts) exigés par la régie à l’égard d’un service [LRSPN, paragraphe 25.1 (2)].

Le secrétaire est responsable de ce qui suit :

  • envoyer une copie des états financiers examinés et du rapport de mission d’examen au ministre [LRSPN, paragraphe 29 (3)].
  • Avant le 10 décembre de chaque année, envoyer au ministre une copie des prévisions budgétaires et du règlement administratif adoptant les prévisions budgétaires [LRSPN, paragraphe 23 (5)].
  • Veiller à ce que tous les règlements administratifs de la régie soient revêtus du sceau;

Le secrétaire doit également avoir connaissance du fait que :

  • le système PTO implique de respecter certaines exigences;
  • la RLSP doit avoir une procédure de conservation des dossiers et la réviser au besoin (p. ex. système de classement non numérique et numérique)
  • permettre à tout habitant, à toute heure raisonnable, d’examiner et de copier les états financiers examinés, le rapport de mission d’examen et, si le ministre ordonne la vérification des comptes et opérations de la régie en vertu du paragraphe 29 (4), tout rapport de vérification [LRSPN, paragraphe 29 (6)].
  • Le secrétaire doit enregistrer les votes des réunions conformément à la LRSPN.

S’il y a un changement de secrétaire, le secrétaire sortant (ou en son absence, la régie) doit transférer tous les dossiers, le sceau, les renseignements bancaires et tous les documents opérationnels de la RLSP au secrétaire nouvellement nommé (ou au président de la régie).

Comités de la régie

La régie peut, si elle choisit de le faire, nommer des comités chargés de conseiller la régie si la régie le juge approprié [LRSPN, paragraphe 7 (4)]. Les activités de ces comités doivent être liées aux pouvoirs autorisés des RLSP.

Les comités ont une fonction consultative et ne prennent pas de décision au nom de la régie, et n’ont pas non plus de comptes bancaires distincts. Voir les sections « Assemblées et réunions » et « Affaires financières » pour plus de détails.

Si la régie décide de créer un comité conformément au paragraphe 7 (4) de la LRSPN, elle peut le faire, et le comité peut fonctionner comme un groupe de travail en préparation d’une réunion de la régie. Ces réunions de comité n’ont pas besoin d’être ouvertes au public, à condition qu’aucune décision de la régie ne soit prise par ce comité et que la régie tienne suffisamment de réunions publiques pour permettre aux habitants de participer à la préparation des prévisions budgétaires annuelles, comme l’exige l’article 16 de la LRSPN.

Processus de plainte de la RLSP

Dans les situations de conflit ou de désaccord, les régies et les habitants sont encouragés à s’efforcer de régler le problème à l’échelle locale d’une façon qui soit acceptable pour toutes les parties concernées. Lorsqu’il n’est pas possible de trouver une solution à l’échelle locale, la régie, un habitant ou un groupe d’habitants peut communiquer avec le personnel du ministère de la région et demander son aide pour résoudre le problème. Si la plainte porte sur des préoccupations relatives aux réunions à huis clos, le plaignant peut communiquer avec l’ombudsman, car il est responsable des exigences relatives aux réunions à huis clos.

Avant que le ministère n’examine un problème ou une plainte en lien avec une RLSP, le plaignant devra soumettre le problème ou la plainte par écrit au personnel du ministère de la région en fournissant l’information suivante :

  • Documentation des mesures prises avec la régie pour régler le problème.
  • Lors de l’examen du problème, le personnel du ministère déterminera si celui-ci est de nature interne à la RLSP ou relève de la LRSPN avant de procéder.
  • Le ministère ne donnera pas d’instructions à la régie ni ne supervisera celle-ci dans les domaines qui ne relèvent pas de son mandat, lequel est défini dans la LRSPN.

Problèmes de nature interne à la RLSP

Lorsque le problème est interne à la RLSP, il sera renvoyé à la régie pour être résolu. Les éléments qui sont internes à la RLSP et qui doivent donc être traités et résolus à l’échelle locale peuvent comprendre les éléments suivants, entre autres :

  • les différends contractuels;
  • les politiques de la RLSP sur les questions relatives à l’approvisionnement, aux procédures et aux conflits d’intérêts;
  • la portée de la vérification annuelle et tous autres aspects connexes;
  • les processus de réunion autres que ceux décrits dans la LRSPN.

Dans les situations où la RLSP a besoin de conseils juridiques, il incombe à la régie de retenir son propre conseiller juridique.

Problèmes relevant du mandat du ministère

Les éléments qui relèvent du mandat du ministère comprennent, entre autres :

  • la clarification des exigences de la LRSPN;
  • les questions relatives à la conformité de la RLSP à la LRSPN;
  • les questions relatives aux pouvoirs approuvés de la régie et à leur exercice;
  • les questions relatives à l’administration des affaires et des finances de la régie en rapport avec les pouvoirs approuvés de celle-ci.

En cas de conflit relevant de la LRSPN, le personnel du ministère travaillera avec la régie et les habitants pour résoudre le problème à l’échelle locale. Lorsqu’une résolution locale n’est pas possible, le personnel du ministère prendra les mesures supplémentaires nécessaires pour faciliter une résolution, y compris la consultation de conseillers au sein du ministère.

En fonction de la nature de la plainte, le personnel du ministère déterminera si le problème peut être résolu entre la régie et le plaignant; si ce n’est pas le cas, l’affaire sera transmise au ministère, le cas échéant.

Bien que les RLSP puissent, dans les limites de la LRSPN, déterminer leurs propres politiques et processus de conduite des affaires, la LRSPN, en vertu des articles 29 et 30, autorise le ministre à intervenir dans certaines situations. Une telle intervention n’aura lieu que dans des situations très rares et en dernier recours, lorsqu’un problème est d’une telle importance que le ministère estime qu’il est impossible de le résoudre sans son intervention.

Interventions du ministère

Le ministre peut ordonner, en tout temps, la vérification des comptes et opérations de la régie par un comptable professionnel agréé qui n’est pas membre de la régie [LRSPN, paragraphe 29 (4)].

Si le ministre est d’avis qu’une régie : a) fait un mauvais usage de ses fonds, b) administre mal ses affaires, ou c) n’est pas en mesure de remplir ses obligations dans les délais, il peut, par arrêté :

  1. dissoudre la régie et ordonner une nouvelle élection;
  2. dissoudre la régie et assumer les pouvoirs de la régie;
  3. dissoudre la régie et son territoire, et le paragraphe 32 (3) s’applique à l’arrêté (LRSPN, article 30).