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Les employeurs comptant 25 employés ou plus au 1er janvier de chaque année sont tenus de mettre en place une politique écrite sur la surveillance électronique des employés.

La politique doit indiquer si l’employeur surveille ou non ses employés par voie électronique. Si l’employeur a recours à cette méthode, la politique doit inclure :

  • une description de la manière et des circonstances dans lesquelles l’employeur peut surveiller électroniquement les employés
  • les objectifs pour lesquels les renseignements obtenus par l’entremise de la surveillance électronique peuvent être utilisés par l’employeur
  • la date à laquelle la politique a été élaborée
  • la date à laquelle des modifications ont été apportées à la politique

L’employeur doit, dans les délais impartis, fournir une copie de la politique écrite à l’ensemble de ses employés et à tous les employés ponctuels qui travaillent pour cet employeur.

Ces exigences ont été ajoutées à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi (LNE) le 11 avril 2022. Il existe une règle particulière qui s’applique à la première année de la mise en place de l’exigence. Les employeurs comptant 25 employés ou plus le 1er janvier 2022 ont jusqu’au 11 octobre 2022 pour mettre en place une politique écrite sur la surveillance électronique des employés.

À partir de 2023, et au cours des années suivantes, les employeurs comptant 25 employés ou plus au 1er janvier de n’importe quelle année doivent mettre en place une politique écrite sur la surveillance électronique des employés avant le 1er mars de cette année-là.

Les exigences de la LNE :

  • n’établissent pas un droit pour les employés de ne pas être surveillés électroniquement par leur employeur   
  • ne confèrent aucun nouveau droit de protection des renseignements personnels des employés

Les exigences de la LNE se limitent à l’obligation pour certains employeurs de faire preuve de transparence en indiquant s’ils surveillent électroniquement leurs employés. Dans l’affirmative, l’employeur doit faire preuve de transparence en :

  • décrivant comment et dans quelles circonstances cette surveillance a lieu
  • exposant les objectifs pour lesquels les renseignements obtenus par l’entremise de la surveillance électronique peuvent être utilisés

Les exigences relatives aux politiques écrites sur la surveillance électronique des employés s’appliquent à tous les employés et employeurs couverts par la LNE, à l’exception de la Couronne, d’un organisme de la Couronne ou d’un office, d’un conseil, d’une commission ou d’une personne morale dont elle nomme tous les membres et de ses employés.

Les employeurs comptant 25 employés ou plus sont tenus d’avoir une politique écrite

Les employeurs sont uniquement tenus d’adopter une politique écrite sur la surveillance électronique des employés s’ils comptent 25 employés ou plus en Ontario au 1er janvier d’une année donnée.

Pour déterminer le nombre de ses employés, l’employeur doit compter le nombre de salariés qu’il emploie au 1er janvier.

L’employeur doit compter le nombre de personnes employées, et non le nombre « d’équivalents temps plein ». Les employés à temps partiel et les employés occasionnels comptent chacun pour un employé, peu importe le nombre d’heures travaillées.

Emplacements multiples

Lorsqu’un employeur a plusieurs emplacements, les employés de chaque emplacement en Ontario doivent être inclus dans le compte afin de déterminer si le critère des 25 employés est rempli.

Employeurs connexes

Dans certaines circonstances, deux ou plusieurs employeurs peuvent être considérés comme un seul employeur en vertu de la LNE.

Si deux employeurs ou plus sont traités comme un seul employeur, toutes les personnes employées en Ontario par ces deux employeurs ou plus sont incluses dans le compte.

Employés à inclure dans le compte

Toute personne répondant à la définition d’un « employé » est comptée, notamment : 

  • les travailleurs à domicile
  • les employés en période d’essai
  • certains stagiaires
  • les agents d’une société qui effectuent un travail ou fournissent des services contre rémunération
  • les employés sous contrat à durée déterminée ou à tâche précise, peu importe la durée
  • les employés mis à pied, tant que la relation d’emploi n’a pas été résiliée ou rompue
  • les employés qui sont en congé autorisé
  • les employés qui sont en grève ou en lock-out
  • les employés qui sont exemptés de l’application d’une ou de plusieurs parties de la LNE (bien que ces employés ne soient pas visés par les dispositions relatives à la surveillance électronique de la LNE, ils sont inclus dans le compte pour déterminer si l’employeur compte au moins 25 employés)

Agences de placement temporaire

Les employés ponctuels des agences de placement temporaire sont des employés de l’agence et sont inclus dans le compte pour déterminer si l’agence de placement temporaire a atteint le seuil des 25 employés. Les employés ponctuels des agences de placement temporaire ne sont pas inclus dans le compte servant à déterminer si le client auquel le salarié est affecté à l’exécution d’un travail atteint le seuil minimal d’employés.

Le compte de l’agence doit inclure tous ses employés ponctuels, qu’ils soient actifs ou inactifs au 1er janvier.

Lorsque le nombre d’employés change pendant l’année

Si, au 1er janvier, l’employeur compte moins de 25 employés en Ontario, la LNE n’exige pas que ce dernier mette en place une politique sur la surveillance électronique des employés. Il en va de même si le nombre d’employés de l’employeur augmente plus tard dans la même année civile. 

Lorsque le nombre d’employés augmente pendant l’année

Si un employeur compte 20 employés en Ontario au 1er janvier 2022, il n’est pas tenu de mettre en place une politique sur la surveillance électronique des employés. Si l’employeur embauche ensuite cinq employés de plus en mai 2022, cet employeur continue de ne pas être soumis à l’obligation de mettre en place une politique écrite pour l’année 2022.

Toutefois, si les 25 employés restent au service de cet employeur le 1er janvier 2023, celui-ci atteindra donc le seuil des 25 employés à cette date et sera tenu de mettre en place une politique écrite sur la surveillance électronique des employés pour tous ses employés, et ce, avant le 1er mars 2023.

Lorsque le nombre d’employés diminue pendant l’année

Si un employeur compte 25 employés ou plus en Ontario le 1er janvier, l’obligation de mettre en place une politique sur la surveillance électronique des employés s’applique. Si le nombre d’employés diminue plus tard dans la même année civile, l’employeur est toujours tenu de mettre en place une politique écrite. Cette obligation s’impose jusqu’à ce que l’évaluation du « seuil des 25 employés » soit refaite au mois de janvier suivant. Si l’employeur compte moins de 25 employés le 1er janvier suivant, il n’est pas tenu de mettre en place une politique écrite pour cette année civile.

Employés visés par la politique

La politique doit s’appliquer à tous les employés de l’employeur en Ontario auxquels la disposition s’applique. Cela inclut les gestionnaires, les cadres et les actionnaires s’ils sont des employés au sens de la LNE. Si la politique ne s’applique qu’à certains de ses employés, l’employeur ne respecte pas les exigences de la LNE (par exemple, si la politique ne s’appliquait qu’au personnel de vente de l’employeur mais pas à son personnel de direction). 

Il ne s’agit pas d’une obligation pour l’employeur d’avoir la même politique pour tous ses employés. L’employeur peut avoir une seule politique qui s’applique à tous les employés, ou sa politique peut contenir différentes politiques (soit dans un seul document, soit dans plusieurs documents) pour différents groupes d’employés. Par exemple, un employeur du secteur du commerce de détail peut décider d’avoir une politique qui s’applique à son personnel de bureau et une autre qui s’applique à son personnel de vente en magasin.

Employés ponctuels

Lorsque l’employeur est tenu de mettre en place une politique écrite, celle-ci doit également s’appliquer à tous les employés ponctuels qui sont affectés à l’exécution d’un travail pour cet employeur en Ontario. Il n’est pas nécessaire que la politique traite séparément des employés ponctuels, mais elle doit s’appliquer à eux. Par exemple, si un employé ponctuel est affecté à l’exécution d’un travail pour un employeur dans un rôle qui n’est pas autrement abordé dans la politique écrite de l’employeur, ce dernier devra modifier la politique pour traiter du travail effectué par l’employé ponctuel.

Exigences en matière de politique

La politique écrite de l’employeur sur la surveillance électronique des employés peut être un document distinct ou faire partie d’un autre document (par exemple, un manuel complet des politiques et procédures de ressources humaines sur le lieu de travail).

La politique écrite de l’employeur doit contenir les renseignements suivants :

1. Une déclaration indiquant si l’employeur procède à une surveillance électronique des employés. 

La « surveillance électronique » englobe toutes les formes de surveillance des employés et des employés ponctuels réalisées par voie électronique. Il peut s’agir par exemple d’un employeur qui :

  • utilise un GPS pour suivre le déplacement du véhicule de livraison d’un employé
  • utilise un capteur électronique pour connaître la vitesse à laquelle les employés numérisent les articles à la caisse d’une épicerie
  • surveille les sites Web consultés par les employés pendant les heures de travail

Les éléments qui doivent être consignés dans la politique de l’employeur ne se limitent pas :

  • aux appareils ou aux autres équipements électroniques fournis par l’employeur
  • à la surveillance électronique réalisée lorsque les employés sont sur leur lieu de travail

Par exemple, si l’employeur surveille électroniquement l’employé par l’entremise de son ordinateur personnel utilisé à des fins professionnelles, la politique doit en tenir compte. La politique s’applique également lorsque l’employé travaille à domicile, sur le lieu de travail de l’employeur ou dans le cadre d’un modèle hybride « lieu de travail/domicile ».

Si l’employeur ne surveille pas électroniquement ses employés, la politique doit expressément le stipuler.  

2. Lorsque l’employeur surveille électroniquement ses employés, la politique doit également contenir les renseignements suivants :

  • Une description des moyens utilisés par l’employeur pour surveiller électroniquement les employés.
  • Une description des circonstances dans lesquelles l’employeur peut surveiller électroniquement les employés.
  • Les raisons pour lesquelles les renseignements obtenus grâce à la surveillance électronique peuvent être utilisés par l’employeur.

Exemple : Un employeur suit les déplacements du véhicule de livraison d’un employé à l’aide d’un GPS

La politique comprendrait :

  • Une déclaration selon laquelle l’employeur surveille électroniquement ses employés.
  • Une description des moyens utilisés par l’employeur pour surveiller électroniquement ses employés. Par exemple, l’employeur suit les déplacements de l’employé en surveillant son véhicule de livraison à l’aide d’un GPS.
  • Une description des circonstances dans lesquelles l’employeur peut surveiller électroniquement ses employés. Par exemple, l’employeur surveille les déplacements de l’employé dans le véhicule pendant toute la journée de travail, tous les jours ouvrables.
  • Les fins auxquelles les renseignements obtenus par l’entremise de la surveillance électronique peuvent être utilisés par l’employeur. Par exemple, l’employeur utilise les renseignements obtenus pour aider à établir des itinéraires pour la sécurité des employés, pour s’assurer que les employés ne dévient pas de leur itinéraire de livraison pendant leur quart de travail, et pour imposer des mesures disciplinaires aux employés qui ne disent pas la vérité sur leurs allées et venues pendant les heures de travail.

Exemple : Un employeur surveille les courriels et les conversations en ligne de ses employés

La politique comprendrait :

  • Une déclaration selon laquelle l’employeur surveille électroniquement ses employés.
  • Une description des moyens utilisés par l’employeur pour surveiller électroniquement ses employés. Par exemple, l’employeur surveille les courriels et les discussions en ligne des employés au moyen d’un logiciel créé spécialement à cette fin.
  • Une description des circonstances dans lesquelles l’employeur peut surveiller électroniquement ses employés. Par exemple, l’employeur peut surveiller en tout temps les courriels et les discussions en ligne des employés.
  • Les fins auxquelles les renseignements obtenus par l’entremise de la surveillance électronique peuvent être utilisés par l’employeur. Par exemple, l’employeur utilise les renseignements obtenus en surveillant électroniquement les courriels et les discussions en ligne des employés afin d’évaluer leur rendement, de garantir l’utilisation appropriée de son équipement et de s’assurer que le travail est effectué pendant les heures de travail.

3. La date à laquelle la politique a été préparée et la date à laquelle toute modification a été apportée à la politique.

Exigences de l’employeur en matière de tenue de registres

Les employeurs doivent conserver une copie de toute politique écrite sur la surveillance électronique des employés requise en vertu de la LNE pendant trois ans après que la politique cesse d’être en vigueur.

Copie de la politique

Échéance — remise d’une copie aux employés de l’employeur

Un employeur, y compris une agence de placement temporaire, qui est tenu d’avoir une politique écrite en place doit fournir une copie de sa politique écrite à ses employés dans les 30 jours civils qui suivent :

  • le jour où l’employeur est tenu de mettre la politique en place
  • la modification de la politique (si une politique existante est modifiée)

L’employeur doit également fournir une copie de la politique écrite à tout nouvel employé dans les 30 jours civils suivant le dernier de ces deux événements :

  • le jour où l’employeur est tenu de mettre la politique en place
  • le jour où la personne devient un employé de l’employeur.

Échéance — remise d’une copie aux employés ponctuels qui effectuent un travail pour un employeur client

Un employeur tenu de mettre en place une politique écrite doit fournir une copie de cette politique écrite à tout employé ponctuel affecté à l’exécution d’un travail pour ce dernier au plus tard à la dernière de ces deux échéances :

  • dans les 24 heures suivant le début de l’affectation
  • dans les 30 jours civils suivant la date à laquelle l’employeur est tenu d’avoir une politique en place

L’employeur n’a pas besoin de fournir une copie de la politique écrite aux employés chaque année si la politique n’a pas changé depuis l’année précédente.

Comment fournir la politique écrite

L’employeur peut fournir la politique aux employés sous les formes suivantes :

  • une copie imprimée
  • une pièce jointe à un courriel si l’employé peut en imprimer une copie
  • un lien vers le document en ligne si l’employé a une possibilité raisonnable d’accéder au document et à une imprimante (et sait comment utiliser l’ordinateur et l’imprimante)

Restrictions en matière d’enquêtes sur les plaintes

Les employés sont limités quant aux motifs pour lesquels ils peuvent déposer une plainte concernant la politique écrite de l’employeur sur la surveillance électronique.     

Une plainte peut uniquement être déposée auprès du ministère, ou faire l’objet d’une enquête par un agent des normes d’emploi, en cas de violation alléguée de l’obligation de l’employeur à fournir une copie de la politique écrite dans les délais prescrits à ses employés ou aux employés ponctuels assignés à l’exécution d’un travail pour lui. Une plainte invoquant toute autre violation des dispositions de la politique sur la surveillance électronique des employés ne peut être déposée, ni faire l’objet d’une enquête par un agent des normes d’emploi.

Bien qu’il y ait des restrictions quant aux motifs pour lesquels un employé peut déposer une plainte ou faire l’objet d’une enquête par le ministère, un employeur peut souhaiter demander un avis juridique pour savoir si sa politique confère des droits qu’un employé pourrait faire valoir au‑delà de la LNE.

Utilisation des renseignements recueillis par l’entremise de la surveillance électronique

Les règles de la LNE relatives à la politique écrite de l’employeur en matière de surveillance électronique n’affectent ni ne limitent la capacité d’un employeur à utiliser comme il l’entend les renseignements obtenus par l’entremise de la surveillance électronique de ses employés.

En vertu de la LNE, l’employeur est tenu d’indiquer dans sa politique écrite les fins auxquelles il peut utiliser les renseignements obtenus dans le cadre de la surveillance électronique. Toutefois, la LNE ne limite pas l’utilisation des renseignements par l’employeur aux fins énoncées.

Par exemple, un employeur peut élaborer une politique stipulant que les renseignements qu’il recueille par l’entremise de la surveillance électronique de l’utilisation d’Internet par les employés seront utilisés par l’employeur uniquement dans le but d’évaluer la productivité globale des employés. Toutefois, si l’employeur découvre, grâce à la surveillance électronique, qu’un employé a accédé à des sites Web inappropriés en violation des politiques en matière de TI de l’entreprise, il peut utiliser ces renseignements pour quelque raison que ce soit. La LNE ne limite pas l’utilisation des renseignements par l’employeur aux dispositions de la politique.

Par exemple, l’employeur peut s’appuyer sur ces renseignements pour imposer des mesures disciplinaires à l’employé ou le congédier. Il peut également utiliser ces renseignements pour appuyer sa position selon laquelle l’employé s’est rendu coupable d’actes graves d’inconduite volontaire, de désobéissance ou de manquement volontaire à ses devoirs qui n’ont pas été tolérés par l’employeur, et qu’il est donc exempté des droits de licenciement et d’indemnité de départ prévus par la LNE.

Dans un même ordre d’idées, aucune disposition de la LNE ne limite l’utilisation des renseignements obtenus par l’employeur par l’entremise de la surveillance électronique d’un employé affecté à son lieu de travail. 

Liste de contrôle de l’employeur pour la création d’une politique

La liste de contrôle suivante peut être utilisée par les employeurs afin d’élaborer une politique écrite sur la surveillance électronique des employés :

  • Déterminez si vous êtes tenu de mettre en place une politique écrite.
  • Si vous êtes soumis à cette obligation, élaborez une politique écrite et assurez-vous de ce qui suit :
    • Elle contient tous les renseignements requis
    • Son champ d’application s’étend à l’ensemble de vos employés et aux employés ponctuels qui effectuent un travail pour vous (le contenu de la politique ne doit pas nécessairement être le même pour tous les groupes d’employés, mais tous les employés doivent être couverts par la politique)
    • Elle entre en vigueur dans le délai spécifié (pour 2022, la politique doit être en place avant le 11 octobre 2022. Pour toutes les autres années, la politique doit être en place avant le 1er mars de l’année en question)
  • Fournissez une copie de la politique écrite à tous vos employés et aux employés ponctuels affectés à l’exécution d’un travail pour vous :
    • dans le format approprié
    • dans les délais prescrits 
  • Conservez une copie de chaque politique écrite requise en vertu de la LNE pendant trois ans après que la politique cesse d’être en vigueur.