2.1 Processus de demande d’aide

Octobre 2024

Compétence législative

Articles 2 à 9, article 14 jusqu’au paragraphe 16 (1), et articles 24, 25, 41, 44 et 46 de la Loi.
Articles 1, 3 à 5, paragraphe 14 (1), articles 16 à 22, 24, 26 à 28 et 67 du Règlement 134/98.

Exigences de vérification

Les demandes sont versées au dossier et tous les formulaires requis sont remplis et signés (en copie papier ou par voie électronique), et, au besoin, authentifiés par un témoin ou par un commissaire aux affidavits.

Tous les renseignements et documents requis pour étayer la détermination de l’admissibilité ont été fournis et vérifiés. Quant aux nouvelles demandes ou aux déménagements dans un autre secteur géographique, les agents de prestation disposent de 90 jours pour obtenir les documents exigés (voir la Directive 2.2 : Nouvelle demande et rétablissement).

La vérification auprès d’une tierce partie des renseignements relatifs à l’admissibilité (p. ex., revenu et biens) est terminée et documentée.

Application de la politique

Quiconque veut présenter une demande au programme Ontario au travail aux termes de la Loi doit avoir la possibilité de le faire et obtenir que sa demande soit étudiée.

Personne qui fait une demande d’aide : personne qui présente effectivement une demande ou au nom de laquelle une demande est présentée.

Demande : La demande est présentée pour un groupe de prestataires qui comprend la personne qui présente la demande, sa conjointe ou son conjoint, et toute personne à charge, et tous les renseignements requis relatifs au groupe de prestataires.

Lieu : La demande d’aide est présentée dans la zone géographique où réside habituellement l’auteur de la demande.

• Les personnes itinérantes ou les sans abri sont réputés résider dans la zone géographique où ils présentent leur demande d’aide.

Remplir une demande

Après qu’une personne a soumis sa demande, l’administratrice ou l’administrateur examine les renseignements fournis et prend une décision concernant l’admissibilité de la personne qui fait une demande d’aide à l’aide.

Les renseignements fournis dans la demande font l’objet de processus de vérification de documents et de tiers qui peuvent être effectués avant ou après la prise d’une décision d’admissibilité.

La personne qui fait une demande d’aide recevra la décision dans le format et de la manière approuvés par la directrice ou le directeur (Directive 10.1 : Avis et processus de révision interne).

Une nouvelle demande d’aide peut ne pas être requise dans les cas suivants (voir la Directive 10.1 : Avis et processus de révision interne). :

si la personne qui fait une demande d’aide passe d’un bureau d’Ontario au travail à un autre

• si la personne qui fait une demande d’aide souhaite être réintégrée dans le programme Ontario au travail au cours du mois suivant la cessation d’emploi
• si la personne qui fait une demande d’aide présente une nouvelle demande dans l’année suivant une demande précédente

Processus de demande

La demande peut être faite par téléphone, en ligne ou en personne dans un bureau local. Les renseignements des demandeurs sont présentés au moyen de la demande d’aide sociale par voie numérique.

• Les demandes d’aide sociale par voie numérique ne sont requises que pour les zones géographiques désignées comme partenaires de prestation.
  • Les agents de prestation des Premières nations, des municipalités et du CADSS doivent continuer à suivre leurs pratiques existantes.
• Si une demande ne peut pas être remplie au moyen du SAGAS, par exemple en raison d’un problème technique, les formulaires de demande appropriés doivent être remplis (le cas échéant) (Lien vers la section : Formulaires requis pour présenter une demande)
• Les demandes pour Aide en cas d’urgence, Aide pour soins temporaires et pour Les personnes de moins de 18 ans peuvent être inscrites dans le SAGAS.

Demande faite par téléphone

Si le processus de demande est commencé par téléphone, la demande peut être soumise en ligne ou à un rendez-vous en personne, selon les circonstances.

Des renseignements sont fournis à l’auteur de la demande au sujet du processus de demande, y compris les critères d’admissibilité et les documents et renseignements requis pour soumettre la demande.

L’auteur de la demande sera informé qu’une décision sur sa demande ne sera pris qu’après que la demande dûment remplie est soumise en ligne ou en personne.

Demande faite en ligne

Si une demande est soumise en ligne en tant que demande d’aide sociale par voie numérique, la date inscrite comme point de contact initial est la date à laquelle la demande numérique remplie est soumise par l’entremise d’une demande d’aide sociale par voie numérique au SAGAS.

Demande faite en personne

Lorsque l’auteure ou l’auteur de la demande amorce une demande au bureau local, le point de contact initial est la date à laquelle l’auteure ou l’auteur de la demande a rempli la demande après avoir communiqué avec le bureau local.

• Les demandes doivent être remplies et soumises par l’intermédiaire d’une demande d’aide sociale par voie numérique; les agents chargés des cas peuvent aider un client à remplir la demande numérique.
• Les sites de prestation de services des Premières Nations devraient suivre leurs pratiques actuelles.
  • Les agents de prestation des Premières nations, des municipalités et du CADSS doivent continuer à suivre leurs pratiques existantes.

Voici des situations où les auteurs d’une demande peuvent présenter une demande au bureau local :

• Crise ou aide d’urgence :
  • Une aide immédiate est offerte aux auteurs d’une demande en situation de crise ou d’urgence. (Directive 2.3 : Aide en cas d’urgence)
• Rétablissement et nouvelle demande :
  • Les auteurs d’une demande peuvent demander le rétablissement dans le mois suivant la cessation du groupe de prestataires ou présenter une nouvelle demande dans l’année suivant une demande précédente. (Directive 2.2 : Nouvelle demande et rétablissement)
• Recommandations au POSPH :
  • Si l’auteur d’une demande est admissible à un rétablissement rapide dans le cadre du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH) ou souhaite présenter une demande dans le cadre du POSPH sans besoin financier immédiat, il doit être dirigé vers le bureau du POSPH le plus près.
  • Les clients peuvent également soumettre une demande en ligne.
• Déménagement dans une autre zone géographique :
  • Participants actifs du programme Ontario au travail qui déménagent dans la zone géographique d’un autre agent de prestation des services.
• Difficultés de communication :
  • Auteurs d’une demande dont les réponses ou les barrières linguistiques sont difficiles à comprendre
• Personnes de moins de 18 ans :
  • Auteurs d’une demande âgés de 16 ou 17 ans qui ne vivent pas avec leurs parents. (Directive 3.5 : Personnes de moins de 18 ans qui font une demande ou qui participent au programme)

Retrait volontaire par l’auteur d’une demande

Les auteurs d’une demande ont le droit de retirer leur demande en tout temps. S’ils retirent leur demande avant la détermination de l’admissibilité :

• L’auteur d’une demande ne peut pas demander une révision interne et n’a pas le droit d’interjeter appel, car aucune décision d’admissibilité n’a été prise;
• Les renseignements fournis par l’auteur de la demande seront conservés au dossier et seront disponibles pour une nouvelle demande dans un délai d’un an si le demandeur souhaite recommencer le processus de demande. Le retrait est documenté et la demande est fermée.
• L’auteur de la demande reçoit une « lettre de retrait volontaire »

Impossible de communiquer avec l’auteur de la demande

Si l’auteur d’une demande ne répond pas à la communication du ministère pour obtenir les renseignements nécessaires à la détermination initiale de l’admissibilité, le ministère émettra une « lettre suite à une communication sans réponse » à l’auteur de la demande l’informant qu’il ne peut pas prendre de décision quant à l’admissibilité parce que la demande est incomplète.

Vérification auprès d’un tiers

Le processus de demande prévoit des vérifications auprès d’un tiers afin de vérifier les renseignements relatifs à l’admissibilité fournis par la personne qui fait la demande ou un autre membre adulte du groupe de prestataires.

Consentement :

Les formes d’autorisation acceptables pour les consentements sont les suivantes :

• Signées par voie électronique (signature électronique)
• Signées à l’encre (signature manuscrite) et soumises en personne ou par la poste

Cela permet à une tierce partie de vérifier les renseignements liés à l’admissibilité.

Si l’auteure ou l’auteur de la demande, sa conjointe ou son conjoint et les adultes à charge ne donnent pas leur consentement, la vérification est reportée jusqu’à ce que le formulaire Consentement à la divulgation et à la vérification des renseignements personnels soit signé.

Vérifications auprès de tierces parties :

Les vérifications auprès de tierces parties suivantes sont obligatoires pour vérifier les renseignements relatifs à l’admissibilité fournis par le demandeur ou tout autre membre adulte du groupe de prestataires :

• Agence du revenu du Canada (ARC) : Vérifie le revenu et d’autres renseignements liés à l’admissibilité
• Equifax Canada : Vérifie les renseignements personnels et financiers

Demandes supplémentaires :

• D’autres vérifications auprès de tierces parties peuvent être effectuées au besoin pour vérifier les renseignements liés à l’admissibilité du demandeur ou de tout autre membre de l’unité de prestations, notamment :
  • Assurance-emploi : lorsqu’il y a eu des antécédents récents d’emploi et d’admissibilité potentielle aux prestations d’assurance-emploi
  • Ministère des Transports : lorsqu’il y a des antécédents de propriété de véhicules ou de changement d’adresse
  • Bureau des obligations familiales : lorsqu’il y a des renseignements sur le paiement de la pension alimentaire du conjoint

Remarque : Les sites de prestation de services des Premières Nations qui n’utilisent pas le SAGAS devraient maintenir leurs pratiques actuelles.

Remplir une demande

Une décision écrite concernant l’admissibilité et la remise d’une aide aux personnes admissibles devrait être rendue dans un délai de quatre jours ouvrables à partir du contact initial, si l’auteur de la demande a fourni tous les renseignements nécessaires à la prise d’une décision sur l’admissibilité.

Pour remplir la demande, il faut tenir compte des besoins et de la situation de l’auteur de la demande.

• L’auteur de la demande devrait être informé qu’un membre de sa famille, un ami ou un représentant d’un groupe communautaire ou d’une clinique juridique communautaire peut l’aider pendant le processus de demande.
• Les personnes ayant besoin d’un traducteur, d’un interprète culturel ou d’un interprète gestuel doivent disposer d’un délai suffisant pour obtenir ces services.

L’auteur de la demande peut demander que la réunion se tienne chez lui ou à un autre endroit de la collectivité plutôt qu’au bureau local du programme Ontario au travail, s’il existe des circonstances spéciales.

• L’administratrice ou l’administrateur peut approuver cette demande, lorsqu’il convient de le faire, en donnant la priorité à la santé et à la sécurité de la personne qui fait la demande et du personnel (voir la Directive 2.8 : Visites à domicile pour un complément d’information).

Dans certaines circonstances il ne sera pas possible de traiter la demande dans un délai de quatre jours ouvrables. Les administrateurs peuvent traiter une demande pour une personne qui pourrait être admissible à une aide dans les dix prochains jours ouvrables, par exemple lorsque la personne :

• quitte un hôpital ou un établissement comme un centre de soins de longue durée
• sort de prison
• quitte le foyer familial
• abandonne un programme de traitement en établissement
• fuit une situation de violence familiale
• atteint la fin de la période d’inadmissibilité

Réunion d’évaluation de l’admissibilité

Une rencontre peut être nécessaire pour terminer le processus de demande. Pendant cette rencontre, on s’attend à ce que la personne qui fait une demande fournisse les renseignements requis et qu’elle signe la demande et tous les formulaires d’accompagnement nécessaires. Le personnel vérifiera et consignera les renseignements fournis par la personne qui fait la demande et informera celle-ci de ses droits et de ses obligations.

Le personnel informera également la personne qui fait la demande des exigences en matière de participation, du respect des conditions, des séances d’information sur l’emploi et du questionnaire sur l’aptitude à lire et à écrire.

Formulaires à remplir pour une demande

Une demande n’est pas remplie tant que l’auteure ou l’auteur de la demande, sa conjointe et son conjoint et tout adulte à charge (le cas échéant) n’ont pas rempli tous les formulaires connexes.

• Si la demande est soumise par l’entremise d’une demande d’aide sociale par voie numérique, les formulaires suivants sont requis :
• Formulaire électronique combiné ON00162E, qui comprend :
• Déclaration
• Consentement à la divulgation et à la vérification de renseignements (Agence du revenu du Canada)
• Consentement à la divulgation et à la vérification de renseignements personnels
• L’entente électronique pour la participation au moyen d’une demande d’aide sociale par voie numérique remplace le formulaire d’entente de participation au moment de l’admission initiale.
• Si une demande n’est pas soumise par voie électronique, les formulaires à inclure dans le cadre d’une demande sont les suivants :
• Formulaire 0983 – Demande d’aide
• Formulaire 2845 – Entente de participation
• Formulaire 0985 – Consentement à la divulgation et à la vérification de renseignements – Généralités
• Formulaire 2999 – Consentement à la divulgation et à la vérification de renseignements – Agence du revenu du Canada (ARC)

Le formulaire sur les droits et responsabilités est rempli après qu’une décision sur l’admissibilité a été prise et doit être rempli pendant la réunion de gestion de la cause initiale.

Tous les autres formulaires pertinents doivent également être remplis pendant la réunion initiale de gestion de cas après la prise de la décision d’admissibilité (p. ex., Formulaire 2764 – Questionnaire pour les personnes auteures de demande ou bénéficiaires qui habitent avec une autre personne adulte).

Les renseignements concernant les exigences de participation, la conformité, la séance d’information sur l’emploi (SIE) et le questionnaire de présélection de l’alphabétisation seront fournis lors de la première réunion de gestion de cas.

Remplir une demande au nom de l’auteur d’une demande ou d’une conjointe ou d’un conjoint : Une personne responsable (p. ex., une ou un fiduciaire) peut remplir ou signer des formulaires si l’auteure ou l’auteur de la demande ou son conjoint n’est pas en mesure de le faire en raison d’un handicap. L’auteure ou l’auteur de la demande doit toujours rencontrer le personnel en personne.

Vérification des renseignements fournis sur la demande

Le personnel doit vérifier et enregistrer les renseignements dans le SAGAS, ou pour les sites qui n’utilisent pas le SAGAS, le personnel doit remplir la liste de vérification pendant le processus de demande.

Bien que la façon dont la vérification est effectuée puisse être discrétionnaire, le personnel doit s’assurer que tous les renseignements requis pour déterminer l’admissibilité à l’aide au revenu ont été vérifiés de façon appropriée.

Le tableau ci-dessous décrit :

• les renseignements qui doivent être vérifiés (le cas échéant) et consignés dans le SAGAS pendant le processus de demande ou après l’octroi;
• des exemples de types de documents acceptables;
• les exigences concernant l’enregistrement des renseignements.

Ce sont des normes minimales au moment de la demande, et le personnel peut avoir besoin de documents supplémentaires selon les circonstances du cas.

Exigences concernant l’enregistrement des renseignements : Toutes les vérifications doivent être enregistrées sur le dossier de l’auteur d’une demande

Renseignements incomplets

Lorsque les renseignements nécessaires pour déterminer l’admissibilité sont incomplets, la personne qui fait une demande a jusqu’à dix jours ouvrables pour obtenir et présenter les renseignements manquants. Il est important que la personne qui fait une demande comprenne qu’elle doit présenter les renseignements dans les délais impartis, faute de quoi elle risque d’être déclarée inadmissible, sauf si le retard est justifié.

L’accessibilité des renseignements, le contrôle que la personne qui fait la demande exerce sur ces renseignements et le temps nécessaire pour les obtenir doivent être pris en compte au moment de déterminer les délais. Dans certains cas, lorsqu’il existe des circonstances atténuantes, l’administratrice ou l’administrateur peut accorder à la personne qui fait une demande plus de dix jours ouvrables. Il est important que la personne qui fait une demande comprenne qu’elle doit présenter les renseignements dans les délais impartis, faute de quoi elle risque d’être déclarée inadmissible, sauf si le retard est justifié.

Lorsque la personne qui fait une demande est incapable d’assumer les coûts nécessaires pour obtenir la documentation requise pour vérifier les renseignements, des solutions moins coûteuses devraient être envisagées (p. ex., autres organismes communautaires). De même, l’administratrice ou l’administrateur peut rembourser la personne qui fait une demande pour les coûts ou payer directement le fournisseur de documents.

Le bureau local peut fournir une aide en cas d’urgence lorsqu’il manque des renseignements et que la décision concernant l’admissibilité n’a pas été prise. Une demande d’aide en cas d’urgence doit être remplie (voir la Directive 2.3 : Aide en cas d’urgence pour en savoir plus).

Pour diverses raisons, certaines personnes autochtones pourraient ne pas avoir accès à un certificat de naissance ou à d’autres pièces d’identité énumérées ci-dessus. Dans ce cas, d’autres documents pourraient être acceptables pour vérifier l’identité de la personne selon ses circonstances personnelles.

Survivants et victimes de traite de personnes et personnes victimes ou à risque d’être victimes de violence

Les survivantes ou survivants et les victimes de la traite des êtres humains (TE) et les personnes subissant des violences peuvent avoir de la difficulté à vérifier leur identité en raison de la perte, de la saisie ou de la destruction de documents.

Les chargés des cas devraient accorder la priorité à la détermination de l’admissibilité et à la délivrance de l’aide en temps opportun.

L’exigence de vérifier l’identité d’un demandeur au moyen de documents peut être satisfaite une fois que l’admissibilité a été déterminée, dans un délai raisonnable fixé par le directeur, en fonction des circonstances individuelles.

Droits et responsabilités

Pendant le processus de demande, le personnel informe la personne qui fait une demande des droits et des responsabilités que lui confère le programme Ontario au travail.

Responsabilités :

• participer à des activités d’aide à l’emploi et respecter les conditions d’admissibilité s’appliquant à l’aide à l’emploi
• faire des efforts raisonnables pour chercher, accepter et conserver un emploi qui augmenterait leur revenu d’emploi
• faire des efforts raisonnables pour trouver des ressources financières auxquelles ils pourraient avoir droit
• déclarer les situations nouvelles ou les changements, la participation à des activités d’aide à l’emploi, la cession de biens ainsi que les revenus prévus
• répondre dans les plus brefs délais aux demandes de renseignements concernant l’admissibilité

Droits :

• Les auteurs d’une demande ont le droit d’interjeter appel des décisions concernant l’admissibilité initiale ou continue
• Le personnel explique le processus d’appel à la personne qui fait une demande, en l’informant notamment sur les délais de présentation d’une demande de révision interne ainsi que sur les motifs et les délais de présentation d’un appel au Tribunal de l’aide sociale (voir la Directive 10.1 : Avis et processus de révision interne et la Directive 10.2 : Appels pour un complément d’information).

Orientation vers des ressources et services

Durant le processus de demande, le personnel pourrait indiquer à la personne qui fait une demande les ressources ou services disponibles dans la collectivité.

Orientation vers des ressources communautaires :

• Les personnes qui font une demande peuvent être orientées vers des centres d’hébergement d’urgence ou des banques alimentaires.

Orientation des personnes handicapées :

• Si la personne qui fait une demande est handicapée, elle peut être aiguillée vers le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH).

Besoin financier immédiat :

• Les auteures ou auteurs d’une demande qui ont des besoins financiers immédiats peuvent être admissibles à l’aide du programme Ontario au travail en attendant une décision du POSPH.

Séance d’information sur l’emploi

Dans le cadre du processus de demande, l’administratrice ou l’administrateur peut demander à la personne qui fait une demande, à sa conjointe ou son conjoint ou à une personne adulte à charge d’assister à une séance d’information sur l’emploi. Par ailleurs, le fait d’assister à une séance d’information sur l’emploi peut être la première activité d’aide à l’emploi de l’entente de participation ou du plan d’action (voir la Directive 2.6 : Séance d’information sur l’emploi pour un complément d’information).

Questionnaire sur l’aptitude à lire et à écrire

Dans le cadre du processus de demande, l’administratrice ou l’administrateur peut également demander à la personne qui fait une demande et à d’autres membres adultes du groupe de prestataires qui n’ont pas terminé leur 12^e année (ou l’équivalent) de remplir le questionnaire approuvé sur l’aptitude à lire et à écrire, sauf les personnes :

• qui ont des troubles d’apprentissage
• qui demandent une aide pour soins temporaires

Par ailleurs, le questionnaire sur l’aptitude à lire et à écrire peut être rempli à titre de première activité d’aide à l’emploi ou dans le cadre de la séance d’information sur l’emploi (voir la Directive 8.3 : Évaluation de l’aptitude à lire et à écrire et alphabétisation pour un complément d’information.)

Avis de décision concernant l’admissibilité

Une décision concernant l’admissibilité sera rendue dans un format et de la manière qui ont été approuvés par la directrice ou le directeur (voir la Directive 10.1 : Avis et processus de révision interne pour un complément d’information) et l’aide versée à une personne admissible dans un délai de quatre jours ouvrables suivant le premier contact où la personne qui fait la demande a fourni tous les renseignements requis pour permettre au personnel de prendre une décision concernant l’admissibilité. Le premier contact s’entend du moment où la personne qui fait une demande communique pour la première fois avec le bureau d’Ontario au travail en remplissant une demande, par voie électronique ou en personne.

Date de prise d’effet de l’admissibilité

La décision prend effet à la date que détermine l’administratrice ou l’administrateur qui peut être la date de la décision ou lui être antérieure ou postérieure.

Paiement des prestations d’aide sociale

Il y a trois modes de paiement possibles des prestations d’aide sociale :

• dépôt direct
• carte de paiement rechargeable, le cas échéant
• chèque sur papier (dans ces circonstances exceptionnelles)

Pour plus de renseignements sur les méthodes de paiement, voir la Directive 6.1 Calcul du montant de l’aide.