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Déclarations médicales et congé de maladie

En vertu de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi (LNE), un employeur peut exiger d’un employé qu’il fournisse des preuves « raisonnables dans les circonstances » de son droit à un congé de maladie.

Depuis le 28 octobre 2024, l’employeur ne peut pas exiger d’un employé qu’il fournisse un certificat d’un praticien de la santé qualifié (déclaration médicale). Un « praticien de la santé qualifié » s’entend d’une personne ayant qualité pour exercer à titre de médecin, d’infirmière autorisée ou d’infirmier autorisé ou de psychologue en vertu des lois du territoire où les soins ou les traitements sont prodigués à l’employé.

Amendes maximales prévues par la LNE

Une poursuite peut être engagée en vertu de la partie III de la Loi sur les infractions provinciales lorsqu’on croit qu’une personne a contrevenu à la LNE. Si la personne est reconnue coupable, elle pourrait être passible d’une amende ou d’une peine d’emprisonnement, ou des deux.

En date du 28 octobre 2024, l’amende maximale pour les personnes reconnues coupables d’avoir contrevenu à la LNE est passée de 50 000 $ à 100 000 $.

Définition du terme « employé »

Au sens de la Loi sur les normes d’emploi (LNE), « employé » s’entend notamment, selon le cas, de quiconque :

  • exécute un travail pour un employeur en échange d’un salaire;
  • fournit des services à un employeur en échange d’un salaire;
  • reçoit une formation d’un employeur, si les compétences visées par cette formation sont des compétences qu’utilisent les employés de l’employeur;
  • est un travailleur à domicile;
  • était un employé.

Le sens du terme « formation » a été élargi le 21 mars 2024 pour inclure le travail effectué au cours d’une période d’essai. Désormais, un employé est quiconque effectue des tâches de travail pendant une période d’essai pour un employeur, si les compétences évaluées pendant cette période sont des compétences utilisées par les employés de l’employeur ou s’il s’agit de compétences qui pourraient être utilisées par des employés s’il n’y avait pas d’autres employés. Cela signifie que les heures travaillées pendant la période d’essai doivent être comptabilisées comme du temps de travail. Découvrez ce qui est considéré comme du temps de travail.

Retenue sur salaire

La LNE interdit aux employeurs de procéder à des retenues sur salaire lorsqu’ils font face à un manque de fonds, ont perdu des biens ou se sont fait voler des biens et qu’une personne autre que l’employé a eu accès aux fonds ou aux biens.

La LNE a été modifiée le 21 mars 2024 afin de confirmer que cette interdiction s’applique également aux retenues sur salaire dans les cas de grivèlerie dans un restaurant ou une station-service et autres situations similaires.

Paiement des salaires - dépôt direct

La LNE oblige les employeurs à payer les salaires en espèces, par chèque ou par dépôt direct. Si le salaire est versé par dépôt direct, le compte doit être ouvert au nom de l’employé et personne d’autre que celui-ci ne peut y avoir accès, à moins que l’employé ne l’ait autorisé.

À compter du 21 juin 2024, une exigence supplémentaire s’appliquera si l’employeur souhaite payer les salaires par dépôt direct : l’employé choisira le compte. Cela signifie que l’employé décidera du compte à utiliser et que l’employeur ne pourra pas limiter le choix de l’employé en l’obligeant, par exemple, à utiliser un compte auprès d’une institution financière particulière.

Pour les paiements effectués après le 20 juin 2024, l’employé aura le droit de choisir le compte sur lequel son salaire sera déposé. Si un employeur a déjà limité le choix du compte d’un employé – par exemple, en l’obligeant à utiliser un compte auprès d’une institution financière particulière – il lui incombera de confirmer que l’employé a choisi le compte qu’il souhaite avant d’effectuer le prochain paiement après le 20 juin 2024. Un employé pourra également informer son employeur qu’il souhaite que son salaire soit déposé sur un compte différent et, dans ce cas, l’employeur devra effectuer le changement.

Ententes concernant l’indemnité de vacances

La LNE permet à un employeur de verser l’indemnité de vacances à un employé sur chaque chèque de paie au fur et à mesure que l’indemnité s’accumule ou à tout moment convenu, mais uniquement avec l’accord de l’employé. Découvrez le moment où il convient de verser l’indemnité de vacances.

Les modifications apportées à la LNE entreront en vigueur le 21 juin 2024. Elles préciseront que l’employé doit conclure une entente avec l’employeur pour que ce dernier puisse verser l’indemnité de vacances sur chaque chèque de paie ou à un moment convenu. Cette modification confirme que ces ententes ne peuvent être passées oralement et qu’elles doivent être conclues par écrit (ce qui comprend la conclusion par voie électronique), conformément à la manière dont le ministère applique la LNE.

Pourboires ou autres gratifications - modes de paiement

À compter du 21 juin 2024, les employeurs devront payer les pourboires ou autres gratifications en utilisant l’un des trois modes de paiement suivants :

  • en espèces
  • par chèque
  • par dépôt direct

Si le paiement est effectué en espèces ou par chèque, l’employé doit recevoir les pourboires ou autres gratifications sur le lieu de travail ou à un autre endroit qu’il aura approuvé.

Si le paiement est effectué par dépôt direct, le compte doit être choisi par l’employé et être ouvert à son nom. Personne d’autre que l’employé ne peut avoir accès au compte, à moins que celui-ci ne l’ait autorisé.

L’obligation pour l’employé de choisir le compte signifie qu’il doit décider du compte à utiliser. L’employeur ne peut pas limiter le choix de l’employé, par exemple en l’obligeant à utiliser un compte auprès d’une institution financière particulière.

Pour les paiements effectués après le 20 juin 2024, l’employé aura le droit de choisir le compte sur lequel ses pourboires seront déposés. Si un employeur a déjà limité le choix du compte de l’employé – par exemple, en lui imposant d’utiliser un compte dans une institution financière particulière – il lui incombera de confirmer que l’employé a choisi le compte qu’il souhaite avant d’effectuer le prochain paiement après le 20 juin 2024. Un employé peut également informer son employeur qu’il souhaite que ses pourboires soient déposés sur un compte différent et, dans ce cas, l’employeur doit effectuer le changement.

Politique en matière de partage des pourboires

La LNE autorise les employeurs, ainsi que leurs directeurs et actionnaires, à partager les pourboires, si certains critères sont remplis.

À compter du 21 juin 2024, lorsqu’un employeur disposera d’une politique concernant la mise en commun des pourboires par lui, ses directeurs ou ses actionnaires, il devra afficher une copie de cette politique dans un endroit clairement visible du lieu de travail les employés auront une chance de la voir.

L’obligation d’afficher la politique n’exige pas de l’employeur qu’il en établisse une. Cette obligation s’applique si l’employeur dispose d’une politique écrite ou d’une pratique établie de partage des pourboires mis en commun qui est appliquée de manière systématique (même si elle n’est pas écrite). Si l’employeur dispose d’une pratique non écrite mais établie et appliquée de manière systématique, il doit mettre la politique par écrit et en afficher une copie.

La LNE ne précise pas les renseignements qui doivent figurer dans la politique, tant que le document affiché est une copie conforme de la politique en place et qu’il indique clairement que l’employeur ou l’un de ses directeurs ou actionnaires participe à la mise en commun des pourboires.

À compter du 21 juin 2024, les employeurs seront également tenus de conserver une copie de toute politique de partage des pourboires devant être affichée pendant les trois années suivant la fin de l’application de la politique.

Exigences en matière d’affichage de postes

À une date qui sera fixée par proclamation de la lieutenante-gouverneure, des modifications entreront en vigueur et établiront de nouvelles exigences pour les employeurs en ce qui concerne les affichages publics de postes.

Délivrance de permis pour les agences de placement temporaire et les recruteurs

À compter du 1er juillet 2024, en vertu de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi (LNE) :

  • Les agences de placement temporaire doivent détenir un permis pour exercer leurs activités.
  • Les recruteurs doivent détenir un permis pour exercer l’activité de recruteur.
    • Il est interdit aux employeurs, aux employeurs éventuels et aux autres recruteurs de faire appel aux services d’un recruteur ou d’utiliser ses services tout en sachant qu’il ne détient pas de permis.

Si une demande est faite avant le 1er juillet 2024 et qu’une décision est en instance, un règlement transitoire s’appliquera.

Le 29 avril 2024, le Règl. de l’Ont. 99/23 : Délivrance de permis – agences de placement temporaire et recruteurs a été modifié. Les changements incluent :

  • l’ajout d’un cautionnement comme nouvelle forme de sûreté acceptable pour tous les demandeurs;
  • l’exemption pour certains recruteurs de l’obligation de relative en matière de sûreté dans des conditions précises;
  • la modification des frais de demande et des exigences en matière de sûreté pour les entités qui demandent à la fois un permis d’agence de placement temporaire et un permis de recruteur.

La page Web du ministère sur la délivrance des permis a été mise à jour pour refléter ces changements. Veuillez la consulter pour obtenir de plus amples renseignements.

Un nouveau chapitre décrivant de façon plus détaillée le système de délivrance des permis des agences de placement temporaire et des recruteurs sera publié sous peu.