Article 15 – Obligations du recruteur : tenue de dossiers
Obligations du recruteur : tenue de dossiers – paragraphe 15 (1)
Le recruteur d’un étranger relativement à un emploi dans le cadre d’un programme d’immigration ou d’employés temporaires étrangers doit consigner les renseignements suivants :
- le nom de l’étranger auquel se rapportent les activités de recrutement;
- le montant des frais admissibles demandés à l’étranger et la date et la raison du versement (les frais seraient autorisés seulement s’ils étaient prescrits par règlement);
- le nom et l’adresse de chaque employeur pour lequel le recruteur a trouvé ou tenté de trouver un étranger en vue d’un emploi dans le cadre d’un programme d’immigration ou d’employés temporaires étrangers;
- le nom et l’adresse de chaque employeur chez qui le recruteur a placé ou tenté de placer un étranger dans un emploi dans le cadre d’un programme d’immigration ou d’employés temporaires étrangers;
- la somme versée au recruteur par un employeur, ainsi que la date et la raison du versement;
- tout autre renseignement prescrit par règlement.
Cette disposition doit être lue conjointement avec le paragraphe 15 (2), qui établit le devoir de conserver certains documents relatifs à la demande de frais prescrits admissibles, le paragraphe 15 (3), qui établit la durée de conservation des dossiers, et le paragraphe 15 (4), qui exige que tous les dossiers soient facilement accessibles aux fins de leur inspection par un agent des normes d’emploi.
Au moment de rédiger le présent Guide, aucun règlement n’avait été pris en application de la Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi afin de prescrire les frais admissibles ou toute information supplémentaire devant être consignée.
Obligation de garder des documents – paragraphe 15 (2)
Si un règlement devait être adopté afin d’autoriser des frais en vertu du paragraphe 7 (2), le paragraphe 15 (2) exigerait qu’un recruteur qui a demandé de tels frais conserve tous les documents relatifs aux frais, comme les factures et les relevés de compte.
Cette disposition ne serait pertinente que si des frais admissibles étaient prescrits. Au moment de rédiger le présent Guide, il n’existait aucun règlement de ce genre. Au moment de rédiger le présent Guide, la Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi interdisait aux recruteurs de demander des frais à des étrangers auxquels cette loi s’applique.
Conservation de dossiers – paragraphe 15 (3)
Le paragraphe 15 (3) exige qu’un recruteur conserve les dossiers et les documents requis, ou charge un tiers de les conserver, pendant sept ans après avoir fourni les services de recrutement.
Il incombe au recruteur de s’assurer que les renseignements visés au paragraphe 15 (1) sont consignés et que ces renseignements et tous les documents visés au paragraphe 15 (2) sont conservés, que le recruteur prenne ou non des dispositions pour qu’un tiers, comme un commis comptable ou un comptable, conserve les dossiers ou les documents.
Cette disposition doit être lue conjointement avec le paragraphe 15 (3) qui exige que les dossiers et les documents soient facilement accessibles aux fins de leur inspection par un agent des normes d’emploi, même si un tiers est chargé de les conserver.
Accessibilité aux fins d’inspection – paragraphe 15 (4)
Le paragraphe 15 (4) vise à prévenir les retards inutiles sur le plan de la production des dossiers d’un recruteur au cours d’une enquête menée en vertu de la Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi. La disposition exige donc que le recruteur s’assure que les dossiers et les documents que les paragraphes 15 (1) et 15 (2) exigent de conserver soient « facilement accessibles aux fins de leur inspection », même s’il a chargé un tiers de les conserver.
Lorsqu’un recruteur a pris des dispositions pour qu’un tiers conserve les dossiers ou les documents, il lui incombe toujours de les rendre facilement accessibles à la demande d’un agent des normes d’emploi.