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Comment remplir l’état financier

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    Renseignements généraux

    Tous les candidats et candidates doivent déposer un état financier. Cela inclut les candidats et candidates qui ont retiré leur déclaration de candidature, ceux qui n’ont pas été certifiés et dont le nom ne figurait pas sur les bulletins de vote et ceux qui ont été déclarés élus sans concurrent.

    Les candidats et candidates doivent utiliser le Formulaire 4.

    Quiconque présente sa candidature à une élection doit remplir la section A : Nom du candidat ou de la candidate et titre du poste et la section B : Déclaration.

    • Si vous n’avez reçu aucune contribution (y compris de vous-même) ou si vous n’avez engagé aucune dépense, cochez la case qui confirme ce fait, puis remplissez la déclaration à la section B. Vous n’avez pas besoin de fournir d’autres renseignements.
    • Si vous avez reçu des contributions (y compris de vous-même) ou si vous avez engagé des dépenses, vous devez fournir les renseignements demandés aux sections C et D et aux annexes 1 et 2, s’il y a lieu. Il vous sera sans doute plus facile de remplir le formulaire si vous commencez par les sections les plus détaillées, notamment les tableaux à l’annexe 1, plutôt que par la section C (État des recettes et des dépenses de la campagne).

    Si les dépenses de votre campagne électorale ou les contributions que vous avez reçues dépassent 10 000 $, vous devez joindre le rapport d’un vérificateur à votre état financier.

    Votre état financier rempli doit être présenté au ou à la secrétaire de la municipalité au plus tard à 14 h le dernier vendredi de mars (31 mars 2023).

    Les états financiers supplémentaires doivent être présentés au ou à la secrétaire au plus tard à 14 h le dernier vendredi de septembre (29 septembre 2023).

    Conseils pour remplir le formulaire 4

    Voici des détails pour remplir correctement l’état financier de votre campagne.

    Section A : Nom du candidat ou de la candidate et titre du poste

    Inscrivez le montant maximal des dépenses générales et des dépenses engagées relativement à des célébrations et à d’autres marques de reconnaissance.

    N.B. : Des peines automatiques s’appliqueront si le formulaire indique un dépassement de l’un des montants maximaux des dépenses.

    Si vous vous présentez pour un poste au conseil municipal, indiquez votre limite d’autofinancement.

    Section B : Déclaration

    En signant le formulaire, vous déclarez que les renseignements fournis dans votre état financier sont fidèles et exacts. Même si quelqu’un d’autre a produit votre état financier, c’est vous, en tant que candidat ou candidate, qui êtes responsable de l’exactitude de son contenu.

    Section C : État des recettes et des dépenses de la campagne

    Prêt

    Si vous obtenez un prêt pour votre campagne, vous devez indiquer le nom de la banque ou d’un autre établissement de crédit reconnu et le montant emprunté.

    Vous pouvez seulement obtenir un prêt d’une banque ou d’un autre établissement de crédit reconnu en Ontario, et le montant du prêt doit être versé directement à votre compte de campagne électorale. Vous n’avez pas le droit d’accepter un prêt de membres de votre famille ni d’un compte de société auquel vous avez accès.

    Un prêt n’est pas considéré comme une recette de votre campagne, et son remboursement ne constitue pas non plus une dépense de la campagne. Cependant, si le prêt est garanti par vous-même ou par votre conjoint ou conjointe et que la campagne ne le rembourse pas entièrement, le solde du prêt constitue une contribution (étant donné que la personne qui a garanti le prêt fournit essentiellement à la campagne l’argent nécessaire pour rembourser le prêt). Le montant de cette contribution est inclus dans le montant maximal de vos propres contributions.

    Les intérêts que la campagne paie sur le prêt constituent une dépense de la campagne.

    Recettes

    Les recettes de votre campagne comprennent toutes les contributions – y compris la valeur des biens et services reçus – qui ont été versées par vous-même, votre conjoint ou conjointe et d’autres donateurs admissibles. Elles comprennent également les remboursements de dépôts, l’intérêt accumulé dans votre compte bancaire de campagne et les recettes générées par des événements de collecte de fonds ou des activités qui ne constituent pas une contribution (par exemple, la vente de rafraîchissements à leur valeur marchande).

    Exemple :

    Vous faites imprimer 100 t-shirts pour les vendre pendant une activité de financement. Les t-shirts coûtent à la campagne 10 $ chacun, et vous les vendez 25 $ chacun.

    Les 25 $ ne sont pas une contribution. Vous n’avez pas besoin d’obtenir le nom et les coordonnées des personnes qui achètent un t-shirt ni de leur délivrer un reçu pour leur contribution.

    Les 1 000 $ que vous avez dépensés pour les t-shirts doivent être inscrits comme une dépense de la campagne.

    Les 2 500 $ que vous avez recueillis en vendant les t-shirts doivent être inscrits comme des recettes provenant d’événements de collecte de fonds qui ne constituent pas une contribution.

    Si vous vendez des biens (par exemple, des aliments et des boissons) à leur valeur marchande, les recettes de cette vente ne sont pas considérées comme une contribution, mais vous devez tout de même les inscrire comme des recettes provenant d’événements de collecte de fonds qui ne constituent pas une contribution.

    Dépôt pour les affiches

    Si votre municipalité vous demande de verser un dépôt pour vos affiches électorales, inscrivez ce montant comme une dépense de la campagne payée à partir des fonds de votre campagne. Si vous obtenez le remboursement de votre dépôt, inscrivez le montant dans les recettes de votre campagne.

    Dépenses

    Les dépenses de votre campagne incluent la valeur de tous les biens et services qui ont été fournis à votre campagne (comme si leurs donateurs avaient contribué des sommes d’argent que votre campagne a ensuite dépensées pour obtenir les biens et les services en question).

    Le montant maximal des dépenses générales s’applique seulement aux dépenses engagées jusqu’à la fin du jour du scrutin. Il ne s’applique pas aux dépenses engagées après la journée de scrutin.

    N.B. : Une dépense demeure assujettie au montant maximal des dépenses générales si elle engagée avant le jour du scrutin, mais payée après ce jour.

    Certains genres de dépenses ne sont pas visés par le montant maximal de vos dépenses générales même si elles sont engagées avant le jour du scrutin.

    Les dépenses engagées pour des célébrations et d’autres marques de reconnaissance après la clôture du scrutin sont assujetties au montant maximal pour ce type de dépenses, peu importe le moment où elles ont été engagées.

    Section D : Calcul de l’excédent ou du déficit

    Déficit de la campagne

    Dans le haut de la section D, vous devez soustraire le montant total des dépenses de votre campagne du montant total de ses recettes. Si vos dépenses sont supérieures à vos recettes, votre campagne accusera un déficit.

    Si vous avez prolongé votre campagne afin de recueillir des fonds, vous devez quand même déposer un état financier présentant la situation financière de votre campagne au 3 janvier 2023.

    Excédent de la campagne

    Dans le haut de la section D, vous devez soustraire le montant total des dépenses de votre campagne du montant total de ses recettes. Si vos recettes sont supérieures à vos dépenses, votre campagne a un excédent.

    Vous avez le droit de récupérer sur l’excédent vos propres contributions ou celles de votre conjoint ou conjointe. Par exemple, si votre campagne a un excédent de 500 $ et que vous avez contribué 400 $ à votre campagne, vous pouvez déduire 400 $, ce qui ramène l’excédent de votre campagne à 100 $. Si l’excédent est de 500 $ et que vous avez contribué 600 $, vous pouvez déduire 500 $, ce qui ramène le solde de votre campagne à 0 $. Vous ne pouvez pas déduire plus que la valeur de l’excédent.

    Si, après déduction des contributions faites par vous-même et par votre conjoint ou conjointe, votre campagne a toujours un excédent, vous devez en verser le montant au ou à la secrétaire.

    Annexe 1 : Contributions

    L’annexe 1 présente un résumé des contributions de votre campagne.

    Les tableaux suivants font partie de l’annexe 1 et doivent être remplis, le cas échéant :

    • Tableau 1: Contributions en biens et services de la part d’un candidat ou d’une candidate ou encore de son conjoint ou sa conjointe
    • Tableau 2: Inventaire des biens et fournitures provenant de la campagne précédente et utilisés dans cette campagne
    • Tableau 3 : Contributions monétaires (plus de 100 $ par donateur) provenant d’autres personnes que le candidat ou la candidate ou son conjoint ou sa conjointe
    • Tableau 4 : Contributions en biens et services (plus de 100 $ par donateur) de la part d’une personne autre que le candidat ou la candidate ou son conjoint ou sa conjointe

    Contributions faites par vous-même ou votre conjoint ou conjointe

    Si vous vous présentez à une élection municipale, les contributions que vous-même et votre conjoint ou conjointe versez à votre campagne sont assujetties à certaines limites, notamment en ce concerne les contributions en argent, les biens et services fournis ainsi que la valeur des biens provenant d’une campagne précédente que vous avez utilisés dans votre campagne actuelle.

    Inscrivez les montants de vos contributions sur les lignes prévues à cet effet à l’annexe 1. Ne les inscrivez pas dans les tableaux des contributions (tableaux 1 ou 2). Vous avez d’autant plus intérêt à indiquer vos propres contributions et celles de votre conjoint ou conjointe que vous pourrez les récupérer à la fin de votre campagne si celle-ci se termine avec un excédent.

    N.B. Vous devez inscrire le montant total des contributions faites par vous-même et par votre conjoint ou conjointe, y compris les sommes remboursées à même un excédent.

    Contributions totalisant 100 $ ou moins

    Si une personne fait une ou plusieurs contributions dont la valeur totale est égale ou inférieure à 100 $ (y compris la valeur de biens et de services), vous n’avez pas besoin de fournir de détails s’y rapportant sur le formulaire. Indiquez simplement la valeur totale de toutes les contributions de ce type à la ligne prévue à cet effet dans la partie supérieure de l’annexe 1.

    Si une contribution de source anonyme ne dépasse pas 100 $, incluez-la dans le total des contributions de 100 $ ou moins par donateur. Les contributions de sources anonymes de plus de 25 $ doivent être versées au ou à la secrétaire de la municipalité.

    Biens et services fournis par le candidat ou la candidate ou son conjoint ou sa conjointe

    Si vous ou votre conjoint ou conjointe fournissez des biens et services à votre campagne, vous devez les indiquez dans les contributions. Inscrivez les contributions dans le tableau 1 de l’annexe 1.

    Inventaire des biens d’une campagne précédente

    Les biens qu’il vous reste d’une campagne précédente et que vous réutilisez constituent une contribution sous forme de biens à votre nouvelle campagne et sont calculés dans votre limite d’autofinancement. Vous devez établir la valeur marchande actuelle de ces biens (par exemple, s’il vous reste 100 affiches de 2018 et que vous les réutilisez, vous devez établir le prix d’achat de ces mêmes 100 affiches en 2022) et l’inscrire au tableau 2. Cette valeur doit également être inscrite comme une dépense de la campagne.

    Contributions totalisant plus de 100 $

    Si une personne fait une ou plusieurs contributions dont la valeur totale dépasse 100 $ (y compris la valeur de biens et de services et le coût de billets lors d’une activité de financement), vous devez inscrire toutes ces contributions dans les tableaux de l’annexe 1 (tableaux 3 et 4).

    Si une contribution de source anonyme dépasse 100 $, vous devez l’inclure dans le total des contributions de plus de 100 $ par donateur et l’inscrire au tableau 3 (en indiquant « anonyme » comme nom du donateur). Les contributions de sources anonymes de plus de 25 $ doivent être versées au ou à la secrétaire de la municipalité.

    N.B. : C’est le montant total versé par un donateur qui importe. Si une personne achète un billet pour une activité de financement au coût de 50 $ puis, plus tard durant la campagne, contribue 75 $ additionnels, chacune de ces deux contributions doit être inscrite au tableau 3, car leur total dépasse 100 $.

    Biens et services provenant de personnes autres que le candidat ou la candidate ou son conjoint ou sa conjointe

    Les donateurs admissibles peuvent faire don de biens et de services à votre campagne. Vous devez inscrire ces dons à la fois comme des contributions et comme des dépenses (comme si le donateur avait fait don d’une somme d’argent que la campagne a ensuite utilisée pour acheter les biens et les services en question).

    Il est interdit aux personnes morales et aux syndicats de faire des contributions aux candidats et candidates. Cela inclut les contributions sous forme de biens et de services.

    Exemple :

    Votre ami dépense 150 $ pour du café et des pâtisseries dont il fait don pour une activité liée à votre campagne. Vous devez inscrire une contribution de 150 $ en biens et services de votre ami ainsi qu’une dépense de 150 $.

    Si quelqu’un vous accorde un rabais spécial sur le prix d’un bien ou d’un service que vous achetez pour votre campagne, vous devez inscrire la dépense correspondante sans tenir compte du rabais (car la valeur du rabais est considérée comme une contribution à votre campagne sous forme d’un bien ou d’un service).

    Exemple :

    Les affiches que vous avez commandées pour votre campagne coûteraient normalement 500 $, mais le vendeur accepte de vous les laisser pour 300 $ parce qu’il veut appuyer votre campagne. Vous devez dans ce cas inscrire une dépense de 500 $ pour les affiches ainsi qu’une contribution de 200 $ en biens et services de la part du vendeur. N.B. Étant donné qu’il est interdit aux entreprises de faire des contributions, il faut que la contribution soit une contribution personnelle du vendeur.

    Vous devez inscrire dans le tableau 4 de l’annexe 1 les contributions sous forme de biens ou services provenant de personnes autres que le candidat ou la candidate ou son conjoint ou sa conjointe.

    Annexe 2 : Événements et activités de financement

    Aucun montant maximal ne s’applique aux coûts engagés pour des événements ou activités de financement. Toutefois, pour être considérée comme un coût d’une activité de financement, une dépense doit être principalement liée à cette activité et non à la promotion d’un candidat ou d’une candidate. Une collecte de fonds qui a lieu en marge d’une activité de promotion ne fait pas de celle-ci une activité de financement. De la même façon, une ligne au bas d’un dépliant électoral qui demande aux gens de faire un don à la campagne ne fait pas des coûts de production de ce dépliant une dépense liée à une activité de financement.

    Si vous avez inclus les coûts d’une activité de financement à la section C, vous devez fournir des détails concernant cette activité à l’annexe 2.

    Les contributions reçues lors d’une activité de financement peuvent inclure :

    • le prix du billet;
    • si des biens ou des services sont vendus, la somme provenant de la vente qui dépasse leur valeur marchande (par exemple, si un article d’une valeur de 100 $ est vendu 175 $, son acheteur a fait une contribution de 75 $ à la campagne);
    • les chèques personnels recueillis auprès de donateurs pendant l’activité.

    Si des donateurs ont fait don de biens ou de services pour l’activité de financement, vous devez inscrire ces dons à la fois comme des contributions et comme des dépenses.

    Vous devez inscrire ces contributions à l’annexe 1 et, si le total des contributions d’un donateur est supérieur à 100 $, vous devez en fournir le détail dans les tableaux appropriés. Pour de plus amples renseignements, consultez la section « Annexe 1 : Contributions » ci-dessus.

    Une activité de financement peut aussi rapporter des recettes qui ne sont pas considérées comme une contribution, par exemple :

    • les dons de 25 $ ou moins;
    • si des biens ou des services sont vendus, la valeur marchande des biens et services vendus (par exemple, si un article d’une valeur de 100 $ est vendu 175 $, 100 $ de ce montant constituent des recettes);
    • le montant payé pour des biens ou des services vendus pour 25 $ ou moins.

    Contributions de sources anonymes

    Vous pouvez accepter les contributions de sources anonymes d’au plus 25 $ chacune reçues lors d’une activité de financement (recueillies par exemple, en faisant circuler un chapeau ou dans un bocal). Déclarez à l’annexe 2 la somme totale provenant de ces dons lors de cette activité.

    Toutes les autres contributions de sources anonymes doivent être versées au ou à la secrétaire de la municipalité.

    Ensuite, faites la soustraction de la contribution comme payée ou payable au ou à la secrétaire pour arriver au total des contributions de la partie II de l’annexe 2.

    Rapport du vérificateur

    Si les dépenses de votre campagne ou les contributions que vous avez reçues dépassent 10 000 $, vous devez demander à un vérificateur d’examiner votre état financier et de fournir un rapport.

    Le rapport du vérificateur doit être préparé par un vérificateur titulaire d’un permis délivré en vertu de la Loi de 2004 sur l’expertise comptable. Avant de retenir les services d’un vérificateur pour produire ce rapport, vérifiez que cette personne possède bien ce permis.

    Mis à jour : 04 avril 2022
    Date de publication : 01 avril 2022