11.3 Partage des coûts

juin 2018

Compétence législative

Paragraphes 48 (1), 49 (1), (3) et (7), et articles 51 à 56 de la Loi.
Articles 1 à 4, 6 à 12 et paragraphes 13.1 à 13.8 du Règlement 135/98.

Exigences de vérification

Les ententes et les modalités de partage des coûts entre la province, les municipalités et les Premières Nations sont conformes aux normes provinciales et respectées.

Application de la directive

La Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail décrit les ententes de partage des coûts entre la province, les municipalités et les Premières Nations et le rôle de la province et des partenaires de prestation de services pour appuyer ces ententes.

Il existe deux enveloppes de paiements de transfert pour appuyer la prestation d’Ontario au travail.

• l’aide financière de base est prise en charge par la province et prévoit une aide au revenu, des prestations et un aide en cas d’urgence aux prestataires admissibles d’Ontario au travail et du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées
• le financement de la prestation du programme vise à appuyer l’administration du programme et les activités d’aide à l’emploi à l’intention des prestataires admissibles d’Ontario au travail et du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées. Les fonds consacrés à la prestation du programme sont partagés à part égale (50-50) et une portion de ces fonds est prise en charge par la province

Partage des coûts et recouvrement

Aide financière de base

Les coûts de l’aide financière de base sont partagés conformément au Tableau 1 de la présente Directive, sauf dans le cas des exceptions énumérées ci-dessous.

• la province finance intégralement les coûts du programme Ontario au travail pour les territoires non érigés en municipalité et la ville de Moosonee
• la province finance intégralement les coûts de la Prestation transitoire pour enfants du programme Ontario au travail et du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées
• les cas admissibles au partage des coûts, comme les services sociaux dispensés aux Indiens et administrés par une municipalité sont financés intégralement par la province
• la province finance intégralement les coûts de l’aide financière de base engagés par une bande pour les personnes sur la réserve qui ne sont pas membres de la bande
• la province finance intégralement les coûts de l’aide financière de base engagés par des partenaires de prestation de services désignés par un groupe de Premières Nations pour les personnes qui ne sont pas membres des bandes participantes

Dépenses de prestations discrétionnaires – Partenaires de prestation municipaux

Depuis le 1^er avril 2013, le montant maximal des dépenses de prestations discrétionnaires admissibles dans le modèle provincial de partage des coûts, pour les partenaires de prestation municipaux, est déterminé selon la formule suivante :

• 10 $ multiplié par la somme du nombre mensuel moyen de cas au titre du programme Ontario au travail et du nombre mensuel moyen de cas aux termes du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées au sein de la région géographique du partenaire de prestation
• 2 500 $ par mois

Dépenses de prestations discrétionnaires – Partenaires de prestation des Premières Nations

La province assume intégralement les dépenses de prestations discrétionnaires engagées par des partenaires de prestation des Premières Nations.

Financement de la prestation du programme

Le financement de la prestation du programme vise à appuyer l’administration du programme et la prestation de services d’emploi à l’intention des prestataires admissibles d’Ontario au travail et du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées. Les partenaires de prestation de services peuvent déterminer librement la répartition de leurs fonds consacrés à la prestation du programme selon les coûts admissibles de la prestation du programme (voir la liste des coûts approuvés liés à la prestation du programme).

L’entente sur le partage des coûts entre la province, les municipalités et les Premières Nations concernant la prestation du programme prévoit qu’une portion des fonds est partagée à part égale (50-50) et qu’une portion est prise en charge par la province. Le partage des coûts est indiqué au tableau 2 :

Les modalités relatives au partage des coûts liés à la prestation du programme prévoient que la portion des fonds partagée à part égale (50-50) est fondée sur les dépenses, tandis que la portion prise en charge par la province est fondée sur les résultats.

• financement fondé sur les dépenses : tout montant non dépensé des fonds partagés à part égale (50-50) est recouvré à la fin de l’exercice du partenaire de prestation des services
• financement fondé sur les résultats : une portion pouvant atteindre 15 % du montant total du financement approuvé pris en charge par la province peut être recouvrée lorsque les objectifs ne sont pas atteints au terme du cycle d’activités pluriannuel 

Lorsque le ministère communiquera les montants du financement alloués à la prestation du programme, le ministère indiquera de quelle façon les fonds sont répartis entre la portion à part égale fondée sur les dépenses et la portion prise en charge par la province fondée sur les résultats.

Coûts approuvés pour la prestation du programme

Les coûts de la prestation du programme comprennent les coûts liés à l’administration de l’aide financière et de l’aide à l’emploi, ainsi qu’à la prestation d’activités d’aide à l’emploi à l’intention des prestataires admissibles d’Ontario au travail et du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées.

Les définitions qui suivent s’appliquent aux coûts de prestation du programme Ontario au travail qui sont admissibles au partage des coûts.

Personnel

Le salaire brut, les vacances payées, les congés de maladie, les congés pour raisons familiales, les heures supplémentaires et les jours fériés payés du personnel qui assure la prestation de l’aide sociale et du personnel de soutien. Il peut s’agir du personnel des domaines suivants : administration du bureau principal, gestion, supervision, élaboration de programmes de gestion, prestation directe, soutien administratif, service de la paie, comptabilité et finances, ressources humaines, soutien technologique, sécurité, services juridiques et de vérification.

Avantages sociaux

Les cotisations de l’employeur aux postes suivants : régime de retraite, assurance-emploi, accidents du travail, régimes de prestations et autres obligations légales de l’employeur.

Locaux

Les coûts raisonnables des locaux requis pour la prestation et l’administration de l’aide sociale, jusqu’à concurrence de leur juste valeur marchande. On entend par juste valeur marchande de locaux achetés le prix estimatif probable d’un bien qui serait mis en vente sur le marché libre par une personne désireuse de le vendre et qui laisse un délai raisonnable à une personne désireuse de l’acheter.

Le bureau régional négocie, avec le partenaire de prestation de services, un budget annuel qui comprend le montant annuel du loyer dont les coûts sont partagés. L’entente de partage des coûts entre la province et les municipalités au titre des locaux s’applique également aux immeubles dont les municipalités sont propriétaires. Le bureau régional et le partenaire de prestation de services établissent un coût annuel fondé sur la juste valeur marchande du loyer ou du loyer imputé.

Déplacement

Le remboursement au personnel des frais de déplacement requis pour s’acquitter de la prestation et de l’administration de l’aide sociale, ainsi que des frais associés à la participation en Ontario à des réunions concernant la prestation de l’aide sociale.

Formation et perfectionnement du personnel

Les possibilités de formation et de perfectionnement du personnel susceptibles de contribuer à la prestation et à l’administration de l’aide sociale, ainsi que les frais de déplacement et d’hébergement et les coûts associés aux conférences, séminaires, etc., en Ontario.

Technologie

Le matériel informatique, les logiciels, les réseaux, les frais d’accès, les frais d’exploitation, les améliorations aux systèmes, les fournitures informatiques et les frais d’entretien requis à l’appui de la prestation et de l’administration de l’aide sociale.

Frais généraux de bureau

Les coûts associés aux postes suivants, nécessaires à la prestation et à l’administration de l’aide sociale :

1. téléphone et télécopieur (peut comprendre les frais de location, le service ordinaire, le service interurbain, les appareils de télécommunication pour personnes malentendantes)
2. frais postaux et de messageries
3. fournitures de bureau (papeterie, formulaires, cartes, livres, revues)
4. imprimerie (production, traduction, impression et autres coûts)
5. photocopieuse (location et entretien)
6. primes d’assurance (assurance détournement et vol, incendie, responsabilité, autre)
7. ameublement
8. matériel de bureau et entretien
9. entretien des locaux (services de concierge, nettoyage, réparations mineures et sécurité)
10. frais bancaires
11. frais de recouvrement et créances irrécouvrables (frais judiciaires, frais d’agence d’évaluation du crédit, etc.)
12. publicité et promotion (avis de postes à pourvoir, bulletins)
13. recherche, consultation et services professionnels
14. déménagement et réinstallation
15. cotisations et abonnements
16. sécurité
17. gestion des documents
18. frais divers mineurs

Dépenses liées à l’emploi

Les coûts liés aux paiements versés aux prestataires admissibles d’Ontario au travail et du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées afin de couvrir des dépenses remboursables liées à la participation à des activités d’aide à l’emploi (voir la Directive 7.4 : Prestations d’emploi et prestations pour la participation à des activités d’aide à l’emploi).

Achat de services

Les coûts liés à l’achat de services auprès d’organismes communautaires pour la prestation de services d’emploi, comme des programmes de placement, des services de counselling et des services de planification de la carrière.

Services internes

Les coûts liés à des services administratifs pouvant être attribués à plusieurs programmes, comme les coûts des services juridiques, des services de comptabilité et des services de ressources humaines.

Remarque : Les définitions susmentionnées ont un caractère fonctionnel. Les fonctions de prestation de l’aide sociale peuvent être exclusives ou établies au prorata de la partie rattachée à la prestation de l’aide sociale, si ces fonctions sont partagées avec d’autres services et bureaux.

Processus de règlement

Le financement de la prestation du programme Ontario au travail est déterminé annuellement dans le cadre du contrat de service approuvé du partenaire de prestation de services. La subvention du ministère aux fins de la prestation du programme est versée au partenaire de prestation de services par le bureau régional sous forme de versements mensuels équivalant à un douzième de la subvention approuvée. Toutefois, les données fournies dans le rapport du cumul annuel peuvent entraîner un rajustement du versement mensuel en cours d’exercice.

Les dépenses liées à l’aide financière de base d’Ontario au travail et les données relatives au nombre de cas sont indiquées dans la formule « Application for Monthly Payment of Provincial Subsidy for Assistance ». Le partenaire de prestation de services présente la formule tous les mois. Le bureau régional calcule le montant du versement mensuel au partenaire de prestation de services en fonction du montant des dépenses et du nombre de cas traités.

Au début de chaque mois, le bureau régional fait un versement net à l’agent de prestation de services au titre de la subvention du ministère pour l’aide financière accordée dans le cadre du programme Ontario au travail. Le versement se fait comme suit :

• le Système provincial-municipal de partage des coûts effectue la saisie des renseignements fournis par le partenaire de prestation de services sur la formule « Application for Monthly Payment of Provincial Subsidy for Assistance »
• le paiement anticipé est calculé à partir d’une moyenne mobile de trois mois