Communication de renseignements personnels concernant les personnes ayant des antécédents de comportement violent
La LSST exige que les conseils scolaires et les superviseurs fournissent aux travailleurs des renseignements, y compris des renseignements personnels, relatifs au risque de violence au travail de la part d’une personne qui a des antécédents de comportement violent si, selon toute attente, le travailleur rencontre cette personne dans le cadre de son travail et si le risque de violence au travail est susceptible d’exposer le travailleur à un préjudice corporel.
Les conseils scolaires et les superviseurs ne doivent pas divulguer plus de renseignements concernant une personne qui a des antécédents de comportement violent que les renseignements raisonnablement nécessaires dans les circonstances pour protéger les travailleurs d’un risque de préjudice corporel. Par exemple, il n’est pas nécessaire que les travailleurs soient au courant de certains renseignements sur l’élève, selon les circonstances, mais ils doivent comprendre les mesures à prendre et les méthodes à suivre (p. ex. celles qui sont exposées dans le plan de sécurité de l’élève) dans le cadre du programme concernant la violence au travail afin de se protéger.
Les conseils scolaires souhaiteront peut-être passer en revue le Guide sur les lois de l’Ontario qui régissent la divulgation de renseignements personnels concernant les élèves. Élaboré par le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, ce guide contient des notions de base qui permettront aux élèves, aux parents et au personnel des conseils scolaires de comprendre comment la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, la Loi sur l’éducation et d’autres textes de loi de l’Ontario, y compris la LSST, protègent la vie privée des élèves et permettent l’accès aux renseignements personnels qui les concernent.
Qui plus est, d’autres lois régissent également l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels. Les conseils scolaires doivent tenir compte de ces autres lois, car elles concernent le droit d’une personne à la protection de la vie privée ainsi que le droit du travailleur d’être informé des risques de violence au travail aux termes de la LSST. En pareil cas, les conseils scolaires souhaiteront peut-être consulter un conseiller juridique, notamment en ce qui concerne l’utilisation d’un modèle de plan tronqué de sécurité de l’élève pour les travailleurs occasionnels ou itinérants, afin de faciliter le signalement d’un risque de violence au travail. Pour obtenir des renseignements plus détaillés, voir l’annexe F – avis de risque éventuel de préjudice corporel (plan de sécurité de l’élève abrégé).
Les conseils scolaires souhaiteront peut-être également utiliser le modèle de plan de sécurité générale afin de faciliter le signalement d’un risque de violence au travail de la part de personnes autres que des élèves. Pour obtenir des renseignements plus détaillés, voir l’annexe G – avis de risque éventuel de préjudice (plan de sécurité générale).
Le conseil scolaire qui choisit d’utiliser un formulaire semblable aux modèles figurant aux annexes F et G devrait veiller à ce que des politiques et des méthodes appropriées soient élaborées et mises en œuvre afin de protéger les renseignements personnels contre les risques d’utilisation ou de divulgation inappropriée. À tout le moins, les pratiques suivantes sont recommandées :
- les formulaires devraient être conservés en lieu sûr dans un endroit central;
- l’administration scolaire devrait permettre aux travailleurs qui sont considérés comme des personnes exposées à un risque de violence au travail d’avoir accès aux formulaires;
- les formulaires devraient être conservés pendant l’année scolaire à laquelle ils s’appliquent et pendant une année additionnelle;
- les formulaires devraient être détruits de manière sécuritaire à l’expiration de la deuxième année scolaire.
Pour obtenir des renseignements plus détaillés au sujet de la communication de renseignements aux termes de la LSST, voir l’article 32.0.5 de cette loi.