La partie VI de la Loi (Dossiers) impose certaines obligations aux employeurs concernant la création de dossiers détaillés relatifs à l’emploi de chaque employé et leur conservation pendant des périodes précises. Ces dossiers peuvent servir de preuve en cas de plainte en vertu de la Loi. Les obligations ayant trait à la tenue de dossiers relatifs aux vacances et aux indemnités de vacances de la disposition 6 du paragraphe 15 (1) et de la disposition 5 du paragraphe 15 (5) de la Loi ont été abrogées et remplacées par celles qui sont énoncées dans un nouvel article (article 15.1) par la Loi de 2002 sur l’efficience du gouvernement, L.O. 2002, chap. 18, qui est entrée en vigueur le 26 novembre 2002. En outre, la Loi de 2002 sur l’efficience du gouvernement a modifié les obligations en matière de tenue de dossiers pour ajouter une exigence, soit celle de tenir des dossiers sur l’information fournie dans les relevés remis aux employés au moment de leur licenciement conformément à l’article 12.1 (nouveau).

Article 15 – Dossiers

Dossiers – paragraphe 15 (1)

Le paragraphe 15 (1) énonce l’information précise qu’un employeur est tenu de consigner et de conserver à l’égard de l’emploi de chaque employé. Cette disposition a été modifiée par la Loi de 2017 pour l’équité en milieu de travail et de meilleurs emplois, L.O. 2017, chap. 22, en ajoutant de nouvelles obligations en matière de tenue de dossiers aux dispositions 3.1 et 3.2.

L’employeur peut choisir le format de ses dossiers, car la Loi de 2000 sur les normes d’emploi ne prévoit pas d’exigences particulières en cette matière. Par contre, la Loi de 2000 sur les normes d’emploi énonce les renseignements qui doivent être consignés et les périodes durant lesquelles ils doivent être mis à jour et facilement accessibles aux fins d’inspection.

Des dossiers exacts et complets peuvent fournir des preuves de la conformité à d’autres parties de la Loi, même si elles ne sont pas nécessairement concluantes. Lorsqu’un employeur n’a pas tenu des dossiers complets, l’agent des normes d’emploi devra prendre une décision à l’égard de questions comme le taux de rémunération et les heures travaillées d’un employé en fonction des meilleures preuves dont il dispose.

Dans l’affaire W.G. Wilson Transportation Inc. s/n Modern Cab c. Aubertin (25 août 1987), ESC 2259 (Aggarwal), l’arbitre Aggarwal a jugé que, lorsqu’un employeur omet de tenir des dossiers exacts des heures travaillées par un employé, un dossier tenu par l’employé peut servir de fondement au calcul des heures travaillées. L’argument de l’employeur selon lequel les dossiers de l’employé sont « intéressés » ne devrait pas être pris en compte.

Les obligations de l’employeur énoncées au paragraphe 15 (1) sont claires et précises. Il doit consigner les renseignements suivants à l’égard de tous les employés, y compris les travailleurs à domicile :

  • 1. le nom l’adresse;
  • 2. la date de naissance, si l’employé est un étudiant âgé de moins de 18 ans – il convient de noter que l’âge est pertinent en vertu de la Loi pour l’application du salaire minimum des étudiants – consulter la section Loi de 2000 sur les normes d’emploi, partie IX, article 21.1;
  • 3. la date du début de l’emploi;
  • 3.1 les dates et les heures durant lesquelles l’employé a travaillé sous réserve de l’exception énoncée au paragraphe 15 (3);
    • paragraphe 15 (3) – l’exigence de la disposition 3,1 du paragraphe 15 (1) ne s’applique pas aux employés salariés si :
      • l’employeur consigne le nombre d’heures en sus de celles d’une semaine normale de travail et le nombre d’heures en sus de huit heures par jour;
      • le nombre d’heures en sus du nombre d’heures normal pendant une journée normale de travail de l’employé;
  • 3.2 si l’employé a au moins deux taux horaires normaux au cours d’une semaine de travail et qu’il travaille en sus du seuil de travail supplémentaire, les dates et les heures durant lesquelles l’employé a travaillé en sus du seuil de travail supplémentaire à chaque taux horaire;
  • 4. le nombre d’heures de travail de l’employé par jour et par semaine sous réserve des exceptions suivantes :
    • paragraphe 15 (3) – l’exigence de la disposition 4 du paragraphe 15 (1) ne s’applique pas aux employés salariés si :
      • l’employeur consigne le nombre d’heures en sus de celles d’une semaine normale de travail et
      • le nombre d’heures en sus de 8 heures par jour ou le nombre d’heures en sus du nombre d’heures normal pendant une journée normale de travail de l’employé;

        ou

      • Partie VII de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi, articles 17 à 19 et la partie VIII de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi (Rémunération des heures supplémentaires) ne s’appliquent pas à l’employé.
    • paragraphe 11 (3) du Règlement de l’Ontario 285/01 : un employeur n’a pas besoin de conserver des registres du nombre d’heures travaillées chaque jour et chaque semaine par les aides familiales qui sont rémunérées conformément au paragraphe 11 (01) du Règlement de l’Ontario 285/01;
    • article 23 du Règlement de l’Ontario 285/01 : un employeur n’a pas besoin de conserver des registres du nombre d’heures travaillées chaque jour et chaque semaine par les préposés aux soins en établissement;
  • 5. les renseignements indiqués dans chaque relevé du salaire de l’employé en vertu du paragraphe 12 (1) et de l’article 12.1 de la partie V de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi, les relevés portant sur les jours de congé substitués à un jour férié en vertu des paragraphes 27 (2.1), 28 (2.1), 29 (1.1) et 30 (2.1) de la partie X de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi et (ou) un relevé distinct de l’indemnité de vacances comme l’exige l’alinéa 36 (3) b) de la partie XI de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi.

Il convient de noter que la Loi de 2000 sur les normes d’emploi n’oblige pas les employeurs à tenir des dossiers concernant les pourboires et autres gratifications. De plus, puisque les pourboires et autres gratifications ne répondent pas à la définition de salaire, l’employeur n’est pas tenu d’inclure des renseignements sur ceux-ci sur les relevés du salaire.

Travailleurs à domicile – paragraphe 15 (2)

Cette disposition s’applique aux employeurs de travailleurs à domicile. Aux termes du paragraphe 15 (2), l’employeur doit tenir un registre des travailleurs à domicile qu’il emploie. En plus des exigences relatives aux dossiers énoncées au paragraphe 15 (1), ce registre doit contenir les renseignements suivants :

  1. les nom et adresse du travailleur à domicile;
  2. le taux de salaire (s’il y a lieu);
  3. tout renseignement prescrit par les règlements (au moment de rédiger le présent Guide, aucun renseignement n’était prescrit).

Exception – paragraphe 15 (3)

Aux termes du paragraphe 15 (3), un employeur n’est pas tenu de consigner les dates et les heures travaillées par l’employé et toutes les heures quotidiennes et hebdomadaires travaillées par les employés à qui est versé un traitement au sens du paragraphe 15 (4) si selon le cas :

  1. l’employeur consigne le nombre d’heures de travail quotidiennes et hebdomadaires de l’employé en sus de sa journée et de sa semaine normales de travail;
  2. les dispositions relatives à la rémunération des heures supplémentaires des articles 17 à 19 de la partie VII de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi (les dispositions relatives au nombre maximal d’heures de travail, aux heures d’inactivité et aux circonstances exceptionnelles) et la partie VIII de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi (Rémunération des heures supplémentaires) ne s’appliquent pas à l’employé.

Sens de traitement – paragraphe 15 (4)

Cette disposition définit le terme « traitement » aux fins des exigences de tenue de dossiers du paragraphe 15 (3).

Lorsqu’un employé reçoit un versement fixe pour chaque période de paie au titre des services rendus à l’employeur et lorsque le versement ne change pas selon le nombre d’heures de travail de l’employé (sauf si les heures sont en sus de 44 heures par semaine), il est considéré comme recevant un traitement en vertu du paragraphe 15 (4).

L’alinéa 15 (4) a) ne signifie pas, cependant, que le salaire par période de paie ne peut jamais changer. Par exemple, un employé serait toujours réputé comme recevant un « traitement » lorsqu’il reçoit une augmentation résultant d’un changement au contrat de travail. En d’autres termes, on considérera qu’un employé reçoit un traitement, même si le traitement peut changer, pourvu que le changement soit à long terme plutôt que la conséquence d’une fluctuation hebdomadaire des heures travaillées.

Conservation des dossiers – paragraphe 15 (5)

Aux termes du paragraphe 15 (5), l’employeur doit conserver les dossiers ou prendre des dispositions pour qu’un tiers les conserve pendant des périodes données de trois ans. Il convient de noter que les périodes de conservation s’appliquant aux dossiers sur les vacances et les indemnités de vacances ont une durée de cinq ans et sont énoncées à l’article 15.1.

Il convient également de noter qu’il incombe à l’employeur de consigner et de conserver des renseignements aux fins de la tenue de dossiers. Lorsqu’un employeur prend des dispositions pour qu’un tiers, comme un commis comptable ou un comptable, conserve les dossiers, l’employeur n’est pas libéré de sa responsabilité à l’égard de la création des dossiers. En outre, un employeur doit également veiller à ce que les dossiers soient facilement accessibles aux fins d’une inspection par un agent des normes d’emploi, et ce même s’il a chargé un tiers de les conserver – voir l’exposé présenté à la section Loi de 2000 sur les normes d’emploi, partie VI, article 16.

Une réclamation relative au salaire d’un gestionnaire ne peut être refusée simplement parce que l’une de ses tâches était de bien tenir les dossiers, y compris le sien. Dans la décision rendue dans l’affaire 634429 Ontario Limited s/n Great Scott’s Restaurant c. Mayo et autre (2 janvier 1987), ESC 2204 (Bryant) en vertu de l’ancienne Loi sur les normes d’emploi, l’arbitre Bryant a déclaré : « L’article 11 de la [...] Loi oblige l’employeur à tenir des dossiers exacts sur l’exécution du travail de l’employé. » Consulter également l’affaire Village de West Lorne c. Orchard (15 février 1985), ESC 1787 (Brown).

Les agents des normes d’emploi devraient noter que tout renseignement qu’ils donnent à un employeur concernant les périodes de conservation des dossiers doit se limiter aux exigences de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi. Certains dossiers pourraient devoir être conservés pendant de plus longues périodes aux termes d’autres lois fédérales ou provinciales (p. ex., la Loi de l’impôt sur le revenu fédérale).

Parfois, des demandes de renseignements sont déposées dans le but de savoir si le Programme ou le directeur des normes d’emploi autorise la destruction des dossiers après les périodes stipulées de trois ans. La réponse devrait être que la Loi de 2000 sur les normes d’emploi exige que les dossiers soient conservés pendant des périodes données et qu’elle n’est pas enfreinte s’ils ne sont pas conservés après l’expiration de ces périodes. La Loi de 2000 sur les normes d’emploi, cependant, n’habilite pas le directeur à autoriser la destruction des dossiers.

Registre des travailleurs à domicile – paragraphe 15 (6)

Cette disposition permet à un employeur d’éliminer du registre les renseignements concernant un travailleur à domicile qu’il emploie, trois ans après que l’emploi du travailleur à domicile a pris fin.

Conservation des documents : congé – paragraphe 15 (7)

Cette disposition a été modifiée le 19 mars 2020 à la suite de l’entrée en vigueur de la Loi de 2020 modifiant la Loi sur les normes d’emploi (situations d’urgence liées à une maladie infectieuse) afin d’inclure un renvoi au congé pour situation d’urgence liée à une maladie infectieuse.

Elle avait déjà fait l’objet d’une modification entrée en vigueur le 1er janvier 2019 à la suite de l’adoption de la Loi de 2018 pour un Ontario ouvert aux affaires afin de tenir compte de la nouvelle partie XIV – Congés qui a remplacé congé d’urgence personnelle – congé de maladie, congé pour obligations familiales et congé de deuil.

Aux termes du paragraphe 15 (7), un employeur est tenu de conserver (ou de charger un tiers de le faire) tous les avis, certificats, lettres et autres documents relatifs à tout congé pris par un employé en vertu de la partie XIV (Congés) de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi. Ces documents doivent être conservés pendant trois ans après la fin du congé. L’employeur doit aussi veiller à ce que ces documents soient facilement accessibles aux fins de leur inspection sur demande d’un agent des normes d’emploi, conformément à l’article 16 de la partie VI de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi.

Les documents qui doivent être conservés comprennent ceux qui suivent :

Congé de maternité :

  • Alinéa 46 (4) a) : préavis écrit de prise d’un congé de maternité
  • Alinéa 46 (4) (b) : certificat médical indiquant la date prévue de la naissance, s’il est demandé
  • Paragraphe 46 (5) : avis écrit de changement de date de début du congé de maternité
  • Alinéa 46 (6) a) : avis écrit du jour où le congé de maternité a débuté ou doit débuter en cas de complications, d’une naissance, d’une mortinaissance ou d’une fausse couche
  • Sous-alinéa 46 (6) b) (i) : certificat médical s’il est demandé : incapable de travailler, date prévue de la naissance
  • Sous-alinéa 46 (6) b) (ii) : certificat médical s’il est demandé : date prévue de la naissance, date de la naissance, de la mortinaissance ou de la fausse couche
  • Paragraphe 47 (2) : préavis écrit de fin prématurée du congé de maternité
  • Paragraphe 47 (3) : préavis écrit de changement de la date de fin du congé de maternité
  • Paragraphe 47 (4) : préavis écrit de démission à la fin ou avant la fin du congé de maternité

Congé parental :

  • Paragraphe 48 (4) : préavis écrit de prise d’un congé parental
  • Paragraphe 48 (5) : préavis écrit de changement de date de début du congé parental
  • Paragraphe 48 (6) : avis écrit fourni après le début du congé parental lorsque l’enfant vient plus tôt que prévu sous la garde, les soins et la surveillance de l’employé pour la première fois
  • Paragraphe 49 (2) : préavis écrit de fin prématurée du congé parental
  • Paragraphe 49 (3) : préavis écrit de changement de la date de fin du congé parental
  • Paragraphe 49 (4) : préavis écrit de démission à la fin ou avant la fin du congé parental

Congé familial pour raison médicale :

  • Paragraphe 49.1 (8) : avis écrit de prise d’un congé familial pour raison médicale
  • Paragraphe 49.1 (9) : avis écrit fourni après le début du congé familial pour raison médicale
  • Paragraphe 49.1 (10) : certificat médical s’il est demandé : le particulier souffre d’un trouble grave et est exposé à un risque important de décès au cours des 26 semaines à venir
  • Article 52.1 : acceptation par écrit (le cas échéant) de l’employeur permettant à un employé de retourner au travail pendant une semaine de congé (remarque : l’acceptation mentionnée à l’article 52.1 n’a pas besoin d’être signifiée par écrit)

Congé pour don d’organe :

  • Paragraphes 49.2 (14) : certificats médicaux, s’ils sont demandés
  • Paragraphe 49.2 (11) : préavis écrit de fin prématurée du congé pour don d’organe
  • Paragraphe 49.2 (12) : préavis écrit de prise ou de prolongation d’un congé pour don d’organe
  • Paragraphe 49.2 (13) : avis écrit fourni après le début ou la prolongation du congé pour don d’organe

Congé familial pour les aidants naturels :

  • Paragraphe 49.3 (6) : avis écrit de prise d’un congé familial pour les aidants naturels
  • Paragraphe 49.3 (7) : avis écrit fourni après le début du congé familial pour les aidants naturels
  • Paragraphe 49.3 (8) : copie du certificat médical, s’il est demandé

Congé en cas de maladie grave :

  • Paragraphe 49.4 (17) : avis écrit de prise d’un congé et plan écrit indiquant les semaines au cours desquelles le congé sera pris
  • Paragraphe 49.4 (18) : avis écrit fourni après le début du congé et plan écrit indiquant les semaines au cours desquelles le congé sera pris
  • Paragraphe 49.4 (19) : demande écrite pour changer le moment où le congé sera pris et permission écrite de l’employeur, ou préavis écrit de changement de l’employé
  • Paragraphe 49.4 (20) : copie du certificat médical, s’il est demandé

Congé de maladie :

  • Paragraphes 50 (3) et (4) : tout document avisant l’employeur qu’un congé de maladie sera, est ou a été pris
  • Paragraphe 50 (6) : tout document fourni à l’employeur démontrant que l’employé a droit au congé

Congé pour obligations familiales :

  • Paragraphes 50.0.1 (4) et (5) : tout document avisant l’employeur qu’un congé pour obligations familiales sera, est ou a été pris
  • Paragraphe 50.0.1 (7) : tout document fourni à l’employeur démontrant que l’employé a droit au congé

Congé de deuil :

  • Paragraphes 50.0.2 (4) et (5) : tout document avisant l’employeur qu’un congé de deuil sera, est ou a été pris
  • Paragraphe 50.0.2 (7) : tout document fourni à l’employeur démontrant que l’employé a droit au congé

Congé d’urgence personnelle (maintenant abrogé – en vigueur avant le 1er janvier 2019) :

  • Anciens paragraphes 50 (3) et (4) : tout document avisant l’employeur qu’un congé d’urgence personnelle sera, est ou a été pris
  • Ancien paragraphe 50 (12) : tout document fourni à l’employeur démontrant que l’employé a droit au congé

Congé pour situation d’urgence déclarée :

  • Paragraphes 50.1 (2) et (3) : tout document avisant l’employeur qu’un congé pour situation d’urgence déclarée sera, est ou a été pris
  • Paragraphe 50.1 (4) : tout document fourni à l’employeur démontrant que l’employé a droit au congé

Congé pour situation d’urgence liée à une maladie infectieuse :

  • Paragraphes 50.1 (2) et (3)  : tout document avisant l’employeur qu’un congé pour situation d’urgence liée à une maladie infectieuse sera, est ou a été pris
  • Paragraphe 50.1 (4,1) : tout document fourni à l’employeur démontrant que l’employé a droit au congé

Congé pour réservistes :

  • Paragraphes 50.2 (5) et (6) : avis écrit avisant l’employeur qu’un congé pour réservistes est ou sera pris, consulter également le paragraphe 50.2 (1) portant sur l’exigence d’un avis écrit
  • Paragraphe 50.2 (7) : tout document fourni à l’employeur démontrant que l’employé a droit au congé
  • Paragraphe 50.2 (9) : préavis écrit de l’intention de mettre fin au congé, consulter également le paragraphe 50.2 (1) portant sur l’exigence d’un avis écrit

Congé en cas de décès d’un enfant :

  • Paragraphes 49.5 (7) et (8) : avis écrit fourni indiquant que le congé en cas de décès d’un enfant sera, est ou a été pris et plan écrit indiquant les semaines au cours desquelles le congé sera pris
  • Paragraphe 49.5 (9) : demande écrite pour changer le moment où le congé sera pris et permission écrite de l’employeur, ou préavis écrit de changement de l’employé
  • Paragraphe 49.5 (10) : tout document fourni à l’employeur démontrant que l’employé a droit au congé

Congé en cas de disparition d’un enfant dans des circonstances criminelles :

  • Paragraphes 49.6 (11) et (12) : tout document avisant l’employeur qu’un congé en cas de disparition d’un enfant dans des circonstances criminelles sera, est ou a été pris
  • Paragraphe 49.5 (13) : demande écrite pour changer le moment où le congé sera pris et permission écrite de l’employeur, ou préavis écrit de changement de l’employé
  • Paragraphe 49.5 (14) : tout document fourni à l’employeur démontrant que l’employé a droit au congé

Congé en cas de violence familiale ou sexuelle

  • Paragraphes 49.7 (10) et (11) : tout document avisant l’employeur qu’un congé en cas de violence familiale ou sexuelle aux termes de l’alinéa 49.7 (4) a) (les 10 jours de congé autorisés) sera, est ou a été pris (il convient de noter que l’employé n’est pas tenu de fournir un préavis écrit en vertu de ce paragraphe)
  • Paragraphes 49.7 (13) et (14) : avis écrit avisant qu’un congé en cas de violence familiale ou sexuelle aux termes de l’alinéa 49.7 (4) b) (les 15 semaines de congé autorisées) sera, est ou a été pris
  • Paragraphe 49.7 (15) : tout document fourni à l’employeur démontrant que l’employé a droit au congé
  • En outre, il convient de noter qu’aux termes du paragraphe 49.7 (17), l’employeur est tenu de protéger la confidentialité des dossiers que l’employé lui remet ou que l’employeur a préparés. La divulgation de ces dossiers est assujettie aux limites énoncées au paragraphe 49.7 (14).

Tous les congés (hormis le congé pour réservistes sauf indication contraire) :

  • Paragraphe 51 (1) : avis écrit de la décision de se retirer du ou des régimes d’avantages sociaux pendant le congé
  • Paragraphe 51 (3) : avis écrit de l’intention de l’employé de ne pas verser les cotisations de l’employé au(x) régime(s) d’avantages sociaux – comprend le congé pour réservistes pendant la période de report aux termes du paragraphe 53 (1.1)
  • Paragraphes 51.1 (1) et (2) : toute entente écrite concernant un report des vacances – comprend le congé pour réservistes

Conservation des ententes sur le dépassement des plafonds – paragraphe 15 (8)

Aux termes du paragraphe 15 (8), l’employeur est tenu de conserver une copie des ententes pour effectuer des heures excédentaires hebdomadaires ou quotidiennes pendant trois ans après le dernier jour où le travail a été effectué aux termes de l’entente. L’employeur doit conserver ces dossiers ou charger un tiers de les conserver. L’employeur doit également veiller à ce que les copies soient facilement accessibles aux fins de leur inspection sur demande d’un agent des normes d’emploi conformément à l’article 16 de la partie VI de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi..

Conservation des politiques sur la déconnexion du travail – paragraphe 15 (8.1)

Le paragraphe 15 (8.1) exige que l’employeur conserve des copies de chaque politique écrite sur la déconnexion du travail exigée en vertu de la partie VII.0.1 pendant trois ans après que la politique cesse d’être en vigueur.

Le paragraphe 15 (8.1) a été ajouté à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi à compter du 2 décembre 2021.  Cette disposition exige que les employeurs conservent des copies de chaque politique écrite sur la déconnexion du travail exigée en vertu de la partie VII.0.1 pendant trois ans après que la politique cesse d’être en vigueur.  L’employeur doit conserver ces dossiers ou charger un tiers de les conserver. L’employeur doit également veiller à ce que les copies soient facilement accessibles aux fins de leur inspection sur demande d’un agent des normes d’emploi conformément à l’article 16 de la partie VI de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi.

Conservation de la politique sur la surveillance électronique – paragraphe 15 (8.2)

Le paragraphe 15 (8.2) exige que l’employeur conserve des copies de chaque politique écrite sur la surveillance électronique exigée en vertu de la partie XI.1 pendant trois ans après que la politique cesse d’être en vigueur.

Le paragraphe 15 (8.2) a été ajouté à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi à compter du 11 avril 2022, en même temps que l’obligation de mettre en place une politique écrite concernant la surveillance électronique des employés. Cette disposition exige que les employeurs conservent des copies de chaque politique écrite sur la surveillance électronique exigée en vertu de la partie XI.1 pendant trois ans après que la politique cesse d’être en vigueur. L’employeur doit conserver ces dossiers ou charger un tiers de les conserver. L’employeur doit également veiller à ce que les copies soient facilement accessibles aux fins de leur inspection sur demande d’un agent des normes d’emploi conformément à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi, partie VI, article 16.

Conservation des ententes de calcul de la moyenne – paragraphe 15 (9)

Aux termes du paragraphe 15 (9), l’employeur est tenu de conserver une copie des ententes de calcul de la moyenne des heures de travail qu’il a conclues en vertu de l’alinéa 22 (2) a) de la partie VIII de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi aux fins du calcul de la rémunération des heures supplémentaires pendant trois ans après le dernier jour où le travail a été effectué aux termes de l’entente. L’employeur doit conserver ces dossiers ou charger un tiers de les conserver. L’employeur doit également veiller à ce que les copies soient facilement accessibles aux fins de leur inspection sur demande d’un agent des normes d’emploi conformément à à l’article 16 de la partie VI de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi.

Article 15.1 – Dossier : vacances et indemnités de vacances

Dossier : vacances et indemnités de vacances – paragraphe 15.1 (1)

La Loi de 2017 pour l’équité en milieu de travail et de meilleurs emplois, L.O. 2017, chap. 22, qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2018, a modifié cette disposition de façon à ajouter des obligations en matière de tenue de dossiers à l’égard de l’indemnité de vacances accumulée au cours de chaque période de référence. L’article 15.1 devrait être lu conjointement avec l’article 41.1 de la partie XI de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi, qui énonce les droits des employés à recevoir un relevé des renseignements consignés en vertu de cet article.

Contenu du dossier – paragraphe 15.1 (2)

Le paragraphe 15.1 (2) énonce les exigences relatives à la tenue de dossiers portant sur les jours de vacances et l’indemnité de vacances à l’égard de chaque année de référence, comme suit :

  • les jours de vacances accumulés depuis le début de l’emploi, mais qui n’ont pas été pris avant le début de l’année de référence;
  • les jours de vacances accumulés au cours de l’année de référence;
  • les jours de vacances pris au cours de l’année de référence;
  • le solde des jours de vacances à la fin de l’année de référence;
  • l’indemnité de vacances accumulée au cours de l’année de référence et son mode de calcul (en vigueur le 1er janvier 2018 – consultez les dispositions transitoires au paragraphe 15.1 [7]);
  • l’indemnité de vacances versée au cours de l’année de référence;
  • le salaire ayant servi au calcul de l’indemnité de vacances qui a été versé pendant l’année de référence et la période à laquelle il se rapporte.

Exigence additionnelle : année de référence différente – paragraphe 15.1 (3)

Le paragraphe 15.1 (3) établit les obligations relatives à la tenue de dossiers portant sur les jours de vacances et l’indemnité de vacances accumulés et pris au cours d’une période tampon, comme suit :

  • les jours de vacances accumulés pendant la période tampon;
  • les jours de vacances pris pendant la période tampon;
  • le nombre de jours de vacances accumulés, mais qui n’ont pas été pris pendant la période tampon;
  • l’indemnité de vacances accumulée au cours de la période tampon et le mode de calcul de cette indemnité (en vigueur le 1er janvier 2018 – consulter les dispositions transitoires au paragraphe 15.1 [7]);
  • l’indemnité de vacances versée pendant la période tampon;
  • le salaire ayant servi au calcul de l’indemnité de vacances qui a été versé pendant la période tampon et la période à laquelle il se rapporte.

Date limite pour consigner les renseignements – paragraphe 15.1 (4)

Aux termes du paragraphe 15.1 (4), l’employeur est tenu de consigner les renseignements relatifs aux jours de vacances et à l’indemnité de vacances pour chaque année de référence et période tampon au plus tard sept jours après la fin de l’année de référence ou de la période tampon, ou le premier jour de paie suivant la fin de l’année de référence ou de la période tampon, selon la dernière éventualité.

Conservation des dossiers – paragraphe 15.1 (5)

Comme pour les obligations visant la conservation des dossiers établies aux termes du paragraphe 15 (5), il incombe à l’employeur de conserver les renseignements consignés en vertu de l’article 15.1. La Loi de 2017 pour l’équité en milieu de travail et de meilleurs emplois, L.O. 2017, chap. 22, qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2018, a modifié cette disposition de façon à accroître la période de conservation des dossiers visés par cet article de trois à cinq ans après leur établissement. Ces dossiers peuvent être conservés soit par l’employeur, soit par un tiers selon les dispositions prises par l’employeur.

Il convient de noter que, si l’employeur charge un tiers de conserver les dossiers, il n’est pas libéré de sa responsabilité à l’égard de la création des dossiers.

Exception – paragraphe 15,1 (6)

Le paragraphe 15.1 (6) dégage les employeurs de l’obligation de consigner l’indemnité de vacances versée au cours de l’année de référence et de la période tampon, le montant du salaire qui a servi au calcul de l’indemnité de vacances et la période à laquelle il se rapporte, si l’employeur verse l’indemnité de vacances conformément au paragraphe 36 (3) de la partie XI de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi (dans sa version modifiée). Aux termes du paragraphe 36 (3), un employeur et un employé peuvent convenir que l’indemnité de vacances qui s’accumule pendant chaque période de paie soit versée le jour de paie fixé pour cette période. Dans ce cas, l’employeur est tenu de fournir à l’employé un relevé de l’indemnité de vacances versée soit dans le cadre du relevé du salaire remis aux termes du paragraphe 12 (1) de la partie V de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi, conformément à l’alinéa 36 (3) a), soit séparément selon l’alinéa 36 (3) b).

Toutefois, la disposition 5 du paragraphe 15 (1) précise que l’employeur est tenu de consigner les renseignements fournis à l’employé dans un relevé remis à l’employé aux termes du paragraphe 12 (1) ou de l’alinéa 36 (3) b). Un employeur verse l’indemnité de vacances conformément au paragraphe 36 [3] si le relevé du salaire prévu au paragraphe 12 [1] comprend l’indemnité de vacances qui a été versée ou que l’employeur fournit un relevé distinct de l’indemnité de vacances conformément à l’alinéa 36 [3] b].

Par conséquent, lorsque l’employeur verse l’indemnité de vacances conformément au paragraphe 36 (3), il est dispensé par le paragraphe 15.1 (6) de l’exigence de créer un dossier à l’égard de l’indemnité de vacances versée et du salaire qui a servi au calcul de celle-ci ainsi que la période à laquelle elle se rapporte pour une année de référence ou une période tampon, mais l’employeur doit toujours consigner les renseignements sur l’indemnité de vacances fournis chaque jour de paie pour chaque période de paie soit dans le relevé du salaire prévu au paragraphe 12 (1), soit dans un relevé distinct selon l’alinéa 36 (3) b) conformément à la disposition 5 du paragraphe 15 (1).

Disposition transitoire – paragraphe 15.1 (7)

La Loi de 2017 pour l’équité en milieu de travail et de meilleurs emplois, L.O. 2017, chap. 22 a ajouté cette disposition, qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2018. Le paragraphe 15.1 (7) est une disposition transitoire pour l’application des nouvelles obligations en matière de tenue de dossiers sur l’indemnité de vacances accumulée pendant une année de référence en vertu de la disposition 4.1 du paragraphe 15.1 (2) et sur l’indemnité de vacances accumulée pendant une période tampon en vertu de la disposition 3.1 du paragraphe 15.1 (3).

Il prévoit que ces nouvelles obligations en matière de tenue de dossiers ne s’appliquent pas aux années de référence ou aux périodes tampons qui ont commencé avant le 1er janvier 2018.

Article 16 – Accessibilité

L’article 16 vise à prévenir les retards inutiles sur le plan de la production des dossiers d’un employeur au cours d’une enquête menée en vertu de la Loi. On s’attend à ce que l’employeur produise rapidement les dossiers créés en vertu des articles 15 et 15.1 lorsqu’un d’agent des normes d’emploi les lui demande, que l’employeur soit en possession des dossiers ou qu’il ait pris des dispositions pour qu’un tiers les conserve.

Si un employeur a pris des dispositions pour qu’un tiers conserve les dossiers à un endroit autre que le lieu de travail, il appartient à l’employeur de les produire, dans un délai raisonnable, à la demande d’un agent des normes d’emploi.