2.1 Processus de demande d’aide

Février 2024

Compétence législative

Articles 2 à 9, article 14 jusqu’au paragraphe 16(1), et articles 24, 25, 41, 44 et 46 de la Loi.
Articles 1, 3 à 5, paragraphe 14(1), articles 16 à 22, 24, 26 à 28 et 67 du Règlement 134/98.

Exigences de vérification

Les demandes sont versées au dossier et tous les formulaires requis sont remplis et signés et, au besoin, authentifiés par un témoin ou par un commissaire aux affidavits.

Tous les renseignements et documents requis pour étayer la détermination de l’admissibilité ont été fournis et vérifiés. Quant aux nouvelles demandes ou aux déménagements dans un autre secteur géographique, les agents de prestation disposent de 90 jours pour obtenir les documents exigés (voir la Directive 2.2 : Nouvelle demande et rétablissement).

La vérification auprès d’une tierce partie des renseignements relatifs à l’admissibilité (p. ex., revenu et biens) est terminée et documentée.

Application de la directive

On entend par personne qui fait une demande d’aide la personne qui présente effectivement une demande ou au nom de laquelle une demande est présentée. La demande est présentée pour un groupe de prestataires qui comprend la personne qui présente la demande, sa conjointe ou son conjoint, et toute personne à charge.

La demande d’aide est présentée dans la zone géographique où réside habituellement l’auteur de la demande. Les personnes itinérantes ou les sans‑abri sont réputés résider dans la zone géographique où ils présentent leur demande d’aide ou dans la zone géographique où ils résident dans un centre d’hébergement d’urgence (voir la Directive 3.1 : Conditions de résidence pour un complément d’information).

Quiconque veut présenter une demande d’aide aux termes de la Loi doit avoir la possibilité de le faire et obtenir que sa demande soit étudiée. Après qu’une personne a présenté sa demande, l’administratrice ou l’administrateur détermine son admissibilité et lui fait part de sa décision dans un format et de la manière qui ont été approuvés par la directrice ou le directeur (voir la Directive 10.1 : Avis et processus de révision interne pour un complément d’information).

Une nouvelle demande d’aide peut être exigée des prestataires du programme Ontario au travail dans les cas suivants (voir la Directive 2.2 : Nouvelle demande et rétablissement) :

• s’ils déménagent dans le secteur géographique d’un autre agent de prestation
• s’ils demandent le rétablissement de leur admissibilité au programme Ontario au travail dans le mois qui suit celui où ils ont cessé de recevoir des prestations
• s’ils présentent une nouvelle demande d’aide en vertu du programme Ontario au travail dans l’année qui suit la demande précédente

Processus de demande

La demande peut être faite par téléphone, en ligne ou en personne dans un bureau local.

Demande faite par téléphone

Si le processus de demande est commencé par téléphone, la demande peut être soumise en ligne ou à un rendez-vous en personne, selon les circonstances.

Des renseignements sont fournis à l’auteur de la demande au sujet du processus de demande, y compris les critères d’admissibilité et les documents et renseignements requis pour soumettre la demande.

L’auteur de la demande sera informé qu’une décision sur sa demande ne sera pris qu’après que la demande dûment remplie est soumise en ligne ou en personne.

Le point de contact initial dépendra de la façon dont la demande est soumise, en ligne ou en personne.

Demande faite en ligne

Si une demande est soumise en ligne, le point de contact initial est la date à laquelle la demande a été soumise au SAGAS sous la forme de la demande numérique d’aide sociale.

Demande faite en personne

Si l’auteur de la demande commence le processus de demande en personne, dans un bureau local, le point de contact initial est la date à laquelle l’auteur de la demande prend contact avec le bureau local. Exemples de situations possibles :

• Le bureau local n’utilise pas le SAGAS et une demande ne peut pas être soumise sur le formulaire de demande d’aide sociale
• L’auteur de la demande demande le rétablissement de son admissibilité au programme Ontario au travail dans le mois qui suit l’annulation du groupe de prestataires ou présente une nouvelle demande d’aide du programme Ontario au travail dans l’année qui suit la demande précédente (voir la Directive 2.2 : Nouvelle demande et rétablissement pour un complément d’information)
• L’auteur de la demande se trouve dans un état de crise ou d’urgence dont il faut s’occuper immédiatement (voir la Directive 2.3 : Aide en cas d’urgence pour un complément d’information)
• L’auteur de la demande semble être admissible à une réintégration rapide en vertu du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH) ou souhaite présenter une demande au POSPH et n’a pas de besoins financiers immédiats. Dans ce cas, la personne qui fait la demande devrait être dirigée vers le bureau responsable du POSPH le plus proche (voir la Directive 2.4 : Orientation vers le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH) pour un complément d’information)
• L’auteur de la demande participe activement au programme Ontario au travail et déménage dans le secteur géographique d’un autre agent de prestation
• Les réponses de l’auteur de la demande sont difficiles à comprendre
• L’auteur de la demande est très contrarié par les questions ou a de la difficulté à y répondre
• L’auteur de la demande est incapable de communiquer en anglais, ou en français dans les régions désignées aux termes de la Loi sur les services en français
• L’auteur de la demande est âgé de 16 ou 17 ans et ne vit pas avec ses parents (voir la Directive 3.5 : Personnes de moins de 18 ans qui font une demande ou qui participent au programme pour un complément d’information)

Retrait volontaire

On informe également la personne qui fait la demande de son droit de retirer une demande d’aide en tout temps durant le processus de traitement de la demande et que ce retrait volontaire signifie que :

• la demande est incomplète
• la personne qui fait la demande ne peut pas demander d’examen interne et n’a pas le droit d’interjeter appel puisqu’aucune décision n’a été rendue relativement à l’admissibilité
• les renseignements que la personne qui fait la demande a fournis seront conservés dans le dossier et seront utilisés si une nouvelle demande est présentée dans un délai d'un an

Le retrait de la demande sera consigné au dossier, le dossier de documents (copies papier et/ou électroniques, le cas échéant) sera fermé, et une lettre sera envoyée à la personne qui fait la demande l’informant de la fermeture de son dossier (c’est-à-dire une lettre de retrait volontaire).

Vérification auprès d’un tiers

Le processus de demande prévoit des vérifications auprès d’un tiers afin de vérifier les renseignements relatifs à l’admissibilité fournis par la personne qui fait la demande.

Le personnel peut demander à la personne qui fait la demande, à sa conjointe ou son conjoint et à toute personne adulte à charge de donner son consentement verbal à une vérification des renseignements sur leur revenu et leurs biens. Une personne peut refuser de donner son consentement verbal. Dans ce cas, le processus de traitement de la demande se poursuit et la vérification est reportée jusqu’à la signature du formulaire de Consentement à la divulgation et à la vérification de renseignements.

La vérification auprès d’un tiers comprend les demandes auprès des organismes suivants :

• Agence du revenu du Canada (ARC) : vérification du revenu et autres renseignements liées à l’admissibilité – obligatoire
• Equifax Canada : vérification des biens – obligatoire
• Ministère des Transports : vérification obligatoire en cas d’antécédents de propriété de véhicules ou changements d’adresses
• Bureau des obligations familiales : obligatoire s’il y a des renseignements sur des pensions alimentaires pour le conjoint
• Assurance-emploi : obligatoire en cas d’antécédents d’emploi et d’admissibilité possible aux prestations d’assurance-emploi

D’autres demandes peuvent être faites, au besoin, afin d’obtenir ou de vérifier des renseignements relatifs à l’admissibilité de la personne qui fait la demande ou de tout autre membre du groupe de prestataires.

Remarque : Les vérifications auprès de tiers, soit l’ARC et Equifax, visant à vérifier les renseignements financiers fournis par la personne qui fait la demande ou tout autre membre adulte du groupe de prestataires sont obligatoires afin de confirmer l’admissibilité aux sites du programme Ontario au travail qui utilisent le SAGAS. Les sites des Premières Nations qui n’utilisent pas le SAGAS devraient poursuivre leurs pratiques actuelles.

Remplir une demande

Une décision écrite concernant l’admissibilité et la remise d’une aide aux personnes admissibles devrait être rendue dans un délai de quatre jours ouvrables à partir du contact initial, si l’auteur de la demande a fourni tous les renseignements nécessaires à la prise d’une décision sur l’admissibilité.

Pour remplir la demande, il faut tenir compte des besoins et de la situation de l’auteur de la demande. L’auteur de la demande devrait être informé qu’un membre de sa famille, un ami ou un représentant d’un groupe communautaire ou d’une clinique juridique communautaire peut l’aider pendant le processus de demande.

Les personnes ayant besoin d’un traducteur, d’un interprète culturel ou d’un interprète gestuel doivent disposer d’un délai suffisant pour obtenir ces services.

L’auteur de la demande peut demander que la réunion se tienne chez lui ou à un autre endroit de la collectivité plutôt qu’au bureau local du programme Ontario au travail, s’il existe des circonstances spéciales. L’administratrice ou l’administrateur peut approuver cette demande, lorsqu’il convient de le faire, en donnant la priorité à la santé et à la sécurité de la personne qui fait la demande et du personnel (voir la Directive 2.8 : Visites à domicile pour un complément d’information).

Dans certaines circonstances il ne sera pas possible de traiter la demande dans un délai de quatre jours ouvrables. Les administrateurs peuvent traiter une demande pour une personne qui pourrait être admissible à une aide dans les dix prochains jours ouvrables, par exemple lorsque la personne :

• quitte un hôpital ou un établissement comme un centre de soins de longue durée
• sort de prison
• quitte le foyer familial
• abandonne un programme de traitement en établissement
• fuit une situation de violence familiale
• atteint la fin de la période d’inadmissibilité

Réunion d’évaluation de l’admissibilité

Une rencontre en personne peut être nécessaire pour terminer le processus de demande. Pendant cette rencontre, on s’attend à ce que la personne qui fait une demande fournisse les renseignements requis et qu’elle signe la demande et tous les formulaires d’accompagnement nécessaires. Le personnel vérifiera et consignera les renseignements fournis par la personne qui fait la demande et informera celle-ci de ses droits et de ses obligations.

Le personnel informera également la personne qui fait la demande des exigences en matière de participation, du respect des conditions, des séances d’information sur l’emploi et du questionnaire sur l’aptitude à lire et à écrire.

Le personnel devrait inciter la personne qui fait la demande, sa conjointe ou son conjoint et toute personne adulte à charge à collaborer à l’élaboration de plans de participation individuels et peut, s’il y a lieu, orienter la personne vers d’autres services et ressources de la collectivité.

Si la personne qui fait une demande a déjà reçu de l’aide, le personnel doit examiner le dossier avant la rencontre pour relever la présence de paiements excédentaires, de problèmes d’inobservation, d’entente de participation et de plan d'action.

Formulaires à remplir pour une demande

Une demande n’est pas complète tant que la personne qui fait la demande, sa conjointe ou son conjoint et, s’il y a lieu, toute personne adulte à charge du groupe de prestataires n’ont pas rempli et signé le formulaire de demande et tous les autres formulaires qui doivent l’accompagner.

Si une demande est soumise sur le formulaire numérique d’aide sociale, les formulaires suivants doivent aussi être soumis : le formulaire électronique combiné ON00162E qui contient la déclaration, le consentement à la divulgation et à la vérification de renseignements de l’Agence du revenu Canada, et le consentement à la divulgation et à la vérification de renseignements personnels doit être soumis avec la demande.

Remarque : L’entente de participation électronique signée dans l’application Demande d’aide sociale remplace le formulaire d’entente de participation à l’évaluation de l’admissibilité (voir la Directive 2.5 : Conditions de participation pour un complément d’information).

Si une demande n’est pas soumise par voie électronique, les formulaires à inclure dans le cadre d’une demande sont les suivants :

• Formulaire 0983 – Demande d’aide
• Formulaire 2845 – Entente de participation
• Formulaire 0985 – Consentement à la divulgation et à la vérification de renseignements
• Formulaire 2999 – Formulaire de consentement de l’Agence du revenu du Canada

Dans toutes les circonstances, les autres formulaires requis doivent être remplis selon ce qui convient (p. ex., le formulaire 2764 – Questionnaire pour les personnes auteures de demande ou bénéficiaires qui habitent avec une autre personne adulte)

Le formulaire sur les droits et responsabilités rempli après qu’une décision sur l’admissibilité a été prise doit être rempli pendant la réunion de gestion de la cause initiale.

Une personne responsable peut présenter ou signer une demande d’aide et les formulaires qui l’accompagnent au nom de la personne qui fait une demande, de sa conjointe ou de son conjoint lorsque la personne qui fait la demande, sa conjointe ou son conjoint est incapable de le faire en raison d’un handicap. Si la personne qui fait la demande a nommé un fiduciaire, c’est le fiduciaire qui doit signer la demande et les formulaires qui l’accompagnent. Dans les deux cas, la personne qui fait la demande doit rencontrer le personnel en personne.

Renseignements à fournir

Le personnel doit vérifier et consigner les renseignements fournis par la personne dans l’écran de vérification du SAGAS ou pour les sites qui n’utilisent pas le SAGAS, dans la Feuille de contrôle du dossier . Ce formulaire obligatoire doit être rempli pendant le processus de demande.

Le tableau qui suit présente les renseignements qui doivent être vérifiés pendant le processus de demande, le genre de document acceptable et les exigences concernant l’enregistrement des renseignements. Il s’agit de normes minimales et les agents de prestation de services peuvent demander des documents supplémentaires selon les circonstances.

Renseignements incomplets

Lorsque les renseignements nécessaires pour déterminer l’admissibilité sont incomplets, la personne qui fait une demande a jusqu’à dix jours ouvrables pour obtenir et présenter les renseignements manquants.

L’accessibilité des renseignements, le contrôle que la personne qui fait la demande exerce sur ces renseignements et le temps nécessaire pour les obtenir doivent être pris en compte au moment de déterminer les délais. Dans certains cas, lorsqu’il existe des circonstances atténuantes (p. ex., dans les cas de violence familiale), l’administratrice ou l’administrateur peut accorder à la personne qui fait une demande plus de dix jours ouvrables. Il est important que la personne qui fait une demande comprenne qu’elle doit présenter les renseignements dans les délais impartis, faute de quoi elle risque d’être déclarée inadmissible, sauf si le retard est justifié.

Lorsque la personne qui fait une demande est incapable d’assumer les coûts nécessaires pour obtenir la documentation requise pour vérifier les renseignements, des solutions moins coûteuses devraient être envisagées (p. ex., autres organismes communautaires). De même, l’administratrice ou l’administrateur peut rembourser la personne qui fait une demande pour les coûts ou payer directement le fournisseur de documents.

Une aide en cas d’urgence peut être fournie lorsqu’il manque des renseignements et que la décision concernant l’admissibilité n’a pas été prise (voir la Directive 2.3 : Aide en cas d’urgence pour un complément d’information).

Pour diverses raisons, certaines personnes autochtones pourraient ne pas avoir accès à un certificat de naissance ou à d’autres pièces d’identité énumérées ci-dessus. Dans ce cas, d’autres documents pourraient être acceptables pour vérifier l’identité de la personne selon ses circonstances personnelles.

Survivants et victimes de traite de personnes et personnes victimes ou à risque d’être victimes de violence

Les survivants et victimes de traite de personnes et de violence pourraient ne pas être en mesure de satisfaire aux exigences de vérification du programme d’aide sociale parce que leurs documents d’identité ont été perdus, qu’ils sont retenus ou qu’ils ont été détruits par leur trafiquant ou leur agresseur. Si l’auteur d’une demande est identifiée comme une survivante ou une victime de traite de personnes ou de violence ou si le chargé de cas soupçonne que c’est le cas, l’exigence de vérification de l’identité par la présentation de documents ne devrait pas empêcher le chargé de cas de déterminer l’admissibilité et de fournir l’aide sociale dans les meilleurs délais.

L’exigence de vérification de l’identité par la présentation de documents peut être remplie après la détermination de l’admissibilité dans un délai raisonnable prescrit par le bureau local de l’administrateur selon les circonstances individuelles de l’auteur de la demande.

Droits et responsabilités

Pendant le processus de demande, le personnel informe la personne qui fait une demande des droits et des responsabilités que lui confère le programme Ontario au travail. En général, les personnes qui font une demande, leur conjointe ou conjoint et toute personne adulte à charge doivent :

• participer à des activités d’aide à l’emploi et respecter les conditions d’admissibilité s’appliquant à l’aide à l’emploi
• faire des efforts raisonnables pour chercher, accepter et conserver un emploi qu’ils peuvent physiquement occuper et qui augmenterait leur revenu d’emploi
• faire des efforts raisonnables pour trouver des ressources financières auxquelles ils pourraient avoir droit
• déclarer les situations nouvelles ou les changements, la participation à des activités d’aide à l’emploi, la réception ou la cession de biens ainsi que la réception réelle ou prévue de revenus ou d’autres ressources financières
• répondre dans les plus brefs délais aux demandes de renseignements concernant l’admissibilité initiale ou continue

Les personnes qui font une demande devraient également être informées de leur droit d’interjeter appel d’une décision concernant l’admissibilité initiale ou continue. Le personnel explique le processus d’appel à la personne qui fait une demande, en l’informant notamment sur les délais de présentation d’une demande de révision interne ainsi que sur les motifs et les délais de présentation d’un appel au Tribunal de l’aide sociale, et comment obtenir de plus amples renseignements sur le processus d’appel (voir la Directive 10.1 : Avis et processus de révision interne et la Directive 10.2 : Appels pour un complément d’information).

Orientation vers des ressources et services

En attendant que le processus de demande d’aide soit terminé, le personnel pourrait indiquer à la personne qui fait une demande d’autres ressources ou services disponibles dans la collectivité, comme un centre d’hébergement d’urgence ou une banque alimentaire.

Les personnes qui font une demande et qui ont un handicap peuvent être orientées vers le POSPH. Lorsque la personne qui fait la demande a des besoins financiers immédiats, elle peut avoir droit à une aide financière en vertu du programme Ontario au travail en attendant la décision relative au POSPH (voir la Directive 2.4 : Orientation vers le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH) pour un complément d’information).

Séance d’information sur l’emploi

Dans le cadre du processus de demande, l’administratrice ou l’administrateur peut également demander à la personne qui fait une demande, à sa conjointe ou son conjoint ou à une personne adulte à charge d’assister à une séance d’information sur l’emploi. Par ailleurs, le fait d’assister à une séance d’information sur l’emploi peut être la première activité d’aide à l’emploi de l’entente de participation ou du plan d'action (voir la Directive 2.6 : Séance d’information sur l’emploi pour un complément d’information).

Questionnaire sur l’aptitude à lire et à écrire

Dans le cadre du processus de demande, l’administratrice ou l’administrateur peut également demander à la personne qui fait une demande et à d’autres membres adultes du groupe de prestataires qui n’ont pas terminé leur 12^e année (ou l’équivalent) de remplir le questionnaire approuvé sur l’aptitude à lire et à écrire, sauf les personnes :

• qui ont des troubles d’apprentissage
• qui demandent une aide pour soins temporaires

Par ailleurs, le questionnaire sur l’aptitude à lire et à écrire peut être rempli à titre de première activité d’aide à l’emploi ou dans le cadre de la séance d’information sur l’emploi (voir la Directive 8.3 : Évaluation de l’aptitude à lire et à écrire et alphabétisation pour un complément d’information.)

Avis de décision concernant l’admissibilité

Une décision concernant l’admissibilité sera rendue dans un format et de la manière qui ont été approuvés par la directrice ou le directeur (voir la Directive 10.1 : Avis et processus de révision interne pour un complément d’information) et l’aide versée à une personne admissible dans un délai de quatre jours ouvrables suivant le premier contact où la personne qui fait la demande a fourni les renseignements requis pour permettre au personnel de prendre une décision concernant l’admissibilité. Le premier contact s’entend du moment où la personne qui fait une demande communique pour la première fois avec le bureau du programme Ontario au travail, que ce soit par téléphone, en personne ou par un moyen électronique approuvé par la directrice ou le directeur.

Date de prise d’effet de l’admissibilité

La décision prend effet à la date que détermine l’administratrice ou l’administrateur qui peut être la date de la décision ou lui être antérieure ou postérieure.

Paiement des prestations d’aide sociale

Il y a trois modes de paiement possibles des prestations d’aide sociale :

• dépôt direct
• carte de paiement rechargeable, le cas échéant
• chèque sur papier (dans ces circonstances exceptionnelles)

Pour plus de renseignements sur les méthodes de paiement, voir la Directive 6.1 Calcul du montant de l’aide.