Création de la RLSP

Avant de lancer le processus de création d’une RLSP, il est bon que les habitants communiquent avec le personnel du ministère pour obtenir des conseils sur les étapes à suivre. Les coordonnées du personnel du ministère peuvent être obtenues en consultant les bureaux de la Direction du développement économique régional sur InfoGo à l’adresse.

Étapes de la création d’une RLSP

  1. Même si la LRSPN ne l’exige pas, il est recommandé de tenir suffisamment de réunions d’information avant de convoquer une réunion pour voter sur la création d’une RLSP, afin de permettre aux habitants proposés du territoire proposé d’examiner la proposition, notamment les limites proposées, le ou les pouvoirs suggérés, les incidences financières et autres et le processus de création de la RLSP. Les réunions d’information permettront aux habitants proposés de prendre des décisions éclairées quand le moment de voter sur la création d’une RLSP sera venu.

    Le personnel du ministère peut apporter de l’aide dans ce processus, notamment en fournissant des contacts à d’autres ministères.

  2. Dix habitants proposés qui désirent la création d’une RLSP (le « Comité de création ») peuvent, par écrit, autoriser et nommer 1 d’entre eux pour convoquer une réunion des habitants proposés pour discuter des avantages d’un tel projet (la « réunion de création ») [LRSPN, paragraphe 3 (2)].
    • Le comité de création doit fournir la preuve documentée que les 10 habitants proposés répondent à la définition d’habitant au sens du paragraphe 3 (1) de la LRSPN, qu’ils soient résidents permanents ou propriétaires de bien-fonds situés dans le territoire proposé de la régie, et qu’ils sont citoyens canadiens âgés de 18 ans révolus.
    • La preuve documentée doit comporter la liste des 10 habitants proposés, une attestation de chacun qu’il est admissible à titre d’habitant proposé aux termes de la LRSPN, et toute autre preuve que le ministère peut exiger.
  3. La personne nommée pour convoquer la réunion de création doit le faire dans les 10 jours après en avoir reçu l’autorisation, sinon, toute personne qui a signé l’autorisation peut convoquer une réunion [LRSPN, paragraphe 3 (3)].

  4. Une personne qui convoque une réunion de création doit préparer un avis de convocation à la réunion en anglais et en français indiquant :

    • l’objet de la réunion et une description ou un dessin du territoire proposé de la régie;
    • le lieu, la date et l’heure de la réunion de création;
    • le nom proposé de la régie proposée;
    • Un énoncé portant qu’il y aura un vote lors de la réunion;
    • la date de l’avis de convocation et la signature de la personne qui convoque la réunion.

    La personne qui convoque la réunion doit :

    • afficher l’avis dans au moins 1 endroit visible par le public sur le territoire proposé de la RLSP;
    • envoyer l’avis au ministre;
    • si possible, publier l’avis dans une publication locale en format papier et ayant une diffusion générale dans le territoire proposé de la RLSP, ou par voie électronique ou dans un format électronique.

    La date de la réunion de création indiquée dans l’avis de convocation est d’au moins 14 jours à compter de la date de la dernière publication ou de l’envoi de l’avis, selon la dernière éventualité. [LRSPN, paragraphe 3 (4) a) à d)]

    L’avis doit inclure la liste des preuves d’admissibilité à voter, comme une preuve de résidence ou de propriété de bien-fonds, d’âge et de citoyenneté canadienne

    Points à considérer lors de la détermination de la date et du lieu d’une réunion :

    • S’il y a des propriétaires de chalets dans le territoire, la réunion est-elle fixée à une date qui leur permet d’y assister?
    • Existe-t-il des conflits ou chevauchements possibles de compétence avec d’autres organismes (comme des municipalités ou d’autres régies statutaires)? Si ces organismes expriment des préoccupations concernant la création de la RLSP, ces préoccupations ont-elles été prises en compte? Dans l’affirmative, je suggère de fournir ces renseignements au ministère.
    • Si l’opposition à la création d’une RLSP est exprimée, elle devrait être transmise au ministère.
    • Si le territoire est éloigné ou vaste, il est bon d’afficher les avis de réunion dans plus d’endroits que celui requis afin que tous les efforts soient déployés pour informer les habitants proposés dans le territoire proposé.
    • Le lieu de la réunion est-il assez grand pour recevoir le nombre escompté d’habitants proposés?
    • Y a-t-il suffisamment de places de stationnement pour les habitants qui viennent au(x) lieu(x) de réunion en voiture?
    • Des séances d’information ont-elles été organisées avant le vote pour discuter du territoire proposé, des pouvoirs demandés et des coûts estimés?
  5. La réunion de création a lieu à l’heure et au lieu indiqués dans l’avis. La personne nommée pour convoquer la réunion de création préside la réunion, mais si la personne est absente ou refuse d’agir en cette qualité, les habitants proposés qui sont présents à la réunion élisent 1 de leurs membres pour la présider {LRSPN, paragraphe 3 (5)].
  6. Le président de la réunion de création désigne un secrétaire de séance parmi les habitants présents à la réunion. Le secrétaire de séance rédige le procès-verbal de la réunion [LRSPN, paragraphe 3 (6)].

  7. Les recommandations ou les questions qui doivent faire l’objet d’une décision lors de la réunion sont décidées à la majorité des voix des habitants présents en droit de voter. Il est interdit de voter par procuration. Le président de la réunion de création décide de la façon de tenir le scrutin [LRSPN, paragraphe 3 (7)].

    Points à considérer lors de la détermination de la méthode de scrutin :

    • Quelle pièce justificative sera exigée pour prouver l’admissibilité à voter (par exemple, une preuve de résidence dans le territoire proposé, une preuve de propriété de bien-fonds dans le territoire proposé de la régie, une preuve d’âge et de citoyenneté canadienne)?
    • Comment les votants seront-ils inscrits (par exemple, une feuille de signature)? Voir la section « Processus de scrutin ».
    • Comment le scrutin se déroulera-t-il (par exemple, par vote à main levée ou scrutin secret)?
    • La question est-elle formulée de manière claire et compréhensible (exemple de question clairement formulée : « Êtes-vous en faveur de la création d’une RLSP qui s’appellera XXXXX, comprendra XX membres dans le territoire géographique de XXXX et aura les pouvoirs de XX et XX? OUI ou NON »)?
    • Si le scrutin est à vote secret, est-ce que les isoloirs sont organisés pour voter en toute confidentialité? Qui comptera les votes et qui observera les scrutateurs?
    • Établir une procédure pour détruire les bulletins de vote après le scrutin (par exemple, une proposition faite par le président à la fin de l’annonce des résultats du vote).

    Admissibilité à voter :

    • Pour voter à une réunion de création, une personne doit se qualifier comme habitant au sens du paragraphe 3 (1) de la LRSPN.
    • Lorsqu’une personne conteste l’admissibilité d’un habitant proposé à voter, il incombe au comité de création de déterminer l’admissibilité de l’habitant proposé à voter.
    • Lorsque l’admissibilité est contestée, le président du comité de création doit exiger que la personne faisant l’objet de la contestation soumette une déclaration en français ou en anglais devant lui, conformément à la LRSPN. La personne peut ensuite voter (LRSPN, article 20).

  8. Après le scrutin, si le résultat est favorable à la création d’une RLSP, les habitants soumettront des recommandations au ministre relativement aux points suivants :

    • les avantages qu’il y aurait à créer une RLSP,
    • les limites du territoire de la régie,
    • le nom de la régie,
    • si le nombre de membres de la régie sera de 3 ou de 5,
    • les pouvoirs, choisis à partir de ceux énoncés à l’annexe de la LRSPN, que la régie devrait avoir,
    • d’autres éléments que les habitants proposés estiment appropriés [LRSPN, paragraphe 3 (8)] (dans l’ensemble, la « Recommandation »).

    Les limites de la RLSP proposée incluses dans la recommandation ne peuvent pas inclure un territoire plus grand que celui décrit dans l’avis de convocation à la réunion de création [LRSPN, paragraphe 3 (9)].

  9. Le secrétaire de séance est responsable d’afficher le procès-verbal de la réunion dans au moins 1 endroit visible par le public dans le territoire proposé de la régie; et si possible, de le publier dans une publication locale au format papier et ayant une diffusion générale dans le territoire proposé ou par des moyens électroniques ou dans un format électronique; et d’en envoyer au ministre une copie signée par le secrétaire de séance accompagnée des recommandations sur lesquelles les participants se sont entendus lors de la réunion [LRSPN, paragraphe 3 (6)].
  10. Avant que le ministre ne prenne une décision sur la création d’une RLSP, le ministère mènera un processus de diligence raisonnable.
  11. À la fin du processus de diligence raisonnable, et lorsque le ministre aura reçu les recommandations formulées en vertu de l’article 3 de la LRSPN, le ministre prendra alors la décision finale sur la création de la RLSP. Si le ministre décide de créer une RLSP, il peut par arrêté :
    • Créer une régie locale des services publics sous le nom de « The Local Services Board of XXXX », sous le nom de « Régie locale des services publics de ........... » ou sous les deux noms;
    • fixer les limites territoriales du territoire de la régie;
    • fixer le nombre de ses membres;
    • fixer la durée du mandat de la première régie;
    • désigner les pouvoirs que la régie peut exercer parmi ceux prévus à l’annexe de la LRSPN;
    • pourvoir à tout ce qui est nécessaire à la tenue de l’élection des premiers membres de la régie;
    • pourvoir à toute autre question que le ministre juge appropriée [LRSPN, paragraphe 4 (1)].

Dissolution d'une RLSP

La régie peut être dissoute par arrêté du ministre en vertu de l’article 30 ou de l’article 32 de la LRSPN.

Remarque : Avant de poursuivre le processus de dissolution de la RLSP, la régie ou les habitants (selon l’auteur de la demande) sont tenus de communiquer avec le personnel du ministère de la région ainsi qu’avec le ministère pour obtenir des conseils sur les étapes à suivre.

Étapes pour dissoudre une RLSP à la demande de la régie

  1. L’avis de convocation à la réunion de dissolution doit être affiché au moins 1 semaine avant la date de la réunion et doit :

    • inclure la date, l’heure, le lieu et l’objet de la réunion (et indiquer qu’un scrutin aura lieu);
    • inclure les éléments requis pour prouver l’admissibilité à voter aux termes de la Loi, la preuve de résidence permanente ou de propriété de bien-fonds, d’âge et de citoyenneté canadienne;
    • porter la signature du secrétaire ou du président ou du membre de la régie;
    • être affiché dans au moins 1 endroit visible par le public sur le territoire de la régie et, si possible, publié par voie électronique ou dans un format électronique;
    • donner un résumé de la proposition de dissolution [LRSPN, articles 17 et 32).

    L’avis devrait être envoyé au ministre. Une copie sera envoyée au personnel du ministère de la région ainsi qu’au ministère.

    Points à considérer lors de la détermination de la date et du lieu d’une réunion :

    • S’il y a des propriétaires de chalets dans le territoire, la réunion est-elle fixée à une date qui leur permet d’y assister?
    • Si l’opposition à la dissolution d’une RLSP est exprimée, elle devrait être transmise au ministère.
    • Si le territoire est éloigné ou vaste, il est bon d’afficher les avis de réunion dans plus d’endroits afin que tous les efforts soient déployés pour informer les habitants.
    • Le lieu choisi est-il assez grand pour recevoir le nombre escompté d’habitants?
    • Si la RLSP couvre un important territoire géographique dont les habitants devront faire un long voyage pour assister à la réunion de dissolution, il est recommandé que la régie ou le comité de dissolution envisage plusieurs lieux de réunion et de scrutin et donne suffisamment de temps aux habitants pour y assister et voter.
    • Y a-t-il suffisamment de places de stationnement pour les habitants qui viennent à la réunion en voiture?
  2. Le président de la régie assume la présidence de la réunion de dissolution (LRSPN, article 9). En cas d’absence du président, la régie peut nommer un président suppléant parmi ses membres. Le secrétaire de la RLSP fera office de secrétaire lors de la réunion de dissolution.

  3. Une proposition de dissolution doit être approuvée à la majorité des voix des habitants présents en droit de voter. Le vote par procuration n’est pas recommandé [LRSPN, paragraphe 32 (2)].

    Points à considérer lors de la détermination de la méthode de scrutin :

    • Quelle pièce justificative sera exigée pour prouver l’admissibilité à voter (par exemple, une preuve de résidence dans le territoire proposé, une preuve de propriété de bien-fonds dans le territoire proposé de la régie, une preuve d’âge et de citoyenneté canadienne)?
    • Comment les votants seront-ils inscrits (par exemple, une feuille de signature)?
    • Comment le scrutin se déroulera-t-il (par exemple, vote à main levée ou scrutin secret)?
    • La question est-elle formulée de manière claire et compréhensible (exemple de question clairement formulée : « Êtes-vous en faveur de la dissolution de la régie locale des services publics de XXXXX? OUI ou NON »)?
    • Si le scrutin est à vote secret, est-ce que les isoloirs sont organisés pour assurer la confidentialité?
    • Qui comptera les votes et qui observera les scrutateurs?
    • Si le territoire géographique de la RLSP est vaste, il faudrait envisager de tenir des réunions et des scrutins à plusieurs endroits afin que les habitants puissent y assister et pour leur donner suffisamment de temps pour voter.

    Admissibilité à voter :

    • Pour avoir le droit de voter, une personne doit pouvoir prouver qu’elle se qualifie comme habitant.
    • Lorsqu’une personne conteste l’admissibilité d’un habitant à voter, il incombe au président de la régie ou du comité de dissolution de déterminer l’admissibilité de l’habitant à voter.
    • Lorsque l’admissibilité est contestée, le président de la réunion doit exiger que la personne faisant l’objet de la contestation soumette une déclaration en français ou en anglais devant lui. La personne peut ensuite voter. (LRSPN, article 20).

    Si la majorité des habitants présents à la réunion de dissolution approuvent la proposition de dissolution, le secrétaire doit envoyer au ministre une copie de la proposition de dissolution accompagnée du relevé des voix en faveur de la dissolution et contre celle-ci [LRSPN, paragraphe 32 (2)].

  4. Le secrétaire doit afficher le procès-verbal de la réunion dans au moins 1 endroit visible par le public sur le territoire de la régie et, si possible, le publier par voie électronique ou dans un format électronique conformément au paragraphe 14 (4) de la LRSPN.
  5. Avant que le ministre ne prenne une décision sur la dissolution d’une RLSP, le ministère mènera un processus de diligence raisonnable qui peut inclure, entre autres :
    • La consultation d’autres ministères concernant la dissolution de la RLSP, y compris toute incidence potentielle de la perte de services dans le territoire de la régie.
    • Un examen de la liste complète de l’actif et du passif potentiels de la régie qui pourraient exister au moment de la dissolution.
    • Un examen du processus entrepris par les habitants pour assurer la transparence et la conformité aux exigences de la LRSPN. Les éléments examinés incluent entre autres les renseignements fournis aux habitants concernés, l’affichage des avis et du processus de conduite des réunions.
  6. À la fin du processus de diligence raisonnable, le ministère prendra la décision finale sur la dissolution de la RLSP et de son territoire. Si le ministre choisit de dissoudre une RLSP, il peut, par arrêté :
    1. dissoudre la régie et le territoire de la régie [LRSPN, paragraphe 32 (2)];
    2. ordonner des mesures relatives au transfert du passif et de l’actif de la régie qu’il estime appropriées [LRSPN, paragraphe 32 (3)].

Étapes pour dissoudre une RLSP à la demande de 10 habitants

  1. Les 10 habitants formeront un comité de dissolution. Le comité de dissolution peut, par écrit, autoriser et nommer l’un d’entre eux pour convoquer une réunion des habitants visant à discuter des avantages de la dissolution de la RLSP (la « réunion de dissolution »).
    • Si la proposition de dissolution provient du comité de dissolution, la personne nommée pour convoquer la réunion de dissolution préside la réunion à moins qu’elle ne refuse d’agir à titre de président ou soit absente, auquel cas les habitants présents à la réunion élisent l’un des leurs pour agir comme président. Le président de la réunion de dissolution désigne le secrétaire de la régie ou le secrétaire de séance parmi les habitants présents à la réunion. Le secrétaire de séance rédige le procès-verbal de la réunion.
    • Le comité de dissolution doit fournir la preuve documentée que les 10 habitants répondent à la définition d’habitant au sens de l’article 1 de la LRSPN, qu’ils soient résidents permanents ou propriétaires de bien-fonds situés dans le territoire proposé de la régie, et qu’ils sont citoyens canadiens âgés de 18 ans révolus.
    • La preuve documentée doit comporter la liste des 10 habitants, une attestation de chacun qu’il est admissible à titre d’habitant aux termes de la LRSPN, et toute autre preuve que le ministère peut exiger.
  2. La personne nommée pour convoquer la réunion de dissolution doit le faire dans les 10 jours après en avoir reçu l’autorisation, sinon, toute personne qui a signé l’autorisation peut convoquer une réunion.
  3. Voir le processus décrit ci-dessus sous la rubrique « 1. Étapes pour dissoudre une RLSP à la demande de la régie » - étapes 4 à 6

Dissolution par le ministre

Avant de recommander au ministre la dissolution d’une régie, le personnel du ministère travaillera avec la régie en place pour recueillir tous les faits et renseignements pertinents relatifs à la dissolution proposée. Il peut s’agir de demander à la régie d’organiser des réunions publiques pour discuter de la dissolution proposée avec les habitants.

Si le ministre est d’avis que la régie :

  1. fait un mauvais usage de ses fonds;
  2. administre mal ses affaires;
  3. n’est pas en mesure de remplir ses obligations dans les délais,

par arrêté, il peut :

  1. dissoudre la régie et ordonner une nouvelle élection;
  2. dissoudre la régie et assumer les pouvoirs de la régie;
  3. dissoudre la régie et le territoire de la régie (LRSPN, article 30).

Si le ministre choisit de dissoudre la régie et le territoire de la régie, le paragraphe 32 (3) de la LRSPN) s’applique à l’arrêté.

Modification des limites de la RLSP

  1. Avant de lancer le processus de modification de ses limites, il est bon que la régie communique avec le personnel du ministère de la région pour obtenir des conseils sur les étapes à suivre.

  2. Même si la LRSPN ne l’exige pas, il est recommandé de tenir suffisamment de réunions préliminaires avant de convoquer une réunion pour voter sur une proposition de modification des limites de la RLSP afin que les habitants du territoire de la régie existant et ceux du territoire proposé (« territoire proposé de la régie ») examinent la proposition de modification, les limites existantes, les pouvoirs et les incidences financières. Les réunions d’information permettraient aux habitants et aux habitants proposés de prendre des décisions éclairées au moment de voter.

    La personne nommée pour convoquer la réunion visant à envisager l’opportunité de modifier les limites doit le faire dans les 10 jours après en avoir reçu l’autorisation, sinon, toute personne qui a signé l’autorisation peut convoquer une réunion.

  3. Si la régie estime opportun de modifier les limites territoriales du territoire de la régie ou ses pouvoirs, elle soumet cette proposition (« proposition de limites ») au vote des habitants lors d’une réunion convoquée à cet effet. S’il est proposé d’agrandir le territoire de la régie, les habitants de la partie du territoire que l’on veut ajouter peuvent assister à la réunion et voter sur cette proposition (LRSPN, article 31).

  4. L’avis de convocation doit être affiché au moins 1 semaine avant la date de la réunion et doit :

    • inclure la date, l’heure, le lieu et l’objet de la réunion (et indiquer qu’un scrutin aura lieu ainsi qu’une description de la proposition de limites, dont une description ou un dessin du territoire proposé de la régie) (LRSPN, articles 17 et 31);
    • porter la signature du secrétaire (LRSPN, article 17);
    • être affiché dans au moins 1 endroit visible par le public sur le territoire de la régie et, si possible, être publié par voie électronique ou dans un format électronique (LRSPN, article 17);
    • s’il est proposé d’élargir le territoire de la régie, être affiché dans le territoire proposé de la régie (LRSPN, article 31);
    • être affiché en français et en anglais (si la régie le juge nécessaire);
    • être transmis au ministre.

    Les habitants de la partie du territoire que l’on propose d’ajouter doivent être invités à y assister et être en mesure de voter sur la proposition d’extension des limites. Le relevé des résultats du scrutin des habitants de la partie du territoire que l’on propose d’ajouter ou de soustraire au territoire de la régie [LRSPN, paragraphe 31 (3)].

    Points à considérer lors de la détermination de la date et du lieu d’une réunion.

    • S’il y a des propriétaires de chalets dans le territoire, la réunion est-elle fixée à une date qui leur permet d’y assister?
    • Si le territoire est éloigné ou vaste, il est bon d’afficher les avis de réunion dans plus d’endroits afin que tous les efforts soient déployés pour informer les habitants.
    • Le lieu choisi est-il assez grand pour recevoir le nombre escompté d’habitants?
    • Y a-t-il suffisamment de places de stationnement pour les habitants qui viennent à la réunion en voiture?
    • La RLSP a-t-elle organisé des séances d’information ou diffusé des informations aux habitants avant le vote?

  5. S’il est proposé d’agrandir le territoire de la régie, le secrétaire enregistre séparément les votes des habitants proposés du territoire qu’il est proposé d’ajouter [LRSPN, paragraphe 31 (3)].

    S’il est proposé de réduire le territoire de la régie, le secrétaire enregistre séparément les votes des habitants du territoire qu’il est proposé de soustraire (LRSPN, paragraphe 31 (3)].

  6. Les recommandations ou les questions qui doivent faire l’objet d’une décision lors de la réunion sont décidées à la majorité des voix des habitants présents en droit de voter. Le vote par procuration n’est pas recommandé [LRSPN, paragraphe 31 (4)].

    Points à considérer lors de la détermination de la méthode de scrutin :

    • Quelle pièce justificative sera exigée pour prouver l’admissibilité à voter (comme une preuve de résidence dans le territoire proposé, une preuve de propriété de bien-fonds dans le territoire proposé, une preuve d’âge et de citoyenneté canadienne)?
    • Comment les votants seront-ils inscrits (par exemple, feuille de signature)?
    • Comment le scrutin se déroulera-t-il (vote à main levée ou scrutin secret)?
    • La question est-elle formulée de manière claire et compréhensible (par exemple, Êtes-vous favorable à la modification des limites de la RLSP de XXXXX pour inclure la région géographique XXXX qui a les pouvoirs de XX et XX? OUI ou NON)?
    • Si le scrutin est à vote secret, est-ce que les isoloirs sont organisés pour assurer la confidentialité?
    • Qui comptera les votes et qui observera les scrutateurs?
    • Si le territoire géographique de la RLSP est vaste, il faudrait envisager de tenir des réunions et des scrutins à plusieurs endroits afin que les habitants puissent y assister et pour leur donner suffisamment de temps pour voter.

    Admissibilité à voter :

    • Pour avoir le droit de voter, une personne doit pouvoir prouver qu’elle se qualifie comme habitant.
    • Lorsqu’une personne conteste l’admissibilité d’un habitant à voter, il incombe à la régie de déterminer l’admissibilité de l’habitant à voter.
    • Lorsque l’admissibilité est contestée, le président de la réunion doit exiger que la personne faisant l’objet de la contestation soumette une déclaration en français ou en anglais devant lui. La personne peut ensuite voter.
  7. Le secrétaire doit afficher le procès-verbal de la réunion dans au moins 1 endroit visible par le public sur le territoire de la régie et, si possible, le publier par voie électronique ou dans un format électronique conformément au paragraphe 14 (4) de la LRSPN.
  8. Recommandations
    • Si les résultats du scrutin sont favorables à la modification des limites de la RLSP, le secrétaire doit transmettre ce qui suit au ministre :
    • Une copie de la proposition approuvée à la réunion, y compris :
      • l’opportunité de modifier les limites de la RLSP;
      • les limites du territoire de la régie,
    • le relevé des résultats du scrutin montrant le vote des habitants favorables et opposés à la proposition;
    • le relevé des résultats du scrutin des habitants de la région qu’il est proposé d’ajouter ou de soustraire au territoire de la régie.
  9. Avant que le ministre ne prenne une décision sur la modification des limites d’une RLSP, le ministère mènera un processus de diligence raisonnable qui peut inclure, entre autres :
    • La consultation d’autres ministères concernant les conséquences de la modification des limites de la RLSP afin de déterminer s’il pourrait exister toute opposition ou préoccupation, ainsi que les règlements ou des éléments législatifs qui auraient une incidence sur la RLSP.
    • Une demande du ministère au Bureau de l’arpenteur général de l’Ontario pour qu’il fournisse une description légale des limites proposées et une carte finale.
    • Un examen du processus entrepris par les habitants pour assurer la transparence et la conformité aux exigences de la LRSPN. Les éléments examinés incluent entre autres les renseignements fournis aux habitants concernés, l’affichage des avis et du processus de conduite des réunions.
  10. À la fin du processus de diligence raisonnable, le ministre prendra la décision finale sur la proposition de modifier les limites de la RLSP. Si le ministre choisit de procéder à la modification des limites de la RLSP, il prendra l’arrêté qu’il estime approprié [LRSPN, paragraphe 31 (4)].

Demande de modification des pouvoirs

  1. Avant de lancer le processus de modification des pouvoirs d’une RLSP, il est bon que la régie communique avec les membres du ministère pour obtenir des conseils sur les étapes à suivre. Le personnel du ministère de la région peut être localisé en consultant le site Web du ministère sur https://www.ontario.ca/fr/page/ministere-du-developpement-du-nord ou le site Web provincial INFO-GO sur https://www.infogo.gov.on.ca/infogo/#orgProfile/-212/fr.
  2. Même si la LRSPN ne l’exige pas, il est recommandé de tenir suffisamment de réunions d’information avant de convoquer une réunion pour voter sur la modification des pouvoirs d’une RLSP afin de permettre aux habitants d’examiner la proposition, notamment la perte ou l’ajout de pouvoirs et les incidences financières. Les réunions d’information permettront aux habitants de prendre des décisions éclairées quand le moment de voter sur la question sera venu.
  3. Si la régie estime opportun de modifier les pouvoirs de la régie, elle soumet cette proposition (« proposition de modifier les pouvoirs ») au vote des habitants lors d’une réunion convoquée à cet effet et l’avis de convocation à ladite réunion donnera un résumé de la proposition (LRSPN, article 31).

  4. L’avis de convocation doit être affiché au moins 1 semaine avant la date de la réunion et doit :

    • inclure la date, l’heure, le lieu et l’objet de la réunion (et indiquer qu’un scrutin aura lieu ainsi qu’une description de la proposition de modifier les pouvoirs, dont une description des pouvoirs requis à ajouter ou à supprimer) (LRSPN, article 17).
    • porter la signature du secrétaire (LRSPN, article 17);
    • être affiché dans au moins 1 endroit visible par le public sur le territoire de la régie et, si possible, être publié par voie électronique ou dans un format électronique (LRSPN, article 17);
    • lorsque cela est requis ou jugé nécessaire, être affiché en anglais et en français (si la régie le juge nécessaire).

    Points à considérer lors de la détermination de la date et du lieu d’une réunion

    • S’il y a des propriétaires de chalets dans le territoire, la réunion est-elle fixée à une date qui leur permet d’y assister?
    • Si le territoire est éloigné ou vaste, il est bon d’afficher les avis de convocation dans plus d’endroits que ce qui est requis et d’utiliser des moyens supplémentaires comme la radio, les journaux ou les listes d’adresses électroniques afin de s’assurer que tous les efforts sont déployés pour informer les habitants.
    • Le lieu choisi est-il assez grand pour recevoir le nombre escompté d’habitants?
    • Y a-t-il suffisamment de places de stationnement pour les habitants qui viennent à la réunion en voiture?
    • Le président préside la réunion à moins qu’il refuse ou soit absent, auquel cas les habitants présents à la réunion élisent l’un des leurs pour agir comme président.
    • Le secrétaire tient un procès-verbal de la réunion et est responsable de l’affichage du procès-verbal de la réunion conformément au paragraphe 14 (4) de la LRSPN.

  5. Les recommandations ou les questions qui doivent faire l’objet d’une décision lors de la réunion sont décidées à la majorité des voix des habitants présents en droit de voter. Le vote par procuration n’est pas autorisé [LRSPN, paragraphe 31 (4)].

    Points à considérer lors de la détermination de la méthode de scrutin :

    • Quelle pièce justificative sera exigée pour prouver l’admissibilité à voter (p. ex., une preuve de résidence dans le territoire proposé, une preuve de propriété de bien-fonds dans le territoire proposé, une preuve d’âge et de citoyenneté canadienne)?
    • Comment les votants seront-ils inscrits (par exemple, feuille de signature)?
    • Comment le scrutin se déroulera-t-il (vote à main levée ou scrutin secret)?
    • La question est-elle formulée de manière claire et compréhensible (par exemple, Êtes-vous favorable à la modification des limites de la RLSP de XXXXX pour inclure la région géographique XXXX qui a les pouvoirs de XX et XX? OUI ou NON)?
    • Si le scrutin est à vote secret, est-ce que les isoloirs sont organisés pour assurer la confidentialité?
    • Qui comptera les votes et qui observera les scrutateurs?
    • Si le territoire géographique de la RLSP est vaste, il faudrait envisager de tenir des réunions et des scrutins à plusieurs endroits afin que les habitants puissent y assister et pour leur donner suffisamment de temps pour voter.

    Admissibilité à voter :

    • Pour avoir le droit de voter, une personne doit pouvoir prouver qu’elle se qualifie comme habitant.
    • Lorsqu’une personne conteste l’admissibilité d’un habitant à voter, il incombe à la régie de déterminer l’admissibilité de l’habitant à voter.
    • Lorsque l’admissibilité est contestée, le président de la réunion doit exiger que la personne faisant l’objet de la contestation soumette une déclaration en français ou en anglais devant lui. La personne peut ensuite voter (LRSPN, article 20).
  6. Recommandations
    • Lorsque la majorité des habitants présents à la réunion votent en faveur de la proposition de modifier les pouvoirs, le secrétaire doit transmettre au ministre ce qui suit :
    • Une copie de la proposition approuvée à la réunion, y compris :
      • l’opportunité de modifier les pouvoirs de la RLSP;
      • la description de la proposition de modifier les pouvoirs, laquelle doit inclure les pouvoirs requis à ajouter ou à supprimer;
    • le relevé des résultats du scrutin montrant le vote des habitants favorables et opposés à la proposition.
  7. Le secrétaire doit afficher le procès-verbal de la réunion dans au moins 1 endroit visible par le public sur le territoire de la régie et, si possible, le publier par voie électronique ou dans un format électronique [LRSPN, alinéa 14 (4) c)].
  8. Avant que le ministre ne prenne une décision sur la modification des pouvoirs d’une RLSP, le ministère mènera un processus de diligence raisonnable qui peut inclure, entre autres :
    • la consultation d’autres ministères concernant les conséquences de la modification des pouvoirs de la RLSP afin de déterminer s’il pourrait exister toute opposition ou préoccupation ainsi que toute information concernant toute législation applicable;
    • un examen du processus entrepris par les habitants pour assurer la transparence et la conformité aux exigences de la LRSPN. Les éléments examinés incluent, entre autres, les renseignements fournis aux habitants concernés, l’affichage des avis et du processus de conduite des réunions.
  9. À la fin du processus de diligence raisonnable, le ministre prendra la décision finale sur la proposition de modifier les pouvoirs de la RLSP. Si le ministre choisit de procéder à la modification des pouvoirs de la RLSP, il prendra l’arrêté qu’il estime approprié [LRSPN, paragraphe 31 (4)].

Ressources

Avis de convocation – exemple

Déclaration d’admissibilité au vote - exemple