Partie 11 — Questions administratives
Partie 11.1 Assurances
Règl. de l’Ont. 137/15 paragraphe 71
Intention
L’article 71 a été mis en place pour garantir la protection des titulaires de permis contre les actions en responsabilité. L’obligation d’assurance réduit également les risques, car le titulaire de permis doit remplir certaines conditions pour obtenir/maintenir l’assurance. L’assurance est donc importante à la fois pour les titulaires de permis et pour toutes les autres personnes présentes dans le centre.
Clarifier les orientations
Compte tenu de l’importance de l’assurance, si un titulaire de permis ne peut pas prouver qu’il a souscrit une assurance responsabilité civile générale et une assurance contre les dommages corporels sur le site (ainsi qu’une assurance pour un véhicule, si le titulaire de permis possède un véhicule), le ministère peut prendre des mesures d’application de la loi à son encontre, pouvant aller jusqu’à la suspension immédiate du permis.
Les titulaires de permis ayant conclu un accord d’achat de services avec un gestionnaire de système de services doivent également vérifier qu’ils satisfont aux exigences spécifiques en matière d’assurance, le cas échéant. Par exemple, un montant minimum de couverture d’assurance peut être exigé dans le cadre de l’accord d’achat de services.
Il est important que les titulaires de permis informent leur courtier d’assurance de tous les aspects de leur programme, y compris, le cas échéant, le transport des enfants, les excursions, la couverture des bénévoles, la responsabilité contractuelle et la responsabilité des membres du conseil d’administration/des dirigeants.
Meilleures pratiques
Le service de garde coopératif doit vérifier auprès de sa coopérative s’il lui est possible de souscrire un régime d’assurance collective.
Indicateurs de conformité
- Le titulaire de permis a souscrit une police comprenant une assurance responsabilité civile générale et une assurance-accident qui couvre les employés et les bénévoles pour chaque centre de garde.
Et
La police d’assurance couvre tous les véhicules dont le titulaire de permis est propriétaire, le cas échéant.
Partie 11.2 Dossiers des enfants
Règl. de l’Ont. 137/15 paragraphe 72 (1) et (2)
Intention
Les paragraphes 72(1) et 72(2) visent à garantir que les titulaires de permis recueillent et conservent les renseignements nécessaires pour fournir aux enfants des services de garde appropriés et réactifs, et que les titulaires de permis, leurs superviseurs et leur personnel puissent accéder facilement et rapidement à ces renseignements.
Le paragraphe 72(5) a pour but de préciser que la période de conservation des dossiers (3 ans dans ce cas) doit être calculée à partir du jour où l’enfant ne fréquente plus le centre de garde (et non à partir du jour où l’enfant a commencé à bénéficier des services du centre).
Le paragraphe 72(6) permet au médecin hygiéniste (qui est le terme officiel pour désigner un bureau de santé publique local) d’accéder à certains (et non à tous) les renseignements contenus dans le dossier d’un enfant. Les renseignements que le médecin hygiéniste local peut consulter ont trait à des questions de santé publique (comme la vaccination).
Clarifier les orientations
Pénalité administrative
La violation des paragraphes 72 (1) et/ou 72 (2) peut donner lieu à une pénalité administrative de 750 $. Consulter l’article 78 et le point 4 du tableau 2 de cet article.
Le montant de la pénalité administrative augmente si l’infraction est répétée au cours des trois années suivantes.
Une pénalité administrative peut aller jusqu’à 100 000 $.
Si les renseignements requis en vertu du paragraphe 72(1) ne sont pas disponibles, soit parce qu’un certain article n’est pas applicable à un enfant donné, soit parce que le parent de l’enfant ne souhaite pas fournir les renseignements, les titulaires de permis doivent consigner la raison pour laquelle les renseignements ne sont pas disponibles en indiquant « sans objet » ou « le parent n’a pas souhaité fournir les renseignements ». En procédant ainsi, il montre clairement qu’il a tenté de recueillir l’information.
Renvoi :
Le règlement prévoit des exigences concernant la documentation relative à la vaccination des enfants qui ne vont pas à l’école. Consulter l’article 35. Si, pour des raisons médicales, un enfant ne peut pas être vacciné ou si les parents s’opposent à la vaccination en raison de leurs convictions religieuses ou de leur conscience, le dossier de l’enfant doit comprendre une version remplie de l’un des deux formulaires standard du ministère, qui sont disponibles sur le Répertoire central des formulaires du gouvernement : Déclaration d’exemption médicale (formulaire 010-3041) et Déclaration de conscience ou de croyance (formulaire 010-3042).
Le règlement contient des exigences relatives aux plans individualisés pour les enfants souffrant d’allergies anaphylactiques (consulter le paragraphe 39(1)(3) et le paragraphe 39(2)). Les enfants ayant des besoins médicaux (consulter l’article 39.1), et les enfants ayant des besoins spéciaux (consulter l’article 52).
Le règlement exige que les enfants de moins d’un an soient placés dans une certaine position pour dormir, à moins que le médecin de l’enfant ne rédige une note indiquant le contraire. Consulter le paragraphe 33.1(1).
Le règlement exige que tous les nourrissons de moins d’un an soient nourris conformément aux instructions écrites des parents. Consulter l’alinéa 42(1)(a).
Le règlement exige que, lorsque des dispositions spéciales en matière de régime alimentaire et d’alimentation ont été prises entre le titulaire de permis et un parent, ces dispositions doivent être mises en œuvre de manière à respecter les instructions écrites du parent. Consulter l’article 44.
Le règlement prévoit des exigences concernant la durée pendant laquelle les enfants doivent sortir pour jouer à l’extérieur pendant la période spécifiée dans le règlement, sauf si un médecin ou un parent de l’enfant indique par écrit que l’enfant ne devrait pas sortir pendant la période requise. Pour les programmes de plus de 6 heures par jour, consulter l’alinéa 47(1)(c) et pour les programmes qui fonctionnent uniquement avant et après l’école, consulter le paragraphe 47(1.1).
Le règlement prévoit que les titulaires de permis doivent organiser leur programme quotidien de manière à ce qu’il réponde aux instructions écrites des parents de l’enfant. Consulter le paragraphe 47(5).
Les renseignements visés au paragraphe 72(1) peuvent être conservés sur papier ou sous forme numérique/électronique entreposés électroniquement. Si le titulaire de permis choisit de ne disposer des renseignements requis que sous forme électronique, il doit s’assurer que ces renseignements sont accessibles au personnel et aux fonctionnaires du ministère. Si les documents sont protégés par un mot de passe, les titulaires de permis doivent disposer d’un système permettant de s’assurer que les personnes connaissent le mot de passe actuel.
Renvoi :
Le règlement stipule que « sauf indication contraire dans le présent règlement, tout dossier, rapport ou autre document requis en vertu du présent règlement ou de tout autre règlement adopté en vertu de la Loi peut être produit ou conservé sous forme de copie papier ou de format électronique ». Consulter le paragraphe 82(2).
Le règlement impose de disposer d’un endroit où entreposer les copies papier des dossiers (si cela est nécessaire parce que le titulaire de permis choisit de conserver les dossiers papier). Consulter le paragraphe 15(1)(4).
Si un titulaire de permis choisit de ne conserver que les documents électroniques exigés par le règlement, il n’est pas nécessaire qu’il dispose d’un classeur pour entreposer les documents physiques. Si le titulaire de permis possède à la fois des documents électroniques et des documents papier, il doit disposer d’un espace dédié, tel qu’un classeur. Les classeurs doivent être fermés à clé s’ils contiennent des renseignements personnels ou des renseignements de santé personnels.
Renvoi : le règlement contient des exigences relatives à la tenue de dossiers. Consulter le paragraphe 82(1).
Protection de la vie privée
Certains des renseignements détenus par le titulaire de permis en vertu de la LGEPE peuvent être soumis à la législation sur la protection de la vie privée.
Il existe différentes lois relatives à la protection de la vie privée qui peuvent s’appliquer aux titulaires de permis (par exemple, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (loi fédérale) et la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (loi provinciale)).
Les titulaires de permis doivent demander des conseils juridiques en ce qui concerne leurs obligations en matière de protection de la vie privée et créer une politique décrivant les obligations en matière de protection de la vie privée :
- Quelle quantité/quel type de renseignements seront collectés et sous quelle forme : il faut recueillir uniquement les renseignements nécessaires aux fins du service fourni.
- Droit à la vie privée : le droit à la vie privée de chaque enfant et de chaque famille doit être reconnu et protégé dans toute la mesure du possible.
- Accès parental : les parents doivent avoir accès au dossier de leur enfant et doivent être informés des personnes qui, au sein du centre de garde ou dans le cadre de leur travail pour le titulaire de permis (par exemple, un comptable ou un avocat), peuvent avoir accès aux renseignements contenus dans le dossier de l’enfant.
- Consentement éclairé : si le titulaire de permis souhaite fournir des renseignements concernant les enfants (y compris des photos) à un tiers, tel qu’un chercheur, ou publier des renseignements sur les enfants dans les médias sociaux (par exemple, sur la page Facebook du centre de garde), le titulaire de permis informe les parents de ces projets, en fournissant autant de détails que possible sur le projet afin que le parent dispose de tous les éléments dont il a besoin pour décider s’il accepte ou non de divulguer les renseignements concernant l’enfant.
Meilleures pratiques
Les titulaires de permis sont responsables de protéger les dossiers des enfants contre la perte, l’incendie, le vol, la destruction, l’altération, la reproduction ou l’utilisation par des personnes non autorisées.
Il est recommandé que le titulaire de permis élabore et mette en œuvre des politiques sur la manière dont les documents doivent être conservés en toute sécurité lorsqu’ils ne sont pas dans un classeur fermé à clé et lorsqu’ils sont utilisés, et qu’il établisse des règles concernant le fait de ne pas retirer les documents des locaux (à moins qu’il n’y ait une évacuation).
Il est en outre recommandé de se servir de formules de consentement particulières, datées et d’une durée limitée pour les sorties éducatives, les activités spéciales et les instructions parentales.
Indicateurs de conformité
- Les dossiers des enfants comprennent tous les renseignements mentionnés au paragraphe 72(1) (voir ci-dessus), le cas échéant.
- Les dossiers sont conservés dans les locaux du centre de garde où l’enfant bénéficie de services de garde.
- Les dossiers (y compris la demande d’inscription, le registre de présence quotidienne et les plans individualisés) sont conservés pendant au moins trois ans à compter de la date où l’enfant quitte le centre de garde.
Ou
Le titulaire de permis confirme que les dossiers conservés au siège social le sont pendant au moins trois ans à compter de la date où l’enfant quitte le centre de garde. - Le titulaire de permis confirme que le médecin-hygiéniste est autorisé à inspecter les dossiers pertinents.
Et
Le titulaire de permis confirme que des copies des dossiers pertinents sont fournies au médecin-hygiéniste sur demande.
Partie 11.3 Présence
Règl. de l’Ont. 137/15 paragraphe 72 (3) et (4)
Intention
Les paragraphes 72(3) et 72(4) sont prévus pour :
- s’assurer que tous les enfants sont présents à tout moment
- permettre au titulaire de permis de prouver que la capacité autorisée n’est pas dépassée
- aider les bureaux de santé publique locaux à effectuer la recherche des contacts en cas d’apparition d’une maladie contagieuse
Les registres des présence quotidienne sont particulièrement importants en cas d’évacuation d’un centre de garde ou de disparition d’un enfant.
Clarifier les orientations
Pénalité administrative
La violation du paragraphe 72 (3) peut entraîner une pénalité administrative de 750 $. Consulter article 78 et le point 4 du tableau 2 de cet article.
Le montant de la pénalité administrative augmente si l’infraction est répétée au cours des trois années suivantes.
Une pénalité administrative peut aller jusqu’à 100 000 $.
Les registres de présences sont nécessaires en cas d’évacuation car, à l’arrivée au lieu de refuge désigné ou au lieu de rencontre hors site, le personnel doit procéder à un comptage et le comparer avec le registre des présences de la journée afin de s’assurer que tous les enfants présents ce jour-là ont bien été évacués. Le personnel du programme doit s’assurer que le registre des présences pour chaque groupe d’âge autorisé dans le centre est facilement accessible à tout moment, y compris en cas d’évacuation.
Les registres de présences doivent refléter avec précision le moment où les enfants sont confiés au centre de garde, y compris le jour et les heures pendant lesquels chaque enfant fait partie d’un groupe d’âge agréé. Ceci est important lorsque les enfants sont transportés vers ou depuis différents lieux. Les registres ne doivent indiquer qu’un enfant a quitté le programme que lorsqu’il a été récupéré par un parent ou qu’il a officiellement quitté les soins ou la supervision du centre (par exemple, si l’enfant est parti pour aller à l’école).
Lorsqu’un établissement est agréé pour plus d’un groupe d’âge (par exemple, il est agréé pour deux groupes de maternelle), le titulaire de permis peut choisir de tenir un seul registre des présences, mais ce registre doit répondre à toutes les exigences des paragraphes 72(3) et (4) du règlement, notamment :
- la fréquentation journalière de chaque enfant dans le groupe d’âge agréé
- qui était dans le groupe d’âge agréé chaque jour
- les heures pendant lesquelles ils étaient dans le groupe d’âge agréé et,
- l’heure d’arrivée et l’heure de départ de chaque enfant ou en cas d’absence d’un enfant.
Si le titulaire de permis est autorisé à s’occuper de deux groupes de jardins d’enfants agréés, le dossier doit contenir les renseignements requis pour chaque groupe agréé (le groupe de 26 enfants au maximum). Cela ne signifie pas qu’il doit y avoir deux documents distincts, pour autant que le document unique réponde à toutes les exigences énoncées ci-dessus.
Si un titulaire de permis choisit de conserver les registres de présences quotidiennes sous forme électronique, il doit s’assurer que les renseignements sont accessibles au personnel et aux représentants du ministère à tout moment. Si les documents sont protégés par un mot de passe, les titulaires de permis doivent disposer d’un système permettant de s’assurer que les personnes du centre qui ont besoin d’accéder aux documents électroniques connaissent le mot de passe en vigueur. Les titulaires de permis doivent s’assurer que tout téléphone portable utilisé pour la saisie des présences et la confirmation/contrôle des présences continuera à être « en ligne » s’il est hors site (par exemple lors d’une évacuation ou d’une sortie scolaire).
Renvoi :
Le règlement stipule que « sauf indication contraire dans le présent règlement, tout dossier, rapport ou autre document requis en vertu du présent règlement ou de tout autre règlement adopté en vertu de la Loi peut être produit ou conservé sous forme de copie papier ou de format électronique ». Consulter le paragraphe 82(2).
Le règlement impose de disposer d’un endroit où entreposer les copies papier des dossiers (si cela est nécessaire parce que le titulaire de permis choisit de conserver les dossiers papier). Consulter le paragraphe 15(1)(4).
Le règlement prévoit des exigences en matière de conservation des registres - les registres de présences quotidiennes doivent être conservés pendant 3 ans. Consulter le paragraphe 82(1).
Le règlement exige que le titulaire de permis permette au médecin-hygiéniste ou à son représentant (en d’autres termes, une personne du bureau de santé publique local) de consulter certains des renseignements contenus dans le dossier d’un enfant, y compris ce qui s’y trouve en raison des exigences des paragraphes 72(3) et 72(4). Consulter l’alinéa 72(6)(a). Le règlement exige également que le titulaire de permis fournisse à la personne du bureau de santé publique local des copies des renseignements contenus dans les dossiers de l’enfant, conformément aux paragraphes 72(3) et 72(4). Consulter l’alinéa 72(6)(b).
Meilleures pratiques
Format/méthode de consignation des présences
En ce qui a trait à la méthode à utiliser pour consigner les présences, le titulaire de permis devrait prévoir un format et un processus adaptés à son service de garde. Au moment de choisir le format du registre, le titulaire de permis doit aussi tenir compte du nombre de jours par feuille de présence, de la personne chargée de consigner les présences, du nombre de feuilles (une pour l’ensemble du service de garde ou une par salle), de l’emplacement du registre, etc. Les titulaires de permis peuvent également se demander si d’autres renseignements doivent figurer sur la feuille de présence, par exemple si les enfants fréquentent le centre/programme à temps partiel ou à temps plein.
Indicateurs de conformité
- Le registre de présence est accessible sur les lieux.
Et
Il mentionne les heures réelles d’arrivée et de départ des enfants ou leur absence. - Le titulaire de permis dispose d’un registre des présences quotidiennes pour chaque groupe d’âge agréé, qui mentionne chaque enfant présent dans le groupe chaque jour et les heures pendant lesquelles chaque enfant a été présent dans le groupe.
Partie 11.4 Divulgation de renseignements
Règl. de l’Ont. 137/15 pargraphe 73
Intention
L’article 73 vise à ce qu’on ne refuse pas des services à un enfant parce que son parent n’a pas voulu donner son consentement préalable à la divulgation de renseignements comme condition d’inscription au centre de garde.
Indicateurs de conformité
- Le titulaire de permis confirme que les parents ne sont pas tenus de consentir à la divulgation de renseignements personnels sur leur enfant comme condition d’inscription.
Partie 11.5 Copes de l’entente conclue avec un gestionnaire de système de services ou une Première Nation
Règl. de l’Ont. 137/15 paragraphe 75(2)
Intention
Le paragraphe 75(2) permet de s’assurer que le titulaire de permis et son personnel sont au courant de l’entente conclue entre le titulaire de permis et un gestionnaire de système de services ou une Première Nation. Cela permet à tous les employés du centre de comprendre leurs divers rôles et responsabilités.
Clarifier les orientations
Pénalité administrative
La violation du paragraphe 75 (2) peut entraîner une pénalité administrative de 750 $. Consulter l’article 78 et le point 6 du tableau 2 de cet article.
Le montant de la pénalité administrative augmente si l’infraction est répétée au cours des trois années suivantes.
Une pénalité administrative peut aller jusqu’à 100 000 $.
Indicateurs de conformité
Si le centre de garde offre ses services pour le compte d’une municipalité ou d’une Première Nation :
- Une copie de l’entente conclue avec le gestionnaire de système de services ou la Première Nation est conservée au centre de garde.
Ou
Le titulaire de permis confirme qu’une copie de l’entente est conservée au siège social.
Partie 11.6 Listes d’attente
Règl. de l’Ont. 137/15 paragraphe 75.1
Intention
L’article 75.1 vise à s’assurer que les parents ne dépensent pas d’argent pour s’inscrire sur la liste d’attente d’un centre de garde et à s’assurer que les parents savent comment un titulaire de permis traite et gère sa liste d’attente.
Clarifier les orientations
Des renseignements supplémentaires importants : les frais de liste d’attente ne sont pas les mêmes que les frais d’inscription. Les listes d’attente contiennent les noms des parents qui souhaitent que leur enfant fréquente un centre mais qui n’ont pas encore de place. Les frais d’inscription ne peuvent être facturés que lorsque le titulaire de permis offre aux parents une place sûre dans le centre pour leur enfant. Le Règl. de l’Ont. 137/15 n’aborde pas la question des frais d’inscription, ce qui signifie qu’un titulaire de permis peut choisir de facturer ou non des frais d’inscription.
Exemption : Si un titulaire de permis n’utilise pas de liste d’attente pour son centre/programme, il n’est pas tenu d’avoir des politiques et des procédures écrites relatives aux listes d’attente. Par exemple, si le gestionnaire du système de services local établit et tient à jour une liste d’attente unique et centralisée sur laquelle sont inscrits les enfants qui participent au programme du titulaire de permis, ce dernier n’est pas tenu d’élaborer sa propre politique en matière de listes d’attente.
Renvoi :
Le règlement exige que les titulaires de permis disposent d’un guide à l’intention des parents et que ce guide contienne des politiques et des procédures écrites relatives aux listes d’attente (entre autres). Consulter l’alinéa 45(1)(e).
Le règlement exige que les titulaires de permis mettent leur guide à la disposition de tout parent qui envisage d’inscrire son enfant à un service de garde auprès du titulaire de permis. Consulter l’alinéa 45(2)(a).
Bien que la politique relative aux listes d’attente doive être incluse dans le guide à l’intention des parents, si un parent demande expressément au titulaire de permis de lui communiquer sa politique relative aux listes d’attente, ce dernier peut fournir ces renseignements sous une forme différente, par exemple sous la forme d’une page photocopiée.
Renvoi : les titulaires de permis doivent s’assurer que les politiques et procédures écrites relatives aux listes d’attente sont mises en œuvre par le personnel, les bénévoles et les étudiants et le titulaire de permis doit contrôler la conformité et les contraventions, consulter l’article 6.1 du règlement.
Indicateurs de conformité
- Le titulaire de permis confirme de vive voix qu’il n’exige pas de frais ni de dépôt au moment d’inscrire le nom d’un enfant sur une liste d’attente
- Le titulaire de permis confirme qu’une liste d’attente est établie ou tenue à jour. Il a élaboré une politique écrite sur les listes d’attente qui :
- explique l’ordre dans lequel l’admission est offerte aux enfants qui y sont inscrits
Et
décrit le mode de consultation de la liste d’attente de manière à garantir le respect de la vie privée des enfants dont le nom y figure et la confidentialité des renseignements qui les concernent, tout en permettant aux parents ou aux tuteurs de vérifier le rang de l’enfant sur la liste.
Ou
Le titulaire de permis suit la politique standard du Ministère, dont il a rempli les sections libres.
- explique l’ordre dans lequel l’admission est offerte aux enfants qui y sont inscrits
Partie 11.7 Présentation de renseignements statistiques
Règl. de l’Ont. 137/15 paragraphe 77
Intention
Le paragraphe 70(1) de la LGEPE et l’article 77 du Règl. de l’Ont. 137/15 sont prévus pour autoriser le ministère à exiger des titulaires de permis qu’ils fournissent certains renseignements, y compris des renseignements personnels, lorsqu’ils sont demandés à des fins spécifiques.
Clarifier les orientations
Le ministère de l’Éducation effectue des recherches et des analyses et recueille des renseignements statistiques importants concernant les services de garde d’enfants en Ontario. Ces types d’activités aident le ministère à élaborer des politiques et à planifier le système de garde d’enfants en Ontario.
Sondage sur les activités des services de garde d’enfants
Le ministère de l’Éducation recueille chaque année des renseignements statistiques sur les services de garde d’enfants agréés dans le cadre du Système de gestion des permis des services de garde d’enfants (SGPSGE) - cette collecte annuelle se fait par le biais du Sondage sur les activités des services de garde d’enfants. Les titulaires de permis sont tenus de remplir le module du Sondage sur les activités des services de garde d’enfants dans le SGPSGE pour chaque centre/programme qu’ils gèrent chaque année. Le sondage recueille des renseignements sur les heures d’ouverture, les inscriptions, les frais, les ententes de service et le type de bâtiment dans lequel se trouve le centre/programme.
Des renseignements supplémentaires importants : lorsqu’il remplit le Sondage annuel sur les activités des services de garde d’enfants, le titulaire de permis doit fournir des renseignements reflétant les activités au 31 décembre de l’année en question.
Les titulaires de permis doivent compléter le module du sondage dans le SGPSGE, chaque section étant examinée et sauvegardée, et la déclaration finale et le consentement étant confirmés.
Dans le cas des titulaires de permis multisites, un sondage doit être effectué pour chaque programme de services de garde agréés que le titulaire de permis supervise.
Renseignements utiles : pour les aider à remplir le Sondage sur les activités des services de garde d’enfants, les titulaires de permis doivent se référer au Guide de référence du Sondage sur les activités des services de garde d’enfants, qui est disponible dans le SGPSGE sous la rubrique « outils et ressources ».
Indicateurs de conformité
- Le Sondage sur les activités a été réalisé dans SGPSGE dans les délais impartis.
Ou
Tous les renseignements demandés ont été fournis au Ministère.
Partie 11.8 Conservation des dossiers
Règl. de l’Ont. 137/15 paragraphe 82 (1)
Intention
Le paragraphe 82(1) vise à garantir que les dossiers sont entreposés d’une manière qui ne permet pas de les modifier ou de les endommager et qu’ils sont conservés pendant une durée suffisante. La conservation des dossiers est un moyen d’accéder à une grande partie des antécédents d’un centre de garde et des enfants qui l’ont fréquenté.
Il est important de disposer de renseignements dans les dossiers et de les conserver, car les fonctionnaires du ministère doivent les consulter dans le cadre de leurs activités d’octroi de permis et d’application de la loi.
Le paragraphe 82(2) précise que les dossiers peuvent être établis et conservés sous forme de copies papier (imprimées sur papier) ou de documents numériques/électroniques (en d’autres termes, les deux formats sont acceptables).
Clarifier les orientations
Tous les dossiers (sur support papier ou numérique) doivent être mis à la disposition du personnel du ministère sur demande, et divers dossiers peuvent être utilisés pour évaluer le respect des exigences en matière de permis lors d’une visite d’inspection.
L’entreposage des dossiers hors site (par exemple, au siège social) est autorisé, sauf indication contraire dans le règlement (par exemple, le paragraphe 72(1) stipule que les dossiers de chaque enfant bénéficiant d’un service de garde doivent être « conservés... dans un centre de garde d’enfants exploité par le titulaire de permis... »).
Les indicateurs de conformité figurant dans chaque section du présent Guide indiquent quels dossiers peuvent être utilisés pour évaluer la conformité à l’exigence concernée (par exemple, les registres de présence seront examinés pour satisfaire aux exigences relatives à la conservation de ces renseignements).
Si un titulaire de permis ne peut pas produire un dossier à la demande d’un conseiller du programme ou dans le délai imparti, il peut faire l’objet d’une visite de non-conformité, qui sera notée dans le résumé de l’inspection du permis pour le centre.
Renvoi : outre les exigences du Règlement de l’Ontario 137/15 relatives à l’entreposage des dossiers, le Règlement de l’Ontario 138/15 contient également une exigence que les titulaires de permis doivent connaître :
Registres financiers
27.1 (1) Le titulaire de permis tient des registres financiers pour chaque centre de garde ou agence de services de garde en milieu familial qu’il exploite et les conserve pendant au moins six ans à compter de la date où ils ont été établis.
(2) Les registres financiers visés au paragraphe (1) comportent au moins l’actif, le passif, le revenu, les dépenses, l’excédent et le déficit accumulés du centre de garde ou de l’agence de services de garde en milieu familial.
Meilleures pratiques
Des renseignements supplémentaires importants : si un titulaire de permis conserve des dossiers électroniques et que tout ou partie de ceux-ci sont protégés par un mot de passe, il doit mettre en place un système garantissant que toute personne susceptible d’être présente lors d’une visite d’un fonctionnaire du ministère connaîtra les mots de passe actuels.
Indicateurs de conformité
- Le titulaire de permis confirme verbalement que tous les dossiers, rapports et documents devant être établis ou conservés en vertu de la loi ou du règlement sont conservés pendant au moins trois ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis, dans un endroit sûr, sauf indication contraire.
Et / Ou
Lorsque le conseiller du programme demande un dossier, un rapport ou un document qui doit être établi ou conservé en vertu de la loi ou du règlement, il est mis à la disposition de l’inspecteur ou du conseiller du programme à des fins d’inspection.
Partie 11.9 Affichage du permis et autocollant (écriteau)
LGEPE paragraphe 14 (1), (5) et (6)
Règl. de l’Ont. 137/15 84 (1) et (2) et 85 (1) et (2)
Intention
Le paragraphe 14(1) de la LGEPE permet aux parents de savoir facilement si le centre qu’ils fréquentent est agréé par le ministère de l’Éducation et de consulter les renseignements importants concernant le centre (capacité d’accueil, conditions du permis, etc.).
Le paragraphe 14(5) de la LGEPE est prévu afin qu’un seul titulaire de permis puisse posséder son propre permis et écriteau, de sorte que des copies ne peuvent pas être faites.
Le paragraphe 14(6) est prévu car les permis et autres écriteaux délivrés par le ministère sont la propriété du ministère et doivent donc être restitués.
Le paragraphe 84(1) du Règl. de l’Ont. 137/15 a pour objet de préciser ce que l’on entend par « écriteau » au paragraphe 14(1) de la LGEPE (le paragraphe 14(2) concerne les agences de services de garde en milieu familial et ne s’applique donc pas aux titulaires de permis de centre de garde).
Les paragraphes 85(1) et 85(2) sont prévus car les permis d’exploitation d’un centre de garde et les écriteaux délivrés à un titulaire de permis appartiennent au ministère de l’Éducation, de sorte que lorsqu’un titulaire de permis n’a plus de permis, ce dernier ainsi que l’écriteau doivent être retournés au ministère dans un certain délai. Ces paragraphes garantissent également que les permis et les écriteaux ne sont pas utilisés de manière abusive ou transférés à une autre personne/entité.
Consulter l’annexe C pour plus de renseignements concernant les ventes d’actions et d’actifs d’une société.
Clarifier les orientations
Le terme écriteau dans la LGEPE et le Règl. de l’Ont. 137/15 fait référence aux permis et autocollants (qui sont comme des vignettes) que seuls les titulaires de permis de services de garde reçoivent du ministère. L’autocollant porte le logo de l’Ontario et appartient au ministère de l’Éducation.
Le mot ostensible signifie très visible ou facile à voir. Un endroit bien visible dans un centre de garde est un endroit où tous les parents peuvent voir ce qui est affiché. Cela signifie que les permis et l’écriteau ne doivent pas être affichés dans des endroits des centres de garde où les parents ne se rendent normalement pas, tels que les cuisines et les salles du personnel.
Permis ordinaires
Les permis réguliers de services de garde d’enfants sont générés par le Système de gestion des permis des services de garde d’enfants. Les titulaires de permis doivent imprimer leur propre permis. Si le permis fait plus d’une page lorsqu’il est imprimé, les titulaires doivent s’assurer que toutes les pages du permis sont affichées et visibles pour les parents.
Les titulaires de permis doivent également afficher tout autre renseignements faisant partie des conditions de leur permis, tel que le résumé de l’inspection du permis.
Permis provisoires
Lorsque le ministère délivre un permis provisoire, il l’envoie par courrier au titulaire de permis, qui n’a donc pas besoin d’imprimer quoi que ce soit.
Des renseignements supplémentaires importants: pour tout centre ou programme de garde d’enfants disposant de plusieurs entrées (y compris pour les programmes situés dans les écoles), la copie papier du permis du titulaire ne doit être affichée qu’à un seul endroit - le plus souvent, cet endroit est l’entrée principale utilisée par la plupart des parents des enfants participant au programme de garde d’enfants.
Décalques
Lorsqu’un permis est délivré pour la première fois, le ministère envoie également au titulaire de permis un décalque (qui ressemble à une vignette).
Le décalque a été conçu pour être apposé sur une surface vitrée lisse, comme une fenêtre. Il doit être affiché à l’entrée principale utilisée par la plupart des parents.
Le décalque du centre de garde agréé est la propriété du ministère de l’Éducation et doit être restitué au ministère lorsque le centre de garde n’est plus exploité en tant que centre de garde agréé. Les titulaires de permis doivent également renvoyer leur permis le plus récent (qu’il s’agisse d’un permis ordinaire ou d’un permis provisoire) en même temps que leur décalque.
Pour renvoyer un décalque relatif aux services de garde d’enfants agréés, les titulaires de permis doivent envoyer le décalque et le permis le plus récent par la poste à l’adresse suivante :
Direction de la garde d'enfants
77, rue Wellesley Ouest, C. P. 980
Toronto (Ontario)
M7A 1N3
Des renseignements supplémentaires importants : Les demandes de remplacement de décalques doivent être soumises par l'intermédiaire du Système de gestion des permis des services de garde d'enfants (SGPSGE) dans le module « Demande de décalque de remplacement ». Les instructions sur la manière de soumettre une demande de décalque dans le SGPSGE se trouvent dans le Système de gestion des permis des services de garde d’enfants : guide de référence du système de gestion des permis pour les demandeurs et les titulaires de permis.
Délit en vertu de la LGEPE
Le fait de contrevenir ou de ne pas se conformer au paragraphe 14(6) de la LGEPE constitue un délit au sens du paragraphe 78(1)(7) de la Loi.
Une personne reconnue coupable d’une infraction aux termes de la LGEPE est passible d’une amende maximale de 250 000 $, d’une peine d’emprisonnement maximale d’un an ou des deux (conformément à l’article 79 de la Loi) et il lui est interdit de fournir des services de garde d’enfants ou d’exploiter un établissement de garde d’enfants en Ontario à l’avenir (conformément au sous-alinéa 9(1)(1)(i) de la Loi).
Pénalité administrative
Toute infraction à l’article 14 de la LGEPE peut donner lieu à une amende administrative de 750 $. Consulter l’article 78 et le point 12 du tableau 1 de cet article.
Le montant de la pénalité administrative augmente si l’infraction est répétée au cours des trois années suivantes ou si l’infraction a duré deux jours ou plus d’affilée.
Une pénalité administrative peut aller jusqu’à 100 000 $.
Meilleures pratiques
Dans les espaces partagés, comme les écoles ou les centres communautaires, les titulaires de permis doivent négocier avec le directeur ou la personne du centre communautaire qui peut prendre des décisions sur des points tels que l’affichage de panneaux dans le bâtiment pour que l’autocollant délivré par le ministère soit affiché près de l’entrée utilisée par la plupart des parents des enfants qui fréquentent le centre de garde (qui peut être ou non l’entrée principale du bâtiment).
S’il n’y a pas de fenêtre bien visible pour apposer l’autocollant, les titulaires de permis peuvent se procurer un petit cadre photo vertical afin que l’autocollant puisse être affiché de manière à ce que les parents et d’autres personnes puissent le voir.
Indicateurs de conformité
- Le permis est affiché bien en vue dans un endroit accessible aux parents.
- L’autocollant attestant l’agrément du service de garde est affiché bien en vue dans un endroit accessible aux parents.
- Tout renseignement additionnel faisant partie des conditions de délivrance du permis est affiché bien en vue dans un endroit accessible aux parents.