Préparer et animer les réunions des conseils d’école

Aperçu

Les réunions du conseil d’école sont un élément clé du soutien que vous apportez à votre communauté scolaire. Elles donnent l’occasion aux membres du conseil de donner leurs idées, d’entendre les points de vue de la communauté, de prendre des décisions et de collaborer pour atteindre des objectifs communs. Planifier et tenir des réunions efficaces aident à ce que le conseil d’école demeure concentré, inclusif et productif.

Les réunions de votre conseil sont efficaces lorsque les personnes qui y participent :

• comprennent l’objectif de la réunion
• ont le sentiment d’avoir accompli quelque chose
• contribuent à la discussion et ont le sentiment que leur contribution est appréciée
• proposent des idées et des solutions originales
• expriment différents points de vue
• soutiennent les décisions et les mesures prises par le conseil d’école
• veulent continuer à travailler ensemble

Déterminer et communiquer les dates des réunions

Essayez d’établir le calendrier des réunions de l’année scolaire lors de la première réunion. Choisissez des dates qui conviennent à l’ensemble des membres du conseil.

Communiquer le calendrier des réunions

En annonçant les réunions de votre conseil d’école, vous contribuez à renforcer la confiance et la transparence. La communication des détails des réunions démontre que votre conseil est à l’écoute et qu’il accorde de l’importance à la participation des parents et de la communauté. Toute personne intéressée par les questions concernant l’école doit savoir qu’elle est la bienvenue aux réunions.

La direction de votre d’école peut soutenir ces efforts en informant régulièrement les parents et la communauté des activités du conseil.

Comment communiquer les dates des réunions

• Diffusez le calendrier de l’année dès qu’il est prêt.
• Annoncez les réunions dans les infolettres de l’école et de la communauté, en soulignant les points importants à l’ordre du jour.
• Affichez les dates sur le panneau extérieur de l’école, s’il y en a un.
• Publiez les dates sur le site Web de l’école.
• Demandez à la direction de votre école d’inclure des rappels dans les communications régulières aux parents.
• Mentionnez les réunions à venir lors des activités de l’école ou des événements communautaires.

Choisir un lieu de réunion

Votre conseil peut se réunir à l’école, et l’école doit fournir le local gratuitement. Choisissez un lieu accessible et accueillant pour tout le monde, y compris pour les personnes handicapées. Offrez des options virtuelles et hybrides.

Utilisez ce guide pour planifier et tenir des réunions du conseil accessibles.

Élaborer l’ordre du jour

La présidence et les coprésidences préparent habituellement l’ordre du jour et y ajoutent les commentaires des membres du conseil et de la direction de l’école.

Un ordre du jour clair contribue au bon déroulement des réunions du conseil d’école. L’ordre du jour indique les sujets qui seront examinés pendant la réunion et précise l’ordre dans lequel ces sujets seront examinés, tout en prévoyant assez de temps pour chaque point. L’objectif de l’ordre du jour devrait être de répondre aux priorités de votre conseil et aux intérêts de la communauté scolaire.

Au cours d’une réunion, votre conseil d’école devrait avoir le temps de discuter en profondeur de chaque point à l’ordre du jour. La présidence ou la coprésidence dirige habituellement le processus en veillant à ce que chaque personne ait l’occasion de contribuer.

Découvrez le rôle de la présidence pendant les réunions du conseil d’école.

Voici les points à inclure, s’il y a lieu, dans l’ordre du jour :

• accueil des personnes invitées et présentation des nouveaux membres
• déclaration de conflit d’intérêts au début
• revue du procès-verbal de la dernière réunion et suivi de certains points
• états de la situation ou « affaires courantes »
• temps pour les rapports des comités
• liste des nouveaux points à discuter
• brefs rapports de la direction d’école, des représentantes et représentants des élèves, des représentantes et représentants du personnel et des représentantes et représentants communautaires
• temps pour les questions générales

En fixant une date limite pour proposer des points à inscrire à l’ordre du jour, vous aurez le temps :

• de préparer l’ordre du jour et de le communiquer aux membres du conseil
• de l’afficher à l’école au moins une semaine avant la réunion

Téléchargez un exemple d’ordre du jour que vous pourrez adapter aux besoins de votre conseil d’école.

Apprenez-en plus sur la prise de décision et les règles de procédure.

Procès-verbaux

Votre conseil doit rédiger les procès-verbaux de toutes les réunions. Ces procès-verbaux doivent être mis à la disposition du public pour consultation gratuite à l’école. Conservez-les dans vos dossiers pendant au moins 4 ans.

Votre conseil d’école dispose peut-être de règlements administratifs précisant les modalités de consignation des procès-verbaux et d’accès à ceux-ci.

Éléments à inclure dans le procès-verbal

Utilisez le procès-verbal pour faire un résumé clair de ce qui s’est passé à la réunion. Incluez les décisions, les plans d’avenir, les rapports et la répartition des responsabilités. Vous n’avez pas besoin de consigner l’intégralité de la discussion, uniquement les points essentiels.

Votre procès-verbal devrait inclure ce qui suit :

• la liste des personnes présentes et des personnes absentes
• les sujets examinés
• les décisions prises
• les prochaines étapes et les personnes responsables des suivis

Trouvez des modèles pour aider votre conseil à rédiger de bons procès-verbaux.

Rôle de présidence et des coprésidences

En tant que présidente, président, coprésidente ou coprésident, vous contribuez à l’efficacité des réunions du conseil. Vous orientez la discussion en la maintenant sur la bonne voie et en veillant à ce que chaque personne ait l’occasion d’y participer.

Conseils pour présider les réunions du conseil d’école

• Commencez et terminez chaque réunion à l’heure.
• Le mot de bienvenue doit être aimable et bref.
• Présentez les personnes invitées, en particulier les personnes qui présentent des points de l’ordre du jour.
• Passez en revue l’ordre du jour avec les membres du conseil et précisez les buts de la réunion.
• Respectez l’ordre du jour et les échéanciers.
• Consignez les nouvelles affaires qui nécessitent plus de temps et reportez-les à la prochaine réunion.
• Veillez à ce que la discussion reste organisée et porte sur les sujets déterminés.
• Assurez-vous que quelqu’un consigne le procès-verbal.
• Encouragez les contributions de personnes et de petits groupes pendant la discussion des points à l’ordre du jour.
• Restez neutre et proposez d’autres manières de résoudre les problèmes ou de prendre des décisions.
• Encouragez les consensus et faites appel aux règles de procédure, au besoin.
• Confirmez que l’ensemble des membres du conseil ont la même compréhension des décisions prises.
• À la fin de la réunion, résumez les principales mesures et décisions prises.
• Rappelez aux membres la date, l’heure et le lieu de la prochaine réunion ou déterminez-les avec les membres.
• Notez les affaires nouvelles à inclure dans le prochain ordre du jour.
• Évaluez de temps à autre le déroulement des réunions et cherchez des manières de l’améliorer.