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Gestion et fonctionnement d’un SDAC
Gestion et fonctionnement d’un SDAC
Members
Sont membres d’un secteur d’aménagement commercial traditionnel aussi bien les propriétaires d’un immeuble situé dans le périmètre que leurs locataires.
En règle générale, tout membre du SDAC a le droit d’assister aux réunions du SDAC, y compris à l’assemblée générale annuelle, et de voter sur des questions liées au SDAC telles que le budget annuel et la sélection des membres du conseil de gestion.
Certains SDAC admettent aussi des membres associés, lesquels peuvent assister aux réunions. Ce sont généralement des gens d’affaires dont les entreprises sont situées à proximité du SDAC.
Conseil de gestion – vue d’ensemble
L’administration et la gestion stratégique d’un secteur d’aménagement commercial relèvent généralement du conseil de gestion. Le conseil de gestion est principalement chargé de superviser la planification, l’élaboration du budget, la mise en œuvre et l’évaluation des projets du SDAC.
Le mandat des administrateurs peut être régi par la législation, par exemple dans la Loi de 2001 sur les municipalités et la Loi de 2006 sur la cité de Toronto. Voici un aperçu général de ces règles :
- Le mandat des administratrices et des administrateurs du conseil de gestion coïncide avec celui du conseil municipal qui les a nommés, mais il est prorogé jusqu’à la nomination de leurs successeurs;
- Le mandat des administratrices et des administrateurs peut être renouvelé.
La taille du conseil de gestion d’un SDAC est du ressort de la municipalité et peut varier de façon considérable. À Toronto, l’usage veut que les conseils de gestion comptent un ou plusieurs membres du conseil municipal.
Le chapitre 19 du code municipal de Toronto, qui porte sur les secteurs d’aménagement commercial, comprend une liste du nombre total de membres pour chaque secteur d’aménagement commercial.
Traditionnellement, la municipalité nomme un ou plusieurs membres au conseil de gestion, alors que les autres membres du conseil sont élus au scrutin des membres (puis approuvés par le conseil municipal). Un conseil de gestion compte normalement de cinq à dix membres.
Dans la plupart des cas, le conseil municipal désigne un poste au conseil de gestion pour le membre du conseil municipal qui représente le quartier dans lequel le SDAC est situé. Sauf pour les sièges du conseil de gestion habituellement réservés aux membres nommés par le conseil municipal, le reste du conseil de gestion est élu au scrutin des membres du SDAC, sous réserve de l’approbation du conseil municipal.
Rôles habituels du conseil de gestion d’un SDAC Composition et activités du conseil de gestion et du comité exécutif
Normalement, le conseil de gestion du SDAC établit les règles et les règlements, ou formule des recommandations au conseil municipal concernant les règles et règlements régissant la composition et les activités du conseil de gestion et du comité exécutif (p. ex. la présidente ou le président, la vice-présidente ou le vice président, la secrétaire-trésorière ou le secrétaire-trésorier). Ces règles et ces règlements portent souvent, entre autres, sur ce qui suit :
- la taille du conseil de gestion;
- les postes du comité exécutif;
- les règles concernant le quorum;
- les procédures en cas de vacances;
- les responsabilités du conseil;
- les fonctions et les responsabilités des membres du conseil de gestion et des membres du comité exécutif.
Autres considérations
Les conseils de gestion des SDAC établissent souvent des règles sur les questions suivantes :
- la création des comités et sous comités ainsi que leurs fonctions et règles de réunions;
- les assemblées générales des SDAC;
- le budget annuel;
- les dépenses générales;
- les règles applicables au déroulement des réunions;
- les contrats;
- le vote et le vote par procuration;
- les élections.
Ces pratiques ne sont pas rares. (La loi n’énonce pas toutes les règles explicitement).
Budgets, financement et rapports annuels et financiers
Les conseils de gestion soumettent habituellement leurs prévisions budgétaires annuelles à l’approbation du conseil municipal. Traditionnellement, ils ne sont pas autorisés à dépenser une somme qui n’a pas été prévue dans le budget ou dans un fonds de réserve. Qui plus est, dans la plupart des cas, les conseils de gestion ne peuvent emprunter d’argent, ni contracter de dette échéant après l’année courante sans avoir obtenu l’approbation préalable du conseil municipal. Enfin, les conseils de gestion présentent habituellement au conseil municipal leur rapport annuel incluant les états financiers vérifiés pour l’année précédente, et ce, en respectant l’échéance et les formes fixées par la municipalité.
Le conseil de gestion d’un SDAC exerce habituellement certaines responsabilités officieuses, notamment :
- la sélection des membres du comité exécutif;
- la création et la révision de comités;
- l’embauche du personnel;
- l’établissement des politiques, de la constitution et des règlements administratifs du SDAC;
- l’examen et l’évaluation des programmes et des projets du SDAC.
Sélection du comité exécutif
Les conseils de gestion se dotent habituellement d’un comité exécutif. En général, ce comité comprend au moins :
- une présidente ou un président;
- une vice-présidente ou un vice-président;
- une trésorière, un trésorier, une secrétaire ou un secrétaire;
- une ou des présidentes ou un ou des présidents de comité.
Le comité exécutif est habituellement choisi par un vote majoritaire du conseil de gestion. Dans certains cas, le choix des membres du comité exécutif est soumis à l’approbation de l’ensemble des membres du SDAC.
Création et modification de comités
Les conseils de gestion décident souvent de créer des comités. Plusieurs conseils créent d’emblée au moins deux comités, l’un responsable de l’embellissement, l’autre de la commercialisation et de la promotion. À mesure qu’évolue le SDAC, d’autres comités sont souvent établis pour améliorer la planification concernant le stationnement, la croissance commerciale, le tourisme, les projets de revitalisation et d’autres questions.
Les comités, qui comptent en général de trois à huit personnes, sont souvent présidés par un membre du conseil de gestion. Les autres membres peuvent comprendre des membres du SDAC ou d’autres personnalités du milieu. Dans la pratique, les membres des comités peuvent être nommés pour une période quelconque pendant le mandat du conseil de gestion.
Nombreux sont les conseils de gestion de SDAC qui établissent des lignes directrices régissant les activités des comités. Ces lignes directrices portent notamment sur les aspects suivants :
- la représentation du conseil de gestion au comité;
- la sélection d’une vice-présidente ou d’un vice-président du comité;
- la participation de la présidente ou du président du conseil de gestion à tous les comités (parfois appelé « membre d’office »);
- l’obligation de faire parvenir à l’avance les avis et ordres du jour des réunions aux membres du comité;
- la responsabilité de tous les comités à l’égard des fonds prévus dans leur budget et l’obligation d’obtenir l’approbation du conseil de gestion pour toute somme dépassant ce budget.
En règle générale, la présidente ou le président d’un comité est responsable devant le conseil de gestion de toutes les dépenses effectuées dans les limites du budget du comité. La présidente ou le président d’un comité peut également assurer d’autres responsabilités importantes, entre autres :
- la sélection des membres du comité;
- l’organisation et la planification des programmes et des projets relevant de la sphère de responsabilité du comité;
- la présentation de rapports d’étape au conseil de gestion sur tous les programmes et les projets entrepris par le comité.
Le comité peut également être chargé, dans la pratique, de concevoir et d’appliquer le budget ainsi que des programmes et projets nécessaires à l’exercice de son mandat. Les comités responsables d’un grand nombre de programmes et de projets créent souvent des sous-comités.
Embauche du personnel
Tous les SDAC ont besoin de personnes prêtes à consacrer du temps et de l’énergie à la réalisation de leurs programmes et projets. Certains SDAC disposent d’un personnel professionnel rémunéré, mais beaucoup fonctionnent uniquement avec l’aide de bénévoles.
De nombreux SDAC employant du personnel professionnel embauchent une directrice ou un directeur chargé de la gestion et du fonctionnement du SDAC au quotidien, de même que de ses programmes et de ses projets.
Pour évaluer les besoins en personnel, les dirigeantes et les dirigeants du SDAC peuvent avoir à considérer diverses questions, notamment :
- Préciser les tâches nécessaires à la mise en œuvre des programmes et des projets du SDAC;
- Déterminer les compétences que doit posséder le personnel pour effectuer ces tâches;
- Cerner les ressources et l’aide susceptibles d’être fournies par la municipalité, les chefs d’entreprises locaux et la collectivité dans son ensemble;
- Établir les exigences minimales devant être fixées par la municipalité en ce qui concerne le personnel de ses conseils locaux (rémunération, avantages sociaux, etc.);
- S’assurer que les ressources répondent adéquatement aux besoins du SDAC en matière de personnel;
- Déterminer les fonds dont dispose le SDAC pour embaucher du personnel professionnel rémunéré.
Établissement des politiques, des règlements administratifs et des statuts d’un SDAC
Plusieurs SDAC établissent des politiques et des règlements administratifs régissant leur structure et leur fonctionnement. Certains SDAC officialisent ces politiques et règlements en adoptant des statuts qui peuvent contribuer à assurer la continuité et l’orientation du SDAC lorsque se produit un changement dans la composition du conseil de gestion ou des comités. Des statuts peuvent également donner une légitimité au SDAC ainsi qu’uniformiser et clarifier ses règles de fonctionnement.
Dans certains cas, la municipalité aide les SDAC en élaborant des modèles dont peuvent se servir tous les SDAC pour élaborer des politiques, des règlements administratifs et une constitution répondant à leurs besoins particuliers.
Que ce soit pour l’élaboration de politiques, de règlements ou d’une constitution, chaque SDAC devrait prendre en considération un grand nombre de questions liées à la gestion et au fonctionnement, notamment pour ce qui touche les points suivants :
- l’admissibilité comme membre;
- la composition et les activités du conseil de gestion, des comités et des sous-comités;
- les assemblées générales;
- les réunions du conseil de gestion, des comités et des sous-comités;
- les budgets annuels;
- les dépenses générales;
- les règles applicables au déroulement des réunions;
- les directives sur les conflits d’intérêts;
- les contrats;
- le vote et le vote par procuration;
- les élections;
- l’adoption de politiques, de règlements administratifs et de statuts.
Comités et sous-comités
Le conseil de gestion du SDAC établit souvent des règles concernant la création et les fonctions de comités et de sous-comités. Ces règles peuvent notamment porter sur ce qui suit :
- les exigences de présentation de rapports;
- la composition et le nombre de membres;
- la nomination des présidentes ou des présidents des comités.
Assemblée générale
Le conseil de gestion du SDAC établit souvent des règles concernant les assemblées générales. Ces règles peuvent notamment porter sur ce qui suit :
- l’obligation de tenir au moins une assemblée générale annuelle;
- les exigences concernant les avis (règles en lien avec la gestion des avis par les conseils locaux, etc.);
- la diffusion des documents pertinents;
- les procédures de vote;
- la convocation des assemblées.
On trouvera des renseignements sur les exigences législatives générales concernant les réunions et les procédures des conseils locaux dans la section « Responsabilités des conseils locaux » du présent guide.
Réunions du conseil de gestion, des comités et des sous-comités
Les conseils de gestion établissent généralement des règles concernant la tenue des réunions du conseil de gestion, des comités et des sous-comités. Ces règles peuvent notamment porter sur ce qui suit :
- l’obligation de tenir des réunions régulières;
- les règles concernant la présence des membres;
- les règles concernant l’inscription de points à l’ordre du jour;
- les préavis concernant la tenue des réunions;
- la diffusion des documents pertinents.
On trouvera des renseignements sur les exigences législatives générales des municipalités en lien avec les réunions et les procédures des conseils locaux dans la section « Responsabilités des conseils locaux » du présent guide.
Règles applicables au déroulement des réunions
Les conseils de gestion des SDAC établissent souvent des règles concernant le déroulement des réunions du conseil, des comités et des sous-comités. Ils se basent souvent sur des règles déjà établies, comme les règles du manuel Robert’s Rules of Order, qui s’inspirent de la procédure parlementaire. Ces règles visent à permettre à tous les participantes et participants d’être entendus et aident à prendre des décisions de la manière la plus ordonnée possible.
La première édition du manuel de Henry M. Robert sur le droit parlementaire remonte à 1876. Les éditions récentes sont souvent utilisées par les associations et les organismes comme guide pour le déroulement des réunions.
Ordre du jour habituel des réunions (résumé)
Cette section présente certains éléments de la procédure habituelle suivie par certains organismes dans leurs réunions, ainsi que certains points en lien avec cette procédure.
Quorum
On entend généralement par quorum le nombre minimum de membres présents nécessaire à la tenue de la réunion. Ce nombre est habituellement précisé dans les règlements municipaux.
Ordre du jour
Les organismes qui utilisent la procédure parlementaire suivent habituellement un ordre du jour standard, dont voici un exemple :
- Ouverture : La présidente ou le président déclare la réunion ouverte.
- Appel : Les membres répondent « présent » lorsqu’ils sont nommés.
- Procès-verbal : La secrétaire ou le secrétaire présente un compte rendu du dernier procès-verbal.
- Rapports des membres du bureau : Cette étape se limite souvent à la présentation du rapport de la trésorière ou du trésorier, mais d’autres rapports peuvent également être présentés.
- Rapports des comités : Sont d’abord présentés les rapports des comités permanents, puis les rapports des comités ad hoc ou spéciaux.
- Questions spéciales : Sujets importants annoncés comme devant être discutés à la réunion.
- Affaires courantes : Les questions laissées en suspens depuis la réunion précédente.
- Affaires nouvelles : Nouveaux sujets.
- Annonces : Présentation aux membres de certains sujets ou d’événements.
- Levée de l’assemblée : La séance est levée moyennant un vote ou par consentement général (ou par décision de la présidente ou du président si l’heure de la levée de l’assemblée a été fixée d’avance par vote).
Examen et évaluation des programmes et des projets du SDAC
Les programmes font souvent l’objet d’évaluations visant à déterminer s’ils sont efficaces et s’ils permettent réellement d’améliorer la situation économique du SDAC. Dans cette perspective, l’évaluation vise à mesurer la réussite du programme et a généralement lieu une fois que la plupart des activités à long terme, dans le cadre d’une approche globale, sont terminées ou bien avancées.
Les questions suivantes peuvent servir à évaluer la réussite d’une initiative :
- Quel est le nombre actuel de locaux vacants dans le SDAC comparativement au nombre qui existait au début du programme?
- Est-ce qu’il faut beaucoup de temps pour trouver de nouveaux occupants lorsqu’un local devient vacant?
- Combien de nouveaux commerces se sont installés dans le SDAC depuis le début du programme?
- Combien de commerces ont fermé leurs portes depuis le début du programme, et comment la situation se compare-t-elle à ce qui s’observait avant la mise en œuvre du programme sur ce plan?
- Combien de projets de rénovation extérieure ont été entrepris depuis le début du programme?
- Combien d’entreprises ont augmenté leur chiffre d’affaires depuis le début du programme?
- Observe-t-on une augmentation de la valeur des biens-fonds depuis le début du programme? L’augmentation de l’évaluation foncière découle-t-elle des améliorations apportées par le programme?
- Combien de nouveaux emplois permanents ont été créés dans le SDAC depuis le début du programme?
- Combien d’activités donnant de bons résultats pourront être maintenues?
- Comment se porte la concurrence depuis que le programme a commencé?
- Que disent les médias? Parlent-ils du projet?
- Les commentaires des médias, des résidantes ou des résidants et du conseil sont-ils positifs ou négatifs?
- Est-ce que le niveau de participation des membres du SDAC a augmenté?
La plupart des renseignements nécessaires pour répondre à ces questions peuvent facilement être obtenus grâce aux méthodes suivantes : enquêtes sur le terrain, discussions avec les commerçants, les propriétaires et les associations de gens d’affaires du SDAC, consultation de courtiers en immeubles par téléphone, discussions avec certains responsables de la municipalité, examen de journaux récents, examen des évaluations foncières, des permis de construire et d’autres dossiers de la municipalité.
Tous ces éléments ne s’appliquent pas nécessairement à la situation de votre SDAC. Il est possible que vous établissiez des critères plus appropriés non mentionnés ici. Néanmoins, ces questions peuvent se révéler utiles pour mesurer la réussite d’un programme. Par ailleurs, il peut y avoir lieu de mettre l’évaluation en contexte par rapport au développement économique de la région et de la province.
Budget annuel
Les conseils de gestion des SDAC établissent généralement des règles concernant le budget annuel. Ces règles peuvent notamment porter sur ce qui suit :
- l’obligation de dresser un budget annuel;
- l’approbation par les membres du budget proposé;
- la diffusion aux membres du budget proposé;
- l’accès des membres aux documents liés au budget approuvé.
Dépenses générales
Les conseils de gestion des SDAC établissent généralement des procédures concernant les dépenses qu’il engage, telles que des procédures concernant les dépôts et les sorties de fonds.
Contrats
Les conseils de gestion des SDAC établissent souvent des procédures et des politiques concernant la négociation et la conclusion de contrats pour le compte du SDAC. Cependant, les SDAC traditionnels ne peuvent emprunter de l’argent ou contracter une dette échéant après l’année courante, sans l’approbation préalable du conseil municipal. Les procédures concernant la négociation et la conclusion de contrats peuvent notamment porter sur ce qui suit :
- le pouvoir et la responsabilité du conseil de gestion;
- l’obligation que le conseil de gestion adopte une résolution;
- les signataires autorisés.
Vote et vote par procuration
Les conseils de gestion des SDAC établissent habituellement des règles concernant la procédure de vote à suivre lors de l’assemblée générale et des réunions du conseil. Ces règles peuvent porter entre autres sur ces éléments :
- le vote par les membres en général;
- le vote par les membres du conseil de gestion;
- la procédure de scrutin.
Certains SDAC ont établi un procédure de scrutin dans le but de favoriser le bon déroulement des assemblées générales. Par exemple, certains SDAC se sont dotés d’une règle voulant que les personnes morales membres du SDAC déclarent au secrétaire municipal les particuliers qu’ils ont désignés pour voter en leur nom, une semaine avant l’assemblée générale. Rappelons que les exigences traditionnelles suivantes, tirées des mesures législatives pertinentes, pourraient s’appliquer :
- Une personne morale membre d’un SDAC peut désigner par écrit un particulier pour voter en son nom.
- Chaque membre d’un SDAC dispose d’une voix, peu importe le nombre d’immeubles qui lui appartiennent ou qu’il loue dans le secteur.
Note : À Toronto, la pratique exclut le vote par procuration.
Élections
Les conseils de gestion des SDAC établissent habituellement des procédures concernant l’élection ou la sélection des membres du conseil de gestion. Par exemple, il pourrait y avoir lieu d‘adopter un processus de mise en candidature.
Conformité aux lois
Les membres du conseil de gestion ne doivent pas oublier que leurs politiques, leurs règlements et leurs autres activités doivent toujours respecter la loi et les règlements municipaux.
Pour se renseigner sur les lois qui régissent les SDAC, on peut consulter les sections 204 à 205 de la Loi de 2001 sur les municipalités, les dispositions concernant les SDAC dans la Loi de 2006 sur la cité de Toronto ainsi que les règlements de chaque municipalité (par exemple, le code municipal de Toronto). D’autres obligations juridiques peuvent s’appliquer. Les SDAC et les municipalités sont priées de consulter leur conseillère ou leur conseiller juridique pour toute question d’application ou d’interprétation de la loi.
Il se peut que le conseil de gestion d’un SDAC doive obtenir l’approbation du conseil municipal pour certaines des mesures ou activités (par exemple, l’approbation du budget ou de certaines dépenses).
Événements spéciaux
Les SDAC organisent souvent des événements spéciaux afin de promouvoir et de faire valoir leurs commerces. Voici quelques exemples d’événements spéciaux qui ont eu lieu dans les municipalités :
- Organisation d’un bal, d’une fête costumée, d’un festival de musique, d’une foire alimentaire, d’expositions d’art et d’artisanat ou d’un carnaval d’hiver dans les rues;
- Parrainage d’une représentation théâtrale amateure ou d’activités saisonnières comme des chorales de Noël ou des parades;
- Tenue d’une journée d’accueil pour créer de nouveaux liens;
- Organisation de concours, par exemple :
- un concours de spectacles amateurs, o un concours de vitrines,
- odes activités de création d’affiches sur place, des chasses aux trésors, des corvées de nettoyage;
- Organisation d’activités de promotion, par exemple :
- des marchés aux puces locaux,
- des ventes de garage géantes.
Recherche de bénévoles
Les bénévoles peuvent contribuer au succès d’un SDAC de multiples façons, en mettant au service du SDAC divers talents. Par exemple, elles et ils peuvent participer à l’organisation d’évènements, entre autres en tenant des kiosques. Les bénévoles peuvent aussi contribuer à des campagnes ou à divers programmes, ou encore s’occuper de tâches administratives et informatiques, de la décoration, de la commercialisation, des communications avec les médias, du recrutement d’autres bénévoles ou de la recherche de sources de financement.
Il s’avère généralement plus facile de recruter des bénévoles lorsque le SDAC exprime clairement ses besoins ainsi que le nombre d’heures de travail qu’il attend des bénévoles.
Partenariats informels
Pour assurer le succès d’un SDAC, il faut souvent entretenir des relations solides et positives avec le milieu. Après tout, il ne faut pas oublier que la clientèle première du SDAC se trouve dans les quartiers avoisinants. Voici quelques lignes de conduite pouvant permettre au SDAC d’atteindre ce but :
- Montrer aux résidantes et résidants du secteur que le SDAC et ses membres s’intéressent sincèrement au bien-être de la collectivité;
- Répondre aux besoins et aux préoccupations de la collectivité, prendre part aux activités du milieu et travailler avec les groupes de résidantes et de résidants et les autres organismes locaux (p. ex. les centres communautaires, les écoles, les églises, les bibliothèques, etc.) dans des activités d’intérêt commun.
- Multiplier les contacts avec la collectivité et participer aux activités et aux événements organisés en tant que SDAC, mais aussi en tant que citoyennes ou citoyens.
- Soutenir le plus possible la collectivité, encourager les membres du SDAC à embaucher des gens du milieux et à faire appel à des fournisseurs locaux lorsque c’est judicieux.
- Rester ouvert au dialogue avec le milieu, être à l’affut de ce qui se passe et bien informer les résidantes et les résidants des actions du SDAC.
- Inviter, à l’occasion, les associations d’entreprises devant verser des redevances aux réunions du conseil de gestion du SDAC pour les entendre et les tenir au courant des activités à venir.
- Participer à des collectes de fonds pour des causes locales ou de bienfaisance.
Gestion financière
La gestion financière est l’une des plus importantes activités exercées par tout organisme, y compris un SDAC. La gestion financière comprend au moins les trois fonctions suivantes :
- la planification financière;
- l’établissement du budget;
- la surveillance financière.
Planification financière
Une bonne planification financière ne se résume pas simplement à la préparation du budget annuel, quoique le budget constitue un outil servant à mettre en œuvre cette planification. Une planification financière efficace comprend de nombreuses activités, entre autres :
- l’évaluation des besoins;
- le classement des besoins par ordre de priorité;
- l’élaboration de politiques et de programmes.
Évaluation des besoins
La première étape de l’élaboration d’un plan financier pour votre SDAC peut consister à évaluer les besoins du secteur. Cette évaluation est l’occasion d’établir un plan financier stratégique. Les besoins relevés peuvent être divers – par exemple, améliorer l’environnement économique, modifier les perceptions du public, influer sur les politiques municipales de manière à appuyer le SDAC et à améliorer les infrastructures, faciliter le stationnement et la circulation, et améliorer les aménagements physiques. L’annexe A comprend une liste de besoins que le SDAC pourrait juger utile d’examiner (voir l’annexe A : Modèle de liste de vérification pour déterminer les besoins d’un secteur commercial).
Classement des besoins par ordre de priorité
Une fois les besoins précisés, on peut en établir l’ordre de priorité. D’ordinaire, on commence par les besoins les plus pressants. Il revient au conseil de gestion, de concert avec les membres, de déterminer quels sont ces besoins.
Élaboration des politiques et des programmes
Une fois les besoins précisés et classés par ordre de priorité, on peut ensuite déterminer et élaborer sous forme de propositions particulières les programmes et les projets pouvant permettre de répondre à ces besoins. L’étape suivante consiste à évaluer les coûts de mise en œuvre.
À ce stade, le conseil de gestion et les membres ne doivent généralement pas oublier que nombre de propositions et de projets peuvent exiger plusieurs années avant d’être parachevés. Étant donné que les redevances aux fins du SDAC traditionnel sont seulement prélevées pour l’année en cours et que le SDAC jouit uniquement d’une capacité limitée d’emprunter de l’argent et de contracter des dettes, le conseil et les membres pourraient être bien avisés de veiller à ce que les budgets ultérieurs tiennent compte de tout projet exigeant un financement pluriannuel. Ainsi, la planification financière peut souvent dépasser les besoins de l’année en cours.
Établissement du budget
Le conseil de gestion est généralement responsable du budget du SDAC. Ainsi, il doit élaborer un plan budgétaire et préparer le budget annuel proposé. Le budget peut être considéré comme un instrument permettant de mettre en œuvre le plan financier stratégique élaboré à partir de l’évaluation initiale des besoins.
Le conseil de gestion d’un SDAC traditionnel prépare son projet de budget pour chaque exercice, et ce, en respectant les formes et l’échéance fixées par la municipalité. Le conseil de gestion discute également du budget avec les membres du SDAC dans une ou plusieurs réunions.
En règle générale, un conseil de gestion d’un SDAC traditionnel ne peut jamais dépenser une somme qui n’est pas prévue dans le budget approuvé par la municipalité ou dans un fonds de réserve. De plus, le conseil de gestion ne peut habituellement pas contracter une dette échéant après l’année courante sans l’approbation préalable de la municipalité.
Élaboration d’un plan budgétaire
L’établissement du budget est un facteur important pour assurer la bonne gestion d’un SDAC. Le conseil de gestion est responsable de l’élaboration du budget annuel. Le budget vise à permettre le financement des programmes et des projets qui, selon le conseil de gestion, répondent aux besoins du secteur. Le budget traduit ainsi les priorités et les besoins du SDAC.
Pour établir un budget, le conseil de gestion doit d’abord déterminer les programmes et projets du plan financier stratégique qui doivent être financés dans l’année en cours. Ces projets et programmes peuvent être classés selon leur urgence et leur importance. Il importe que le conseil accorde des fonds suffisants aux projets, sous peine de compromettre leur parachèvement. Il importe aussi qu’il ne leur affecte pas des fonds trop élevés.
On peut inviter les membres à participer à la planification et à la préparation du budget, afin de s’assurer de l’appui de la majorité d’entre eux. Il y a lieu de tenir des discussions entre les membres du conseil de gestion, les principaux membres du personnel et les membres en général afin de parvenir à un consensus sur la nature des projets que le SDAC devrait entreprendre au cours de l’année qui vient. On essaie autant que possible de veiller à ce que les activités du SDAC profitent aux membres de tous les secteurs (vente au détail, services professionnels, secteur industriel).
Plusieurs SDAC se dotent de buts et d‘objectifs budgétaires bien définis, clairs et concis. De cette façon, le conseil de gestion est généralement mieux en mesure d’expliquer ce qu’il se propose de faire, de préciser le but de ses propositions et d’établir le coût de leur mise en œuvre. Chaque SDAC peut adopter sa propre méthode pour établir ses priorités budgétaires. Certains SDAC nouvellement formés jugent utile d’entreprendre des projets à retombées immédiates (p. ex. des bannières) au cours de leur premier exercice.
Par contre, d’autres SDAC consacrent leur première année à l’élaboration d’un plan stratégique à long terme visant à revitaliser le secteur. Il n’est pas rare qu’un conseil de gestion établisse un plan triennal ou quinquennal mis à jour chaque année.
Certains conseils de gestion préfèrent accorder la priorité à l’embellissement et à l’aménagement du paysage de rues durant leurs premières années. Puis, dans les années qui suivent, ils mettent l’accent sur les activités de promotion. Les SDAC ayant le plus de succès combinent souvent les deux dès le début.
Il est possible que le conseil de gestion ait besoin d’aide pour estimer les coûts et qu’il communique pour ce faire avec des entrepreneurs, des experts-conseils ou des agences de publicité. Il peut aussi décider de communiquer d’abord avec la municipalité pour obtenir des estimations. Il se peut que le personnel municipal puisse lui fournir gratuitement des conseils utiles. Par exemple, un ingénieur de la municipalité pourrait être en mesure de fournir une estimation fiable des coûts liés à des projets d’embellissement.
Approbation du budget et établissement des redevances
Le conseil de gestion établit les prévisions budgétaires annuelles qu’il soumet à l’approbation du conseil municipal. Ordinairement, le conseil de gestion fait d’abord approuver le budget aux membres au cours de l’assemblée générale annuelle. Les conseils de gestions traditionnels doivent tenir des réunions pour discuter du budget proposé avec leurs membres et ils sollicitent généralement leurs points de vue. Pour permettre un débat en profondeur, le conseil peut fournir aux membres une copie du budget proposé en même temps que l’avis de la réunion sur le budget. Une fois que les membres du SDAC ont discuté du budget, il est présenté au conseil municipal.
Une fois le budget approuvé par le conseil municipal, celui-ci ajoute habituellement une redevance extraordinaire aux impôts fonciers payés par chaque propriétaire d’entreprise (c.-à-d. les propriétaires d’un immeuble désigné comme industriel ou commercial) qui est situé dans le périmètre du SDAC.
Le montant de la redevance est fonction de l’évaluation foncière. Ainsi, normalement, si l’évaluation correspond à un pour cent de l’évaluation foncière totale du SDAC, le propriétaire doit payer un pour cent de la redevance totale du secteur.
Normalement, dans un SDAC traditionnel, on obtient le montant de la redevance en divisant l’évaluation foncière de l’immeuble par l’évaluation foncière totale du SDAC, puis en multipliant le résultat par le budget annuel du SDAC.
Exemple :
L’évaluation foncière d’un immeuble est de 100 000 $; l’évaluation foncière totale dans les limites du SDAC est de 10 000 000 $; le budget annuel du SDAC est de 40 000 $. La redevance du SDAC pour cet immeuble est donc calculée ainsi :
(100 000 $ / 10 000 000 $) X 40 000 $ = 400 $
Le conseil municipal peut considérer la possibilité, pour un SDAC traditionnel, de fixer une redevance minimale et une redevance maximale pour un ou plusieurs immeubles ou catégories d’immeubles évalués séparément ou au sein d’une catégorie prescrite, sous forme :
D’autres règles spéciales peuvent s’appliquer aux redevances minimales et maximales. En outre, le conseil municipal peut considérer la possibilité de fixer une redevance extraordinaire pour les biens qui tirent un avantage particulier du SDAC traditionnel.
Il est rare qu’une municipalité ait recours à ces dispositions concernant l’avantage particulier. Cependant, l’existence de redevances maximales peut se révéler un outil précieux lorsqu’un bien situé dans un SDAC représente une proportion considérable de l’évaluation foncière totale applicable dans le SDAC. En pareil cas, en l’absence de redevances maximales, les redevances prélevées par le SDAC pourraient être vues comme un fardeau excessif pour cet immeuble par comparaison aux autres du SDAC.
Autres sources possibles de financement
Le conseil de gestion et les membres du SDAC peuvent aussi chercher à obtenir du financement d’autres sources. Ces dernières années, nombre de conseils, avec l’appui de leurs membres, se sont lancés dans la collecte de fonds. Certains conseils ont obtenu le soutien d’entreprises ou ont demandé des frais pour les activités du SDAC. D’autres ont réussi à faire commanditer des aménagements physiques ou des activités locales de promotion.
Certains SDAC acceptent également la participation de membres associés, en général des propriétaires du secteur avoisinant. Ces membres associés peuvent fournir volontairement de l’aide financière au SDAC parce qu’ils estiment profiter eux aussi des retombées des activités du SDAC.
Certaines municipalités ont mis en place des programmes de partage des coûts pour aider les SDAC à acquitter les frais engendrés par l’amélioration des immobilisations. Vérifiez auprès de votre municipalité ou de votre région pour savoir si ce service est offert dans votre secteur. Vous trouverez un exemple de programme de partage des coûts des immobilisations d’un SDAC sur le site Web de la ville de Toronto.
Surveillance financière
Il revient au conseil municipal d’assurer la surveillance financière du conseil de gestion, ainsi qu’au conseil de gestion lui-même. Le conseil de gestion d’un SDAC traditionnel présente au conseil municipal un rapport annuel devant inclure les états financiers vérifiés.
C’est la vérificatrice ou le vérificateur nommé par la municipalité qui est chargé de la vérification des activités du conseil de gestion. Le conseil de gestion doit mettre à sa disposition tous ses dossiers (tels que livres, documents, actes, procès-verbaux et comptes).
Le conseil de gestion pourrait juger utile d’adopter une politique de transparence à l’égard de ses membres. Par exemple, le conseil pourrait présenter les états financiers et le budget proposé pendant l’assemblée générale annuelle du SDAC, de façon à ce que les membres aient la possibilité d’examiner la gestion financière du conseil et de formuler des commentaires constructifs.
Frais d’utilisation
Les SDAC peuvent décider d’instaurer des frais d’utilisation pour les propriétaires de biens et les locataires du SDAC pour certains services ou certaines activités offertes.
Parmi les aspects pratiques à considérer, mentionnons, entres autres :
- la consultation de la municipalité (son approbation pourrait être nécessaire);
- la base d’établissement des frais;
- les membres, les activités industrielles et commerciales, les modifications récentes et l’appui que reçoivent les différentes mesures;
- le caractère réaliste des mesures envisagées;
- le caractères pratique de cette mesure par rapport à d’autres formes de financement (p. ex. la redevance du SDAC);
- les autres formes de financement (p. ex. la redevance du SDAC).
Pour obtenir des renseignements supplémentaires à ce sujet, on peut consulter la partie XII de la Loi de 2001 sur les municipalités, la partie IX de la Loi de 2006 sur la cité de Toronto ainsi que toute loi abordant la question des droits et des redevances.
Remises
Les organismes de bienfaisance situés dans le périmètre d’un SDAC pourraient être admissibles à une remise d’une partie de leur redevance, de même que les propriétaires de terrains ou d’immeubles vacants situés dans le SDAC.
Pour obtenir des renseignements supplémentaires à ce sujet, on peut consulter les articles 361 et 364 de la Loi de 2001 sur les municipalités ainsi que les articles 329 et 331 de la Loi de 2006 sur la cité de Toronto.
Redevances extraordinaires de secteur
Les impôts fonciers municipaux sont généralement répartis entre tous les propriétaires en fonction de la catégorie et de la valeur relative de leur bien. Si le taux de redevance varie d’une catégorie d’imposition à l’autre, les biens d’une même catégorie sont habituellement imposés selon le même taux.
Toutefois, dans certaines circonstances, il peut arriver que les municipalités imposent des redevances extraordinaires dans certains secteurs. Ces redevances s’appliquent uniquement aux propriétaires d’immeubles d’un secteur qui reçoit des services spéciaux et elles peuvent servir à couvrir une partie ou la totalité des coûts engendrés par ces services.
Bien que la redevance extraordinaire sur les services soit semblable à la redevance traditionnelle des SDAC, elle est différente sur certains plans. Par exemple, la redevance extraordinaire sur les services peut généralement s’appliquer à l’ensemble des immeubles imposables (y compris les immeubles résidentiels), tandis que la redevance traditionnelle des SDAC ne s’applique qu’aux immeubles commerciaux ou industriels).
La décision d’imposer une redevance extraordinaire sur les services est prise à l’échelle locale. Si une municipalité choisit d’instaurer une redevance extraordinaire sur les services dans un secteur, la proposition doit respecter les exigences générales prévues par la loi. Celles-ci peuvent porter, entre autres, sur
la désignation du secteur d’application de cette redevance et sur l’imposition de cette redevance extraordinaire sur les biens à l’intérieur du secteur désigné.
Pour en savoir plus à ce sujet, il pourrait être pertinent de consulter l’article 326 de la Loi de 2001 sur les municipalités, l’article 287 de la Loi de 2006 sur la cité de Toronto ainsi que tout règlement abordant la question des services spéciaux.