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Politique écrite sur la déconnexion du travail

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    Les employeurs qui emploient 25 salariés ou plus sont tenus de mettre en place une politique écrite sur la déconnexion du travail qui s’adresse à tous les salariés. Ils sont également tenus de fournir une copie de cette politique écrite à tous les employés.

    Ces exigences ont été ajoutées à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi (LNE) le 2 décembre 2021. Il existe une règle spéciale qui s’applique à la première année de la mise en place de l’exigence. Les employeurs qui emploient 25 employés ou plus le 1er janvier 2022 ont jusqu’au 2 juin 2022 pour mettre en place une politique écrite sur la déconnexion du travail. À partir de 2023, et au cours des années suivantes, les employeurs qui emploient 25 salariés ou plus au 1er janvier de n’importe quelle année doivent mettre en place une politique écrite sur la déconnexion du travail avant le 1er mars de cette année-là.

    L’expression « déconnexion du travail » est définie dans la LNE comme le fait de ne pas effectuer des communications liées au travail, notamment les courriels, les appels téléphoniques, les appels vidéo ou l’envoi ou la lecture d’autres messages, de manière à être en inactivité.

    Toutefois, la LNE n’exige pas qu’un employeur crée un nouveau droit dans sa politique permettant aux employés de se déconnecter du travail et d’être libérés de l’obligation de participer à des communications liées au travail. Les droits des employés en vertu de la LNE de ne pas effectuer de travail sont établis par d’autres règles de la LNE.

    L’exigence relative aux politiques écrites sur la déconnexion du travail s’applique à tous les employés et employeurs couverts par la LNE, à l’exception de la Couronne, d’un organisme de la Couronne ou d’un office, d’un conseil, d’une commission ou d’une personne morale dont elle nomme tous les membres et de ses employés.

    Les employeurs comptant 25 employés ou plus sont tenus d’avoir une politique écrite

    Seuls les employeurs qui emploient 25 salariés en Ontario ou plus au 1er janvier d’une année donnée sont tenus d’adopter une politique écrite sur la déconnexion du travail. 

    Pour déterminer le nombre de ses salariés, l’employeur doit compter le nombre de salariés qu’il emploie au 1er janvier.

    C’est le nombre de personnes employées qui est compté, et non le nombre « d’équivalents temps plein ». Les employés à temps partiel et les employés occasionnels comptent chacun pour un employé, peu importe le nombre d’heures travaillées.

    Emplacement multiples

    Lorsqu’un employeur a plusieurs emplacements, les employés de chaque emplacement en Ontario doivent être inclus dans le compte afin de déterminer si le critère des 25 employés est rempli.

    Employeurs connexes

    Dans certaines circonstances, deux ou plusieurs employeurs peuvent être considérés comme un seul employeur en vertu de la LNE.   

    Si deux employeurs ou plus sont traités comme un seul employeur, toutes les personnes employées en Ontario par ces deux employeurs ou plus sont incluses dans le compte.

    Employés à inclure dans le compte

    Toute personne répondant à la définition d’un « employé » est comptée, notamment :

    • les travailleurs à domicile
    • les employés en période d’essai
    • certains stagiaires
    • les agents d’une société qui effectuent un travail ou fournissent des services contre rémunération
    • les employés sous contrat à durée déterminée ou à tâche précise, peu importe la durée
    • les employés mis à pied, tant que la relation d’emploi n’a pas été résiliée et/ou rompue
    • les employés qui sont en congé autorisé
    • les employés qui sont en grève ou en lock-out
    • les employés qui sont exemptés de l’application d’une ou de plusieurs parties de la LNE

    Agences de placement temporaire

    Les employés ponctuels des agences de placement temporaire sont des employés de l’agence et sont inclus dans le compte pour déterminer si l’agence de placement temporaire a atteint le seuil des 25 employés. Les employés ponctuels des agences de placement temporaire ne sont pas inclus dans le compte servant à déterminer si le client auquel le salarié est affecté atteint le seuil minimal d’employés.

    Le compte de l’agence doit inclure tous ses employés ponctuels, qu’ils soient actifs ou inactifs au 1er janvier.

    Lorsque le nombre d’employés change pendant l’année

    Si, au 1er janvier, l’employeur emploie moins de 25 salariés en Ontario, la LNE n’exige pas qu’il mette en place une politique écrite sur la déconnexion du travail. Il en va de même si le nombre d’employés de l’employeur augmente plus tard dans la même année civile. 

    Lorsque le nombre d’employés augmente pendant l’année

    Si un employeur emploie 20 salariés en Ontario au 1er janvier 2022, l’obligation de mettre en place une politique écrite sur la déconnexion du travail ne s’applique pas. L’employeur embauche ensuite cinq employés de plus en mai 2022. Cet employeur continue de ne pas être soumis à l’obligation de mettre en place une politique écrite pour l’année 2022. 

    Toutefois, si les 25 employés restent au service de cet employeur le 1er janvier 2023, celui-ci atteindra donc le seuil des 25 employés à cette date et sera tenu de mettre en place une politique écrite sur la déconnexion du travail pour tous ses employés, et ce, avant le 1er mars 2023.

    Lorsque le nombre d’employés diminue pendant l’année

    En revanche, si un employeur emploie 25 salariés en Ontario ou plus le 1er janvier (et que, par conséquent, l’exigence s’applique) et que le nombre de ses salariés diminue plus tard dans la même année civile, l’employeur est toujours obligé de mettre en place une politique écrite sur la déconnexion du travail. Cette obligation s’impose jusqu’à ce que l’évaluation du « seuil des 25 employés » soit refaite au mois de janvier suivant. Si l’employeur emploie moins de 25 salariés le 1er janvier suivant, l’obligation de mettre en place une politique écrite ne s’applique plus pour cette année civile. 

    Copie de la politique écrite

    Un employeur qui est tenu d’avoir une politique écrite en place doit également fournir une copie de sa politique écrite à ses employés dans les 30 jours civils qui suivent :

    • la préparation de la politique
    • la modification de la politique (si une politique existante est modifiée)

    L’employeur doit également fournir une copie de la politique écrite à tout nouvel employé dans les 30 jours civils suivant son embauche.

    L’employeur peut fournir la politique aux employés sous les formes suivantes :

    • une copie imprimée
    • une pièce jointe à un courriel si l’employé peut en imprimer une copie
    • un lien vers le document en ligne si l’employé a une possibilité raisonnable d’accéder au document et à une imprimante (et sait comment utiliser l’ordinateur et l’imprimante)

    Exigences en matière de politique écrite

    La politique écrite de l’employeur doit porter sur la « déconnexion du travail », qui est définie comme le fait de ne pas effectuer des communications liées au travail, notamment les courriels, les appels téléphoniques, les appels vidéo ou l’envoi ou la lecture d’autres messages, de manière à être en inactivité. La liste des communications liées au travail étant inclusive, et non exhaustive, d’autres types de communications liées au travail pourraient également être visées par cette définition. 

    L’employeur doit inclure la date à laquelle la politique a été élaborée et la date à laquelle toute modification y a été apportée. En dehors de ces exigences, la LNE ne précise ni la longueur de la politique ni les renseignements que l’employeur doit y inclure. L’employeur définit lui-même le contenu de la politique.

    La LNE ne précise pas que la politique doit accorder à l’employé le droit de se déconnecter du travail et d’être libéré de l’obligation de participer à des communications liées au travail.

    Les droits des employés en vertu de la LNE de ne pas effectuer de travail sont établis par d’autres règles de la LNE, notamment :

    Bien que la LNE ne l’exige pas, dans certains cas, un employeur peut inclure une disposition dans sa politique écrite sur la déconnexion du travail qui donne à un employé le droit de ne pas effectuer un travail lorsque les règles de la LNE permettraient autrement d’effectuer un travail. Cette disposition peut équivaloir à des droits et avantages étendus et peut être exécutoire en vertu de la LNE. Dans les cas où la disposition n’équivaut pas à un droit ou à un avantage étendu, un employeur peut juger utile d’obtenir un avis juridique pour savoir si la disposition crée des droits en dehors de la LNE (par exemple, des droits contractuels ou liés à la common law).

    La politique écrite doit s’appliquer à tous les employés

    La politique écrite sur la déconnexion du travail doit s’appliquer à tous les employés de l’employeur en Ontario. Cela inclut les gestionnaires, les cadres et les actionnaires s’ils sont des employés au sens de la LNE. L’employeur ne respecterait pas les exigences de la LNE si sa politique ne s’appliquait qu’à certains de ses employés (par exemple, si la politique ne s’appliquait qu’au personnel de vente de l’employeur mais pas à son personnel de direction). 

    Il ne s’agit pas d’une obligation pour l’employeur d’avoir la même politique pour tous ses employés. L’employeur peut avoir une seule politique qui s’applique à tous les employés, ou sa politique peut contenir différentes politiques (soit dans un seul document, soit dans plusieurs documents) pour différents groupes d’employés. Par exemple, un employeur du secteur du commerce de détail peut décider d’avoir une politique qui s’applique à son personnel de bureau et une autre qui s’applique à son personnel de vente en magasin.

    La politique écrite sur la déconnexion du travail peut être un document distinct ou faire partie d’un autre document (par exemple, un manuel complet des politiques et procédures de ressources humaines sur le lieu de travail).

    Exemples de ce qui peut figurer dans une politique de « déconnexion du travail »

    • Les attentes de l’employeur, le cas échéant : lire les courriels liés au travail ou y répondre, ou répondre à des appels téléphoniques liés au travail après la fin du travail.
    • La politique peut définir les attentes de l’employeur dans différentes situations. Par exemple, la politique peut contenir différentes attentes selon les éléments suivants :
      • l’heure de la communication
      • l’objet de la communication
      • qui communique avec l’employé (par exemple un client, un superviseur, un collègue)
    • Les exigences de l’employeur concernant les employés qui activent les notifications d’absence du bureau et/ou modifient leurs messages vocaux, lorsqu’ils ne sont pas censés travailler, pour indiquer qu’ils ne répondront pas avant le prochain jour de travail prévu.

    Liste de contrôle de l’employeur en vue de l’élaboration d’une politique écrite sur la déconnexion du travail

    Voici ce dont les employeurs doivent s'assurer lorsqu'ils créent une politique écrite sur la déconnexion du travail.

    • Déterminez si vous êtes tenu de mettre en place une politique écrite.
    • Si vous êtes soumis à cette obligation, élaborez une politique écrite et assurez-vous de ce qui suit :
      • Elle porte sur la déconnexion du travail, comme défini dans la LNE.
      • Elle comprend la date à laquelle elle a été élaborée et, le cas échéant, la date à laquelle des modifications y ont été apportées.
      • Son champ d’application s’étend à l’ensemble de vos employés (notez que le contenu de la politique ne doit pas nécessairement être le même pour tous les groupes d’employés, mais que tous les employés doivent être couverts par la politique).
      • Elle entre en vigueur dans le délai spécifié (pour 2022, la politique doit être en place avant le 2 juin 2022. Pour toutes les autres années, la politique doit être en place avant le 1er mars de l’année en question).
    • Fournissez une copie de la politique écrite à tous vos employés :
      • dans le format approprié
      • dans les 30 jours civils suivant l’élaboration ou la modification de la politique (en cas de modification d’une politique existante). 

    Veuillez noter qu’un nouvel employé doit recevoir une copie de la politique écrite dans les 30 jours suivant son embauche.

    • Conservez une copie de chaque politique écrite requise en vertu de la LNE :
      • pendant trois ans après que la politique cesse d’être en vigueur.

    En cas de non-respect de la politique

    Si la politique écrite de l’employeur sur la déconnexion du travail crée un droit ou un avantage plus grand qu’une norme d’emploi en vertu de la LNE, ce droit ou cet avantage plus grand peut être exécutoire en vertu de la LNE. Si la politique de l’employeur sur la déconnexion du travail ne crée pas de droit ou d’avantage supérieur, elle n’est pas applicable en vertu de la LNE.

    Toutefois, d’autres règles de la LNE peuvent s’appliquer. Les employeurs continuent d’avoir l’obligation de suivre d’autres règles en vertu de la LNE, notamment pour les heures de travail et les pauses-repas, les règles relatives aux indemnités de vacances et aux jours fériés (sauf si des exemptions ou des règles spéciales s’appliquent).

    Exigences de l’employeur en matière de tenue de registres

    Les employeurs doivent conserver une copie de toute politique écrite sur la déconnexion du travail requise en vertu de la LNE pendant trois ans après que la politique cesse d’être en vigueur.

    Mis à jour : 21 juillet 2022
    Date de publication : 18 février 2022