Vacances

Période et indemnité de vacances

Cette norme d'emploi a deux volets : l'un porte sur la période de vacances et l'autre sur l'indemnité de vacances. Certains employés occupent des emplois qui ne sont pas assujettis aux dispositions de la Loi relatives aux vacances payées. Pour obtenir des renseignements sur les exemptions, reportez-vous à l'Outil de vérification des règles spéciales.

Les employés ont droit à deux semaines de vacances après chaque année de référence de 12 mois. Normalement, une année de référence est une période répétitive de 12 mois qui commence le jour où l’employé est embauché. Lorsque l’employeur a établi une année de référence différente qui ne débute pas à la date d’anniversaire de l’embauche de l’employé, celui-ci a droit à des jours de vacances calculés au prorata pour la période (appelée « période tampon ») précédant le début de l’année de référence différente.

L’indemnité de vacances représente au moins quatre pour cent du salaire « brut » (indemnité de vacances exclue) accumulé au cours de l’année de référence de 12 mois ou au cours de la période tampon (le cas échéant).

Le contrat de travail ou la convention collective d’un employé peut offrir des droits ou des avantages supérieurs en ce qui a trait à la période de vacances ou à l’indemnité de vacances.

L’employé qui ne termine pas l’année de référence ou la période tampon (le cas échéant) n’est pas admissible à des vacances payées aux termes de la Loi. Cependant, il accumule une indemnité de vacances sur son salaire. Si l’employé travaille pendant une heure pour un employeur, il a droit à une indemnité de vacances correspondant à au moins quatre pour cent de son salaire horaire.

Définitions clés

Année de référence

période de 12 mois au cours de laquelle les employés accumulent des vacances.

Année de référence normale

période répétitive de 12 mois qui commence le jour où l'employé est embauché.

Année de référence différente

période répétitive de 12 mois établie par l'employeur qui commence à une date autre que la date d'embauche de l'employé (p. ex., l'employé est embauché le 1^er juin, mais l'employeur a établi une année de référence différente qui commence le 1^er septembre).

Période tampon

période qui s'étend de la date d'embauche au début de la première année de référence différente ou période qui s'étend de la fin d'une année de référence normale au début d'une année de référence différente où l'employeur passe d'une année de référence normale à une année de référence différente (p. ex., si un employeur a établi une année de référence différente qui s'étend du 1^er janvier au 31 décembre et que l'employé est embauché le 1^er septembre, la période tampon serait du 1^er septembre au 31 décembre).

L’année de référence et la période tampon comprennent le temps que l’employé passe loin du travail pour les motifs suivants : 

• mise à pied;
• maladie ou accident;
• congé de maternité, congé parental, congé d’urgence personnelle, congé familial pour les aidants naturels, congé familial pour raison médicale, congé en cas de maladie grave, congé pour don d’organe, congé de réserviste et congé en cas de décès ou de disparition d’un enfant dans des circonstances criminelles;
• autorisation d’absence (c’est-à-dire qu’il n’y a aucune interruption dans la relation d’emploi).

Période de vacances

L’employé accumule un minimum de deux semaines de vacances payées pour chaque année de référence de 12 mois terminée. La Loi ne prévoit pas d’augmentation aux deux semaines de vacances payées en fonction de la durée de l’emploi, mais un contrat de travail ou une convention collective peut renfermer une telle disposition.

Si l’année de référence est une année de référence normale, l’employé aura droit à au moins deux semaines de vacances payées après la période de 12 mois suivant la date à laquelle il a été embauché et après chaque période de 12 mois par la suite.

Si l’employeur établit une année de référence différente, l’employé aura droit à au moins deux semaines de vacances payées après chaque année de référence différente, en plus d’avoir droit à des jours de vacances calculés au pro rata pour la période tampon précédant le début de la première année de référence différente.

Calcul des jours de vacances pour une période tampon

L’employé a une semaine de travail normale

Les jours de vacances pour une période tampon sont calculés de la façon suivante : deux (2) semaines multiplié par le rapport (R) entre la durée de la période tampon et 12 mois.

Exemple

• L’employé a une semaine de travail normale.
• L’employé est embauché le 1^er septembre et l’année de référence différente commence le 1^er janvier.
• La période tampon s’étend du 1^er septembre au 31 décembre (4 mois).

Calcul des jours de vacances pour la période tampon :  2 semaines × R (rapport entre la période tampon et 12 mois), où R = 4 mois/12 mois

2 semaines × 4/12 = 2/3 d’une semaine

L’employé n’a pas une semaine de travail normale

Les jours de vacances pour une période tampon sont calculés de la façon suivante : deux (2) semaines multiplié par le nombre moyen de jours de travail par semaine de travail au cours de la période tampon (A), multiplié par le rapport entre la durée de la période tampon et 12 mois (R).

Exemple

• L’employé n’a pas une semaine de travail normale.
• L’employé est embauché le 1^er septembre et l’année de référence différente commence le 1^er janvier.
• La période tampon s’étend du 1^er septembre au 31 décembre et compte 17 semaines de travail. L’employé a travaillé 51 jours au total au cours de ces 17 semaines de travail.

Calcul des jours de vacances pour la période tampon : 2 semaines × A x R, où A = 51 jours/17 semaines de travail et R = 4 mois/12 mois

2 semaines × 51/17 × 4/12 (ou 2 semaines × 3 jours/semaine × 1/3) = 2 jours

Délai pour prendre ses vacances

Les vacances annuelles accumulées au cours d’une année de référence ou d’une période tampon complète doivent être prises dans les dix mois suivant la fin de l’année de référence ou de la période tampon. L’employeur a le droit de prévoir les vacances annuelles et a l’obligation de s’assurer que les vacances sont prévues et sont prises avant la fin de cette période de dix mois.

Exemple

Richard a été embauché le 24 février 2014. Son employeur a établi une année de référence différente, qui s’étend du 1^er juillet au 30 juin. Le nombre de jours de vacances calculé au prorata que Richard accumule pendant la période tampon, du 24 février 2014 au 30 juin 2014, doit être pris dans les dix mois qui suivent la fin de la période tampon (soit dans les dix mois qui suivent le 30 juin 2014). Les vacances que Richard accumule pendant l’année de référence, allant du 1^er juillet 2014 au 30 juin 2015, devront être prises dans les dix mois qui suivent la fin de l’année de référence (soit dans les dix mois qui suivent le 30 juin 2015).

Si la date limite pour prendre des vacances, énoncée dans la Loi, tombe pendant que l’employé est en congé de maternité, en congé parental, en congé d’urgence personnelle, en congé familial pour les aidants naturels, en congé familial pour raison médicale, en congé en cas de maladie grave, en congé pour don d’organe, en congé de réserviste ou en congé en cas de décès ou de disparition d’un enfant dans des circonstances criminelles, les vacances doivent être prises après le congé ou à une date ultérieure si l’employeur et l’employé y consentent par écrit.

De la même façon, si le contrat d’un employé prévoit qu’une partie ou la totalité de ses vacances doit être prise à l’intérieur d’une période déterminée qui tombe un jour où l’employé est en congé et que l’employé devrait autrement renoncer à la totalité ou à une partie de ses vacances en vertu du contrat, l’employé peut repousser le moment de prendre ses vacances jusqu’à la fin du congé ou les prendre à une date ultérieure si l’employeur et l’employé y consentent par écrit.

Renonciation aux vacances

L’employé peut renoncer aux vacances annuelles qu’il a accumulées avec l’accord écrit de l’employeur et l’autorisation du directeur des normes d’emploi. Cette approbation ne modifie en rien l’obligation de l’employeur de verser à l’employé une indemnité de vacances. L’employé peut renoncer à ses vacances annuelles, mais non pas à son indemnité de vacances.

Comment prévoir les vacances annuelles accumulées au cours d’une année de référence

Les vacances accumulées au cours de l’année de référence doivent s’échelonner sur deux semaines consécutives ou correspondre à deux périodes d’une semaine chacune, à moins que l’employé ne demande par écrit de prendre des périodes plus courtes et que l’employeur accepte. Dans ce cas, il s’avère nécessaire de calculer le nombre de jours de vacances individuels auquel l’employé a droit.

Calcul du nombre de jours de vacances individuels accumulés au cours d’une année de référence

Exemple : L’employé a une semaine de travail normale

L’employeur multiplie par deux le nombre de jours que compte la semaine de travail normale de l’employé.

• L’employé travaillait normalement le lundi, le mercredi et le vendredi, soit trois jours par semaine, au cours de l’année de référence précédente.
• L’employé a donc droit à 6 jours de vacances individuels pour cette année de référence.

Exemple : L’employé n’a pas une semaine de travail normale

L’employeur calcule le nombre moyen de jours travaillés chaque semaine au cours de l’année de référence complète la plus récente, puis multiplie ce résultat par deux.

• L’employé a travaillé 149 jours au total au cours de l’année de référence précédente.
• Une année compte 52,14 semaines.
• Le nombre moyen de jours travaillés par semaine au cours de l’année serait : 

  149 jours ÷ par 52,14 semaines par année = 2,86 jours.

• Les jours de vacances individuels auxquels l’employé aurait droit pour cette année seraient :  2 × 2,86 jours = 5,72 jours de vacances.

Comment prévoir les vacances annuelles accumulées au cours d’une période tampon

Les vacances annuelles accumulées pendant une période tampon sont calculées sous forme de jours individuels en fonction des formules précisées sous la rubrique intitulée « Calcul des jours de vacances pour une période tampon ».

Si les vacances accumulées oscillent entre deux et cinq jours inclusivement, les vacances doivent être prises sur une période de jours consécutifs, à moins que l’employé ne demande par écrit de prendre des périodes plus courtes et que l’employeur accepte.

Si les vacances accumulées pendant la période tampon totalisent plus de cinq jours, cinq jours de vacances doivent être pris sur une période de jours consécutifs et les autres jours de vacances peuvent être ajoutés aux cinq jours ou pris pendant une autre période de jours consécutifs, à moins que l’employé ne demande par écrit de prendre des périodes plus courtes et que l’employeur accepte.

Indemnité de vacances

L’employé doit toucher une indemnité minimale d’au moins 4 p. 100 du salaire « brut » (indemnité de vacances exclue) perçu au cours de l’année de référence de 12 mois ou de la période tampon pour laquelle les vacances lui sont données.

À titre d’exemple, supposons que Janice travaille à temps partiel et que son salaire brut au cours de son année de référence soit de 16 000,00 $. Elle a droit à 4 p. 100 de 16 000,00 $, soit 640,00 $.

Si le contrat de travail ou la convention collective de l’employé prévoit des vacances plus longues que celles prévues par la loi, l’employé peut avoir droit à un pourcentage plus élevé de son salaire brut comme indemnité de vacances. Ainsi, un employé peut avoir droit à trois semaines de vacances, en vertu de son contrat, et à une indemnité de vacances représentant 6 p. 100 de son salaire brut.

Le salaire « brut » à partir duquel l’indemnité de vacances est calculée comprend les éléments suivants : 

• salaire normal, y compris les commissions;
• primes et cadeaux non discrétionnaires ou liés aux heures de travail;
• rémunération des heures supplémentaires;
• salaire des jours fériés;
• indemnité de licenciement;
• allocations pour chambre et repas.

Voici ce qu’il ne comprend pas : 

• indemnité de vacances gagnée, mais pas encore versée;
• pourboires et gratifications;
• primes discrétionnaires et cadeaux non liés aux heures de travail, à la production ou au rendement (p. ex., prime de Noël versée sans égard au rendement);
• allocations de dépenses et de frais de déplacement;
• allocations de subsistance;
• cotisations versées par l’employeur à un régime d’avantages sociaux et prestations versées à un employé dans le cadre d’un régime d’avantages sociaux (p. ex. indemnité de maladie);
• prestations d’assurance-emploi fédérales;
• indemnité de cessation d’emploi.

Quand verser l’indemnité de vacances

Dans la plupart des cas, l’employé doit toucher l’indemnité de vacances qu’il a gagnée durant une année de référence ou une période tampon complète en un seul versement avant de prendre ses vacances. Il existe quatre exceptions à cette règle.

1. Lorsque les vacances sont prises en périodes de moins d’une semaine.
   • Dans ce cas, l’employé doit toucher son indemnité de vacances le jour de paie de la période dans laquelle tombent ses vacances ou avant.
   • À titre d’exemple, les vacances d’Alberto vont du 1^er janvier au 3 janvier et le jour de paie normal pour cette période est le 30 janvier. Alberto doit toucher son indemnité de vacances au plus tard le 30 janvier.
2. Lorsque l’employé a convenu par écrit que son indemnité de vacances lui serait versée sur chaque chèque de paie au fur et à mesure.
   • Dans ce cas, le relevé de salaire de l’employé doit indiquer clairement le montant de l’indemnité de vacances qui lui est versé et cette indemnité doit figurer séparément de toute autre indemnité qui pourrait lui être versée.
   • L’employeur peut aussi émettre un relevé de salaire distinct pour l’indemnité de vacances.
3. Lorsque l’employé convient par écrit que l’employeur peut lui verser l’indemnité de vacances n’importe quand.
4. Lorsque l’employeur verse directement les salaires de l’employé dans un compte bancaire ouvert dans un établissement financier.
   • Dans ce cas, l’employé doit toucher son indemnité de vacances le jour de paie de la période dans laquelle tombent ses vacances ou avant.

Fin de l’emploi

Lorsque l’emploi prend fin (p. ex., l’employé quitte l’emploi ou est licencié), l’employé a droit à l’indemnité de vacances qu’il a gagnée et qui n’a pas encore été versée. Dans certains cas, cette indemnité comprendrait l’indemnité de vacances gagnée durant une année de référence ou une période tampon précédente ainsi que l’indemnité de vacances gagnée durant l’année de référence ou la période tampon en cours. De plus, l’indemnité de vacances est payable sur l’indemnité de licenciement, mais pas sur l’indemnité de cessation d'emploi.

L’indemnité de vacances non versée doit être payée dans les sept jours suivant la fin de l’emploi ou au cours du prochain jour de paie de l’employé, selon la dernière éventualité.

Exemple : Paiement de l’indemnité de vacances à la fin de l’emploi

Jeanne a été embauchée le 1^er avril 2005 et a eu une année de référence normale. Le 31 mars 2006, elle a accumulé deux semaines de vacances annuelles et une indemnité de vacances correspondant à quatre pour cent du salaire gagné au cours de l’année de référence. Son employeur a prévu ses vacances pour la période de deux semaines commençant le 1^er juin et son indemnité de vacances devait être payée avant le début de ses vacances. Cependant, Jeanne a quitté son emploi le 15 mai 2006. Lors de son départ, son employeur était tenu de lui verser l’indemnité de vacances gagnée au cours de l’année de référence allant du 1^er avril 2005 au 31 mars 2006 et l’indemnité de vacances gagnée au cours de sa dernière année de référence, laquelle n’avait pas été terminée (soit 4 p. 100 du salaire qu’elle a touché entre le 1^er avril 2005 et le 15 mai 2005).

Vacances annuelles et jours fériés

Il se pourrait qu’un jour férié tombe pendant la période de vacances d’un employé. Dans ce cas, ce jour demeure un jour de vacances pour l’employé, et si l’employé a droit à un jour férié payé, l’un ou l’autre des scénarios suivants s’applique : 

• l’employé a droit à un autre jour de congé payé pour remplacer le jour férié. Ce jour de congé doit être pris dans les trois mois suivant le jour férié ou, si l’employé y consent par écrit, dans les 12 mois qui suivent le jour férié;
  ou
• l’employeur paie à l’employé un salaire pour jour férié sans lui donner de journée de congé compensatoire si l’employé y consent par écrit.

Les employés doivent consentir par écrit à travailler un jour férié qui coïncide avec un jour de vacances.

Vacances annuelles et congés

Puisqu’il n’y a aucune interruption dans la relation d’emploi durant un congé de maternité, un congé parental, un congé d’urgence personnelle, un congé familial pour les aidants naturels, un congé familial pour raison médicale, un congé en cas de maladie grave, un congé pour don d’organe, un congé de réserviste ou un congé en cas de décès ou de disparition d’un enfant dans des circonstances criminelles, le temps consacré au congé est pris en compte dans l’établissement d’une année de référence ou d’une période tampon complète. Par exemple, un employé qui est en congé pour la totalité ou une partie seulement d’une année de référence aurait accumulé deux semaines complètes de vacances à la fin de l’année de référence. L’indemnité de vacances gagnée durant cette année de référence correspondrait à au moins 4 p. 100 du salaire réellement perçu au cours de l’année.

Lorsque le contrat d’un employé prévoit que les « vacances payées » sont accumulées pendant le service actif (p. ex., 1,5 jour de vacances payées pour chaque mois de service ou 3 semaines de vacances payées pour chaque année de service), il se peut que l’employé n’accumule ni vacances annuelles ni indemnité de vacances pendant qu’il est en congé. Cependant, à la fin de l’année de référence ou de la période tampon, l’employeur doit s’assurer que l’employé reçoit le plus élevé des montants suivants : ce qui a été réellement gagné aux termes du contrat et les vacances annuelles minimales ou l’indemnité de vacances que l’employé aurait gagnée en vertu de la Loi.

Exemple : Le contrat de travail prévoit un nombre supérieur de jours de vacances fondé sur le service actif

Le contrat de travail d’Ingrid prévoit qu’elle gagne deux jours de vacances annuelles payées par mois de service actif. Autrement dit, ses jours de vacances et son indemnité de vacances sont fonction de sa durée de service actif. Ingrid est en congé de maternité et en congé parental pendant 6 mois durant son année de référence.

Bien que sa durée d’emploi continue de s’accumuler pendant ses congés, elle n’est pas considérée en service « actif » pendant ce temps.

À la fin de son année de référence, son employeur détermine qu’elle a accumulé 12 jours de vacances payées aux termes de son contrat de travail. Étant donné qu’elle travaille normalement 5 jours par semaine, elle a accumulé suffisamment de vacances annuelles en vertu de son contrat pour excéder les deux semaines minimales exigées aux termes de la Loi. De plus, l’employeur est en mesure de montrer qu’une période de 12 jours de salaire normal est supérieure à 4 p. 100 du salaire qu’elle a réellement gagné durant l’année de référence.

Exemple : L’employé doit recevoir au moins 2 semaines de vacances annuelles avec une indemnité de vacances de 4 p. 100

Tony gagne trois semaines de vacances payées pour chaque année de service actif. Il est en congé parental pendant huit mois durant son année de référence. En vertu de son contrat de travail, Tony a gagné le tiers des trois semaines de vacances payées qu’il gagnerait autrement durant une année. Autrement dit, il a accumulé une semaine de vacances payées pour l’année de référence. Son employeur doit toutefois s’assurer que Tony reçoit au moins les deux semaines de vacances annuelles auxquelles il a droit en vertu de la Loi ainsi qu’une indemnité de vacances de 4 p. 100. L’employeur devra donc fournir à Tony une autre semaine de vacances annuelles et s’assurer que la semaine de vacances payées gagnée en vertu du contrat correspond à au moins 4 p. 100 du salaire brut qu’il avait réellement gagné durant l’année de référence.

Un employé qui est en congé de maternité, en congé parental, en congé d’urgence personnelle, en congé familial pour les aidants naturels, en congé familial pour raison médicale, en congé en cas de maladie grave, en congé pour don d’organe, en congé de réserviste ou en congé en cas de décès ou de disparition d’un enfant dans des circonstances criminelles a le droit de reporter ses vacances annuelles jusqu’à l’expiration de ce congé (ou jusqu’à une date ultérieure si l’employeur et l’employé en conviennent) même si le contrat de travail de l’employé prévoit qu’il ne peut reporter ses vacances annuelles ou limite son droit de le faire.

Un employé qui bénéficie d’un congé en vertu de la Loi ne perd donc pas ses vacances annuelles ou son indemnité de vacances parce qu’il est en congé. Cette disposition permet à l’employé de ne pas avoir à choisir entre renoncer à une partie de ses vacances ou perdre en totalité ou en partie son indemnité de vacances ou ses jours de vacances.

L’employé qui a le droit de prendre des jours de vacances jusqu’à l’expiration de son congé peut décider de renoncer à son droit de prendre des jours de vacances, si l’employeur y consent et que le directeur des normes d’emploi du ministère du Travail l’autorise. Cependant, un employé ne peut pas renoncer à son droit de recevoir une indemnité de vacances.

Demander des relevés des dossiers de vacances

L’employeur est tenu de tenir des dossiers sur les vacances que les employés ont accumulées depuis la date d’embauche, mais qu’ils n’ont pas prises avant le début de l’année de référence, les vacances accumulées et les vacances prises (le cas échéant) pendant l’année de référence (ou période tampon), ainsi que le solde de la période de vacances à la fin de l’année de référence (ou période tampon).

L’employeur doit également tenir des dossiers sur l’indemnité de vacances payée à l’employée pendant l’année de référence (ou période tampon le cas échéant) et sur le calcul de l’indemnité de vacances. Ces dossiers doivent être préparés au plus tard sept jours après le début de la prochaine année de référence (ou première année de référence si les dossiers mentionnent une période tampon) ou le premier jour de paie après la fin de la période tampon ou de l’année de référence, selon la date la plus reculée.

L’employé peut demander par écrit un relevé contenant des renseignements figurant dans les dossiers de vacances de l’employeur. L’employeur est tenu de fournir ces renseignements au plus tard :

• sept jours après la demande,
  ou
• le premier jour de paie qui suit la date de la demande de l’employé,

selon la date la plus reculée, mais sous réserve des conditions suivantes.

Si l’employé demande des renseignements au sujet de l’année de référence en cours ou de la période tampon, l’employeur doit lui fournir les renseignements, au plus tard, selon la date la plus reculée :

• sept jours après le début de la prochaine année de référence (ou première année de référence dans le cas d’une période tampon);
  ou
• le premier jour de paie qui suit la fin de la période tampon ou de l’année de référence.

L’employeur est tenu de fournir des renseignements sur l’année de référence ou la période tampon une fois seulement.

Si l’employé a accepté que l’indemnité de vacances soit versée avec chaque chèque de paie au fur et àmesure qu’il y a droit, l’employeur n’est pas tenu de tenir des dossiers et de fournir des relevés sur l’indemnité de vacances, comme indiqué ci-dessus. L’employeur doit néanmoins rendre compte de l’indemnité de vacances qui est payée séparément du montant de salaire sur chaque relevé de salaire ou remettre à l’employé un relevé distinct qui fait état du paiement de l’indemnité de vacances. L’employeur doit également tenir un dossier pour ces renseignements.