Partie VII.0.1 – Politique écrite sur la déconnexion du travail

La partie VII.0.1 a été ajoutée à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi par la Loi de 2021 visant à œuvrer pour les travailleurs, à compter du 2 décembre 2021. 

La partie VII.0.1 de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi exige que l’employeur qui emploie 25 employés ou plus le 1^er janvier de chaque année ait en place une politique écrite sur la déconnexion du travail pour tous les employés avant le 1^er mars de cette année.  La politique doit comporter la date de la préparation de la politique et la date de toutes les modifications qui y ont été apportées.  L’employeur a également certaines obligations en ce qui a trait à la fourniture d’une copie de la politique écrite à ses employés et conformément à la conservation des politiques sur la déconnexion du travail (voir le paragraphe 15 [8] pour obtenir de plus amples renseignements sur les obligations en matière de tenue de dossiers).

Une disposition transitoire établit différents délais qui s’appliquent lorsque la partie entre en vigueur pour la première fois; les employeurs doivent utiliser la date du 1^er janvier 2022 (soit le 1^er janvier précédant immédiatement la date qui est de six mois après que la Loi de 2021 visant à œuvrer pour les travailleurs ait reçu la sanction royale) à titre de moment pour déterminer s’ils atteignent le « seuil des 25 employés ». Si c’est le cas, ils doivent avoir une politique écrite en place pour tous les employés en ce qui concerne la déconnexion du travail d’ici le 2 juin 2022 (soit six mois après la date à laquelle la Loi de 2021 visant à œuvrer pour les travailleurs ait reçu la sanction royale). Après 2022, la disposition transitoire n’aura plus d’effet et les délais s’appliqueront comme il est indiqué au paragraphe 21.1.2 (1).

L’expression « déconnexion du travail » s’entend du fait de ne pas effectuer des communications liées au travail, notamment les courriels, les appels téléphoniques, les appels vidéo ou l’envoi ou la lecture d’autres messages, de manière à être en inactivité. 

La partie VII.0.1 s’applique à tous les employés et employeurs visés par la Loi de 2000 sur les normes d’emploi, à l’exception de la Couronne, ses organismes et les offices, conseils, commissions et personnes morales dont elle nomme tous les membres ainsi que les employés de ces employeurs.  Consulter l’article 2.1 du Règl. de l’Ont. 285/01 pour obtenir des renseignements.

Article 21.1.1 – Interprétation

Interprétation – article 21.1.1

La disposition a été ajoutée à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi par la Loi de 2021 visant à œuvrer pour les travailleurs, à compter du 2 décembre 2021.  L’article 21.1.1 définit l’expression « déconnexion du travail » pour l’application de la partie VII.0.1 de la loi.  Par conséquent, cette définition s’applique à l’exigence énoncée à l’article 21.1.2, à condition que, lorsque les critères pertinents sont satisfaits, l’employeur doit, dans les délais requis, s’assurer qu’il a une politique écrite en place pour tous les employés en ce qui concerne la déconnexion du travail.

La « déconnexion du travail » est définie comme le fait de ne pas effectuer des communications liées au travail, notamment les courriels, les appels téléphoniques, les appels vidéo ou l’envoi ou la lecture d’autres messages, de manière à être en inactivité. 

La définition fournit une liste exhaustive de certains types de communications professionnelles : courriels, appels téléphoniques, appels vidéo, envoi ou lecture d’autres messages.  Comme cette liste est inclusive et non exhaustive, d’autres types de communications liées au travail pourraient également relever de cette définition. 

Selon la définition, « la déconnexion du travail » signifie ne pas effectuer des communications liées au travail et, par conséquent, l’employé serait « en inactivité »pendant le temps où il est « déconnecté ». Il convient de noter que, selon les règles de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi concernant le moment où le travail est considéré comme effectué, si un employé effectue un travail (par exemple, il s’engage à examiner ou à rédiger des courriels), le temps que l’employé passe à effectuer ces activités est généralement considéré comme du « temps de travail » en vertu de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi. C’est le cas même si l’employé le fait, par exemple, de chez lui après la fin de son quart de travail et lorsqu’une politique de « déconnexion du travail » qui stipule que les employés ne doivent pas travailler de chez eux est en place.  Consulter l’article 1.1 du Règl. de l’Ont. 285/01 pour obtenir de plus amples renseignements. 

Article 21.1.2 – Politique écrite sur la déconnexion du travail

Politique écrite sur la déconnexion du travail - par. 21.1.2 (1)

Le paragraphe 21.1.2 (1) a été ajouté à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi par la Loi de 2021 visant à œuvrer pour les travailleurs, entrée en vigueur le 2 décembre 2021.

L’article 21.1.2 crée certaines obligations pour les employeurs de mettre en place et de distribuer à leurs employés une politique écrite sur la « déconnexion du travail ».  Cet article ne permet pas aux employés de se déconnecter du travail.  Les droits des employés de ne pas effectuer de travail en vertu de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi sont établis dans d’autres parties de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi, en particulier les « Heures de travail et pauses-repas », « Vacances et indemnités de vacances » ainsi que « Jours fériés » en conjonction avec la disposition « Travail réputé exécuté » du Règl. de l’Ont. 285/01.  Toutefois, la politique d’un employeur peut représenter un droit ou un avantage supérieur à celui d’une norme d’emploi en vertu de la loi ou peut être par ailleurs exécutoire par contrat, et par conséquent, la politique peut elle-même établir un droit qui s’applique à la place de la norme d’emploi.

Le paragraphe 21.1.2 (1) prévoit que l’employeur qui, le 1^er janvier de chaque année, emploie 25 employés ou plus veille à avoir en place pour tous les employés, avant le 1^er mars de cette année, une politique écrite sur la déconnexion du travail.  La déconnexion du travail est définie à l’article 21.1.1.  La politique doit comprendre la date de la préparation de la politique et la date de toutes les modifications qui y ont été apportées. 

Noter que cette disposition doit être lue de concert avec le paragraphe (5), qui est une disposition transitoire qui s’applique lorsque la partie entre en vigueur pour la première fois.  Le paragraphe (5) modifie à la fois la date de référence pour déterminer si le seuil de 25 employés est atteint (jusqu’au 1^er janvier 2022) et le délai dans lequel une politique écrite concernant la déconnexion du travail doit être en place au 2 juin 2022 (soit six mois après la sanction royale). Après 2022, la disposition transitoire n’aura plus d’effet et les délais s’appliqueront comme il est indiqué au paragraphe 21.1.2 (1).

Afin de mieux comprendre la disposition, les éléments clés ont été ventilés et énoncés individuellement ci-dessous.

L’employeur qui, le 1^er janvier de chaque année, emploie 25 employés ou plus

Pour qu’un employeur soit tenu de mettre en place une politique écrite pour tous les employés en ce qui concerne la déconnexion du travail dans le cadre de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi, l’employeur doit employer 25 employés ou plus le 1^er janvier de chaque année.  Il s’agit d’une évaluation ponctuelle.  En d’autres termes, afin de déterminer si ce critère est satisfait, l’employeur doit prendre un « instantané » du nombre d’employés qu’il emploie le 1^er janvier. 

Si, le 1^er janvier, l’employeur emploie moins de 25 employés, la Loi de 2000 sur les normes d’emploi n’impose pas l’obligation à l’employeur de mettre en place une politique écrite en ce qui concerne la déconnexion du travail.  C’est le cas même si le nombre d’employés de l’employeur augmente à un moment ultérieur dans la même année civile.  Par exemple, si un employeur emploie 20 employés le 1^er janvier (et donc n’est pas assujetti à l’exigence) puis embauche cinq employés en juin de la même année, l’employeur continue de ne pas être assujetti aux exigences de mettre en place une politique écrite pour tous les employés sur la déconnexion du travail.  Toutefois, si les 25 employés demeurent employés par cet employeur, ce dernier aura des obligations en vertu de cette partie l’année suivante, lorsque l’évaluation « instantanée » sera de nouveau entreprise le 1^er janvier suivant.  Dans cet exemple, l’employeur aura 25 employés à cette date du 1^er janvier et sera donc tenu de mettre en place une politique écrite pour tous les employés sur la déconnexion du travail avant le 1^er mars de cette année.

À l’inverse, si un employeur emploie 25 employés ou plus le 1^er janvier (et donc est assujetti à l’exigence) et que le nombre d’employés de cet employeur diminue à un moment ultérieur de la même année civile, l’employeur est toujours tenu de mettre en place une politique écrite sur la déconnexion du travail.  C’est le cas jusqu’à ce que l’évaluation « instantanée » du seuil des « 25 employés » soit à nouveau entreprise le 1^er janvier suivant.  Si l’employeur emploie moins de 25 employés le 1^er janvier, l’exigence de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi de mettre en place une politique écrite ne s’applique plus à cet employeur. 

Un certain nombre de problèmes peuvent se poser pour déterminer si le seuil de « 25 employés » est atteint :

i. Employeurs liés

Si deux ou plusieurs employeurs sont traités comme étant un seul employeur du fait de l’article 4 de la loi, alors tous les employés employés par ces employeurs sont inclus au moment de déterminer si le seuil de « 25 employés » a été atteint. Il en est ainsi en raison de la définition d’« employeur » énoncée à l’article 1 de la loi, qui se lit comme suit :

ii. Plusieurs établissements

Lorsqu’un même employeur possède plusieurs établissements, la totalité des employés employés dans chacun de ces établissements en Ontario doit être comptée au moment de déterminer si le seuil de « 25 employés » a été atteint. Par exemple, un employeur possède trois sandwicheries comptant chacune douze personnes employées le 1^er janvier. L’entreprise emploie 36 employés. L’employeur doit mettre en place une politique écrite pour tous les employés sur la déconnexion du travail, même s’il y a moins de 25 employés dans chaque magasin.

iii. Quels employés sont compris dans le compte?

Tous les employés qui répondent à la définition d’« employé » sont inclus au moment de déterminer si le seuil de 25 employés a été respecté. Consulter l’exposé sur la définition d’« employé » dans la Loi de 2000 sur les normes d’emploi, partie I, article 1 du Guide de politique et d’interprétation. Voici les employés qui s’inscrivent dans la définition de ce terme :

• travailleurs à domicile
• employés en période d’essai
• certaines personnes en formation
• dirigeants d’une personne morale qui exécutent un travail pour un employeur en échange d’un salaire
• employés embauchés en vertu d’un contrat à durée déterminée ou pour accomplir des tâches données de toute durée
• employés mis à pied, tant que la relation d’emploi n’a pas été interrompue aux termes de la partie XV de la loi
• employés qui sont en congé, y compris les congés en vertu de la partie XIV de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi
• employés en grève ou en lock-out. Les personnes en grève ou en lock-out sont des employés en vertu de la common law et sont également considérées comme étant des employés au sens de la définition inclusive d’« employé » de la loi
• employés exemptés de l’application de la totalité ou d’une partie de la loi. Les employés ne perdent pas leur statut d’employés du simple fait d’être exemptés de la totalité ou d’une partie de la loi.

Les employés d’agences de placement temporaire sont des employés de l’agence; ils sont donc inclus dans le compte seulement pour déterminer si l’agence a atteint le seuil de 25 employés et non pour déterminer si le lieu de travail où l’employé est placé a atteint ce seuil. Noter que le décompte de l’agence doit inclure tous les employés affectés, qu’ils soient actifs ou inactifs le 1^er janvier.

Lorsque ce « décompte » est fait, c’est le nombre d’employés qui sont comptés, et non le nombre d’« équivalents à plein temps ». Cela signifie que les employés à temps partiel comptent chacun pour un employé, peu importe le nombre d’heures qu’ils travaillent. Par exemple, un employeur qui emploie 26 employés à temps partiel qui travaillent chacun à mi-temps compte 13 équivalents temps plein, mais il emploie 26 employés aux fins de cette disposition.

La question n’est pas de savoir s’il y a au moins 25 employés qui doivent travailler ou qui travaillent le 1^er janvier. La question est de savoir si l’employeur a une relation d’emploi avec au moins 25 employés le 1^er janvier.

La politique doit être écrite et doit être mise en place avant le 1^er mars

La politique de l’employeur sur la déconnexion du travail doit être écrite, ce qui comprend une version numérique.  À noter que les paragraphes (2) et (3) imposent à l’employeur de fournir une copie écrite de la politique aux employés. 

La politique doit être mise en place avant le 1^er mars.  En d’autres termes, le dernier jour où la politique peut prendre effet pour que l’employeur se conforme à la disposition est le dernier jour de février.  (Il est important de remarquer que ce n’est pas le cas au moment où les dispositions transitoires du paragraphe (5) s’appliquent.)

Bien que le respect de cette disposition oblige l’employeur à mettre en place une politique écrite sur la déconnexion du travail d’ici le 1^er mars, et à fournir une copie écrite de la politique aux employés dans les délais fixés, noter qu’il n’y a pas contravention à la partie VII.0.1 simplement parce que l’employeur ne met pas en pratique ce qui a été décrit dans sa politique.

Tous les employés doivent être visés par une politique écrite

Tous les employés doivent être visés par la politique écrite de l’employeur.  Autrement dit, l’employeur ne respecterait pas cette disposition si sa politique ne s’appliquait qu’à une partie de ses employés – par exemple, si la politique ne s’appliquait qu’au personnel des ventes, mais pas au personnel de gestion.  Toutefois, cela ne signifie pas que l’employeur doit avoir la mêmepolitique pour tous ses employés.  Selon la politique du Programme, la politique de l’employeur peut être composée de différentes politiques (dans un seul document ou dans plusieurs documents) pour différentes personnes ou différents groupes/catégories d’employés, ou il pourrait s’agir d’une politique unique qui s’applique à l’ensemble des employés.  La politique écrite sur la déconnexion du travail peut être un document autonome ou faire partie d’un autre document (par exemple, un manuel complet des politiques et procédures des RH en milieu de travail).

La politique écrite doit être sur la déconnexion du travail

La politique écrite en place doit être sur la déconnexion du travail.  L’article 21.1.2 ne précise pas le type de renseignements que doit contenir la politique, bien que le paragraphe (4) stipule que la politique doit contenir tout renseignement prescrit par le règlement (aucun règlement de ce type n’a été prescrit au moment de la rédaction).

La « déconnexion du travail » est définie à la section 21.1.1.

Pour se conformer à l’article 21.1.2, le sujet de la politique de l’employeur doit donc être celui des employés qui ne participent pas aux communications liées au travail, de manière à être en inactivité. 

Cette disposition ne crée pas un « droit de se déconnecter du travail » pour les employés.  En d’autres termes, elle n’impose pas à un employeur l’obligation de permettre aux employés de « se déconnecter du travail » et d’être libres de l’obligation d’entreprendre des communications liées au travail. Toutefois, elle exige que la politique de l’employeur concernant la « déconnexion du travail » soit énoncée par écrit et fournie aux employés conformément aux paragraphes (2) et (3).

Quelques exemples des sujets sur lesquels peut traiter une politique sur la « déconnexion du travail » :

• Les attentes de l’employeur, le cas échéant, des employés à lire ou à répondre à des courriels liés au travail ou à répondre à des appels téléphoniques après la fin de leur quart de travail. 
  • La politique peut définir des attentes différentes pour différentes situations.  Par exemple, la politique peut contenir des attentes différentes selon l’heure de la communication, l’objet de la communication ou la personne qui communique avec l’employé, par exemple un client, un superviseur ou un collègue.
• Les exigences de l’employeur en ce qui concerne les employés qui activent les notifications d’absence du bureau et (ou) qui modifient leurs messages vocaux lorsqu’ils ne sont pas à l’horaire de travail pour signaler qu’ils ne répondront pas avant le prochain jour de travail prévu.  

Il convient de noter que, selon les règles de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi concernant le moment où le travail est considéré comme effectué, si un employé effectue un travail (par exemple, il s’engage à examiner ou à rédiger des courriels), le temps que l’employé passe à effectuer ces activités est généralement considéré comme du « temps de travail » en vertu de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi. C’est le cas même si l’employé le fait, par exemple, de chez lui après la fin de son quart de travail et lorsqu’une politique de « déconnexion du travail » qui stipule que les employés ne doivent pas travailler de chez eux est en place.  Consulter l’article 1.1 du Règl. de l’Ont. 285/01 pour obtenir de plus amples renseignements. 

Noter également que le contenud’une politique d’employeur sur la déconnexion du travail peut représenter un droit ou un avantage supérieur à une norme d’emploi en vertu de la loi, conformément au par. 5 (2), et peut être exécutoire en vertu de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi.  Même si la politique ne représente pas un droit ou un avantage supérieur, elle peut autrement être contractuelle.

La politique écrite comprend la date de préparation et la date de toutes les modifications qui y ont été apportées

La politique écrite de l’employeur doit inclure la date à laquelle elle a été préparée et, si des modifications y sont apportées après cette date, la ou les date(s) de ces modifications.  Consulter le paragraphe (2) pour obtenir des renseignements sur l’obligation de l’employeur à fournir une copie écrite de la politique à tous les employés dans les 30 jours suivant la préparation ou la modification de la politique. 

Noter que selon le par. 15 (8.1), les employeurs ont l’obligation de conserver une copie de toute politique écrite sur la déconnexion du travail requise en vertu de la présente partie pendant trois ans après que la politique cesse d’être en vigueur.

Copie de la politique - par. 21.1.2 (2), (3)

Les paragraphes 21.1.2 (2) et 21.1.2 (3) ont été introduits dans la Loi de 2000 sur les normes d’emploi par la Loi de 2021 visant à œuvrer pour les travailleurs le 2 décembre 2021.  Ces dispositions établissent des règles quant au moment où la politique écrite doit être fournie aux employés.

En vertu du par. 21.2.2 (2), l’employeur doit fournir une copie de la politique écrite sur la déconnexion du travail à chacun de ses employés dans les 30 jours suivant la préparation de la politique ou, si la politique écrite existante est modifiée, dans les 30 jours suivant la modification.   Le paragraphe 21.2.2 (3) exige que l’employeur fournisse une copie de la politique écrite sur la déconnexion du travail qui s’applique à un nouvel employé dans les 30 jours suivant celui où l’employé devient un employé de l’employeur. Les « jours » dans ces paragraphes font référence aux jours civils.

Lorsqu’un employeur a des politiques différentes pour différents employés ou groupes d’employés, la politique du Programme prévoit l’obligation de fournir une copie de la politique qui s’applique à cet employé en particulier seulement.

Le Programme soutient qu’un employeur peut fournir la politique sous forme de copie imprimée ou de pièce jointe à un courriel transmis à l’employé. De plus et conformément à la position du Programme au sujet de la remise de relevés de salaire écrits aux termes du paragraphe 12 (1) et de fiches de renseignements pour les employés ponctuels aux termes du paragraphe 74.7 (3), un employeur peut fournir la politique écrite au moyen d’un lien vers le document sur une base de données en ligne, si l’employeur veille à ce que l’employé ait un accès raisonnable à cette base de données (c.-à-d. que l’employeur doit s’assurer que l’employé a accès à un ordinateur, ce qui inclut des dispositifs comme les tablettes et les téléphones intelligents, et qu’il peut accéder à un lien actif vers le document) et qu’il s’assure que l’employé a accès à une imprimante et sait comment utiliser l’ordinateur et l’imprimante.

Renseignements prescrits – paragraphe 21.1.2 (4)

La politique écrite de l’employeur sur la déconnexion du travail requise en vertu du par. 21.1.2 (1) doit comporter les renseignements prescrits.  Au moment de rédiger le présent Guide, aucun renseignement n’était prescrit.  Par conséquent, le seul renseignement que la politique doit inclure est la date à laquelle elle a été préparée ainsi que les dates auxquelles des modifications y ont été apportées, conformément au paragraphe (1). Il n’y a pas d’autres renseignements précisés qui doivent être contenus dans la politique écrite de l’employeur.

Disposition transitoire – par. 21.1.2 (5)

Cette disposition a été ajoutée par la Loi de 2021 visant à œuvrer pour les travailleurs. Il s’agit d’une disposition transitoire qui modifie les dates du 1^er janvier et du 1^er mars énoncées au paragraphe (1) pour la date à laquelle la Loi de 2021 visant à œuvrer pour les travailleurs reçoit la sanction royale et la partie VII.0.1 entre en vigueur pour la première fois (à noter que cela s’est produit le 2 décembre 2021).  Elle prévoit que :

• Les employeurs ont jusqu’à six mois après que la Loi de 2021 visant à œuvrer pour les travailleurs reçoit la sanction royale, soit le 2 juin 2022, au lieu du 1^er mars, pour mettre en place une politique écrite sur la déconnexion du travail pour tous leurs employés;
• Pour déterminer si le seuil de « 25 employés » est atteint, qui établit si l’employeur a l’obligation de mettre en place une politique écrite, l’employeur doit examiner le nombre d’employés qu’il a employés le 1^er janvier précédant immédiatement la date qui est de six mois après que la Loi de 2021 visant à œuvrer pour les travailleurs a reçu la sanction royale.  Autrement dit, étant donné que le 2 juin 2022 est six mois après que la Loi de 2021 visant à œuvrer pour les travailleurs a reçu la sanction royale, l’employeur déterminera le nombre d’employés qu’il a employés le 1^er janvier 2022 pour établir si le critère de « 25 employés » est respecté.

Le paragraphe 21.1.2 (5) n’a plus d’effet après la période de transition. En d’autres termes, après 2022, les délais prévus au paragraphe (1) s’appliqueront :  Les employeurs prendront un « instantané » du nombre d’employés qu’ils emploient le 1^er janvier, à compter de 2023, pour déterminer si le seuil de « 25 employés » est atteint et, si tel est le cas, ils sont tenus de mettre en place une politique écrite avant le 1^er mars de cette année.