Le 27 novembre 2017, la Loi de 2017 pour l’équité en milieu de travail et de meilleurs emplois est devenue loi, entraînant un certain nombre de modifications à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi. Le présent guide sera révisé à mesure que les nouvelles règles entreront en vigueur. Lire un résumé complet des modifications à la Loi.

Dépôt d’une réclamation

La plupart des employés visés par la Loi peuvent déposer une réclamation auprès du ministère du Travail s’ils croient que leur employeur ne se conforme pas à la Loi.

L’employé qui a besoin d’aide pour cerner et définir les problèmes liés à la Loi sur les normes d’emploi et à la Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi et trouver des moyens de les résoudre peut téléphoner au Centre d’information sur les normes d’emploi aux numéros ci-dessous :

Il est à noter que la Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi est différente de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi.

Cas où un employé ne peut pas déposer une réclamation

Il existe deux cas dans lesquels un employé visé par la Loi ne peut déposer une réclamation auprès du ministère du Travail.

  1. Employé représenté par un syndicat

    De façon générale, les employés qui sont représentés par un syndicat ne peuvent déposer une réclamation. Ces employés, s’ils sont couverts par une convention collective et qu’ils sont membres d’un syndicat ou non, doivent utiliser la procédure de règlement des griefs prévue dans la convention collective conclue entre l’employeur et le syndicat.

  2. Employé ayant entamé une poursuite en justice

    Si les employés ont déjà entamé une poursuite en justice contre un employeur pour omission de verser des salaires ou pour discrimination dans les régimes d’avantages sociaux, ils ne peuvent déposer une réclamation auprès du ministère pour le même motif.

    En outre, un employé qui a intenté une action en justice pour congédiement injustifié ne peut pas déposer une réclamation pour obtenir une indemnité de licenciement ou de cessation d’emploi impayée en vertu de la Loi sur les normes d’emploi pour le même licenciement ou la même cessation d’emploi.

Si l’employé s’interroge sur la meilleure façon d’agir, il devrait consulter un avocat avant de déposer une réclamation.

Les employés doivent aussi savoir que s’ils déposent une réclamation auprès du ministère du Travail pour un salaire impayé, des prestations impayées ou une indemnité de licenciement ou de cessation d’emploi impayée, ils doivent retirer la réclamation au plus tard deux semaines après l’avoir déposée, s’ils ont l’intention d’intenter une action en justice pour les mêmes motifs.

Remarque :  Les restrictions imposées au dépôt d’une réclamation à la fois devant les tribunaux et devant le ministère du Travail ne s’appliquent pas aux réclamations déposées au ministère du Travail pour indemnisation ou réintégration (par exemple, dans le cas d’une demande pour violation des dispositions de la Loi en matière de congé de maternité, de congé parental, de congé familial pour raison médicale ou de représailles).

Marche à suivre

Les employés peuvent se procurer le Formulaire de réclamation de l’une des façons suivantes :

1re étape

Avant de déposer une réclamation, l’employé doit communiquer avec son employeur au sujet des problèmes liés à la Loi. Cette démarche permet souvent de les régler rapidement.

Cette étape ne s’applique pas à tout le monde. Pour obtenir d’autres renseignements sur les raisons pour lesquelles un employé n’a pas à communiquer avec l’employeur, reportez-vous à la section « Raisons pour lesquelles l’employé n’est pas tenu de communiquer avec l’employeur » qui figure plus loin dans le présent chapitre.

2e étape

On encourage l’employé à rassembler les documents importants sur ses antécédents de travail avant de remplir le Formulaire de réclamation. Le fait d’avoir ces documents à portée de la main lui facilitera la tâche. Cependant, il n’est pas obligatoire d’avoir ces documents pour déposer une réclamation.

3e étape

L’employé doit fournir beaucoup de détails dans le Formulaire de réclamation. Il lui faudra au moins une heure pour le remplir. Il est primordial de prendre connaissance des renseignements importants figurant dans la publication intitulée Avant de commencer avant de remplir le Formulaire de réclamation.

Les renseignements de base dont le ministère a besoin sont marqués d’un astérisque (*). Si le formulaire est incomplet, il se pourrait que son traitement soit retardé.

S’il ne connaît pas la réponse à une question marquée d’un astérisque, l’employé indique « Je ne sais pas ». Si la question ne s’applique pas à lui, il doit indiquer « Sans objet » ou « S. O. ».

Il faut fournir des renseignements complets et exacts dans toutes les autres zones pour que la réclamation soit traitée rapidement.

Le ministère du Travail communiquera avec l’employé s’il manque des renseignements en particulier.

4e étape

On recommande à l’employé de déposer sa réclamation en ligne. Il obtiendra immédiatement un numéro de réclamation.

Voici d’autres façons de déposer une réclamation.

En personne, dans certains centres ServiceOntario (1 800 267-8097)

Par la poste, au :

Centre provincial de réception des réclamations
Ministère du Travail
70 Foster Drive, Suite 410
Place Roberta Bondar
Sault Ste. Marie (Ontario)
P6A7 6V4 
Par télécopieur, au 1 888 252-4684

Remarque : L’employé qui dépose une réclamation par télécopieur, en personne ou par la poste recevra une lettre contenant son numéro de réclamation une fois que tous les renseignements demandés auront été fournis. S’il manque des renseignements, l’employé recevra par la poste une lettre lui demandant de fournir les renseignements en question.

Une réclamation ne doit être déposée qu’une seule fois. Par exemple, l’employé qui dépose sa réclamation en ligne ne doit pas faire parvenir un autre formulaire au ministère du Travail.

Si vous estimez que la Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi a été enfreinte, vous devez déposer une réclamation à l’aide du formulaire approprié.

Raisons pour lesquelles l’employé n’est pas tenu de communiquer avec l’employeur

On encourage l’employé à communiquer avec son employeur pour discuter du problème lié aux normes d’emploi avant de déposer une réclamation. Voici des exemples de situations où l’employé peut préférer ne pas communiquer avec l’employeur.

  • L’employé a déjà essayé de communiquer avec son employeur.
  • Les activités ont cessé au lieu de travail.
  • L’employeur a fait faillite.
  • L’employé a peur.
  • La norme d’emploi en cause n’est pas de nature pécuniaire.
  • L’employé travaille ou travaillait comme aide familial.
  • L’employé a de la difficulté à communiquer dans la langue que parle son employeur.
  • L’employé est un jeune travailleur.
  • L’employé ne peut pas communiquer avec son employeur ou a de la difficulté à le faire à cause d’une invalidité.
  • La situation est liée à une infraction au Code des droits de la personne de l’ Ontario.

Si aucune des raisons énumérées ci-dessus ne correspond à la situation de l’employé et que ce dernier estime quand même avoir un motif valable pour ne pas communiquer avec son employeur afin de discuter du problème, il pourra fournir une explication dans le Formulaire de réclamation.

Pour obtenir d’autres détails, veuillez communiquer avec le Centre d’information sur les normes d’emploi, au 416 326-7160 ou au 1 800 531-5551.

Enquête, application de la loi et appels

Une fois la réclamation déposée, le ministère l’examine pour s’assurer que tous les renseignements exigés ont été fournis. Si le formulaire est complet, la réclamation est confiée à un agent des normes d’emploi pour enquête. S’il manque des renseignements, le ministère communique avec l’employé et lui demande de les fournir dans un délai déterminé.

Pendant l’enquête relative à une réclamation, l’employé devra fournir une partie ou la totalité des documents suivants :

  • des copies de ses talons de paie ou de ses chèques de paie;
  • des copies de ses feuillets T4;
  • une copie de son préavis de licenciement écrit (si l’employé a été licencié par l’employeur ou a cessé de travailler pour lui et qu’un préavis écrit lui a été remis);
  • une copie de son relevé d’emploi, s’il en a reçu un;
  • une copie de son contrat de travail écrit, s’il en a un;
  • des copies des lettres d’avertissement ou des avis qu’il a reçus, le cas échéant;
  • un document indiquant les heures travaillées, s’il en a un (p. ex. calendrier, feuilles de temps, fiches de présence, agenda ou notes).

Les documents doivent être fournis dans le délai fixé par l’agent des normes d’emploi.

Veuillez vous reporter au chapitre intitulé « Rôle du ministère du Travail » pour obtenir des renseignements sur des sujets tels que :

  • le déroulement d’une enquête;
  • les mesures que peut prendre un agent des normes d’emploi ou le ministère;
  • la façon dont l’employé peut appeler d’une décision de l’agent.

Montant maximal de salaire qu’un employeur peut être tenu de verser

Un plafond de 10 000 $ s’applique lorsqu’un agent des normes d’emploi prend une ordonnance relative à un seul employé pour des salaires non payés qui sont devenus exigibles avant le 20 février 2015. Étant donné les modifications apportées à la LNE qui sont entrées en vigueur le 20 février 2015, une ordonnance prise par un agent des normes d’emploi pour un salaire non payé qui est devenu exigible à cette date ou après cette date n’est pas visé par un plafond quelconque. De plus, il n’y a aucun plafond pour les ordonnances d’indemnisation prises par un agent des normes d’emploi lorsque ce dernier détermine qu’il y a eu une infraction aux parties de la Loi aux termes desquelles le ministère peut ordonner à l’employeur de réintégrer l’employé dans le poste qu’il occupait ou de l’indemniser (par exemple, les parties de la Loi portant sur les congés; sur le droit d’un employé de ne pas faire l’objet de représailles pour avoir exercé les droits qui lui sont conférés en vertu de la Loi, comme le droit des employés de commerce au détail de refuser de travailler un jour férié).

Délais pour le dépôt des réclamations

Il existe des délais différents relativement à la capacité du ministère d’exécuter le recouvrement du salaire non payé qui est dû à un employé. Les limites qui s’appliquent dépendront du moment où le salaire non payé était exigible.

Salaire dû

En règle générale, le salaire (à l’exception de l’indemnité de vacances) devient exigible le jour de paie normal de l’employé. Cependant, si la relation d’emploi prend fin, tout l’argent qui lui est dû (y compris l’indemnité de vacances non payée à la date de la fin de la relation d’emploi) est exigible à la date la plus éloignée des suivantes : dans les sept jours suivant cette date ou le jour où il aurait normalement touché son prochain chèque de paie.

Délais de six mois ou de douze mois pour le recouvrement des salaires : un salaire non payé est devenu exigible avant le 20 février 2015

Sauf deux exceptions, un agent des normes d’emploi peut uniquement donner une ordonnance pour salaire non payé qui est devenu exigible avant le 20 février 2015 si une réclamation a été déposée dans les six mois de la date à laquelle le salaire était exigible :

  • La première exception à cette règle concerne l’indemnité de vacances. L’indemnité de vacances non payée peut être recouvrée si la réclamation est déposée dans les 12 mois qui suivent la date à laquelle l’indemnité est exigible (au lieu de six mois).
  • La deuxième exception s’applique lorsqu’un agent des normes d’emploi conclut que l’employeur a enfreint le même article de la Loi plus d’une fois pour un même employé. Si au moins une des infractions s’est produite dans la période de six mois qui précède le dépôt de la réclamation, l’employé aura le droit de recouvrer le salaire dû pour toutes les infractions du même article qui se sont produites au cours de la période de 12 mois qui précède le dépôt de la réclamation.

Exemple : Cas type

Nhan travaillait comme technicien depuis un peu plus de trois ans. Son employeur a mis fin à son emploi en raison d’une pénurie de travail le 1er février 2014. Son prochain jour de paie normal aurait été le 12 février 2014. Nhan a reçu un préavis de licenciement en règle, mais sa dernière semaine de travail ne lui a pas été payée. Le 30 août 2014, il a déposé une réclamation en vue d’obtenir le salaire qui lui est dû. Un agent des normes d’emploi enquêtera sur la réclamation de Nhan. Cependant, il ne pourra pas prendre une ordonnance contre l’employeur afin de recouvrer le salaire de Nhan parce que le salaire en question est devenu exigible plus de six mois avant la date à laquelle Nhan a déposé sa réclamation.

Exemple : Infraction répétée

Jenny travaillait dans un restaurant depuis un peu plus de un an et n’était jamais payée pour les jours fériés. Elle a quitté son emploi et a déposé une réclamation auprès du ministère le 5 janvier 2014. Dans les six mois précédant le dépôt de sa réclamation, Jenny aurait dû recevoir un salaire de jour férié pour la fête du Travail, l’Action de grâces, le jour de Noël, le 26 décembre (lendemain de Noël) et le jour de l’An.

L’employeur a enfreint à répétition les dispositions de la Loi portant sur les jours fériés en ne payant pas Jenny le salaire pour jour férié. Étant donné qu’au moins une infraction aux dispositions portant sur les jours fériés est arrivée dans les six mois précédant la date de dépôt de la réclamation de Jenny, l’enquête sur les normes d’emploi porte sur le recouvrement du salaire dû non pas dans la période de six mois précédant la date de dépôt de la réclamation (5 janvier), mais plutôt dans la période de 12 mois précédant ce dépôt. Ainsi, un agent des normes d’emploi peut prendre, contre l’employeur de Jenny, une ordonnance de versement du salaire pour jour férié non seulement pour la fête du Travail, l’Action de grâces, le jour de Noël, le 26 décembre (lendemain de Noël) et le jour de l’An, mais également pour la fête du Canada, la fête de la Reine, le Vendredi saint et le jour de la Famille.

Délai de deux ans pour le recouvrement des salaires : un salaire non payé qui est devenu exigible le 20 février 2015 ou après cette date

Un agent des normes d’emploi peut prendre une ordonnance pour un salaire non payé, y compris l’indemnité de vacances, qui est exigible le 20 février 2015 ou après, si l’employé a déposé une réclamation dans les deux années qui suivent la date à laquelle le salaire est exigible.

Exemple : Lorsqu’un salaire non payé est exigible avant le 20 février 2015 ET lorsqu’un salaire non payé est exigible le 20 février 2015 ou après cette date

Egan a été embauché le 1er juin 2013 pour travailler dans un entrepôt. Il n’a jamais été payé pour ses heures supplémentaires même s’il travaillait régulièrement plus de 44 heures par semaine. Il avait pris deux semaines de vacances rémunérées après la fin de sa première année d’emploi, mais n’avait pas pris d’autres vacances et n’avait pas reçu d’indemnités de vacances depuis. Egan a donné sa démission le 1erjuin 2016 et deux mois plus tard (1er août 2016), il a déposé une réclamation auprès du ministère du Travail.

L’agent a déterminé qu’on devait à Egan une indemnité pour heures supplémentaires de 500 $ qui était exigible avant le 20 février 2015, ainsi qu’une indemnité pour heures supplémentaires de 750 $ devenue exigible à cette date ou après cette date. Il avait aussi droit à une indemnité de vacances de 2 000 $ qu’il avait gagnée entre le 1er juin 2014 au 30 mai 2015 (exigible en vertu de la LNE le 15 mars 2016) et une indemnité de vacances de 2 200 $ gagnée entre le 1er juin 2015 et le 30 mai 2016 devenue exigible deux semaines après la démission de son emploi (le premier jour de paie normal prévu après la fin de son emploi).

Recouvrement du salaire exigible avant le 20 février 2015

L’agent a déterminé qu’une indemnité d’heures supplémentaires de 500 $ qui était exigible avant le 20 février 2015 ne pouvait pas être recouvrée étant donné qu’aucune somme n’était exigible dans une période de six mois avant la date de dépôt de la réclamation.

Recouvrement du salaire exigible le 20 février 2015 ou après cette date

L’indemnité d’heures supplémentaires non payée de 750 $ et l’indemnité de vacances (2 000 $ + 2 200 $) devenues exigibles le 20 février 2015 ou après cette date peuvent être recouvrées parce Egan a déposé sa réclamation moins de deux ans après que ces salaires sont devenus exigibles. L’agent a, par conséquent, pris une ordonnance au montant de 4 950 $.

Délai de deux ans pour déposer une réclamation

En vertu de la Loi, une réclamation doit, en général, être déposée dans les deux ans suivant l’infraction pour qu’un agent des normes d’emploi fasse une enquête.

Les délais de six mois et de douze mois/deux ans ci-dessus s’appliquent uniquement à la capacité d’un agent des normes d’emploi à prendre une ordonnance relativement au salaire non payé, qui comprend l’indemnité de vacances, l’indemnité de licenciement et l’indemnité de cessation d’emploi. Dans le cas d’autres infractions à la Loi (p. ex. des éléments non monétaires ou des infractions liées à des représailles ou des congés en vertu de la Loi), l’agent des normes d’emploi peut disposer d’un délai maximal de deux ans pour prendre certaines ordonnances (ordonnance de conformité, ordonnance d’indemnisation non liée au salaire) et ordonnance de réintégration. Ce délai de deux ans s’applique dans les cas suivants :

  • l’employé estime que l’employeur a enfreint une disposition non monétaire de la Loi; par exemple, l’employeur n’a pas accordé de pauses-repas suffisantes à l’employé ou ne lui a pas remis de relevé de paie;
  • l’employé demande une indemnité ou la réintégration; par exemple, les dispositions de la Loi concernant les congés, les détecteurs de mensonges ou les droits des employés du commerce de détail ont été violées ou l’employeur a pénalisé ou a menacé de pénaliser un employé qui a exercé ses droits en vertu de la Loi. Voir « Représailles » et « Représailles par un client d’une agence ».

Prolongation des délais

Même s’il y a des délais à respecter pour le recouvrement du salaire non payé et le dépôt d’une réclamation, il peut être possible de déposer une réclamation au-delà des délais applicables si :

  • l’employeur a dit à l’employé qu’il n’avait pas de droits alors qu’il savait que celui-ci avait des droits ou qu’il aurait pu prendre les mesures nécessaires pour se renseigner sur les droits de l’employé;
  • l’employé n’a pas déposé sa réclamation dans les délais à cause des faux renseignements communiqués par l’employeur.

Exemple

L’employeur dit à Jean-Sébastien, qui ne connaît pas du tout la Loi, qu’il n’a pas droit au salaire pour temps supplémentaire prévu par la Loi même si l’employeur sait que l’employé y a droit ou aurait pu se renseigner à ce sujet. Se fiant aux renseignements fournis par l’employeur, Jean-Sébastien ne réclame pas son salaire pour temps supplémentaire. Par la suite, une fois que le délai pour déposer une réclamation est passé, Jean-Sébastien apprend de ses amis qu’il avait bel et bien droit au salaire pour temps supplémentaire. Dans ce cas, l’agent des normes d’emploi pourrait décider que le délai, qui normalement entraînerait le rejet de la réclamation de Jean-Sébastien, doit être prolongé étant donné que le retard dans le dépôt de sa réclamation est attribuable aux faux renseignements communiqués par l’employeur au sujet des droits qu’a Jean-Sébastien en vertu de la Loi.